Χρήσιμες πληροφορίες και συμβουλές (tips & tricks)

QS-LIS 2011 ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ Αρ.1/2013 02-03-13 www.qslis-software.com Χρήσιμες πληροφορίες και συμβουλές (tips & tricks) 1. Αριθμός εργασιών σε ένα ΔΠ Κάθε δελτίο ποσοτήτων μπορεί να έχει θεωρητικά μέχρι και : 900 ομάδες εργασιών 900 υποομάδες εργασιών (για κάθε ομάδα) 9000 εργασίες για κάθε συνδυασμό ομάδας/υποομάδας Οι πιο πάνω αριθμοί προκύπτουν αν εφαρμόσουμε βήμα αρίθμησης ομάδων, υποομάδων και εργασιών το 1 κάτι το οποίο στη πράξη δεν είναι εφαρμόσιμο. Πρακτικά σε ένα δελτίο ποσοτήτων μπορούμε να έχουμε 50 ομάδες εργασιών (με βήμα αρίθμησης το 20, πχ. 100000,120000,140000 κλπ) 50 υπομάδες για κάθε ομάδα (με βήμα αρίθμησης το 20, πχ 200120, 200140 κλπ ) 50 ή 200 εργασίες για κάθε ομάδα ή υποομάδα (με βήμα αρίθμησης 20 ή 5 αντίστοιχα) Επίσης λαμβάνοντας υπόψη ότι η κάθε ομάδα εργασιών έχει με διαφορετικό αριθμό ο πρακτικός αριθμός ομάδων σε ένα ΔΠ είναι 18 έως 20 (π,χ, 150, 200, 300 κλπ) ή περίπου 40 (π.χ. 100,125,150,175,200 κλπ) (οι αριθμοί των ομάδων σε χιλιάδες δηλαδή 125000, 150000 κλπ). Στη πράξη οι πιο πάνω ποσότητες είναι πέραν από ικανοποιητικές για τα περισσότερα ΔΠ. Επίσης σε ένα τυπικό ΔΠ δεν βρίσκουμε συνήθως πέραν των 20 ομάδων (ή αλλιώς τμήματα του ΔΠ). Οι προεπιλογές του προγράμματος ρυθμίζουν όλα τα πιο πάνω. Μερικές από τις ομάδες της Βασικής Βιβλιοθήκης Ομάδων/ΥποΟμάδων του προγράμματος 1/10

2. Σύνδεση εργασιών μεταξύ τους Στη φόρμα ενημέρωσης μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή σύνδεση με άλλη εργασία για να συνδέσετε τις μετρήσεις μιας εργασίας με την ποσότητα άλλης εργασίας. π.χ. Κεραμικό δάπεδο (εργασία Α) & Σκρήτ για να δεχθεί κεραμικό δάπεδο (εργασία Β) Ξυλότυπος θεμελιοδοκών (εργασία Α) & Μόνωση θεμελιοδοκών (εργασία Β) Οι μετρήσεις γίνονται για την εργασία Α. Η ποσότητα από το αποτέλεσμα των μετρήσεων καταχωρείται σαν ποσότητα της εργασίας Α αλλά και της εργασίας Β. Η ποσότητα της εργασίας Β θα ενημερώνεται με τις αλλαγές στις μετρήσεις της εργασίας Α. Για να γίνει η σύνδεση όπως πιο πάνω η διαδικασία είναι η εξής : Επιλέγουμε την εργασία Β Με δεξί κλίκ εμφανίζεται ο πίνακας επιλογών Επιλέγουμε Σύνδεση με άλλη εργασία Εμφανίζεται το ΔΠ σε άλλο παράθυρο από όπου επιλέγουμε την εργασία Α Κλίκ στο σύνδεση Η ποσότητα της εργασίας Α αντιγράφεται στην εργασία Β (όχι οι μετρήσεις) Αλλαγές στις μετρήσεις της εργασίας Α θα ενημερώνουν και την ποσότητα της εργασίας Β 3. Διαγραφή εργασιών από το ΔΠ Οι εργασίες ενός ΔΠ οι οποίες διαγράφονται μέσα από την φόρμα ενημέρωσης του δελτίου δεν διαγράφονται οριστικά από το αρχείο καταγραφής του δελτίου παρά μόνο μέσα από την διαδικασία ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ και ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ του ΔΠ. Και σε αυτή την περίπτωση το πρόγραμμα εμφανίζει μήνυμα για τις εργασίες που εντοπίζονται ότι έχουν σημειωθεί για να διαγραφούν και ο χρήστης μπορεί να επιλέξει να διαγραφούν οριστικά ή να παραμείνουν. Οι εργασίες οι οποίες διαγράφονται δεν εμφανίζονται ούτε λαμβάνονται υπόψη στις διάφορες ενέργειες όπως σύνολα ομάδων, περίληψη ΔΠ κλπ αλλά είναι προτιμότερο να επιλέγουμε την οριστική τους διαγραφή σε κάποιο στάδιο. 2/10

