ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη Ενότητα: Bc1.1.6 Παρακολούθηση (monitoring) εκτέλεσης Επιχειρησιακών Διαδικασιών και εξαγωγή «µετρήσιµων» (metrics) Πρακτική Άσκηση (επίπεδο 2): Η άσκηση ζητά να εκτελεσθεί µια Διαδικασία στο Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών: «Τοποθέτηση κάδου απορριµµάτων οικιακών αποβλήτων ή ανακύκλωσης ή αλλαγή θέσης» (έργο LGAF, http://lgaf.kedke.gr), που είδαµε στην Πρακτική Άσκηση επιπέδου 2 της (υπο)ενότητας Bc1.1.4. Κατά την εξέλιξη της διαδικασίας καταγράφονται µια σειρά από δεδοµένα που µετατρέπονται σε Δείκτες µε τη χρήση µεθόδων και τεχνικών της Παρακολούθησης Επιχειρησιακών Διαδικασιών. Οι εκπαιδευόµενοι πρέπει να κατανοήσουν τη συνεργασία µιας Επιχειρησιακής Διαδικασίας µε τις τεχνολογίες της Παρακολούθησης της (Business Activity Monitoring). Μετά το τέλος της εργασίας τους, οι εκπαιδευόµενοι θα έχουν στην διάθεση τους video (video-επιλυση) που περιέχει επίδειξη της λύσης της άσκησης. ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΗΣ ΑΣΚΗΣΗΣ η παρακολούθηση του Webinar «Bc 1.1.6 ΑΝΑΠΤΥΞΗ» 1
Περιεχόµενα Bc1.1.6 ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΕΠΙΠΕΔΟΥ 2 1 Περιγραφή... 3 2 Δραστηριότητες... 5 2.1. Σύνδεση στο Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών... 5 2.2. Εύρεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας προς εκτέλεση... 5 2.3. Εκτέλεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας... 5 2.3.1. Ενέργειες του εκπαιδευόµενου που παίζει το ρόλο του Πολίτη... 5 2.3.2. Ενέργειες του εκπαιδευόµενου που παίζει τον ρόλο του Υπάλληλου του Τµήµατος Καθαριότητας... 5 2.3.3. Ενέργειες του εκπαιδεύοµενου που παίζει τον ρόλο του Υπαλλήλου του Τµήµατος Συνεργείων 6 2.4. Εµφάνιση Αποτελέσµατος... 6 2
1 Περιγραφή Αντικείµενο της άσκησης είναι η επίδειξη στους εκπαιδευόµενους της «Παρακολούθησης» (monitoring) µιας επιχειρησιακής διαδικασίας που θα µπορούσε να εκτελεσθεί στα πλαίσια λειτουργίας ενός τυπικού Δήµου. Έχουµε επιλέξει την ίδια διαδικασία µε την Πρακτική Άσκηση της (υπο)ενότητας Bc1.1.4 (Επίπεδο 2): «Δ6.1 Τοποθέτηση κάδου απορριµµάτων οικιακών αποβλήτων ή ανακύκλωσης ή αλλαγή θέσης 1» Η άσκηση συνίσταται στην εκτέλεση της ανωτέρω διαδικασίας και στην παραγωγή Dashboards. ΦΑΣΗ Α. Η άσκηση ξεκινά σαν ένα παιχνίδι ρόλων που καλούνται να «παίξουν» οι εκπαιδευόµενοι ανά τριάδες. Πριν ξεκινήσουν το παιχνίδι πρέπει να ορίσουν τους «ρόλους» που θα αναλάβουν. Διαθέσιµοι Ρόλοι: Πολίτης (Ο ρόλος «πολίτης» είναι συντονιστής του παιχνιδιού) Υπάλληλος Τµήµατος Καθαριότητας Υπάλληλος του Τµήµατος Συνεργείων ΦΑΣΗ Β. Στη συνέχεια µετατρέπεται σε µια εφαρµογή των µεθόδων και τεχνικών της Επιχειρησιακής Νοηµοσύνης. Όσο η διαδικασία «τρέχει» δηµιουργούνται αιτήµατα που φτάνουν στο Τµήµα Καθαριότητας, για έλεγχο, προωθούνται προς το Τµήµα Συνεργείων, για υλοποίηση