ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ... 4 MS ACCESS 2003... 4 Κεφάλαιο 1 ο... 6 Βάσεις Δεδομένων... 6 1.1 Εισαγωγή... 6 1.2 Χαρακτηριστικά της Microsoft Access... 7 1.2.1 Εκκίνηση και βασικό παράθυρο... 9 1.2.2 Χρήση των μενού και των γραμμών εργαλείων... 9 1.2.3 Οι Βασικές Εντολές του Κεντρικού Μενού Επιλογών... 13 1.2.4 Οι Βασικές Γραμμές Εργαλείων της Εφαρμογής... 15 1.3 Πίνακες στην MS-Access... 17 1.3.1 Δημιουργία Πίνακα... 17 1.3.2 Εισαγωγή Πίνακα... 26 1.3.3 Σύνδεση Πίνακα... 26 1.3.4 Τροποποίηση Σχεδίασης Πίνακα... 26 1.4 Συσχετίσεις πινάκων...27 1.4.1 Κανόνες Ακεραιότητας... 31 1.5 Διαχείριση εγγραφών... 32 1.5.1 Μετακίνηση στις εγγραφές πίνακα... 36 1.5.2 Ταξινόμηση Εγγραφών σε πίνακα... 37 1.5.3 Εύρεση και αντικατάσταση δεδομένων σε πίνακα... 38 1.5.4 Φιλτράρισμα δεδομένων... 40 1.6 Δημιουργία Ερωτημάτων... 44 1.6.1 Δημιουργία Ερωτήματος Επιλογής... 44 1.6.2 Δημιουργία ενός ερωτήματος σε Προβολή σχεδίασης... 45 1.6.3 Οι Προβολές ενός ερωτήματος... 47 1.6.4 Προσθήκη πινάκων... 47 1.6.5 Προσθήκη πεδίων... 48 1.6.6 Συμπλήρωση του πλέγματος QBE... 48 1.6.7 Εκφράσεις (Expressions)... 49 1.6.8 Πολλαπλά Κριτήρια... 50 1.6.9 Υπολογιζόμενα πεδία... 51 1.6.10 Συγκεντρωτικά στοιχεία... 51 1.6.11 Δημιουργία ερωτήματος με χρήση Οδηγού... 53 1.6.12 Δημιουργία Ερωτημάτων Ενέργειας... 57 1.6.13 Παραμετρικά Ερωτήματα... 58 1.7 Φόρμες... 59 1.7.1 Δημιουργία φόρμας με τη βοήθεια του Οδηγού φορμών... 60 1.7.2 Δημιουργία και χρήση φορμών από πολλούς πίνακες... 63 1.7.3 Δημιουργία υποφόρμας με την χρήση του οδηγού φορμών... 63 1.8 Εκτύπωση δεδομένων-εκθέσεις... 68 1.8.1 Περιγραφή της διαδικασίας δημιουργίας εκθέσεων... 68 Κεφάλαιο 2 ο... 70 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ... 70 ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ... 70 2.1 Δημιουργία πινάκων... 70 2.2 Επεξεργασία εγγραφών... 75 2.2.1 Ταξινόμηση... 75 2.2.2 Εύρεση/Αντικατάσταση... 77 2.2.3 Φιλτράρισμα... 80 2.3 Δημιουργία ερωτημάτων... 84 2.4 Δημιουργία φορμών... 94 2.4.1 Δημιουργία φόρμας για καταχώριση στοιχείων μαθημάτων... 94 2.4.2 Δημιουργία Φόρμας με Δευτερεύουσα Φόρμα... 95 2.5 Δημιουργία Εκθέσεων... 101 2.5.1 Δημιουργία έκθεσης για προβολή στοιχείων σπουδαστών... 101 2.5.2 Δημιουργώντας μια ομαδοποιημένη έκθεση... 102 Κεφάλαιο 3 ο... 112 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ... 112
ΒΙΒΛΙΟΠΩΛΕΙΟΥ... 112 3.1 Δημιουργία πινάκων... 112 3.2 Δημιουργία ερωτημάτων... 115 3.3 Δημιουργία φορμών... 118 3.4 Δημιουργία εκθέσεων... 125 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ο... 131 ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ... 131 ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ... 131 4.1 Δημιουργία πινάκων... 131 4.2 Δημιουργία ερωτημάτων... 134 4.3 Δημιουργία φορμών... 136 4.4 Δημιουργία Εκθέσεων... 142 3
ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ MS ACCESS 2003 4
5
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 1.1 Εισαγωγή Βάση δεδομένων είναι μία δομημένη συλλογή από δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία μπορούμε να χειριστούμε για να βγάλουμε χρήσιμες πληροφορίες. Το βασικότερο στοιχείο μίας βάσης δεδομένων είναι ο πίνακας, στον οποίον οι πληροφορίες είναι οργανωμένες σε γραμμές και στήλες. Κάθε νέα εγγραφή αποτελεί μία νέα γραμμή του πίνακα, ενώ τα διάφορα χαρακτηριστικά της καταχωρούνται στις στήλες της γραμμής. Εκτός από τους πίνακες, μία βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει ερωτήματα, φόρμες, εκθέσεις και άλλα στοιχεία, που μας επιτρέπουν να βλέπουμε και να χειριζόμαστε τις πληροφορίες με διάφορους τρόπους. Οι βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούνται για την καταχώριση, οργάνωση και ταξινόμηση μεγάλου όγκου στοιχείων, ώστε να διευκολύνεται η συνεχής ενημέρωση με νέα και η αναζήτηση συγκεκριμένων πληροφοριών με διάφορα κριτήρια ή συνδυασμό κριτηρίων. Γενικά υστερούν σε θέματα γραφικών απεικονίσεων και επεξεργασίας κειμένου. Η Microsoft Access είναι ένα από τα πιο δημοφιλή προγράμματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων που κυκλοφορεί στην αγορά. Η μεγάλη διάδοσή της τα τελευταία χρόνια, οφείλεται στην απλότητα και ευκολία στη χρήση της, καθώς και στη δυνατότητά της να δημιουργεί εφαρμογές διαχείρισης βάσεων δεδομένων σε σχετικά μικρό χρονικό διάστημα Από τα τρία μοντέλα βάσεων δεδομένων που έχουμε περιγράψει στο πρώτο κεφάλαιο, η Microsoft Access επιτρέπει τη δημιουργία βάσεων που στηρίζονται στο σχεσιακό μοντέλο (Relational database model). Ιστορικά, η Microsoft Access εμφανίστηκε στην αγορά στις αρχές της δεκαετίας του 1990, όταν πλέον η τεχνολογία των βάσεων δεδομένων είχε ωριμάσει, και η κατασκευή ισχυρών επεξεργαστών και υπολογιστικών συστημάτων, επέτρεπε τη μεταφορά τέτοιων προγραμμάτων σε προσωπικούς υπολογιστές. Αυτό ήταν αδιανόητο πριν από λίγα χρόνια, όπου, την ευθύνη διαχείρισης μεγάλων βάσεων δεδομένων την είχαν αποκλειστικά τα mainframes και τα μεγάλα συστήματα. Γρήγορα η Access γνώρισε πολύ μεγάλη επιτυχία και σήμερα, έχει φτάσει στην έβδομη έκδοσή της με το όνομα Microsoft Access 2003 που τρέχει κάτω από τα λειτουργικά συστήματα Windows ΧΡ - ας σημειωθεί πως πριν από λίγο καιρό κυκλοφόρησε και η Microsoft Access 2007 που τρέχει κάτω από το λειτουργικό σύστημα των Windows Vista. Στις επόμενες σελίδες θα παρουσιάσουμε τις βασικές συνιστώσες του 6
προγράμματος, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο είναι δυνατή η διαχείριση μιας σχεσιακής βάσεως δεδομένων μέσα από την εν λόγω εφαρμογή. Συγκεκριμένα καλύπτονται οι θεματικές ενότητες: Εισαγωγή, Εκκίνηση και βασικό παράθυρο, Χρήση των μενού και των γραμμών εργαλείων, Άνοιγμα βάσης δεδομένων, δημιουργία πινάκων και εμφάνιση φύλλων, Αλλαγές μορφοποίησης σε γραμμές και πίνακες, Διαχείριση εγγραφών, Ανεύρεση δεδομένων, Δημιουργία και κατάργηση φίλτρων, Επιλογή συγκεκριμένων εγγραφών και πεδίων, Εισαγωγή δεδομένων, Τύποι πεδίων, ιδιότητες και σχεδίαση, Σχέσεις πινάκων, Δημιουργία και επεξεργασία φορμών, Εμφάνιση, προσθήκη και διάσωση εγγραφών μέσα σε φόρμες, Δημιουργία και χρήση φορμών από πολλούς πίνακες εκτυπώσεις. 1.2 Χαρακτηριστικά της Microsoft Access Η Microsoft Access είναι ένα σύστημα διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων που συνδυάζει τη μηχανή σχεσιακών βάσεων Jet με ένα γραφικό περιβάλλον και εργαλεία τα οποία επιτρέπουν τη γρήγορη ανάπτυξη εφαρμογών από το χρήστη. Από το παράθυρο της βάσης δεδομένων μπορείτε να δημιουργείτε, τροποποιείτε και εμφανίζετε οποιονδήποτε από τους έξι τύπους αντικειμένων όπως περιγράφονται παρακάτω: Αντικείμενο Πίνακας Ερώτημα Φόρμα Περιγραφή Τα δεδομένα απεικονίζονται σε δισδιάστατους πίνακες (σχέσεις) με τις στήλες να αντιστοιχούν στα πεδία και τις γραμμές στις εγγραφές. Εξάγει δεδομένα από τον πίνακα βασιζόμενο σε κριτήρια τα οποία παρέχει ο χρήστης. Τα ερωτήματα επιτρέπουν στον χρήστη να βλέπει πεδία από περισσότερους του ενός πίνακες. Εμφανίζει δεδομένα από ένα πίνακα ή ερώτημα, χρησιμοποιώντας, μία καθοριζόμενη από το χρήστη ειδική μορφή. Οι φόρμες δίνουν στους χρήστες την δυνατότητα να εμφανίζουν, να καταχωρούν, να επεξεργάζονται και να εκτυπώνουν τα δεδομένα. Οι φόρμες μπορούν να χρησιμοποιούνται για την εμφάνιση δεδομένων από περισσότερους του ενός πίνακες ή ερωτήματα, και μπορούν να σχεδιάζονται ώστε να δείχνουν πανομοιότυπες με τις έντυπες 7
