Ηλεκτρονική Υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων και Λοιπών Βοηθημάτων Εγχειρίδιο Χρήσης για την Ανάρτηση Διδακτικών Συγγραμμάτων
Πίνακας περιεχομένων 1 Γενικές Πληροφορίες... 2 1.1 Εισαγωγή... 2 1.2 Αλλαγές που επιφέρουν οι νέες διατάξεις... 2 2 Ενημέρωση Συγγραμμάτων... 3 2.1 Προσθήκη νέου Συγγράμματος... 3 2.1.1 Πεδία Συγγράμματος... 4 2.1.2 Ελλιπής συμπλήρωση πεδίων... 6 2.2 Ενημέρωση στοιχείων υφιστάμενου συγγράμματος... 8 2.3 Αναζήτηση συγγραμμάτων και εκκρεμείς εγγραφές... 9 3 Πληροφορίες συμπλήρωσης πεδίων... 10 Σελίδα 1 από 12
1 Γενικές Πληροφορίες 1.1 Εισαγωγή Το παρόν εγχειρίδιο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο οι εκδότες καταχωρούν νέα συγγράμματα και ενημερώνουν τα στοιχεία των ήδη καταχωρισμένων βάσει των Κ.Υ.Α. Καθορισμός προϋποθέσεων και διαδικασίας επιλογής και δωρεάν προμήθειας διδακτικών συγγραμμάτων από τους φοιτητές των Α.Ε.Ι. και Α.Ε.Α. και Ρύθμιση θεμάτων κοστολόγησης Διδακτικών Συγγραμμάτων», οι οποίες επαναπροσδιορίζουν την διαδικασία κοστολόγησης των διδακτικών συγγραμμάτων που διανέμονται στα ελληνικά πανεπιστήμια μέσω της υπηρεσίας «Εύδοξος». Οι οδηγίες που παρατίθενται στη συνέχεια, έχουν στόχο να βοηθήσουν τους χρήστες του πληροφοριακού συστήματος να διαχειριστούν την ανάρτηση και ενημέρωση των διδακτικών συγγραμμάτων σύμφωνα με τις νέες διατάξεις. 1.2 Αλλαγές που επιφέρουν οι νέες διατάξεις Επιγραμματικά οι αλλαγές που προβλέπονται από τις νέες Κ.Υ.Α. είναι οι εξής: 1. Όλα τα συγγράμματα που διανέμονται από το ακαδημαϊκό έτος 2016-17 και στο εξής πρέπει να επανακοστολογηθούν. 2. Όλα τα συγγράμματα θα πρέπει να έχουν συμπληρωμένα τα νέα υποχρεωτικά πεδία που ορίζονται από τις Κ.Υ.Α. 3. Η τιμή κοστολόγησης αναρτάται από τους εκδότες κατά την καταχώριση των νέων ή την ενημέρωση υφιστάμενων συγγραμμάτων. 4. Η τιμή κοστολόγησης υπολογίζεται από τους εκδότες εκτός συστήματος. Για να είναι ένα σύγγραμμα διαθέσιμο προς επιλογή από τις Γραμματείες για το νέο ακαδημαϊκό έτος θα πρέπει: 1. Ο εκδότης να επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του. 2. Το βιβλίο να χαρακτηρίζεται ως «Ενεργό». 3. Το βιβλίο να έχει συμπληρωμένα όλα τα νέα υποχρεωτικά πεδία, δηλαδή να αποτελεί «Ολοκληρωμένη εγγραφή βάσει των νέων Κ.Υ.Α. (2016) που καθορίζουν τις προϋποθέσεις για τη διαδικασία κοστολόγησης, επιλογής και προμήθειας διδακτικών συγγραμμάτων» Σελίδα 2 από 12