κλπ. Η διαδικασία µε αυτόν τον τρόπο παράγει αποτελέσµατα. Έχουν προ-κατασκευαστεί Δείκτες που µετρούν αυτά τα αποτελέσµατα: Ποιοί; Εισερχόµενα αιτήµατα στο Τµήµα Καθαριότητας Εξερχόµενα αιτήµατα από το Τµήµα Καθαριότητας (για προώθηση στο Τµήµα Συνεργείων) Εισερχόµενα αιτήµατα στο Τµήµα Συνεργείων Εισερχόµενα αιτήµατα από το Τµήµα Συνεργείων (αιτήµατα που έγιναν αντικείµενο υλοποίησης) o o o Αριθµός νέων κάδων που τοποθετήθηκαν Αριθµός κάδων που άλλαξαν θέση Αριθµός κάδων ανακύκλωσης που τοποθετήθηκαν Οι δείκτες αυτοί γεννιούνται µε τις τεχνικές της Παρακολούθησης Επχειρησιακών Διαδικασιών και γίνονται αντικείµενο επεξεργασίας µε τη χρήση απλών τεχνικών Επιχειρησιακής Νοηµοσύνης (Bc1.1.1 Bc1.1.3) και συγκεριµένα µε τη χρήση του Συστήµατος Παραγωγής Επιχειρησιακών Αναφορών Eclipse BIRT. Συγκεκριµένα, η διαδικασία Δ6.1, «τροποποποιούµενη» για να µπορεί να γίνει αντικείµενο «Παρακολούθησης» (monitoring), καταγράφει κατά την εκτέλεση της την «εισερχόµενη και εξερχόµενη κίνηση» στους «κόµβους» Τµήµα Καθαριότητας & Τµήµα Συνεργείων. Το αποτέλεσµα αυτής της καταγραφής το αποθηκεύει σε µία Βάση Δεδοµένων. Έχει στη συνέχεια προ-κατασκευαστεί αναφορά στο Σύστηµα Παραγωγής Επιχειρησιακών Αναφορών Eclipse BIRT (δηµοσιεύεται σε µια Web σελίδα / θα σας δοθεί µέσω του forum του µαθήµατος) που δείχνει όταν κάποιος την επισκέπτεται την εξέλιξη των Δεικτών. Προφανώς, 1 Η διαδικασία αυτή περιγράφεται µε βήµατα στην εξής διεύθυνση: http://lgaf.kedke.gr//content/modules/downloads/downloads_d6_el.pdf (απαιτείται αναγνώστης αρχείων pdf). Να µελετηθεί! 3
κάθε φορά που εκτελείται η διαδικασία από µια 3άδα (βλ. ΦΑΣΗ Α), τα αποτέλεσµατα που εµφανίζονται στη σελίδα αυτή διαφοροποιούνται 2. Άσκηση (σε βήµατα) 1. Εισαγωγή στο Σύστηµα: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.1 (ΣΥΝΔΕΣΗ) Οι τρεις εκπαιδευόµενοι συνδέονται µε το Σύστηµα Διαχείρισης των Επιχειρησιακών Διαδικασιών χρησιµοποιώντας τα ονόµατα και τους κωδικούς 3 τους 2. Εύρεση της επιχειρησιακής διαδικασίας προς εκτέλεση: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.2 (ΕΥΡΕΣΗ) Ο ρόλος «Πολίτης» εντοπίζει την Επιχειρησιακή Διαδικασία «Bc1.1.6 Eπίπεδο 2 Τοποθέτηση κάδου απορριµάτων οικιακών αποβλήτων ή ανακύκλωσης ή αλλαγής θέσης» που βρίσκεται στην καρτέλα (tab) «Διαδικασίες» 3. Εκτέλεση της επιχειρησιακής διαδικασίας: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.3 (ΕΚΤΕΛΕΣΗ) Ο ρόλος «Πολίτης» εκκινεί τη διαδικασία συµπληρώνοντας την πρώτη φόρµα της διαδικασίας. Επίσης, αναφέρει στο Σύστηµα και τους ρόλους που θα παίξουν οι άλλοι εκπαιδευόµενοι (Υπενθύµιση - Διαθέσιµοι Ρόλοι: Υπάλληλος Τµήµατος Καθαριότητας και Υπάλληλος του Τµήµατος Συνεργείων). Οι άλλοι εκπαιδευόµενοι, εισέρχονται στο Σύστηµα, και εκτελούν την επιχειρησιακή διαδικασία ολοκληρώνοντας (εικονικά) τις εργασίες που τους αναθέτει η διαδικασία. 