ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΠΕΙΡΑΙΑ Τμήμα Ναυτιλιακών Σπουδών «Τo Τμήμα Προμηθειών στη Ναυτιλιακή Επιχείρηση» Κωνσταντίνος Παπαβασιλείου 12 Νοεμβρίου 2013 1
Organizational Structure MANAGING DIRECTOR MANAGEMENT REVIEW TEAM DESIGNATED PERSON ASHORE EMERGENCY RESPONSE TEAM SUPPLY TECHNICAL OPERATIONS COMMERCIAL CREW SAFETY/MARINE/VETTING Supply Manager Supply Officer Technical Director Super/nts Operations Manager Commercial Manager Crew Manager Safety & Quality Manager Safety & Quality Suptdnt Company Security Officer PURCHASING Purchasing Manager Purchasing Officer INSURANCE & CLAIMS SECRETARY VESSELS MASTER Ship Security Officer (SSO) 2
ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΒΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΥΛΙΚΩΝ ΣΤΟ ΠΛΟΙΟ ΛΗΨΗ ΛΙΣΤΑΣ ΖΗΤΗΣΗΣ ΥΛΙΚΩΝ ΑΠΟ ΤΟ ΠΛΟΙΟ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΗΣ ΛΙΣΤΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΖΗΤΟΥΜΕΝΩΝ ΥΛΙΚΩΝ ΣΕ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΚΑΙ ΜΕ ΤΑ ΑΛΛΑ ΤΜΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΛΙΣΤΑΣ ΣΕ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΣΥΓΚΡΙΣΗ/ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ/ ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΜΕ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΤΗΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑ/ ΤΙΜΗ / ΦΗΜΗ ΚΤΛ ΤΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΠΛΟΙΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ/ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΖΗΤΗΘΕΝΤΩΝ ΥΛΙΚΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ 3
ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΤΙΚΗ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΤΑΙΡΙΑ (ΣΤΟ ΙΔΙΟ ΛΙΜΑΝΙ Η ΣΕ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟ) ΚΑΛΗ ΦΗΜΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΜΕ ΣΥΝΕΧΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑ ΣΤΟ ΧΩΡΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΜΕ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ( ISO 9000, ISO 14000 ΚΤΛ) ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΙΚEΣ ΤΙΜΕΣ ΑΞΙΟΠΙΣΤΟΣ ΣΤΙΣ ΠΑΡΑΔΟΣΕΙΣ ( ΠΙΘΑΝΗ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΗ ΕΙΝΑΙ ΕΠΙΖΗΜΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΤΑΙΡΙΑ) ΟΡΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ( ΕΚΠΤΩΣΗ, ΜΕΤΡΗΤΑ Η ΠΙΣΤΩΣΗ 60 ΗΜΕΡΩΝ) ΕΞΤΡΑ ΕΞΟΔΑ (ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΑ, ΕΚΤΕΛΩΝΙΣΤΙΚΑ ΚΤΛ) ΟΙΚΟΛΟΓΙΚΗ ΣΥΝΕΙΔΗΣΗ ( 3 Rs REDUCE REUSE RECYCLE) 4
