ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ: ΤΗΛΕΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ & ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΕΠΙΒΛΕΠΩΝ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: ΤΡΑΧΑΝΑΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ

ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ: ΤΗΛΕΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ & ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΘΕΜΑ: «LOGISTICS MANAGEMENT KAI ΤΗΛΕΜΑΤΙΚΗ» ΕΠΙΒΛΕΠΩΝ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: ΤΡΑΧΑΝΑΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΗΣ: ΤΣΑΟΥΣΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΑΡΤΑ 2009

Αφιερωμένη στην οικογένειά μου και στους φίλους μου που μου συμπαραστάθηκαν σε όλη τη φοιτητική μου πορεία. Ένα μεγάλο ευχαριστώ και στον επιβλέπων καθηγητή μου Κ.Τραχανα. 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 1 ΠΡΟΛΟΓΟΣ... 4 2 ΙΣΤΟΡΙΚΑ... 5 3 Εισαγωγή στα Logistics... 7 4 Σχεδιασμός των Logistics Management... 8 5 Έλεγχος του συστήματος... 10 6 Ο Σκοπός και το Αντικείμενο του Logistics Management... 11 7 Στόχοι του Logistics Management... 12 8 ΑΓΟΡΕΣ... 13 9 Στόχοι και Αντικείμενο Αγορών... 15 10 Έννοια και Σημασία της Ποιότητας στις Αγορές... 16 11 Οργάνωση του Τμήματος Αγορών... 17 12 ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ... 18 12.1 Έννοιες-Ορισμοί... 18 12.2 Λόγοι Διατήρησης Αποθεμάτων... 19 12.3 Είδη Αποθεμάτων... 21 13 Η ABC Ανάλυση... 22 13.1 Πότε Τοποθετείται η Παραγγελία,Ποια Ποσότητα;... 24 14 ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ... 26 14.1 Έννοια-Ορισμός... 26 14.2 Το Management της Αποθήκης... 28 14.3 Οι Ειδικοί Στόχοι του Management της Αποθήκης... 29 15 ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΩΝ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ... 30 15.1 Στοιχεία που Σχετίζονται με τα Προϊόντα... 31 15.2 Στοιχεία που Αναφέρονται στη Ροή των Προϊόντων... 32 16 ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΝΕΟΥ ΑΠΟΘΗΚΕΥΤΙΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ... 33 16.1 Μελλοντικές Απαιτήσεις Συστημάτων Διακίνησης και Αποθήκευσης... 34 16.2 Εκτίμηση του Κόστους της Επένδυσης... 35 17 ΚΑΝΑΛΙΑ ΔΙΑΝΟΜΗΣ... 35 17.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 35 18 ΜΕΣΑ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ... 37 18.1 ΘΑΛΑΣΣΙΕΣ ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ... 38 18.2 CONTAINER... 39 18.3 ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΝΑΥΣΙΙΙΛΟΪΑ... 40 18.4 ΑΕΡΟΠΟΡΙΚΕΣ ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ... 41 18.5 ΧΕΡΣΑΙΕΣ ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ... 43 18.5.1 ΣΙΔΗΡΟΔΡΟΜΙΚΕΣ... 43 18.5.2 ΒΑΣΙΚΕΣ ΟΔΙΚΕΣ ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ... 45 19 ΤΑ LOGISTICS ΤΗΣ ΣΤΡΟΓΓΥΛΗΣ ΘΕΑΣ... 46 19.1 Τα προγράμματα... 47 19.2 Προμήθειες... 48 19.3 Logistics στις μπουτίκ... 50 19.4 Η διαφορά με την Ευρώπη... 51 20 ΤΗΛΕΜΑΤΙΚΗ... 51 20.1 Έννοια Τηλεματικης... 52 20.2 ΕΙΔΗ ΤΗΛΕΜΑΤΙΚΗΣ... 54 20.2.1 ΤΗΛΕΡΓΑΣΙΑ (ΤELEWORKING)... 54 20.2.1.1 ΕΙΔΗ ΤΗΛΕΡΓΑΣΙΑΣ... 55 20.2.2 ΤΗΛΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ... 56 20.2.3 ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΙΑ (ΤΕLEFAX)... 58 2

20.2.4 ΤΗΛΕΪΑΤΡΙΚΗ... 58 20.2.5 ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗ (VIDEO CONFERENCE)... 59 20.2.6 ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗ ΜΕ ΤΟ ΝΕΤΜΕΕΤΙΝG... 61 20.2.6.1 ΕΙΔΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ... 61 21 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ... 62 22 ΤΗΛΕΚΕΙΜΕΝΟΓΡΑΦΙΑ (TELETEXT)... 63 23 ΤΗΛΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ (TELESERVICE)... 64 24 ΤΗΛΕΕΙΚΟΝΟΓΡΑΦΙΑ (VIDEOTEXT)... 64 25 ΤΗΛΕΗΧΟΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ (AUDIO TEXT)... 65 26 ΤΗΛΕΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ (PAGING)... 65 27 ΑΥΤΟΜΑΤΕΣ ΤΑΜΕΙΟΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΜΗΧΑΝΕΣ (ΑΤΜ)... 66 28 ΕΙΚΟΝΟΤΗΛΕΦΩΝΟ (VIDEOPHONE)... 66 29 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΑΡΧΕΙΩΝ... 67 30 ΔΙΑΜΟΙΡΑΣΜΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ... 68 31 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ (ELECTRONIC MAIL E-MAIL)... 69 32 ΔΙΚΤΥΑ ΤΗΛΕΜΑΤΙΚΗΣ... 70 33 ΔΙΚΤΥΟ Χ.25... 71 34 ΔΙΚΤΥΟ HELLAS PAC... 73 35 ΔΙΚΤΥΟ HELLAS COM... 77 36 ΔΙΚΤΥΟ ΑΤΜ... 78 37 ΔΙΚΤΥΟ ISDN... 81 38 ΤΗΛΕΜΑΤΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΣΤΗΝ ΕΦΟΔΙΑΣΤΙΚΗ... 85 38.1 Διαδικασία Υποδοχής Παραγγελίας... 87 38.2 Ανίχνευση και δρομολόγηση φορτίων... 91 38.3 Έξυπνα συστήματα μεταφοράς... 95 39 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ... 96 39.1 Ορισμός ηλεκτρονικού εμπορίου... 96 39.2 Είδη ηλεκτρονικού εμπορίου... 98 39.2.1 Business to Business -EDI... 98 39.2.2 Business to Consumer... 99 39.2.3 Business to Government... 100 39.2.4 Business to Citizen... 100 39.2.5 Consumer to Consumer... 101 39.3 Στοιχεία που περιλαμβάνει το Ηλεκτρονικό Εμπόριο... 101 39.4 Πλεονεκτήματα-Μειονεκτήματα ηλεκτρονικού εμπορίου... 102 39.5 Πληροφοριακή υποδομή και μέσα μεταφοράς... 105 40 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑ... 109 40.1 Πιστοποίηση και ασφάλεια... 110 41 ΕΠΙΛΟΓΟΣ... 111 42 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ - LINKS... 113 3

1 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Σε καθένα από τους τρεις τελευταίους αιώνες επικράτησε μια μοναδική ανάπτυξη της τεχνολογίας. Ο 18 ος Αιώνας, ήταν η εποχή των μεγάλων μηχανικών συστημάτων που συνόδευσαν τη Βιομηχανική επανάσταση. Ο 19 ος Αιώνας ήταν η εποχή της ατμομηχανής. Κατά τη διάρκεια του 20ου Αιώνα, η τεχνολογία κλειδί είναι η συλλογή, η επεξεργασία και η διανομή της πληροφορίας. Στον 21 ο Αιώνα θα δούμε μεταξύ άλλων εξελίξεων, την εγκατάσταση σε όλη την υδρόγειο εξελιγμένων τηλεφωνικών δικτύων, την τεράστια εξέλιξη των οπτικών και ακουστικών μέσων, την καταπληκτική συνέχεια της ανάπτυξης της βιομηχανίας των υπολογιστών και την «εκτόξευση» των δορυφορικών τηλεπικοινωνιών. Εξαιτίας της ραγδαίας τεχνολογικής προόδου, αυτοί οι τομείς συγκλίνουν ταχύτατα και οι διαφορές μεταξύ της συλλογής, μεταφοράς, αποθήκευσης και επεξεργασίας της πληροφορίας εξαφανίζονται γρήγορα. Επιχειρήσεις, με γραφεία διεσπαρμένα σε μια ευρεία γεωγραφική περιοχή, αναμένουν και είναι ανά πάσα στιγμή σε θέση, να εξετάσουν την τρέχουσα κατάσταση, ακόμη και της πιο απομακρυσμένης εργασίας τους με το πάτημα ενός κουμπιού. Καθώς αναπτύσσεται η ικανότητα μας να συλλέγουμε, να επεξεργαζόμαστε και να διανέμουμε πληροφορίες, η ανάγκη για την γρηγορότερη ανάπτυξη των τηλεματικών εφαρμογών στον χώρο των οικονομικών επιχειρήσεων γίνεται όλο και πιο έντονη. Το δίκτυο των τηλεματικών εφαρμογών προσφέρει ένα ισχυρό τηλεπικοινωνιακό μέσο για τους επιστήμονες της Εφοδιαστικής. Η επιτάχυνση που επιτυγχάνεται στις διάφορες εργασίες διευκολύνει τη συνεργασία και βελτιώνει την ποιότητα και την αξιοπιστία των διάφορων εφοδιαστικών ενεργειών. 4

