ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΕΡΓΟΥ. Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ανεξαρτήτως του φορέα χρηματοδότησης.

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από 7 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου, σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το πλαίσιο χρηματοδότησής του. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ανεξαρτήτως του φορέα χρηματοδότησης. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ4-03: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ5-03: Τήρηση λογιστικού συστήματος Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Προηγείται και τροφοδοτεί τη. σχεδίου 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Ολοκλήρωση φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργου 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Έκθεση Ολοκλήρωσης Απόφαση Ολοκλήρωσης 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006 του Συμβουλίου, της 11ης Ιουλίου 2006, περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, άρθρο 57 Νόμος 3614/2007, ΦΕΚ 267/ , τ. Α, «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο », άρθρο 3 και άρθρο 21 παρ.3 Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Υπουργική απόφαση 679/ , ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση

2 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από 7 Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός Διαχείρισης και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/ , τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/ , τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/ , τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.» ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Απόφαση της 9ης/ συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία ολοκλήρωσης του έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Επιβεβαίωση ολοκλήρωσης έργου 2. Σύνταξη και υποβολή Έκθεσης Ολοκλήρωσης 3. Έκδοση και κοινοποίηση Απόφασης Ολοκλήρωσης 4. Τακτοποίηση Φακέλου Έργου 7.1. ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Ως ολοκλήρωση ενός έργου νοείται η ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του συνόλου των υποέργων, ώστε το έργο να αποδίδει το αναμενόμενο λειτουργικό αποτέλεσμα. Η ολοκλήρωση τόσο του φυσικού όσο και του οικονομικού αντικειμένου διαπιστώνεται στο πλαίσιο της συγκεκριμένης, για κάθε υποέργο, κανονιστικής διαδικασίας υλοποίησης του. Κατά συνέπεια, ανάλογα με τη φύση του υποέργου και την προβλεπόμενη

3 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από 7 θεσμοθετημένη διαδικασία υλοποίησής του, καθορίζεται και η χρονική στιγμή ολοκλήρωσής του. Η ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου κάθε υποέργου πραγματοποιείται τη χρονική στιγμή κατά την οποία διαπιστώνεται και πιστοποιείται από τον ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ με προκαθορισμένες και θεσμοθετημένες διοικητικές ενέργειες, ότι το φυσικό αντικείμενο του υποέργου ολοκληρώθηκε όπως προβλεπόταν στην αντίστοιχη σύμβαση ή άλλη νομική δέσμευση και όπως περιγράφεται στη σχετική απόφαση ένταξης στο ΕΠ. Η ολοκλήρωση του οικονομικού αντικειμένου κάθε υποέργου πραγματοποιείται τη χρονική στιγμή κατά την οποία έχει ήδη ολοκληρωθεί το προβλεπόμενο, σύμφωνα με τους όρους της απόφασης ένταξης (όπως αυτή ισχύει), φυσικό αντικείμενο και ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ έχει πιστοποιήσει και καταβάλει τις δαπάνες για την υλοποίησή του. Ειδικότερα όσον αφορά: τις δημόσιες συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών: ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή των ειδών ή υπηρεσιών και ως πέρας ολοκλήρωσης του οικονομικού αντικειμένου, η έκδοση από τον δικαιούχο του παραστατικού πληρωμής για τα αντίστοιχα είδη ή υπηρεσίες. την υλοποίηση έργων με ίδια μέσα ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η παραλαβή του συνόλου των εργασιών ως πέρας ολοκλήρωσης του οικονομικού αντικειμένου η τελευταία εξόφληση τιμολογίου, μισθοδοσίας κ.λπ. Με βάση τα ανωτέρω ο Υπεύθυνος Έργου, σε συνεργασία με τους Υπευθύνους Υποέργων, είναι αρμόδιος για την διαπίστωση του κατά πόσο πληρούνται οι παραπάνω συνθήκες για την ολοκλήρωση του έργου, σε συνεργασία με τις αρμόδιες Επιτροπές Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ή τον ορισμένο μηχανισμό πιστοποίησης για τα έργα με ίδια μέσα, καθώς και με την Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ (Υπεύθυνο οικονομικής διαχείρισης έργου) ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΈΚΘΕΣΗΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΠΡΑΞΗΣ Αφού ο Υπεύθυνος Έργου επιβεβαιώσει την εκπλήρωση των προϋποθέσεων ολοκλήρωσης του έργου, προχωρά στη σύνταξη της Έκθεσης Ολοκλήρωσης, σύμφωνα με το τυποποιημένο έντυπο -Ε-01: "Έκθεση Ολοκλήρωσης ". Ταυτόχρονα θα πρέπει