ΚΥΡΙΕΣ ΑΣΧΟΛΙΕΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ: 1. ΤΡΟΦIMA ( FRESH AND DRY PROVISIONS) 2. ΧΡΩΜΑΤΑ ( ΜΗΧΑΝΟΣΤΑΣΙΟΥ & ΚΑΤΑΣΤΡΩΜΑΤΟΣ) 3. ΧΗΜΙΚΑ / ΦΙΑΛΕΣ ( CHEMICALS & CYLINDERS OF OXYGEN, ACETYLENE, FREON) 4. ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ ΚΑΤΑΣΤΡΩΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΧΩΡΟΥ ΕΝΔΙΑΙΤΗΣΗΣ (DECK & CABIN STORES) 5. ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ ΜΗΧΑΝΟΣΤΑΣΙΟΥ (ENGINE STORES) 6. ΤΣΙΓΑΡΑ / ΑΝΑΨΥΚΤΙΚΑ / ΝΕΡΟ ( BONDED STORES ) 7. ΛΟΙΠΑ ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ ( SAFETY STORES, STATIONARIES etc.) 8. ΥΛΙΚΑ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΔΕΞΑΜΕΝΙΣΜΩΝ 9. ΕΚΤΕΛΩΝΙΣΜΟΣ / ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΥΛΙΚΩΝ ΣΤΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ 10. ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ 11. ΑΡΧΕΙOΘΕΤΗΣΗ ΥΠΟΘΕΣΗΣ 5
ΤΡΟΦIMA ( FRESH AND DRY PROVISIONS) ΕΠΕΙΔΗ ΤΑ «ΦΡΕΣΚΑ» ΤΡΟΦΙΜΑ ΔΕΝ ΑΝΤΕΧΟΥΝ ΓΙΑ ΠΟΛΥ ΚΑΙΡΟ, ΥΠΟΛΟΓΙΖΟΥΜΕ ΝΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΣΟΥΜΕ ΤΑ ΠΛΟΙΑ ΜΕ «ΦΡΕΣΚΑ» (ΔΙΑΦΟΡΑ ΛΑΧΑΝΙΚΑ ΚΑΙ ΦΡΟΥΤΑ) ΓΙΑ ΠΕΡΙΠΟΥ 1 ΜΗΝΑ. ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΣ ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΕΙΝΑΙ Ο ΕΞΗΣ: ΣΤΗΝ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΤΩΝ DRY PROVISIONS ΑΝΗΚΟΥΝ ΤΑ ΚΡΕΑΤΙΚΑ, ΠΟΥΛΕΡΙΚΑ, ΨΑΡΙΑ, ΚΟΝΣΕΡΒΕΣ, ΑΛΕΥΡΙ, ΖΥΜΑΡΙΚΑ ΚΤΛ. ΔΗΛΑΔΗ ΤΡΟΦΙΜΑ ΜΕ ΜΕΓΑΛΥΤΕΡΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ (ΖΩΗΣ) ΣΕ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΤΑ «ΦΡΕΣΚΑ» 6
ΧΡΩΜΑΤΑ ( ΜΗΧΑΝΟΣΤΑΣΙΟΥ & ΚΑΤΑΣΤΡΩΜΑΤΟΣ) 7
ΧΗΜΙΚΑ / ΦΙΑΛΕΣ ΔΙΑΦΟΡΑ ΧΗΜΙΚΑ / ΦΙΑΛΕΣ, ΣΕ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΤΟ ΤΕΧΝΙΚΟ ΤΜΗΜΑ ΚΑΙ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΙΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΚΤΕΛΕΣΕΙ ΤΟ ΠΛΗΡΩΜΑ ΦΙΑΛΕΣ: 1. ΟΞΥΓΟΝΟΥ 2. ΑΣΕΤΥΛΗΝΗΣ 3. ΦΡΕΟΝ 4. ΑΖΩΤΟΥ 8
ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ ΚΑΤΑΣΤΡΩΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΧΩΡΟΥ ΕΝΔΙΑΙΤΗΣΗΣ (DECK & CABIN STORES) ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΤΟΥ ΚΑΘΕ ΠΛΟΙΟΥ, ΟΠΩΣ ΓΙΑ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: 9
ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ ΜΗΧΑΝΟΣΤΑΣΙΟΥ (ENGINE & ELECTRICAL STORES) 10
11
ΤΣΙΓΑΡΑ / ΑΝΑΨΥΚΤΙΚΑ / ΝΕΡΟ (BONDED STORES ) ΞΕΧΩΡΙΣΤΗ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΑΠΟ ΤΑ ΤΡΟΦΙΜΑ ΕΠΕΙΔΗ ΕΙΝΑΙ ΑΔΑΣΜΟΛΟΓΗΤΑ. 12
ΛΟΙΠΑ ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ (MEDICINES, STATIONARIES, SAFETY STORES etc.) (ΦΑΡΜΑΚΑ, ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ ΓΡΑΦΕΙΟΥ, ΔΙΑΦΟΡΑ ΥΛΙΚΑ ΚΤΛ) 13
14
ΥΛΙΚΑ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΔΕΞΑΜΕΝΙΣΜΩΝ ΣΕ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΤΟ ΤΕΧΝΙΚΟ ΤΜΗΜΑ, ΕΚΠΟΝΟΥΜΕ ΜΙΑ ΜΕΛΕΤΗ ΓΙΑ ΤΑ ΔΙΑΦΟΡΑ ΥΛΙΚΑ ΠΟΥ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΤΟ ΠΛΟΙΟ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΠΟΥ ΑΥΤΟ ΠΑΡΑΜΕΝΕΙ ΣΤΟ ΝΑΥΠΗΓΕΙΟ, ΟΠΩΣ ΓΙΑ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΑΝΟΔΙΑ, ΥΦΑΛΟΧΡΩΜΑΤΑ, ΣΥΡΜΑΤΟΣΧΟΙΝΑ ΚΤΛ ΚΑΘ ΟΛΗ ΤΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΗΣ ΠΑΡΑΜΟΝΗΣ ΤΟΥ ΠΛΟΙΟΥ ΣΤΟΝ ΔΕΞΑΜΕΝΙΣΜΟ, ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΜΑΣΤΕ ΣΕ ΔΙΑΡΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΟΝ ΚΑΠΕΤΑΝΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΜΗΧΑΝΙΚΟ ΠΡΟΚΕΙΜΕΝΟΥ ΝΑ ΕΠΙΤΕΥΧΘΕΙ Ο ΑΜΕΣΟΣ ΕΦΟΔΙΑΣΜΟΣ ΤΩΝ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΩΝ ΥΛΙΚΩΝ ΜΕ ΣΚΟΠΟ ΤΗΝ ΑΠΟΦΥΓΗ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΕΩΝ ΤΩΝ ΕΡΓΑΣΙΩΝ. ΣΥΝΗΘΗΣ ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΤΩΝ ΕΤΑΙΡΙΩΝ ΕΙΝΑΙ ΝΑ ΑΠΟΣΤΕΛΕΤΑΙ ΑΡΧΙΜΗΧΑΝΙΚΟΣ ΑΠΟ ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΣΤΟ ΝΑΥΠΗΓΕΙΟ ΠΟΥ ΛΑΜΒΑΝΕΙ ΧΩΡΑ Ο ΔΕΞΑΜΕΝΙΣΜΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΡΘΗ ΕΠΙΒΛΕΨΗ ΤΩΝ ΕΡΓΑΣΙΩΝ 15
ΕΚΤΕΛΩΝΙΣΜΟΣ / ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΥΛΙΚΩΝ ΣΤΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΟ ΜΕΓΕΘΟΣ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ, ΤΟ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΕΠΙΣΗΣ ΑΝΑΛΑΜΒΑΝΕΙ ΤΗΝ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΕΚΤΕΛΩΝΙΣΜΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΥΛΙΚΩΝ ΑΠΟ ΕΛΛΑΔΑ Η ΑΛΛΕΣ ΧΩΡΕΣ ΣΤΟ ΛΙΜΑΝΙ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΠΛΟΙΟΥ. 16
ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΣ ΕΙΝΑΙ Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΕΤΣΙ ΩΣΤΕ ΝΑ ΔΩΘΕΙ Η ΕΓΚΡΙΣΗ ΓΙΑ ΠΛΗΡΩΜΗ. ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΛΕΓΧΟΥΜΕ ΤΙΣ ΤΙΜΕΣ ΚΑΙ ΤΙΣ ΠΟΣΟΤΗΤΕΣ ΤΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ, ΜΕ ΤΙΣ ΤΙΜΕΣ ΚΑΙ ΤΙΣ ΠΟΣΟΤΗΤΕΣ ΠΟΥ ΕΧΟΥΜΕ ΤΙΜΟΛΟΓΗΘΕΙ ΚΑΙ ΠΟΥ ΠΑΡΕΛΑΒΕ ΤΟ ΠΛΟΙΟ. ΠΑΝΤΑ ΠΕΡΙΜΕΝΟΥΜΕ ΝΑ ΓΙΝΕΙ Η ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΩΝ ΑΓΑΘΩΝ ΑΠΟ ΤΟ ΠΛΟΙΟ ΚΑΙ ΝΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΘΕΙ Η ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΠΡΟΙΟΝΤΩΝ ΑΠΟ ΤΟ ΠΛΗΡΩΜΑ ΓΙΑ ΝΑ ΕΓΚΡΙΘΕΙ Η ΠΛΗΡΩΜΗ ΤΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ. ΠΡΟΣΕΧΟΥΜΕ ΜΗΠΩΣ Ο ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ ΜΑΣ ΠΑΡΕΙΧΕ ΚΑΠΟΙΑ ΕΚΠΤΩΣΗ ΚΑΙ ΔΕΝ ΑΝΑΦΕΡΕΤΑΙ ΣΤΟ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ 17
ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΩΝ ΥΛΙΚΩΝ ΑΠΟ ΤΟ ΠΛΟΙΟ ΚΑΙ ΑΦΟΥ ΓΙΝΕΙ Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ, ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΛΕΙΣΟΥΜΕ ΤΗΝ ΥΠΟΘΕΣΗ ΚΑΙ ΝΑ ΤΗΝ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΟΥΜΕ ΠΛΗΡΩΣ ΜΕ ΟΛΑ ΤΑ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ : ΖΗΤΗΣΗ ΑΠΟ ΠΛΟΙΟ ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ ΑΠΟ ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΑΠΟ ΤΟ ΠΛΟΙΟ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ ΕΞΩΦΥΛΛΟΥ ΤΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ 18
ΣΑΣ ΕΥΧΑΡΙΣΤΟΥΜΕ ΠΟΛΥ ΓΙΑ ΤΟ ΧΡΟΝΟ ΣΑΣ ΜΕ ΧΑΡΑ ΘΑ ΑΠΑΝΤΗΣΟΥΜΕ ΣΤΙΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΣΑΣ 19