2 ΙΣΤΟΡΙΚΑ Η ιστορία και η εξέλιξη των μεταφορών, της βιομηχανικής παραγωγής και της προσέγγισης του πελάτη διδάσκει ότι κανένα από τα συστήματα διοίκησης και διαχείρισης που εφαρμόστηκε δεν άντεξε στο χρόνο. Κάθε ιδέα και σύστημα δοκιμάζεται στη διάρκεια του χρόνου είτε επειδή δεν ικανοποιεί πλέον τις ανάγκες που το «γέννησαν» είτε επειδή οι ίδιες ανάγκες μεταβάλλονται καθιστώντας το σύστημα ανενεργό ή μη αποδοτικό. Στην περίπτωση των επιχειρήσεων, που δημιουργήθηκαν στην βιομηχανική εποχή και κυρίως μετά τον δεύτερο παγκόσμιο πόλεμο, τα συστήματα φυσικής διανομής έπαψαν να ικανοποιούν τους πελάτες και δημιούργησαν εσωτερικά προβλήματα στις επιχειρήσεις. Ο κύριος λόγος αστοχίας ήταν η μεταβολή των αναγκών των πελατών και η εξέλιξη των απαιτήσεων στα υπεύθυνα τμήματα. Υπάρχουν πολλά παραδείγματα επιχειρήσεων, που εξέλιξαν το σύστημα διανομής, το σύστημα υποδοχής της παραγγελίας, την επικοινωνία με τον προμηθευτή, κ.τ.λ. Ο ερευνητής αναγνωρίζει κάποιες, αν όχι όλες, από τις δυνάμεις αλλαγής στο παγκόσμιο εμπόριο και την τεχνολογία που ανάγκασαν τις εταιρείες να αλλάξουν τακτική και στρατηγική. Η επιστημονική προσέγγιση της Εφοδιαστικής είναι σχετικά πρόσφατη αν και αποτελούσε στρατιωτική ανάγκη από τα αρχαία χρόνια. Η εκστρατεία του Μεγάλου Αλεξάνδρου θα ήταν ανέφικτη, αν ο Μακεδονικός στρατός δεν είχε σωστό σύστημα εφοδιασμού. Ο έλεγχος της επικρατείας των αρχαίων αυτοκρατοριών θα ήταν εντελώς αδύνατος και οι παγκόσμιοι πόλεμοι θα είχαν διαρκέσει σαφώς λιγότερο, αν οι αντίπαλοι δεν είχαν συνδέσει αποτελεσματικά την παραγωγική μηχανή της οικονομίας τους με το πολεμικό μέτωπο των επιχειρήσεων. Αν δεν είναι ευδιάκριτη η σύνδεση της πολεμικής ανάγκης με αυτές των επιχειρήσεων, υπάρχει ένας βασικός νοητικός συνδετήριος κρίκος: η Εφοδιαστική προσθέτει αξία (add value). Όπως ένα όπλο σε μια αποθήκη ή 5

στο εργοστάσιο δεν προσφέρει στις ανάγκες του μετώπου, έτσι και ένα προϊόν που δεν έχει παραληφθεί από τον αποδέκτη του δεν προσφέρει στην επιχείρηση. Το προϊόν στην αποθήκη έχει μια συγκεκριμένη αξία για την επιχείρηση, η οποία σχετίζεται άμεσα με το κόστος παραγωγής του. Το προϊόν όμως διατιθέμενο σωστά στον καταναλωτή έχει μια σαφώς μεγαλύτερη αξία, που συνδέεται άμεσα με την αγορά και τις ανάγκες του καταναλωτή. Κατά τη διάρκεια της ιστορίας τα αγαθά τα οποία οι άνθρωποι επιθυμούσαν δεν παράγονταν πάντα στον τόπο ή στον χρόνο που ήθελαν να καταναλώσουν. Τόσο η τροφή, όσο και άλλα αγαθά ήταν διασκορπισμένα σε διάφορα σημεία και διατίθεντο σε αφθονία μόνο σε συγκεκριμένες εποχές του χρόνου. Έτσι οι άνθρωποι είχαν την επιλογή είτε την κατανάλωση των προϊόντων στον τόπο παραγωγής είτε τη μεταφορά τους σε συγκεκριμένη τοποθεσία και αποθήκευσης τους σε μεταγενέστερη χρήση. Καθώς όμως δεν υπήρχε αναπτυγμένο μεταφορικό σύστημα και σύστημα αποθήκευσης, η μεταφορά των αγαθών αυτών ήταν πολύ περιορισμένη εξαναγκάζοντας τους ανθρώπους να κατοικούν κοντά στις πηγές παραγωγής και να καταναλώνουν ένα σχετικά μικρό φάσμα αγαθών. Με την ανάπτυξη των συναφών δραστηριοτήτων η παραγωγή άρχισε να διαχωρίζεται γεωγραφικά από την κατανάλωση. Οι περιοχές άρχισαν να ειδικεύονται στην παραγωγή συγκεκριμένων αγαθών που μπορούσαν να τύχουν πιο αποδοτικής εκμετάλλευσης. Η πλεονάζουσα παραγωγή μπορούσε να μεταφερθεί σε άλλες περιοχές παραγωγής ή εκμετάλλευσης και αγαθά που δεν μπορούσαν να παραχθούν τοπικά, άρχισαν να εισάγονται. Αυτή η διαδικασία ανταλλαγών ακολουθεί την αρχή του συγκριτικού πλεονεκτήματος, όπως αυτή περιγράφεται στην θεωρητική οικονομική. Η εφαρμογή της συγκεκριμένης αρχής στις διεθνείς αγορές εξηγεί την μεγάλη ανάπτυξη του διεθνούς εμπορίου, που παρουσιάζεται σήμερα. Έτσι οι δραστηριότητες στον τομέα των logistics συνιστούν την ουσία του εμπορίου συμβάλλοντας στην οικονομική ανάπτυξη της χώρας. Όλες αυτές οι 6

δραστηριότητες υφίστανται για κάθε προϊόν από την στιγμή της κατασκευής ή παραγωγής του έως την κατανάλωση του και την πιθανή ανακύκλωση του σε κάθε εταιρεία του κλάδου. Έτσι η Εφοδιαστική είναι κάτι πολύ περισσότερο από μια απλή μεταφορά και αποθήκευση. Όλες οι εταιρείες ενδιαφέρονται για την Εφοδιαστική, αφού όλες πρέπει να πραγματοποιήσουν τις παραπάνω δραστηριότητες ή υπηρεσίες με κάποιο τρόπο. 3 Εισαγωγή στα Logistics Στην εποχή μας το σύστημα μεταφορών παίζει καταλυτικό ρόλο στη βιομηχανία. Συχνά όμως υποθέτουμε ότι τα προϊόντα μετακινούνται από εκεί που παράγονται στον τόπο που καταναλώνονται με ελάχιστη δυσκολία. Αυτό οφείλεται στο ότι στις σύγχρονες βιομηχανοποιημένες οικονομίες, η έννοια των μεταφορών είναι τόσο διασκορπισμένη, ώστε συχνά να αδυνατούμε να κατανοήσουμε το μέγεθος επίδρασης τους στον τρόπο ζωής μας. Η άποψη που θέτει τη μεταφορά στην οικονομική δραστηριότητα προέκυψε από την μείωση του κόστους που προκαλείται στην παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών. Η σπουδαιότητα αυτού σε όρους κατανομής οικονομικών πόρων, αναγνωρίζεται από το γεγονός ότι ένα τρίτο του εθνικού εισοδήματος κατανέμεται στη μεταφορά. Το πόσο σπουδαία είναι η μεταφορά φαίνεται από το ότι χωρίς αυτή θα ήταν αδύνατη κάθε ανθρώπινη δραστηριότητα. Η ολοκληρωτική διακοπή των υπηρεσιών μεταφοράς μιας κοινωνίας είναι ο ταχύτερος τρόπος για να εξασφαλιστεί πλήρης παράλυση μιας συνεργατικής προσπάθειας, είτε οικονομικής, είτε πολιτικής ή οικονομικής. Επιπλέον, επειδή τα Logistics είναι σημαντικό συστατικό μιας χώρας, είναι απαραίτητο να προσδιορίσουμε τι σημαίνει ακριβώς αυτός ο όρος ο οποίος αναφέρεται ουσιαστικά στη διοίκηση της ροής των αγαθών από το σημείο παραγωγής στο σημείο κατανάλωσης. Ο όρος αυτός μπορεί να αποδοθεί καλύτερα ως εξής: Η διαδικασία σχεδιασμού, εφαρμογής και ελέγχου μιας αποτελεσματικής και οικονομικής ροής και αποθήκευσης των πρώτων υλών των κατεργασμένων αποθεμάτων και έτοιμων προϊόντων και οι σχετικές 7