4 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από 7 να συντάξει και το Τελικό Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου και το Τελικό Δελτίο Δήλωσης Δαπανών (εάν εκκρεμεί). Η Έκθεση περιλαμβάνει τα παρακάτω μέρη: περιγραφή ολοκληρωμένου φυσικού αντικειμένου έργου και αποτελέσματα οικονομικό αντικείμενο έργου στοιχεία πιστοποίησης φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργου συμμόρφωση ΕΛΚΕ σε συστάσεις ελέγχων/ επαληθεύσεων ελεγκτικών οργάνων Επίσης η Έκθεση συνοδεύεται από μια σειρά συνημμένων στοιχείων, τα οποία θα συλλέγονται με ευθύνη του Υπευθύνου Έργου. Η Έκθεση υποβάλλεται προς έγκριση και υπογραφή από την ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ και στη συνέχεια αποστέλλεται στη Διαχειριστική Αρχή ΈΚΔΟΣΗ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΠΡΑΞΗΣ Η Διαχειριστική Αρχή εξετάζει τα υποβληθέντα από τον ΕΛΚΕ στοιχεία, καθώς και αυτά που τηρεί στον φάκελο έργου και στο ΟΠΣ, προκειμένου να επαληθεύσει: τα παραδοτέα (φυσικό αντικείμενο) του έργου και την ικανοποίηση του λειτουργικού του αποτελέσματος τα στοιχεία του οικονομικού αντικειμένου, όπως αυτό έχει αποτυπωθεί στο ΟΠΣ, σε σχέση με τα τηρούμενα στοιχεία στη λογιστική μερίδα της πράξης τη συμμόρφωση του ΕΛΚΕ σε τυχόν συστάσεις προγενέστερων ελέγχων, που έχουν διενεργηθεί στο έργο από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα. Στην περίπτωση που ζητηθούν οποιαδήποτε συμπληρωματικά στοιχεία ή διευκρινήσεις από τη Διαχειριστική Αρχή, ο Υπεύθυνος Έργου είναι αρμόδιος για τη συγκέντρωση και υποβολή τους. Στην περίπτωση που κατά τη διοικητική επαλήθευση των στοιχείων από τη Διαχειριστική Αρχή διαπιστωθούν προβλήματα ή εάν με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία το φυσικό αντικείμενο του έργου που πραγματοποιήθηκε και το λειτουργικό αποτέλεσμα δεν είναι δυνατόν να επαληθευτούν διοικητικά, προγραμματίζει επιτόπια επαλήθευση. Ο Υπεύθυνος Έργου, μόλις ενημερωθεί για την πραγματοποίηση της επιτόπιας επαλήθευσης, λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα για τη διευκόλυνση της επιτόπιας επαλήθευσης, τη διασφάλιση της ετοιμότητας των εμπλεκόμενων μονάδων και υπηρεσιών του ΕΛΚΕ και τη δυνατότητα πρόσβασης στο σύνολο των απαιτούμενων πληροφοριών και στοιχείων.

5 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από 7 Μετά το πέρας της διοικητικής ή και επαλήθευσης, η Διαχειριστική Αρχή προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες για την έκδοση της Απόφασης Ολοκλήρωσης, η οποία κοινοποιείται στον ΕΛΚΕ, με συνημμένο το Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης, προκειμένου να καταχωρηθεί από τη Γραμματεία του ΕΛΚΕ στο Φάκελο Έργου. Η απόφαση κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου και τους Υπευθύνους Υποέργων ΤΑΚΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ ΈΡΓΟΥ Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ καταχωρεί την Απόφαση Ολοκλήρωσης και το Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης στο Φάκελο Έργου, επιβεβαιώνει την πληρότητα του φακέλου, σύμφωνα με τις προδιαγραφές του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και διασφαλίζει τη φύλαξή του σε ασφαλές μέρος.

6 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 6 από 7 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ4-03: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ5-03: Τήρηση λογιστικού συστήματος - σχεδίου Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Υπεύθυνος Έργου/ Υποέργων Επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου Έκθεση Ολοκλήρωσης -Ε-01 Υπεύθυνος Έργου Σύνταξη και υποβολή στη Διαχειριστική Αρχή της Έκθεσης Ολοκλήρωσης Δελτίο Παρακολούθησης / Υποέργου Δ4-06-Ε-01 Έκθεση Ολοκλήρωσης ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Έγκριση Έκθεσης Ολοκλήρωσης Δελτίο Δήλωσης Δαπανών Δ4-06-Ε-02 Φάκελος Έργου Απόφαση Ολοκλήρωσης Διαχειριστική Αρχή Έκδοση Απόφασης Ολοκλήρωσης Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Εργου Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης Γραμματεία ΕΛΚΕ Τακτοποίηση του Φακέλου Έργου Τέλος διαδικασίας 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Υπεύθυνος Έργου Επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του Έργου Σύνταξη και υποβολή στη Διαχειριστική Αρχή της Έκθεσης Ολοκλήρωσης Τακτοποίηση του Φακέλου Έργου Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού (ΕΔΕΛ) ΤΕΙ-Χ Έγκριση Έκθεσης Ολοκλήρωσης

7 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 7 από ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 Δ4-06-Ε-01 Δ4-06-Ε-02 Έκθεση Ολοκλήρωσης (εξωτερικό έντυπο) Δελτίο Παρακολούθησης / Υποέργου (εξωτερικό έντυπο) Δελτίο Δήλωσης Δαπανών (εξωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Πληροφοριακό Σύστημα Παρακολούθησης Έργων ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Μηχανογραφικό σύστημα οικονομικής διαχείρισης Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές Γραμματείας ΕΛΚΕ 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου Έκθεση Ολοκλήρωσης Απόφαση Ολοκλήρωσης Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης