ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΣΤΟΝ ΧΩΡΟ ΤΗΣ ΥΓΕΙΑΣ

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΣΤΟΝ ΧΩΡΟ ΤΗΣ ΥΓΕΙΑΣ

Ηλεκτρονική Διαχείριση Ερευνών Αγοράς και Προσφορών για Διαγωνισμούς αξίας κάτω των 60.000 για τα Νοσοκομεία 2

1 Το επιχειρησιακό θέμα στις Διευθύνσεις Προμηθειών των Νοσοκομείων Μεγάλα και μικρά Νοσοκομεία, αντιμετωπίζουν καθημερινά το πρόβλημα της αναζήτησης και επικοινωνίας με προμηθευτές προκειμένου να διοργανώσουν έρευνες αγοράς και διαγωνισμούς μικρής σχετικά αξίας για την προμήθεια αγαθών, έργων αλλά και υπηρεσιών. Οι «μικροπρομήθειες» αυτές, αν ιδωθούν μεμονωμένα, κρίνονται αμελητέες, αλλά στην πραγματικότητα, συγκεντρωτικά αντιπροσωπεύουν το μεγαλύτερο ποσοστό του διαθέσιμου χρόνου του προσωπικού των τμημάτων Προμηθειών του Νοσοκομείου. Το θέμα γίνεται περισσότερο βασανιστικό για τα Νοσοκομεία, καθώς: είναι σχετικά μεγάλος ο αριθμός αυτών των περιπτώσεων που εκτελούνται μηνιαίως, ο χρόνος διεκπεραίωσης τους είναι σχεδόν πάντα πιεστικός, επιφορτίζουν με επιπλέον διαχειριστικές διαδικασίες τα τμήματα προμηθειών, που δεν σχετίζονται μόνο με την εκτέλεση της διαγωνιστικής διαδικασίας, αλλά περιλαμβάνουν και διαδικασίες ενημέρωσης & «follow up» των αντίστοιχων προμηθευτών, όπως έκδοση και ανάρτηση αποτελεσμάτων, συγγραφή συγκριτικών πινάκων, κοινοποιήσεις σε τρίτα μέρη, επιτροπές, εγκρίσεις, κλπ. Η κατάσταση αυτή έχει σαν αποτέλεσμα να έχει παγιωθεί μία χειροκίνητη διαδικασία, η οποία οδηγεί πρακτικά στην προσπάθεια για την «κατά το δυνατόν γρηγορότερη διεκπεραίωση» κάθε μεμονωμένου αιτήματος προμήθειας. Με τον τρόπο αυτό, είναι αρκετές οι περιπτώσεις όπου η έλλειψη χρόνου και μέσων για την ανεύρεση και αξιοποίηση καινούργιων προμηθευτών, οδηγεί σε: καταχρηστική χρησιμοποίηση των ήδη υπαρχόντων προμηθευτών, σταδιακή χρονική απαξίωση των μητρώων προμηθευτών του Νοσοκομείου, αύξηση της γραφειοκρατίας που απαιτείται για τη δικαιολόγηση της εν λόγω διαδικασίας. Τέλος, είναι γεγονός, ότι η παρούσα κατάσταση δεν επιτρέπει στις Διοικήσεις Νοσοκομειακών Οργανισμών την εύκολη διεκδίκηση επιπρόσθετων ανθρώπινων πόρων, αλλά και επιπλέον πληροφοριακών συστημάτων, γεγονός που σημαίνει ότι η αξιοποίηση του υπάρχοντος ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να συμπληρωθεί με τα κατάλληλα «έξυπνα» εργαλεία για να αποδώσει και να επιτελέσει τους στόχους της. Αυτοί δεν είναι άλλοι, από τον περιορισμό του κόστους των Προμηθειών (save money), την αύξηση της αποτελεσματικότητας του τμήματος Προμηθειών του Νοσοκομείου (automate & streamline process), την ταχύτερη εκτέλεση της κάθε προμήθειας, χωρίς όμως περιορισμό της διαφάνειας και των απαιτούμενων διαδικασιών του Δημοσίου και τη βελτίωση του τρόπου συνεργασίας με τους προμηθευτές (improve supplier management/collaboration).