πληροφορίες από το σημείο παραγωγής στο σημείο κατανάλωσης με σκοπό τη ικανοποίηση των απαιτήσεων των πελατών. Τα Logistics έχουν θετικές επιδράσεις τόσο στην οικονομία όσο και στην επιχείρηση. Στον τομέα της οικονομίας επηρεάζουν τον ρυθμό του πληθωρισμού, τα επιτόκια, την παραγωγικότητα, το ενεργειακό κόστος, την διαθεσιμότητα κεφαλαίων και συντελεί στην μείωση της ανεργίας. Το κόστος των Logistics είναι δέκα φορές περισσότερο από την διαφήμιση, διπλάσιο από το ποσό που διατίθεται για την άμυνα αυτών και ίσο για το ποσό που διατίθεται ετήσια για φάρμακα. Τα σπουδαιότερα συστατικά στοιχεία των Logistics που πρέπει να διαχειριστούν αποτελεσματικά είναι οι μεταφορές-διανομές, όπου οι μεταφορές κατέχουν το μεγαλύτερο κόστος της διαδικασίας τους. Το μεταφορικό σύστημα μιας εταιρείας ανεξάρτητα από το κόστος αγοράς του αποτελεί ένα κρίκο της εφοδιαστικής αλυσίδας. Ως μεταφορά εννοούμε την διακίνηση των προϊόντων μεταξύ των επιχειρήσεων ή μεταξύ επιχειρήσεων και καταναλωτή. Η διακίνηση αυτή των προϊόντων είναι δυνατό να γίνει στο χώρο της βιομηχανίας εντός των πόλεων ή μεταξύ διαφόρων γεωγραφικών σημείων. Ως διανομή εννοούμε το τμήμα εκείνο, το οποίο σχετίζεται με την παραγγελιοληψία, την επεξεργασία των παραγγελιών, την προετοιμασία της παραγγελίας και την φυσική διανομή των προϊόντων από την επιχείρηση προς τον πελάτη. 4 Σχεδιασμός των Logistics Management Ο σχεδιασμός του συστήματος Logistics ξεκινά από την επιλογή της μονάδας διακίνησης και τον καθορισμό της συσκευασίας του προϊόντος και καλύπτει όλες τις φάσεις, προμήθειας των υλικών, παραγωγής των προϊόντων και διάθεσης, διανομής και εμπορίας των προϊόντων και καταλήγει στο πρόβλημα της ανακύκλωσης των υλικών με την παραλαβή επιστροφών ή με την αξιοποίηση των παραπροϊόντων που προκύπτουν στην παραγωγή. 8

Τα θέματα του σχεδιασμού είναι πολλά και αναφέρονται στην επιλογή μονάδας διακίνησης, στην επιλογή καναλιών διανομής, στην εξεύρεση του «άριστου» αριθμού αποθηκευτικών κέντρων ή κέντρων διανομής, στην επιλογή τοποθεσίας, στην επιλογή τεχνολογίας (αυτοματισμοί) και πολλά άλλα θέματα. Ο σχεδιασμός του συστήματος Logistics περιλαμβάνει τον στρατηγικό σχεδιασμό, τον τακτικό σχεδιασμό και το δυναμικό σχεδιασμό. O στρατηγικός σχεδιασμός θα οδηγήσει την επιχείρηση στην λήψη πολύ σοβαρών αποφάσεων, που θα επιδράσουν (και θα επιδρούν) καθοριστικά στη λειτουργικότητα, στην εκτέλεση των καθημερινών εργασιών της επιχείρησης (δυναμικότητα, παραγωγικότητα), θα διαμορφώσουν το τελικό κόστος και θα επηρεάσουν την κερδοφορία της επιχείρησης. Ο υπεύθυνος του στρατηγικού σχεδιασμού του συστήματος Logistics μιας επιχείρησης καλείται να απαντήσει σε πολλά ερωτήματα, οι απαντήσεις που θα δώσει, οι λύσεις που θα προτείνει και που τελικά θα επιλεγούν, δεν μπορούν να αλλάξουν από τη μια μέρα στην άλλη ή αν αλλάξουν αυτό θα γίνει πολύ δύσκολα και θα έχει πολύ μεγάλο κόστος. Ο στρατηγικός σχεδιασμός είναι η πιο σημαντική εργασία σε μια επιχείρηση. Είναι αδύνατο να βρεθεί μια πετυχημένη επιχείρηση χωρίς να έχει ασχοληθεί με τον στρατηγικό σχεδιασμό. Ενώ ο στρατηγικός σχεδιασμός αναφέρεται στο μακροχρόνιο σχεδιασμό της επιχείρησης, ο τακτικός σχεδιασμός αναφέρεται στο μεσοπρόθεσμο σχεδιασμό και ο δυναμικός στο βραχυχρόνιο. Κάθε επιχείρηση θα πάρει αποφάσεις τακτικής που θα την δεσμεύσουν για ένα διάστημα 1-2 ετών και θα παίρνει δυναμικές αποφάσεις, που σχετίζονται με την καθημερινή ή εβδομαδιαία εργασία και λειτουργία της. Κάθε επιχείρηση πρέπει να έχει καθιερώσει ένα σύστημα καθημερινής λειτουργίας που επιτυγχάνει την ικανοποίηση των πελατών της. Για το λόγο αυτό καθιερώνει ένα δυναμικό σύστημα με αποφάσεις που αλλάζουν γρήγορα 9

και συχνά, με σκοπό την ικανοποίηση του πελάτη. Αυτός είναι ο Δυναμικός σχεδιασμός. Ο τακτικός και ο δυναμικός σχεδιασμός λειτουργούν μονίμως σε μια κατάσταση πανικού και πρέπει να αντιμετωπίζουν καθημερινά «απρόβλεπτες» καταστάσεις, να λύνουν προβλήματα και να αυτοσχεδιάζουν. 5 Έλεγχος του συστήματος Ο έλεγχος του συστήματος αναφέρεται τόσο στον έλεγχο των αποτελεσμάτων του σχεδιασμού όσο και στον έλεγχο της ορθής εφαρμογής των σχεδίων. Για να είναι αποτελεσματικός, ο έλεγχος πρέπει να γίνεται συστηματικά και να διαπερνά ολόκληρο το σύστημα. Ο έλεγχος είναι μια συνεχής διαδικασία μέσα στην επιχείρηση και καλύπτει όλες τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν, για να φτάσουν τα προϊόντα από τους προμηθευτές της επιχείρησης στους τελικούς πελάτες της περνώντας από την παραγωγή. Ο σκοπός του ελέγχου είναι διπλός. Ο πρώτος αναφέρεται στο αν έγιναν σωστά, αν εφαρμόστηκαν οι εντολές τις επιχείρησης από τους υπευθύνους. Στην περίπτωση αυτή ο έλεγχος είναι ποσοτικός και ποιοτικός. Ο ποσοτικός έλεγχος μπορεί να αναφέρεται στον αριθμό των μονάδων των προϊόντων που παραλαμβάνει η επιχείρηση από κάποιον προμηθευτή της και η διαπίστωση του αν ο αριθμός αυτός ακολουθεί την πολιτική αποθεμάτων της επιχείρησης ή αν τα προϊόντα αυτά αντιπροσωπεύουν αποθέματα πολλών μηνών ή ελάχιστων ημερών. Ο ποσοτικός έλεγχος επίσης μπορεί να αναφέρεται και στις παραγγελίες των πελατών της επιχείρησης. Ο ποιοτικός έλεγχος μπορεί να αναφέρεται στις προδιαγραφές που πρέπει να ικανοποιούν τα προϊόντα του προμηθευτή της επιχείρησης ή στα προϊόντα που παράγει η επιχείρηση. Ο ποιοτικός έλεγχος δεν σταματά στην παραγωγή, αλλά φτάνει μέχρι την διαπίστωση της ποιότητας των προϊόντων που αποστέλλονται στους πελάτες της και μέσα στις εγκαταστάσεις του πελάτη. Ο ποιοτικός έλεγχος φτάνει μέχρι και τα ράφια του καταστήματος. 10

Ο δεύτερος σκοπός του ελέγχου, που είναι πιο σημαντικός από τον προηγούμενο, σχετίζεται με την επιτυχία του συστήματος που σχεδιάστηκε. Κάθε επιχείρηση βάζει ορισμένους στόχους, βάζει ορισμένους κανόνες πάνω στους οποίους στηρίζει τα ποιοτικά συμπεράσματα της. Οι επιχειρήσεις δεν χρησιμοποιούν τα κέρδη ως μοναδικό κριτήριο της απόδοσης, έχουν και κριτήρια ποιοτικά που διαμορφώνουν διαχρονικά την εικόνα της επιχείρησης προς τους τρίτους (τράπεζες, μετόχους, προμηθευτές) και κυρίως προς τους πελάτες της. 6 Ο Σκοπός και το Αντικείμενο του Logistics Management To Logistics Management είναι μια βασική λειτουργία, που υποστηρίζει τα επιχειρησιακά συστήματα παραγωγής και marketing. Επιδιώκει να ικανοποιήσει τους επιχειρησιακούς στόχους με το μικρότερο δυνατό κόστος. Με λίγες λέξεις, επιδιώκει να βρίσκεται το σωστό προϊόν, στη σωστή ποσότητα, στο σωστό τόπο, στο σωστό χρόνο, στην ώρα του, με το σωστό κόστος. Το Logistics Management για να ικανοποιεί τις επιδιώξεις της επιχείρησης πρέπει να ικανοποιεί δύο κριτήρια. Το ένα κριτήριο είναι η ποιότητα των υπηρεσιών που επιτυγχάνει και το δεύτερο κριτήριο είναι το χαμηλό κόστος με το οποίο επιτυγχάνει την ποιότητα αυτών των υπηρεσιών. Ένα άριστο σύστημα Logistics πρέπει να ικανοποιεί και τα δύο κριτήρια Πρέπει να παρέχει υπηρεσίες υψηλής ποιότητας, τόσο στο τμήμα παραγωγής όσο και στο τμήμα του marketing και στους πελάτες της επιχείρησης. Πρέπει να προσφέρει υπηρεσίες υψηλής ποιότητας αλλά με χαμηλό κόστος. Τα ποιοτικά στοιχεία του Logistics Management είναι πολλά από τα οποία τα κυριότερα είναι η διαθεσιμότητα, η δυναμικότητα και η συνέπεια. Η διαθεσιμότητα αναφέρεται στην ικανότητα του συστήματος να έχει πάντοτε, αρκετά διαθέσιμα αποθέματα για να εξυπηρετεί τις ανάγκες της παραγωγής ή των πελατών. Το σύστημα πρέπει να εξασφαλίζει συνεχώς, τις 11

