Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχειριστικής Επάρκειας

Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχειριστικής Επάρκειας ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» Ιούνιος 2011 ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» I

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 4 2 ΚΕΙΜΕΝΑ ΑΝΑΦΟΡΑΣ... 4 3 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ... 8 4 ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΝΤΥΠΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ... 10 5 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΠΜΣΚ... 10 6 ΥΛΙΚΟΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΔΟΜΗ ΠΜΣΚ... 13 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β: ΕΝΤΥΠΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» II

ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΕΙΣ ΠΜΣΚ Ποντιακός & Μικρασιατικός Σύλλογος Καρυοχωρίου «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» ΣΔΕΠ ΥΠΟΙΑΝ Το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας του ΠΜΣΚ, ήτοι το σύνολο των εφαρμοζόμενων διαδικασιών και των χρησιμοποιούμενων για την υποστήριξή τους εντύπων και πληροφοριακών συστημάτων (τέως) Υπουργείο Οικονομίας, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας ΥΑ 984/10 Υπουργική Απόφαση με α.π. 22867/ΕΥΘΥ 984/28.05.2010 του ΥΠΟΙΑΝ με θέμα «Ρυθμίσεις για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων της περιόδου 2007-2013» Διαχειριστική Αρχή ή ΔΑ ΤΔΠΠ ΤΔΠ ΤΔΥ ΔΠΠΠ ΔΔΔ Η αρμόδια Ειδική Υπηρεσία που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης των επιχειρησιακών προγραμμάτων της προγραμματικής περιόδου 2007-2013 Τεχνικό Δελτίο Προτεινόμενης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης Δελτίο Δήλωσης Δαπανών ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» III

1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ο Ποντιακός & Μικρασιατικός Σύλλογος Καρυοχωρίου «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» (στο εξής ΠΜΣΚ), ως δυνητικός Δικαιούχος συγχρηματοδοτούμενων πράξεων κατά την προγραμματική περίοδο 2007-2013, έχει αναπτύξει και χρησιμοποιεί το παρόν Εγχειρίδιο, το οποίο αποτελεί την τεκμηρίωση των διαδικασιών υλοποίησης και διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενων πράξεων που εφαρμόζει. Το σύνολο των εφαρμοζόμενων διαδικασιών και των χρησιμοποιούμενων για την υποστήριξή τους εντύπων και πληροφοριακών συστημάτων αποτελεί το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας του ΠΜΣΚ ή αλλιώς ΣΔΕΠ. Το παρόν Εγχειρίδιο υπερκαλύπτει τις ελάχιστες απαιτήσεις της Υπουργικής Απόφασης με α.π. 22867/ΕΥΘΥ 984/28.05.2010 του ΥΠΟΙΑΝ με θέμα «Ρυθμίσεις για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων της περιόδου 2007-2013» και αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας τύπου Γ του ΠΜΣΚ. Η οργάνωση του Εγχειριδίου ακολουθεί την παρακάτω δομή: Το κυρίως μέρος του Εγχειριδίου περιλαμβάνει: - την παρούσα εισαγωγή - τα κείμενα αναφοράς για τη σύνταξη του Εγχειριδίου - τον πίνακα των διαδικασιών του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας - τον πίνακα των εντύπων του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας - συνοπτική περιγραφή της οργανωτικής δομής του ΠΜΣΚ - συνοτπική περιγραφή της υλικοτεχνικής υποδομής του ΠΜΣΚ Το Παράρτημα Α περιλαμβάνει τις διαδικασίες του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας. Το Παράρτημα Β περιλαμβάνει τα έντυπα του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας. 2 ΚΕΙΜΕΝΑ ΑΝΑΦΟΡΑΣ Το θεσμικό πλαίσιο που διέπει την εφαρμογή του συνόλου των διαδικασιών του εγχειριδίου και ελήφθη υπόψη για τη σύνταξή του, διαχωρίζεται στις παρακάτω επιμέρους κατηγορίες: Θεσμικό πλαίσιο συγχρηματοδοτούμενων πράξεων Θεσμικό πλαίσιο ανάθεσης και εκτέλεσης έργων ΠΜΣΚ Θεσμικό πλαίσιο οικονομικής διαχείρισης έργων ΠΜΣΚ Θεσμικό πλαίσιο λειτουργίας ΠΜΣΚ ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 4

