ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 1 από 9 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων ή προβλημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια υλοποίησης και μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή ολοκλήρωση του έργου και την επίτευξη των επιμέρους στόχων του και η λήψη των κατάλληλων και σύμφωνων με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο μέτρων για τη διαχείριση αυτών. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ4-01: Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Δ4-04: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ1-02: Επανεξέταση αναθεώρηση ετησίου προγράμματος Ενδέχεται να τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της. Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη, αλλά ενδεχομένως και να τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της. Ενδέχεται να τροφοδοτήσει με τα αποτελέσματά της τη Δ4.03. Τροφοδοτείται ενδεχομένως από τη Δ ΔΕΔΟΜΕΝΑ Έλεγχος προόδου φυσικού αντικειμένου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Εισήγηση ή και πρακτικά παραλαβής Επιτροπής Παραλαβής Έργου 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Τροποποίηση σύμβασης και ΤΔΕ/ΤΔΥ (εφόσον απαιτείται και επιτρέπεται) Τροποποίηση σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα και ΤΔΕ/ΤΔΥ (εφόσον απαιτείται και επιτρέπεται) Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου (ΣΔΕ)

2 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 2 από 9 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006 «Διατάξεις για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999», άρθρο 60 (α) Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006 «Θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης», άρθρο 15, (δ) Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο », άρθρο 3 παρ.2 σημείο (ιδ), άρθρο 21 παρ. 2 & 5 και άρθρο 25 παρ. 1, 2 και 3. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ) Οδηγός Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/ ) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» ΠΔ 432/ «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/ (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας, 2008, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία διαχείρισης προβλημάτων και αλλαγών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Εντοπισμός προβλημάτων και αποκλίσεων Διαμόρφωση προτάσεων αντιμετώπισης

3 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 3 από 9 2. Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης σύμβασης ή σχεδίου τροποποίησης της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα - Υποβολή για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή 3. Υπογραφή της τροποποιημένης σύμβασης ή έκδοση τροποποιημένης εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 4. Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗΣ Ο Υπεύθυνος Έργου ή/ και η Ομάδα Διαχείρισης Έργου, εφόσον συγκροτείται, η Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, η Επιτροπή Παραλαβής Έργου που υλοποιείται με ανάθεση σε τρίτους ή άλλος μηχανισμός πιστοποίησης έργου που υλοποιείται με ίδια μέσα, όταν εντοπίζουν προβλήματα και αποκλίσεις που τυχόν παρουσιάζονται στον κύκλο ζωής ενός έργου, αναλαμβάνουν τη μεταξύ τους ενημέρωση. Στη συνέχεια ο Υπεύθυνος Έργου προβαίνει στην εκτίμηση των επιπτώσεων που πιθανόν θα έχουν σε αυτό ή και σε άλλα σχετιζόμενα με το συγκεκριμένο έργα. Στη συνέχεια, προσδιορίζονται οι κατάλληλες κατά περίπτωση λύσεις/διορθωτικές ενέργειες αντιμετώπισης των προβλημάτων. Τα ανωτέρω αποτυπώνονται στο -Ε-01: "Έντυπο προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους" από τον Υπεύθυνο Έργου και διαβιβάζεται στη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων. Εφ όσον τα προβλήματα/ αποκλίσεις που εντοπίζονται στο έργο οδηγούν σε τροποποίηση ουσιωδών στοιχείων του έργου (τροποποίηση χρονοδιαγράμματος, φυσικού ή και οικονομικού αντικειμένου του έργου), τότε μέσω του παραπάνω εντύπου η Μονάδα Παρακολούθησης Έργων σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Έργου εισηγούνται σχετικά στην Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας, προκειμένου να γνωμοδοτήσει/αποφασίσει επί των προτεινόμενων ενεργειών μέτρων αντιμετώπισης των προβλημάτων. Σε περίπτωση που η απόφαση/γνωμοδότηση συνεπάγεται την τροποποίηση της σχετικής σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα ακολουθούν τα παρακάτω αναφερόμενα βήματα. Επισημαίνεται ότι, οι δαπάνες δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών, ανεξαρτήτως προϋπολογισμού αυτών, οι οποίες αφορούν εργασίες οι οποίες προέκυψαν μετά από ουσιώδη τροποποίηση των όρων της αρχικής σύμβασης δεν είναι επιλέξιμες. Ως ουσιώδης τροποποίηση των όρων της αρχικής σύμβασης νοούνται σωρευτικά τα ακόλουθα: (α) η μεταβολή των κύριων συνιστώντων στοιχείων της ή η ουσιώδης τροποποίηση των τεχνικών προδιαγραφών ή η μεταβολή σημαντικών