ζητούμενες ποσότητες των προϊόντων, την ώρα που τις χρειάζεται η παραγωγή ή ο καταναλωτής. Η δυναμικότητα αναφέρεται στην ικανότητα του συστήματος να διακινεί, μέσα στο χρονικό διάστημα που του έχουν ορίσει, τις ζητούμενες ή της παραγόμενες ποσότητες. Η δυναμικότητα επίσης σχετίζεται με την ταχύτητα εκτέλεσης μιας παραγγελίας και στη συνέπεια, δηλαδή, στην επίτευξη αυτής της ταχύτητας συνεχώς επί καθημερινής βάσεως. Η συνέπεια είναι η δυνατότητα του συστήματος να παραδίδει συνεχώς και επί καθημερινής βάσης, στους χρήστες του συστήματος, τα προϊόντα που ζητάνε σε καλή κατάσταση, χωρίς λάθη, σωστά επισημασμένα έτσι ώστε ο χρήστης να είναι βέβαιος ότι τα προϊόντα που παραλαμβάνει είναι αυτά που παρήγγειλε και μάλιστα βρίσκονται στη σωστή κατάσταση, ποιότητα. 7 Στόχοι του Logistics Management Όταν σχεδιάζεται ένα σύστημα logistics πρέπει να επιδιώκεται η επίτευξη των γενικών και ειδικών επιχειρησιακών στόχων που έχει θέσει η διοίκηση, και ταυτόχρονα πρέπει να επιδιώκεται η επίτευξη των επιμέρους στόχων που συνοδεύονται με το χώρο και τις λειτουργίες των logistics. Ένας τέτοιος στόχος είναι να επιτυγχάνεται το επιθυμητό επίπεδο εξυπηρέτησης με το ελάχιστο δυνατό ύψος αποθεμάτων σε όλα τα στάδια της αλυσίδας παραγωγής και διακίνησης. Είναι πλέον πολύ δαπανηρό να διατηρούνται αποθέματα σε κάθε φάση της παραγωγής, να διατηρούνται αποθέματα υλικών συσκευασίας, πρώτων υλών, ενδιάμεσων αγαθών και τελικών προϊόντων. Γύρω από το θέμα των αποθεμάτων, έχουν αναπτυχθεί αρκετές θεωρίες, καθώς επίσης έχουν αναπτυχθεί και διαδοθεί νέες φιλοσοφίες, όπως το γνωστό πλέον Just in Time (JIT) και το Materials Requirement Planning (MRP). Ένας δεύτερος σημαντικός στόχος είναι ο έλεγχος της ποιότητας. Σκοπός του συστήματος logistics δεν είναι μόνο η διατήρηση της ποιότητας του προϊόντος σε όλη τη διαδρομή του από τον προμηθευτή ως τον καταναλωτή, δηλαδή των 12

προϊόντων αυτών καθ αυτών που διακινεί το σύστημα, αλλά και η επίτευξη μιας αποδεκτής γενικά ποιότητας των υπηρεσιών logistics, αυτού του ίδιου του συστήματος logistics. Χρόνοι εκτέλεσης παραγγελίας, ορθότητα εκτέλεσης παραγγελίας, συνέπεια στις μεταφορές, γνωστοποίηση στους πελάτες πού βρίσκεται το προϊόν που έχουν παραγγείλει, μείωση των φθορών, των ζημιών, είναι μερικά από τα στοιχεία που διαμορφώνουν την ποιότητα του συστήματος logistics. Στόχος λοιπόν, πρέπει να είναι η επίτευξη συνεχώς, της καλύτερης ποιότητας. Ένα τρίτο εξίσου σημαντικό στοιχείο και ταυτόχρονα ένας ιδιαίτερα σημαντικός στόχος, είναι η μείωση ή ακόμα καλύτερα η ελαχιστοποίηση των αποκλίσεων από τους επιλεγμένους στόχους. Υπάρχει πάντοτε μια αβεβαιότητα σε όσους σχεδιάζουν το σύστημα του logistics management ως προς την συνέπεια των προμηθευτών της επιχείρησης, μια αβεβαιότητα σχετικά με τις προτιμήσεις των πελατών της επιχείρησης, των καταναλωτών, μια αβεβαιότητα ως προς την αξιοπιστία των προβλέψεων των άλλων τμημάτων της επιχείρησης (των πωλήσεων) για τη ζήτηση των προϊόντων και τις ανάγκες του συστήματος. 8 ΑΓΟΡΕΣ Το logistics Management ξεκινά με την οργάνωση των διαδικασιών που σχετίζονται με τις αγορές. Το κομμάτι αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό γιατί «η αρχή είναι το ήμισυ του παντός» και γιατί όπως ξέρουν καλά οι επιχειρήσεις, κερδίζουν γιατί αγοράζουν φτηνά και όχι γιατί πωλούν ακριβά. Ο όρος αγορές αναφέρεται στην εργασία απόκτησης, με οποιοδήποτε νόμιμο τρόπο, ακόμη και με τη μορφή της χρηματοδοτικής μίσθωσης ή ενοικίασης, εξοπλισμού πρώτων υλών, υλικών συσκευασίας και βοηθητικών υλικών, ενδιάμεσων προϊόντων, αναλωσίμων και ανταλλακτικών, τελικών προϊόντων προς μεταπώληση ή για κατανάλωση και την παραγωγή υπηρεσιών. 13

Οι αγορές μπορούν να διαιρεθούν σε διάφορες κατηγορίες είτε ανάλογα με την κύρια δραστηριότητα που ασκεί η επιχείρηση είτε ανάλογα με το είδος του προϊόντος που αγοράζει η επιχείρηση. Με βάση το πρώτο κριτήριο δηλαδή την κύρια δραστηριότητα της επιχείρησης, οι αγορές ή οι προμήθειες διακρίνονται στις εξής κατηγορίες : Η πρώτη κατηγορία περιλαμβάνει τις αγορές προϊόντων για μεταποίηση, δηλαδή μια βιομηχανική, γεωργική, βιοτεχνική και γενικά οποιαδήποτε άλλη παραγωγική επιχείρηση, αγοράζει πρώτες ύλες, διάφορα υλικά συσκευασίας ή και ενδιάμεσα προϊόντα για να τα χρησιμοποιήσει στη μεταποιητική φάση και στη δημιουργία ενός νέου αγαθού, ενός νέου προϊόντος. Η δεύτερη κατηγορία περιλαμβάνει τις αγορές προϊόντων για μεταπώληση, για εμπορικούς σκοπούς, όπου οι αγορές γίνονται με σκοπό την πώληση αυτού καθ αυτού του προϊόντος χωρίς καμιά ουσιαστική μεταβολή, με σκοπό το κέρδος. Η τρίτη κατηγορία περιλαμβάνει τις αγορές προϊόντων των προμηθειών που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία της επιχείρησης. Η κατηγορία αυτή σχετίζεται άμεσα με τους μεγάλους οργανισμούς, τα ιδρύματα, τα νοσοκομεία, τα ξενοδοχεία, τα πανεπιστήμια, τους οργανισμούς δημόσιας ωφέλειας, ΔΕΗ, ΟΤΕ, που αγοράζουν πάρα πολλά προϊόντα για να μπορέσουν να παράγουν τις υπηρεσίες που παρέχουν. Οι αγορές με κριτήριο τη φύση του προϊόντος διακρίνονται : Σε αγορές κεφαλαιουχικών αγαθών, Σε αγορές διαρκών καταναλωτικών αγαθών, Σε αγορές αναλωσίμων και ανταλλακτικών, Σε αγορές πρώτων υλών και υλικών συσκευασίας, Σε αγορές ενδιάμεσων αγαθών, και 14

Σε αγορές τελικών προϊόντων 9 Στόχοι και Αντικείμενο Αγορών Όπως και κάθε τμήμα της επιχείρησης, έτσι και το τμήμα αγορών επιδιώκει πρώτα απ όλα την ικανοποίηση του γενικού σκοπού και των επιμέρους στόχων της επιχείρησης. Οι στόχοι αυτοί θα βελτιώσουν τη συνολική επίδοση της επιχείρησης. Για να είναι όμως πιο αποτελεσματικοί πρέπει να συνδυαστούν με τους στόχους και τις επιδιώξεις των υπόλοιπων τμημάτων, που καλούνται να εξυπηρετήσουν και να ικανοποιήσουν οι υπεύθυνοι του Τμήματος Αγορών. Το Τμήμα Αγορών εξυπηρετεί κατά κανόνα τα υπόλοιπα Τμήματα της επιχείρησης και πρέπει να λειτουργεί μέσα στα πλαίσια της διεύθυνσης Logistics Management.Οι επιμέρους στόχοι, που καλείται να επιτύχει, οι επιμέρους επιδιώξεις και καθήκοντα του τμήματος αγορών είναι τα παρακάτω: I. Εξασφάλιση της επιχείρησης να πληρώνει λογικές τιμές για τα αγαθά και τις υπηρεσίες που αποκτά. II. Να αξιοποιεί τα κεφάλαια κινήσεως της επιχείρησης. III. Να αποκτά αξίες για τα χρήματα που δαπανά(value for money). IV. Να επιδιώκει επικερδείς αγορές, με την εξεύρεση, διεύρυνση και την εξασφάλιση εναλλακτικών πηγών προμηθειών. V. Να Εξασφαλίζει την επιχείρηση έναντι των προμηθευτών της με τη λεπτομερή εξέταση των όρων των συμβάσεων και των συμφωνιών. VI. Να βοηθά τα άλλα τμήματα στο σωστό προγραμματισμό των αναγκών τους. VII. Να βελτιώνει τις διαδικασίες που εφαρμόζονται στη λειτουργία του τμήματος αγορών και VIII. Να φροντίζει για τη συνεχή βελτίωση και διατήρηση του καλού ονόματος της επιχείρησης προς τους προμηθευτές. Το καλό όνομα και 15