Τα νομοθετικά/ κανονιστικά κείμενα της κάθε κατηγορίας θεσμικού πλαισίου παρουσιάζονται στους ακόλουθους πίνακες και χρησιμοποιούνται από τους Φορείς, στο βαθμό που επηρεάζουν την υλοποίηση των Πράξεων και είναι αναρτημένα και στο www.espa.gr: A/A Α. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ 1. ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (EK) αριθ. 1083/2006 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 11ης Ιουλίου 2006 «περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του (ΕΚ) αριθ. 1260/1999» (Γενικός Κανονισμός) ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 1341/2008 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 18ης Δεκεμβρίου 2008 για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής, όσον αφορά ορισμένα έργα που παράγουν έσοδα ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 284/2009 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 7ης Απριλίου 2009 σχετικά με την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής σχετικά με συγκεκριμένες διατάξεις που αφορούν τη δημοσιονομική διαχείριση ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΕ) αριθ. 539/2010 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 16ης Ιουνίου 2010 σχετικά με την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής σχετικά με την απλοποίηση ορισμένων απαιτήσεων, καθώς και σχετικά με ορισμένες διατάξεις που αφορούν τη δημοσιονομική διαχείριση 2. ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ.1828/2006 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ της 8ης Δεκεμβρίου 2006 «για τη θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ.1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ.1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης» (Εφαρμοστικός Κανονισμός) ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 846/2009 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ, της 1ης Σεπτεμβρίου 2009, για τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1828/2006 για τη θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 5

A/A Α. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΕ) αριθ. 832/2010 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ της 17ης Σεπτεμβρίου 2010 για τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1828/2006 της Επιτροπής για τη θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης 3. ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) 1080/2006 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 5ης Ιουλίου 2006 «για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1783/1999» (Κανονισμός ΕΤΠΑ) ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 397/2009 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 6ης Μαΐου 2009 για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 σχετικά με το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης σε ό,τι αφορά την επιλεξιμότητα των επενδύσεων για την ενεργειακή απόδοση και την ανανεώσιμη ενέργεια στη στέγαση ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 437/2009 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 19ης Μαΐου 2010 για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, όσον αφορά την επιλεξιμότητα παρεμβάσεων στέγασης υπέρ περιθωριοποιημένων κοινοτήτων 4. ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) 1081/2006 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 5ης Ιουλίου 2006 «για το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1784/1999» (Κανονισμός ΕΚΤ) ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 396/2009 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 6ης Μαΐου 2009 για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1081/2006 για το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο με σκοπό την επέκταση των τύπων δαπανών που είναι επιλέξιμες για συνεισφορά από το ΕΚΤ 5. Νόμος 3614/2007 (ΦΕΚ Α 267/03.12.2007) «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013» Νόμος 3840/2010 (ΦΕΚ Α 53/31.03.2010) «Αποκέντρωση, απλοποίηση και ενίσχυση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς (ΕΣΠΑ) 2007-2013 και άλλες διατάξεις» 6. ΥΠουργική Απόφαση ΣΥστήματος Διαχείρισης ΥΑ 14053/ ΕΥΣ 1749/ 27.03.2008 (ΥΠΑΣΥΔ) YA 43804/ ΕΥΘΥ 2041/ 07.09.09 (ΦΕΚ 1957/ 09.09.09). Τροποποίηση της ΥΠΑΣΥΔ 14053/ΕΥΣ 1749/27.3.08 Συστήματος Διαχείρισης ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 6