4 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 4 από 9 (β) λειτουργικών ή ποιοτικών χαρακτηριστικών των παραδοτέων της σύμβασης ή η κατάργηση ομάδας εργασιών ή παραδοτέου ή άλλου διακριτού μέρους της σύμβασης η αύξηση ή μείωση του προϋπολογισμού μιας ομάδας εργασιών ή παραδοτέου ή άλλου διακριτού μέρους της σύμβασης άνω του 20% του αρχικού προϋπολογισμού της και αθροιστικά άνω του 10% του συνολικού αρχικού προϋπολογισμού της σύμβασης. Σε κάθε περίπτωση, τροποποίηση των συμβάσεων μπορεί να γίνει μόνον εφόσον δεν θίγει ουσιωδώς τις γενικές αρχές ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Ή ΣΧΕΔΙΟΥ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΓΚΡΙΤΙΚΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ ΜΕ ΊΔΙΑ ΜΕΣΑ - ΥΠΟΒΟΛΗ ΓΙΑ ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ ΓΝΩΜΗΣ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Σε περίπτωση που αποφασιστεί η τροποποίηση της σύμβασης προμηθειών/ υπηρεσιών ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων ή η Μονάδα Παρακολούθησης Έργων αντίστοιχα προβαίνει στις απαιτούμενες τροποποιήσεις, με τη συμμετοχή του Υπεύθυνου Έργου και τη συνδρομή του Νομικού Συμβούλου του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, εφόσον απαιτείται. Στη συνέχεια, για την περίπτωση που απαιτείται τροποποίηση της σύμβασης προμηθειών/ υπηρεσιών, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων καταρτίζει φάκελο με το σχέδιο τροποποίησης της σύμβασης το οποίο υποβάλει στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης. Για την περίπτωση που απαιτείται τροποποίηση της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, η κατάρτιση του φακέλου και η υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης γίνεται από τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων. Μετά την εξέταση του φακέλου, η Διαχειριστική Αρχή, με σχετικό έγγραφό της (προέγκριση τροποποίησης σύμβασης ή προέγκριση απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα) διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας ή αρνητική γνώμη, προκειμένου η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων ή η Μονάδα Παρακολούθησης Έργων ανάλογα με την περίπτωση, να προχωρήσει στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες. Εφόσον τροποποιούνται στοιχεία της απόφασης ένταξης, τροποποιείται η Απόφαση Ένταξης Πράξης και αναλόγως και το Τεχνικό Δελτίο Πράξης.

