Αγαπητοί Πελάτες και Συνεργάτες Θέμα: Αλλαγή Πιστωτικής Πολιτικής Όρων για την παροχή Υπηρεσιών μας, με Άμεση Ισχύ (Εφαρμογή των Υφιστάμενων Γραπτών Όρων Συνεργασίας μας) *Η ενημέρωση αυτή αποτελεί επίσης και την τελική ειδοποίηση σε όλους τους πελάτες για να εξοφλήσουν άμεσα όλα τα τιμολόγια εταιρειών του Ομίλου μας που εκκρεμούν Δεν ΑΦΟΡΑ πελάτες οι οποίοι έχουν εξοφλήσει, παρά μόνο σαν ενημέρωση για το μέλλον* **Για να αποφύγουμε την απρόσωπη προσέγγιση και τις παρεξηγήσεις για το συγκεκριμένο θέμα, σε περίπτωση που έχετε απορίες ή ειδικές περιπτώσεις που πρέπει να εξετάσουμε, παρακαλώ επικοινωνήστε με την Έφη Αχιλλέως (efi.achilleos@officespace.com.cy) και την Ειρήνη Παντελή (irini.panteli@officespace.com.cy)** Κατ αρχήν τους φιλικούς μου χαιρετισμούς! Παρακαλώ μελετήστε το πιο κάτω προσεκτικά γιατί σας αφορά και έχει άμεση ισχύ. Απορίες διευκρινήσεις με την Έφη Αχιλλέως και την Ειρήνη Παντελή (cc εδώ). 1. Λόγος Ιστορικό Συνθήκες για τις Αλλαγές στην Πιστωτική Πολιτική του Oίκου μας και για τους Όρους Παροχής Υπηρεσιών (προχωρήστε πιο κάτω στο 2. για τη νέα πολιτική) Έχω αποφασίσει να προχωρήσω στην αλλαγή της Πιστωτικής Πολιτικής του Οίκου μας, με άμεση ισχύ, ως αποτέλεσμα της ραγδαίας και σημαντικής επιδείνωσης / αύξησης στην περίοδο που απαιτείται από τους πελάτες να προχωρήσουν στην εξόφληση των τιμολογίων τους, ειδικότερα τους τελευταίους 9 μήνες (αυτό είναι κατανοητό σε κάποιο βαθμό, λαμβάνοντας υπόψη την οικονομική και πιστωτική κρίση και την συρρίκνωση της οικονομικής δραστηριότητας). Στην ουσία δεν πρόκειται για αλλαγή καθώς στους αρχικούς όρους συνεργασίας μας / εντολή σύστασης περιλαμβάνεται και η γραπτή ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΣΑΣ ΓΙΑ ΑΜΕΣΗ ΠΛΗΡΩΜΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΜΑΣ. Ωστόσο, όσο λογική και αναμενόμενη είναι η εξέλιξη αυτή, λαμβάνοντας υπόψη ότι έχουμε να εξυπηρετήσουμε πάνω από 1,500 πελάτες, αυτό σημαίνει αυτόματα ότι χρηματοδοτούμε εμείς οι ίδιοι αυτή την συγκεκριμένη κατάσταση να πληρώνουμε τις αμοιβές του προσωπικού και άλλα έξοδα και να περιμένουμε τις πληρωμές πολύ αργότερα από την ημερομηνία του τιμολογίου και το γεγονός αυτό δεν είναι πλέον δυνατό για τον Οίκο μας καθώς δημιουργεί
τεράστιο πρόβλημα στο κεφάλαιο κίνησης και στη ρευστότητα του Συγκροτήματος μας. Και πραγματικά, δεν έχουμε την πρακτική δυνατότητα να χρηματοδοτούμε αυτή την κατάσταση σε τέτοια επίπεδα. Ως εκ τούτου, αυτή η αλλαγή στην Πιστωτική μας Πολιτική και στους Όρους Παροχής Υπηρεσιών κρίνεται επίσης απαραίτητη και λογική, ούτως ώστε να συνεχίζουμε την λειτουργία μας και την παροχή άριστων επαγγελματικών υπηρεσιών ομαλά. Επιπρόσθετα, η κατάσταση επιδεινώνεται όσο η οικονομική κρίση βαθαίνει. Ως εκ τούτου, αυτή η νέα πολιτική είναι ένα αναγκαίο μέτρο για τον Οίκο μας και σε καμία περίπτωση δεν αποτελεί επιλογή μας δεν μπορούμε να λειτουργήσουμε χωρίς την συγκεκριμένη πολιτική κάτω από τις παρούσες οικονομικές συνθήκες. Από αυτή την άποψη, ζητάμε την κατανόηση και την συνεργασία σας. Επομένως, ως συμπέρασμα των πιο πάνω, θα είμαστε πρόθυμοι να παρέχουμε υπηρεσίες ΜΟΝΟ σε πελάτες που είναι σε θέση να εξοφλούν τα τιμολόγια τους εγκαίρως και φυσικά θα δίνουμε ΜΕΓΙΣΤΗ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ στις εργασίες των πελατών που συστηματικά πληρώνουν μέσα σε 30 μέρες από την ημερομηνία του τιμολογίου. Παρακαλούμε όπως συνεργαστείτε μαζί μας για να μπορέσουμε να κρατήσουμε το υψηλό επίπεδο παροχής υπηρεσιών προς την εταιρεία σας, όπως κάναμε μέχρι σήμερα. 