Αντικείμενο Περιγραφή φόρμες. Αναφορά/Έκθεση χρησιμοποιώντας, μία καθοριζόμενη από το χρήστη ειδική μορφή. Δεν Εμφανίζει και εκτυπώνει δεδομένα από ένα πίνακα ή ερώτημα, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα που εμφανίζει μια αναφορά. Οι αναφορές μπορούν να περιέχουν δεδομένα από περισσότερους του ενός πίνακες ή ερωτήματα, καθώς επίσης και υπολογιζόμενα πεδία τα οποία βασίζονται σε δεδομένα που περιέχονται στους πίνακες. Μακροεντολή Αυτοματοποιεί κοινές ενέργειες βάσεων δεδομένων, εκτελώντας μία ομάδα βημάτων τα οποία καθορίζει ο χρήστης. Σελίδες Η Σελίδα πρόσβασης δεδομένων είναι ένας ειδικός τύπος ιστοσελίδας Πρόσβασης σχεδιασμένος για την προβολή και εργασία με δεδομένα από το Internet ή από Δεδομένων ένα intranet δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε μια βάση δεδομένων της Λειτουργική Μονάδα Microsoft Access Αυτοματοποιεί πολύπλοκες λειτουργίες τις οποίες δεν μπορούν να εκτελέσουν οι μακροεντολές. Οι λειτουργικές μονάδες είναι γραμμένες με την γλώσσα προγραμματισμού Visual Basic. Μία βάση δεδομένων της Access είναι ένα αρχείο με επέκταση.mdb το οποίο μπορεί να αποθηκευτεί σε οποιοδήποτε κατάλογο στον σκληρό δίσκο. Το μέγιστο μέγεθος μίας βάσης δεδομένων της Access είναι 2 Gigabytes, ενώ το μέγιστο πλήθος αντικειμένων που μπορεί να έχει είναι 32.768. Δεν ανοίγουμε ποτέ μία βάση δεδομένων όπως κάνουμε με ένα αρχείο. Δεν μπορούμε να τη φορτώσουμε στην μνήμη RAM. Απλά κάνουμε μία σύνδεση με τη βάση (μέσω ενός driver). Στην Access μπορείτε να το συμπεράνουμε αυτό από τρία βασικά σημεία: α) κατά τη δημιουργία μίας νέας βάσης ζητά πρώτα να την αποθηκεύσουμε, β) δεν υπάρχει επιλογή αποθήκευσης της βάσης με άλλο όνομα, και γ) από το προσωρινό αρχείο κλειδώματος εγγραφών (αυτό με κατάληξη.ldb) που δημιουργείται όταν ανοίγει μία σύνδεση με τη βάση. Οι πίνακες μίας βάσης δεδομένων αποτελούν τα κυριότερα αντικείμενά της. Το μέγιστο μέγεθος χωρητικότητας που καταλαμβάνει ένας πίνακας είναι 2 Gigabytes και το όνομα του μπορεί να έχει το πολύ 64 χαρακτήρες μήκος. Σε μία βάση Access μπορούν να είναι ανοιχτοί την ίδια χρονική περίοδο μέχρι 2048 πίνακες. Ο μέγιστος αριθμός πεδίων ενός πίνακα είναι 255 και των ευρετηρίων του 32. Το μέγιστο πλήθος χαρακτήρων του ονόματος του πεδίου είναι 64 και το μέγιστο πλήθος σε χαρακτήρες των εγγραφών του είναι 2000. 8
1.2.1 Εκκίνηση και βασικό παράθυρο Για να ξεκινήσουμε την Μicrosoft Access αρκεί να επιλέξουμε από την Έναρξη (Start) Προγράμματα (Programs) Microsoft Office Microsoft Access 2003 όπως εμφανίζεται στην παρακάτω οθόνη: Εικόνα 1.1 Εκκίνηση του προγράμματος Access Το πρόγραμμα ξεκινά και εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο Εικόνα 1.2 Αρχικό παράθυρο εφαρμογής βάσης δεδομένων 1.2.2 Χρήση των μενού και των γραμμών εργαλείων Στο Παράθυρο εργασιών Δημιουργία αρχείου, πατάμε στον υπερσύνδεσμο Κενή βάση δεδομένων του τμήματος Δημιουργία. Μπορούμε επίσης να πατήσουμε στο κουμπί Δημιουργία της γραμμής εργαλείων Βάση δεδομένων. Στην οθόνη μας εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία βάσης δεδομένων. 9
Εικόνα 1.3 Παράθυρο Δημιουργίας βάσης δεδομένων Δίνοντας κατάλληλο όνομα και θέση στο Αρχείο δημιουργούμε την νέα βάση δεδομένων. Εικόνα 1.4 Κενό παράθυρο της εφαρμογής βάσης δεδομένων Το παράθυρο Βάση δεδομένων παρουσιάζει τα στοιχεία της βάσης δεδομένων που έχουμε ανοίξει στη Microsoft Access 2003. Επειδή η βάση δεδομένων είναι ακόμη κενή, το παράθυρο αυτό περιέχει μόνο μερικές συντομεύσεις της Microsoft Access, οι οποίες μας επιτρέπουν να προσθέσουμε νέα αντικείμενα στη βάση μας. 10
Εικόνα 1.5 Κενό παράθυρο της εφαρμογής βάσης δεδομένων Το περιβάλλον της Access Τα βασικά στοιχεία του περιβάλλοντος της Microsoft Access 2003 είναι τα εξής: Γραμμή τίτλου Η γραμμή τίτλου της Microsoft Access 2003 περιλαμβάνει το κουμπί Ελέγχου του προγράμματος και το όνομα του (Microsoft Access). Γραμμή μενού Η δεύτερη γραμμή του παραθύρου είναι η γραμμή μενού και περιέχει τα μενού των εντολών που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε, προκειμένου να εκτελέσει το πρόγραμμα τις εργασίες που επιθυμούμε. Η γραμμή μενού της Microsoft Access 2003 περιέχει εξ ορισμού τα εξής επτά μενού Αρχείο, Επεξεργασία, Προβολή, Εισαγωγή, Εργαλεία, Παράθυρο και Βοήθεια. Η γραμμή μενού εμφανίζει τα υπομενού και τις εντολές που είναι διαθέσιμες για το στοιχείο της βάσης δεδομένων στο οποίο δουλεύουμε. Οι μη διαθέσιμες εντολές εμφανίζονται με γκρίζα γράμματα. Κατά περίπτωση, εμφανίζονται υπομενού, πλαίσια λίστας, πλαίσια ελέγχου ή και κουμπιά επιλογής σε ένα εν γένει εύχρηστο και φιλικό περιβάλλον. 11
Γραμμές εργαλείων Κάτω από τη γραμμή μενού υπάρχουν οι γραμμές εργαλείων οι οποίες μας παρέχουν έναν πιο γρήγορο και εύκολο τρόπο πρόσβασης στις εντολές και τις λειτουργίες του προγράμματος. Μια γραμμή εργαλείων περιέχει διάφορα κουμπιά τα οποία εκτελούν συγκεκριμένες εντολές. Κάθε κουμπί περιέχει ένα εικονίδιο το οποίο αναπαριστά την εντολή που εκτελεί. Αντικείμενα Βάσης Δεδομένων Η βάση δεδομένων της Access περιέχει αντικείμενα όπως πίνακες, ερωτήματα, φόρμες, εκθέσεις, σελίδες, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες. Το έργο της Access περιέχει αντικείμενα όπως φόρμες, εκθέσεις, σελίδες, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες. Μιλώντας γενικά, υπάρχουν τρεις βασικές λειτουργίες που μπορούμε να εφαρμόσουμε πάνω στα αντικείμενα της βάσης. Η πρώτη λειτουργία, που φέρει το όνομα «Δημιουργία», επιτρέπει τη δημιουργία νέων αντικειμένων σύμφωνα με τα όσα αναφέραμε παραπάνω. Η λειτουργία «Σχεδίαση» επιτρέπει τον ορισμό - και σε μεταγενέστερο στάδιο τη μεταβολή - της δομής του αντικειμένου, ενώ τέλος, η επιλογή «Άνοιγμα» επιτρέπει τη χρήση του κάθε αντικειμένου. Αυτές οι διαδικασίες της μεταβολής και της χρήσης, είναι συνάρτηση του τύπου του αντικειμένου που θεωρούμε σε