2 H λύση Σε όλα τα παραπάνω υπαρκτά θέματα, δίνεται η επιλογή άμεσης επίλυσης με τη χρήση της υπηρεσίας compareone. Πρόκειται για μία εφαρμογή, που διευκολύνει τη διεξαγωγή έρευνας αγοράς και διαγωνισμών από τα Νοσοκομεία, δίνοντας επιπλέον τα απαραίτητα εργαλεία ώστε να διευκολύνει το προσωπικό της Δ/νσης Προμηθειών και στις σχετικές με τις προμήθειες διαδικασίες. Η εφαρμογή αυτή, παρέχεται ως υπηρεσία μέσω Internet, γεγονός που απαλλάσσει το Νοσοκομείο από την προμήθεια και υποστήριξη επιπλέον υπολογιστικών δομών, εξειδικευμένων ανθρώπινων πόρων και εργασιών συντήρησης και υποστήριξης του λογισμικού εφαρμογής, διότι αυτά εκτελούνται και υποστηρίζονται από το εξειδικευμένο προσωπικό της cosmoone. Η διαδικασία χρησιμοποιείται από τους Δημόσιους Φορείς για διαγωνισμούς και προμήθειες κάτω από το όριο των 60.000, πάνω από το οποίο χρησιμοποιείται το Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (Ε.ΣΥ.ΔΗ.Σ). 2.1 Χαρακτηριστικά εφαρμογής Η εφαρμογή είναι σχεδιασμένη ώστε να είναι απλή και φιλική στους χρήστες. Υποστηρίζει την δημιουργία και αποστολή αιτημάτων σε τρία απλά βήματα που περιλαμβάνουν: A. Τα γενικά στοιχεία της προμήθειας. Στο πρώτο βήμα και σε μία μόνο οθόνη, καταχωρούνται οι απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση ενδιαφέροντος για λήψη προσφορών, ή για την έρευνα αγοράς. Ο χρήστης του Νοσοκομείου, τα στοιχεία του οποίου εμφανίζονται αυτόματα, καταχωρεί τον τίτλο του αντικειμένου της προμήθειας, δίνει ένα κωδικό στο αίτημα και σημειώνει σε ημερολόγιο την τελευταία ημέρα και ώρα του χρόνου υποβολής προσφορών. Επίσης μπορεί να προσθέσει τα στοιχεία επικοινωνίας με τους αρμόδιους για το αντικείμενο, την κατηγορία της προμήθειας, τους αριθμούς αναφοράς, πρωτοκόλλου, ΑΔΑ, καθώς και διάφορα συνημμένα έγγραφα, όπως πίνακες προδιαγραφών, υποδείγματα συμβάσεων, δηλώσεις κλπ. 4

B. Τα προς προμήθεια είδη Στο δεύτερο βήμα καταχωρούνται τα προς προμήθεια είδη: Τα είδη εισάγονται από το προσωπικό του τμήματος Προμηθειών του Νοσοκομείου υπό μορφή πινάκων οικονομικών προσφορών που περιλαμβάνουν στήλες για κωδικό είδους Νοσοκομείου, περιγραφή, μονάδα μέτρησης, ποσότητα, τιμή μονάδας, και πληροφορίες παράδοσης. Η εισαγωγή των ειδών γίνεται μέσω αρχείου excel, τα οποία ήδη χρησιμοποιούνται για ομαδοποίηση και επεξεργασία των αιτημάτων. Οι προμηθευτές συμπληρώνουν την τιμή μονάδας, τον αναλογούντα ΦΠΑ%, πληροφορίες παράδοσης, αλλά επίσης και τον κωδικό ΕΚΑΠΤΥ, τιμή Παρατηρητηρίου, κωδικό προμηθευτή, σχόλια κλπ, (όπως η εικόνα παραπλεύρως). Η υπηρεσία, δίνει την δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης προτύπων αιτημάτων διαγωνισμών, γεγονός που μειώνει ακόμη περισσότερο τον χρόνο δημιουργίας ενός αιτήματος που δεν ξεπερνά τα 3 λεπτά. C. Τους προμηθευτές που προσκαλούνται να απαντήσουν Στο τρίτο και τελευταίο βήμα γίνεται η επιλογή των προμηθευτών, η οποία