2 Ενημέρωση Συγγραμμάτων Για την ενημέρωση των στοιχείων των συγγραμμάτων ο εκδότης μεταβαίνει στην «Εφαρμογή Εκδοτών» και επιλέγει την καρτέλα «Βιβλία». Από την καρτέλα αυτή ο χρήστης μπορεί να: Εικόνα 1: Καρτέλα Βιβλία 1. Επιλέξει μία υφιστάμενη εγγραφή βιβλίου και να εμφανιστούν τα στοιχεία του συγγράμματος 2. Προσθέσει ένα νέο σύγγραμμα επιλέγοντας το κουμπί «Προσθήκη Συγγράμματος» 2.1 Προσθήκη νέου Συγγράμματος Ο χρήστης πατάει το κουμπί «Προσθήκη Συγγράμματος» κάτω από τον πίνακα με τη λίστα των βιβλίων του. Στην οθόνη εμφανίζονται τα διαθέσιμα πεδία που μπορούν να συμπληρώσουν οι χρήστες. Με έντονη γραμματοσειρά χαρακτηρίζονται τα υποχρεωτικά πεδία ενώ τα υπόλοιπα είναι τα προαιρετικά. Σελίδα 3 από 12
Εικόνα 2. Στοιχεία Βιβλίου 2.1.1 Πεδία Συγγράμματος Ακολουθούν τα διαθέσιμα πεδία των συγγραμμάτων που συμπληρώνουν οι εκδότες είτε προσθέτουν ένα νέο σύγγραμμα είτε ενημερώνουν ένα υφιστάμενο. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με έντονη γραμματοσειρά και με την σήμανση (Υ) ενώ τα προαιρετικά με την σήμανση (Π). 1. Τίτλος (Υ) 2. Υπότιτλος (Π) 3. Συγγραφείς (Υ) 4. ISBN (Υ) 5. Εκδόσεις (Υ) 6. Κατάσταση Βιβλιοδεσίας (Υ) Ο χρήστης επιλέγει ένα από τα εξής: [Μαλακό, Σκληρό, Δερματόδετο] 7. Ιστοσελίδα συγγράμματος (Π) Ο χρήστης συμπληρώνει τον σύνδεσμο όπου έχει αναρτήσει το σύγγραμμά του 8. Διαστάσεις συγγράμματος (Υ) Ο χρήστης επιλέγει με drop-down menu μεταξύ των 3 βασικών διαστάσεων: [14*21, 17*24,21*29]. Σε περίπτωση απόκλισης ο χρήστης επιλέγει την κοντινότερη διάσταση. 9. Διαστάσεις κατά προσέγγιση (Π) Ο χρήστης επιλέγει το κουτάκι εφόσον οι διαστάσεις αποκλίνουν κατά ένα ποσοστό από τις βασικές. 10. Αριθμός έκδοσης (Υ) Ο αριθμός της έκδοσης όπως αναγράφεται στα στοιχεία του συγγράμματος. 11. Έτος τρέχουσας έκδοσης (Υ) Το έτος της έκδοσης όπως αναγράφεται στα στοιχεία του συγγράμματος. 12. Έτος πρώτης έκδοσης (Υ) Το έτος που εκδόθηκε η πρώτη έκδοση του συγγράμματος. Μπορεί να συμπίπτει με το έτος τρέχουσας έκδοσης σε περίπτωση που το σύγγραμμα είναι η 1 η έκδοση. Σελίδα 4 από 12
13. Έτος πρώτης ανάρτησης (Υ) Το έτος που καταχωρίσθηκε πρώτη φορά το σύγγραμμα στον Εύδοξο ανεξαρτήτως του διαθέτη που το διαθέτει τώρα στο ΚΠΣ του Ευδόξου. Ο χρήστης επιλέγει τις δυνατές τιμές είναι από το 2010 και εξής: [2010-11, 2011-12, 2012-13, 2013-14, 2014-15, 2015-16, 2016-17]. Σημ.: μόλις το βιβλίο αποθηκευτεί υπολογίζεται από το ΚΠΣ βάσει του έτους το εξάμηνο ανάρτησης που αναφέρεται στην Κ.Υ.Α.. 14. Σχόλια επανατύπωσης (Π) Στο πεδίο αυτό ο εκδότης μπορεί να καταχωρίσει «Διευκρινήσεις για το εάν πρόκειται για νέα έκδοση ή επανεκτύπωση» που αναφέρεται στην Κ.Υ.