2. ΝΕΑ ΠΟΛΙΤΙΚΗ 2.1 ΚΑΘΕΣΤΩΣ "ΠΡΟΣΩΡΙΝΗΣ ΔΙΑΚΟΠΗΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ" (TEMPORARY STOP SERVICE) ΠΡΟΣΩΡΙΝΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ, ΜΕΧΡΙ Η ΠΛΗΡΩΜΗ ΤΟΥ ΕΚΚΡΕΜΟΥΝΤΟΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ ΔΙΕΥΘΕΤΗΘΕΙ ΚΑΙ ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΗΣ ΥΠΟΘΕΣΗΣ ΣΤΟΥΣ ΔΙΚΗΓΟΡΟΥΣ ΜΑΣ ΓΙΑ ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΕΙΣΠΡΑΞΕΙΣ ΤΩΝ ΟΦΕΙΛΟΜΕΝΩΝ {Σημείωση: Αυτό είναι ένα προσωρινό και ενδιάμεσο μέτρο πριν την παραπομπή της υπόθεσης στους Νομικούς μας Συμβούλους προς είσπραξη των οφειλομένων (για να αποφύγουμε διαμάχες με τους πελάτες και να δώσουμε μια τελευταία ευκαιρία να διευθετήσουν τον λογαριασμό τους πριν την έναρξη Νομικών Διαδικασιών από την πλευρά μας θα θέλαμε να αποφύγουμε αυτή την διαδικασία). Παραπομπή στους Νομικούς μας Συμβούλους θα σημαίνει αυτόματα χρέωση 750 ΕΥΡΩ προς εσάς.} Εάν τιμολόγια που αφορούν είτε εταιρείες του Συγκροτήματος μας είτε Συνδεδεμένες εταιρείες μας, δεν εξοφλούνται μέσα σε 60 ημέρες το αργότερο από την ημερομηνία του τιμολογίου, τότε ο λογαριασμός θα τίθεται αυτόματα από το ΙΤ τμήμα μας σε Καθεστώς "Διακοπής Παροχής Υπηρεσιών".
Αυτό σημαίνει ότι, εάν τα τιμολόγια δεν εξοφλούνται μέσα σε 60 ημέρες, όλοι οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές και άλλα συστήματα που χρησιμοποιούμε, θα μπλοκάρουν το λογαριασμό του συγκεκριμένου πελάτη, δεν θα είναι προσβάσιμα και ορατά από το προσωπικό με αποτέλεσμα καμία εργασία να μην πραγματοποιείται για την εταιρεία. Εδώ θα θέλαμε να επισημάνουμε ότι, οι υπηρεσίες που προσφέρουμε για διορισμό διευθυντών, μετόχων, γραμματέα και παροχής έδρας θα συνεχίζονται. Αυτό θα έχει δυσμενείς επιπτώσεις όπως περιγράφεται πιο κάτω στα σημεία (1) υποβολές τέλος του Χρόνου (2) σχετικές υποβολές Φ.Π.Α. και (3) άλλες εργασίες υπό εξέλιξη. Επιπρόσθετα, σας συμβουλεύουμε, την άμεση τακτοποίηση το αργότερο μέσα σε 30 ημέρες των τιμολογίων σας, καθώς ΜΕΓΙΣΤΗ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ θα δίνεται στην εκτέλεση των εργασιών για πελάτες που πληρώνουν συστηματικά μέσα σε 30 ημέρες από την ημερομηνία τιμολόγησης. 2.2 Εργασίες για το κλείσιμο της Χρονιάς. - Δεν θα γίνεται καμία υποβολή στο τέλος της χρονιάς στο Γραφείο Φόρου Εισοδήματος ή στον Έφορο Εταιρειών, συμπεριλαμβανομένου της ετοιμασίας και υποβολής των Οικονομικών Καταστάσεων και Φορολογικών Δηλώσεων και Έλεγχου Ανεξάρτητου Ελεγκτή (audit), εάν όλα τα τιμολόγια / υποχρεώσεις προς τον Οίκο μας δεν είναι ΠΛΗΡΩΣ τακτοποιημένα, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα πρέπει να υπάρχει ΚΑΝΕΝΑ ΠΟΣΟ που να παραμένει ανεξόφλητο. - Υποβολές θα γίνονται μόνο για πλήρως ενημερωμένους λογαριασμούς / πελάτες. Με άλλα λόγια, προτεραιότητα θα δίνεται στους πελάτες που έχουν πληρώσει τους λογαριασμούς τους κανονικά και έγκαιρα (βάσει της νέας πολιτικής), κατά την διάρκεια του έτους. ΠΡΟΣΟΧΗ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΕΙΣ ΣΤΙΣ ΥΠΟΒΟΛΕΣ: Εδώ αξίζει να επισημάνουμε ότι ΕΑΝ ο λογαριασμός σας ήταν Καθεστώς "Διακοπής Παροχής Υπηρεσιών" για ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ περίοδο κατά την διάρκεια της χρονιάς τότε πολύ πιθανό να υπάρξουν καθυστερήσεις στις υποβολές σας ΚΑΙ κατά το τέλος της χρονιάς (έστω και αν είστε ενήμεροι στο τέλος του έτους!), με την ευθύνη των επιπλέων προστίμων, τόκων και επιβαρύνσεων κτλ να σας βαραίνει προσωπικά. Για το τι σημαίνει Καθεστώς "Διακοπής Παροχής Υπηρεσιών" παρακαλώ δείτε πιο πάνω.