μπορεί να πραγματοποιηθεί με πολλαπλούς τρόπους, συμπεριλαμβανομένων: Συγκεκριμένης λίστας προμηθευτών που διατηρεί το Νοσοκομείο για κάθε κατηγορία προμήθειας. Επιλογή προμηθευτών από συγκεκριμένη κατηγορία προμηθειών, στην οποία οι ίδιοι οι προμηθευτές έχουν επιλέξει και δηλώσει ότι δραστηριοποιούνται. Κάθε προμηθευτής μπορεί να εγγραφεί στην εφαρμογή χωρίς κανένα απολύτως κόστος, συμπληρώνοντας τα στοιχεία της εταιρίας του και τις κατηγορίες για τις οποίες ενδιαφέρεται να λαμβάνει προσκλήσεις και αιτήματα προμηθειών από Νοσοκομεία. Με την ολοκλήρωση του τρίτου βήματος, αποστέλλεται η αίτηση προμήθειας στους συγκεκριμένους επιλεγμένους προμηθευτές, οι οποίοι με την σειρά τους απαντούν εντός της, καθορισμένης από το χρήστη, χρονικής προθεσμίας μέσω της εφαρμογής. Αξίζει να σημειωθεί, ότι είναι δυνατή η αποστολή του διαγωνισμού στους προμηθευτές, μετά από σχετική ηλεκτρονική έγκριση άλλου χρήστη, π.χ. Προϊσταμένου Προμηθειών, ώστε να υπάρχει επιπλέον ο απαραίτητος έλεγχος στις έρευνες αγορών και τα σχετικά αιτήματα.

Αξιολόγηση Προσφορών Η εφαρμογή, μέχρι την ημέρα και ώρα λήξης της υποβολής προσφορών, δεν επιτρέπει σε κανένα χρήστη να ανοίξει ουδεμία προσφορά προμηθευτή. Μετά τη συγκεκριμένη ημερομηνία, η εφαρμογή επιτρέπει την πρόσβαση στις απαντήσεις των προμηθευτών, αλλά έχει ήδη «ετοιμάσει» για τους χρήστες τις Δ/ νσης Προμηθειών του Νοσοκομείου τα ακόλουθα: 1. Συγκριτικό πίνακα προσφορών προμηθευτών με τιμές μονάδας. 2. Συγκριτικό πίνακα προσφορών προμηθευτών με συνολικές τιμές, και με αυτόματη επισήμανση των χαμηλότερων τιμών ανά είδος και στο σύνολο. 3. Πίνακα κατακύρωσης που περιλαμβάνει τον προμηθευτή με την καλύτερη τιμή ανά είδος. Οι παραπάνω πίνακες μπορούν να εξαχθούν σε αρχείο excel, αν χρειάζεται περαιτέρω επεξεργασία και διαμόρφωση, αλλά και σε αρχείο pdf ώστε να μπορούν να αναρτηθούν στο site του Νοσοκομείου. Ο πίνακας κατακύρωσης, μπορεί επίσης να εισαχθεί στο σύστημα παραγγελιών της cosmoone και να αποσταλεί ηλεκτρονικά παραγγελία με το κάθε είδος σε κάθε αντιστοιχούντα προμηθευτή. Η διαδικασία κλείνει με την αυτόματη δημιουργία του φακέλου προμήθειας, όπου καταγράφονται με μεγάλη λεπτομέρεια, όλες οι ενέργειες του Νοσοκομείου και των Προμηθευτών, δηλ. ο χρόνος δημιουργίας του διαγωνισμού, τα είδη που συμπεριλήφθηκαν, οι προμηθευτές που προσκλήθηκαν, οι απαντήσεις τους, τα αποτελέσματα κλπ. Ο φάκελος μπορεί να εξαχθεί σε μορφή pdf, να αποθηκευτεί στο σύστημα του Νοσοκομείου, να σταλεί στον Πάρεδρο για έλεγχο, στη Διοίκηση για έγκριση, κλπ. 2.2. Χαρακτηριστικά υπηρεσίας Η εφαρμογή για την Ηλεκτρονική Διαχείριση Ερευνών Αγοράς, Προσφορών & Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών compareone προσφέρεται υπό μορφή υπηρεσίας, οπότε είναι δυνατή η πλήρης παραμετροποίηση της ανάλογα με την πρακτική και τις επιθυμίες του κάθε Νοσοκομείου. Με τον τρόπο αυτό