κάθε περίπτωση. Έτσι, η σχεδίαση ενός πίνακα αναφέρεται στη διαδικασία μεταβολής της δομής του - δηλαδή του τύπου και του πλήθους των πεδίων που περιλαμβάνει - ενώ το άνοιγμα του πίνακα, εμφανίζει τα δεδομένα που βρίσκονται καταχωρημένα σε αυτόν, και επιτρέπει τη μεταβολή των τιμών τους. Αντίθετα, η σχεδίαση μιας φόρμας, αναφέρεται στη διαδικασία μεταβολής των στοιχείων της φόρμας, ενώ το άνοιγμά της, επιτρέπει τη χρήση της φόρμας μέσα από την εφαρμογή Τέλος, η σχεδίαση ενός ερωτήματος, επιτρέπει τον καθορισμό του είδους των πεδίων που θα επιστρέφονται από αυτό, ενώ το άνοιγμα του ερωτήματος, επιτρέπει την εκτέλεσή του από το χρήστη, και την ανάκτηση των δεδομένων στα οποία αναφέρεται. Με τον τρόπο αυτό, μπορούμε να ορίσουμε τις πράξεις της σχεδίασης και της χρήσης, για όλους τους τύπους αντικειμένων που περιλαμβάνονται σε μια βάση δεδομένων της Microsoft Access. Το επόμενο σχήμα παρουσιάζει τα κουμπιά του κεντρικού παραθύρου διαχείρισης της βάσης δεδομένων, με τα οποία είναι δυνατή η δημιουργία, σχεδίαση και χρήση όλων των τύπων αντικειμένων της εφαρμογής. 12
1.2.3 Οι Βασικές Εντολές του Κεντρικού Μενού Επιλογών Όλα τα παράθυρα και τα προγράμματα που λειτουργούν στο περιβάλλον των Windows έχουν μια γραμμή μενού, η οποία περιέχει μια λίστα με τα διαθέσιμα μενού εντολών του προγράμματος ή του παραθύρου. Για να εμφανιστούν τα περιεχόμενα ενός μενού, απλώς πατάμε στο όνομα του μενού που μας ενδιαφέρει. Επίσης, για να επιλέξουμε ένα μενού ή μια εντολή μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και το πληκτρολόγιο. Πατώντας μία φορά το πλήκτρο Alt ή το πλήκτρο F10 ενεργοποιούμε τη γραμμή μενού και, μετά, χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα Βελών επιλέγουμε το μενού που επιθυμούμε. Στη συνέχεια, πατάμε το πλήκτρο Enter ή το πλήκτρο Κάτω Βέλους και εμφανίζονται τα περιεχόμενα του μενού. Όταν ανοίγει ένα μενού, το πρόγραμμα δεν εμφανίζει όλες τις διαθέσιμες εντολές, αλλά μόνο τις πιο χρήσιμες και αυτές που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα. Στο κάτω μέρος των μενού εμφανίζεται ένα διπλό βέλος που δείχνει προς τα κάτω, το οποίο ονομάζεται κουμπί ανάπτυξης μενού, και μας ενημερώνει για την ύπαρξη περισσότερων εντολών. Εάν πατήσουμε στο κουμπί ανάπτυξης μενού ή αφήσουμε το μενού ανοιχτό για μερικά δευτερόλεπτα, θα εμφανιστούν και οι υπόλοιπες εντολές του. Για να κλείσουμε ένα μενού, μπορούμε να πατήσουμε έξω από αυτό ή να πατήσουμε μία φορά το πλήκτρο ESC. Η διαδικασία καθορισμού της βάσης δεδομένων με την οποία θα εργασθούμε, μπορεί να πραγματοποιηθεί και με πολλούς άλλους τρόπους. Ας ανοίξουμε για παράδειγμα το menu επιλογών που φέρει το όνομα «Αρχείο». Στην περίπτωση αυτή παρουσιάζεται στην οθόνη του υπολογιστή μας η επόμενη εικόνα: Από τις επιλογές που εμφανίζονται σε αυτό το menu, οι πιο σημαντικές είναι η «Δημιουργία» που επιτρέπει τη δημιουργία μιας κενής βάσης δεδομένων σύμφωνα με τα όσα έχουμε αναφέρει στις προηγούμενες σελίδες, οι επιλογές «Άνοιγμα» και «Κλείσιμο» που επιτρέπουν την έναρξη και τον τερματισμό της χρήσης υπάρχουσας βάσης, η επιλογή «Εκτύπωση» που επιτρέπει την εκτύπωση στοιχείων της βάσης σε κάποιον από τους εγκατεστημένους εκτυπωτές του συστήματος, η επιλογή «Ιδιότητες» που εμφανίζει ένα παράθυρο με τις πιο σημαντικές από τις ιδιότητες της βάσης, και η επιλογή «Έξοδος» που τερματίζει τη λειτουργία της εφαρμογής. Άλλες επίσης ενδιαφέρουσες επιλογές, είναι η επιλογή «Λήψη εξωτερικών δεδομένων» που επιτρέπει την εισαγωγή (import) πινάκων και 13
δεδομένων από άλλες βάσεις, η επιλογή «Εξαγωγή» η οποία διαμορφώνει τα αντικείμενα της βάσης, με τρόπο που να καθιστά δυνατή τη χρήση τους μέσα από άλλα προγράμματα, και η επιλογή «Αποστολή προς», η οποία επιτρέπει την αποστολή κάποιου αντικειμένου της βάσης σε κάποιο παραλήπτη, δια της χρήσης της υπηρεσίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εικόνα 1.6 Το menu «Επεξεργασία» και το menu «Προβολή» Το δεύτερο σύνολο επιλογών που περιλαμβάνεται στο κεντρικό menu της Access, φέρει το όνομα «Επεξεργασία». Εδώ θα συναντήσουμε τις συνήθεις μορφές επεξεργασίας δεδομένων, που είναι η Αναίρεση (Undo), η αποκοπή (Cut), η αντιγραφή (Copy) και η επικόλληση (Paste). Από τις υπόλοιπες επιλογές, οι πιο σημαντικές είναι η Διαγραφή (Delete) και η Μετονομασία (Rename). Οι πράξεις αυτές εφαρμόζονται στο αντικείμενο που έχουμε επιλέξει με το ποντίκι στο κεντρικό παράθυρο διαχείρισης της βάσης δεδομένων, και είτε αλλάζουν το όνομά του, είτε το διαγράφουν από τη βάση. Ας σημειωθεί πως η πράξη της διαγραφής είναι μόνιμη και δεν μπορεί να αναιρεθεί σε καμία περίπτωση - για το λόγο αυτό θα πρέπει να γίνεται με πολύ μεγάλη προσοχή. Αμέσως μετά τις επιλογές της «Επεξεργασίας», ακολουθούν οι επιλογές της «Προβολής». Εδώ καθορίζουμε τον τρόπο με τον οποίο τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων, θα εμφανίζονται στο κεντρικό παράθυρο διαχείρισης της εφαρμογής. Εάν κάποιο από αυτά τα αντικείμενα έχει επιλεγεί και χρησιμοποιείται, η προβολή αναφέρεται στον τρόπο εμφάνισης αυτού του αντικειμένου. Τέλος από αυτές τις επιλογές μπορούμε να εμφανίσουμε ή να αποκρύψουμε τις διάφορες γραμμές εργαλείων (toolbars) που περιλαμβάνει η εφαρμογή. Στη συνέχεια, ακολουθεί το menu «Εισαγωγή», από το οποίο μπορούμε να δημιουργήσουμε όλα τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων. Αυτή η επιλογή έχει το ίδιο αποτέλεσα με το κουμπί «Δημιουργία» του κεντρικού παραθύρου διαχείρισης της εφαρμογής, το οποίο περιγράψαμε στις προηγούμενες παραγράφους. 14
Τέλος, το menu «Εργαλεία», περιλαμβάνει ένα πλήθος χρήσιμων λειτουργιών, οι οποίες καλύπτουν τις διάφορες ανάγκες του χρήστη. Οι πιο σημαντικές από αυτές τις λειτουργίες, είναι το περιβάλλον δημιουργίας των συσχετίσεων που υφίστανται ανάμεσα στους πίνακες της βάσης, η ανάλυση και αξιολόγηση της βάσης ως προς κάποια συγκεκριμένα κριτήρια, η απόδοση διαφορετικών δικαιωμάτων πρόσβασης στις διάφορες κατηγορίες χρηστών, καθώς και ο καθορισμός των διαφόρων παραμέτρων λειτουργίας του προγράμματος Οι πιο σημαντικές από αυτές τις ιδιότητες, θα παρουσιαστούν στις επόμενες σελίδες. 1.2.4 Οι Βασικές Γραμμές Εργαλείων της Εφαρμογής Η πιο σημαντική από τις γραμμές εργαλείων της Microsoft Access, φέρει το όνομα «Βάση Δεδομένων», και περιέχει ένα σύνολο από κουμπιά, που πραγματοποιούν τις πιο σημαντικές από τις λειτουργίες της βάσης. Αυτή η γραμμή παρουσιάζεται στο επόμενο σχήμα, και τα κουμπιά που ανήκουν σε αυτή πραγματοποιούν τις ακόλουθες λειτουργίες: Δημιουργεί μια βάση δεδομένων, μία σελίδα πρόσβασης δεδομένων, ή ένα έργο της Microsoft Access Ανοίγει μια βάση δεδομένων ή ένα έργο της Microsoft Access, αλλά έχει τη δυνατότητα να ανοίξει και ορισμένους άλλους τύπους αρχείων όπως είναι για παράδειγμα αρχεία κειμένου, αρχεία λογιστικών φύλλων του Microsoft Excel, καθώς και αρχεία άλλων εφαρμογών βάσεων δεδομένων Αποθηκεύει τη διάταξη ενός φύλλου δεδομένων, τη σχεδίαση ενός πίνακα, ερωτήματος, προβολής, αποθηκευμένης διαδικασίας, πρότασης SQL, φόρμας, έκθεσης ή σελίδας πρόσβασης δεδομένων, ή τη δομή και το περιεχόμενο μιας μακροεντολής Αναζητά αρχεία Εκτυπώνει την επιλεγμένη φόρμα, έκθεση, φύλλο δεδομένων ή σελίδα πρόσβασης δεδομένων, χωρίς να εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου «Εκτύπωση» 15