5 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 5 από ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΜΕΝΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Ή ΈΚΔΟΣΗ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΜΕΝΗΣ ΕΓΚΡΙΤΙΚΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΈΡΓΟΥ ΜΕ ΊΔΙΑ ΜΕΣΑ Μετά τη σχετική προέγκριση της Διαχειριστικής Αρχής και με ευθύνη της Μονάδας Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων υπογράφεται η νέα τροποποιημένη σύμβαση με τον ανάδοχο από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. Η ως άνω τροποποιημένη σύμβαση κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου και στις εμπλεκόμενες Μονάδες της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. Αντίστοιχη διαδικασία ακολουθείται από τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων για την τροποποίηση της απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, η έγκριση της οποίας πραγματοποιείται από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού ΣΥΝΤΑΞΗ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΔΕΛΤΙΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΟΥ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Σε συνέχεια των παραπάνω, ο Υπεύθυνος Υποέργου, με την υποστήριξη του Υπεύθυνου Έργου, αναλαμβάνει τη σύνταξη του τροποποιημένου ΤΔΥ. Το τροποποιημένο ΤΔΥ υποβάλλεται στη Διαχειριστική Αρχή, σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και συνοδευόμενο από αντίγραφο της αρμοδίως υπογεγραμμένης σύμβασης ή της νέας εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα. Τα παραπάνω στοιχεία (Τεχνικό Δελτίο Υποέργου και αντίγραφο της σύμβασης ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα) αποτελούν εισροές στη Διαδικασία Δ4-01: "Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου" και στη Διαδικασία Δ4-02: "Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος".

6 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 6 από 9 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ4-02: Έλεγχος Προόδου Έργου Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος Δ4-04: Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Έναρξη διαδικασίας Υπεύθυνος Έργου Εντοπισμός και αξιολόγηση προβλημάτων/ αποκλίσεων Προσδιορισμός απαιτούμενων ενεργειών για την επίλυση τους Υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης για τη λήψη απαιτούμενων μέτρων Ομάδα Διαχείρισης Έργοu Μονάδα Παρακολούθησης Έργων Επιτροπή Παραλαβής Εντοπισμός προβλημάτων/ αποκλίσεων Έντυπο προβλημάτων έργων και Προτάσεων έπίλυσής τους (-Ε-01) Συμπληρωμένα έντυπα προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους Μονάδα Παρακολούθησης Έργων Αξιολόγηση προτεινομένων ενεργειών για την επίλυση των προβλημάτων την επίλυση τους Υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης Αποφάσεις/γνωμοδοτήσεις Επιτροπής Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού επί τυχόν προτεινόμενων τροποποιήσεων της σύμβασης ή/και του σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Απόφαση / γνωμοδότηση επί της προτεινόμενης τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Φάκελος τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών & Διαχείρισης Συμβάσεων Μονάδα Παρακολούθησης Έργων Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης σύμβασης προμηθειών/υπηρεσιών ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, προετοιμασία σχετικού φακέλου Νομικός Σύμβουλος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Παροχή νομικής υποστήριξης στην προετοιμασία της τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Φάκελος έργου "Τίτλος Έργου" Προέγκριση τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Διαχειριστική Αρχή Διατύπωση και Κονοποίηση Γνώμης Νέα (τροποποιημένη) Απόφαση Ένταξης Πράξης (εφ' όσον απαιτείται) Νόμιμος Εκπρόσωπος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Υπογραφή τροποποιημένης σύμβασης Τροποποιημένη σύμβαση ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Νέα (τροποποιημένα) ΤΔE / ΤΔΥ (εφόσον απαιτούνται) Υπεύθυνος Υποέργου Σύνταξη τροποποιημένου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου (ΤΔΥ) και διαβίβασή του στον Υπεύθυνο Έργου. Υπεύθυνος Έργου Υποβολή τροποποιημένου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου στη Διαχειριστική Αρχή Υπεύθυνος Έργου Μονάδα Παρακολούθησης Έργων Υποστήριξη του Υπεύθυνου Υποέργου στη σύνταξη του τροποποιημένου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (Δ3-04-Ε-01) Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Εργου Ομάδα Διαχείρισης Έργου ή Υπεύθυνος Έργου Ενημέρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και στοιχείων ελέγχου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος έργου Τέλος διαδικασίας Δ1-02: Επανεξέταση Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος Δ4-01: Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Δ4-02: Έλεγχος Προόδου Έργου - Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος

7 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 7 από 9 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Εντοπισμός προβλημάτων/ αποκλίσεων που ενδεχομένως εμφανίζονται στη διάρκεια υλοποίησης του έργου Εισήγηση στην Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού για να γνωμοδοτήσει/ αποφασίσει επί των προτεινόμενων ενεργειών μέτρων αντιμετώπισης των προβλημάτων όταν αυτά οδηγούν σε τροποποίηση ουσιωδών στοιχείων του έργου Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, προετοιμασία σχετικού φακέλου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης από τη (ΔΑ) Υποστήριξη του Υπεύθυνου Υποέργου στη σύνταξη του τροποποιημένου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Μέριμνα για την υπογραφή της τροποποίησης της απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Κοινοποίηση της τροποποιημένης απόφασης έργου με ίδια μέσα στον Υπεύθυνο Έργου και τις εμπλεκόμενες Μονάδες της Γραμματείας Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης προς την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού για τη λήψη απαιτούμενων μέτρων Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης σύμβασης προμηθειών/ υπηρεσιών, προετοιμασία σχετικού φακέλου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης από τη (ΔΑ) Μέριμνα για την υπογραφή της νέας τροποποιημένης σύμβασης προμηθειών/ υπηρεσιών Κοινοποίησή της στις εμπλεκόμενες Μονάδες της Γραμματείας ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας και τον Υπεύθυνο Έργου Νομικός Σύμβουλος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, εφόσον απαιτηθεί Παροχή νομικής υποστήριξης στην προετοιμασία της τροποποίησης της σύμβασης προμηθειών/ υπηρεσιών ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Ομάδα Διαχείρισης Έργου (εφόσον συγκροτηθεί) Εντοπισμός προβλημάτων/ αποκλίσεων ενδεχομένως εμφανίζονται στη διάρκεια υλοποίησης του έργου Ενημέρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και στοιχείων ελέγχου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος έργου

8 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 8 από 9 Υπεύθυνος Έργου Εντοπισμός προβλημάτων/ αποκλίσεων που ενδεχομένως εμφανίζονται στη διάρκεια υλοποίησης του έργου Αξιολόγηση των προβλημάτων/ Εκτίμηση των επιπτώσεών τους Προσδιορισμός απαιτούμενων ενεργειών για την επίλυσή τους Συμπλήρωση εντύπου προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους - Υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης για τη λήψη απαιτούμενων μέτρων Ενημέρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και στοιχείων ελέγχου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος έργου Εισήγηση στην Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού για να γνωμοδοτήσει/ αποφασίσει επί των προτεινόμενων ενεργειών μέτρων αντιμετώπισης των προβλημάτων όταν αυτά οδηγούν σε τροποποίηση ουσιωδών στοιχείων του έργου Υποστήριξη του Υπεύθυνου Υποέργου στη σύνταξη του τροποποιημένου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Υποβολή τροποποιημένου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου στη Διαχειριστική Αρχή Υπεύθυνος Υποέργου Συμμετοχή στην τροποποίηση της σύμβασης ή της απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Σύνταξη τροποποιημένου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και διαβίβασή του στον Υπεύθυνο Έργου Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας Έγκριση των προτεινόμενων ενεργειών μέτρων αντιμετώπισης των προβλημάτων Νόμιμος εκπρόσωπος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Υπογραφή της τροποποίησης της σύμβασης Υπογραφή της τροποποίησης της Απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 Δ3-04-Ε-01 Έντυπο προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους (εσωτερικό έντυπο) Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (ΤΔΥ) (εξωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Εφαρμογή Excel, στην οποία αποτυπώνονται τα στοιχεία προόδου φυσικού αντικειμένου (χρονοδιάγραμμα, δείκτες εκροών κλπ.)

9 Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 9 από ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου <τίτλος έργου> Συμπληρωμένα έντυπα προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους Αποφάσεις/γνωμοδοτήσεις της Επιτροπής Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Φάκελος τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Προέγκριση τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα (από τη Διαχειριστική Αρχή) Τροποποιημένη σύμβαση ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Νέα (τροποποιημένη) Απόφαση Ένταξης Πράξης (εφ όσον απαιτείται) Νέο (τροποποιημένο) ΤΔΕ / ΤΔΥ (εφόσον απαιτείται)