Scrum Μέθοδος για τη Διαχείριση Έργων Λογισμικού Ενότητα 2- Scrum και αυτό-οργανωμένες ομάδες Δρ. Δημήτριος Τσέλιος Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής Τ.Ε.- ΤΕΙ Θεσσαλίας Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Μηχανική Λογισμικού για Διαδικτυακές & Φορητές Εφαρμογές 1
Το βασικό μοτίβο ενός scrum έργου περιλαμβάνει τα εξής (1) Υπάρχουν τρεις κύριοι ρόλοι: Product Owner, Scrum master και team member. Ο Product Owner εργάζεται με την υπόλοιπη ομάδα και δημιουργεί ένα product backlog που περιέχει όλα τα features και τις απαιτήσεις που πρέπει να γίνουν. Το λογισμικό γίνεται με χρήση επαναλήψεων σταθερού χρόνου που λέγονται Sprints. Στην αρχή του κάθε sprint γίνεται το Sprint planning για να καθοριστούν ποια features από το Product backlog θα γίνουν. Αυτό λέγεται Sprint backlog.
Το βασικό μοτίβο ενός scrum έργου περιλαμβάνει τα εξής (2) Κάθε μέρα γίνεται ένα Daily scrum που είναι μια συνάντηση 15 λεπτών για να ενημερωθούν για την πρόοδο και τα εμπόδια που συναντούν. Ένα μέλος της ομάδα κρατά την καταγραφή των προβλημάτων και την πορεία του έργου. Αυτός ονομάζεται Scrum Master. Στο sprint review παρουσιάζεται η πρόοδος του έργου και η ομάδα τηρεί ένα retrospective ανασκοπήσεις των μαθημάτων που έμαθαν για χρήση σε μελλοντικά έργα.
Το βασικό μοτίβο ενός scrum έργου περιλαμβάνει τα εξής (3) Όμως μια ομάδα για να θεωρηθεί scrum χρειάζεται κάτι παραπάνω από την τήρηση ενός μοτίβου. Θα πρέπει να είναι self-organizing και να επιδεικνύει collective commitment. Αυτό θα έχει επιτευχθεί όταν τα μέλη της ομάδας σταματήσουν να ενεργούν ως πολλοί και αρχίσουν να ενεργούν ως ένας.
Το βασικό μοτίβο ενός scrum έργου περιλαμβάνει τα εξής (4)
Οι κανόνες τους Scrum (1) Οι απόλυτοι κανόνες βρίσκονται στο www.scrum.org, όπου υπάρχει το e-book: The Scrum guide, Ken Schwaber & Jeff Sutherland. Ένα τυπικό έργο Scrum ακολουθεί τους ακόλουθους κανόνες.
Οι κανόνες τους Scrum (2) Κάθε sprint ξεκινά με το sprint planning από τον Scrum master, τον Product Owner και την υπόλοιπη ομάδα σε ένα meeting χωρισμένο σε δύο μέρη από 4 ώρες το καθένα. Ο Product Owner ετοιμάζει πριν από το sprint planning το backlog που περιέχει όλα τα στοιχεία που θα έχει το προϊόν. Στο πρώτο μέρος του meeting ο Product Owner και τα μέλη επιλέγουν τα στοιχεία που θα υλοποιηθούν και εκτιμούν το μέγεθος της δουλειάς που θα γίνει, έτσι ώστε να έχουν κάτι που θα δουλεύει στο τέλος του sprint. Στο δεύτερο μέρος του meeting η ομάδα του έργου βρίσκει τις δραστηριότητες (tasks) που χρειάζονται για να υλοποιήσουν τα στοιχεία που θα παραδοθούν στο τέλος του sprint. Έτσι δημιουργείται το sprint backlog.
Οι κανόνες τους Scrum (3) Η ομάδα έχει ένα Daily scrum meeting κάθε μέρα για 15 λεπτά. Κάθε μέλος της ομάδας απαντά σε τρεις ερωτήσεις: Τι έκανε από το προηγούμενο Daily scrum; Τι θα κάνει μέχρι το επόμενο; Ποια εμπόδια συνάντησε; Οι απαντήσεις είναι σύντομες και αν χρειάζεται κάτι να επιλυθεί θα γίνει σε ένα follow up meeting.