η φήμη της επιχείρησης, συμβάλλει στην εξασφάλιση καλύτερων όρων αγορών. Για την επίτευξη αυτών των στόχων, η επιχείρηση πρέπει να θεσπίζει διαδικασίες, να συγκεντρώνει τα απαραίτητα στοιχεία και να αξιολογεί συνεχώς το αποτέλεσμα του Τμήματος Αγορών. Οι στόχοι πρέπει να είναι ευκρινείς και να αναφέρονται σε συγκεκριμένα μεγέθη, πρέπει να ορίζεται κάποιο μέτρο έτσι ώστε να γνωρίζει και η διοίκηση και το προσωπικό αν πέτυχε στους στόχους του ή αν και πόσο μεγάλη ήταν η απόκλιση, η αστοχία. 10 Έννοια και Σημασία της Ποιότητας στις Αγορές Η ποιότητα είναι ένα θέμα το οποίο απασχολεί συνεχώς τους επιστήμονες γιατί δεν μπορεί να μετρηθεί σε συγκεκριμένες μονάδες. Δεν υπάρχει ένα κοινό μέτρο της ποιότητας, το οποίο να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ή να εφαρμοστεί παντού. Παρ όλα αυτά η έννοια της ποιότητας συνεχώς απασχολεί τόσο την παραγωγή όσο και την κατανάλωση και έχει άμεση σχέση με την τιμή, με την αξία του προϊόντος που αγοράζει η επιχείρηση. Σήμερα η ποιότητα βρίσκεται συνεχώς στην επικαιρότητα και μάλιστα όλοι μιλούν για θέματα ολικής ποιότητας. Ο όρος ποιότητα αναφέρεται σε όλα εκείνα τα χαρακτηριστικά του προϊόντος ή της υπηρεσίας, που συμβάλλουν ή συμμετέχουν στη δυνατότητα ικανοποίησης μιας συγκεκριμένης ανάγκης. Με βάση αυτό τον ορισμό μια ελκυστική συσκευασία δε δίνει καλύτερη ποιότητα στον αγοραστή, μια καλή προστατευτική συσκευασία όμως συμμετέχει (ίσως καθοριστικά) στη διαμόρφωση της ολικής ποιότητας του προϊόντος. Όταν κάποιος αναφέρεται στο θέμα της ποιότητας, πρέπει να γνωρίζει τις ιδιότητες του προϊόντος που ζητά να αγοράσει, αν οι ιδιότητες αυτές είναι αναγνωρίσιμες, αν αυτές οι ιδιότητες πρέπει να παίξουν κάποιο καθοριστικό ρόλο στη διαμόρφωση της τελικής επιλογής. Για τους καταναλωτές/χρήστες, 16

τέτοιες ιδιότητες θεωρούνται η γεύση, η οσμή, η εμφάνιση, η αντοχή, το βάρος, οι διαστάσεις, η ασφάλεια, οι ανοχές που παρουσιάζουν, η φιλικότητα προς το περιβάλλον (μια ιδιότητα που συνεχώς αρχίζει να παίζει μεγαλύτερο ρόλο), ο σχεδιασμός, η εικόνα δηλαδή που παρουσιάζει προς τα έξω, το χρώμα, η ευκολία αναγνώρισης του προϊόντος και πολλά άλλα. Στις αγορές είναι απαραίτητο να προηγείται η σύνταξη των προδιαγραφών των προϊόντων που επιθυμεί η επιχείρηση να αποκτήσει και πρέπει να δίνονται οι κανόνες στάθμισης των παραγόντων, να αποφασίζεται το βάρος και η σημασία κάθε παράγοντα, κατά πόσο συμβάλλει ή συμμετέχει στον καθορισμό της ποιότητας και πως θα διαμορφωθεί η τελική παραγωγή. Η σύνταξη προδιαγραφών έχει πολύ μεγάλη σημασία και πρέπει να γίνεται για όλα τα προϊόντα που συμμετέχουν, με μεγάλο ποσοστό, στη διαμόρφωση της τελικής τιμής των προϊόντων ή των υπηρεσιών που παράγει η επιχείρηση. 11 Οργάνωση του Τμήματος Αγορών Η βασική οργάνωση των αγορών μιας επιχείρησης, αναφέρεται στο σχεδιασμό και στη λήψη αποφάσεων στα θέματα απόκτησης προϊόντων. Περιλαμβάνει τρεις κυρίως φάσεις: Η πρώτη είναι η διαπίστωση της ανάγκης από ένα τμήμα της επιχείρησης, δηλαδή η διαπίστωση ότι το τμήμα χρειάζεται κάποια αγαθά ή υπηρεσίες. Το τμήμα αυτό παραδίνει, στο τμήμα αγορών, την πλήρη περιγραφή των αγαθών ή υπηρεσιών (ποιότητα και ποσότητα) και τη χρονική περίοδο που τα χρειάζεται. Η γνωστοποίηση στο τμήμα αγορών αυτής της ανάγκης γίνεται πάντα γραπτά. Η δεύτερη φάση της οργάνωσης των αγορών, είναι η φάση επιλογής προμηθευτή από το τμήμα αγορών, η διαπραγμάτευση της συμφωνίας και τέλος η τοποθέτηση μιας παραγγελίας και μιας εντολής αγοράς στο προμηθευτή. 17

Τέλος η τρίτη φάση της οργάνωσης των αγορών σχετίζεται με εργασίες μετά την παραγγελία και κυρίως κατά την παραλαβή των προϊόντων που αγόρασε η επιχείρηση, ο έλεγχος της ποσότητας και της ποιότητας που παραδίδει ο προμηθευτής και ο έλεγχος της πιστής τήρησης των όρων της συμφωνίας. 12 ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ 12.1 Έννοιες-Ορισμοί Στο Logistics Management η διάσταση του χρόνου παίζει πολύ μεγάλο ρόλο. Πρέπει τα προϊόντα να βρίσκονται εκεί (τόπος) που χρειάζονται, τη στιγμή (χρόνος) που τα χρειάζονται. Δυστυχώς όμως η παραγωγή και η ζήτηση δεν μπορεί να συμπέσουν χρονικά, είναι αδύνατο να παράγονται τα προϊόντα ακριβώς τη στιγμή που ζητούνται. Η γεφύρωση της ζήτησης με την παραγωγή γίνεται με τη δημιουργία και τη διατήρηση αποθεμάτων. Τα αποθέματα υπάρχουν γιατί, αργά ή γρήγορα θα ζητηθούν, θα χρειαστούν για να καλύψουν άμεσα κάποια ανάγκη ή γιατί πιστεύεται ότι θα χρειαστούν σε κάποια χρονική στιγμή στο μέλλον. Στο Logistics Management επιδιώκεται η μείωση του χρόνου διατήρησης των αποθεμάτων, του χρόνου που μεσολαβεί μεταξύ της παραγωγής και της χρησιμοποίησης ή τελικής ανάλωσης του προϊόντος. Κρίνεται σκόπιμο να δοθούν οι ορισμοί μερικών βασικών εννοιών που χρησιμοποιούνται συνέχεια στη θεωρία του ελέγχου των αποθεμάτων. Ο όρος Αποθέματα αναφέρεται σε οποιοδήποτε, προϊόν ή υλικό αποκτά η επιχείρηση και το αποθηκεύει για να το χρησιμοποιήσει ή για να το μεταπωλήσει σε κάποια μελλοντική στιγμή. Ο όρος Απογραφή αναφέρεται σε ένα κατάλογο που περιλαμβάνει όλα τα προϊόντα, όλα τα είδη που βρίσκονται, κάποια δεδομένη στιγμή, στους χώρους της επιχείρησης. Στον κατάλογο αυτό δίδεται η πλήρης περιγραφή του είδους και αναγράφεται η ποσότητα κάθε προϊόντος που μετρήθηκε τη δεδομένη στιγμή. 18

Ο όρος «Έλεγχος των Αποθεμάτων» ή «Management Αποθεμάτων» αναφέρεται στο σύνολο των εργασιών και των διαδικασιών που εξασφαλίζουν την ύπαρξη της σωστής ποσότητας για κάθε είδος που χρησιμοποιεί ή που εμπορεύεται η επιχείρηση σε κάθε αποθήκη της επιχείρησης. Ο όρος Χρόνος Ανταπόκρισης (lead time), αναφέρεται στο χρόνο που μεσολαβεί μεταξύ της τοποθέτησης της παραγγελίας από μια επιχείρηση στον προμηθευτή της και της παραλαβής από αυτή την επιχείρηση. Τα ερωτήματα που καλείται να απαντήσει κάποιος που ασχολείται με το Management Αποθεμάτων, αλλά και οι αποφάσεις που πρέπει να πάρει το αρμόδιο στέλεχος της επιχείρησης είναι πολλές και αναφέρονται στα εξής : τι θα αποθεματοποιήσει η επιχείρηση, σε ποιες ποσότητες, με τι κόστος, για πόσο διάστημα, με ποιο τρόπο θα γίνεται η αντικατάσταση των αποθεμάτων, με ποια ταχύτητα, θα διατηρεί η επιχείρηση αποθέματα ασφαλείας και πόσα; Είναι αδύνατο να λειτουργήσει οποιαδήποτε επιχείρηση χωρίς αποθέματα. Είτε η επιχείρηση είναι βιομηχανική, εμπορική, μεταφορική, είτε είναι δημόσια ή ιδιωτική, είτε ακόμη είναι μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών. Ακόμα και τα νοικοκυριά πρέπει να διατηρούν αποθέματα. 12.2 Λόγοι Διατήρησης Αποθεμάτων Ο κυριότερος λόγος διατήρησης αποθεμάτων είναι η γεφύρωση της χρονικής διαφοράς μεταξύ της παραγωγής και της ζήτησης και η εξασφάλιση ομαλής ροής των προϊόντων από τον τόπο παραγωγής στον τόπο κατανάλωσης. Υπάρχουν όμως και πολλοί άλλοι λόγοι που υποχρεώνουν τις επιχειρήσεις να 19

διατηρούν μέρος της περιουσίας τους σε αποθέματα τα οποία θα χρησιμεύσουν στο μέλλον. Οι κυριότεροι λόγοι είναι: η ανάγκη μαζικής παραγωγής χιλιάδων μονάδων για να μειωθεί το κόστος παραγωγής ανά μονάδα προϊόντος, η μείωση του λειτουργικού κινδύνου, διατηρώντας μεγαλύτερα αποθέματα από όσα χρειάζεται, η επιχείρηση μειώνει τις πιθανότητες μηδενισμού των αποθεμάτων και την πιθανότητα διακοπής της παραγωγής, η ζήτηση παρουσιάζει μεγάλες εποχικές διακυμάνσεις και κρίνεται ότι είναι οικονομικότερο να αυξομειώνονται τα αποθέματα και να διατηρείται η παραγωγή σταθερή η προσφορά πρώτης ύλης παρουσιάζει εποχικές διακυμάνσεις(η παραγωγή όλων των τροφίμων που δε συντηρούνται γίνεται τη περίοδο της συγκομιδής, κονσέρβες φρούτων), κερδοσκοπικοί λόγοι, όταν πιστεύει η επιχείρηση ότι σύντομα οι τιμές θα ανέβουν και έτσι αυξάνει τα αποθέματα πρώτων υλών ή των εμπορευμάτων της, για να εκμεταλλευτεί την ευκαιρία, για να εκμεταλλευτεί τις ποσοτικές εκπτώσεις που προσφέρει ο προμηθευτής και να αγοράσει τα προϊόντα σε χαμηλότερες τιμές, για λόγους ασφαλείας, όταν η επιχείρηση πιστεύει ότι υπάρχει κίνδυνος να σημειωθεί κάποια έλλειψη στην αγορά για οποιοδήποτε λόγο, για να καλύψει πιθανές καθυστερήσεις των προμηθευτών, η προσφορά πρώτης ύλης συγκεντρώνεται γεωγραφικά σε κάποιο σημείο, για να πετύχει χαμηλότερο κόστος μεταφοράς από τα σημεία παραγωγής στα σημεία κατανάλωσης, για να καλύψει μια απότομη αύξηση της ζήτησης που πιστεύει ότι θα προέλθει από μια προγραμματισμένη διαφημιστική καμπάνια, 20

τα αποθέματα μιας επιχείρησης μπορεί να είναι αυτά που επιθυμεί αλλά μπορεί να είναι απρογραμμάτιστα, να προκύπτουν γιατί έγιναν κακές προβλέψεις ή γιατί έπεσε απότομα η κατανάλωση (στράφηκε στον ανταγωνισμό) είτε γιατί επέδρασαν απρόβλεπτες καιρικές συνθήκες, είτε γιατί τα σχέδια ήταν υπερβολικά φιλόδοξα και δεν ήταν δυνατό να πραγματοποιηθούν. 12.3 Είδη Αποθεμάτων Κάθε προϊόν που αποθηκεύεται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης έχει και κάποιο ιδιαίτερο λόγο ύπαρξης, έχει το δικό του ιδιαίτερο ρόλο και κάθε είδος έχει τα δικά του χαρακτηριστικά. Τα προϊόντα διακρίνονται σε διάφορες κατηγορίες ανάλογα με το σημείο που βρίσκονται στην αλυσίδα, προμηθευτές, παραγωγή και πελάτες. Οι διακρίσεις των προϊόντων με βάση την κύρια δραστηριότητα της επιχείρησης, είναι οι εξής : Προϊόντα που προορίζονται να χρησιμοποιηθούν στην παραγωγή, για μεταποίηση, δηλαδή τα προϊόντα που χρειάζεται μια βιομηχανική, γεωργική, βιοτεχνική και γενικά οποιαδήποτε άλλη παραγωγική επιχείρηση, για να κατασκευάσει το τελικό προϊόν, δηλαδή οι πρώτες ύλες, τα διάφορα βοηθητικά υλικά και τα υλικά συσκευασίας, όπως και 21

τα ενδιάμεσα προϊόντα που παράγονται από τρίτους και τα οποία θα χρησιμοποιηθούν στην μεταποιητική φάση και στη δημιουργία ενός νέου αγαθού, ενός νέου προϊόντος. Τα προϊόντα που θα αποκτήσει η επιχείρηση θα ενσωματωθούν στο τελικό προϊόν που θα έχει διαφορετική μορφή από τα αρχικά. Χωρίς τα παραπάνω προϊόντα η διαδικασία της παραγωγής σταματά και δεν μπορεί να παραχθεί το τελικό προϊόν το δε κόστος έλλειψης ικανών αποθεμάτων είναι υψηλό γιατί ανθρώπινοι και κεφαλαιακοί πόροι παραμένουν ανεκμετάλλευτοι, χωρίς απασχόληση, χωρίς εργασία, δεν παράγουν, αλλά πληρώνονται. Τελικά Προϊόντα για πώληση ή για μεταπώληση. Τα προϊόντα μπορεί να τα κατασκευάζει η επιχείρηση ή να τα αγοράζει και να μεταπωλεί χωρίς κάποια ουσιαστική μεταβολή. Τελικά Προϊόντα, που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία της επιχείρησης. Η κατηγορία αυτή σχετίζεται άμεσα με τους μεγάλους οργανισμούς, τα ιδρύματα, τα νοσοκομεία, τα ξενοδοχεία, τα πανεπιστήμια, τους οργανισμούς δημόσιας ωφέλειας, ΔΕΗ, ΟΤΕ κ.λ.π., που αγοράζουν πάρα πολλά προϊόντα για να μπορέσουν να παρέχουν τις υπηρεσίες τους. Στην κατηγορία αυτή κατατάσσεται και ο στρατός, η κεντρική ή η δημοτική αρχή κ.λ.π. Τα αποθέματα σ αυτή τη περίπτωση είναι απαραίτητα για να μπορεί να παράγει τις υπηρεσίες, για να ικανοποιεί τις ίδιες ανάγκες. 13 Η ABC Ανάλυση Η ABC είναι μια πολύ γνωστή τεχνική ανάλυσης των αποθεμάτων, των πωλήσεων, των αγορών και πολλών άλλων θεμάτων. Η ανάλυση αυτή βασίζεται στον γνωστό κανόνα του PARETO που αναφέρει ότι το 80% των πωλήσεων πραγματοποιείται από το 20% των ειδών. Ο κανόνας αυτός εφαρμόζεται και στον έλεγχο των αποθεμάτων όπου το 20% των ειδών 22

αντιπροσωπεύει το 80% της αξίας των αποθεμάτων, ή το 20% των ειδών καταλαμβάνει το 80% της αποθήκης κλπ. Η ανάλυση ξεκινά με την κατάταξη όλων των προϊόντων με βάση την αξία των πωλήσεων του τελευταίου έτους. Το προϊόν με τις μεγαλύτερες πωλήσεις τοποθετείται πρώτο, μετά τοποθετείται το προϊόν με τις δεύτερες μεγαλύτερες πωλήσεις και ακολουθούν με σειρά, ένα - ένα, όλα τα προϊόντα που διατηρεί η επιχείρηση. Τα προϊόντα που βρίσκονται στην αρχή του καταλόγου είναι τα πιο σημαντικά προϊόντα για την επιχείρηση, είναι τα προϊόντα με τις μεγαλύτερες πωλήσεις, ή τα προϊόντα με τη μεγαλύτερη ταχύτητα κυκλοφορίας. Τα προϊόντα αυτά χαρακτηρίζονται ως προϊόντα της A κατηγορίας, είναι το πρώτο 10% των ειδών, που αντιπροσωπεύουν περίπου το 70% των πωλήσεων. Ως Β χαρακτηρίζονται τα κανονικής κυκλοφορίας, που είναι το επόμενο 20% των ειδών που αντιπροσωπεύει το 20% των πωλήσεων. Τέλος ως C χαρακτηρίζονται τα προϊόντα χαμηλής ταχύτητας κυκλοφορίας, το υπόλοιπο 70% των ειδών που πραγματοποιούν το 10% των πωλήσεων. Για να διαπιστώσει ο υπεύθυνος των αποθεμάτων ποια προϊόντα δεν θα έπρεπε να βρίσκονται στα αποθέματα της επιχείρησης, πρέπει να ψάξει την τελευταία κατηγορία, τη C. Στην κατηγορία αυτή κρύβονται όλα τα άχρηστα, όλα τα ανενεργά προϊόντα που δεσμεύουν μεγάλα κεφάλαια χωρίς να προσφέρουν τα αντίστοιχα οφέλη. Ο κανόνας είναι ότι για όσα προϊόντα δεν προβλέπεται ότι θα ζητηθούν, θα πρέπει να αποσύρονται από τα αποθέματα και να υιοθετούνται διαδικασίες άμεσης διάθεσής τους. Η παραπάνω ανάλυση μπορεί, και μάλιστα είναι προτιμότερο, να γίνει για κάθε κατηγορία προϊόντων ξεχωριστά. Πρέπει να γίνει ξεχωριστή ανάλυση για τα τελικά προϊόντα, για τις πρώτες ύλες, τα υλικά συσκευασίας, τα ανταλλακτικά και για κάθε κατηγορία που έχει κάποιο νόημα για τη συγκεκριμένη επιχείρηση. 23

13.1 Πότε Τοποθετείται η Παραγγελία,Ποια Ποσότητα; Σ αυτή την ενότητα θα δοθούν οι ορισμοί μερικών βασικών εννοιών που χρησιμοποιούνται συχνά στην ανάλυση του ελέγχου των αποθεμάτων. Ελάχιστο Απόθεμα: είναι η ποσότητα που προκύπτει από το γινόμενο των μέσων ημερήσιων πωλήσεων, επί τον αριθμό των ημερών που χρειάζεται ο προμηθευτής για να εκτελέσει μια παραγγελία. Απόθεμα Ασφαλείας: είναι η ποσότητα του ελάχιστου αποθέματος προσαυξημένη κατά ένα ποσοστό για να καλυφθούν απρόβλεπτες καθυστερήσεις άφιξης της παραγγελίας ή για να αντιμετωπιστεί κάποια απρόβλεπτη και απότομη αύξηση της ζήτησης του είδους. Το ποσοστό διαφοροποιείται ανάλογα με τη συνέπεια του προμηθευτή, ανάλογα με το αν το προϊόν προέρχεται από την εσωτερική αγορά ή είναι εισαγωγής,ανάλογα με τη σημασία του στη διαδικασία παραγωγής (αν υπάρχουν υποκατάστατα) κλπ. Μέγιστο Απόθεμα: είναι η ποσότητα που μπορεί να διατηρεί στις αποθήκες της η επιχείρηση και προσδιορίζεται από τη χωρητικότητα των εγκαταστάσεων της. Ανακύκλωση Αποθεμάτων: είναι το μέτρο της απόδοσης του συστήματος ελέγχου αποθεμάτων και ορίζεται ως ο λόγος του κόστους των ετήσιων πωλήσεων (η αξία των πωληθέντων σε τιμές αγοράς και όχι πώλησης) προς τη μέση αξία των αποθεμάτων (σε τιμές κτήσεως και όχι σε τρέχουσες τιμές). Εποχιακά Αποθέματα: είναι η ποσότητα αποθέματος κάποιου είδους,του οποίου η ζήτηση παρουσιάζει εποχιακές μεταβολές, που πρέπει να υπάρχει στις αποθήκες της επιχείρησης πριν ξεκινήσει η περίοδος και η διανομή του προϊόντος στους πελάτες. Αποθέματα Παρτίδας: είναι η ποσότητα ενός είδους που δημιουργείται υποχρεωτικά, και διατηρείται χωριστά από τις υπόλοιπες ποσότητες του είδους, γιατί το είδος παράγεται για τεχνικούς λόγους σε συγκεκριμένες 24

ποσότητες, οι οποίες δεν πρέπει να αναμιχθούν με τα άλλα αποθέματα του είδους (π.χ. στα φάρμακα, στα προϊόντα με διαφορετικές ημερομηνίες παραγωγής). Oι παραπάνω έννοιες χρησιμοποιούνται συχνά στην ανάλυση των αποθεμάτων και στη χάραξη πολιτικής αποθεματοποίησης. Τα αποθέματα τα οποία διατηρεί η επιχείρηση πρέπει να είναι αυτά τα οποία έχει επιλέξει και όχι ένα τυχαίο αποτέλεσμα. Η αναπλήρωση των αποθεμάτων γίνεται με την τοποθέτηση παραγγελίας στον προμηθευτή στο σωστό χρόνο,έγκαιρα ώστε να προλάβει ο προμηθευτής να την εκτελέσει στον επιθυμητό χρόνο. Στην παραγγελία πρέπει να καθορίζεται η σωστή ποσότητα και πρέπει να ζητούνται μόνο όσα χρειάζεται η επιχείρηση. Τα συστήματα τοποθέτησης παραγγελιών είναι τρία: το πρώτο αναφέρεται στην τοποθέτηση των παραγγελιών σε τακτικά διαστήματα (π.χ. δίδονται παραγγελίες στο προμηθευτή κάθε μέρα), το δεύτερο αναφέρεται στην τοποθέτηση σταθερής ποσότητας παραγγελίας. Κάθε φορά που το απόθεμα μειώνεται, πέφτει σε μια συγκεκριμένη προαποφασισμένη ποσότητα, και το τρίτο σύστημα επιδρά ως προς τον χρόνο και την ποσότητα της παραγγελίας από την προβλεπόμενη ζήτηση, συνδυάζει τα απαιτούμενα αποθέματα με τις προβλέψεις της ζήτησης. Το σύστημα τοποθέτησης παραγγελιών που προσιδιάζει στην επιχείρηση δεν επιλέγεται μόνο από τους υπεύθυνους της επιχείρησης αλλά και από τους υπεύθυνους του προμηθευτή. Ο τελευταίος έχει να υπολογίσει τις δικές τους δαπάνες, έχει τους δικούς του στόχους και επιδιώκει και αυτός να μεγιστοποιήσει τα κέρδη του. Πολλοί προμηθευτές λοιπόν στους όρους πώλησης των προϊόντων τους περιλαμβάνουν και όρους σχετικά με το μέγεθος της παραγγελίας και τους χρόνους ή τη συχνότητα παραδόσεων. Οι όροι των 25

προμηθευτών που επιδρούν στο σχεδιασμό της πολιτικής αποθεμάτων είναι αρκετοί. Από αυτούς οι σημαντικότεροι είναι: η κλίμακα των ποσοτικών εκπτώσεων παραγγελίας (είναι διαφορετικές από τις ετήσιες εκπτώσεις επί του συνολικού ύψους πωλήσεων, τζίρου), το ελάχιστο αποδεκτό ύψος παραγγελίας, που είναι το κατώτατο όριο της συνολικής αξίας της παραγγελίας και της συνολικής αξίας κατά είδος (πχ. κιβώτιο, παλλέτα) που αποδέχεται ο προμηθευτής για κάθε ξεχωριστή παραγγελία, ο απαιτούμενος χρόνος εκτέλεσης της παραγγελίας η συχνότητα επισκέψεων της περιοχής. 14 ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ 14.1 Έννοια-Ορισμός Η εξασφάλιση της συνεχούς ροής των προϊόντων, καθώς και η εξασφάλιση της ομαλής ροής και διακίνησης αυτών, από την παραγωγή ως τη κατανάλωση, επιτυγχάνεται χάρη στην ύπαρξη αποθηκευτικών κέντρων. Παλιά οι αποθήκες θεωρούνταν μόνο ως χώροι, μικροί ή μεγάλοι, στους οποίους τοποθετούσαν τα προϊόντα προς φύλαξη. Ήταν μέρη ασφαλή, τόσο στις καιρικές συνθήκες, όσο και από κλοπές και από άλλες απώλειες. Τα προϊόντα φυλάγονταν στις αποθήκες μέχρις ότου ζητηθούν είτε για να χρησιμοποιηθούν στην παραγωγή, είτε για κατανάλωση, είτε για μεταπώληση. Η αποθήκη αποτελούσε και συνεχίζει να αποτελεί μέρος κάθε οικήματος, κάθε νοικοκυριού και κάθε επιχείρησης. Είναι αδύνατο να υπάρξει κάποια δραστηριότητα, ατομική, κρατική, επιχειρησιακή που να μην έχει ανάγκη αποθήκευσης. Μάλιστα,στα σύγχρονα σπίτια, στα διαμερίσματα και στις πολυκατοικίες, οι αποθηκευτικοί χώροι έχουν μικρύνει, έχουν σχεδόν εξαφανιστεί και γι αυτό δημιουργείται έντονο πρόβλημα στα νοικοκυριά. 26

Η σημερινή επιχειρησιακή έννοια της αποθήκης έχει αλλάξει αρκετά. Η λειτουργία της φύλαξης δεν είναι πλέον ο μόνος ή ο κύριος σκοπός της, αντίθετα η λειτουργία της φύλαξης παίζει δευτερεύοντα ρόλο. Σήμερα, στους χώρους της αποθήκης γίνονται πολλές άλλες εργασίες όπως οι λειτουργίες της παραλαβής προϊόντων, της περισυλλογής και εκτέλεσης των παραγγελιών. Αυτές οι εργασίες που εκτελούνται στο κτίριο της αποθήκης έχουν περάσει στην πρώτη θέση και έχουν πολύ μεγαλύτερη σημασία από τη λειτουργία της φύλαξης. Η αποθήκη είναι ο χώρος όπου γίνονται οι απαραίτητες εργασίες για τη συνεχή και απρόσκοπτη ροή των προϊόντων. Η σωστή και κάλη λειτουργία της αποθήκης θα εξασφαλίσει και την επιτυχή εφαρμογή του logistics management. Aποθήκη είναι ο χώρος της επιχείρησης από τον οποίο περνούν και φυλάσσονται, προσωρινά, τα προϊόντα που αποκτά ή πωλεί η επιχείρηση. Στην αποθήκη εκτελούνται οι εργασίες παραλαβής, αποθήκευσης και αποστολής, εργασίες απαραίτητες για να φτάσει το προϊόν από την παραγωγή ως την κατανάλωση, στη σωστή κατάσταση, με το σωστό κόστος. 27