Α.. 15. Αριθμός σελίδων (Υ) Ο συνολικός αριθμός σελίδων του βιβλίου 16. Πλήθος σελίδων με τεχνικό περιεχόμενο (Υ) Το συνολικό πλήθος των σελίδων που έχουν τεχνικό περιεχόμενο. Πρέπει να είναι μικρότερο του συνολικού αριθμού σελίδων του βιβλίου. 17. Πλήθος σελίδων με τετράχρωμο περιεχόμενο (Υ) Το συνολικό πλήθος των σελίδων που είναι τετράχρωμες. Πρέπει να είναι μικρότερο του συνολικού αριθμού σελίδων του βιβλίου. 18. Είδος συγγράμματος (Υ) Ο χρήστης επιλέγει με drop-down menu εάν το σύγγραμμα που καταχωρεί είναι απλό ή τεχνικό. Τεχνικό ορίζεται ένα σύγγραμμα εάν το ποσοστό του πλήθος των σελίδων με τεχνικό περιεχόμενο (εικόνες, μαθηματικούς τύπους, πίνακες, διαγράμματα, σχήματα, παρτιτούρες) διά το συνολικό πλήθος των σελίδων του βιβλίου είναι μεγαλύτερο ή ίσο από 40%. 19. Έχει προκύψει από κατάτμηση ενιαίου συγγράμματος (Π) Ο χρήστης επιλέγει το κουτάκι στην περίπτωση που το σύγγραμμα που καταχώρισε προέρχεται από την κατάτμηση ενός ενιαίου συγγράμματος. 20. Πολύτομο (Π) 21. Ενεργό (Π) 22. Τιμή κοστολόγησης (Υ) Ο χρήστης υπολογίζει εξωσυστημικά την τιμή κοστολόγησης και την καταχωρίζει σε αυτό το πεδίο. Η τιμή είναι της μορφής 24.55 23. Αρχεία του συγγράμματος (εξώφυλλο, οπισθόφυλλο, πίνακας περιεχόμενων, ενδεικτικό απόσπασμα). (Π) Εικόνα 3. Αρχεία Συγγράμματος Όλα τα παραπάνω δηλώνονται με ευθύνη του εκδότη. Ο εκδότης πρέπει να έχει συμπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά πεδία και να πατήσει το κουμπί «Αποθήκευση» για να προστεθεί το νέο σύγγραμμα. Μόλις ο χρήστης πατήσει «Αποθήκευση» τότε εμφανίζεται το εξής επιπλέον πεδίο, το οποίο υπολογίζεται από το ΚΠΣ του Ευδόξου: Σελίδα 5 από 12
1. Πλήθος εξαμήνων από την πρώτη ανάρτηση Υπολογίζεται βάσει του πλήθους των εξαμήνων που έχουν παρέλθει από το έτος πρώτης ανάρτησης Εικόνα 4: Αποθήκευση και υπολογισμός πεδίων από το ΚΠΣ Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία των συγγραμμάτων ο χρήστης μπορεί να περάσει τον κέρσορα πάνω από το όνομα του πεδίου ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο με τις σχετικές πληροφορίες. Εικόνα 5: Πληροφορίες πεδίων 2.1.2 Ελλιπής συμπλήρωση πεδίων Σε περίπτωση που ο εκδότης δεν συμπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά πεδία τότε εμφανίζεται σχετικό μήνυμα καθώς επίσης και μία κόκκινη σήμανση δίπλα από τα υποχρεωτικά πεδία. Σελίδα 6 από 12
Εικόνα 6: Ελλιπής Συμπλήρωση Στοιχείων Η κόκκινη σήμανση εμφανίζεται επίσης σε περίπτωση που ένα πεδίο συμπληρωθεί με λανθασμένη μορφή. Περνώντας τον κέρσορα από το κόκκινο θαυμαστικό εμφανίζονται πληροφορίες για την ορθή συμπλήρωση του πεδίου. Εικόνα 7: Συμπλήρωση πεδίου με λανθασμένη μορφή Σελίδα 7 από 12
