ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο έλεγχος της προόδου και η παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος του έργου, καθώς και ο εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων ή προβλημάτων που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή και απρόσκοπτη ολοκλήρωση του έργου, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η έγκαιρη ενημέρωση των εμπλεκόμενων στο έργο φορέων και προσώπων και να λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ανεξαρτήτως φορέα χρηματοδότησης. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ4-01: Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Δ4-04: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ5-02: Διεκπεραίωση πληρωμών Δ4-06: Επικοινωνία και ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Έπεται και τροφοδοτείται από τη. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Έπεται και τροφοδοτείται από τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Τεχνικό Δελτίο Πράξης, ή αντίστοιχο έντυπο άλλου φορέα χρηματοδότησης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου, ή αντίστοιχο έντυπο άλλου φορέα χρηματοδότησης Σύμβαση ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα ή αντίστοιχη απόφαση άλλου φορέα χρηματοδότησης Σχέδιο Διαχείρισης Έργου (ΣΔΕ)

2 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης υλοποίησης έργου Επικαιροποιημένο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα έργου Πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης έργου (ενημερωμένο). 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Νόμος 3614/2007, ΦΕΚ 267/ , τ. Α, «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο », άρθρο 21, παρ.2 και 3. Π.Δ. 60/2007, ΦΕΚ 64/ , τ.α, «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ "περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών", όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005.» Π.Δ. 118/2007, ΦΕΚ 150/ , τ. Α, Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου (Κ.Π.Δ.), άρθρο 38. Υπουργική απόφαση 679/ , ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών `Εργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός Διαχείρισης και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/ , τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/ , τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/ , τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.»

3 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από 11 Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.» ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Απόφαση της 9ης/ συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. Απόφαση της 8 ης / συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1β, που αφορά την απόφαση ανάθεσης της νομικής στήριξης του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ-Χ σε εξωτερικό συνεργάτη-νομικό σύμβουλο. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία ελέγχου προόδου έργου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Τήρηση Φακέλου Έργου 2. Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης υλοποίησης έργου 3. Παρακολούθηση Έλεγχος προόδου έργου 4. Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων ΤΗΡΗΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ ΈΡΓΟΥ Με ευθύνη του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου τηρείται ο Φάκελος Έργου, σύμφωνα με τις προδιαγραφές που τέθηκαν στο Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου (ΣΔΕ), στο πλαίσιο της διαδικασίας Δ4-0.1: "Κατάστρωση σχεδίου διαχείρισης έργου". Ο Φάκελος ενημερώνεται συστηματικά με όλα τα έγγραφα και δικαιολογητικά που αφορούν το έργο, από τη φάση ωρίμανσης ως την ολοκλήρωσή του και ελέγχεται τακτικά η πληρότητα των περιεχόμενων εγγράφων. Σε περίπτωση έργων που δομούνται σε Υποέργα, η δραστηριότητα αυτή εκτελείται σε επίπεδο Υποέργου από το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργου, με την εποπτεία του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου.