Εμφανίζει το ενεργό αντικείμενο, για παράδειγμα ένα πίνακα, μια φόρμα ή μια έκθεση, όπως θα εμφανίζονται όταν εκτυπωθούν (εκτός από την περίπτωση του παραθύρου Μακροεντολή, το οποίο εμφανίζει πρώτα την «Τεκμηρίωση βάσης δεδομένων»). Υπάρχει η δυνατότητα μεγέθυνσης ή σμίκρυνσης της τρέχουσας σελίδας, καθώς και της προεπισκόπησης πολλών σελίδων ταυτόχρονα. Ελέγχει την ορθογραφία των καταχωρίσεων κειμένου σε προβολή πίνακα, ερωτήματος ή φύλλου δεδομένων φόρμας, ή του επιλεγμένου κειμένου που υπάρχει σε ένα πλαίσιο κειμένου σε «Προβολή φόρμας». Αφαιρεί το επιλεγμένο στοιχείο (για παράδειγμα, ένα στοιχείο ελέγχου ή μια εγγραφή) και το τοποθετεί στο Πρόχειρο ώστε να είναι δυνατή η εισαγωγή του σε κάποιο άλλο σημείο. Η αναίρεση της τελευταίας λειτουργίας αποκοπής μπορεί να πραγματοποιηθεί, επιλέγοντας την «Ακύρωση αποκοπής» στο μενού «Επεξεργασία» Αντιγράφει το επιλεγμένο στοιχείο (για παράδειγμα, ένα στοιχείο ελέγχου ή μια εγγραφή) είτε στο Πρόχειρο του Office είτε στο Πρόχειρο των Windows, ώστε να είναι δυνατή η εισαγωγή του σε κάποιο άλλο σημείο. Εισάγει ένα στοιχείο (για παράδειγμα, ένα στοιχείο ελέγχου ή μια εγγραφή) από το Πρόχειρο σε ένα ενεργό αντικείμενο βάσης δεδομένων Αναιρεί την πιο πρόσφατη αναστρέψιμη ενέργειά του χρήστη Το όνομα της εντολής αλλάζει (για παράδειγμα, σε «Αναίρεση Αποκοπής» ή «Αναίρεση Μετακίνησης») ανάλογα με την ενέργεια που πραγματοποιήθηκε τελευταία. Εάν μια ενέργεια δεν είναι δυνατό να αναιρεθεί, το όνομα της εντολής αλλάζει σε «Αδυναμία αναίρεσης». Εκκινεί τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word, με τον οποίο πραγματοποιείται η συγχώνευση δεδομένων της Microsoft Access σε έγγραφο του Word. Με τον τρόπο αυτό είναι δυνατή η δημιουργία επιστολών, με βάση φόρμα ή ετικέτες διευθύνσεων Εκκινεί τον Οδηγό ανάλυσης πινάκων, με τον οποίο γίνεται ανάλυση ενός πίνακα και, αν είναι απαραίτητο, διαίρεσή του σε σχετιζόμενους πίνακες, ώστε να επιτευχθεί πιο αποδοτική σχεδίαση πινάκων. 16
Ανοίγει την Επεξεργασία της Visual Basic και εμφανίζει τον κώδικα που υπάρχει πίσω από μια επιλεγμένη φόρμα ή έκθεση στο παράθυρο «Κώδικας» Εμφανίζει το φύλλο ιδιοτήτων για το επιλεγμένο στοιχείο, όπως για ένα πεδίο πίνακα ή για ένα στοιχείο ελέγχου που βρίσκεται σε μια φόρμα. Εάν τίποτα δεν είναι επιλεγμένο, εμφανίζει το φύλλο ιδιοτήτων του ενεργού αντικειμένου. Εμφανίζει το παράθυρο «Σχέσεις» που παρέχει τη δυνατότητα προβολής, επεξεργασίας και δημιουργίας σχέσεων μεταξύ πινάκων και ερωτημάτων. Δημιουργεί αυτομάτως μια φόρμα με βάση τον επιλεγμένο πίνακα, ερώτημα, προβολή ή αποθηκευμένη διαδικασία. Εκκινεί το «Βοηθό του Office» που παρέχει θέματα βοήθειας και συμβουλές όσον αφορά τη λειτουργία της Microsoft Access. 1.3 Πίνακες στην MS-Access 1.3.1 Δημιουργία Πίνακα Η δημιουργία ενός πίνακα (table) μέσα από τη Microsoft Access, πραγματοποιείται από το κεντρικό παράθυρο διαχείρισης της βάσης δεδομένων εάν επιλέξουμε τον Πίνακα από τη λίστα αντικειμένων που βρίσκεται στο αριστερό τμήμα του παραθύρου, και χρησιμοποιήσουμε το κουμπί με την ετικέτα «Δημιουργία». Εναλλακτικά, μπορούμε να δημιουργήσουμε τον πίνακα εάν από κεντρικό μενού επιλογών της Access, επιλέξουμε «Εισαγωγή», και από τη λίστα που θα εμφανιστεί, διαλέξουμε την επιλογή «Πίνακας». Και στις δύο περιπτώσεις, θα εμφανιστεί στην οθόνη μας το επόμενο πλαίσιο διαλόγου: Εικόνα 1.7 Οι πέντε δυνατοί τρόποι δημιουργίας ενός πίνακα στη Microsoft Access 17
Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράθυρο, μπορούμε να διαλέξουμε τον τρόπο με τον οποίο θα δημιουργήσουμε το νέο πίνακα. Όπως φαίνεται από το παραπάνω σχήμα, υπάρχουν πέντε τέτοιοι τρόποι δημιουργίας πινάκων, οι οποίοι σε γενικές γραμμές είναι οι ακόλουθοι: 1.3.1.1 Προβολή φύλλου δεδομένων Χρησιμοποιώντας αυτή την επιλογή, μπορούμε να δημιουργήσουμε απευθείας ένα πίνακα, δια της διαδικασίας καταχώρησης δεδομένων Πιο συγκεκριμένα, το πρόγραμμα εμφανίζει ένα κενό φύλλο δεδομένων, παρόμοιο με αυτό του Excel, στο οποίο μπορούμε κατευθείαν να καταχωρήσουμε τα δεδομένα που θέλουμε. Τα ονόματα των στηλών που χρησιμοποιούνται είναι «Πεδίο 1», «Πεδίο 2»,, «Πεδίο Ν», αλλά εάν το επιθυμούμε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα δικά μας ονόματα. Για να αλλάξουμε το όνομα μιας στήλης, κάνουμε διπλό κλικ με το ποντίκι πάνω στο όνομα της, και στη συνέχεια καταχωρούμε το όνομα που θέλουμε. 1.3.1.2 Προβολή Σχεδίασης Η προβολή σχεδίασης χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις κατά τις οποίες επιθυμούμε να σχεδιάσουμε τη δομή του πίνακα από μόνοι μας. Αυτό σημαίνει πως θα πρέπει να καθορίσουμε ένα προς ένα όλα τα πεδία του πίνακα που θέλουμε να δημιουργήσουμε, και πιο συγκεκριμένα, τον όνομά τους, τον τύπο τους, καθώς και ένα πλήθος χαρακτηριστικών ιδιοτήτων τους. Παραδείγματα τέτοιων ιδιοτήτων, είναι το σύνολο των τιμών που μπορούν να λάβουν, το εάν η απόδοση τιμών σε αυτά είναι υποχρεωτική ή προαιρετική, καθώς και το εάν συμμετέχουν ή όχι στο κύριο κλειδί του πίνακα. Επιλέγοντας την προβολή σχεδίασης από το παράθυρο «Δημιουργία πίνακα», εμφανίζεται στην οθόνη του υπολογιστή μας το επόμενο πλαίσιο διαλόγου: 18
Εικόνα 1.8 Το παράθυρο σχεδίασης πίνακα Το παραπάνω παράθυρο περιέχει ένα φύλλο δεδομένων στο οποίο καταχωρούμε τα χαρακτηριστικά των πεδίων του πίνακα. Αυτό το φύλλο δεδομένων περιλαμβάνει τρεις στήλες εκ των οποίων στην πρώτη στήλη με τίτλο «Όνομα Πεδίου», καταχωρούμε τα ονόματα των πεδίων του πίνακα, στη δεύτερη στήλη με τίτλο «Τύπος Δεδομένων», καταχωρούμε τον τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο, ενώ στην τρίτη στήλη που φέρει το όνομα «Περιγραφή», καταχωρούμε προαιρετικά, μια φράση που καθορίζει το ρόλο του πεδίου στον πίνακα που δημιουργούμε. Η κάθε γραμμή στο παραπάνω πλαίσιο διαλόγου αναφέρεται και σε ένα πεδίο του πίνακα, ενώ τα πεδία που συμμετέχουν στο πρωτεύον κλειδί του, χαρακτηρίζονται από την εμφάνιση ενός μικρού κλειδιού, στο πρώτο κελί από αριστερά της γραμμής ορισμού των. Κάθε φορά που προσθέτουμε στον πίνακα ένα νέο πεδίο, η Microsoft Access, χρησιμοποιεί ως προεπιλεγμένο τύπο δεδομένων για αυτό το πεδίο, το «Κείμενο», που επιτρέπει την καταχώρηση σε αυτό, συμβολοσειρών, συγκεκριμένου μήκους. Μπορούμε όμως να χρησιμοποιήσουμε όποιο τύπο δεδομένων επιθυμούμε. Για να το κάνουμε αυτό επιλέγουμε με το ποντίκι τον τύπο δεδομένων που θέλουμε να αλλάξουμε. Στην περίπτωση αυτή εμφανίζεται σε αυτό το κελί, μια λίστα με όλους τους διαθέσιμους τύπους δεδομένων, από την οποία και επιλέγουμε τον επιθυμητό τύπο δεδομένων, για το θεωρούμενο πεδίο. 19