μπορούν, για παράδειγμα, να υλοποιηθούν τα ακόλουθα: κατηγοριοποίηση ειδών αλλά και προμηθευτών σύμφωνα με την υπάρχουσα δομή του Νοσοκομείου, εμφάνιση και απόκρυψη πεδίων της εφαρμογής, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του κάθε Νοσοκομείου, επιλογή και ανάθεση διαφορετικών ρόλων σε χρήστες του Νοσοκομείου, για τις διαδικασίες δημιουργίας, έγκρισης, αξιολόγησης και κατακύρωσης του αποτελέσματος των διαγωνισμών. Το βασικότερο πλεονέκτημα της υπηρεσίας έγκειται στο γεγονός ότι το compareone είναι μία κοινή πλατφόρμα για όλους τους προμηθευτές των Νοσοκομείων οπότε: κάθε Νοσοκομείο να μπορεί να προσκαλέσει προμηθευτές που έως τη δεδομένη στιγμή δεν είναι ενταγμένοι στην υπηρεσία ή μπορεί να έρθει σε επαφή και να ζητήσει προσφορές από προμηθευτές που έχουν ήδη προσκληθεί άρα έχουν ήδη ενταχθεί στην υπηρεσία από άλλα Νοσοκομεία. Γίνεται δηλαδή, ένας συνεχής εμπλουτισμός του μητρώου του κάθε ενταγμένου Νοσοκομείου από δυνητικούς προμηθευτές προς όφελος όλων, τόσο των άλλων Νοσοκομείων που είναι ενταγμένα στην υπηρεσία διότι ανακαλύπτουν αυτομάτως και νέους προμηθευτές, όσο και των προμηθευτών διότι είναι ορατοί από νέα Νοσοκομεία, δηλ. δυνητικούς νέους πελάτες. 6

3 Τα οφέλη για το Νοσοκομείο Με βάση τις προδιαγραφές της εφαρμογής και τα χαρακτηριστικά της υπηρεσίας, τα βασικότερα οφέλη που αποκομίζουν τα Νοσοκομεία είναι τα ακόλουθα: επιτάχυνση του κύκλου έρευνας αγοράς συλλογής προσφορών αξιολόγησης παραγγελίας, χωρίς μείωση της αποτελεσματικότητας και διαφάνειας, σημαντική μείωση του λειτουργικού κόστους διαδικασίας προμηθειών, λόγω αντικατάστασης των - μη ηλεκτρονικών (fax, τηλέφωνο, ταχυδρομείο), μεθόδων επικοινωνίας, ουσιαστικά εκμηδενισμός των λαθών και των προβλημάτων που προκύπτουν από τις αξιολογήσεις μη συγκρίσιμων απαντήσεων προμηθευτών, με την καθιέρωση κανόνων και κριτηρίων στα πεδία απαντήσεων, διατήρηση ηλεκτρονικού φακέλου διαγωνισμού. Σε ότι αφορά την εκπαίδευση του προσωπικού, ισχύουν τα ακόλουθα: δεν απαιτείται χρονοβόρα εκπαίδευση για το προσωπικό του Νοσοκομείου, αλλά απλή ενημέρωση της τάξεως των 2 ωρών, η εφαρμογή σε κάθε βήμα έχει on-line help που υποδεικνύει ακριβώς τις απαραίτητες ενέργειες, οι προμηθευτές ενημερώνονται μέσω e-learning, ώστε να μην επιβαρύνουν διαδικαστικά το Νοσοκομείο με ερωτήσεις και απορίες. 4 Τα οφέλη για τους Προμηθευτές Πλεονεκτήματα και οφέλη υπάρχουν όμως και για τους προμηθευτές που συμμετέχουν σε μια τέτοια διαδικασία, όπως: Άμεση ενημέρωση και δυνατότητα συμμετοχής σε κάθε πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος. Μείωση του διαχειριστικού κόστους υποβολής προσφορών λόγω βελτίωσης της διαδικασίας επικοινωνίας. Διατήρηση ηλεκτρονικής βάσης δεδομένων για κάθε προσφορά σε κάθε Νοσοκομείο. Εξασφάλιση απόλυτης διαφάνειας και ισοτιμίας, καθώς όλοι οι προμηθευτές έχουν ταυτόχρονα, ακριβώς την ίδια πληροφόρηση.

