Βασικά Στοιχεία Διαχείρισης Έργων

Transcript

1 Βασικά Στοιχεία Διαχείρισης Έργων Ενότητα 3- Σχεδιασμός του φυσικού αντικειμένου του έργου Δρ. Δημήτριος Τσέλιος Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής Τ.Ε.- ΤΕΙ Θεσσαλίας Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Μηχανική Λογισμικού για Διαδικτυακές & Φορητές Εφαρμογές 1

2 Στόχοι της ενότητας Ορισμός του φυσικού αντικειμένου Με βάση τις ανάγκες της επιχείρησης και του πελάτη Ορισμός και καταγραφή των απαιτήσεων, περιορισμών και παραδοχών Δημιουργία της δομής WBS 2

3 Εισαγωγή Μετά την αρχική σύλληψη ακολουθεί το στάδιο του σχεδιασμού του έργου. Ένα σημαντικό τμήμα είναι ο σχεδιασμός του φυσικού αντικειμένου. Μετά τον καθορισμό του φυσικού αντικειμένου ακολουθεί η διάσπαση του σε μικρότερα, πιο διαχειρίσιμα τμήματα που αποτελούν τη δομή WBS. 3

4 Δημιουργία του Σχεδίου Διαχείρισης του έργου- Τι περιλαμβάνει; Ποιες διεργασίες της διαχείρισης έργων θα χρησιμοποιηθούν και σε πιο επίπεδο λεπτομέρειας. Πως θα παρακολουθούνται και θα ελέγχονται οι αλλαγές. Ποιες είναι οι ανάγκες για επικοινωνία των συμμετεχόντων. Πως θα φαίνεται ο κύκλος ζωής του έργου. 4

5 Δημιουργία του Σχεδίου Διαχείρισης του έργου- Τι έχει ως αποτέλεσμα; Δευτερεύοντα σχέδια όπως το σχέδιο κόστους, το σχέδιο επικοινωνίας, το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων και το σχέδιο του φυσικού αντικειμένου. Άλλα πρόσθετα όπως η λίστα των οροσήμων, οι βάσεις αναφοράς, τα ημερολόγια πόρων κλπ. 5

6 Διαχείριση του φυσικού αντικειμένου Φυσικό αντικείμενο είναι το τι ορίζεται ότι πρέπει να παραχθεί έτσι ώστε να παραδοθεί το προϊόν ή υπηρεσία του έργου. Τι περιλαμβάνεται και τι δεν περιλαμβάνεται μέσα στο έργο. Σχεδιασμός Φυσικού αντικ. Ορισμός Φυσικού αντικ. Δημιουργία WBS Έλεγχος Φυσικού αντικ. Επικύρωση Φυσικού αντικ. 6

7 Διεργασία σχεδιασμού φυσικού αντικειμένου (1) Είσοδος -Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης -Πόροι της Επιχείρησης -Αρχικό φυσικό αντικείμενο -Καταστατικό του έργου -Μεθοδολογία Διαχείρισης έργων Εργαλεία και Τεχνικές -Εμπειρογνώμονες -Φόρμες -Πρότυπα -Περιγράμματα Έξοδος -Σχέδιο διαχείρισης Φυσικού αντικειμένου 7

8 Διεργασία σχεδιασμού φυσικού αντικειμένου (2)- Τι περιλαμβάνει το σχέδιο; Πως μπορώ να ορίσω το φυσικό αντικείμενο; Μια διεργασία που θα ετοιμάζει τη λεπτομερή δήλωση του φυσικού αντικειμένου. Μια διεργασία που επιτρέπει τη δημιουργία της δομής WBS. Πως θα επικυρώνω το φυσικό αντικείμενο; Πως θα γίνεται η τυπική επικύρωση και παραλαβή των παραδοτέων. Πως θα ελέγχω το φυσικό αντικείμενο; Πως θα γίνεται ο έλεγχος των αιτήσεων αλλαγής του φυσικού αντικειμένου. 8

9 Διεργασία ορισμού του φυσικού αντικειμένου (1) Είσοδος -Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής -Πόροι της Επιχείρησης -Αρχικό φυσικό αντικείμενο -Καταστατικό του έργου -Μεθοδολογία Διαχείρισης έργων Εργαλεία και Τεχνικές -Εναλλακτική αναγνώριση -Εμπειρογνώμονες -Ανάλυση προϊόντος -Ανάλυση συμμετεχόντων Έξοδος -Δήλωση φυσικού αντικειμένου -Ενημέρωση Σχεδίου διαχείρισης Φυσικού αντικειμένου -Αιτούμενες αλλαγές 9

10 Διεργασία ορισμού του φυσικού αντικειμένου (2)- Τα εργαλεία Εναλλακτική αναγνώριση Μη προτυποποιημένες τεχνικές όπως η brainstorming. Εμπειρογνώμονες Σχετικοί με τον οργανισμό και το φυσικό αντικείμενο. Ανάλυση προϊόντος Σκοπός είναι μετάφραση των αντικειμενικών σκοπών του έργου σε χειροπιαστά παραδοτέα και απαιτήσεις. Ανάλυση συμμετεχόντων Καθορισμός των αναγκών, επιθυμιών και προσδοκιών. 10

