Εγχειρίδιο Χρήσης www.epafos.gr
(c) EΠΑΦΟΣ ΕΠΕ ΑΘΗΝΑ Σεπτέμβριος 2006 / 6η Έκδοση Απαγορεύεται η αντιγραφή του παρόντος εγχειριδίου χωρίς την έγγραφη άδεια της εταιρείας ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ.
Περιεχόμενα 1. H εγκατάσταση...7 1.1. Η εγκατάσταση του Lingua...7 1.2. Ενεργοποίηση εφαρμογής... 11 1.3.Το ξεκίνημα του προγράμματος... 14 1.4. Το περιβάλλον του Lingua... 15 1.5. Τα κουμπιά και τα παράθυρα του Lingua... 19 1.6 Έξοδος από το Lingua... 21 2. Η αρχική οργάνωση του Lingua... 23 2.1. Οι εργασίες που θα πραγματοποιήσετε με το πρόγραμμα... 23 2.2. Τα πρώτα βήματα... 23 2.3. Η χρήση του Lingua κατά τη διάρκεια της χρονιάς... 25 3. Οι επιλογές των Αρχείων... 27 3.1. Αρχεία - Μαθητές... 27 3.2. Αρχεία - Υποψήφιοι Μαθητές... 42 3.3. Αρχεία - Εργαζόμενοι... 43 3.4. Αρχεία Τάξεις... 44 3.5. Αρχεία Τμήματα... 50 3.6. Αρχεία - Λογαριασμοί... 51 3.7. Αρχεία Ταμείο... 52 3.8. Αρχεία - Περίοδοι... 53 3.9. Αρχεία Γενικά Στοιχεία Συστήματος... 54 3.10. Αρχεία - Χρήστες Συστήματος... 54 3.11. Αρχεία - Σταθμοί Εργασίας... 55 3.12. Αρχεία - Άλλες Λειτουργίες... 55 3.13. Αρχεία - Έξοδος... 60 4. Οι επιλογές των Εκτυπώσεων... 61 4.1. Εκτυπώσεις - Μαθητών... 61 4.2. Εκτυπώσεις - Υποψηφίων Μαθητών... 73 4.3. Εκτυπώσεις - Εργαζομένων... 74 4.4. Εκτυπώσεις - Τάξεων... 76 4.5. Εκτυπώσεις Τμημάτων... 78 4.6. Εκτυπώσεις - Λογαριασμών... 80 4.7. Εκτυπώσεις Ταμείου... 80 4.8. Εκτυπώσεις Περιόδων... 82 4.9. Εκτυπώσεις - Παραμέτρων Συστήματος... 83 4.10. Νέες Εκτυπώσεις... 84
5. Η επιλογή των Εργαλείων... 86 5.1. Εργαλεία Ηλεκτρονική Αποστολή Αρχείων... 86 6. Έναρξη Επόμενης Περιόδου... 89 6.1. Έναρξη νέας περιόδου... 89 7. Η επιλογή eβαση... 92 7.1. Τι ακριβώς προσφέρει το eβαση... 92 7.2. Η Ενεργοποίηση και η λειτουργία του eβαση... 92 8. Ειδικά Θέματα... 95 8.1. Δημιουργία 2 ης Βάσης Δεδομένων... 95 8.2. Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup)... 95 8.3. Επαναφορά Αρχείων (Restore)... 98 8.4. Απεγκατάσταση του προγράμματος...100 8.5. Διαχείριση Λαθών...100 Η ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΕΠΑΦΟΥ... 101
ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το πρόγραμμα Lingua αποτελεί ένα ολοκληρωμένο μηχανογραφικό σύστημα διαχείρισης, ειδικά σχεδιασμένο για τα Κέντρα Ξένων Γλωσσών. Το πρόγραμμα διαχειρίζεται όλα τα στοιχεία που σχετίζονται με το φροντιστήριο όπως τάξεις, τμήματα, μαθητές, εργαζομένους, βαθμούς, εκτύπωση αποδείξεων, απουσίες, έσοδα και έξοδα κτλ. Ταυτόχρονα, το Lingua σας προσφέρει πληθώρα πολύτιμων πληροφοριών και σας βοηθά στο μέγιστο βαθμό στη διεκπεραίωση των άλλοτε χρονοβόρων διαδικασιών του φροντιστηρίου. Το εγχειρίδιο που έχετε στα χέρια σας έχει σκοπό να σας διευκολύνει στο χειρισμό και να σας βοηθήσει ώστε να αξιοποιήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τα μοναδικά πλεονεκτήματα του προγράμματος. Δίνονται πολλά παραδείγματα αναφορικά με το πώς πρέπει να οργανώσετε το πρόγραμμα και να το προσαρμόσετε ακριβώς στις ανάγκες σας. Σας συμβουλεύουμε να διαβάσετε το εγχειρίδιο προσεκτικά, πριν ξεκινήσετε την κανονική χρήση του προγράμματος. Ο χρήστης του Lingua πρέπει να είναι εξοικειωμένος με το περιβάλλον και τα βασικά σημεία χειρισμού των Windows. Ο ΕΠΑΦΟΣ σας ευχαριστεί για την επιλογή του Lingua και παραμένει στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή απορία έχετε. Τέλος, με ενδιαφέρον θα ακούσουμε τις παρατηρήσεις σας για τυχόν βελτιώσεις που χρειάζεται το πρόγραμμα, έτσι ώστε να τις συμπεριλάβουμε σε επόμενη έκδοσή του. Στο σημείο αυτό αισθανόμαστε την υποχρέωση να ευχαριστήσουμε θερμά όλους τους φίλους-χρήστες του Lingua, οι οποίοι με τις εύστοχες παρατηρήσεις και υποδείξεις τους είναι οι ουσιαστικοί "αρχιτέκτονες" της νέας έκδοσης του προγράμματος, όπως επίσης και όλων των προηγούμενων εκδόσεων. ΕΠΑΦΟΣ Τμήμα Ανάπτυξης & Σχεδιασμού
ΣΥΜΒΟΛΙΣΜΟΙ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΓΡΑΦΗΣ Στο εγχειρίδιο του Lingua χρησιμοποιούμε τις ακόλουθες συμβάσεις στον τρόπο που γράφονται οι επιλογές και τα πατήματα πλήκτρων του προγράμματος. Επιλογές και δομικές λειτουργίες του menu της εφαρμογής ή γενικότερα των Windows: Αρχεία Γενικά Στοιχεία Συστήματος Κουμπιά ή επιλογές του προγράμματος καθώς επίσης παραπομπή σε οθόνες, καταλόγους, συστατικά των Windows εμφανίζονται με πλάγια γραφή: Στην πρώτη καρτέλα, με τίτλο Γενικά Στοιχεία, εισάγονται τα Τέλος, χαρακτήρες ή πληκτρολογήσεις που πρέπει να γίνουν από το χρήστη γράφονται με τον επόμενο τύπο γραφής: Γράψτε την ονομασία του τμήματος, π.χ. Α1, 1ο ΤΜΗΜΑ της Α Junior
Κεφάλαιο 1 1. H εγκατάσταση Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφεται η διαδικασία της εγκατάστασης του προγράμματος και παρουσιάζονται οι βασικές αρχές λειτουργίας του. 1.1. Η εγκατάσταση του Lingua Το Lingua απαιτεί για τη λειτουργία του έναν προσωπικό υπολογιστή με λειτουργικό σύστημα Windows 98 ή μεταγενέστερη έκδοση. O ελεύθερος χώρος του δίσκου τη στιγμή της εγκατάστασης πρέπει να είναι περίπου 40 Mbytes. Έλεγχος προδιαγραφών του Η/Υ Πριν προχωρήσετε στην εγκατάσταση της εφαρμογής θα πρέπει να ελέγξετε εάν ο υπολογιστής σας έχει τις απαραίτητες προδιαγραφές για να μπορέσει να εγκατασταθεί η εφαρμογή: λειτουργικό σύστημα Windows 98 ή μεταγενέστερη έκδοση εγκατεστημένο τον Internet Explorer 5.0.0 ή μεταγενέστερη έκδοση εγκατεστημένο το Microsoft Office 97 ή μεταγενέστερη έκδοση Σε περίπτωση που στον υπολογιστή σας υπάρχει εγκατεστημένος ο Internet Explorer με μικρότερη έκδοση από 5.0.0, τότε θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για την αναβάθμιση της εφαρμογής: Κλείστε όλες τις εφαρμογές που είναι ανοιχτές. Τοποθετήστε το CD στη μονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής μου ( My Computer). Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της μονάδας του CD-ROM (Συνήθως είναι το γράμμα D, θα εμφανιστεί η ετικέτα EPAFOS). Ανοίξτε με διπλό κλικ τον κατάλογο Support. Ανοίξτε με διπλό κλικ τον κατάλογο IE_5.5_GR. Εκτελέστε το κάνοντας διπλό κλικ επάνω του. Μετά το τέλος της αναβάθμισης προχωρήστε στην επανεκκίνηση του υπολογιστή σας. Σε περίπτωση που στον υπολογιστή σας δεν είναι εγκατεστημένο καθόλου το Mircosoft Office, τότε θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για την εγκατάσταση βασικών στοιχείων για τη λειτουργία της εφαρμογής. Κλείστε όλες τις εφαρμογές που είναι ανοιχτές. Τοποθετήστε το CD στη μονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής μου ( My Computer). Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της μονάδας του CD-ROM (Συνήθως 7