Οι κανόνες τους Scrum (4) Κάθε sprint είναι προγραμματισμένο να διαρκεί για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα (30 μέρες συνήθως). Σε αυτό το διάστημα πρέπει να γίνει λογισμικό που θα δουλεύει. Αν χρειαστεί μπορούν να γίνουν αλλαγές στο sprint backlog. Σε πολύ σπάνιες περιπτώσεις ο Product Owner διακόπτει το sprint.
Οι κανόνες τους Scrum (5) Στο τέλος του κάθε sprint, η ομάδα οργανώνει το sprint review όπου παρουσιάζεται το λογισμικό στους χρήστες και στους stakeholders. Παρουσιάζεται μόνο ότι δουλεύει. Οι χρήστες και stakeholders μπορούν να δώσουν feedback. Αν απαιτούνται αλλαγές τότε ο Product Owner ενημερώνει το Product backlog και αν οι αλλαγές είναι επείγουσες τις τοποθετεί στο επόμενο sprint backlog.
Οι κανόνες τους Scrum (6) Μετά το sprint γίνεται ένα retrospective ανασκόπηση για να δούμε πως μπορεί να βελτιωθεί η δουλειά. Αν εντοπιστούν βελτιώσεις μπορούν να προστεθούν στο product backlog. Όμως δεν αρκούν οι απλοί κανόνες!
Οι κανόνες τους Scrum (7) Ο καθένας μέσα στην scrum ομάδα θα πρέπει να είναι ιδιοκτήτης του έργου. Ο Scrum master καθοδηγεί τις αποφάσεις της ομάδας. Ο τρόπος με τον οποίο δουλεύει ο Scrum master είναι εντελώς διαφορετικός από τον τρόπο του command and control διαχειριστή του έργου. Σε αυτό το σημείο συνήθως αποτυγχάνουν οι άπειρες ομάδες Scrum.
Ο Product Owner βοηθάει την ομάδα στην κατανόηση της αξίας του λογισμικού Η σχεδίαση χρονοδιαγραμμάτων δεν σημαίνει απαραίτητα και δέσμευση. Στη Scrum ομάδα, ο Product Owner είναι το άτομο που θέτει τις δεσμεύσεις. Αυτός κάνει τις επιλογές και τις αλλαγές του backlog. Δεν περιμένει το τέλος του sprint για να δει την εξέλιξη του έργου. Η φύση της εργασίας του είναι δυναμική. Έχει το δικαίωμα να παίρνει αποφάσεις.
Ο καθένας είναι ιδιοκτήτης του έργου (1) Το παράδειγμα μεταφορά του γουρουνιού και της κότας
Ο καθένας είναι ιδιοκτήτης του έργου (2) A pig and a chicken are walking down the road. The Chicken says: Hey Pig, I was thinking we should open a restaurant! Pig replies: Hmm, maybe; what would call it? The Chicken responds: How about ham n eggs? The Pig thinks for a moment and says: No, thanks. I d be committed, but you would only be involved!
Ο καθένας είναι ιδιοκτήτης του έργου (3) Συνήθως οι περισσότεροι άνθρωποι θεωρούν τους εαυτούς τους chicken. Οι άνθρωποι στις αποτελεσματικές scrum ομάδες είναι όλοι pigs. Όταν όλοι είναι pigs τότε όλοι είναι δεσμευμένοι. Όμως κάθε έργο λογισμικού χρειάζεται και chicken για τις δευτερεύουσες εργασίες.
Ο καθένας είναι ιδιοκτήτης του έργου (4) Κάποιος που έχει ρόλο chicken σε μια scrum ομάδα ενδιαφέρεται για την επιτυχία του έργου, αλλά η θέση του δεν είναι δεμένη με το έργο. Ένας τρόπος για να διατηρηθεί η σχέση με τα chicken είναι η παραγωγή λογισμικού που δουλεύει σε τακτική βάση για να διατηρηθεί το ενδιαφέρον των χρηστών.
Πως θα γίνουν όλα τα μέλη της ομάδας καλύτερα pigs; (0) Σε μερικές εταιρείες επιδιώκεται τα μέλη να λειτουργούν ως chicken. Ο παραδοσιακός διαχειριστής του έργου ενθαρρύνει τα μέλη της ομάδας να ενεργούν ως chickens. Είναι πολύ δύσκολη η αλλαγή νοοτροπίας. Ένας τρόπος είναι το να τίθενται ρεαλιστικοί στόχοι σε κάθε sprint.
Πως θα γίνουν όλα τα μέλη της ομάδας καλύτερα pigs; (1)
Πως θα γίνουν όλα τα μέλη της ομάδας καλύτερα pigs; (2) Οι αυτό-οργανωμένες ομάδες δημιουργούν μαζί τις εκτιμήσεις και τα σχέδια. Στις scrum ομάδες, η ανάθεση των εργασιών γίνεται κατά την διάρκεια του sprint και όχι στην αρχή. Αυτό δημιουργεί την αίσθηση ότι θα πρέπει να παραδώσουν λογισμικό που θα δουλεύει στο τέλος τους κάθε sprint. Αυτό λέγεται collective commitment.
Πως θα γίνουν όλα τα μέλη της ομάδας καλύτερα pigs; (2)
Δεν υπάρχει χώρος για chickens scrum αξίες (1) Στο βιβλίο Agile Project Management with Scrum διατυπώνονται οι πέντε scrum αξίες: κουράγιο, δέσμευση, σεβασμός, εστίαση και ανοικτότητα. Κάθε άτομο είναι δεσμευμένο με τους στόχους του έργου. Για να επιτευχθεί θα πρέπει να έχει την δυνατότητα συμμέτοχής στη λήψη αποφάσεων. Πρέπει να υπάρχει σεβασμός ανάμεσα στα μέλη της ομάδας. Συχνά οι developers δεν επιδεικνύουν σεβασμό προς άλλες κατηγορίες εργαζομένων. Ο καλός scrum master θα βρει τρόπους για να αυξήσει τον αμοιβαίο σεβασμό. Ο καθένας εστιάζει στη δουλειά. Μια ομάδα που έχει και άλλες υποχρεώσεις δεν είναι αποδοτική. Υπάρχει σοβαρό πρόβλημα με το multitasking και το context switching.
Δεν υπάρχει χώρος για chickens scrum αξίες (2) Οι ομάδες δίνουν αξία στην ανοικτότητα. Όλοι θα πρέπει να γνωρίζουν την εργασία που εκτελεί το κάθε μέλος της ομάδας και το πώς κινείται το έργο. Εργαλεία όπως το task board και το burnout chart βοηθούν στη διαφάνεια, όπως και το Daily scrum. Τα μέλη της ομάδας έχουν το κουράγιο που απαιτείται για να στηρίζουν το έργο. Επειδή νοιώθουν ιδιοκτήτες του έργου προσπαθούν για το καλύτερο, διατηρώντας τις Agile αξίες.
Δεν υπάρχει χώρος για chickens (3) Όλη η ομάδα χρησιμοποιεί το Daily scrum για την επιθεώρηση της εργασίας, δίνοντας την ευκαιρία να ληφθούν αποφάσεις την last responsible moment. Η ανάδραση και ο κύκλος της Διαφάνειας Επιθεώρησης προσαρμογής. Visibility (διαφάνεια) καλείται η συχνή παράδοση λογισμικού στους χρήστες. Το Daily scrum βοηθάει σε αυτό.
Δεν υπάρχει χώρος για chickens (4) Ο καθένας πρέπει να απαντήσει σε τρία ερωτήματα: Τι έκανα από την προηγούμενη συνάντηση; Τι θα κάνω μέχρι την επόμενη συνάντηση; Ποια εμπόδια συναντώ;
Δεν υπάρχει χώρος για chickens (5) Όταν όλοι συμμετέχουν ενεργά στο Daily scrum τότε ο καθένας επιθεωρεί τι κάνουν οι υπόλοιποι και έτσι η ομάδα σχηματίζει μια ενιαία αντίληψη για το έργο και την πορεία των στόχων του. Κατά το Daily scrum μπορεί να διαπιστωθεί ότι κάποια μέλη πρέπει να αλλάξουν τα σχέδια τους. Αυτό καλείται προσαρμογή (adaptation). Αυτό που περιγράφηκε είναι ένας σημαντικός feedback κύκλος.
Η στιγμή Last responsible Στις scrum ομάδες, τα μέλη της ομάδας αναλαμβάνουν από μόνοι τους εργασίες καθώς ολοκληρώνουν τις τρέχουσες. Οι αποφάσεις για κάθε δραστηριότητα γίνονται τη στιγμή που πρέπει. Για κάποιες δραστηριότητες αυτή η last responsible στιγμή έρχεται νωρίτερα σε σχέση με άλλες μέσα στο ίδιο sprint.
Πως θα γίνει ένα αποτελεσματικό Daily scrum. Ενήργησε ως Pig Κράτησε τις λεπτομέρειες για μετά το Daily scrum Κάθε μέρα κάποιο διαφορετικό μέλος θα πρέπει να ξεκινάει τη συνάντηση Μην το αντιμετωπίζετε ως τελετή Όλοι συμμετέχουν Μην το αντιμετωπίζετε ως μια συνάντηση ενημέρωσης της κατάστασης Επιθεωρείστε κάθε δραστηριότητα Αλλάξτε το πλάνο αν χρειάζεται αλλαγή
Sprints, Σχεδίαση και Ανασκοπήσεις (1) Ο σχεδιασμός των sprints δεν είναι πάντα εύκολη εργασία. Γίνεται πιο εύκολη αν ο Product Owner κατανοεί τις ανάγκες των Stakeholders και τι προσδίδει σε αυτούς κάποια αξία. Σκοπός του είναι η μετατροπή μιας αυξητικής διεργασίας σε μια πραγματικά επαναληπτική διεργασία. Επαναληπτική ή Αυξητική ανάπτυξη; Ποια είναι η αξία της κάθε έκδοσης (release) στο τέλος του κάθε sprint;
Sprints, Σχεδίαση και Ανασκοπήσεις (2) Προβλήματα ολοκλήρωσης του λογισμικού όταν οι διεργασίες ολοκληρώνονται στο τέλος. Όταν μια ομάδα σπάει το έργο σε φάσεις τότε αυτό καλείται αυξητική ανάπτυξη. Το Scrum sprint είναι μια αυξητική διεργασία. Είναι όμως και κάτι παραπάνω. Δεν παραδίδει απλώς λογισμικό που δουλεύει στο τέλος του timeboxed χρονοδιαγράμματος
Sprints, Σχεδίαση και Ανασκοπήσεις (3) Το scrum κάνει κατανοητή την αξία που παραδίδεται με το λογισμικό εξετάζοντας πάντα αν υπάρχει κάποιος τρόπος για να παραδώσει μεγαλύτερη αξία. Τότε το scrum αποκαλείται επαναληπτική ανάπτυξη και για αυτό θεωρείται αυξητική και επαναληπτική μεθοδολογία
Sprints, Σχεδίαση και Ανασκοπήσεις (4) Επαναληπτική διεργασία είναι αυτή που παράγει πρόοδο μέσω της πετυχημένης βελτίωσης τελειοποίησης. Σε κάθε επανάληψη το λογισμικό βελτιώνεται με προσθήκη και βελτίωση περισσοτέρων features. Αυξητική διεργασία είναι αυτή κατά την οποία το λογισμικό κτίζεται και παραδίδεται σε τμήματα. Το κάθε τμήμα αντιπροσωπεύει μια λειτουργία (feature). Ο κύκλος visibility inspection adaptation χρησιμοποιείται και στις δύο περιπτώσεις.