H cosmoonε είναι εταιρία του Ομίλου ΟΤΕ. Αξιοποιώντας την εμπειρία και τεχνογνωσία των 14+ ετών λειτουργίας της, εγγυάται την παροχή υπηρεσιών και την υλοποίηση έργων που αναβαθμίζουν ουσιαστικά τις διαδικασίες προμηθειών των πελατών της στην Ελλάδα και το Εξωτερικό. Η cosmoone ιδρύθηκε το 2000 και στο μετοχικό της κεφάλαιο συμμετέχουν οι εταιρίες: ΟΤΕ (30,87%), COSMOTE (30,87%), Alpha Bank (15%), ΔΙΗΝΕΚΗΣ Πληροφορική (13,18%) και Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος (10,08%). Σήμερα, η cosmoone κατέχει κυρίαρχη θέση στον τομέα του διεπιχειρησιακού Ηλεκτρονικού Εμπορίου B2B στη χώρα μας, εχοντας παρουσία σε ολους τους σημαντικούς τομείς της Αγοράς και αξιόλογη συνεργασία με Ερευνητικά και Εκπαιδευτικά Ιδρύματα. Η cosmoone στον χώρο Προμηθειών της Υγείας. H cosmoone διοργάνωσε την πρώτη ηλεκτρονική δημοπρασία το ετος 2006 σε Ιδιωτικό Νοσοκομείο (ΙΑΤΡΙΚΟ ΑΘΗΝΩΝ) ενώ το 2010 διοργάνωσε την πρώτη ηλεκτρονική δημοπρασία σε Δημόσιο Νοσοκομείο και συγκεκριμένα στο ΝΑΥΤΙΚΟ ΝΟΣΟΚΟ- ΜΕΙΟ ΑΘΗΝΩΝ (Ν.Ν.Α.). Το 2013 η εταιρεία ξεκίνησε να παρέχει την υπηρεσία ηλεκτρονικής διαχείρισης ερευνών αγοράς, προσφορών και διαγωνισμών αξίας κάτω του ορίου των 60.000 σε Νοσοκομεία. Η πρώτη μονάδα Υγείας που το χρησιμοποίησε την περίοδο 2012-2013 ήταν το Γ.Ν.Α. ΚΑΤ το οποίο βραβεύθηκε στον Πανελλήνιο Διαγωνισμό e-volution awards για την χρήση του συστήματος. Το 2014 το πλήθος των ηλεκτρονικών διαγωνισμών μέσω του συστήματος από τον χώρο της Υγείας ξεπέρασε τους 4.500 διαγωνισμούς, ενώ οι συμμετέχοντες προμηθευτές στο σύστημα ξεπέρασαν τους 800. Και συνεχίζουμε να προσφέρουμε αξία στους πελάτες μας. cosmoone Hellas Marketsite S.A. Ολυμπίας 26, Τ.Κ. 141 22, Ηράκλειο Αττικής Tηλ.: +30 210 272 38 10 Fax: +30 210 272 38 20 email: info@cosmo-one.gr www.cosmo-one.gr