ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων ή προβλημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια υλοποίησης και μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή ολοκλήρωση του έργου και την επίτευξη των επιμέρους στόχων του και η λήψη των κατάλληλων και σύμφωνων με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο μέτρων για τη διαχείριση αυτών. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ανεξαρτήτως του φορέα χρηματοδότησης. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Δ4-04: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ1-02: Επανεξέταση αναθεώρηση ετησίου προγράμματος Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Ενδέχεται να τροφοδοτήσει με τα αποτελέσματά της τη Δ4.03. Τροφοδοτείται ενδεχομένως από τη Δ ΔΕΔΟΜΕΝΑ Έλεγχος προόδου φυσικού αντικειμένου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Εισήγηση ή και πρακτικά παραλαβής Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Τροποποίηση σύμβασης και ΤΔΕ/ΤΔΥ (εφόσον απαιτείται και επιτρέπεται) Τροποποίηση σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα και ΤΔΕ/ΤΔΥ (εφόσον απαιτείται και επιτρέπεται) Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου (ΣΔΕ)

2 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, του Συμβουλίου, της 11ης Ιουλίου 2006, περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, άρθρο 60 (α) Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, για τη θέσπιση των κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του υπ' αριθμ. 1083/2006 κανονισμού (Ε.Κ) του Συμβουλίου περί Καθορισμού Γενικών Διατάξεων για το Ε.Τ.Π.Α. το Ε.ΚΤ. και το Ταμείο Συνοχής, άρθρο 15, (δ) Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο », άρθρο 3 παρ.2 σημείο (ιδ), άρθρο 21 παρ.2 & 5 και άρθρο 25 παρ.1, 2 και3. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ) Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Υπουργική απόφαση 679/ , ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός Διαχείρισης και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/ , τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/ , τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/ , τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.»

3 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από 11 ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Απόφαση της 9ης/ συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. Απόφαση της 8 ης / συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1β, που αφορά την απόφαση ανάθεσης της νομικής στήριξης του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ-Χ σε εξωτερικό συνεργάτη-νομικό σύμβουλο. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία διαχείρισης προβλημάτων και αλλαγών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Εντοπισμός προβλημάτων και αποκλίσεων Διαμόρφωση προτάσεων αντιμετώπισης 2. Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων. 3. Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης σύμβασης ή σχεδίου τροποποίησης της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα - Υποβολή για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή 4. Υπογραφή της τροποποιημένης σύμβασης ή έκδοση τροποποιημένης εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 5. Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗΣ Εάν κατά την παρακολούθηση υλοποίησης του έργου, το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου διαπιστώσει το ίδιο ή ενημερωθεί από την Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ή άλλο μηχανισμό πιστοποίησης για προβλήματα και αποκλίσεις που ενδεχομένως εμφανίζονται στη διάρκεια υλοποίησης του έργου, τότε προβαίνει κατ αρχήν στην εκτίμηση των επιπτώσεων που πιθανόν θα έχουν σε αυτό ή και σε άλλα σχετιζόμενα με το συγκεκριμένο έργα ή υποέργα. Στη συνέχεια, προσδιορίζονται οι κατάλληλες κατά περίπτωση λύσεις/διορθωτικές ενέργειες αντιμετώπισης των προβλημάτων.