4. Εµφάνιση του αποτελέσµατος: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.4 (ΕΜΦΑΝΙΣΗ) Τα δεδοµένα που συγκεντρώνονται κατά τη διάρκεια των πολλών εκτελέσεων της διαδικασίας «ανανεώνουν», σε πραγµατικό χρόνο, τους Δείκτες (Dashboards) που περιλαµβάνει η Επιχειρησιακή Αναφορά. Αυτή εµφανίζεται σε µια ιστοσελίδα την οποία πρέπει να επισκεφτούν οι εκπαιδευόµενοι. 5. Με την ολοκλήρωση της εργασίας σας έχετε δικαίωµα στην παρακολούθηση της ΕΠΙΛΥΣΗΣ της άσκησης σε video (Video-ΕΠΙΛΥΣΗ) (PETA_Businessintelligence_Bc1.1.6_PraktikhAskhsh_level2_VideoEpilysh) Σηµεία ενδιαφέροντος : Χειρισµός µια ενδεικτικής επιχειρησιακής διαδικασίας ενός Δήµου που εκτελείται µέσω ενός Συστήµατος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών Επίδειξη εφαρµογής µεθόδων και τεχνικών της Παρακολούθησης Επιχειρησιακών Διαδικασιών 2 Θυµηθείτε: Τα δεδοµένα της Παρακολούθησης Επιχειρησιακών Διαδικασιών είναι «πραγµατικού χρόνου» / real time (βλ. Bc1.1.6 ΕΙΣΑΓΩΓΗ) 3 Οδηγίες για την έκδοση κωδικών πρόσβασης στο Σύστηµα Επιχειρησιακών Διαδικασιών που θα χρησιµοποιηθεί για τις εκπαιδευτικές ανάγκες αυτής της Ενότητας θα δοθούν µέσω του forum του µαθήµατος. 4
2 Δραστηριότητες Bc1.1.6 ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΕΠΙΠΕΔΟΥ 2 2.1. Σύνδεση στο Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (ΣΔΕΔ) Με την χρήση του web browser ο ρόλος «Πολίτης» στην διεύθυνση: o <Διεύθυνση BPMS server> (θα σας δοθεί µέσω του forum του µαθήµατος) o Συµπληρώνει το όνοµα και κωδικό (θα σας δοθεί µέσω του forum του µαθήµατος) o Με την επιτυχή συµπλήρωση των παραπάνω στοιχείων γίνεται η εισαγωγή µας στο ΣΔΕΔ. 2.2. Εύρεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας προς εκτέλεση Παρατηρούµε το περιβάλλον διεπαφής o Πάνω δεξιά δείχνει το κωδικό του χρήστη µε τον οποίο έχουµε εισέλθει στο Σύστηµα o Η έξοδος, όταν ολοκληρώσετε τις εργασίες σας, γίνεται από το πλήκτρο «ΈΞΟΔΟΣ» που βρίσκεται στο άνω δεξιά τµήµα o Η κυρίως οθόνη αποτελείται από 3 καρτέλες Καρτέλα Εργασίες: Εµφανίζονται οι εργασίες που αναθέτει το σύστηµα στον χρήστη Καρτέλα Ειδοποιήσεις: Εµφανίζονται οι ειδοποιήσεις που στέλνει το σύστηµα στον χρήστη Καρτέλα Διαδικασίες: Περιέχονται ως λίστα όλες οι διαδικασίες που υπάρχουν στο σύστηµα και µπορεί να εκκινήσει ο χρήστης o Eπιλέγει την καρτέλα «Διαδικασίες» o Επιλέγει τη Διαδικασία µε τίτλο ««Bc1.1.6 Πρακτική Άσκηση Eπιπέδου 2 Τοποθέτηση κάδου απορριµάτων οικιακών αποβλήτων ή ανακύκλωσης ή αλλαγής θέσης»» από της λίστα των διαδικασιών 2.3. Εκτέλεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας 2.3.1. Ενέργειες του εκπαιδευόµενου που παίζει το ρόλο του Πολίτη Εµφανίζεται κάτω από την λίστα η φόρµα αίτησης, την οποία και συµπληρώνει. Συµπληρώνει τα στοιχεία της φόρµας που αφορούν την διαδικασία. Επιπλέον, συµπληρώνει τα πεδία στο κάτω µέρος της φόρµας που ζητούν το