2.2 Ενημέρωση στοιχείων υφιστάμενου συγγράμματος Για να είναι διαθέσιμα προς επιλογή από τις Γραμματείες τα υφιστάμενα συγγράμματα θα πρέπει οι εκδότες συμπληρωματικά να ενημερώσουν όλα τα νέα υποχρεωτικά πεδία ώστε να γίνουν «Ολοκληρωμένες εγγραφές βάσει νέων Κ.Υ.Α. (2016)». Στην πρώτη στήλη του πίνακα με τις εγγραφές των βιβλίων σημειώνεται η κατάσταση του συγγράμματος όσον αφορά στο αν πρόκειται για ολοκληρωμένη εγγραφή: 1. Ολοκληρωμένη εγγραφή βάσει νέων Κ.Υ.Α. (2016) 2. Εκκρεμής εγγραφή βάσει νέων Κ.Υ.Α. (2016) Ο χρήστης επιλέγει το σύγγραμμα που επιθυμεί. Και εμφανίζονται κάτω από τον πίνακα τα στοιχεία του συγγράμματος. Ο χρήστης καλείται να συμπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά πεδία τα οποία είναι κενά και να πατήσει «Αποθήκευση». Επιπλέον ο χρήστης έχει την δυνατότητα να επεξεργαστεί ορισμένα πεδία και να ενημερώσει τα στοιχεία του βιβλίου πατώντας το κουμπί Αποθήκευση. Σημ.: Σε συγγράμματα επιλεγμένα από Γραμματείες ή/και κοστολογημένα δεν επιτρέπονται αλλαγές σε όσα πεδία είναι συμπληρωμένα από προηγούμενα έτη με εξαίρεση τα εξής πεδία: Ενεργό, Ιστοσελίδα Βιβλίου, στις λέξεις κλειδιά και στα Αρχεία. Εικόνα 8. Συγγράμματα μη κοστολογημένα και μη επιλεγμένα από γραμματείες Σελίδα 8 από 12
2.3 Αναζήτηση συγγραμμάτων και εκκρεμείς εγγραφές Για να εντοπίσουν οι χρήστες συγκεκριμένα συγγράμματα μπορούν να πατήσουν το κουμπί «Φίτλρα αναζήτησης» να τα συμπληρώσουν αυτά που επιθυμούν και να πατήσουν «Αναζήτηση». Εικόνα 9: Φίλτρα αναζήτησης Προς διευκόλυνση των χρηστών κατά την αναζήτηση συγγραμμάτων, εκτός από τα Φίλτρα Αναζήτησης, μπορούν πατώντας το κουμπί Εκκρεμείς εγγραφές να δουν όλα τα συγγράμματα που δεν έχει ολοκληρωθεί η εγγραφή τους βάσει των νέων Κ.Υ.Α. που καθορίζουν τις προϋποθέσεις για τη διαδικασία κοστολόγησης, επιλογής και προμήθειας διδακτικών συγγραμμάτων. Εικόνα 10. Εκκρεμείς εγγραφές Σελίδα 9 από 12
3 Πληροφορίες συμπλήρωσης πεδίων Παρατίθενται οι οδηγίες της συμπλήρωσης των πεδίων που υπάρχουν διαθέσιμες και στην εφαρμογή του Εκδότη, στην καρτέλα «Βιβλία» επιλέγοντας το κουμπί «Οδηγίες Συμπλήρωσης». Α. Γενικές πληροφορίες Εικόνα 11: Οδηγίες Συμπλήρωσης Τα πεδία που σημειώνονται με έντονη γραμματοσειρά είναι υποχρεωτικά για την καταχώριση ενός νέου συγγράμματος. Συγκεκριμένα είναι τα εξής πεδία: Τίτλος, Συγγραφείς, ISBN, Εκδόσεις, Κατάσταση Βιβλιοδεσίας, Διαστάσεις Συγγράμματος, Αριθμός Έκδοσης, Έτος τρέχουσας έκδοσης, Έτος πρώτης