Αυτό επιφέρει πολύ αρνητικές συνέπειες προς την Εταιρεία καθώς, εκτός από τα βαριά πρόστιμα και επιβαρύνσεις, η εταιρεία δεν θα βρίσκεται σε καθεστώς καλής λειτουργίας τόσο Νομικά όσο και Φορολογικά. Σε περίπτωση ελέγχου από τις Ελληνικές Φορολογικές και διασταύρωση στοιχείων που οπωσδήποτε θα γίνει θα μετρήσει αρνητικά ως επιβαρυντικό στοιχείο και θα είστε εκτεθειμένοι. 2.3 Φ.Π.Α / VIES / Intrastat - Καμία υποβολή δηλώσεων Φ.Π.Α., VIES ή Intrastat δεν θα εκτελείται εάν ο λογαριασμός / πελάτης είναι σε καθεστώς "Διακοπής Παροχής Υπηρεσιών" Ή έχει παραπεμφθεί στο Νομικό Τμήμα προς Είσπραξη. Για το τι σημαίνει Καθεστώς "Διακοπής Παροχής Υπηρεσιών" παρακαλώ δείτε πιο πάνω. - Υποβολές θα γίνονται μόνο για πελάτες που έχουν πλήρως εξοφλημένους τους λογαριασμούς τους. ΠΡΟΣΟΧΗ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΕΙΣ ΣΤΙΣ ΥΠΟΒΟΛΕΣ: Εδώ αξίζει να επισημάνουμε ότι ΕΑΝ ο λογαριασμός σας ήταν σε καθεστώς "Διακοπής Παροχής Υπηρεσιών" για ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ περίοδο κατά την διάρκεια της χρονιάς τότε πολύ πιθανό να υπάρξουν καθυστερήσεις στις υποβολές σας κατά το τέλος της χρονιάς, με την ευθύνη των επιπλέων προστίμων, τόκων και επιβαρύνσεων κτλ να σας βαραίνει προσωπικά. Για το τι σημαίνει Καθεστώς "Διακοπής Παροχής Υπηρεσιών" παρακαλώ δείτε πιο πάνω. 2.4 Άλλες Εργασίες (Νομικές, Εταιρικές, Λογιστικές, Υπηρεσίες Διευθυντή κτλ. όλες εργασίες που δεν συμπεριλαμβάνονται στα πιο πάνω) - Καμία άλλη εργασία δεν θα εκτελείται από κανένα μέλος του υπαλληλικού προσωπικού μας εάν ο λογαριασμός / πελάτης είναι σε καθεστώς "Διακοπής Παροχής Υπηρεσιών" Ή έχει παραπεμφθεί στο Νομικό Τμήμα προς Είσπραξη. Για το τι σημαίνει Καθεστώς "Διακοπής Παροχής Υπηρεσιών" παρακαλώ δείτε πιο πάνω. Με άλλα λόγια, οι νομικές και εμπορικές σας συναλλαγές σας μπορεί να καθυστερήσουν. Παρακαλώ όπως μελετήσετε το πιο πάνω προσεκτικά και τηρήσετε τους όρους συνεργασίας μας που επίσης διατυπώνονται στη μεταξύ μας σύμβαση (ΟΡΟΣ
ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΣΑΣ ΓΙΑ ΑΜΕΣΗ ΠΛΗΡΩΜΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΜΑΣ). Τους φιλικούς μου χαιρετισμούς Aris Kotsomitis BSc FCA CPA TEP MoID Chairman & Head of International Tax