Η εγκατάσταση είναι το γράμμα D, θα εμφανιστεί η ετικέτα EPAFOS). Ανοίξτε με διπλό κλικ τον κατάλογο Support. Ανοίξτε με διπλό κλικ τον κατάλογο JetSP3E. Εκτελέστε το κάνοντας διπλό κλικ επάνω του. Ομοίως, μετά το τέλος της εγκατάστασης προχωρήστε στην επανεκκίνηση του υπολογιστή. Η εγκατάσταση της εφαρμογής Το πρόγραμμα βρίσκεται στο CD-ROM μέσα στο φάκελο συσκευασίας του και θα πρέπει να μεταφερθεί στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή. Τη διαδικασία αυτή διεκπεραιώνει το πρόγραμμα εγκατάστασης SETUP, το οποίο θα κάνει αυτόματα τις απαραίτητες αντιγραφές. Τοποθετήστε το CD στη μονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής μου ( My Computer). Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της μονάδας του CD-ROM (Συνήθως είναι το γράμμα D:). Ανοίξτε με διπλό κλικ το φάκελο Lingua. Εντοπίστε τη γραμμή ή το εικονίδιο με το όνομα Setup ή κάντε διπλό κλικ επάνω του. και Εναλλακτικός τρόπος για την εγκατάσταση είναι: από το κουμπί Έναρξη ενεργοποιήστε τη λειτουργία Εκτέλεση και πληκτρολογήστε στο διάλογο που εμφανίζεται: D:\Lingua\Setup και κάντε κλικ στο πλήκτρο ENTER ή στο κουμπί ΟΚ (Η μονάδα του CD-ROM στο δικό μας παράδειγμα είναι αυτή με το γράμμα D:). Αν κατά τη διάρκεια του SETUP εμφανιστεί οθόνη όπως η παρακάτω, τότε κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Στη συνέχεια θα εμφανιστεί η επόμενη οθόνη, στην οποία θα κάνετε κλικ στο κουμπί YES. 8
Κεφάλαιο 1 ο Μετά την επανεκκίνηση του υπολογιστή σας ξεκινήστε κανονικά την εγκατάσταση του Lingua. Μετά το τέλος της εγκατάστασης θα πρέπει να τερματίσετε τον υπολογιστή από την επιλογή Έναρξη Τερματισμός Τερματισμός λειτουργίας Η εγκατάσταση του Lingua ολοκληρώθηκε. Το πρόγραμμα βρίσκεται στο φάκελο (folder) Lingua4W, στο κεντρικό επίπεδο του σκληρού σας δίσκου (αν δεν αλλάξατε τις τιμές που πρότεινε το πρόγραμμα εγκατάστασης). Μέσα σ' αυτόν έχει μεταφερθεί οτιδήποτε χρειάζεται για τη λειτουργία του Lingua. Το πρόγραμμα δεν απαιτεί καμία πρόσθετη, χειροκίνητη ρύθμιση από το χρήστη, συνεπώς είσαστε έτοιμοι να το τρέξετε από το menu: Έναρξη Προγράμματα EΠΑΦΟΣ Lingua (κάτω από την ομάδα προγραμμάτων ΕΠΑΦΟΣ πιθανότατα να υπάρχουν και άλλα προγράμματα της εταιρείας μας). Εγκατάσταση σε περιβάλλον δικτύου Εγκαταστήστε το Lingua στον κεντρικό εξυπηρετητή (server) ή στον υπολογιστή που θα παίξει το ρόλο του server. Είναι ανάγκη να τονίσουμε ότι ο σκληρός δίσκος του server θα πρέπει να είναι κοινόχρηστος και να έχουν πλήρη δικαιώματα ανάγνωσης και εγγραφής όλοι οι σταθμοί που θα λειτουργούν το πρόγραμμα. Εγκαταστήστε το Lingua σε κάθε σταθμό του δικτύου. Τέλος, θα πρέπει σε κάθε σταθμό του δικτύου να κάνετε εντοπισμό της αρχικής βάσης δεδομένων. Η επιλογή αυτή ενεργοποιείται από: Έναρξη Προγράμματα EΠΑΦΟΣ Lingua Σύστημα 9
Η εγκατάσταση Επιλέξτε Εντοπισμός Αρχικής Βάσης Δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Κάντε κλικ στο Όνομα Αρχείου και κατόπιν από την περιοχή Δικτύου, αφού εντοπίσετε τον κεντρικό υπολογιστή (server), ανοίξτε με διπλό κλικ το φάκελο όπου βρίσκεται εγκατεστημένη η Βάση Δεδομένων (Lingua4W), φωτίστε το αρχείο Lingua.mdb και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στo Άνοιγμα. Μετά κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. Πώς να δημιουργήσετε εικονίδιο του Lingua Μπορείτε να δημιουργήσετε το κατάλληλο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας και να τρέχετε το Lingua κατευθείαν από το εικονίδιο αυτό. Για να πετύχετε αυτό πρέπει να κάνετε τα ακόλουθα: Ενώ είσαστε στην επιφάνεια εργασίας κάντε κλικ στο δεξί πλήκτρο του ποντικιού Επιλέξτε Δημιουργία (NEW) Συντόμευση (SHORTCUT) Στη γραμμή εντολών δώστε C:\LINGUA4W\LINGUA.EXE Επιλέξτε Επόμενο και στο όνομα που σας ζητείται γράψτε Lingua Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος (Finish) Το εικονίδιο του Lingua βρίσκεται πλέον στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας και κάνοντας κλικ σε αυτό μπορείτε να ξεκινάτε κάθε φορά 10
Κεφάλαιο 1 ο το πρόγραμμα. 1.2. Ενεργοποίηση εφαρμογής Μετά την εγκατάσταση της εφαρμογής πρέπει να πραγματοποιήσετε τη διαδικασία της ενεργοποίησης που σημαίνει ότι πρέπει να επικοινωνήσετε με το αντίστοιχο τμήμα του ΕΠΑΦΟΥ και να κάνετε τα βήματα που περιγράφουμε στη συνέχεια. Όσο η εφαρμογή παραμένει μη ενεργοποιημένη δεν θα λειτουργεί πλήρως, χωρίς αυτό όμως να σημαίνει ότι δεν μπορείτε να την τρέχετε έτσι ώστε να εξοικειωθείτε με το interface και το χειρισμό του προγράμματος. Πριν την έναρξη της εφαρμογής, εκτελείται αυτόματα ο Έλεγχος των τοπικών ρυθμίσεων του υπολογιστή σας. Σε περίπτωση που παρουσιαστεί κάποιο πρόβλημα, θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη και πρέπει να επικοινωνήσετε με το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης (210-6990401). Αμέσως μετά την εγκατάσταση μόλις ξεκινήσετε για πρώτη φορά την εφαρμογή, θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο Ενεργοποίησης της εφαρμογής. 11
Η εγκατάσταση Η διαδικασία Ενεργοποίησης της εφαρμογής γίνεται μία φορά για κάθε υπολογιστή όπου έχετε εγκαταστήσει την εφαρμογή. Επικοινωνήστε με την εταιρεία μας και ζητήστε να σας συνδέσουν με το Τμήμα Ενεργοποίησης Κωδικών. Κάντε κλικ στο κουμπί Ενεργοποίηση. Θα εμφανιστεί η ακόλουθη οθόνη: Οι τεχνικοί μας θα σας ζητήσουν να τους διαβάσετε τον αριθμό που έχει εμφανιστεί στο 1ο πεδίο, το Κλειδί Αναγνώρισης, καθώς επίσης και το όνομα του υπολογιστή στον οποίο έχετε εγκαταστήσει την εφαρμογή. Αμέσως μετά οι τεχνικοί μας θα σας πουν τον Αριθμό Άδειας Χρήσης που πρέπει να πληκτρολογήσετε στο επόμενο πεδίο. 12
Κεφάλαιο 1 ο Για να βεβαιωθείτε ότι γράψατε σωστά τον Αριθμό Άδειας Χρήσης κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος Ορθότητας. Αν ο αριθμός έχει πληκτρολογηθεί σωστά, τότε θα εμφανιστεί η επόμενη οθόνη που αποτελεί το τελευταίο βήμα για την ενεργοποίηση: Γράψτε τον Αριθμό Σειράς που θα σας πει ο τεχνικός και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Έλεγχος Ορθότητας για να βεβαιωθείτε ότι όλα έγιναν σωστά. Το σύστημα θα εμφανίσει τον αριθμό ενεργοποίησης και αν είναι ίδιος με αυτόν που έχουν οι τεχνικοί της εταιρείας σημαίνει ότι όλη η διαδικασία έγινε με τον σωστό τρόπο. Κάντε κλικ στο κουμπί Ενεργοποίηση για να την ολοκληρώσετε και να κλείσετε το διάλογο. 13
Η εγκατάσταση Η ανωτέρω διαδικασία ενεργοποιεί την εφαρμογή μόνο για τον συγκεκριμένο υπολογιστή. Θα χρειαστεί να την επαναλάβετε αν αλλάξετε υπολογιστή, αν διαμορφώσετε το δίσκο του (format) και, φυσικά, αν θέλετε να εγκαταστήσετε το πρόγραμμα και σε άλλο υπολογιστή. 1.3.Το ξεκίνημα του προγράμματος Στην πρώτη οθόνη του προγράμματος ο χρήστης πρέπει να πληκτρολογήσει: τον Κωδικό Ασφαλείας, έτσι ώστε να χρησιμοποιούν το πρόγραμμα μόνο εξουσιοδοτημένα πρόσωπα. 14