A/A Α. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ ΥΑ 28020/ ΕΥΘΥ1212/ 30.06.2010 (ΦΕΚ 1088/ Β/ 19.07.10). Τροποποίηση της Υπουργικής Απόφασης Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου ΥΠΑΣΥΔ 14053/ΕΥΣ1749/27.3.2008 7. ΥΑ 22867/ ΕΥΘΥ 984 /28.05.2010 «Ρυθμίσεις για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων της περιόδου 2007 2013» 8. Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων (Ημ/νία Έκδοσης: 23.12.2010) 9. Οδηγός Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων (Ημ/νία Έκδοσης: 19.07.2010) A/A Β. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΚΑΙ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΩΝ ΠΜΣΚ 1. Π.Δ. 4/2002 (Α 3) «Εκτέλεση ενεργειών τεχνικής βοήθειας στήριξης και διαχείριση των αντίστοιχων πόρων» 2. Ν. 3310/2005 (Α 30) «Μέτρα για τη διασφάλιση της διαφάνειας και την αποτροπή καταστρατηγήσεων κατά τη διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων», όπως τροποποιήθηκαν με Ν. 3414/05 (Α 279). 3. Υπ αριθμ. 24014/25-11-2005 (ΦΕΚ 1637/Β/05) Κ.Υ.Α. των Υπουργών Ανάπτυξης και Επικρατείας «Δικαιολογητικά για την εφαρμογή του Ν. 3310/2005, όπως τροποποιήθηκε με το ν.3414/2005». 4. Υπ αριθμ. πρωτ. 14873/395/4-04-2006 Εγκύκλιο του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών, με θέμα: «Σύναψη Δημοσίων Συμβάσεων Υπηρεσιών». 5. Π.Δ.118/2007 (Α 150) "Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου". 6. Π.Δ.60/2007 (Α 64) «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας Οδηγίας 2004 /18/ ΕΚ «περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών», όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005 /51/ ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005 /75/ ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005. 7. YA 35130/739 (ΦΕΚ Β 1291 11.8.2010) «Αύξηση των χρηματικών ποσών του άρθρου 83 παρ. 1 του Ν. 2362/95 για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων που αφορούν προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων» 8. YA 51540 /ΕΥΣΣΑΑΠ 3628 / 26.11.2010 «Καθορισμός των στοιχείων των προγραμμάτων τεχνικής υποστήριξης της εφαρμογής και της διαδικασίας υποβολής και έγκρισής τους» ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 7

A/A Γ. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ 1. ΠΔ 496/1974 «Περί Λογιστικού των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου» 2. ΠΔ 186/1992 «Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων», ως ισχύει 3. Ν. 2362/1995 «Περί Δημοσίου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις» 4. Ν. 3842/2010 (ΦΕΚ Α 58/23.04.2010) «Αποκατάσταση φορολογικής δικαιοσύνης, αντιμετώπιση της φοροδιαφυγής και άλλες διατάξεις.» 5. Ισχύουσα φορολογική νομοθεσία και ιδίως το νομότυπο των φορολογικών στοιχείων και παραστατικών σύμφωνα με τον ΚΒΣ. 6. Άρθρο 22 παράγραφος 1 περίπτωση ΙΒ του Ν. 2859/2000 (Α 248) «Κώδικας Φόρου Προστιθέμενης Αξίας». 7. ΚΥΑ υπ αρ. 2/51571/0020/30.7.2010 των Υπουργών Οικονομικών και Οικονομίας, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας περί «Σύστασης Λογαριασμού για την Εθνική Συγχρηματοδότηση των Διαρθρωτικών Ταμείων και του Ταμείου Συνοχής». 8. Οδηγός Λειτουργίας Κεντρικού Λογαριασμού ΕΣΠΑ A/A Δ. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΠΜΣΚ 1. Καταστατικό υπ αριθμό 244/2012. 2. Άρθρα 78-107 του Αστικού Κώδικα. 3. Εσωτερικός Κανονισμός λειτουργίας του Μουσείου. 3 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Οι διαδικασίες του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας του ΠΜΣΚ συνοψίζονται στις κάτωθι: Δ0: «Υποστηρικτικές λειτουργίες» Δ1: «Υποβολή πρότασης έργου» Δ2: «Σύναψη Νομικών Δεσμεύσεων» Δ3: «Παρακολούθηση έργου, πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου» Δ4: «Οικονομική διαχείριση έργου» ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 8