έκδοσης, Έτος πρώτης ανάρτησης, Αριθμός Σελίδων, Πλήθος Σελίδων με τεχνικό περιεχόμενο, Πλήθος σελίδων με τετράχρωμο περιεχόμενο, Είδος συγγράμματος και Τιμή Κοστολόγησης. Όλα τα πεδία είναι υποχρεωτικά εκτός των εξής: Υπότιτλος, Λέξεις κλειδιά, Σχόλια επανατύπωσης (αν πρόκειται για επανατύπωση), Έχει προκύψει από κατάτμηση ενιαίου συγγράμματος, Συνδικαιούχοι, Διαστάσεις κατά προσέγγιση, η Ιστοσελίδα Συγγράμματος, αν είναι Πολύτομο. Προαιρετικά είναι επίσης τα αρχεία του βιβλίου (Εξώφυλλο, Οπισθόφυλλο, Πίνακας περιεχομένων και Ενδεικτικό Απόσπασμα). Το πεδίο Πλήθος εξαμήνων από την πρώτη ανάρτηση, υπολογίζεται αυτόματα από το σύστημα κατά την αποθήκευση του βιβλίου και δεν είναι επεξεργάσιμο. Κάθε νέο βιβλίο που καταχωρίζεται, παίρνει τιμή «ενεργό». Μόνο τα Βιβλία με ένδειξη «ενεργό» θα είναι διαθέσιμα προς επιλογή από τις Γραμματείες των Τμημάτων. Τα υφιστάμενα συγγράμματα για να είναι διαθέσιμα προς επιλογή από τις Γραμματείες των Τμημάτων πρέπει αφενός να είναι ενεργά και αφετέρου να έχουν συμπληρωμένα επιπρόσθετα όλα τα νέα υποχρεωτικά πεδία. Επιλέγοντας «Εκκρεμείς Εγγραφές» εμφανίζονται όλα τα συγγράμματα τα οποία δεν θεωρούνται ολοκληρωμένα κατ εφαρμογή της Κ.Υ.Α. 2016 και ως εκ τούτου δεν θα είναι διαθέσιμα προς επιλογή από τις Γραμματείες. Τα συγγράμματα αυτά σημειώνονται με κόκκινο θαυμαστικό. Επιλέγοντας «Φίλτρα Αναζήτησης» μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στα Βιβλία που έχετε ήδη καταχωρίσει. Σελίδα 10 από 12
Β. Πληροφορίες Συμπλήρωσης Πεδίων Αν πρόκειται να καταχωριστούν περισσότεροι του ενός Συγγραφείς, τότε τα ονόματά τους πρέπει να χωρίζονται με κόμμα (,). Το πεδίο Εκδόσεις συμπληρώνεται με το όνομα αυτού (Φυσικό ή Νομικό Πρόσωπο) που εξέδωσε το Βιβλίο, ο οποίος ενδέχεται να διαφέρει από αυτόν που έχει τα δικαιώματα διάθεσης του συγκεκριμένου Βιβλίου (και έχει εγγραφεί στο πρόγραμμα Εύδοξος). Π.χ. ο Εκδότης (εταιρεία) ΠΑΠΑΧΡΗΣΤΟΥ Α.Ε. διαθέτει τα δικαιώματα πώλησης των Βιβλίων, τα οποία έχουν εκδοθεί από τους Παπαδόπουλο Γεώργιο, Εκδοτική Εταιρία Α.Ε και Εκδόσεις Λευκωμάτων (καταχωρούνται στο πεδίο "Εκδόσεις"). Επιλέγοντας «Λέξεις Κλειδιά» μπορείτε να καταχωρίσετε λέξεις κλειδιά που θα χρησιμεύσουν στην αναζήτηση του Βιβλίου σας από τους χρήστες του συστήματος. Επιλέγοντας «Συνδικαιούχοι» μπορείτε να καταχωρίσετε τους συνδικαιούχους του βιβλίου και το ποσοστό που τους αναλογεί. Το πεδίο είναι διαθέσιμο για τους αυτοεκδότες. Για τις Διαστάσεις Συγγράμματος θα πρέπει να επιλέξετε μία από τις 3 τυποποιημένες διαστάσεις. Σε περίπτωση που