username του Υπαλλήλου του Τµήµατος Καθαριότητας και του Υπαλλήλου του Τµήµατος Συνεργείων. Αυτοί είναι οι χρήστες που θα παίξουν τους αντίστοιχους ρόλους 4. Ενεργοποιεί το πλήκτρο «start» που βρίσκεται στο κάτω µέρος της φόρµας Στην Καρτέλα «Ειδοποιήσεις» παρακολουθεί τις ειδοποιήσεις που παράγει η επιχειρησιακή διαδικασία στα διάφορα στάδια της o Αυτές επίσης προωθούνται στο email που έδωσε κατά την συµπλήρωση της φόρµας αίτησης 2.3.2. Ενέργειες του εκπαιδευόµενου που παίζει τον ρόλο του Υπάλληλου του Τµήµατος Καθαριότητας Στην καρτέλα «Εργασίες», ο χρήστης βλέπει τις ενέργειες που πρέπει να εκτελέσει Επιλέγει την Εργασία «ΑΝΑΘΕΣΗ...» και την ολοκληρώνει (complete) 4 Αν βάλει κάποιος στα πεδία που ορίζουν τους χρήστες των «ρόλων», το δικό του όνοµα χρήστη, τότε θα µπορέσει να εκτελέσει µόνος του την διαδικασία. 5
Στην συνέχεια επιλέγει αν θα εγκρίνει ή όχι το αίτηµα που υπέβαλε ο ρόλος «Πολίτης». o Εκεί τελειώνει ουσιαστικά, η δουλειά του εκπαιδευόµενου-υπαλλήλου του Τµήµατος Καθαριότητας. Στην καρτέλα «Ειδοποιήσεις», θα του σταλεί αργότερα η τελική αναφορά του Υπαλλήλου του Τµήµατος Συνεργείων. 2.3.3. Ενέργειες του εκπαιδεύοµενου που παίζει τον ρόλο του Υπαλλήλου του Τµήµατος Συνεργείων Στην καρτέλα «Εργασίες», ο χρήστης βλέπει τις ενέργειες που πρέπει να εκτελέσει Επιλέγει την Εργασία «ΑΝΑΘΕΣΗ...» και την ολοκληρώνει (complete) Στην συνέχεια συµπληρώνει την αναφορά υλοποίησης του αιτήµατος. Με αυτή την αναφορά δηλώνει ότι το Τµήµα του ενήργησε (εννοείται offline) και τοποθέτηση τον κάδο ή άλλαξε τη θέση του ή... 2.4. Εµφάνιση Αποτελέσµατος Τα δεδοµένα που συγκεντρώνονται κατά τη διάρκεια των πολλών εκτελέσεων της διαδικασίας «ανανεώνουν», σε πραγµατικό χρόνο, τους Δείκτες (Dashboards) που περιλαµβάνει η Επιχειρησιακή Αναφορά. Αυτή εµφανίζεται σε µια ιστοσελίδα την οποία πρέπει να επισκεφτούν και οι 3 χρήστες της διαδικασίας. o <Διεύθυνση σελίδας Επιχειρησιακής Αναφοράς> (θα σας δοθεί µέσω του forum του µαθήµατος) o Οι εκπαιδευόµενοι µπορούν να επισκεφτούν την σελίδα πριν, κατά τη διάρκεια, και µετά την εκτέλεση της διαδικασίας. Μετά την εκτέλεση, τα αποτελέσµατα είναι τα αναµενόµενα; Αν όχι, πού µπορεί να οφείλεται η διαφοροποίηση (ένδειξη πολλαπλής εκτέλεση της διαδικασίας ταυτόχρονα από πολλές οµάδες)... Επίσης (προφανώς το έχετε ξαναδεί): o Αν η διαδικασία εκτελεσθεί επιτυχώς από όλους του συµµετέχοντες, ο χρήστης µε το ρόλο «Πολίτης» που υπέβαλε την αίτηση θα έχει λαµβάνει ειδοποίησεις (στην καρτέλα «Ειδοποιήσεις» και στο email που δήλωσε) ότι το αίτηµα του υλοποιήθηκε o Σε κάθε άλλη περίπτωση λαµβάνει ειδοποιήσεις για την µη-ικανοποίηση του αιτήµατος και τους λόγους που οι χρήστες που παίζουν τους ρόλους των Υπαλλήλων ανέφεραν σχετικώς o Βεβαώς, στην αρχή της διαδικασίας, έχει λάβει επίσης ειδοποίηση ότι το άιτηµα που υπέβαλε ηλεκτρονικά πρωτοκολλήθηκε... 6
7