11 Διεργασία ορισμού του φυσικού αντικειμένου (3)- Το αποτέλεσμα (τι περιλαμβάνει η δήλωση του φυσικού αντικειμένου) Παραδοχές και περιορισμοί Ποιότητα, πόροι, σκοπός, χρόνος Αντικειμενικοί στόχοι Επιχειρησιακοί, ποιότητας, τεχνικοί, χρονικοί Παραδοτέα Προϊόντα, υπηρεσίες, έγγραφα Απαιτήσεις Παραδοτέων, έγκρισης, διαχείρισης σύνθεσης Όρια του έργου Περιγραφή του προϊόντος Ορισμός του σκοπού, κριτήρια παραλαβής Αρχική ομάδα έργου Ορόσημα Εκτίμηση κόστους Αρχική αναγνώριση κινδύνων 11

12 Διεργασία ορισμού του φυσικού αντικειμένου (4)- Το αποτέλεσμα (τι εξυπηρετεί η δήλωση του φυσικού αντικειμένου) Είναι ένα συστατικό της αναφοράς βάσης (baseline) που θα χρησιμοποιείται όταν θα γίνονται αιτήσεις για αλλαγή ή προσθήκη στο φυσικό αντικείμενο. Παρέχει μια κοινή γλώσσα σε όλους τους συμμετέχοντες. Επειδή περιγράφει τα παραδοτέα, χρησιμοποιείται για τη δημιουργία της WBS που βοηθάει τη χρονοδρομολόγηση. Χρησιμεύει ως οδηγός στην ομάδα έργου για περισσότερο σχεδιασμό κατά την εκτέλεση της εργασίας του έργου. 12

13 Διεργασία δημιουργίας της δομής Work Breakdown Structure (1) Είσοδος -Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής -Πόροι της Επιχείρησης -Δήλωση φυσικού αντικείμενου - Σχέδιο διαχείρισης Φυσικού αντικειμένου Εργαλεία και Τεχνικές -Διάσπαση -WBS πρότυπα Έξοδος -WBS -Baseline φυσικού αντικειμένου -Ενημέρωση Σχεδίου διαχείρισης Φυσικού αντικειμένου -Ενημέρωση φυσικού Αντικειμένου -Αιτούμενες αλλαγές 13

14 Διεργασία δημιουργίας της δομής WBS (2)- Διάσπαση 1. Αναγνώρισε τα παραδοτέα και την εργασία αναλύοντας το φυσικό αντικείμενο. 2. Δόμησε και οργάνωσε το πρώτο επίπεδο (κάτω από τη ρίζα του δένδρου) της ιεραρχίας WBS. Ανάλογα με το έργο: Χρησιμοποίησε τα παραδοτέα ως τμήματα του πρώτου επιπέδου. Χρησιμοποίησε τις φάσεις ως τμήματα του πρώτου επιπέδου. Χρησιμοποίησε τα υποέργα. Χρησιμοποίησε διαφορετική προσέγγιση για κάθε κλάδο. 3. Διέσπασε το ανώτερο επίπεδο σε πιο λεπτομερή τμήματα στο κατώτερο επίπεδο. 4. Συνέχισε τη διαδικασία μέχρι να επιτευχθεί ικανοποιητική διάσπαση. 5. Απέδωσε κωδικούς αναγνώρισης στα στοιχεία WBS. 14

15 Διεργασία δημιουργίας της δομής WBS (3)- Παράδειγμα ΝΕΟ ΚΤΙΡΙΟ ΔΔΕ ΧΩΜΑΤΟΥΡΓΙΚΑ Η-Μ ΚΤΙΡΙΑΚΑ ΘΕΡΜΑΝΣΗ ΨΥΞΗ ΔΟΜΗΜΕΝΗ ΚΑΛΩΔΙΩΣΗ 15

16 Διεργασία δημιουργίας της δομής WBS (4)- Αποτελέσματα Δομή WBS Κάθε τμήμα στη δομή έχει έναν μοναδικό κωδικό που χρησιμοποιείται στην εκτίμηση κόστους, στην απόδοση πόρων κλπ. Η δομή περιλαμβάνει το πλήρες φυσικό αντικείμενο. Αν κάτι δεν υπάρχει δεν θα εκτελεστεί. Είναι η πρώτη διεργασία στην οποία συμμετέχει η ομάδα έργου. Η δομή πρέπει να δίνει τμήματα που μπορούν να ανατίθενται σε άτομα για λόγους υπευθυνότητας. Η δομή αποτελεί μέσο επικοινωνίας. Λεξικό WBS Περιλαμβάνει λεπτομέρειες για τα τμήματα της δομής. Ενημερώσεις Κατά τη δημιουργία της δομής αναγνωρίζονται λάθη και ελλείψεις στον ορισμό του φυσικού αντικειμένου. Βάση αναφοράς Η δομή WBS και το λεξικό WBS συνιστούν μια baseline 16

17 Διεργασία δημιουργίας της δομής WBS (5)- Πριν τη WBS Σύμβαση 1 1 Καταστατικό Έργου Δήλωση Εργασίας Λεπτομερές Φυσικό Αντικ Αρχικό Φυσικό Αντικ. 4 WBS 17

18 Διεργασία δημιουργίας της δομής WBS (6)- Μετά τη WBS Εκτίμηση Κόστους Σχεδιασμός Ανθρώπινων πόρων WBS Διαχείριση Σχεδιασμού Κινδύνων Σχεδιασμός Ποιότητας 18

19 Σύνοψη 3 ης ενότητας Ορισμός του φυσικού αντικειμένου Με βάση τις ανάγκες της επιχείρησης και του πελάτη Ορισμός και καταγραφή των απαιτήσεων, περιορισμών και παραδοχών Δημιουργία της δομής WBS 19