4 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από 11 Τα ανωτέρω αποτυπώνονται στο -Ε-01: "Έντυπο προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους", το οποίο καταχωρείται στο φάκελο του έργου. Σε περίπτωση που οι προτεινόμενες λύσεις/διορθωτικές ενέργειες δεν οδηγούν σε τροποποίηση ουσιωδών στοιχείων του έργου (τροποποίηση χρονοδιαγράμματος, φυσικού ή και οικονομικού αντικειμένου του έργου), το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου μεριμνά για την κατάλληλη τροποποίηση του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και την επικαιροποίηση του χρονοδιαγράμματος του έργου, καθώς το έντυπο -Ε-01 αποτελεί εισροή στη Διαδικασία Δ4-01: "Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου" και στη Διαδικασία Δ4-02: "Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος".. Εφ όσον τα προβλήματα/ αποκλίσεις που εντοπίζονται στο έργο οδηγούν υποχρεωτικά σε τροποποίηση χαρακτηριστικών του έργου, τότε το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου εισηγείται σχετικά στην ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, προκειμένου να γνωμοδοτήσει/αποφασίσει επί των προτεινόμενων ενεργειών μέτρων αντιμετώπισης των προβλημάτων. Σε περίπτωση που η απόφαση/γνωμοδότηση συνεπάγεται την τροποποίηση της σχετικής σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα ακολουθούν τα παρακάτω αναφερόμενα βήματα. Επισημαίνεται ότι δεν επιτρέπεται, σε καμία περίπτωση, η τροποποίηση ουσιωδών χαρακτηριστικών του έργου (π.χ. τροποποίηση φυσικού αντικειμένου που έχει ως συνέπεια την αλλαγή των στόχων και των αποτελεσμάτων του έργου, αύξηση οικονομικού αντικειμένου που δεν προβλέπεται στη σύμβαση, κλπ). Σε κάθε περίπτωση, τροποποίηση των συμβάσεων μπορεί να γίνει μόνον εφόσον δεν θίγει ουσιωδώς τον ανταγωνισμό. Στην περίπτωση έργων που δομούνται σε υποέργα, οι παραπάνω δραστηριότητες πραγματοποιούνται και σε επίπεδο Υποέργου από το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργου, με την εποπτεία του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου.

5 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Ή ΣΧΕΔΙΟΥ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΓΚΡΙΤΙΚΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ ΜΕ ΊΔΙΑ ΜΕΣΑ - ΥΠΟΒΟΛΗ ΓΙΑ ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ ΓΝΩΜΗΣ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Έργα που υλοποιούνται με νομικές δεσμεύσεις Σε περίπτωση που η ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ αποφασίσει την τροποποίηση της σύμβασης, το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου ενημερώνει τη Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων, προκειμένου αυτή να προβεί στις απαιτούμενες τροποποιήσεις, με τη συμμετοχή του Υπεύθυνου Έργου και τη συνδρομή του νομικού συμβούλου του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, εφόσον απαιτείται. Στη συνέχεια, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων καταρτίζει φάκελο με το σχέδιο τροποποίησης της σύμβασης, τον οποίο υποβάλει στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης. Μετά την εξέταση του φακέλου από τη Διαχειριστική Αρχή, με σχετικό έγγραφό της (προέγκριση τροποποίησης σύμβασης) διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ ή αρνητική γνώμη, προκειμένου η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων να προχωρήσει στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες. Εφόσον τροποποιούνται στοιχεία της απόφασης ένταξης, τροποποιείται η Απόφαση Ένταξης Πράξης και αναλόγως και το Τεχνικό Δελτίο Πράξης. Στην περίπτωση έργων που δομούνται σε υποέργα, οι παραπάνω δραστηριότητες πραγματοποιούνται σε επίπεδο υποέργου, με τη συνδρομή του Υπευθύνου Υποέργου. Ο καταμερισμός αρμοδιοτήτων μεταξύ των οργάνων έργου και υποέργου είναι αντίστοιχος με αυτόν της διαδικασίας Δ3-04 «Υπογραφή σύμβασης Ολοκλήρωση διαγωνισμού». Έργα που υλοποιούνται με ίδια μέσα Στην περίπτωση έργων που υλοποιούνται με ίδια μέσα, και εφόσον η ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ αποφασίσει την τροποποίηση του σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου προβαίνει στις απαιτούμενες τροποποιήσεις, με τη συνδρομή του νομικού συμβούλου του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, εφόσον απαιτείται, και καταρτίζει φάκελο με το σχέδιο τροποποίησης, τον οποίο υποβάλει στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης.

6 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 6 από 11 Μετά την εξέταση του φακέλου από τη Διαχειριστική Αρχή, με σχετικό έγγραφό της (προέγκριση τροποποίησης σχεδίου υλοποίησης έργου με ίδια μέσα) διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ ή αρνητική γνώμη, προκειμένου το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου να προχωρήσει στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες. Εφόσον τροποποιούνται στοιχεία της απόφασης ένταξης, τροποποιείται η Απόφαση Ένταξης Πράξης και αναλόγως και το Τεχνικό Δελτίο Πράξης. Στην περίπτωση έργων που δομούνται σε υποέργα, οι παραπάνω δραστηριότητες πραγματοποιούνται σε επίπεδο υποέργου, με τη συνδρομή του Υπευθύνου Υποέργου και του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης του Υποέργου. Ο καταμερισμός αρμοδιοτήτων μεταξύ των οργάνων έργου και υποέργου είναι αντίστοιχος με αυτόν της διαδικασίας Δ3-05 «Υλοποίηση Έργου με Ίδια Μέσα» ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΜΕΝΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Ή ΈΚΔΟΣΗ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΜΕΝΗΣ ΕΓΚΡΙΤΙΚΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΈΡΓΟΥ ΜΕ ΊΔΙΑ ΜΕΣΑ Μετά τη σχετική προέγκριση της Διαχειριστικής Αρχής και με ευθύνη της Μονάδας Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων, υπογράφεται η νέα τροποποιημένη σύμβαση με τον ανάδοχο από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. Η ως άνω τροποποιημένη σύμβαση κοινοποιείται στο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου και στη Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης. Αντίστοιχη διαδικασία ακολουθείται από το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου για την τροποποίηση της απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, η έγκριση της οποίας πραγματοποιείται από την ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ. Στην περίπτωση έργων που δομούνται σε υποέργα, οι παραπάνω δραστηριότητες πραγματοποιούνται σε επίπεδο υποέργου, με τη συνδρομή του Υπευθύνου Υποέργου και του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης του Υποέργου. Ο καταμερισμός αρμοδιοτήτων μεταξύ των οργάνων έργου και υποέργου είναι αντίστοιχος με αυτόν των διαδικασιών Δ3-04 «Υπογραφή σύμβασης Ολοκλήρωση διαγωνισμού» και Δ3-05 «Υλοποίηση Έργου με Ίδια Μέσα».

7 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 7 από ΣΥΝΤΑΞΗ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΔΕΛΤΙΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΟΥ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Σε συνέχεια των παραπάνω, ο Υπεύθυνος Υποέργου, με την υποστήριξη του Υπεύθυνου Έργου, αναλαμβάνει τη σύνταξη του τροποποιημένου ΤΔΥ. Το τροποποιημένο ΤΔΥ υποβάλλεται στη Διαχειριστική Αρχή, σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και συνοδευόμενο από αντίγραφο της αρμοδίως υπογεγραμμένης σύμβασης ή της νέας εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα. Τα παραπάνω στοιχεία (Τεχνικό Δελτίο Υποέργου και αντίγραφο της σύμβασης ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα) αποτελούν εισροές στη Διαδικασία Δ4-01: "Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου" και στη Διαδικασία Δ4-02: "Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος". 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

8 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 8 από 11 Δ4-02 : Έλεγχος Προόδου Έργου - Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος Δ4-04 : Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργoυ/ Υποέργου Εντοπισμός και αξιολόγηση προβλημάτων/ αποκλίσεων. Προσδιορισμός απαιτούμενων ενεργειών για την επίλυση τους Υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης για τη λήψη απαιτούμενων μέτρων Έντυπο προβλημάτων έργων και Προτάσεων έπίλυσής τους -Ε-01 Συμπληρωμένα έντυπα προβλημάτων έργων/ υποέργων και προτάσεων επίλυσής τους Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργoυ/ Υποέργου Αξιολόγηση προτεινομένων ενεργειών για την επίλυση των προβλημάτων την επίλυση τους Υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης Αποφάσεις ΕΔΕΛ επί τυχόν προτεινόμενων τροποποιήσεων της σύμβασης ή και του σχεδίου υλοποίησης έργου/υποέργου με ίδια μέσα ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Απόφαση επί της προτεινόμενης τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Φάκελος τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου /υποέργου με ίδια μέσα Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης - Διαχείρισης Συμβάσεων (ή Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργoυ/ Υποέργου) Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης σύμβασης (ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου/υποέργου με ίδια μέσα), προετοιμασία σχετικού φακέλου Νομικός σύμβουλος ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Παροχή νομικής υποστήριξης στην προετοιμασία της τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου/υποέργου με ίδια μέσα Φάκελος έργου/ υποέργου Προέγκριση τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου /υποέργου με ίδια μέσα Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) Διατύπωση και Κονοποίηση Γνωμης Νέα (τροποποιημένη) Απόφαση Ένταξης Πράξης (εφ' όσον απαιτείται) ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Υπογραφή τροποποιημένης σύμβασης ή έκδοση νέας εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου/υποέργου με ίδια μέσα Τροποποιημένη σύμβαση ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου/υποέργου με ίδια μέσα Νέα (τροποποιημένα) ΤΔE / ΤΔΥ (εφόσον απαιτούνται) Υπεύθυνος Υποέργου Σύνταξη νέου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου (ΤΔΥ) και διαβίβασή του στον Υπεύθυνο Έργου. Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Δ3-04-Ε-01 Υπεύθυνος Έργου Υποβολή Τεχνικού Δελτίου Υποέργου στη Διαχειριστική Αρχή Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργoυ/ Υποέργου Ενημέρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου/Υποέργου και στοιχείων ελέγχου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος έργου/υποέργου Τέλος διαδικασίας Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Εργου Δ1-02 :Επανεξέταση - Αναθεώρηση Ετήσιου Προγράμματος

9 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 9 από ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου της Γραμματείας ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Εντοπισμός και αξιολόγηση προβλημάτων/ αποκλίσεων Προσδιορισμός απαιτούμενων ενεργειών για την επίλυσή τους Αξιολόγηση προτεινομένων ενεργειών για την επίλυση των προβλημάτων Συμπλήρωση εντύπου προβλημάτων έργων/υποέργων και προτάσεων επίλυσής τους -Υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης προς την ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ για τη λήψη απαιτούμενων μέτρων Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης απόφασης υλοποίησης έργου/υποέργου με ίδια μέσα, προετοιμασία σχετικού φακέλου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης από τη (ΔΑ) Ενημέρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου/Υποέργου και στοιχείων ελέγχου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος έργου/υποέργου Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης σύμβασης, προετοιμασία σχετικού φακέλου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης από τη (ΔΑ) Νομικός Σύμβουλος ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Παροχή νομικής υποστήριξης στην προετοιμασία της τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Υπεύθυνος Έργου Υποβολή Τεχνικού Δελτίου Υποέργου στη Διαχειριστική Αρχή Συμμετοχή στην κατάρτιση της τροποποίησης της σύμβασης ή της απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα (αν δεν υπάρχει υπεύθυνος υποέργου) Υπεύθυνος Υποέργου Συμμετοχή στην κατάρτιση της τροποποίησης της σύμβασης ή της απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα

10 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 10 από 11 Σύνταξη νέου Τεχνικού Δελτίου Υποέργου (ΤΔΥ) και διαβίβασή του στον Υπεύθυνο Έργου. Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού (ΕΔΕΛ) ΤΕΙ-Χ Απόφαση/γνωμοδότηση επί της προτεινόμενης τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Έκδοση νέας εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα. Νόμιμος εκπρόσωπος ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Υπογραφή τροποποιημένης σύμβασης 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 Δ3-04-Ε-01 Έντυπο προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους (εσωτερικό έντυπο) Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (ΤΔΥ) (εξωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Πληροφοριακό Σύστημα Παρακολούθησης Έργων ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές Γραμματείας ΕΛΚΕ 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου/υποέργου Συμπληρωμένα έντυπα προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους Αποφάσεις/γνωμοδοτήσεις της ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Φάκελος τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου/υποέργου με ίδια μέσα Προέγκριση τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου/υποέργου με ίδια μέσα

11 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 11 από 11 Τροποποιημένη σύμβαση ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου/υποέργου με ίδια μέσα Νέα (τροποποιημένη) Απόφαση Ένταξης Πράξης (εφ όσον απαιτείται) Νέο (τροποποιημένο) ΤΔΕ/ΤΔΥ, εφόσον απαιτείται