Οι τύποι δεδομένων που υποστηρίζονται από την τρέχουσα έκδοση της Microsoft Access, είναι οι ακόλουθοι: Τιμή Τύπος δεδομένων Μέγεθος (Προεπιλεγμένη τιμή) Κείμενο ή Μέχρι 255 χαρακτήρες ή Κείμενο (Text) συνδυασμός κειμένου και αριθμών, καθώς το μήκος που ορίζεται από και αριθμοί που δεν απαιτούν υπολογισμούς, την ιδιότητα Μέγεθος όπως αριθμοί τηλεφώνου. πεδίου, εάν είναι μικρότερο Υπόμνημα (Memo) Μακροσκελές κείμενο ή συνδυασμός Μέχρι 65.535 χαρακτήρες κειμένου και αριθμών. Αριθμός (Number) Αριθμητικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται 1, 2, 4 ή 8 byte Ημερομηνία/ώρα (Date/Time) Νομισματική μονάδα (Currency) Αυτόματη αρίθμηση (AutoNumber) Ναι/Όχι (Yes/No) Αντικείμενο OLE (OLE Object) Υπερ-σύνδεση (Hyperlink) Οδηγός αναζήτησης (Lookup Wizard) σε μαθηματικούς υπολογισμούς. Τιμές ημερομηνίας και ώρας για τα έτη από το 100 έως το 9999. Τιμές νομισματικών μονάδων και αριθμητικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται σε μαθηματικούς υπολογισμούς που περιλαμβάνουν δεδομένα με ένα έως τέσσερα δεκαδικά ψηφία. Ακρίβεια 15 ψηφίων στα αριστερά της υποδιαστολής και 4 ψηφίων στα δεξιά. Ένας μοναδικός αύξων (προσαυξανόμενος βηματικά κατά 1) αριθμός ή τυχαίος αριθμός που εκχωρείται από τη Microsoft Access, όταν προστίθεται μια νέα εγγραφή σε έναν πίνακα. Δεν είναι δυνατή η ενημέρωση των πεδίων Αυτόματης αρίθμησης. Τιμές «Ναι» και «Όχι» και πεδία που περιέχουν μόνο μία από τις δύο τιμές (Ναι/Όχι, Αληθές/Ψευδές ή Ισχύει/Άκυρο). Ένα αντικείμενο (όπως ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel, ένα έγγραφο του Microsoft Word, γραφικά, ήχοι κλπ. Κείμενο ή συνδυασμός κειμένου και αριθμών που αποθηκεύεται ως κείμενο και χρησιμοποιείται ως διεύθυνση υπερσύνδεσης. Δημιουργεί ένα πεδίο που σας επιτρέπει να επιλέξετε μια τιμή από έναν άλλο πίνακα ή από μια λίστα τιμών, χρησιμοποιώντας ένα πλαίσιο λίστας ή ένα σύνθετο πλαίσιο. Εάν κάνετε κλικ σε αυτήν την επιλογή, ξεκινά ο «Οδηγός αναζήτησης», ο οποίος δημιουργεί ένα πεδίο αναζήτησης. Αφού ολοκληρωθεί ο οδηγός, η Microsoft Access ορίζει τον τύπο δεδομένων βάσει των τιμών που επιλέχθηκαν στον οδηγό. 8 byte 8 byte 4 byte 1 bit Μέχρι 1 Gigabyte (περιοριζόμενο από τον διαθέσιμο χώρο στο δίσκο). Κάθε ένα από τα τρία τμήματα ενός τύπου δεδομένων Υπερ-σύνδεση μπορεί να περιέχει έως 2048 χαρακτήρες. 20
Καθορισμός των ιδιοτήτων των πεδίων του πίνακα Στο κάτω μέρος του παραθύρου της προβολής σχεδίασης που φέρει το όνομα «Ιδιότητες πεδίου», έχουμε τη δυνατότητα, για κάθε ένα από τα πεδία που δημιουργούμε να καθορίσουμε και ένα πλήθος χρήσιμων ιδιοτήτων για αυτό το πεδίο. Οι ιδιότητες των πεδίων διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο δεδομένων που επιλέγουμε. Στην συνέχεια αναφέρονται οι κυριότερες ιδιότητες των πεδίων τύπου κειμένου και αριθμού οι οποίες καλύπτουν την συντριπτική πλειοψηφία των ιδιοτήτων. Ιδιότητα: Μέγεθος πεδίου (Field size) Καθορίζουμε το μέγιστο μήκος ενός πεδίου. Ανάλογα με το είδος των δεδομένων τα οποία θέλουμε ν' αποθηκεύσουμε έχουμε τις εξής περιπτώσεις: Κείμενο (Text) Όπως έχει ήδη ειπωθεί το μήκος ενός πεδίου κειμένου μπορεί να είναι από 0 έως 255 χαρακτήρες. Η προκαθορισμένη τιμή είναι 50 χαρακτήρες, την οποία μπορούμε να αλλάξουμε ανάλογα με τον αριθμό των χαρακτήρων τους οποίους πρόκειται ν' αποθηκεύσουμε. Αριθμός (Number) Όσο μεγαλύτερο είναι το εύρος των αριθμών που τοποθετείται σε ένα πεδίο, τόσο περισσότερο χώρο αποθήκευσης στη μνήμη χρειάζεται η Access. Υπάρχουν οι εξής περιπτώσεις αριθμών: Byte: Ακέραιος που καταλαμβάνει χώρο 1 byte, ο οποίος μπορεί να περιέχει τιμές από 0 έως 255. Πρόκειται για αριθμούς 8bit 2 8 =256. Ακέραιος (Integer): Μέγεθος που καταλαμβάνει 2 bytes. Μπορεί να περιέχει τιμές από - 32.768 έως +32.767. Πρόκειται για αριθμούς 16bit 2 16 =65536. Ακέραιος μεγάλου Ακέραιος αριθμός που καταλαμβάνει χώρο 4 bytes με τις τιμές του να κυμαίνονται από -2.147.483.648 έως +2.147.483.647. Πρόκειται μήκους (Long Integer): για αριθμούς 32bit 2 32 =4.294.967.296 Πραγματικός απλής Αριθμός κινητής υποδιαστολής μονής ακρίβειας. Μέγεθος 4 bytes με τιμές που κυμαίνονται από -3,4x10 38 έως 3,4x10 38. ακρίβειας (Single): Πραγματικός διπλής ακρίβειας (Double): Αναγνωριστικό αναπαραγωγής (Replication ID): Δεκαδικός (Decimal): Αριθμός κινητής υποδιαστολής 8 bytes διπλής ακρίβειας με τιμές που κυμαίνονται από -1,797x10 308 έως + 1,797x10 308. Μέγεθος 16 bytes. Χρησιμοποιείται σε μία Β.Δ. για τη δημιουργία ενός μοναδικού αναγνωριστικού για αναπαραγωγή. Χρησιμοποιούμε αυτόν τον τύπο για την αναγνώριση ρεπλίκων, πινάκων και εκθέσεων. Έχει μέγεθος 16 bytes και οι τιμές τις οποίες μπορεί να δεχθεί είναι από -1028 έως 1028. Η προκαθορισμένη κλίμακα είναι 18 και η ακρίβεια 0. 21
Ιδιότητα: Μορφή (Format) Με την ιδιότητα αυτή καθορίζουμε πώς θα εμφανίζονται ή θα τυπώνονται τα δεδομένα. Αριθμός και Νομισματική μονάδα Από το πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου επιλέγουμε μία από τις παρακάτω περιπτώσεις: Ημερομηνία/Ώρα Γενικός αριθμός 3456,789 Νομισματική μονάδα 3.456,79 Ευρώ 3.456,79 Σταθερή 3456,79 Βασική 3.456,79 Ποσοστό 123,00% Επιστημονική 3,46Ε+03 Από το πτυσσόμενο πλαίσιο καταλόγου επιλέγουμε μία από τις παρακάτω μορφές εμφάνισης ημερομηνίας ή ώρας. Ναι/Όχι Γενική ημερομηνία 19/6/1994 5:34:23 μμ Πλήρης ημερομηνία Κυριακή, 19 Ioυvίoυ 1994 Ενδιάμεση ημερομηνία 19-Ιουν-94 Σύντομη ημερομηνία 19/6/1994 Πλήρης ώρα 5:34:23 μμ Ενδιάμεση ώρα 5:34 μμ Σύντομη ώρα 17:34 Μπορούμε να επιλέξουμε μία από τις τρεις παρακάτω επιλογές: Αληθές/Ψευδές Αληθές Ναι/Όχι Ισχύει/Άκυρο Ναι Ισχύει Ιδιότητα: Δεκαδικές θέσεις (Decimal places) Αναφέρεται σε αριθμούς και νομισματικές μονάδες. Μπορούμε να καθορίσουμε πόσα δεκαδικά ψηφία θα εμφανίζει η Access. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι Αυτόματα. Έτσι αν η μορφή είναι νομισματική μονάδα, σταθερή, βασική ή ποσοστό, τότε έχουμε δύο δεκαδικά ψηφία. Ιδιότητα: Μάσκα εισαγωγής (Input mask) Αναφέρεται σε κείμενο, αριθμούς, νομισματικές μονάδες και ημερομηνίες/ώρες. Η μάσκα εισαγωγής καθορίζει ένα υπόδειγμα για τον τρόπο εισαγωγής, διόρθωσης και εμφάνισης των δεδομένων. Π.χ. ( / / ). Η μάσκα εισαγωγής χρησιμοποιείται σε πεδία (σε πίνακες και 22