4. Επαναφορά διαγραφέντων εργασιών Όταν εργαζόμαστε μέσα στην φόρμα ενημέρωσης του ΔΠ μπορούμε να δούμε και να επαναφέρουμε εργασίες που έχουν διαγραφεί (αλλά δεν έχουν οριστικά διαγραφεί). Δεξί κλικ για μενού επιλογών Επιλέξετε επαναφορά της τελευταίας εργασίας που έχετε διαγράψει (Α) ή Γ Α Επιλέξετε δείξε διαγραφές για εμφάνιση στο φύλλο εργασίας όλων των εργασιών που έχουν διαγραφεί (Β) (εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα) και επιλέξετε επαναφορά εργασίας που διαγράφηκε για να επαναφέρετε την εργασία (Γ) Β Μετά την επιλογή για εμφάνιση των εργασιών που έχουν διαγραφεί η επιλογή αλλάζει σε κρύψε διαγραφές για να επαναφέρετε το φύλλο εργασίας χωρίς της διαγραφείσες εργασίες. 5. Επαναφορά διαγραφέντων εργασιών Κάθε φορά που ανοίγουμε την φόρμα ενημέρωσης του ΔΠ η στήλη εμφάνισης των επαναμετρήσεων δεν εμφανίζεται. Για να εμφανιστεί επιλέξετε δείξε επαναμετρήσεις από το μενού επιλογών (δεξί κλικ για εμφάνιση του μενού). Επιλέξετε κρύψε επαναμετρήσεις για απόκρυψη της στήλης. 3/10

6. Καταχώρηση είδους εργασίας Μέσα από τη φόρμα ενημέρωσης του ΔΠ μπορούμε να καθορίσουμε το είδος κάθε εργασίας η οποία ανήκει σε μια από τις πιο κάτω κατηγορίες: ΔΥ = Διορισμένος Υπεργολάβος ΔΠ = Διορισμένος Προμηθευτής Οι επιλογές Κατ Αποκοπή Ποσό (εκτός) και Ποσό Προνοίας (εκτός) έχουν συμπεριληφθεί μόνο για σκοπούς συμβατότητας με κάποια ΔΠ και συστήνουμε να μην λαμβάνονται υπόψη (περισσότερες λεπτομέρειες στα εγχειρίδια χρήσης) Περισσότερα για το κάθε είδος εργασίας θα δούμε στην παρουσίαση της φόρμας των Στοιχείων έργου και Τελικού λογαριασμού. Με δεξί κλίκ εμφανίζεται το μενού επιλογών (pop up menu) από όπου μπορούμε να καθορίσουμε τέσσερις από τις πιο πάνω βασικές κατηγορίες εργασίας όπως φαίνεται πιο κάτω. Ειδικά για τα υλικά αγοραστικής αξίας μπορούμε να καθορίσουμε την τιμή του υλικού στη στήλη ΥΑΑ. Καθορίζοντας τιμή μεγαλύτερη από μηδέν το πρόγραμμα καταγράφει την εργασία ως εργασία με Υλικά αγοραστικής αξίας. Καθορίζοντας σαν τέτοια κάποια εργασία από τον προηγούμενο πίνακα θα εμφανιστεί βοηθητικό παράθυρο για εισαγωγή της τιμής. Ο καθορισμός των εργασιών οι οποίες πρέπει να αντιμετωπιστούν από το πρόγραμμα με συγκεκριμένο τρόπο (π.χ. ποσά προνοίας) είναι ιδιαίτερης σημασίας για τις διαδικασίες υπολογισμού ποσού αναπροσαρμογής (π.χ. έκπτωσης), ποσοστού προκαταβολής κλπ τα οποία απαιτούνται για όλες τις διαδικασίες της διαχείρισης του έργου. Διαβάστε περισσότερα στο εγχειρίδιο οδηγιών Στοιχεία έργου και πληροφορίες σύμβασης. 4/10

7. Σύνολα εργασιών με επιλογή εργασιών Στη φόρμα ενημέρωσης του ΔΠ μπορούμε να επιλέξουμε αριθμό συνεχόμενων εργασιών και να πάρουμε το σύνολο της αξίας/κόστους των εργασιών αυτών. Επιλέξετε τις εργασίες με το ποντίκι και κλικ στο 8. Επαναμέτρηση εργασιών Στη περίπτωση που εισάγουμε μετρήσεις για επαναμέτρηση εργασιών (φόρμα Μετρήσεις μέσα από την φόρμα ενημέρωσης ΔΠ) με κλικ στο για κλείσιμο και καταγραφή της ποσότητας, το πρόγραμμα ελέγχει πρώτα κατά πόσον υπάρχουν καταχωρημένες μετρήσεις για την εργασία (για την αρχική μέτρηση της ποσότητας). Στη περίπτωση που υπάρχουν καταχωρημένες μετρήσεις εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα ότι η ενημέρωση θα γίνει μόνο για την ποσότητα της επαναμέτρησης. Με δεξί κλίκ εμφανίζεται το μενού επιλογών (pop up menu) από όπου μπορούμε να επιλέξουμε να εμφανίζονται (δείξε επαναμετρήσεις) ή να μην εμφανίζονται (κρύψε επαναμετρήσεις) οι ποσότητες από την επαναμέτρηση. 5/10

