LIFE08 ENV/GR/000578 «Development of integrated agroindustrial waste management politics maximizing materials recovery and energy exploitation» Management Plan Authors: Panagiotis Christias Panagiotis Vafeidis Responsible Partner: Development Enterprise of Achaia Prefecture (NEA) PATRAS, 15 MARCH, 2010
LIFE PROJECT NAME Project location Data Project Patras, Greece Project start date: 01/01/2010 Project end date: 31/12/2012 Total Project duration (in months) 36 months Total budget 1.156.325 Eligible 1.087.325 EC contribution: 543.662 (%) of total costs 47 (%) of eligible costs 50 Name Beneficiary Data Beneficiary Prefecture of Achaia Contact person Mr. Panagiotis Chrysafis Postal address 8 Dim.Ipsilantou Str. & Maizonos, 26222, Patras, GR Visit address 8 Dim.Ipsilantou Str. & Maizonos, 26222, Patras, GR Telephone 00302610 316 242 Fax: 0030 2610 317 877 E-mail Project Website nea@nea.gr Under construction
Πλάνο Διαχείρισης Έργου 1. Περίληψη Οι εταίροι του έργου έχουν συμφωνήσει σε ένα ιεραρχικό μοντέλο διοίκησης έργου με σκοπό την καλύτερη κατανόηση του ρόλου και των υποχρεώσεων κάθε μέλους και την αποδοτικότερη λειτουργία της ομάδας έργου. Κυρίαρχο ρόλο παίζει η Συντονιστική Ομάδα που αποτελείται από την Οικονομική και Τεχνική επιτροπή. Κάθε εταίρος προτείνει τουλάχιστον ένα μέλος για να τον εκπροσωπεί σε κάθε μια από τις δύο επιτροπές και συνεπώς και στη Συντονιστική Ομάδα. Η Συντονιστική Ομάδα απαρτίζεται συνεπώς, από τουλάχιστον 6 μέλη και επιπλέον τον Οικονομικό Διαχειριστή και τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου. Τόσο ο Οικονομικός Διαχειριστής όσο και ο Επιστημονικός Υπεύθυνος έχουν συχνή επαφή με τα υπόλοιπα μέλη των επιτροπών καθώς και με το Διαχειριστή του Έργου ο οποίος είναι και ο αρμόδιος για το έργο και είναι αυτός που επικοινωνεί επισήμως με το υπεύθυνο τμήμα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Το ιεραρχικό μοντέλο διοίκησης προβλέπει επιπλέον την Επιτροπή Παρακολούθησης που αποτελείται από το Διαχειριστή του Έργου και τον Οικονομικό Διαχειριστή και τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου, και έχει ως στόχο τον έλεγχο και αξιολόγηση της ποιότητας των παραδοτέων που προκύπτουν στα πλαίσια του έργου. Το παρακάτω σχήμα παρουσιάζει τη δομή του ιεραρχικού μοντέλου διοίκησης. Εικόνα 1 Συντονιστική Ομάδα και Επιτροπή παρακολούθησης Ο Επιστημονικός υπεύθυνος μεταξύ άλλων ασχολείται με την παρακολούθηση του τεχνικού αντικειμένου, ενώ ο Οικονομικός διαχειριστής λαμβάνει και συνθέτει τις οικονομικές αναφορές των εταίρων και ελέγχει τις δαπάνες του έργου. Μαζί υλοποιούν τις αναφορές προόδου του έργου καθώς και την αρχική, ενδιάμεση και τελική αναφορά. Έπειτα οι αναφορές προωθούνται στο Διαχειριστή του Έργου για τελικό έλεγχο. Ο διαχειριστής του έργου είναι υπεύθυνος για την οργάνωση ολόκληρου του έργου, το συντονισμό των εταίρων σε σχέση με τις συμβατικές υποχρεώσεις τους, την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και τη τήρηση του χρονοδιαγράμματος υλοποίησης των δράσεων του έργου.
Η διαχείριση τόσο των τεχνικών όσο και των οικονομικών ζητημάτων του έργου, γίνεται σε συνεργατικό κλίμα εντός της Συντονιστικής ομάδας. Στο παρακάτω Πίνακα παρουσιάζεται συνοπτικά ο ρόλος του κάθε εταίρου στο ιεραρχικό μοντέλο διοίκησης. Ρόλος Εταίρος έργου Διαχειριστής έργου Επιστημονικός Υπεύθυνος Τεχνική Επιτροπή Οικονομικός Διαχειριστής Οικονομική Επιτροπή Υπεύθυνος επιτροπής παρακολούθησης Επιτροπή Παρακολούθησης N.E.A. Νομαρχία Αχαΐας Πανεπιστήμιο Πατρών Πίνακας 1 Καθορισμός ρόλος εταίρων Εκτός από την Συντονιστική Ομάδα και την Επιτροπή Παρακολούθησης, προβλέπονται τρεις επιπλέον ρόλοι: Ο Εξωτερικός Ανεξάρτητος Έλεγχος, που καθορίζεται από το Επικεφαλής εταίρο, ο οποίος θα ελέγξει τις τελικές δαπάνες του έργου και θα επιβεβαιώσει την ορθότητα τους, όπως προβλέπεται στο Άρθρο 31.1 των κοινών διατάξεων. Η Εξωτερική Ομάδα Παρακολούθησης (ASTRALE), η οποία υποστηρίζει την Commission στη παρακολούθηση και αξιολόγηση της προόδου του έργου σε συνάρτηση με τις πραγματοποιημένες δαπάνες. Η εξωτερική ομάδα δρα ανεξάρτητα και επικοινωνεί απ ευθείας με τη Commission. Και το αρμόδιο Τμήμα της Commission. Η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των προαναφερθέντων ρόλων παρουσιάζεται στο παρακάτω διάγραμμα.
EXTERNAL MONITORING TEAM (ASTRALE) 2 1 PROJECT COORDINATOR 3 EC FINANCIAL MANAGER SCIENTIFIC COORDINATOR ACHAIA PREFECTURE FINANCIAL N.E.A. TECHNICAL UNIVERSITY OF PATRAS Coordinating Team 1 2 1 2 EXTERNAL AUDITOR MONITORING Εικόνα 2 Ανταλλαγή πληροφοριών και ροή εργασίας μεταξύ της Συντονιστικής Ομάδας του έργου και των εξωτερικών φορέων