Οι διαδικασίες του ΣΔΕΠ, όπως έχουν σχεδιαστεί, καλύπτουν όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου (σχεδιασμός, σύναψη νομικών δεσμεύσεων, παρακολούθηση και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου, οικονομική διαχείριση). Επίσης, έχει προβλεφθεί μια διαδικασία (Διαδικασία 0: «Υποστηρικτικές λειτουργίες») στόχος της οποίας είναι η υποστήριξη του συνόλου των υπολοίπων διαδικασιών του ΣΔΕΠ. Οι διαδικασίες του ΣΔΕΠ υπερκαλύπτουν τις απαιτήσεις για την επιβεβαίωση της Διαχειριστικής Επάρκειας τύπου Γ Δικαιούχων της προγραμματικής περιόδου 2007-2013, όπως αυτές έχουν καθοριστεί στην Υπουργική Απόφαση 22867/ΕΥΘΥ 984/28.05.2010 του ΥΠΟΙΑΝ (στο εξής ΥΑ 984/10). Σε σχέση με τις διαδικασίες που περιλαμβάνονται στο Έντυπο Εκπλήρωσης Απαιτήσεων του Παραρτήματος 2 της Υπουργικής Απόφασης ως κριτήρια της Απαίτησης 3: «Επαρκής Τεκμηρίωση Διαδικασιών (Εγχειρίδιο)» για την επιβεβαίωση τύπου Γ, στο παρόν Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας έχουν γίνει οι ακόλουθες προσαρμογές, με στόχο την απλοποίηση του εγχειριδίου και την κατάρτιση ενός μικρού πλήθους εύκολα διαχειρίσιμων διαδικασιών: Στη Διαδικασία Δ2: «Σύναψη Νομικών Δεσμεύσεων» περιλαμβάνονται τόσο η διαδικασία λήψης απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα όσο και οι διαδικασίες διαγωνισμών, ανάθεσης συμβάσεων και χειρισμού ενστάσεων. Στη Διαδικασία Δ2: «Σύναψη Νομικών Δεσμεύσεων» περιλαμβάνονται οι απαιτούμενες διαδικασίες αξιολόγησης και επιλογής ωφελουμένων. Η τεκμηρίωση της απαιτούμενης διαδικασίας για τη Διαχείριση εγγράφων, καθώς και της διαδικασίας παρακολούθησης και τήρησης της ισχύουσας νομοθεσίας, έχουν συγκεντρωθεί στη Διαδικασία Δ0: «Υποστηρικτικές Λειτουργίες». Όλες οι απαιτούμενες διαδικασίες του κριτηρίου 3.5 της ΥΑ, εκτός αυτής της Διαχείρισης Εγγράφων (που περιλαμβάνεται στη Διαδικασία Δ0), έχουν συμπτυχθεί στη Διαδικασία Δ3: «Παρακολούθηση έργου, πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου» τόσο για τα έργα που υλοποιούνται με ίδια μέσα όσο και τα έργα που μέρος τους ανατίθενται σε εξωτερικό ανάδοχο. Τέλος, οι απαιτούμενες διαδικασίες του κριτηρίου 3.6 της ΥΑ έχουν συγκεντρωθεί στη Διαδικασία Δ4: «Οικονομική Διαχείριση Έργου». Η αναλυτική περιγραφή των διαδικασιών του ΠΜΣΚ δίδεται στο Παράρτημα Α του παρόντος Εγχειριδίου. ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 9

4 ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΝΤΥΠΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Στον Πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζονται συνοπτικά τα έντυπα που χρησιμοποιεί ο ΠΜΣΚ κατά την εφαρμογή των διαδικασιών υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων έργων, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου του ΕΣΠΑ: ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΝΤΥΠΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ Υποβολή πρότασης έργου Διαδικασία Δ.1 Δ1-Ε1 Δ1-Ε2 Δ1-Ε3 Δ1-Ε4 Αίτηση Χρηματοδότησης Τεχνικό Δελτίο Προτεινόμενης Πράξης (ΤΔΠΠ) Σύμφωνο αποδοχής όρων Τεχνικό Δελτίο Πράξης (ΤΔΠ) Διαδικασία Δ.2 Διαδικασία Δ.3 Σύναψη Νομικών Δεσμεύσεων Δ2-Ε1 Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (ΤΔΥ) Παρακολούθηση έργου, πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ3-Ε1 Δ3-Ε2 Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης Δελτίο Δήλωσης Δαπανών Δ3-Ε3 Έκθεση ολοκλήρωσης πράξης 5 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΠΜΣΚ Στο σχήμα που ακολουθεί παρουσιάζεται η οργανωτική δομή (οργανόγραμμα) του ΠΜΣΚ, σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο λειτουργίας του όπως ισχύει: ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 10

