Βασικά Στοιχεία Διαχείρισης Έργων

Transcript

1 Βασικά Στοιχεία Διαχείρισης Έργων Ενότητα 2-Η αρχική σύλληψη του έργου Δρ. Δημήτριος Τσέλιος Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής Τ.Ε.- ΤΕΙ Θεσσαλίας Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Μηχανική Λογισμικού για Διαδικτυακές & Φορητές Εφαρμογές 1

2 Στόχοι της ενότητας Μέθοδοι επιλογής των έργων Καθορισμός του αρχικού φυσικού αντικειμένου Αναγνώριση και ανάλυση των συμμετεχόντων (stakeholders) Δημιουργία του καταστατικού του έργου Απόκτηση της αποδοχής του καταστατικού του έργου (project charter) 2

3 Από που έρχονται τα έργα; Επιχειρηματικές Απαιτήσεις Ανάγκες της επιχείρησης, νομικές απαιτήσεις Ευκαιρίες Αίτημα πελατών, ανάγκη της αγοράς, νέα τεχνολογία Προβλήματα Προβλήματα επιχείρησης, χώρας, κοινωνίας 3

4 Μέθοδοι επιλογής των έργων Μέθοδοι μέτρησης οφέλους (benefit measurement methods) Μέθοδοι περιορισμένης βελτιστοποίησης (constrained optimization methods) Εμπειρογνωμοσύνη (expert judgment) 4

5 Μέθοδοι μέτρησης οφέλους Μέθοδοι βαρύτητας κριτηρίων (scoring models) Συνεισφορές οφέλους (benefit contributions) Οικονομικά μοντέλα Λόγος οφέλους κόστους (BCR) Χρηματοροές (cash flow) Ρυθμός απόσβεσης (IRR) Παρούσα Αξία (PV και NPV) Κόστος Ευκαιρίας Επιστροφή της επένδυσης (ROI) 5

6 Μέθοδοι περιορισμένης βελτιστοποίησης Γραμμικές Μη γραμμικές Δυναμικές Ακέραιες Προγραμματισμός πολλών στόχων 6

7 Εμπειρογνωμοσύνη Κατάλληλο τμήμα του οργανισμού Συμμετέχοντες Σύμβουλοι Επαγγελματικοί και τεχνικοί σύλλογοι Εκπρόσωποι παραγωγικών φορέων 7

8 Καθορισμός συμμετεχόντων Διαχειριστής έργου Γραφείο διαχείριση έργων Ομάδα έργου Μέλη της ομάδας έργου Εκτελών οργανισμός Πελάτης/ χρήστης Χορηγός του έργου Διάφοροι επιδρώντες (έμμεση συμμετοχή) 8

9 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (1) Είσοδος -Σύμβαση -Δήλωση της εργασίας -Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης -Πόροι της επιχείρησης Εργαλεία και Τεχνικές -Εμπειρογνώμονες -Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης έργου -Μεθοδολογία Διαχείρισης έργων Έξοδος -Καταστατικό έργου 9

10 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (2)- Οι είσοδοι Σύμβαση: όταν ο πελάτης είναι εκτός οργανισμού Δήλωση της Εργασίας (SOW): περιγράφει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που θα παραδώσει το έργο και τις επιχειρηματικές ανάγκες 10

11 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (3)- Οι είσοδοι Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης Εμπορικές βάσεις δεδομένων Κουλτούρα και δομή της επιχείρησης Κυβερνητικά και βιομηχανικά πρότυπα Το ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης Συνθήκες της αγοράς Ανοχές στους κινδύνους Πρακτικές της επιχείρησης Οδηγίες για το κλείσιμο και τις απαιτήσεις Πρότυπα για στοιχεία όπως οι κίνδυνοι, τα χρονοδιαγράμματα κλπ. Διαδικασίες για τη διαχείριση σφαλμάτων Διαδικασίες για τη απόδοση δικαιοδοσίας της εργασίας 11

12 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (4)- Εργαλεία και τεχνικές Μέθοδοι επιλογής (έχουν ήδη αναφερθεί) Μεθοδολογία διαχείρισης έργων Ο κάθε οργανισμός έχει τη δική του μεθοδολογία (είτε τυπικά είτε άτυπη) Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Έργων Σύνολο εργαλείων, οργανωμένο σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα, αυτοματοποιεί την εργασία Εμπειρογνώμονες (έχει ήδη αναφερθεί) 12

13 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (5)- Το καταστατικό Αιτιολόγηση του έργου (ο σκοπός και η αιτία) Περιγραφή του έργου (επιχειρηματικές ανάγκες και υψηλού επιπέδου απαιτήσεις) Απαιτήσεις των συμμετεχόντων Λίστα των τμημάτων του οργανισμού και ο ρόλος τους στο έργο Παραδοχές και περιορισμοί Υψηλού επιπέδου χρονοδιάγραμμα με ορόσημα Συνοπτικός προϋπολογισμός Ο υπεύθυνος διαχειριστής του έργου 13

14 Διεργασία δημιουργίας του καταστατικού του έργου (6)- Παρατηρήσεις Κάποιοι οργανισμοί εκπονούν μια μελέτη σκοπιμότητας για να αιτιολογήσουν το έργο πριν την ανάπτυξη του. Τότε η μελέτη γίνεται έργο. Αν το έργο περιλαμβάνει πολλαπλές φάσεις, τότε η διεργασία της αρχικής σύλληψης μπορεί να εκτελεστεί στην αρχή της κάθε φάσης όπου θα γίνεται επιβεβαίωση των παραδοχών της προηγούμενης. 14

15 Διεργασία δημιουργίας του αρχικού φυσικού αντικειμένου (1) Είσοδος -Καταστατικό του έργου -Δήλωση της εργασίας -Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης -Πόροι της επιχείρησης Εργαλεία και Τεχνικές -Εμπειρογνώμονες -Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης έργου -Μεθοδολογία Διαχείρισης έργων Έξοδος -Αρχικό Φυσικό Αντικείμενο του έργου 15

16 Τι περιλαμβάνει το αρχικό φυσικό αντικείμενο (2) Αντικειμενικοί στόχοι του έργου και τα προϊόντα του Παραδοχές και περιορισμοί Απαιτήσεις και χαρακτηριστικά του προϊόντος και τα παραδοτέα του έργου Τα όρια του έργου Αρχική δομή WBS Ορόσημα του χρονοδιαγράμματος Αρχική ομάδα έργου Αρχικά ορισμένοι κίνδυνοι Απαιτήσεις της διαχείρισης έργου Εκτίμηση μεγέθους του κόστους 16

17 Τι περιλαμβάνει το αρχικό φυσικό αντικείμενο (3) Ένα καλά ορισμένο αρχικό φυσικό αντικείμενο επιτυγχάνει τα εξής: Τον ορισμό του τελικού φυσικού αντικειμένου Τον ορισμό του ελέγχου των αλλαγών του έργου Δημιουργεί μια κοινή γλώσσα συνεννόησης μεταξύ των συμμετεχόντων Ένα σημαντικό αποτέλεσμα της διαδικασίας της αρχικής σύλληψης του έργου είναι η τελική έγκριση του από τη διοίκηση του οργανισμού 17

18 Σύνοψη 2 ης ενότητας Μέθοδοι επιλογής των έργων Καθορισμός του αρχικού φυσικού αντικειμένου Αναγνώριση και ανάλυση των συμμετεχόντων (stakeholders) Δημιουργία του καταστατικού του έργου Απόκτηση της αποδοχής του καταστατικού του έργου (project charter) 18