οι Διαστάσεις του Συγγράμματος αποκλίνουν περισσότερο από 5% από τις διαθέσιμες επιλογές, τότε δηλώνετε προσεγγιστικά την κοντινότερη διάσταση και παράλληλα επιλέγετε το πεδίο Διαστάσεις κατά προσέγγιση. Αν η τρέχουσα έκδοση είναι η πρώτη τότε το Έτος τρέχουσας έκδοσης και το Έτος πρώτης έκδοσης θα ταυτίζονται. Ως Έτος πρώτης ανάρτησης σημειώνετε το ακαδημαϊκό έτος που το βιβλίο καταχωρίσθηκε πρώτη φορά στο Πληροφοριακό Σύστημα «Εύδοξος». Αν πρόκειται για βιβλίο (ίδια όλα τα στοιχεία του) το οποίο είχε καταχωρίσει στο παρελθόν άλλος διαθέτης τότε ως Έτος πρώτης ανάρτησης καταχωρίζεται το έτος που το καταχώρισε στο «Εύδοξος» ο προηγούμενος διαθέτης. Το πλήθος σελίδων με τετράχρωμο περιεχόμενο καθώς και το πλήθος σελίδων με τεχνικό περιεχόμενο πρέπει να είναι μικρότερο από το συνολικό Αριθμό σελίδων του βιβλίου. Είδος συγγράμματος (απλό, τεχνικό). Αν το ποσοστό του πλήθους των σελίδων με τεχνικό περιεχόμενο ως προς το συνολικό αριθμό σελίδων του βιβλίου είναι μεγαλύτερο ή ίσο του 40% τότε το βιβλίο χαρακτηρίζεται και πρέπει να επιλεγεί το «Τεχνικό» διαφορετικά χαρακτηρίζεται ως «Απλό» Η Τιμή κοστολόγησης θα πρέπει να καταχωρείται με τελεία (.) ως υποδιαστολή και το μέγιστο δύο δεκαδικά ψηφία. Τα συνοδευτικά αρχεία Εξώφυλλο και Οπισθόφυλλο μπορούν να είναι σε μορφή.jpg,.jpeg,.gif ή.png, ενώ τα αρχεία Πίνακας Περιεχομένων και Ενδεικτικό Απόσπασμα μπορούν να είναι μόνο σε μορφή.pdf. Δεν υπάρχει περιορισμός μεγέθους. Γ. Πολύτομα και νέες εκδόσεις Για την προσθήκη νέου τόμου σε ήδη υπάρχον Βιβλίο, επιλέγετε πρώτα τον αρχικό τόμο και μετά «Προσθήκη Τόμου», οπότε και ένας νέος Τόμος προστίθεται αυτόματα. Πλέον μπορείτε να συμπληρώσετε τον αριθμό και τον τίτλο του Τόμου. Για να είναι ενεργός ο τόμος θα πρέπει να συμπληρώσετε όλα τα υποχρεωτικά πεδία, να ανεβάσετε όλα τα αρχεία και να πατήσετε το κουμπί Αποθήκευση. Για να δώσετε αριθμό και τίτλο στον πρώτο Τόμο πολύτομου Βιβλίου, πρέπει να τον επιλέξετε και να τον τροποποιήσετε εκ νέου, μετά την προσθήκη του/των επόμενου/ων. Για την προσθήκη νέας έκδοσης σε υπάρχον Βιβλίο, επιλέγετε πρώτα το Βιβλίο και μετά «Προσθήκη Νέας Έκδοσης». Κατά την προσθήκη νέας Έκδοσης, τα πεδία Τίτλος, Υπότιτλος, Συγγραφείς και Εκδόσεις συμπληρώνονται αυτόματα με τα στοιχεία της προηγούμενης Έκδοσης. Σελίδα 11 από 12
Αν πρόκειται για πολύτομο Βιβλίο, επιλέγοντας «Προσθήκη Νέας Έκδοσης» προστίθεται νέα έκδοση σε κάθε τόμο. Για κάθε πολύτομο Βιβλίο, μπορείτε να κάνετε επισκόπηση σε όλους τους τόμους του επιλέγοντας «Τόμοι Βιβλίου». Σελίδα 12 από 12