Οργανωτική Δομή ΠΜΣΚ Οργανόγραμμα Ποντιακού & Μικρασιατικού Συλλόγου Καρυοχωρίου «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 11

Οι αρμοδιότητες των οργανωτικών μονάδων / οργάνων του ΠΜΣΚ που σχετίζονται με την υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων έργων, αναλύονται διεξοδικά στην περιγραφή των διαδικασιών του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (Παράρτημα Α του παρόντος Εγχειριδίου), και συνοψίζονται στις παρακάτω: Το Διοικητικό Συμβούλιο είναι το όργανο λήψης κάθε είδους απόφασης και ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου υπογράφει ως νόμιμος εκπρόσωπος του ΠΜΣΚ. Το Διοικητικό Συμβούλιο παρακολουθεί το σύνολο των ενεργειών του ΠΜΣΚ που σχετίζονται με την υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων έργων. Με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου, ορίζεται η Ομάδα Διαχείρισης Νομικών Δεσμεύσεων και Παρακολούθησης Έργων, με θητεία μέχρι την ολοκλήρωση της 4 ης Προγραμματικής Περιόδου, η οποία έχει την ευθύνη για το σχεδιασμό, την υλοποίηση και την παρακολούθηση της υλοποίησης των συγχρηματοδοτούμενων έργων του φορέα. Η Ομάδα αυτή μεριμνά για την ανάρτηση των νόμων, προεδρικών διαταγμάτων, αποφάσεων και πράξεων που σχετίζονται με την υλοποίηση των έργων του φορέα τόσο στο δικτυακό τόπο τήρησης του ΣΔΕΠ. Το προσωπικό του ΠΜΣΚ συμμετέχει στο σχηματισμό Επιτροπών και Ομάδων Έργου με αντικείμενο την εκτέλεση έργων, οι οποίες συγκροτούνται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου. Οι Υπεύθυνοι Έργου, έχουν την ευθύνη για την υλοποίηση των έργων του ΠΜΣΚ και αναλαμβάνουν τη συμπλήρωση κάθε απαιτούμενου εξωτερικού εγγράφου και την τήρηση του φυσικού και ηλεκτρονικού φακέλου των έργων. Ο Υπεύθυνος Οικονομικής Διαχείρισης του ΠΜΣΚ ορίζεται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου και είναι αρμόδιος για την παρακολούθηση της προόδου του οικονομικού αντικειμένου των έργων, έχει την ευθύνη για την τήρηση των λογιστικών υποχρεώσεων που απορρέουν από την υλοποίηση των έργων και αναλαμβάνει τη διεκπεραίωση των πληρωμών. Ο Υπεύθυνος Οικονομικής Διαχείρισης αναλαμβάνει την επικοινωνία με τη Διαχειριστική Αρχή εκ μέρους του φορέα. Ο Υπεύθυνος Νομικής Υποστήριξης ορίζεται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου και παρέχει υπηρεσίες νομικής υποστήριξης σε όλα τα εμπλεκόμενα στην υλοποίηση έργων όργανα του φορέα και σε κάθε φάση του κύκλου ζωής ενός έργου. ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 12

