Εγχειρίδιο Πιστωτικής Πολιτικής (Credit Policy Manual): Πολυτέλεια ή Ανάγκη; Είναι γεγονός ότι σε αυτούς τους ομολογουμένως δύσκολους καιρούς της αναταραχής και της οικονομικής κρίσης στις παγκόσμιες αγορές, η ίδρυση του επαγγελματικού Συνδέσμου Ανωτάτων Στελεχών Διαχείρισης Πιστωτικού Κινδύνου αποτελεί μια μεγάλη ευκαιρία και πρόκληση για όλους τους επαγγελματίες που οι ρόλοι και οι υπευθυνότητες τους σχετίζονται με τη διαχείριση και διοίκηση των αντίστοιχων θεμάτων. Στα πλαίσια αυτά και αξιοποιώντας το βήμα επικοινωνίας που προσφέρει ο φιλόξενος ιστοχώρος του Συνδέσμου, θα ήθελα να αναφερθώ σε ένα θέμα που λόγω της έντασης και της πολυπλοκότητας των ημερήσιων εργασιών που καλούμαστε να υλοποιήσουμε και να υποστηρίξουμε, πολλές φορές ξεφεύγει της προσοχής μας ή στην καλύτερη περίπτωση λαμβάνει χαμηλότερη προτεραιότητα στην υλοποίησή του. Αναφέρομαι στην ύπαρξη Εγχειριδίου Πιστωτικής Πολιτικής (Credit Policy Manual) ως εταιρική διαδικασία, οδηγό και ρυθμιστή ενός ξεκάθαρου πλαισίου δράσης και λήψης αποφάσεων που σχετίζεται με μια σειρά αποφασιστικής σημασίας θεμάτων διοίκησης του πιστωτικού ελέγχου (credit management) και του αναλαμβανόμενου ρίσκου (risk management) στη σύγχρονη επιχείρηση του 21 ου αιώνα. Η ευκαιρία να υποστηρίξω με στοιχεία τις θέσεις που παραθέτω στη συνέχεια, μου δόθηκε πριν λίγο καιρό στο 2 ο Συνέδριο Credit Risk Management που διοργάνωσε η ICAP (Οκτώβριος 2009) κατά τη διάρκεια του οποίου παρουσιάστηκε η Εξέλιξη της Πιστοληπτικής Ικανότητας των Ελληνικών Επιχειρήσεων (2008 2009) από το Διευθυντή Πιστοληπτικών Αξιολογήσεων της ICAP, και μέλος του Συνδέσμου, κ. Λεωνίδα Κοτσαύτη. Θα αναφερθώ σε ένα από αυτά τα στοιχεία το οποίο θεωρώ ότι θα συνεισφέρει σημαντικά στην προσπάθειά μας να κατανοήσουμε αν η ύπαρξη μιας δομημένης εταιρικής διαδικασίας όπως είναι το Εταιρικό Εγχειρίδιο Πιστωτικής Πολιτικής, εν τέλει πρόκειται για μια ακόμη εταιρική «γραφειοκρατική υπερβολή» ή εάν προσφέρει ένα λειτουργικό πλαίσιο διοικητικής υποστήριξης.. Δείγμα 150 επιχειρήσεις σε Αθήνα (128 επιχειρήσεις) και Θεσσαλονίκη (22 επιχειρήσεις) 1
Σύμφωνα λοιπόν με την προαναφερθείσα έρευνα, το 71% των μεγαλύτερων επιχειρήσεων στην Αθήνα και Θεσσαλονίκη δε διαθέτουν Εγχειρίδιο Πιστωτικής Πολιτικής και βασίζουν τις αντίστοιχες αποφάσεις τους σε άλλες πρωτογενείς ή δευτερογενείς εσωτερικές ή εξωτερικές μεταβλητές (decision factors). Αν σταθούμε για λίγο ως ερευνητές και αναζητητές της αιτίας των γεγονότων, πρέπει να αναρωτηθούμε μήπως η πλειοψηφία αυτών των επιχειρήσεων γνωρίζει κάτι περισσότερο που εμείς ως credit and finance professionals αγνοούμε ή η αμείλικτη λειτουργία της καθημερινής πραγματικότητας έθεσε για άλλη μια φορά τις συνθήκες, τις διακρίσεις αλλά και τις προτεραιότητες του επείγοντος; Λαμβάνοντας υπ όψιν την πάρα πάνω καταγραφή ας προσπαθήσουμε να παραθέσουμε το ενδεικτικό πλαίσιο των περιεχομένων