14.2 Το Management της Αποθήκης Η αποθήκη είναι ένας κρίκος στην αλυσίδα της ροής των προϊόντων. Ο προϊστάμενος, ο υπεύθυνος, ο διαχειριστής, ο διευθυντής των αποθηκών, ο manager, καλείται να οργανώσει τον τρόπο λειτουργίας των χώρων, να επιλέξει τα κατάλληλα μέσα και τον κατάλληλο εξοπλισμό. Επίσης καλείται να αναθέτει τις διάφορες εργασίες στα άτομα που είναι αρμόδια να τις εκτελούν, έτσι ώστε να συμβάλλει και αυτός, όπως όλοι οι άλλοι διευθυντές/managers, στην επίτευξη των σκοπών και των στόχων που θέτει η επιχείρηση. Ο γενικός σκοπός του manager της αποθήκης είναι η ελαχιστοποίηση του συνολικού κόστους λειτουργίας της αποθήκης, με την ταυτόχρονη παροχή του υψηλότερου δυνατού επίπεδου εξυπηρέτησης στους πελάτες της επιχείρησης. Οι στόχοι που καλείται να επιτύχει ο υπεύθυνος της αποθήκης αναφέρονται στην αξιοποίηση των χώρων, στην αξιοποίηση των μέσων και του εξοπλισμού και στην αξιοποίηση του προσωπικού που ασχολείται στην αποθήκη, έτσι ώστε να πετύχει το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα. Οι επί μερους σκοποί/στόχοι που καλείται να επιτύχει ο manager της αποθήκης είναι: Να εξασφαλίζει τους σχετικούς ανθρώπινους και κεφαλαιακούς πόρους για την εκτέλεση του σχεδιαζόμενου έργου. Να ικανοποιεί καθημερινά τις απαιτήσεις των άλλων τμημάτων της επιχείρησης (παραγωγή, πωλήσεις) παραλαμβάνοντας και αποστέλλοντας τα προϊόντα που απαιτούνται. Να σχεδιάζει, να επιβλέπει και να αξιοποιεί τους διαθέσιμους ανθρώπινους και κεφαλαιακούς πόρους για να παράγει συνεχώς μια αποτελεσματική υπηρεσία με χαμηλό κόστος. Στον υπεύθυνο της αποθήκης δίδονται πολλές αρμοδιότητες και για το λόγο αυτό είναι υπεύθυνος προς την επιχείρηση και τους προϊσταμένους για τη σωστή εκτέλεσή τους. Ο manager της αποθήκης είναι υπεύθυνος για τα εξής : 28

Αποτελεσματική χρήση και αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού, των μηχανημάτων και λοιπού εξοπλισμού, και του διαθέσιμου χώρου. Αποτελεσματική διαχείριση του όγκου των προϊόντων που παραλαμβάνει, αποθηκεύει και αποστέλλει. Διατήρηση συστημάτων διοίκησης και ελέγχου όλων των εργασιών της αποθήκης, Φύλαξη και διατήρηση της ποιότητας και της ποσότητας (άρα και της αξίας) των προϊόντων που παραλαμβάνει. Εξασφάλιση της ασφάλειας των εργαζομένων και της αποφυγής ατυχημάτων. 14.3 Οι Ειδικοί Στόχοι του Management της Αποθήκης Ο υπεύθυνος και η ομάδα των προσώπων που εργάζονται στην αποθήκη της επιχείρησης, πρέπει να επιδιώκουν και να επιτυγχάνουν τους παρακάτω ειδικότερους στόχους : 1. Μέγιστη χρήση και αξιοποίηση του χώρου. 2. Αποτελεσματική αξιοποίηση της εργασίας. 3. Ορθή επιλογή και αξιοποίηση του εξοπλισμού. 4. Σωστή τακτοποίηση και ταξινόμηση των προϊόντων. 5. Αποτελεσματική μετατόπιση,μετακίνηση και διακίνηση των προϊόντων 6. Ασφάλεια Προσώπων και Προϊόντων. 7. Καθαριότητα, τάξη. 8. Αποτελεσματική επικοινωνία. 29

15 ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΩΝ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ Η αποθήκη είναι ένας ζωτικός χώρος για κάθε επιχείρηση, μικρή ή μεγάλη, ιδιωτική ή δημόσια, βιομηχανική ή εμπορική. Είναι ένας χώρος που πρέπει να σχεδιαστεί σωστά με βάση ορισμένους κανόνες και με βάση τους στόχους που επιδιώκει η επιχείρηση. Ο σχεδιασμός της αποθήκης πρέπει να γίνει με την ίδια μεθοδολογία που ακολουθείται στο σχεδιασμό των χώρων παραγωγής του εργοστασίου ή ενος καταστήματος λιανικής πώλησης. Αρχικά πρέπει να σχεδιαστούν όλοι οι χώροι βάσει προδιαγραφών και μετά από κάποιο διάστημα εφαρμογής, να αξιολογηθεί ο σχεδιασμός για να γίνουν διορθωτικές επεμβάσεις. Η τοποθέτηση των προϊόντων μέσα στην αποθήκη, δεν γίνεται τυχαία αλλά πρέπει να ακολουθείται κάποια λογική στη διάταξη και στη λειτουργία. Πρέπει να τοποθετούνται τα προϊόντα κατά τέτοιο τρόπο ώστε : να αξιοποιούν το χώρο, να γίνεται η εργασία γρήγορα, να γνωρίζουν οι υπεύθυνοι, ανά πάσα στιγμή που βρίσκεται το κάθε είδος μέσα στην αποθήκη, να μπορούν να πάρουν, οι εργαζόμενοι το κάθε προϊόν χωρίς να μετακινούν τα άλλα προϊόντα, να μη γίνονται ζημιές, φθορές, καταστροφές, να μην γίνονται κλοπές, και φυσικά να υπάρχει ασφάλεια και για τους εργαζόμενους, ώστε να μην κινδυνεύουν να τραυματιστούν και συνεπώς να μην υποστούν κάποια προσωρινή ή μόνιμη βλάβη της υγείας τους. 30

15.1 Στοιχεία που Σχετίζονται με τα Προϊόντα Τα στοιχεία που θα συγκεντρωθούν για τα προϊόντα είναι πολλά, αλλά πρέπει να είναι κατανοητό ότι δεν επιτρέπεται να προχωρήσει ο σχεδιασμός χωρίς τα παρακάτω στοιχεία : I. Πόσα είδη (μερίδες,κωδικοί) θα μπαίνουν στην αποθήκη. Ο αριθμός των ειδών πρέπει να είναι συγκεκριμένος και όχι αόριστος. Οπωσδήποτε, επειδή το κτίριο πιθανόν θα χρησιμοποιείται για πάρα πολλά χρόνια, ο αριθμός αυτός μπορεί να βασίζεται και σε εκτιμήσεις για την επόμενη 5τία. Ο αριθμός των ειδών έχει πολύ μεγάλη σημασία στο σχεδιασμό μιας αποθήκης, γιατί κάθε διαφορετικό είδος, κάθε προϊον που έχει διαφορετικό κωδικό,πρέπει να μπαίνει σε κάποια ξεχωριστή θέση (θυρίδα). II. Για κάθε είδος πρέπει να υπάρχουν τα στοιχεία της συσκευασίας του, δηλαδή πόσα τεμάχια περιλαμβάνει το κουτί, πόσα κουτιά μπαίνουν στο κιβώτιο,πόσα κιβώτια μπαίνουν πάνω στη παλλέτα. Πρέπει να δοθούν τα στοιχεία για όλες τις συσκευασίες, πρέπει να καταγραφούν οι διαστάσεις κάθε μονάδας διακίνησης. III. Καταγραφή λοιπών χαρακτηριστικών του προϊόντος ανάλογα με το είδος του: Π.χ. αν είναι εύθραυστο, αν στοιβάζεται μόνο με μια πλευρά προς τα πάνω, αν αποτελείται από επικίνδυνο / εύφλεκτο υλικό, κλπ. IV. Στοιχεία για την αξία τεμαχίου. Η αξία, η τιμή των προϊόντων έχει ιδιαίτερη σημασία στο σχεδιασμό, γιατί προϊόντα μικρού βάρους και όγκου και μεγάλης αξίας πρέπει να διαχειρίζονται με μεγάλη προσοχή, είναι υποψήφια για κλοπή ή διαρροή. Δεν πρέπει να λησμονείται ότι η λειτουργία της φύλαξης ήταν και παραμένει μια από της σημαντικότερες λειτουργίες της αποθήκης. 31

Τις περισσότερες φορές οι αξίες που βρίσκονται στην αποθήκη είναι πολλαπλάσιες από όλη την άλλη κινητή ή ακίνητη περιουσία της επιχείρησης. V. Στοιχεία σχετικά με το πρόβλημα της διαχείρισης των προϊόντων σε ποια είδη είναι απαραίτητο να εφαρμοστεί ο κανόνας πρώτο μέσα,πρώτο έξω και σε ποια είδη μπορεί να εφαρμοστεί,χωρίς συνέπειες,ο κανόνας πρώτο μέσα,τελευταίο έξω. 15.2 Στοιχεία που Αναφέρονται στη Ροή των Προϊόντων Εκτός από τα στοιχεία που έχουν σχέση με τα προϊόντα και τη συσκευασία τους, πρέπει να συγκεντρωθούν στοιχεία που έχουν σχέση με τη ροή των προϊόντων. Ειδικότερα πρέπει να συλλεγούν, να αναλυθούν και να ταξινομηθούν τα εξής στοιχεία : Πόσα από τα είδη που αποθηκεύονται είναι ταχείας κυκλοφορίας. Τι ποσοστό του συνόλου αντιπροσωπεύει ο αριθμός των ειδών ταχείας κυκλοφορίας. Τι ποσοστό του συνολικού όγκου και βάρους αντιπροσωπεύει ο όγκος ή το βάρος των προϊόντων ταχείας κυκλοφορίας. Πόσα είδη και ποια είναι εποχιακά. Ποια εποχή παρουσιάζεται η ζήτηση τους. Τι ποσότητες διακινούνται κάθε βδομάδα, (ημέρα, μήνα, έτος) κατά μέσο όρο σε κάθε είδος. Πόσων εβδομάδων απόθεμα διατηρείται, κατά μέσον όρο, στην αποθήκη για καθένα είδος. Με βάση την πολιτική αποθεμάτων της επιχείρησης, θα γίνει και ο υπολογισμός των αναγκών της επιχείρησης σε αποθηκευτικούς χώρους. Πόσων εβδομάδων απόθεμα αντιπροσωπεύει η τυπική παραγγελία του κάθε είδους που έρχεται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης, ποια είναι 32