4 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από ΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΈΡΓΟΥ / ΆΛΛΟΥ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Σύμφωνα με τα σχετικά οριζόμενα στο εγκεκριμένο ΣΔΕ και λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις του έργου, ο Υπεύθυνος Έργου εισηγείται προς την ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ τη συγκρότηση Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου. Σημειώνεται ότι για κάθε έργο, στο βήμα αυτό υπάρχει η ελάχιστη απαίτηση ορισμού τριμελούς επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου. Τα μέλη της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου πρέπει να πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις: Α) Στην περίπτωση έργου ή υποέργου που υλοποιείται με ίδια μέσα, τα μέλη της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής δεν πρέπει να είναι υπεύθυνοι του εν λόγω έργου, το οποίο καλούνται να πιστοποιήσουν, ή υποέργων του. Οι υπεύθυνοι έργου και υποέργων μπορούν όμως να συμμετέχουν σε επιτροπές παραλαβής προμηθειών, έργου ή υπηρεσιών που ανατίθενται σε εξωτερικό ανάδοχο στα πλαίσια του έργου/υποέργου. Β) Στην περίπτωση έργων με εξειδικευμένο επιστημονικό γνωστικό αντικείμενο, θα πρέπει να τεκμηριώνεται η συνάφεια της επιστημονικής δραστηριότητας των μελών της επιτροπής με το εν λόγω αντικείμενο. Επιπλέον, στην περίπτωση υποέργων με εξειδικευμένο φυσικό αντικείμενο (όπως π.χ. επιστημονικό γνωστικό αντικείμενο, η παρακολούθηση και παραλαβή του οποίου απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις), ορίζεται ειδική Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Υποέργου, κατόπιν σχετικής εισήγησης του Υπευθύνου Υποέργου. Ο ορισμός της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης πραγματοποιείται με σχετική απόφαση της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ- Χ, ενώ η εν λόγω απόφαση κοινοποιείται σε όλους τους εμπλεκομένους ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΈΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΈΡΓΟΥ Το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου παρακολουθεί και ελέγχει την τήρηση των χρονικών δεσμεύσεων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα του έργου, έτσι όπως αυτό αποτυπώνεται στο Σχέδιο Διαχείρισης Έργου, σε τακτική βάση. Επίσης, στοιχεία προόδου του έργου, από πλευράς υλοποίησης οικονομικού αντικειμένου του έργου, διαβιβάζει στο Όργανο

5 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από 11 Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου και η Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης, με την ευθύνη του Υπεύθυνου Οικονομικής Διαχείρισης. Τα στοιχεία που συλλέγονται από το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου αφορούν κυρίως στα εξής: Έγκαιρη υλοποίηση διαδικασιών για τη διενέργεια των απαιτούμενων διαγωνισμών και την ανάθεση συμβάσεων έργου, προμήθειας ή υπηρεσιών Πρόοδο υλοποίησης φυσικού αντικειμένου συμβάσεων έργου, προμήθειας ή υπηρεσιών Πρόοδο υλοποίησης οικονομικού αντικειμένου συμβάσεων έργου, προμήθειας ή υπηρεσιών Έγκαιρη ολοκλήρωση των επιμέρους εργασιών του υποέργου Εμπρόθεσμη παράδοση προβλεπόμενων παραδοτέων Έγκαιρη διεκπεραίωση των διαδικασιών παραλαβής των προβλεπόμενων παραδοτέων Προσδιορισμό και αξιολόγηση τυχόν αποκλίσεων από τις προγραμματισθείσες ενέργειες εξέλιξης των υποέργων Διορθωτικές ενέργειες που έχουν ληφθεί ή πρόκειται να ληφθούν σε περιπτώσεις αποκλίσεων Ρεαλιστικότητα των προβλέψεων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου Μέσω των στοιχείων προόδου που συλλέγονται, ενημερώνεται από το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου και το Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Έργου, τα στοιχεία του οποίου αποτελούν εισροή για τη συμπλήρωση των Δελτίων Παρακολούθησης Πράξης και Υποέργου καθώς και των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Υποέργου. Στην περίπτωση έργων που δομούνται σε υποέργα, οι παραπάνω δραστηριότητες πραγματοποιούνται σε επίπεδο υποέργου από το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργου, με την εποπτεία του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, οι αρμοδιότητες του οποίου αφορούν κυρίως σε θέματα συντονισμού των υποέργων. Επίσης, στην περίπτωση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα, το μέλος του διοικητικού προσωπικού της Γραμματείας του ΕΛΚΕ που συμμετέχει στο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργων (ή το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, αν δεν υπάρχουν υποέργα), έχει την ευθύνη επιβεβαίωσης της επιλεξιμότητας

6 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 6 από 11 των οικονομικών υποχρεώσεων που αναλαμβάνει ο ΕΛΚΕ μέσω της ανάθεσης έργου, προμηθειών, υπηρεσιών ή απασχόλησης προσωπικού με οποιαδήποτε σχέση εργασίας, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από το τεχνικό δελτίο έργου/υποέργου, την εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα και τους κανονισμούς υλοποίησης του έργου, όπως αυτοί έχουν διαμορφωθεί από την αρμόδια διαχειριστική αρχή ή άλλο φορέα χρηματοδότησης. Σε περίπτωση που στο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργων (ή το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, αν δεν υπάρχουν υποέργα) συμμετέχουν περισσότερα του ενός μέλη διοικητικού προσωπικού, τότε ένα από τα μέλη επιφορτίζεται με τη συγκεκριμένη αρμοδιότητα, με σχετική απόφαση της ΕΔΕΛ. Η επιλεξιμότητα της σχετικής δαπάνης πρέπει να βεβαιώνεται εγγράφως από τα αρμόδια μέλος του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργου (ή έργου αν δεν υπάρχουν υποέργα), πριν την έγκριση από την ΕΔΕΛ και την υπογραφή της σχετικής σύμβασης, ή πριν την υλοποίηση πληρωμής, αν δεν απαιτείται η σύναψη σύμβασης. Η απόρριψη της δαπάνης λόγω μη επιλεξιμότητας πρέπει να βασίζεται σε τεκμηριωμένη αιτιολόγηση του αρμοδίου μέλους του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργου ή Έργου αντίστοιχα, και απαιτεί σχετική απόφαση της ΕΔΕΛ. Επίσης, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων, με τη συνδρομή αν είναι απαραίτητο του Νομικού Συμβούλου του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ελέγχει τα κείμενα των συμβάσεων ως προς την τήρηση των κείμενων νομικών διατάξεων. Τέλος, αν στα πλαίσια έργου που υλοποιείται με ίδια μέσα, προβλέπεται η σύναψη συμβάσεων έργου, υπηρεσιών ή προμηθειών με εξωτερικό ανάδοχο, ακολουθούνται αντιστοίχως οι διαδικασίες Δ3-01 έως Δ3-4 για τη διενέργεια διαγωνισμού, την αξιολόγηση προσφορών, το χειρισμό ενστάσεων και την υπογραφή σύμβασης ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ Με ευθύνη του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, ενημερώνεται το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα των εργασιών του έργου και επισημαίνονται τυχόν αποκλίσεις και ενδεχόμενοι κίνδυνοι μη τήρησης των χρονικών δεσμεύσεων εκ μέρους του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ως Δικαιούχου. Σε αυτήν την περίπτωση, το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου ενεργεί σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη διαδικασία Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". Στην περίπτωση έργων

7 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 7 από 11 που δομούνται σε υποέργα, οι παραπάνω δραστηριότητες πραγματοποιούνται και σε επίπεδο υποέργου από το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργου, με την εποπτεία του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου.

8 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 8 από ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ4-01 : Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργoυ /Υποέργου Τήρηση/ Ενημέρωση Φακέλου Έργου /Υποέργου Υπεύθυνος Έργου/Υποέργου Διαμόρφωση εισήγησης για τον ορισμό Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης Έργου/Υποέργου Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Ορισμός μελών Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης Φάκελος έργου/ υποέργου Αναλυτικό Χρονοδιάγραμμα Εργασιών Έργου - Έκδοση (Μήνας - Έτος) Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου Συλλογή στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου/υποέργου Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης - Διαχείρισης Συμβάσεων/ Νομικός Σύμβουλος ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Έλεγχος νομιμότητας κειμένου συμβάσεων Συμβάσεις αναθέσεων προμηθειών, έργου, υπηρεσιών και απασχόλησης προσωπικού για έργα που υλοποιούνται με ίδια μέσα ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Έγκριση συμβάσεων Πρόεδρος ΕΔΕΛ Υπογραφή συμβάσεων Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου Επιβεβαίωση επιλεξιμότητας αναθέσεων προμηθειών, έργου, υπηρεσιών και απασχόλησης προσωπικού για έργα που υλοποιούνται με ίδια μέσα Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου Επεξεργασία στοιχείων Έλεγχος προόδου έργου/ Δ5-02: Διεκπεραίωση Πληρωμών Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης Διαβίβαση στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του οικονομικού αντικειμένου του έργου στο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργoυ/Υποέργου Πληροφοριακό Σύ στημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Εργου Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων Δ4-04: Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Αντίγραφα Εκτυπώσεων Αναφορών Πληροφοριακού Συστήματος Εσωτερικής Παρακολούθησης Έργου - Έκδοση (Μήνας - Έτος) Τέλος διαδικασίας Δ4-03 :Διαχείριση Προβλημάτων και Αλλαγών Δ4-06 : Επικοινωνία και ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου Τήρηση/ ενημέρωση Φακέλου Έργου Συλλογή στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου

9 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 9 από 11 Επεξεργασία στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου Έλεγχος προόδου έργου Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων Έλεγχος επιλεξιμότητας οικονομικών υποχρεώσεων έργου (εκτός αν η δαπάνη εντάσσεται σε υποέργο) που αναλαμβάνονται με αναθέσεις έργου, υπηρεσιών, προμηθειών ή προσλήψεις προσωπικού (η αρμοδιότητα ανατίθεται σε ένα μέλος του διοικητικού προσωπικού που μετέχει στο όργανο) Εποπτεία πραγματοποίησης των αντίστοιχων δραστηριοτήτων ανά υποέργο από τα αντίστοιχα Όργανα Παρακολούθησης Υλοποίησης των Υποέργων Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργου Τήρηση/ ενημέρωση Φακέλου Υποέργου Συλλογή στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του Υποέργου Επεξεργασία στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του Υποέργου Έλεγχος προόδου Υποέργου Έλεγχος επιλεξιμότητας οικονομικών υποχρεώσεων υποέργου που αναλαμβάνονται με αναθέσεις έργου, υπηρεσιών, προμηθειών ή προσλήψεις προσωπικού (η αρμοδιότητα ανατίθεται σε ένα μέλος του διοικητικού προσωπικού που μετέχει στο όργανο) Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων Υποέργου Υπεύθυνος Έργου Διαμόρφωση εισήγησης για τον ορισμό Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης υλοποίησης έργου Υπεύθυνος Υποέργου Διαμόρφωση εισήγησης για τον ορισμό Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Υποέργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης υλοποίησης υποέργου, για υποέργα με εξειδικευμένο γνωστικό αντικείμενο

10 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 10 από 11 Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Διαβίβαση στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του οικονομικού αντικειμένου του έργου στο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων Έλεγχος νομιμότητας κειμένου συμβάσεων έργου, υπηρεσιών, προμηθειών ή προσλήψεων προσωπικού Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού (ΕΔΕΛ) ΤΕΙ-Χ Ορισμός μελών Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/Υποέργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης υλοποίησης έργου Έγκριση συμβάσεων 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ ΠΙΝ_ΠΑΡ_ΣΥΜΒ ΠΙΝ_ΠΑΡ_ΔΙΑΓ ΠΙΝ_ΠΑΡ_ΠΑΡΑΔ ΔΙΟΙΚ_08 Πίνακας παρακολούθησης συμβάσεων Πίνακας παρακολούθησης διαγωνισμών Πίνακας παρακολούθησης παραδοτέων Αίτηση για ορισμό επιτροπής παραλαβής (έντυπο του οδηγού διαχείρισης του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Πληροφοριακό Σύστημα Παρακολούθησης Έργων ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές Γραμματείας ΕΛΚΕ 12. ΑΡΧΕIΑ

11 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 11 από 11 ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου/υποέργου Ορισμός Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου/άλλου μηχανισμού πιστοποίησης έργου Αναλυτικό χρονοδιάγραμμα εργασιών έργου Έκδοση (μήνας έτος) Αντίγραφα εκτυπώσεων αναφορών πληροφοριακού συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης έργου Έκδοση (μήνας έτος) Συμβάσεις έργου, προμηθειών, υπηρεσιών και απασχόλησης προσωπικού, για έργα που υλοποιούνται με ίδια μέσα Εισηγήσεις επιλεξιμότητας δαπάνης που αντιστοιχεί στις συμβάσεις Εγκριτικές αποφάσεις συμβάσεων