και των θεμάτων που πρέπει να περιέχονται σε ένα σύγχρονο και λειτουργικό Εγχειρίδιο Πιστωτικής Πολιτικής (Credit Policy Manual). Με τον τρόπο αυτό και μετά την ολοκλήρωση της καταγραφής, ο αναγνώστης θα έχει ο ίδιος την ευκαιρία να αξιολογήσει τη χρησιμότητα ή τη στρατηγική προοπτική της ύπαρξής ενός ανάλογου βοηθήματος αλλά και της αντίστοιχης διαδικασίας. Τα θέματα αυτά αποτελούν την βασική δομή ενός εγχειριδίου αυτής της μορφής και ο αναγνώστης μπορεί και θα πρέπει να τα τροποποιήσει εμπλουτίσει βάσει των ιδιαιτεροτήτων που ισχύουν στην επιχείρησή του. Οι ενότητες που καλύπτονται είναι εννέα και καλύπτουν τους στόχους, τις διαδικασίες και τις αρμοδιότητες και καταλήγουν στις αναφορές. 1. Business Summary Συνοπτική περιγραφή του business model. Καταγραφή των προϊόντων ή υπηρεσιών. Βασικά οικονομικά στοιχεία. Ενδεικτικά ποσοτικά / υποστηρικτικά στοιχεία για να είναι δυνατόν να γίνει αντιληπτή η διάσταση του εμπορικού και οικονομικού κύκλου. Πιθανές ιδιαιτερότητες που εντοπίζονται στον κλάδο ή τον κύκλο ζωής προϊόντων / υπηρεσιών. 2. Στόχοι Πιστωτικής Πολιτικής (Credit Policy objectives) Ενδεικτικά μπορεί να γίνεται αναφορά στα κάτωθι: Πλαίσιο ανάληψης ρίσκου για την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων. Αναφορά στη διαδικασία καθορισμού και εσωτερικής επικοινωνίας των τρόπων πληρωμής των πελατών (payment terms) και των πιστωτικών ορίων (credit limits). Αναφορά στη διαδικασία καταγραφής και διοίκησης των πιστωτικών υπολοίπων (credit exposures). Αναφορά στο πλαίσιο εφαρμογής και αποδέκτες της πιστωτικής πολιτικής (credit policy). Αναφορά στην εγκριτική διαδικασία (approval process) στις περιπτώσεις υπέρβασης πιστωτικών ορίων (extension of unsecured credit limits). Αναφορά στη διαδικασία καταγραφής και παρακολούθησης των καλύψεων (collaterals). Αναφορά στη διαδικασία χειρισμού των περιπτώσεων defaults. 2
3. Καθορισμός Αρμοδιοτήτων και Υπευθυνοτήτων (Ownership, compliance and administration) Μια από τις πιο σημαντικές αναφορές που πρέπει να περιέχονται στο Εγχειρίδιο Πιστωτικής Πολιτικής, είναι η καταγραφή και το ξεκάθαρο πλαίσιο των ρόλων και αρμοδιοτήτων ΟΛΩΝ των εμπλεκομένων ανά τμήμα ή διευθύνσεις (εμπορικό, οικονομικό και νομικό) στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων πιστωτικού ελέγχου και τις αντίστοιχες συνοδευτικές εγκριτικές λειτουργίες. Αναφορά στο ύψος του ποσού μέχρι του οποίου ο κάθε εμπλεκόμενος μπορεί να εγκρίνει μια σειρά ενεργειών όπως ενδεικτικά αναφέρονται στη συνέχεια: Υπερβάσεις στα εγκεκριμένα πιστωτικά όρια Αποδοχή παραγγελειοληψίας λόγω υπερβάσεων κλπ. Αναφορά στο πλαίσιο αρμοδιοτήτων αποδοχής και έγκρισης των συναλλακτικών / εισπρακτικών μέσων. Αναφορά στο πλαίσιο αρμοδιοτήτων αποδοχής και έγκρισης των μέσων κάλυψης. Αναφορά στις αρμοδιότητες σχετικά με τη διαδικασία ελέγχου συναλλακτικής συμπεριφοράς υφιστάμενων ή νέων πελατών. Αναφορά στις εγκριτικές αρμοδιότητες του χρονικού διαστήματος ενηλικίωσης των ληξιπροθέσμων οφειλών. Αναφορά στους ρόλους και αρμοδιότητες νέας διαπραγμάτευσης οικονομικών και εμπορικών όρων λόγω αδυναμιών στην τήρηση της συμφωνηθείσας πιστωτικής πολιτικής. Αναφορά στις αρμοδιότητες και το πλαίσιο έναρξης νομικών ενεργειών κλπ. 4. Μεθοδολογία και κλίμακα κατάταξης ρίσκου πελατών (Customer risk assessment) Στη συγκεκριμένη ενότητα γίνεται αναφορά στον τρόπο αξιολόγησης (κλίμακα διαβάθμισης rating) του ρίσκου των πελατών. Το rating βασίζεται συνήθως στην εκτίμηση της συνολικής οικονομικής κατάστασης, οικονομικής επιφάνειας και ρευστότητας του πελάτη και καλύπτει: Τις μεταβλητές που χρησιμοποιούνται καθώς και τις βαρύτητές τους. Την κλίμακα διαβάθμισης και αντιστοίχησής της σε Ποσοτικοποίηση μεταβλητών αξιολόγησης (συνήθως σε ποσοστό πιθανότητα οικονομικής αδυναμίας / default του πελάτη). Στις περισσότερες περιπτώσεις η κλίμακα ομοιάζει με τις 9βάθμιες κλίμακες των επώνυμων διεθνών rating agencies Standard and Poor s, Moody s και Fitch. όπως οι παρακάτω. ICAP S&P/Fitch Rating Moody s Rating 1Yr Default Probability AAA to AA Aaa to Aa3 0.01% 0.02% AA to A A+ to A A1 to A3 0.03% 0.3% BB to B BBB+ to BBB Baa1 to Baa3 0.3% 0.7% C to D BB+ to BB Ba1 Ba2 0.7% 2.5% E BB Ba3 2.5% 3.5% F to G B+ B1 3.5% 9.5% B to B B2 to B3 9.5% 24.5% H CCC Caa 24.5% other other 50% 3
5. Διαχείριση εμπορικών συμβολαίων (Credit reviews in contract management) Ανασκόπηση Αποτύπωση των πιστωτικών όρων συνεργασίας. Αναφορά σε εγγυήσεις και διαχείριση απαιτήσεων σε περιπτώσεις αδυναμίας εκπλήρωσης συμβατικών όρων εμπορικής συνεργασίας. 6. Διαδικασία καθορισμού πιστωτικών ορίων πελατών (Credit limit setting) Αξιολόγηση οικονομικών στοιχείων εταιρειών (financial statements analysis). Αξιολόγηση οικονομικής θέσης ιδιωτών πελατών (personal wealth assessment). Αναζήτηση και αξιολόγηση δελτίων συναλλακτικής συμπεριφοράς πελατών και συνδεδεμένων ιδιωτών επιχειρήσεων (credit repot evaluation). Αναζήτηση και σύγκριση κλαδικών οικονομικών και επιχειρηματικών δεικτών. Διαδικασία οικονομικής και επιχειρηματικής αξιολόγησης εγκριτική διαδικασία υπέρβασης πιστωτικών ορίων (credit limit override). Καθορισμός traffic lights και δεικτών early warning KPIs. 7. Διαδικασία αξιολόγησης εγγυήσεων / καλύψεων (securities and mitigation instruments) Ανάλυση και αξιολόγηση ποσοστού κάλυψης ρίσκου από τις παρεχόμενες εγγυήσεις: Σχήματα προκαταβολών παρακρατήσεων σε χρήμα (cash collaterals), Τραπεζικές εγγυήσεις (bank guarantees), Εκχωρήσεις απαιτήσεων (pledged assets, trade receivables) Ασφάλιση πιστώσεων (insurance covers). Σχήματα εταιρικών εγγυήσεων (company / parent guarantees), Προσωπικές εγγυήσεις (personal guarantees) Μεταχρονολογημένες επιταγές (post dated cheques), συναλλαγματικές bills of exchange), Προείσπραξη επιταγών (cheques discounting), σχήματα factoring, Εμπράγματες εξασφαλίσεις (προσημειώσεις, υποθήκες) κλπ. 8. Διαδικασία είσπραξης απαιτήσεων ληξιπρόθεσμων υπολοίπων πελατών (collection activities for overdue accounts) Διαδικασία διακοπής παροχής πίστωσης (Credit Hold). Διαδικασία διακοπής ροής παραγγελιών (Stop Orders). Διαδικασία έναρξης νομικών ενεργειών (legal actions ). Διαδικασία εγγραφής επισφαλών απαιτήσεων (doubtful accounts). Διαδικασία εγγραφής προβλέψεων επί επισφαλών απαιτήσεων (provisioning, bad debt accounting) κλπ. 4
9. Credit Reporting Είδος και συχνότητα εταιρικών credit reports και πληροφοριών που επικοινωνούνται ενδοεπιχειρησιακά. Key Performance Indicators (Credit KPIs). Όπως μπορεί να αντιληφθεί ο αναγνώστης, η δημιουργία και λειτουργία ενός Εγχειριδίου Πιστωτικής Πολιτικής δεν είναι ούτε μια απλή ούτε μια εύκολη υπόθεση. Είναι όμως αναγκαίο γιατί καθορίζει ένα σαφές και συμφωνημένο πλαίσιο εντός του οποίου οφείλουν να κινούνται οι αποφάσεις των εμπλεκομένων για τις οποίες έχουν εξουσιοδοτηθεί αναλαμβάνοντας σύνθετους ρόλους και υπευθυνότητες στο χώρο της διοίκησης επαγγελματικών πιστώσεων. Ο βαθμός δυσκολίας της υλοποίησης του συγκεκριμένου εγχειρήματος, συνήθως αντανακλά τη θέληση και την αποφασιστικότητα της Ηγεσίας (Ανώτατη Διοίκηση) μιας επιχείρησης να δημιουργήσει ένα όσο το δυνατόν πιο ασφαλές υποστηρικτικό πλαίσιο λειτουργίας στην κατεύθυνση της επιδίωξης των στόχων μιας υγιούς επιχειρηματικότητας. Για το λόγο αυτό, έχει τη διορατικότητα να διακρίνει το βαθμό δυσκολίας του εγχειρήματος και να λειτουργήσει ως διαμεσολαβητής σε αντικρουόμενες μεθοδολογίες, τεχνικές και προσπάθειες (όπως είναι αυτές των εμπορικών, οικονομικών και νομικών εκπροσώπων) αρκετές φορές χρησιμοποιώντας το μέσο αυτό προς τη στρατηγική κατεύθυνση την οποία επιθυμεί χαράξει, αναθέτοντας τους κατάλληλους ρόλους και υπευθυνότητες. Ειδικά σε αυτούς τους αρκετά πιεσμένους καιρούς, η ύπαρξη ενός συμφωνημένου Εγχειριδίου Πιστωτικής Πολιτικής (Credit Policy Manual) μπορεί να αποτελέσει για μια επιχείρηση μια πραγματική ευκαιρία ενδοσκόπησης και αναθεώρησης ορισμένων διαδικασιών αλλά και να δώσει ταυτόχρονα την απαιτούμενη εξωστρέφεια και το δυναμισμό που απαιτείται για την υποστήριξη και προώθηση της επιχειρηματικότητας εξασφαλίζοντας διακριτούς και πολύτιμους ρόλους συνεργασίας και ομαδικότητας σε όλους τους εμπλεκόμενους στις διαδικασίες λήψης εμπορικών αποφάσεων και πιστωτικού ελέγχου διοίκησης του αναλαμβανόμενου ρίσκου. Και πάνω από όλα, καλό είναι θυμόμαστε αυτό που ως μέλη πολλές φορές έχουμε συζητήσει μεταξύ μας όταν θυμόμαστε τους στίχους του ποιητή Antonio Machado: Caminante, no hay camino, se hace camino al andar! «Διαβάτη, δεν υπάρχει δρόμος (να διαβείς), το δρόμο τον δημιουργείς περπατώντας τον!» Καλή επιτυχία στις προσπάθειες όλων μας. Βασίλης Τζώρτζης BA MA DipBA MBA CPA Μέλος Δ.Σ. Συνδέσμου Ειδικός Σύμβουλος Εκπαίδευσης 5
6