Κεφάλαιο 1 ο Ο κωδικός αυτός αρχικά είναι τα ψηφία 123. Φυσικά, μπορείτε να τον αλλάξετε (θα περιγράψουμε στην παράγραφο 3.10 τη διαδικασία με την οποία ορίζετε τους δικούς σας κωδικούς). Σημειώστε επίσης ότι, για λόγους ασφαλείας, τη στιγμή που γράφετε τον κωδικό εμφανίζονται αστεράκια στη θέση των χαρακτήρων που πληκτρολογείτε. Σημείωση: Αν έχετε έκδοση επίδειξης του προγράμματος (demo), η εγκατάσταση και το ξεκίνημα του προγράμματος θα γίνει με τον ίδιο ακριβώς τρόπο, απλά δεν θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε κωδικό ασφαλείας. Η έκδοση επίδειξης έχει όριο στον αριθμό των εγγραφών που μπορείτε να καταχωρίσετε και δεν περιλαμβάνει ορισμένες κρίσιμες λειτουργίες του προγράμματος. Μόλις δώσετε τον κωδικό εμφανίζεται το πλήρες όνομα του χρήστη. Στα επόμενα πεδία δηλώνετε το σταθμό εργασίας, την περίοδο εργασίας και την ημερομηνία του συστήματος. Τέλος, στη δεξιά πλευρά της οθόνης μπορείτε να δείτε την έκδοση του προγράμματος. 1.4. Το περιβάλλον του Lingua Η κεντρική οθόνη του Lingua αποτελείται από: Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΠΙΛΟΓΩΝ, από την οποία ενεργοποιούνται όλες οι λειτουργίες του Lingua και η οποία περιλαμβάνει: Τα ΑΡΧΕΙΑ, όπου καταχωρούνται τα στοιχεία που συνθέτουν το πρόγραμμα, όπως μαθητές, εργαζόμενοι, τάξεις, τμήματα, δίδακτρα, βαθμοί, απουσίες, λογαριασμοί, ταμείο κτλ. Τις ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ, απ όπου εκτυπώνονται όλες οι καταστάσεις που δημιουργεί το Lingua, όπως γενικά στοιχεία, δελτία προόδου, διάφορα σημειώματα κτλ. Την επιλογή ΕΡΓΑΛΕΙΑ, μέσω της οποίας μπορείτε να στείλετε σε κάποιο παράρτημα σε ηλεκτρονική μορφή τις τάξεις που έχετε δημιουργήσει ή να στείλετε ολόκληρη τη βάση δεδομένων από ένα παράρτημα στην κεντρική διεύθυνση. Την επιλογή eβαση, που είναι αυτόνομη ξεχωριστή λειτουργία και σας επιτρέπει να ενημερώνετε την ιστοσελίδα σας με την επίδοση των μαθητών, τις απουσίες τους, τις παρατηρήσεις τους κτλ. Για να ενεργοποιηθεί αυτή η λειτουργία θα πρέπει να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά με την εταιρεία μας (210-6990401). Την επιλογή ΠΑΡΑΘΥΡΟ, όπου υπάρχουν οι βοηθητικές λειτουργίες του προγράμματος, όπως λ.χ. η τακτοποίηση παραθύρων, το κλείσιμό τους κτλ. Την επιλογή ΒΟΗΘΕΙΑ, απ όπου ενεργοποιείται το παράθυρο που σας προσφέρει βοήθεια για το πρόγραμμα. Η επιλογή Για την Εφαρμογή εμφανίζει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για το σύστημα, μεταξύ των οποίων και την έκδοση του προγράμματος που έχετε. Σε οποιαδήποτε επικοινωνία με το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς τον αριθμό αυτό. Από εδώ μπορείτε επίσης να δείτε τη Δήλωση περί απορρήτου, όπως και να αναβαθμίσετε το πρόγραμμά σας (αφού είστε συνδεδεμένοι στο 15
Η εγκατάσταση internet) κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο σημείο του παραθύρου (Αναβάθμιση Νέας Έκδοσης). Τη ΓΡΑΜΜΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ, η οποία βρίσκεται στο κάτω μέρος της οθόνης και στην οποία εμφανίζεται ο τίτλος του φροντιστηρίου, η περίοδος, ο σταθμός, ο χρήστης και η ημερομηνία, δηλαδή όλα τα απαραίτητα στοιχεία προκειμένου να γνωρίζετε κάθε στιγμή τα δικαιώματα που έχετε και τη Βάση Δεδομένων στην οποία βρίσκεστε. Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ, στην οποία υπάρχουν, με μορφή εικονιδίων, οι πιο συνηθισμένες λειτουργίες του προγράμματος. Η γραμμή εργαλείων έχει διαφορετικό περιεχόμενο ανάλογα με το σημείο του Lingua στο οποίο βρίσκεστε κάθε φορά. Τα κουμπιά που θα συναντήσετε ανοίγοντας τις επιλογές του προγράμματος είναι: Εύρεση Εγγραφής Όπως φανερώνει και ο τίτλος του, χρησιμοποιείται για την εύρεση κάποιου στοιχείου. Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εμφανίζεται ένας διάλογος, στον οποίο θα πρέπει να δώσετε τις κατάλληλες τιμές προκειμένου να εντοπίσετε την εγγραφή που θέλετε. Το παράθυρο Εύρεση Εγγραφής αποτελείται από 3 πεδία, όπου ορίζετε τα κριτήρια εύρεσης και τα Κουμπιά Επιλογών. Το πρώτο πεδίο περιέχει όλα τα στοιχεία της εγγραφής (π.χ. Επώνυμο, Όνομα κτλ). Το δεύτερο πεδίο περιέχει τη συνθήκη αναζήτησης (π.χ. να είναι ίσο ή διάφορο ή μεγαλύτερο κτλ). Στο τρίτο πεδίο ορίζετε την τιμή της αναζήτησης. Με τα Κουμπιά Επιλογών μπορείτε να εντοπίσετε την Πρώτη Εγγραφή που ικανοποιεί τα φίλτρα που δώσατε, την Επόμενη και την Προηγούμενη. Τέλος, υπάρχει το κουμπί Κλείσιμο για την απόκρυψη του παραθύρου. Για παράδειγμα, έστω ότι ψάχνετε το μαθητή ΔΑΚΑΡΗ. Αφού κάνετε μία φορά κλικ πάνω στο εικονίδιο της αναζήτησης στη συνέχεια: Κάντε κλικ στο δεξί μέρος του πρώτου πεδίου για να εμφανιστεί το κυλιόμενο παράθυρο. Επιλέξτε με το ποντίκι το στοιχείο Επώνυμο για να καθορίσετε το πεδίο ως προς το οποίο θα γίνει η αναζήτηση του μαθητή. Ύστερα τοποθετείστε το βέλος του ποντικιού στο δεξί μέρος του δευτέρου πεδίου και κάντε κλικ πάνω στο "=". Στη συνέχεια κάντε κλικ μέσα στο τρίτο πεδίο και, αφού αρχίσει να αναβοσβήνει ο δρομέας (Ι), γράψτε το επώνυμο ΔΑΚΑΡΗΣ. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση Πρώτου για να σας εμφανίσει τον πρώτο μαθητή που θα βρεθεί με το επώνυμο ΔΑΚΑΡΗΣ ή αυτόν με το πλησιέστερο σε αυτό επώνυμο. Εάν υπάρχουν περισσότεροι μαθητές με το ίδιο επώνυμο, τότε κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση Επομένου, έως ότου εντοπίσετε το μαθητή που αναζητάτε. Εάν θέλετε να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη εγγραφή που ήδη έχει βρεθεί, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση Προηγούμενου. Για να κλείσετε το παράθυρο της Εύρεσης Εγγραφής, επιλέξτε Κλείσιμο. 16
Κεφάλαιο 1 ο Ταξινόμηση Εγγραφών Με τη λειτουργία αυτή μπορείτε να ταξινομήσετε όλες τις εγγραφές του Καταλόγου Εργασίας είτε σε αύξουσα είτε σε φθίνουσα σειρά. Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγετε τα πεδία ως προς τα οποία θέλετε να ταξινομήσετε τις εγγραφές και το αν η σειρά θα είναι αύξουσα ή φθίνουσα. Κατά την επιλογή των πεδίων ταξινόμησης θα παρατηρήσετε ότι δίπλα από τον τίτλο του κάθε πεδίου εμφανίζεται ένας αριθμός ανάλογα με τη σειρά επιλογής του κάθε πεδίου. Για παράδειγμα αν επιλέξετε πρώτα το πεδίο Όνομα και μετά το πεδίο Επώνυμο, τότε δίπλα από το πεδίο Όνομα θα εμφανιστεί ο αριθμός 1, ενώ δίπλα από το πεδίο Επώνυμο ο αριθμός 2. Ο αριθμός αυτός δείχνει τη σειρά βάσει της οποίας θα γίνει η ταξινόμηση. Δηλαδή, αν έχετε έναν μαθητή με ονοματεπώνυμο Αλεξανδρής Βασίλειος και άλλον έναν ως Αλεξανδρίδη Άγγελο, τότε σύμφωνα με την παραπάνω σειρά επιλογής πρώτος στη λίστα θα βρεθεί ο Αλεξανδρίδης Άγγελος και μετά ο Αλεξανδρής Βασίλειος, παρόλο που αλφαβητικά το επώνυμο Αλεξανδρής προηγείται του Αλεξανδρίδης. Σε ό,τι αφορά το πώς ταξινομούνται οι συνδυασμοί των γραμμάτων (Ελληνικά-Αγγλικά, πεζά-κεφαλαία), η συμβουλή μας είναι να γράφετε όλα τα στοιχεία με κεφαλαία, έτσι ώστε να μην υπάρχει πιθανότητα λάθους στην ταξινόμηση. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι πρώτα ταξινομούνται οι λατινικοί χαρακτήρες κι έπειτα οι ελληνικοί. Οθόνη Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό βλέπετε την τρέχουσα εγγραφή του καταλόγου εργασίας σε πλήρη οθόνη. 17
Η εγκατάσταση Πίνακας Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό εμφανίζονται οι εγγραφές σε μορφή πίνακα. Αλλαγή Περιόδου Οποιαδήποτε χρονική στιγμή θελήσετε να μεταφερθείτε σε άλλη περίοδο, δεν είναι ανάγκη να βγείτε από το πρόγραμμα. Κάνοντας κλικ σε αυτό το εικονίδιο εμφανίζεται ο κατάλογος των ενεργών περιόδων προκειμένου να επιλέξετε την περίοδο που θέλετε. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εμφανίζεται η τρέχουσα περίοδος. Αλλαγή Ημερομηνίας Με το κουμπί αυτό αλλάζετε την ημερομηνία του συστήματος, χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραμμα. Αλλαγή Χρήστη Κάνοντας κλικ σ αυτό το εικονίδιο αλλάζετε το χρήστη χωρίς να βγείτε από το πρόγραμμα. Έτσι μπορείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο με διαφορετικές αρμοδιότητες. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εμφανίζεται ο τρέχων χρήστης (αυτός με τον οποίο ξεκινήσατε το πρόγραμμα). Αλλαγή Σταθμού Εάν χρησιμοποιείτε το Lingua σε περιβάλλον δικτύου και θέλετε να αλλάξετε σταθμό εργασίας, τότε κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εμφανίζονται όλοι οι σταθμοί εργασίας προκειμένου να επιλέξετε κάποιον άλλο, χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραμμα. Ομοίως, στο παράθυρο αυτό δεν εμφανίζεται ο τρέχων σταθμός εργασίας. 18
Κεφάλαιο 1 ο Ημερολόγιο Το εικονίδιο αυτό αναπαριστά το ημερολόγιο. Κάνοντας κλικ πάνω του μπορείτε να δείτε όλες τις ημέρες του μήνα και να σημειώσετε τα ραντεβού και τις υποχρεώσεις σας. Αριθμομηχανή Εμφανίζεται η αριθμομηχανή του προγράμματος για να κάνετε τις πράξεις που θέλετε. 1.5. Τα κουμπιά και τα παράθυρα του Lingua Επεξήγηση των παραθύρων του Lingua Όλα τα παράθυρα του Lingua έχουν την ίδια μορφή και την ίδια λογική χειρισμού. Κάθε παράθυρο του προγράμματος αποτελείται από: Το όνομά του (Γραμμή Τίτλου) Κάθε παράθυρο έχει το όνομά του, π.χ. Εργαζόμενοι. Στο δεξί μέρος της Γραμμής Τίτλου βρίσκονται τρία κουμπιά που σας επιτρέπουν να ελαχιστοποιήσετε, να μεγιστοποιήσετε ή να κλείσετε το παράθυρο. Ελαχιστοποίηση Παραθύρου Αν επιλέξετε να ελαχιστοποιήσετε ένα παράθυρο, τότε το κάνετε να τρέχει στο παρασκήνιο χωρίς να είναι ορατό στην οθόνη. Κάνοντας κλικ στο κουμπί 19
Η εγκατάσταση Ελαχιστοποίησης, το παράθυρο θα γίνει ένα μικρό εικονίδιο πάνω απ τη Γραμμή Κατάστασης. Μεγιστοποίηση Παραθύρου Το κουμπί της Μεγιστοποίησης σας δίνει τη δυνατότητα να μεγιστοποιήσετε το παράθυρο με ένα και μόνο κλικ του ποντικιού. Το συγκεκριμένο παράθυρο θα καλύψει ολόκληρη την οθόνη. Επαναφορά Παραθύρου Μετά τη μεγιστοποίηση ή ελαχιστοποίηση ενός παραθύρου, το αντίστοιχο κουμπί αλλάζει σχήμα και γίνεται κουμπί Επαναφοράς. Κάνοντας κλικ πάνω του το παράθυρο επιστρέφει στο κανονικό του μέγεθος. Κλείσιμο Παραθύρου Για να κλείσετε ένα παράθυρο κάντε κλικ σ' αυτό το κουμπί ή ισοδύναμα πατήστε το πλήκτρο Esc. Σε κάποια παράθυρα υπάρχει μόνο αυτό το κουμπί γιατί δεν έχει νόημα η ελαχιστοποίηση ή μεγιστοποίησή τους. Για να τροποποιήσετε το μέγεθος ορισμένων παραθύρων, τοποθετήστε το βέλος του ποντικιού στην άκρη του παραθύρου, έτσι ώστε το βέλος του ποντικιού να μετατραπεί σε ή και, με πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, σύρετε τη γραμμή ώσπου να φτάσει στο επιθυμητό μέγεθος. Τον Κατάλογο Εργασίας Είναι ο χώρος του παραθύρου όπου εμφανίζονται οι εγγραφές της αντίστοιχης επιλογής (για παράδειγμα οι εργαζόμενοι). Οι δυνατότητες που έχετε στον κατάλογο αυτό είναι οι εξής: Κίνηση στον Κατάλογο Εργασίας Για να μετακινηθείτε από το έναν εργαζόμενο στον άλλο (και γενικότερα από μία εγγραφή σε μια άλλη) μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό Εγγραφών, ο οποίος περιλαμβάνει την ένδειξη (αριθμό) της τρέχουσας εγγραφής, το πλήθος των εγγραφών και τα τέσσερα Κουμπιά Κίνησης στον Κατάλογο Εργασίας, που είναι τα εξής: μετακινήστε στην πρώτη εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας μετακινήστε στην προηγούμενη εγγραφή μετακινήστε στην επόμενη εγγραφή μετακινήστε στην τελευταία εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας Όταν δεν χωρούν όλες οι εγγραφές στο παράθυρο, τότε εμφανίζονται κάτω δεξιά η μπάρα και τα βελάκια ολίσθησης. κάνοντας κλικ στο κάτω κουμπί της κάθετης Μπάρας Ολίσθησης (Scroll Bar), που βρίσκεται στο δεξί μέρος του Καταλόγου Εργασίας, μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα κάτω. κάνοντας κλικ στο δεξί κουμπί της οριζόντιας Μπάρας Ολίσθησης μετακινείστε σε επόμενη στήλη. Το ίδιο αποτέλεσμα έχει το πλήκτρο Tab, ενώ με το Shift Tab μεταφέρεστε σε προηγούμενη στήλη. 20
Κεφάλαιο 1 ο Τροποποίηση Πλάτους Στήλης / Ύψους Γραμμών Για να τροποποιήσετε το πλάτος μιας στήλης πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στη διαχωριστική γραμμή των στηλών, έτσι ώστε το βέλος να μετατραπεί σε σταυρό ή και, με πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να μετακινήσετε (σύρετε) τη διαχωριστική γραμμή. Το ίδιο γίνεται και για το ύψος των γραμμών. Τη Γραμμή Εντολών Στο κάτω μέρος κάθε παραθύρου βρίσκεται η Γραμμή Εντολών, που αποτελείται από: Τα Κουμπιά Επιλογών που βρίσκονται κάτω δεξιά σε κάθε παράθυρο. Με αυτά πραγματοποιούνται οι εξής λειτουργίες: Χρησιμοποιείται για να καταχωρίσετε μια Νέα Εγγραφή, για παράδειγμα έναν καινούριο μαθητή, έναν εργαζόμενο, ένα τμήμα, μια τάξη κτλ. Προκειμένου να διορθώσετε ένα στοιχείο, επιλέξτε την αντίστοιχη εγγραφή και κάντε κλικ σ αυτό το κουμπί. (ΠΡΟΣΟΧΗ!! Αν δεν κάνετε κλικ σ αυτό το κουμπί, δεν μπορείτε να κάνετε καμία αλλαγή στις εγγραφές). Το κουμπί αυτό χρησιμοποιείται προκειμένου να διαγράψετε μια εγγραφή. Στην οθόνη θα εμφανιστεί το σχετικό Παράθυρο Διαλόγου, που ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή. 1.6 Έξοδος από το Lingua Για να εγκαταλείψετε το Lingua πρέπει είτε να πάτε στην επιλογή Αρχεία και στη συνέχεια στην ένδειξη Έξοδος είτε στο κουμπί της κεντρικής οθόνης και να απαντήσετε καταφατικά στη σχετική ερώτηση του Lingua. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Μην εγκαταλείπετε ποτέ το σύστημα κλείνοντας το διακόπτη τροφοδοσίας του ρεύματος ή πατώντας τα πλήκτρα Ctrl-Alt-Del, ενώ είσαστε μέσα στο Lingua. Πρέπει πάντοτε να επιλέγετε Έξοδος από το menu Αρχεία ή το κουμπί από την κεντρική οθόνη του Lingua και να απαντάτε καταφατικά στη σχετική ερώτηση. Αν διακόψετε βίαια το πρόγραμμα, είναι πιθανό να προκληθεί βλάβη στα αρχεία του συστήματος. 21
Η εγκατάσταση 22
Κεφάλαιο 2 2. Η αρχική οργάνωση του Lingua Το κεφάλαιο αυτό είναι το σημαντικότερο του εγχειριδίου, καθώς περιγράφει την αρχική οργάνωση του Lingua. Αν το πρόγραμμα δε "στηθεί" σωστά, θα ταλαιπωρηθείτε αρκετά στη συνέχεια. Στο πρόγραμμα υπάρχει δοκιμαστική περίοδος με το όνομα ΔΟΚΙΜΗ. Σας συμβουλεύουμε πρώτα να πειραματιστείτε με την περίοδο αυτή και κατόπιν να καταχωρίσετε τα δικά σας πραγματικά στοιχεία και να ξεκινήσετε την κανονική χρήση του Lingua. Αφού εξοικειωθείτε με όλες τις λειτουργίες του προγράμματος, μπορείτε να διαγράψετε τη δοκιμαστική περίοδο. 2.1. Οι εργασίες που θα πραγματοποιήσετε με το πρόγραμμα Στην παράγραφο αυτή θα περιγράψουμε τις πρώτες εργασίες του Lingua χρησιμοποιώντας τα στοιχεία που βρίσκονται στην περίοδο ΔΟΚΙΜΗ. Σε γενικές γραμμές οι εργασίες που θα κάνετε είναι οι εξής: Καταχωρίσεις καινούριων στοιχείων (π.χ. η εγγραφή ενός νέου μαθητή ή καθηγητή κτλ.) και τροποποιήσεις κάποιων που υπάρχουν ήδη στο σύστημα (π.χ. αλλαγή μιας διεύθυνσης). Ενημέρωση σε τακτική βάση των στοιχείων του Lingua (όπως η πληρωμή διδάκτρων, η καταχώριση απουσιών και βαθμών κτλ.). Εκτύπωση καταστάσεων στην οθόνη ή στον εκτυπωτή (όπως οι αλφαβητικές καταστάσεις των μαθητών, η βαθμολογία των τμημάτων, το ταμείο κτλ.). Περιοδικές εργασίες, όπως η έναρξη νέας περιόδου, τα αντίγραφα ασφαλείας (Backup) του Lingua, ο έλεγχος της καλής λειτουργίας του συστήματος κτλ. 2.2. Τα πρώτα βήματα Το Lingua διακρίνεται για την ανοιχτή αρχιτεκτονική και την ευελιξία του. Σας δίνει τη δυνατότητα να οργανώσετε τη διαχείριση του φροντιστηρίου σας με πολλούς τρόπους, ανάλογα με το πλήθος των πληροφοριών που θέλετε να αντλείτε από το πρόγραμμα. Στην παράγραφο αυτή περιγράφουμε τα βήματα για τη σωστή οργάνωση των στοιχείων του Lingua και τη ροή των εργασιών που θα ακολουθήσετε στη διάρκεια της χρονιάς. Γενικά Στοιχεία Συστήματος Η πρώτη σας κίνηση είναι να ορίσετε τα στοιχεία του φροντιστηρίου σας από την επιλογή: 23
Η αρχική οργάνωση Αρχεία Γενικά Στοιχεία Συστήματος Στις τέσσερις καρτέλες που εμφανίζονται καταχωρείτε όλα τα στοιχεία του φροντιστηρίου. Τα στοιχεία αυτά θα εμφανίζονται στις εκτυπώσεις του Lingua. Στην πρώτη καρτέλα, με τίτλο Γενικά Στοιχεία, γράφετε τα στοιχεία του φροντιστηρίου, όπως τον τίτλο του, το διευθυντή σπουδών, τον υπεύθυνο λογιστηρίου κλπ. Στη δεύτερη, με τίτλο Διεύθυνση, γράφετε τη διεύθυνση του φροντιστηρίου. Στην τρίτη καρτέλα του παραθύρου γράφετε τα φορολογικά στοιχεία του φροντιστηρίου. Στην τελευταία καρτέλα μπορείτε να εισάγετε το λογότυπο του φροντιστηρίου (με τη χρήση ενός scanner ή αν σας το δώσει ο γραφίστας σας σε ηλεκτρονική μορφή), το οποίο θα μπορεί να εμφανίζεται (αν θέλετε) σε όλες τις εκτυπώσεις του Lingua. Σας υπενθυμίζουμε ότι μετά το τέλος της εγγραφής των στοιχείων θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση προκειμένου να καταχωρηθούν τα στοιχεία που πληκτρολογήσατε στα αρχεία του προγράμματος. Σημειώνουμε ότι δε χρειάζεται να αποθηκεύετε την εγγραφή κάθε φορά που αλλάζετε καρτέλα του ίδιου παραθύρου, αλλά μόνο μια φορά πριν το κλείσετε. Αν θέλετε να αναβάλλετε την εισαγωγή των στοιχείων του εκπαιδευτηρίου σας και είστε ήδη στο παράθυρο των Γενικών Στοιχείων, τότε μπορείτε να το κλείσετε είτε κάνοντας κλικ στο κουμπί Ακύρωση είτε κάνοντας κλικ πάνω στο κουμπί κλεισίματος του παραθύρου. Τάξεις Από την επιλογή: Αρχεία Τάξεις Γενικά Στοιχεία Νέα Εγγραφή θα δημιουργήσετε τις τάξεις που θα λειτουργήσουν την τρέχουσα περίοδο στο φροντιστήριό σας. Στη φετινή περίοδο πρώτα θα καταχωρίσετε τις τάξεις που θα λειτουργήσουν και έπειτα θα δημιουργήσετε τα τμήματά τους. (Λεπτομέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.4). Τμήματα Ενεργοποιήστε την επιλογή: Αρχεία Τμήματα Γενικά Στοιχεία Σύμφωνα με τα προηγούμενα, δώστε Νέα Εγγραφή και γράψτε τον κωδικό και την ονομασία του τμήματος, π.χ. Α1, 1ο ΤΜΗΜΑ της Α Junior. Στη θέση Τάξη θα επιλέξετε από το Παράθυρο Επιλογής την τάξη που ανήκει το συγκεκριμένο τμήμα (στο παράδειγμά μας, την Α Junior). Τα πεδία Τμήμα και Τάξη είναι υποχρεωτικό να δηλωθούν. Τελειώνοντας κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για όλα τα τμήματα του φροντιστηρίου σας. Ισχύει και εδώ η 24
Κεφάλαιο 2 ο επανεγγραφή, μολονότι το κέρδος θα είναι μικρό, εκτός κι αν έχετε τμήματα που έχουν σχεδόν τους ίδιους καθηγητές. Με αυτόν τον τρόπο θα γράψετε το μαθητή στην τάξη που ανήκει και, αν θέλετε, και στο αντίστοιχο τμήμα. (Λεπτομέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.5). Καταχώριση Εργαζομένων Το επόμενο βήμα στην οργάνωση του συστήματος είναι η καταχώριση των εργαζομένων του φροντιστηρίου. Επιλέξτε την εργασία: Αρχεία Εργαζόμενοι Γενικά Στοιχεία Νέα Εγγραφή και καταχωρείστε τα στοιχεία των εργαζομένων του φροντιστηρίου σας. Σε αυτήν την αρχική φάση μπορείτε να πληκτρολογήσετε μόνο τα βασικά τους στοιχεία (Επώνυμο, Όνομα, Ιδιότητα) και να καταχωρίσετε τα υπόλοιπα κάποια στιγμή αργότερα. (Λεπτομέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.3). Μαθητές Το τελευταίο βήμα στην αρχική οργάνωση του Lingua είναι η καταχώριση των στοιχείων των μαθητών. Εδώ τα πράγματα είναι απλά, μολονότι η καρτέλα του μαθητή εκτείνεται σε 5 οθόνες και περιλαμβάνει πολλά στοιχεία. Ξεκινάτε από την εργασία: Αρχεία Μαθητές Γενικά Στοιχεία Στο Φίλτρο Επιλογής κάνετε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέξτε Νέα Εγγραφή για να αρχίσετε την πληκτρολόγηση των στοιχείων. Μπορείτε και εδώ, προκειμένου να επιταχύνετε τη διαδικασία, να πληκτρολογήσετε μόνο τα απαραίτητα στοιχεία των μαθητών (Επώνυμο, Τάξη, Τμήμα και Δίδακτρα) και να συμπληρώσετε αργότερα τα υπόλοιπα στοιχεία της καρτέλας τους. (Λεπτομέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.1). 2.3. Η χρήση του Lingua κατά τη διάρκεια της χρονιάς Μετά από τα βήματα που περιγράψαμε στις προηγούμενες σελίδες, αρχίζουν οι καθημερινές εργασίες του Lingua, π.χ. η πληρωμή των διδάκτρων, η καταχώριση των απουσιών και των ποινών, τα ειδοποιητήρια των απουσιών, η εισαγωγή βαθμών, η εκτύπωση της βαθμολογίας, η εκτύπωση των δελτίων προόδου κτλ. Απουσίες Το Lingua σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρίσετε τις απουσίες είτε ανά μαθητή είτε ανά τμήμα είτε ανά τάξη. Από την επιλογή: Αρχεία Μαθητές Απουσίες ή αντίστοιχα από τις τάξεις (Αρχεία Τάξεις Απουσίες) και τα τμήματα (Αρχεία Τμήματα Απουσίες) καταχωρούμε το σύνολο των απουσιών, καθώς και παρατηρήσεις για το ποιες είναι δικαιολογημένες και ποιες αδικαιολόγητες. 25
Η αρχική οργάνωση Βαθμοί Η καταχώριση των βαθμών γίνεται ακριβώς με τον ίδιο τρόπο. Όπως και στην καταχώριση των απουσιών, έτσι και εδώ έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε τους βαθμούς με τους προηγούμενους τρεις τρόπους (είτε ανά μαθητή είτε ανά τμήμα είτε τέλος ανά τάξη). Πληρωμή Διδάκτρων Από την επιλογή αυτή καταχωρούνται οι πληρωμές των διδάκτρων των μαθητών. Μόλις επιλέξετε το μαθητή, εμφανίζονται τα συμφωνηθέντα δίδακτρα, τα πληρωθέντα δίδακτρα και το υπόλοιπό τους. Οι εκτυπώσεις του Lingua Οποιαδήποτε χρονική στιγμή επιθυμείτε, μπορείτε να έχετε διάφορες καταστάσεις και πληροφορίες από τη δεύτερη κύρια επιλογή Εκτυπώσεις, η οποία ουσιαστικά αξιοποιεί το Lingua, αφού μετατρέπει τα δεδομένα που εισάγετε σε πληροφορίες. Οι εργασίες αυτής της ομάδας περιλαμβάνουν από τις απλές καταστάσεις των μαθητών ή εργαζομένων μέχρι την εκτύπωση αποδείξεων. Τα αντίγραφα ασφαλείας (BackUp) Τέλος, απαραίτητη καθημερινή διαδικασία αποτελεί η δημιουργία των αντιγράφων ασφαλείας των στοιχείων που εισάγετε στο πρόγραμμα (λειτουργία Backup). Θεωρούμε ότι είναι η σημαντικότερη λειτουργία του Lingua, μολονότι οι χρήστες των μηχανογραφικών συστημάτων συχνά υποβαθμίζουν τη σημασία της και την αμελούν. Σε επόμενο κεφάλαιο υπάρχει εκτενής αναφορά στο Backup, την οποία πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά. Τεχνικές λεπτομέρειες για την εντολή Backup θα βρείτε επίσης σε οποιοδήποτε εγχειρίδιο για τα Windows. 26
Κεφάλαιο 3 3. Οι επιλογές των Αρχείων Σ αυτό το κεφάλαιο περιγράφονται οι λειτουργίες του Lingua μία προς μία. Θα αποτελέσει τον αναλυτικό σας οδηγό μέχρι να κατανοήσετε πλήρως ολόκληρο το πρόγραμμα. 3.1. Αρχεία - Μαθητές Η περιγραφή των λειτουργιών του προγράμματος στο κεφάλαιο αυτό γίνεται με τη σειρά που εμφανίζονται στο μενού του Lingua και όχι με τη χρονική σειρά που θα τις χρησιμοποιήσετε. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος για να εντοπίζετε αμέσως την επεξήγηση της επιλογής που σας ενδιαφέρει. 3.1.1. Γενικά Στοιχεία Μόλις ενεργοποιήσετε την επιλογή Αρχεία Μαθητές Γενικά Στοιχεία εμφανίζονται τα Φίλτρα Επιλογής. Σας συμβουλεύουμε να μην αλλάξετε τις προτεινόμενες τιμές των φίλτρων επιλογής όταν εισάγετε νέους μαθητές, αλλά να κάνετε κατευθείαν κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Ο χειρισμός των φίλτρων επιλογής έχει ως εξής: Φίλτρα Επιλογής Ταξινόμηση Μπορείτε να εμφανίσετε τους μαθητές ταξινομημένους είτε Αλφαβητικά είτε ανά Τάξη είτε ανά Τμήμα είτε ανά Μαθητολόγιο είτε, τέλος, ανά Κωδικό. 27
Οι επιλογές των αρχείων Αν επιλέξετε ταξινόμηση Ανά Τάξη, έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε τους μαθητές ορισμένων μόνο τάξεων κάνοντας κλικ στο κουμπί Τάξεις και επιλέγοντας αυτές που θέλετε. Αν επιλέξετε ταξινόμηση Ανά Τμήμα, μπορείτε να εμφανίσετε τους μαθητές ορισμένων μόνο τμημάτων. Το δηλώνετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Τμήματα και επιλέγοντας τα τμήματα που θέλετε. Σε περίπτωση που θέλετε όλα τα τμήματα μιας μόνο τάξης, κάντε κλικ στο κουμπί Τάξεις και επιλέξτε την τάξη που θέλετε. Όταν επιλέγετε ταξινόμηση Ανά Τάξη ή Ανά Τμήμα, τότε εμφανίζεται επιπλέον η επιλογή Παράρτημα. Από αυτή την επιλογή, αν έχετε εισαγάγει παραρτήματα (από την επιλογή Άλλες Λειτουργίες Παραρτήματα), τότε μπορείτε να επιλέξετε είτε το παράρτημα του οποίου οι μαθητές θέλετε να εμφανιστούν είτε αν θα εμφανιστούν οι μαθητές όλων των παραρτημάτων. Αν επιλέξετε ταξινόμηση Αλφαβητικά, τότε εμφανίζονται οι μαθητές με αλφαβητική σειρά. Αν επιλέξετε ταξινόμηση Ανά Μαθητολόγιο, τότε εμφανίζονται οι μαθητές σύμφωνα με τον αριθμό μαθητολογίου τους, διατεταγμένοι σε αύξουσα σειρά. Αν επιλέξετε ταξινόμηση Ανά Κωδικό, τότε εμφανίζονται οι μαθητές σύμφωνα με τον προσωπικό τους κωδικό, διατεταγμένοι σε αύξουσα σειρά. Μαθητές Με Διακοπή Μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τους μαθητές που έχουν διακόψει τη φοίτηση (Ναι) ή μόνο αυτούς που δεν έχουν διακόψει τη φοίτηση (Όχι) ή, το συνηθέστερο, όλους τους μαθητές (Όλοι οι μαθητές). Μαθητές που περάτωσαν τη φοίτησή τους Μπορείτε με αυτή την επιλογή να εμφανίσετε μόνο τους μαθητές που δεν έχουν περατώσει τη φοίτησή τους (Όχι) ή μόνο αυτούς που έχουν περατώσει τη φοίτησή τους (Ναι) ή όλους τους μαθητές (Όλοι οι μαθητές). Αφού τελειώσετε με τα στοιχεία των Φίλτρων Επιλογής κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και αμέσως εμφανίζεται η κυρίως οθόνη των μαθητών. Για να εισάγετε ένα νέο μαθητή κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή. Για να διορθώσετε τα στοιχεία ενός μαθητή φωτίστε το όνομά του και κάντε κλικ στο κουμπί Διόρθωση. Τέλος, για να διαγράψετε κάποιο μαθητή φωτίστε τον και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή. Για να επιστρέψετε στα φίλτρα επιλογής των γενικών στοιχείων των μαθητών, κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρα. Από εδώ μπορείτε να εκτυπώσετε αίτηση εγγραφής για όποιον μαθητή θέλετε, αρκεί να φωτίσετε την εγγραφή του στη λίστα και να επιλέξετε το κουμπί Αίτηση. Το ίδιο ισχύει και στην περίπτωση που θέλετε να εκτυπώσετε την κάρτα διδάκτρων κάποιου μαθητή. Εδώ, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Κάρτα. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Υποψήφιοι, βλέπετε σε ένα νέο παράθυρο όλους τους υποψήφιους μαθητές του εκπαιδευτηρίου σας. Επιλέγοντας έναν από αυτούς και κάνοντας κλικ στο κουμπί Επανεγγραφή, τον εγγράφετε αυτόματα στην τρέχουσα περίοδο, χωρίς να χρειαστεί να πληκτρολογήσετε πάλι τα στοιχεία του. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η διαγραφή του μαθητή είναι μόνιμη. Αν μαρκάρετε ένα μαθητή και κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή, αμέσως χάνονται όλα τα στοιχεία του (και συνεπώς όλοι οι βαθμοί και οι απουσίες). 28