ερωτήματα) καθώς και σε πλαίσια κειμένου και σύνθετα πλαίσια (σε φόρμες) για τη μορφοποίηση δεδομένων και την εξασφάλιση κάποιου ελέγχου των τιμών που μπορούν να καταχωρηθούν. Μια μάσκα εισαγωγής αποτελείται από κατεξοχήν χαρακτήρες (όπως διαστήματα, τελείες, παύλες και παρενθέσεις) που διαχωρίζουν κενά που πρέπει να συμπληρωθούν. Η ιδιότητα Μάσκα εισαγωγής αποτελείται από κατεξοχήν χαρακτήρες παράλληλα με ειδικούς χαρακτήρες που καθορίζουν τον τύπο της τιμής που μπορεί να καταχωρηθεί στη συγκεκριμένη κενή θέση. Οι μάσκες εισαγωγής χρησιμοποιούνται κυρίως σε πεδία Κειμένου και Ημερομηνίας/Ώρας, αλλά μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε πεδία Αριθμού ή Νομισματικής μονάδας. Ιδιότητα: Λεζάντα (Caption) Αναφέρεται σε όλους τους τύπους δεδομένων. Με την ιδιότητα αυτή μπορούμε να ορίσουμε μία ετικέτα με μία πληρέστερη (ή και συντομότερη) περιγραφή του ονόματος του πεδίου. Για παράδειγμα μπορούμε να αντικαταστήσουμε το όνομα πεδίου CustID με την ετικέτα Κωδικός Πελάτη ή την Ημερομηνία Αναχώρησης με την ετικέτα Ημερ. Αναχ. (εδώ μπορούμε να ορίσουμε την τελεία). Όταν σε ένα πεδίο τοποθετηθεί λεζάντα τότε στις προβολές πινάκων, φορμών κ.λ.π. θα εμφανίζεται αυτό το όνομα στο πεδίο. Ιδιότητα: Προεπιλεγμένη τιμή (Default value) Καθορίζουμε μία προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο. Είναι χρήσιμη όταν εισάγουμε πολύ συχνά μία συγκεκριμένη τιμή. Έτσι εάν εννέα στους δέκα μαθητές που καταχωρούμε έχουν γεννηθεί στο νομό Αττικής, ορίζουμε ως προεπιλεγμένη τιμή στο πεδίο Νομός: Αττικής. Ιδιότητα: Κανόνας επικύρωσης (Validation rule) Με την ιδιότητα αυτή μπορούμε να διασφαλίσουμε την εγκυρότητα των δεδομένων που καταχωρίζονται σε μια βάση δεδομένων. Με αυτή την ιδιότητα μπορούμε να περιορίσουμε τα δεδομένα που επιτρέπεται να καταχωρίζει ο χρήστης, ώστε να πληρούν τα κατάλληλα κριτήρια. Επίσης, μπορούμε να ρυθμίσουμε το πρόγραμμα ώστε, αν τα δεδομένα δεν πληρούν τα κριτήρια του κανόνα επικύρωσης, να εμφανίζεται ένα πλαίσιο μηνύματος το οποίο θα ενημερώνει το χρήστη σχετικά με το είδος των δεδομένων ή το εύρος των τιμών που επιτρέπεται να καταχωρίσει. Για να δημιουργήσουμε έναν κανόνα επικύρωσης μπορούμε: Να πληκτρολογήσουμε τα κριτήρια Να χρησιμοποιήσουμε τη Δόμηση Εκφράσεων Κριτήρια κανόνα επικύρωσης Κριτήρια κανόνα επικύρωσης είναι οι περιορισμοί που ορίζουμε σε ένα πεδίο για να διασφαλίσουμε ότι τα δεδομένα που καταχωρίζει ο χρήστης είναι κατάλληλα για το σκοπό του συγκεκριμένου πεδίου. Στην ουσία, τα κριτήρια είναι παραστάσεις οι οποίες, στην 23
απλούστερη και πιο συνηθισμένη μορφή τους, περιέχουν σταθερές τιμές (π.χ. κάποιον αριθμό) και τελεστές (π.χ. >, <, =, κ.λπ.). Μερικοί από τους τελεστές που χρησιμοποιούνται συχνά σε κριτήρια παρουσιάζονται στον επόμενο πίνακα, μαζί με αντιπροσωπευτικά παραδείγματα χρήσης τους: Τελεστές σύγκρισης Τελεστής Παράδειγμα Επιτρέπεται η καταχώριση δεδομένων, των οποίων η τιμή είναι Between Between 20 And 30 Μεταξύ 20 και 30 συμπεριλαμβανομένων και των τιμών 20 και 30 Between 1/1/1960 And 31/12/1970 Μεταξύ 1/1/1960 και 31/12/1970 συμπεριλαμβανομένων και των ημερομηνιών 1/1/1960 και 31/12/1970 = =35 Ίση με 35 > >36 Μεγαλύτερη από 36 < <40 Μικρότερη από 40 <> <>0 Οτιδήποτε εκτός από 0 >= >=50 Μεγαλύτερη ή ίση με 50 <= <=46 Μικρότερη ή ίση με 46 Λογικοί τελεστές Τελεστής Παράδειγμα Επιτρέπεται η καταχώριση δεδομένων, των οποίων η τιμή είναι And <50 And >40 Μικρότερη από 50 και μεγαλύτερη από 40 Or 48 Or 52 48 ή 52 Not Not "ΕΙΡΗΝΗ" Εκτός "ΕΙΡΗΝΗ" Επίσης, ιδιαίτερα χρήσιμος στον ορισμό κριτηρίων για τον έλεγχο δεδομένων κειμένου είναι και ο τελεστής Like. Ο τελεστής αυτός χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με τους χαρακτήρες μπαλαντέρ? (αγγλικό ερωτηματικό), * (αστερίσκος), και # (πλέγμα, Shift + 3) και μας επιτρέπει να καταχωρίσουμε δεδομένα των οποίων το κείμενο ταιριάζει με ένα συγκεκριμένο υπόδειγμα που καθορίζουμε εμείς. Το αγγλικό ερωτηματικό (?) αντιστοιχεί σε οποιονδήποτε χαρακτήρα, ο αστερίσκος (*) αντιστοιχεί σε κα έναν (0) ή περισσότερους χαρακτήρες, ενώ το πλέγμα (#) αντιστοιχεί σε μεμονωμένα αριθμητικά ψηφία. Ιδιότητα: Κείμενο επικύρωσης (Validation text) Εμφανίζει το κείμενο που υπάρχει κάθε φορά που παραβιάζεται ο κανόνας επικύρωσης. Για παράδειγμα αν ο βαθμός που θα εισαχθεί είναι 30, τότε θα μπορεί να εμφανιστεί ένα προειδοποιητικό μήνυμα, όπως "Ο βαθμός πρέπει να είναι μικρότερος ή ίσος του 20". Ιδιότητα: Απαιτείται (Required) 24
Χρησιμοποιούμε σε αυτήν την ιδιότητα την τιμή Yes όταν θέλουμε να υποχρεώσουμε το χρήστη να εισάγει μία τιμή σε κάθε νέα εγγραφή σε κάποιο πεδίο. Δεν επιτρέπουμε δηλαδή την κενή τιμή Null. Για παράδειγμα θα τοποθετήσουμε την ιδιότητα Ναι στο πεδίο Επώνυμο. Ιδιότητα: Μηδενικό μήκος (Allow zero length) Αναφέρεται σε πεδία κειμένου και υπομνήματος. Καθορίζουμε εάν επιτρέπεται ή όχι το μηδενικό μήκος τιμής σε ένα πεδίο. Ιδιότητα: Με ευρετήριο (Indexed) Με τη δημιουργία ευρετηρίου μπορούμε να επιταχύνουμε τις αναζητήσεις και τις ταξινομήσεις. Με την επιλογή Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα) καθορίζουμε αν θα επιτρέπεται η καταχώρηση όμοιων τιμών σε δύο ή περισσότερες εγγραφές ενός πεδίου. Αντίθετα με την επιλογή Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα) δεν επιτρέπουμε την καταχώρηση όμοιων τιμών σε δύο ή περισσότερες εγγραφές ενός πεδίου. Ιδιότητα Συμπίεση Unicode Η παράμετρος αυτή μας επιτρέπει να καθορίσουμε εάν επιθυμούμε να λάβει χώρα συμπίεση των δεδομένων που καταχωρούμε στο τρέχον πεδίο, σύμφωνα με την αναπαράσταση χαρακτήρων Unicode. Αυτό ισχύει ωστόσο μόνο για τα πεδία εκείνα των οποίων ο τύπος δεδομένων είναι «Κείμενο», «Υπόμνημα» ή «Υπερσύνδεση». Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού Αφού δημιουργήσουμε όλα τα πεδία, θα πρέπει να προστεθεί σε κάποιο από αυτά, το «Πρωτεύον Κλειδί». Η διαδικασία είναι η παρακάτω και υποτίθεται ότι βρισκόμαστε στο παράθυρο σχεδίασης πινάκων. Κάνουμε κλικ στο πεδίο στο οποίο θέλουμε να ορίσουμε ένα κλειδί και πατάμε το εικονίδιο του Πρωτεύοντος κλειδιού από τη γραμμή εργαλείων. Στα αριστερά του ονόματος εμφανίζεται η ένδειξη του κλειδιού. Για να δημιουργήσουμε πρωτεύοντα κλειδιά σε περισσότερα του ενός πεδία, πατάμε διαδοχικά τα πλήκτρα επιλογής γραμμών, τα οποία βρίσκονται αριστερά των ονομάτων των πεδίων, έχοντας όμως πατημένο το πλήκτρο Ctrl. Για να καταργήσουμε ένα πρωτεύον κλειδί αρκεί να πατήσουμε εκ νέου το πλήκτρο. Το πρωτεύον κλειδί είναι μία από τις σημαντικότερες λειτουργίες της Access. Είναι απαραίτητο για να συνδέει δύο πίνακες μιας βάσης δεδομένων ώστε να γίνεται η αναζήτηση των δεδομένων. 25
1.3.2 Εισαγωγή Πίνακα Η τέταρτη δυνατότητα που μας προσφέρεται όσον αφορά τη δημιουργία κάποιου πίνακα η Access, είναι η εισαγωγή του από κάποια άλλη βάση δεδομένων Αυτή η εισαγωγή μπορεί να αφορά, τόσο τη δομή του πίνακα, όσο και τα δεδομένα που περιλαμβάνονται σε αυτόν. Εάν εφαρμόσουμε αυτή τη διαδικασία, θα πρέπει αρχικά να καθορίσουμε το αρχείο βάσεων δεδομένων της Access, από το οποίο θα εισάγουμε το νέο πίνακα. 1.3.3 Σύνδεση Πίνακα Η διαδικασία εισαγωγής ενός πίνακα που περιγράψαμε στην προηγούμενη παράγραφο, αφορά την ενσωμάτωση της δομής - και προαιρετικά των δεδομένων - ενός πίνακα κάποιας άλλης βάσης, στην τρέχουσα βάση Η διαδικασία της σύνδεσης πραγματοποιείται ακριβώς με τον ίδιο τρόπο με τη διαφορά πως τα δεδομένα που εισάγουμε δεν ενσωματώνονται και διαμορφώνονται σύμφωνα με τις προδιαγραφές της Microsoft Access, έτσι ώστε να διατηρείται η δυνατότητα επεξεργασίας τους από την εφαρμογή που τα δημιούργησε. Οι πίνακες της βάσης που έχουν συνδεθεί στην εφαρμογή μας, ξεχωρίζουν από τους άλλους πίνακες, εμφανίζοντας ένα βέλος δίπλα από το σύμβολο του πίνακα, στο κεντρικό παράθυρο διαχείρισης της εφαρμογής. 1.3.4 Τροποποίηση Σχεδίασης Πίνακα Για να τροποποιήσουμε τη δομή ενός πίνακα πρέπει να τον ανοίξουμε σε προβολή σχεδίασης. Πρώτα τον επιλέγουμε από το παράθυρο της Β.Δ. και μετά επιλέγουμε το πλήκτρο Σχεδίαση. 1.3.4.1 Προσθήκη νέων πεδίων Ας υποθέσουμε ότι μετά τη δημιουργία του πίνακα αντιλαμβανόμαστε ότι έχουμε ξεχάσει κάποια πεδία. Είναι ένα πρόβλημα το οποίο θα αντιμετωπίζουμε αρκετές φορές. Η προσθήκη ενός νέου πεδίου, σε προβολή σχεδίασης, είναι μία διαδικασία εύκολη. Εάν το νέο πεδίο το οποίο θέλουμε να προσθέσουμε θα είναι στο τέλος, δηλαδή μετά το πεδίο Παρατηρήσεις, τότε κάνουμε κλικ στην κενή γραμμή, πληκτρολογούμε ένα όνομα πεδίου και επιλέγουμε τον κατάλληλο τύπο δεδομένων. Εάν όμως θέλουμε να παρεμβάλουμε ένα νέο πεδίο μεταξύ δύο υπαρχόντων, τότε κάνουμε κλικ στο πεδίο πάνω από το οποίο θέλουμε να κάνουμε την παρεμβολή και πατάμε το πλήκτρο Εισαγωγή γραμμών. Εναλλακτικά μπορούμε να επιλέξουμε από τη γραμμή των μενού την εντολή Εισαγωγή - Γραμμές ή να κάνουμε κλικ με το δεξί πλήκτρο στο πεδίο πάνω από το οποίο θα παρεμβάλουμε το νέο πεδίο και από το εμφανιζόμενο μενού επιλέγουμε Εισαγωγή γραμμών. 26
1.3.4.2 Διαγραφή πεδίων Για να διαγράψουμε ένα πεδίο θα πρέπει πρώτα να το επιλέξουμε. Γι' αυτό το λόγο κάνουμε κλικ στο αντίστοιχο πλήκτρο του επιλογέα γραμμής. Στη συνέχεια επιλέγουμε την εντολή του μενού Επεξεργασία - Διαγραφή - γραμμών ή Διαγραφή πληκτρολογίου.. Πιο απλά μπορούμε να πατήσουμε το πλήκτρο Delete του 1.3.4.3 Μετονομασία πίνακα Για να αλλάξουμε το όνομα του πίνακα. Επιλέγουμε πρώτα το όνομα του πίνακα. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στην εντολή Επεξεργασία - Μετονομασία. Στην ίδια εντολή μπορούμε να έχουμε πρόσβαση εάν κάνουμε κλικ με το δεξί πλήκτρο του ποντικιού πάνω στο όνομα ενός πίνακα. Επίσης από το πληκτρολόγιο μπορούμε έχουμε πρόσβαση στην ίδια εντολή εάν πατήσουμε το πλήκτρο F2. Στο πλαίσιο κειμένου που εμφανίζεται πληκτρολογούμε το νέο όνομα και πατάμε το Enter. 1.3.4.4 Διαγραφή Πίνακα Για να διαγράψουμε ένα πίνακα αρκεί να τον επιλέξουμε. Και να πατήσουμε το πλήκτρο Delete ή Επεξεργασία - Διαγραφή ή το κουμπί Διαγραφή της εργαλειοθήκης. Από το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί επιλέγουμε Ναι και θα δούμε ότι ο πίνακας έχει διαγραφεί. Εάν για κάποιο λόγο θέλουμε να επαναφέρουμε το διαγραμμένο πίνακα για παράδειγμα επειδή τον είχαμε διαγράψει κατά λάθος, θα πρέπει να πατήσουμε το πλήκτρο Αναίρεση από τη γραμμή εργαλείων. 1.4 Συσχετίσεις πινάκων Ο ρόλος των συσχετίσεων (Relationships) σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων, είναι η διασύνδεση των πινάκων της βάσης, με τέτοιο τρόπο, ώστε να είναι δυνατή η ανάκτηση δεδομένων, που συσχετίζονται μεταξύ τους, αλλά βρίσκονται αποθηκευμένα σε διαφορετικούς πίνακες. Η συσχέτιση (Relationship), ανάμεσα σε δυο πίνακες, μπορεί να δημιουργηθεί όταν και μόνο όταν οι δυο πίνακες περιέχουν ένα κοινό πεδίο που αναφέρεται στα ίδια δεδομένα. Δεν πρέπει κατ' ανάγκη να έχουν το όνομα, αλλά τουλάχιστον πρέπει να είναι του ίδιου τύπου δεδομένων. Το πεδίο αυτό στον έναν πίνακα πρέπει να είναι, υποχρεωτικά, πρωτεύον κλειδί, 27
ενώ στον άλλον πίνακα ένα απλό πεδίο, που λόγω της σχέσης του ονομάζεται Ξένο κλειδί (Foreign Key). Για παράδειγμα ας αναφέρουμε τους πίνακες: Φοιτητές και Βαθμολογίες σε μια βάση δεδομένων της γραμματείας του τμήματος που ανήκετε. Οι πίνακες σχετίζονται με το πεδίο Κωδικός Φοιτητή. Το πεδίο αυτό είναι πρωτεύον στον πρώτο πίνακα και ξένο στον άλλο. Εικόνα 1.9 Συσχέτιση των πινάκων της βάσης Αν το πρωτεύον κλειδί, σε μια σχέση, είναι του τύπου Αυτόματη αρίθμηση, τότε, υποχρεωτικά, το ξένο κλειδί πρέπει να είναι του τύπου Ακέραιος μεγάλου μήκους. Για να επεξεργαστούμε τις Σχέσεις των πινάκων κάνουμε τα εξής: Επιλέγουμε από το μενού Εργαλεία Σχέσεις, οπότε ενεργοποιείται το παράθυρο Σχέσεις. Εάν δεν έχουμε δημιουργήσει κάποια σχέση μεταξύ των πινάκων, θα εμφανιστεί ένα κενό παράθυρο με τίτλο Σχέσεις και το πλαίσιο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα (Show Table). Το πλαίσιο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, που μπορούμε να το εμφανίσουμε και επιλέγοντας από το μενού Σχέσεις Εμφάνιση πίνακα, μας βοηθάει να εισάγουμε, στο παράθυρο των σχέσεων, πίνακες και ερωτήματα από τη βάση μας, για να δημιουργήσουμε σχέσεις. Επιλέγουμε, με το ποντίκι, όσους πίνακες θέλουμε και τους εισάγουμε στο παράθυρο των Σχέσεων κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη (Add). Τέλος, κλείνουμε το πλαίσιο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα κάνοντας κλικ στο κουμπί Κλείσιμο (Close). Οι πίνακες εισάγονται στο παράθυρο των Σχέσεων έχοντας τη μορφή μικρών πλαισίων, τα οποία έχουν σαν τίτλο τα ονόματα των αντίστοιχων πινάκων. 28