Ο Υπεύθυνος Τεχνικής Υποστήριξης του ΠΜΣΚ ορίζεται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου και μεριμνά για την αδιάλειπτη λειτουργία των υλικοτεχνικών υποδομών του φορέα, ενώ υποστηρίζει το σύνολο των στελεχών στην τήρηση του ηλεκτρονικού τους αρχείου. Ο Υπεύθυνος Τεχνικής Υποστήριξης φροντίζει ώστε να λαμβάνονται σε τακτική βάση ηλεκτρονικά αντίγραφα (backup) για την ασφαλή τήρηση και φύλαξη των αρχείων και πληροφοριών που αφορούν στο ΣΔΕΠ. Ο Υπεύθυνος Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας μεριμνά για την έκδοση, αναθεώρηση, και διανομή (έντυπη και ηλεκτρονική) των εγγράφων του ΣΔΕΠ. 6 ΥΛΙΚΟΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΔΟΜΗ ΠΜΣΚ Το σύνολο των εφαρμοζόμενων διαδικασιών και των χρησιμοποιούμενων για την υποστήριξή τους εντύπων και πληροφοριακών συστημάτων του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας του ΠΜΣΚ, υποστηρίζεται από μία επαρκή υλικοτεχνική υποδομή στους χώρους λειτουργίας του ΠΜΣΚ, η οποία περιλαμβάνει: 2 Η/Υ. Εκτυπωτής EPSON B40W. Εκτυπωτής LEXMARK Z32. Πολυμηχάνημα LEXMARK X6170. Σαρωτής EPSON V330. Τηλέφωνο & Fax Panasonic. Συσκευή Back Up 1TB SATA II. UPS APC 900VA. Εξοπλισμός ασύρματου δικτύου Prosfygas.Net. Ψηφιακή φωτογραφική μηχανή KODAK. Ψηφιακή κάμερα SONY. Microsoft Windows 7 Ultimate. Microsoft Office 2007. Λογισμικό Symantec Backup Exec System Recovery 8.5. Λογισμικό ESET NOD 32 Antivirus 4. Λογισμικό ABBY Fine Reader 10. Λογισμικό ABBY PDF Converter. Ιστοσελίδες prosfygas.gr / e-mouseio.gr / social-network.gr. ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 13

Επιπλέον των συμβατικών εφαρμογών λογισμικού που είναι διαθέσιμες για το σύνολο του προσωπικού του ΠΜΣΚ, τα εμπλεκόμενα στην υλοποίηση έργων αρμόδια όργανα του ΠΜΣΚ: Υποστηρίζονται από την Μηχανογραφημένη Οικονομική / Λογιστική Διαχείριση και συγκεκριμένα από το λογισμικό ΕΣΟΔΑ - ΕΞΟΔΑ και το οποίο χρησιμοποιεί κατ αποκλειστικότητα ο Υπεύθυνος Οικονομικής Διαχείρισης. Το πρόγραμμα παρέχει δυνατότητες υπολογισμού Εσόδων - Εξόδων σε μηνιαία και ετήσια βάση, καταχώρηση εισπράξεων και δαπανών, καταχώρηση προμηθευτών, ταξινόμηση δαπανών σε κατηγορίες, στατιστικά στοιχεία δαπανών, εκτυπώσεις αναφορών, κ.α. Ο Υπεύθυνος Οικονομικής Διαχείρισης παρέχει υπηρεσίες οικονομικής και λογιστικής υποστήριξης στο πλαίσιο συγχρηματοδοτούμενων έργων από την Ευρωπαϊκή Ένωση. Ενδεικτικά αναφέρονται: τήρηση βιβλίων, σύνταξη μηνιαίων και ετήσιων καταστάσεων, υποβολή φορολογικών δηλώσεων, ταμειακή διαχείριση, κοστολόγηση έργων, διεκπεραίωση εισπράξεων και πληρωμών, κ.α. Έχουν στη διάθεσή τους το Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Συγχρηματοδοτούμενων Έργων του ΠΜΣΚ, το οποίο είναι ένα ειδικά διαμορφωμένο πινακοποιημένο σύστημα σε μορφή φύλλων εργασίας MS Excel που εξυπηρετεί τις ανάγκες της ηλεκτρονικής παρακολούθησης των συγχρηματοδοτούμενων έργων του ΠΜΣΚ. ΠΟΝΤΙΑΚΟΣ & ΜΙΚΡΑΣΙΑΤΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΚΑΡΥΟΧΩΡΙΟΥ «Ο ΠΡΟΣΦΥΓΑΣ» 14

Παράρτημα Α ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ

Παράρτημα Β ΕΝΤΥΠΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