Ποια είναι λοιπόν η εργασία του Product Owner; (1) Να κατανοεί τι χρειάζεται περισσότερο η εταιρεία και να φέρνει αυτή τη γνώση στην ομάδα Να κατανοεί ποια features του λογισμικού μπορεί η ομάδα δυνητικά να παραδώσει Να ξέρει ποια features είναι πιο σημαντικά για την εταιρεία και ποια λιγότερο σημαντικά Να δουλεύει με την ομάδα έτσι ώστε να αναγνωρίζει ποια features γίνονται εύκολα και ποια είναι δύσκολα στην υλοποίηση
Ποια είναι λοιπόν η εργασία του Product Owner; (2) Συνδυάζοντας όλη τη γνώση των παραπάνω να επιλέγει τα σωστά features για να γίνουν σε κάθε sprint Να δίνει αυτή τη γνώση στην εταιρεία έτσι ώστε να γίνει ότι χρειάζεται για την ετοιμασία της επόμενης έκδοσης του λογισμικού
Ποια είναι λοιπόν η εργασία του Product Owner; (3) Ο Product Owner φτιάχνει ή χαλάει το sprint. Αυτός διατηρεί το product backlog και αυτός ιεραρχεί και τοποθετεί στοιχεία στο sprint backlog. Κάθε backlog στοιχείο που καταγράφεται ως DONE θα πρέπει να γίνεται αποδεκτό από τον Product Owner και έπειτα να παραδίδεται στην εταιρεία. Παρατήρηση: Done σημαίνει όντως DONE! Στο τέλος του sprint όλα τα Done γίνονται αποδεκτά από τον Product Owner και αυτά που δεν είναι Done επιστρέφουν στο product backlog ακόμη και αν έγινε κάποια εργασία για αυτά.
Ποια είναι λοιπόν η εργασία του Product Owner; (4) Πρέπει να αποδίδεται αξία μόνο για ότι επιτεύχθηκε. Κατά το sprint γίνεται ο απολογισμός και έτσι επιτυγχάνεται η συλλογική δέσμευση. Σε κάποιες περιπτώσεις όπου διαπιστώνεται ότι το sprint ήταν άσχημα σχεδιασμένο ή μια σοβαρή αλλαγή συνέβη τότε ο Product Owner έχει το δικαίωμα μα διακόψει το sprint και να σταματήσει όλες τις εργασίες μεταφέροντας τα πάντα στο product backlog.
Διαφάνεια και Αξία Δεν πρέπει να δίνονται ατομικά κίνητρα αλλά θα πρέπει να επιδιώκεται η επιτυχία της ομάδας με ένα κοινό στόχο. Ένα συχνό λάθος γίνεται όταν οι developers χωρίζονται σε ομάδες ανάλογα με την εμπειρία τους. Τότε οι πιο έμπειροι δεν ασχολούνται με τετριμμένα θέματα όπως η διόρθωση των bugs αφήνοντας αυτή τη βαρετή εργασία για τους άπειρους. Αναδεικνύοντας στόχους που κινητοποιούν όλους στην ομάδα. Η περηφάνεια που υπάρχει όταν η ομάδα παραδίδει κάτι που έχει αξία για τους χρήστες του λογισμικού.
Πως σχεδιάζεται και τρέχει ένα αποτελεσματικό scrum sprint; Αρχίζοντας με το backlog, που σημαίνει αρχίζοντας με τους χρήστες Πρέπει να είστε ρεαλιστές για το τι μπορείτε να παραδώσετε Αλλάξτε το σχέδιο αν χρειάζεται αλλαγή Προσπαθείτε να τους κάνετε όλους να μιλούν για την αξία
Κύρια σημεία- συμπεράσματα Το scrum είναι και αυξητικό και επαναληπτικό. Οι αποτελεσματικές ομάδες scrum κινητοποιούνται με την παράδοση πραγματικής αξίας προς τους χρήστες. Η δουλειά του Product Owner είναι να κρατάει την ομάδα κινητοποιημένη γύρω από την αξία, κατανοώντας τις ανάγκες των χρηστών.
Βιβλιογραφία Learning Agile, Andrew Stellman & Jennifer Greene, O Reilly, 2015, σελίδες 87-135