Εικόνα 1.10 Προσθήκη πινάκων για τη δημιουργία σχέσεων Για να δημιουργήσουμε μια σχέση ανάμεσα σε δύο πίνακες σύρουμε το πρωτεύον κλειδί του ενός πίνακα, από το αντίστοιχο πλαίσιο του πίνακα και το αφήνουμε (Drag Drop) πάνω στο ξένο κλειδί του δεύτερου συσχετιζόμενου πίνακα. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία Σχέσεων το οποίο περιέχει τα πεδία των δυο πινάκων, που συμμετέχουν στη συσχέτιση. Παρατηρούμε, ότι η Access εντοπίζει, αυτόματα το είδος της σχέσης και το καταγράφει στο κάτω μέρος του παραθύρου στο πλαίσιο Τύπος σχέσης (Relationship Type). Εικόνα 1.11 Το παράθυρο επεξεργασίας σχέσεων ΤΥΠΟΙ ΣΧΕΣΕΩΝ Δύο πίνακες μπορούν να δημιουργήσουν έναν από τους κάτωθι τύπους σχέσης: Ένα προς ένα (One-to-One): όταν τα συσχετιζόμενα πεδία των δυο πινάκων, είναι Πρωτεύοντα κλειδιά ή είναι Ευρετήρια με μοναδικές τιμές. Τέτοιοι πίνακες, συνήθως, αποτελούν υποδιαίρεση ενός μεγαλύτερου, που τον χωρίζουμε σε μικρότερους είτε γιατί περιέχει πολλά πεδία είτε γιατί θέλουμε να απομονώσουμε κάποιο τμήμα του για λόγους ασφαλείας. 29
Ένα προς πολλά (One-to-Many): όταν το ένα από τα δυο πεδία, του πρώτου πίνακα, είναι πρωτεύον κλειδί ή έχει οριστεί ως Ευρετήριο με μοναδικές τιμές. Έτσι μια συγκεκριμένη εγγραφή, του πρώτου πίνακα, μπορεί να συσχετίζεται με πολλές (ή και καμία) εγγραφή του δευτέρου πίνακα. Π.χ. ένας πελάτης μπορεί να έχει κάνει πολλές παραγγελίες. Πολλά προς πολλά (Many-to-Many): όταν μια εγγραφή του ενός πίνακα μπορεί να συσχετίζεται με πολλές εγγραφές του δεύτερου πίνακα και το αντίστροφο. Στο πλαίσιο διαλόγου του σχήματος βλέπουμε το κουμπί Τύπος συνδέσμου (Join Type). Κάνοντας κλικ στο κουμπί αυτό ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου (Join Properties). Σ' αυτό το πλαίσιο διαλόγου, μπορούμε να καθορίσουμε ποιες εγγραφές από τους δυο πίνακες θα εμφανίζονται, όταν Τρέχουμε (Run) ένα Ερώτημα στο οποίο συμμετέχουν οι δυο πίνακες. Κάνοντας κλικ στο κουμπί ΟΚ ολοκληρώνεται η συσχέτιση των πινάκων και εισάγεται, ανάμεσα στους δυο πίνακες, στο παράθυρο Σχέσεις, μια λεπτή γραμμή που φανερώνει τον τύπο της σχέσης. Για να επεξεργαστούμε μια υπάρχουσα σχέση, αρκεί να κάνουμε διπλό κλικ στη γραμμή σχέσης. Εικόνα 1.12 Σχέσεις στην MS-Access Εάν, κατά τη δημιουργία μιας σχέσης, ένα από τα δύο συσχετιζόμενα πεδία των δυο πινάκων δεν αντιστοιχεί σε Πρωτεύον κλειδί ή Ευρετήριο με μοναδικές εγγραφές, η Access δημιουργεί μια αόριστη σχέση και δεν επιτρέπει την ενεργοποίηση των κανόνων ακεραιότητας. 30
Τέλος, επαναλαμβάνουμε την πιο πάνω διαδικασία, για όλα τα ζεύγη των πινάκων που θέλουμε να συσχετίσουμε. 1.4.1 Κανόνες Ακεραιότητας Επειδή η συσχέτιση των πινάκων μιας βάσης δεδομένων δημιουργεί και προβλήματα, που έχουν σχέση με την ακεραιότητα των δεδομένων γι αυτό και η Access μας προτείνει ένα σύνολο κανόνων, οι οποίοι μπορούν να μας προστατέψουν από λανθασμένες ή τυχαίες διαγραφές /τροποποιήσεις κρίσιμων δεδομένων. Οι κανόνες αυτοί εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου του σχήματος και ενεργοποιούνται όταν τσεκάρουμε το πλαίσιο: Εικόνα 1.13 Το παράθυρο επεξεργασίας σχέσεων Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών (Enforce referential integrity). Στο παράδειγμά μας, οι πίνακες: Φοιτητές και Βαθμολογίες συνδέονται με τη σχέση «ένα προς πολλά». Πεδίο συσχέτισης είναι το πεδίο Κωδικός Φοιτητή. Ο κάθε φοιτητής (εγγραφή) του πρώτου πίνακα συσχετίζεται με μία ή περισσότερες Βαθμολογίες (εγγραφές) του δεύτερου πίνακα. Αν έχουμε ενεργοποιημένη την ακεραιότητα αναφορών η Access δεν μας επιτρέπει: Να εισάγουμε στο πεδίο Κωδικός Φοιτητή του πίνακα Βαθμολογίες κωδικό που δεν αντιστοιχεί σε κάποιον Φοιτητή του πίνακα Φοιτητές. Μπορούμε όμως να εισάγουμε την απροσδιόριστη τιμή Null, αν θέλουμε να καθορίσουμε ρητά ότι η σχετική εγγραφή δεν έχει αντιστοιχία. Να αλλάξουμε ή διαγράψουμε το κωδικό κάποιου φοιτητή, στον πίνακα Φοιτητές με αποτέλεσμα να μείνουν κάποιες εγγραφές του πίνακα Βαθμολογίες Ορφανές, δηλ. χωρίς αντιστοιχία. Αν έχουμε τσεκάρει την επιλογή: Διαδοχική ενημέρωση των σχετικών εγγραφών (Cascade Update Related Fields), θα μπορούμε να αλλάζουμε τον κωδικό ενός φοιτητή που έχει συσχετιζόμενες βαθμολογίες, αφού η Access αναλαμβάνει να ενημερώνει, αυτόματα, όλα τα συσχετιζόμενα πεδία του πίνακα των βαθμολογιών. 31
Επίσης, αν έχουμε τσεκάρει την επιλογή Διαδοχική διαγραφή των σχετικών εγγραφών (Cascade Delete Related Fields), θα μπορούμε να διαγράφουμε κάποιον φοιτητή (εγγραφή) του πίνακα Φοιτητές και η Access θα διαγράφει, αυτόματα και όλες τις, τυχόν, συσχετιζόμενες βαθμολογίες (εγγραφές) του πίνακα των Βαθμολογιών. 1.5 Διαχείριση εγγραφών Έχοντας ολοκληρώσει τη σχεδίαση της δομής των πινάκων της βάσης, μπορούμε τώρα να αρχίσουμε να καταχωρούμε δεδομένα σε αυτούς. Για να το κάνουμε αυτό, μεταφερόμαστε στο κεντρικό παράθυρο διαχείρισης της εφαρμογής, επιλέγουμε τον πίνακα στον οποίο θέλουμε να καταχωρήσουμε τα δεδομένα μας, και στη συνέχεια πατάμε το κουμπί με την ετικέτα «Άνοιγμα». Εμφανίζεται το παράθυρο του πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων. Στη γραμμή του τίτλου υπάρχει το όνομα του πίνακα. Στην επόμενη γραμμή υπάρχουν τα ονόματα των πεδίων. Σε όσα πεδία έχουμε καθορίσει κάποια λεζάντα, τότε εμφανίζεται αυτή στη θέση του ονόματος του πεδίου. Η επόμενη γραμμή είναι κενή και σε αυτή θα εισάγουμε την πρώτη εγγραφή. Μόλις αρχίσουμε την πληκτρολόγηση αμέσως η Access δημιουργεί από κάτω μία νέα κενή γραμμή. Αυτή η γραμμή θα υπάρχει πάντα στον πίνακα και σε αυτή θα προσθέτουμε τις νέες εγγραφές. Συνεχίζουμε την εισαγωγή των δεδομένων της πρώτης εγγραφής. Η μετακίνηση στο επόμενο πεδίο γίνεται με το πλήκτρο Tab. Αφού τελειώσαμε την καταχώρηση της πρώτης εγγραφής, πατάμε το πλήκτρο Tab για να αρχίσουμε την εισαγωγή της δεύτερης εγγραφής. Αμέσως τα δεδομένα της πρώτης εγγραφής αποθηκεύονται στο δίσκο. Υπάρχει δηλαδή μία σημαντική διαφορά σε ότι αφορά την αποθήκευση των δεδομένων στην Access, σε σχέση με άλλες εφαρμογές όπως το Word ή το Excel. Θα πρέπει πάντα να έχουμε υπόψη μας ότι τα δεδομένα των Β.Δ. θεωρούνται κρίσιμα και ότι πάνω απ' όλα προέχει η ασφάλεια, η ακεραιότητα και η ορθότητα των δεδομένων. Συνεχίζουμε έτσι την εισαγωγή των επόμενων εγγραφών. Μετά από την τοποθέτηση ορισμένων εγγραφών ο πίνακας θα πάρει την επόμενη μορφή. 32
Εικόνα 1.14 Προβολή φύλλου δεδομένων πίνακα Στην εικόνα που ακολουθεί εμφανίζονται τα κυριότερα στοιχεία ενός πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων: Εικόνα 1.15 Το παράθυρο Προβολής φύλλου δεδομένων Όταν είμαστε στη διαδικασία εισαγωγής μιας νέας εγγραφής ή στη διαδικασία διόρθωσης μιας εγγραφής, τότε στον επιλογέα εγγραφής εμφανίζεται το σύμβολο με το μολυβάκι. Αυτό σημαίνει ότι η εγγραφή είναι σε κατάσταση διόρθωσης. Η αποθήκευση όμως των αλλαγών στην εγγραφή θα γίνει μόνον όταν μεταφερθούμε σε κάποια άλλη εγγραφή ή αν επιλέξουμε Εγγραφές Αποθήκευση εγγραφής. Για ν' αναιρέσουμε τις αλλαγές θα πρέπει να πατήσουμε το πλήκτρο Esc πριν φύγουμε από την εγγραφή. Για ν' αναιρέσουμε μία νέα εγγραφή θα πρέπει να πατήσουμε δύο φορές το Esc. 33