Κεφάλαιο 3 ο Η οθόνη των στοιχείων του μαθητή εκτείνεται σε έξι καρτέλες: Τα πεδία Όνομα, Τόπος Γέννησης, Σχολείο Φοίτησης και αρκετά πεδία ακόμη έχουν προεπιλεγμένες τιμές, για να μην χάνετε χρόνο με την πληκτρολόγησή τους. Η εισαγωγή τους γίνεται από την επιλογή: Αρχεία Άλλες Λειτουργίες. Αναλυτικά, στην πρώτη καρτέλα που εμφανίζεται συμπληρώνετε τα Ατομικά Στοιχεία του μαθητή, όπως επώνυμο, όνομα, φύλο, γένος, διεύθυνση, τηλέφωνα, έτος γέννησης, επίπεδο μόρφωσης, φωτογραφία (με τη χρήση ενός scanner) κτλ. Πολλά φροντιστήρια δίνουν έναν κωδικό (Κωδικός Μαθητή) στους μαθητές τους, έναν κωδικό ο οποίος είναι ίδιος για όλα τα έτη φοίτησης του μαθητή. Ο αριθμός αυτός δεν έχει καμία σχέση με το Αριθμό Μαθητολογίου που συμπληρώνετε στην καρτέλα Εγγραφή. Για να μπορεί ο κάθε μαθητής σας να λαμβάνει το δικό του κωδικό, θα πρέπει από την επιλογή Άλλες Λειτουργίες Παράμετροι Συστήματος και συγκεκριμένα από την πρώτη καρτέλα του παραθύρου στην επιλογή Χρήση του Κωδικού Μαθητή να επιλέξετε Ναι. Στο πεδίο με τίτλο Τελευταίος Κωδικός Μαθητή εισάγετε έναν αριθμό, όπου ο αμέσως επόμενος θα είναι ο πρώτος κωδικός που θα δοθεί. Αν για παράδειγμα θέλετε ο πρώτος κωδικός μαθητή να είναι το 100, τότε σε αυτό το πεδίο θα δώσετε τον αριθμό 99. Στη δεύτερη καρτέλα, με τίτλο Λοιπά Στοιχεία, συμπληρώνετε τα οικογενειακά στοιχεία του, το επάγγελμα του πατέρα και της μητέρας και ποιος είναι ο κηδεμόνας του μαθητή. Παρατηρήστε ότι τα στοιχεία του κηδεμόνα συμπληρώνονται αυτόματα (εκτός φυσικά από την περίπτωση που κηδεμόνας δεν είναι ο πατέρας). Επίσης, δηλώνετε το σχολείο, την τάξη και το ωράριο του μαθητή. Στην τρίτη καρτέλα, με τίτλο Εγγραφή, καταχωρείτε το μαθητή σε Τάξη και Τμήμα. Ο αριθμός μαθητολογίου του μαθητή καταχωρείται αυτόματα. Έχετε τη δυνατότητα να γράψετε το μαθητή σε περισσότερες από μία τάξεις (έως τέσσερις). Μπορεί επομένως ο μαθητής να εμφανίζεται με διαφορετικό αριθμό μαθητολογίου. Τα επόμενα πεδία της καρτέλας αφορούν στην ημερομηνία εγγραφής του και την έναρξη των μαθημάτων, η οποία συμπληρώνεται αυτόματα από το πρόγραμμα σύμφωνα με αυτά που έχετε ορίσει στην περίοδο. Μπορείτε επίσης να σημειώσετε την ημερομηνία διακοπής του μαθητή, καθώς και κάποια σχόλια για την εγγραφή του ή τη διακοπή του. Τοποθετώντας το μαθητή σε τάξη, μπαίνει αυτόματα και ο Λογαριασμός Ταμείου που έχετε ορίσει για τη συγκεκριμένη τάξη. Στην επόμενη καρτέλα, με τίτλο Δίδακτρα, ορίζετε το ποσό των διδάκτρων που θα πρέπει να καταβάλλει ο μαθητής. Από εδώ μπορείτε να δηλώσετε την έκπτωση που θα κάνετε στο μαθητή (είτε ποσοστιαία είτε συνολική είτε ανά δόση), καθώς και την αιτιολογία της. Στο πεδίο Συμφωνία Διδάκτρων έχετε τη δυνατότητα να δείτε είτε το Συνολικό Διακανονισμό του μαθητή είτε τα δίδακτρα κάθε τάξης ξεχωριστά. Το ποσό των διδάκτρων υπολογίζεται αυτόματα από το πρόγραμμα και εμφανίζεται στο διπλανό πίνακα. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Δόσεις Τάξης μπορείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο αριθμό δόσεων (ως 14), ενώ στο διάλογο που εμφανίζεται μπορείτε να ορίσετε και το ποσό της προκαταβολής (αν η τάξη δεν έχει εγγραφή). Αν ο μαθητής ανήκει σε τάξη που έχει δηλωθεί ως ατομικό μάθημα, εμφανίζεται και το πεδίο Ώρες Ατομικών Μαθημάτων, στο οποίο πληκτρολογείτε το σύνολο των ωρών που θα κάνει ο μαθητής, έτσι ώστε να βγει αυτόματα το σύνολο διδάκτρων. Ακόμα, μπορείτε να δηλώσετε την έκπτωση που θα κάνετε στο μαθητή. Υπάρχουν τρεις τρόποι για να πραγματοποιηθεί αυτό: 1) Με δήλωση Ποσοστιαίας Έκπτωσης, 2) Δίνοντας το ποσό της έκπτωσης σε ευρώ 29
Οι επιλογές των αρχείων (Συνολική) και 3) Δίνοντας το ποσό που θα αφαιρεθεί από κάθε δόση (Ανά Δόση). Ο τρόπος εφαρμογής της έκπτωσης ορίζεται από την επιλογή Οι εκπτώσεις να γίνονται από την, της πρώτης καρτέλας της επιλογής Αρχεία Άλλες Λειτουργίες Παράμετροι Συστήματος). Εδώ μπορείτε να εισάγετε και την αιτιολογία της έκπτωσης. Στο κάτω μέρος του παραθύρου υπάρχουν τρία διαδοχικά πεδία με τίτλο Εγγραφή / Μηνιαία / Άλλα. Σε αυτά αντίστοιχα εμφανίζεται το ποσό της εγγραφής που πιθανώς να υπάρχει, ο Μέσος Όρος των μηνιαίων δόσεων και το ποσό των άλλων δόσεων που πρέπει να καταβληθεί σε περίπτωση που έχετε όμως ορίσει δόσεις αυτού του είδους, όπως για παράδειγμα δόσεις για τα εξέταστρα. Στο πεδίο Συμφωνία Διδάκτρων έχετε τη δυνατότητα να δείτε είτε το Συνολικό Διακανονισμό του μαθητή είτε τα δίδακτρα κάθε τάξης ξεχωριστά (αν παρακολουθεί μαθήματα σε περισσότερες από μία τάξεις). Το ποσό των διδάκτρων υπολογίζεται αυτόματα από το πρόγραμμα και εμφανίζεται στο διπλανό πίνακα. Εάν κάνετε κλικ στο πεδίο Δόσεις Τάξης μπορείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο αριθμό δόσεων (ως 14), ενώ στο διάλογο που εμφανίζεται μπορείτε να ορίσετε το διάστημα μεταξύ των δόσεων σε μήνες, την ημερομηνία της πρώτης δόσης, καθώς και το ποσό της προκαταβολής (αν στην τάξη δεν έχετε δηλώσει δόση εγγραφής). Αν ο μαθητής ανήκει σε τάξη που έχει δηλωθεί ως ατομικό μάθημα, εμφανίζεται και το πεδίο Ώρες Ατομικών Μαθημάτων, στο οποίο πληκτρολογείτε το σύνολο των ωρών που θα κάνει ο μαθητής, έτσι ώστε να βγει αυτόματα το σύνολο διδάκτρων. Τέλος, κάνοντας κλικ στο κουμπί Μεταφορά Διδάκτρων Τάξης μπορείτε να εμφανίσετε τα δίδακτρα της τάξης ακριβώς όπως τα έχετε ορίσει στο παράθυρο της τάξης αυτής. Το κουμπί αυτό χρησιμεύει σε περίπτωση που έχετε κάνει κάποιες αλλαγές στις δόσεις της τάξης, όπως εμφανίζονται στην καρτέλα Δίδακτρα του μαθητή και θέλετε να επαναφέρετε τις προκαθορισμένες τιμές των δόσεων. 30
Κεφάλαιο 3 ο Στη συνέχεια, η καρτέλα Ελεύθερα Πεδία/Πιστωτικές Κάρτες αφορά δύο στοιχεία του μαθητή: α) τα ελεύθερα πεδία του μαθητή για να τα χρησιμοποιήσετε όπως θέλετε, λ.χ. μπορείτε να δεσμεύσετε τα δύο πρώτα για τις αθλητικές δραστηριότητες. Η συμπλήρωση των Ελεύθερων Πεδίων γίνεται από την επιλογή: Αρχεία Άλλες Λειτουργίες Ελεύθερα Πεδία και β) τις πιστωτικές κάρτες. Μπορείτε να δηλώσετε τον τύπο, τον αριθμό, την ημερομηνία λήξης, καθώς και την τράπεζα στην οποία ανήκει η κάρτα. Τέλος, στην τελευταία καρτέλα Άλλα μπορείτε να εισάγετε τα προσωπικά στοιχεία των μαθητών με λατινικούς χαρακτήρες. Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία όλων των καρτελών, τα καταχωρείτε με το κουμπί Αποθήκευση. Ακολουθείτε τα ίδια βήματα και για τους υπόλοιπους μαθητές. Σε περίπτωση που θελήσετε να αναβάλλετε την εισαγωγή των στοιχείων επιλέξτε Ακύρωση. Ολοκληρώνοντας την εισαγωγή των στοιχείων των μαθητών, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τις καθημερινές λειτουργίες του προγράμματος που σχετίζονται με τους μαθητές. 3.1.2. Πληρωμή Διδάκτρων Η επιλογή αυτή είναι ενεργοποιημένη μόνο όταν είναι ανοιχτό το παράθυρο Γενικά Στοιχεία Μαθητών. Αρχεία Μαθητές Πληρωμή Διδάκτρων Από την επιλογή αυτή ανοίγει το παράθυρο με τα οικονομικά στοιχεία που αφορούν στο μαθητή. Το παράθυρο αυτό αποτελείται από τρεις καρτέλες: Αναλυτικά, η πρώτη καρτέλα, με τίτλο Συμφωνηθέντα Δίδακτρα, αναφέρει το διακανονισμό που έχετε κάνει με το μαθητή και το ποσό που οφείλει. Η δεύτερη καρτέλα, με τίτλο Πληρωθέντα Δίδακτρα, δείχνει τα δίδακτρα που σας έχει ήδη καταβάλλει ο μαθητής, την ημερομηνία πληρωμής τους, καθώς 31
Οι επιλογές των αρχείων και τον αριθμό και τη σειρά της αντίστοιχης απόδειξης που δόθηκε. Ακόμα όπως θα παρατηρήσετε αργότερα με τη χρήση του παραθύρου της πληρωμής διδάκτρων, οι διαφορετικοί τύποι των αποδείξεων εμφανίζονται με διαφορετικά χρώματα στην καρτέλα των Πληρωθέντων Διδάκτρων. Δηλαδή, οι αποδείξεις παροχής υπηρεσιών εμφανίζονται με μαύρο χρώμα, οι επί πιστώσει αποδείξεις παροχής υπηρεσιών με κόκκινο χρώμα, οι αποδείξεις είσπραξης με μπλε και οι αποδείξεις δαπάνης και πληρωμής με ροζ. Αν φωτίσετε μια εγγραφή απόδειξης (χειρόγραφης) σε αυτό το παράθυρο και επιλέξετε Διόρθωση, τότε μπορείτε να διορθώσετε κάποια από τα στοιχεία της απόδειξης, όπως την ημερομηνία της, τον αριθμό της κλπ. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Διαγραφή, διαγράφεται η επιλεγμένη απόδειξη, ενώ με το κουμπί Ακυρωτικό μπορείτε να ακυρώσετε στο πρόγραμμα την απόδειξη που έχετε φωτίσει. Η τρίτη μπορεί να θεωρηθεί ως η σημαντικότερη καρτέλα. Από εδώ μπορείτε να εκτυπώσετε ή να αποθηκεύσετε μια απόδειξη. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να επιλέξετε τύπο απόδειξης και στη συνέχεια να ελέγξετε αν τα προτεινόμενα στοιχεία που σας εμφανίζει η εφαρμογή και σχετίζονται με την απόδειξη είναι τα επιθυμητά. Τα στοιχεία αυτά είναι η ημερομηνία της απόδειξης, η σειρά και ο αριθμός της, το ποσό, η αιτιολογία και ο τρόπος πληρωμής της. Αφού αποδεχθείτε ή διορθώσετε τα προτεινόμενα μπορείτε είτε να αποθηκεύσετε την απόδειξη είτε να την εκτυπώσετε. Επίσης στην ίδια καρτέλα μπορείτε κάνοντας κλικ στο κουμπί Ρέστα και εισάγοντας το σύνολο των χρημάτων που σας δίνει ο πελάτης, να δείτε ποιο είναι το ποσό (αν υπάρχει) που θα πρέπει να του επιστρέψετε. Από το πεδίο Οφειλές Περιόδου έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε για ποια περίοδο θέλετε να εκτυπώσετε ή να αποθηκεύσετε την απόδειξη. Σημείωση: Για να εμφανιστεί το κουμπί Εκτύπωση θα πρέπει να έχετε δηλώσει ότι εκτυπώνετε αποδείξεις στο σταθμό με τον οποίο έχετε μπει στο πρόγραμμα. Αυτό γίνεται από την επιλογή: Αρχεία Σταθμοί Εργασίας φωτίζοντας το σταθμό που θέλετε και κάνοντας κλικ στο κουμπί Διόρθωση. Κατόπιν δηλώνετε ΝΑΙ στο πεδίο Τυπώνει ο Σταθμός Αποδείξεις, ενώ στο επόμενο πεδίο δηλώνετε τον εκτυπωτή που χρησιμοποιείτε. 32
Κεφάλαιο 3 ο Στην περίπτωση που θέλετε να διαλέξετε έναν άλλο μαθητή, δεν έχετε παρά να κάνετε κλικ στο κουμπί με το οποίο μετακινήστε στον επόμενο ή αντίστοιχα με το κουμπί στον προηγούμενο μαθητή. 3.1.3. Απουσίες Η επιλογή αυτή ενεργοποιείται μόνο αφού ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία Μαθητών, φωτίσετε το μαθητή που θέλετε και, χωρίς να κλείσετε το παράθυρο των γενικών στοιχείων, επιλέξετε: Αρχεία Μαθητές Απουσίες Στο παράθυρο που εμφανίζεται κάντε κλικ στο κουμπί Διόρθωση και πληκτρολογείστε την ημερομηνία στην οποία θέλετε να καταχωρίσετε τις απουσίες. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μετακινηθείτε στην τρίτη στήλη και να δηλώσετε το σύνολο των απουσιών που έκανε την ημέρα αυτή ο μαθητής. Συνεχίζοντας δηλώνετε πόσες από αυτές είναι δικαιολογημένες και ποιος τις δικαιολογεί. Αν δικαιολογούνται από γιατρό ή κηδεμόνα, τότε επιλέγετε από το αντίστοιχο κουτάκι της πέμπτης στήλης (με τίτλο Ανάλυση) Γιατρός ή Κηδεμόνας αντίστοιχα. Στην τελευταία στήλη, με τίτλο Παρατηρήσεις, συμπληρώνετε τις σημειώσεις σας για την απουσία του μαθητή. Αν στο πεδίο Παρακολούθηση Απουσιών Ανά Μάθημα της 2 ης καρτέλας της επιλογής Αρχεία Άλλες Λειτουργίες Παράμετροι Συστήματος έχετε επιλέξει Ναι, τότε στο παράθυρο των απουσιών εμφανίζεται ένα επιπλέον πεδίο, με τίτλο Μαθήματα. Από αυτό το πεδίο μπορείτε να επιλέξετε το μάθημα της τάξης του μαθητή, στην ώρα του οποίου αυτός απουσίαζε. Από το κουμπί Σύνολα μπορείτε να δείτε τις απουσίες των μαθητών που αναφέρονται σε όλους τους μήνες και όλες τις ημέρες. Σημείωση: Μην ξεχνάτε όμως ότι για να έχετε τη δυνατότητα να καταχωρίσετε βαθμούς, απουσίες, πληρωμές διδάκτρων κτλ. θα πρέπει να έχετε ανοιχτό το παράθυρο των γενικών στοιχείων των μαθητών. Το Lingua κάνει αυστηρό έλεγχο στην εισαγωγή των απουσιών, έτσι ώστε να μη δώσετε ημερομηνία που δεν αντιστοιχεί στην ενεργή περίοδο. Αν μετά την εισαγωγή της ημερομηνίας των απουσιών εμφανιστεί το μήνυμα: Λανθασμένη Ημερομηνία! Παρακαλώ Διορθώστε, τότε έχετε δώσει ημερομηνία εκτός των ορίων της περιόδου. Από την επιλογή: Αρχεία Τάξεις Γενικά Στοιχεία 33
Οι επιλογές των αρχείων ελέγξτε την ημερομηνία έναρξης της περιόδου, καθώς και το εύρος των βαθμολογικών περιόδων. Αν κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση δεν καταχωρούνται οι απουσίες, τότε κάποιος έχει κλειδώσει τις βαθμολογικές περιόδους. Από την επιλογή Αλλαγή Χρήστη επιλέξτε το Χρήστη Supervisor. Στη συνέχεια από την επιλογή: Αρχεία Μαθητές Προστασία Βαθμών-Απουσιών αφαιρέστε την επιλογή της προστασίας τους. 3.1.4. Διδαχθείσα Ύλη Εδώ μπορείτε να δείτε την ύλη που διδάχτηκε ο μαθητής. Σε περίπτωση που ο μαθητής απουσίαζε μία συγκεκριμένη ημέρα-ώρα ενός μαθήματος,τότε η ύλη την οποία δεν διδάχτηκε θα εμφανιστεί με γκρι χρώμα. Η εφαρμογή θα εμφανίσει την ύλη που διδάχτηκε ξεκινώντας από την Ημερομηνία Έναρξης παρακολούθησης του μαθητή (εάν έχει συμπληρωθεί), έως την Ημερομηνία Διακοπής ή Περάτωσης Φοίτησης (εάν έχουν συμπληρωθεί). Όμως για να τα δείτε όλα αυτά θα πρέπει να έχετε κάνει πριν ορισμένες κινήσεις στις τάξεις και στα τμήματα τις οποίες θα δείτε στην συνέχεια του κεφαλαίου. 3.1.5. Βαθμοί Όπως στις απουσίες, έτσι και στους βαθμούς πρέπει να φωτίσετε το μαθητή που θέλετε, έχοντας ανοιχτό το παράθυρο των Γενικών Στοιχείων του και να επιλέξετε: Αρχεία Μαθητές Βαθμοί Στην οθόνη που εμφανίζεται βλέπετε το μαθητή, την τάξη, το τμήμα του και τη βαθμολογική περίοδο που θα αφορούν οι βαθμοί. Επίσης, μπορείτε να δηλώσετε αν θα εμφανιστούν τα μαθήματα που δεν παρακολουθεί ο μαθητής και αν θέλετε να εμφανίζονται και τα σχόλια των βαθμών. Στα μαθήματα που εμφανίζονται πληκτρολογείτε τους βαθμούς του μαθητή (αφού έχετε κάνει κλικ στο κουμπί Διόρθωση) για την περίοδο που ορίσατε. Σε περίπτωση που πληκτρολογήσετε λανθασμένη βαθμολογία, το πρόγραμμα δε θα τη δεχθεί και θα επαναφέρει την τελευταία σωστή βαθμολογία. Για να αναιρέσετε κάποιο βαθμό, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε μηδέν ή να τον σβήσετε με το πλήκτρο DELETE (οπότε πάλι θα εμφανιστεί το μηδέν). Για το Lingua το μηδέν σημαίνει ότι δεν έχει βαθμολογηθεί το συγκεκριμένο μάθημα. Τελειώνοντας την καταχώριση των βαθμών, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να αποθηκευτούν οι βαθμοί στο πρόγραμμα. Από τα κουμπιά που βρίσκονται δεξιά και αριστερά του ονόματος του μαθητή μεταφέρεστε σε επόμενο ή προηγούμενο μαθητή. 34