9. Εκτελεσθείσα εργασία Στη φόρμα ενημέρωσης (καταγραφής) της εκτελεσεθείσας εργασίας των εργασιών ενός ΔΠ προτέθηκε ο υπολογισμός και εμφάνιση των συνόλων της κάθε σελίδας όπως φαίνεται πιο κάτω: 10. Χρήση βοηθητικού πλήκτρου (Pushbutton) για ποσότητα υπολογισμού πόρων. Στη φόρμα κοστολόγησης δίπλα από τη θέση εισαγωγής της ποσότητας ανάλυσης των πόρων έχει προστεθεί ένα βοηθητικό πλήκτρο. Με κλικ στο πλήκτρο αυτό η ποσότητα υπολογισμού των πόρων αλλάζει μεταξύ του 1 (προεπιλογή) και της ποσότητας της εργασίας. 6/10

11. Καταγραφή πραγματικών εξόδων έργου Η καταγραφή όλων των εξόδων γίνεται σε μία φόρμα Επιλέξετε την φόρμα: Καταγραφή εξόδων έργου : Εργατικά,Υλικά,Μηχανήματα,Υπεργολάβοι,Άλλα από τον πίνακα επιλογών Διαχείριση. Η επιλογή Καταγραφή εξόδων έργου: Κάρτα εργασίας προσωπικού (εργατικά) παρέχει περισσότερες πληροφορίες όσον αφορά καταγραφή εργατικών αλλά σε κάποιο στάδιο θα αντικατασταθεί πλήρως από την προηγούμενη φόρμα. 12. Eπεξεργασία και εκτύπωση δελτίου ποσοτήτων Στη φόρμα επεξεργασίας και εκτύπωσης του δελτίου ποσοτήτων μην αλλάζετε τις προεπιλογές του προγράμματος εκτός αν υπάρχει απόλυτη ανάγκη και αφού έχετε μελετήσει και κατανοήσει επαρκώς τις διάφορες επιλογές. Οι προεπιλογές έχουν καθοριστεί μετά από πολλές δοκιμές και ελέγχους για το καλύτερο δυνατόν αποτέλεσμα στην επεξεργασία, εκτύπωση και εξαγωγή του ΔΠ με τα καλύτερα αποτελέσματα και για την εξαγωγή σε αρχείο Excel. 13. Ανάλυση προς πληρωμή (εμφάνιση προηγούμενων) Όταν θέλετε να δείτε προηγούμενες αναλύσεις πληρωμής ή ακόμα και την πιο πρόσφατη ανάλυση πληρωμής χωρίς να τροποποιήσετε οτιδήποτε χρησιμοποιείστε τη φόρμα Εμφάνιση προηγούμενων αναλύσεων πληρωμής από την ομάδα επιλογών Οικονομικά. Σε αυτή την φόρμα απενεργοποιούνται όλες οι φόρμουλες και πράξεις που εφαρμόζονται στην ανάλυση πληρωμής και βλέπουμε μόνο τους τελευταίους υπολογισμούς. Οποιεσδήποτε αλλαγές δεν εφαρμόζονται 7/10

14. Περίληψη προσφοράς έργου Μπορείτε να εκτυπώσετε περίληψη προσφοράς του έργου επιλέγοντας περίληψη προσφοράς έργου από την ομάδα επιλογών έργο και ΔΠ. Η οποιαδήποτε έκπτωση δοθεί σε αυτή την φόρμα δεν επηρεάζει με οποιονδήποτε τρόπο τις τιμές μονάδος και άλλους υπολογισμούς στο πρόγραμμα. 15. Στοιχεία έργου και πληροφορίες σύμβασης Η φόρμα αυτή περιέχει όλες τις πληροφορίες (ποσά σύμβασης, ποσό έκπτωσης, ημερομηνίες σύμβασης, ποσοστά κρατήσεων, προκαταβολή κλπ κλπ) τα οποία απαιτούνται σχεδόν για όλες τις φόρμες του προγράμματος οι οποίες έχουν να κάμουν με διαδικασίες για την διαχείριση του έργου. Η φόρμα αυτή πρέπει χρησιμοποιείται όταν έχουμε πλέον καταλήξει σε ανάθεση της σύμβασης σε εργολάβο ή εφόσον ο χρήστης είναι ο εργολάβος αμέσως μετά την υπογραφή της σύμβασης. 16. Φόρμα Βιβλιοθήκης Ομάδων-ΥποΟμάδων Στην ίδια φόρμα μπορείτε να εισάγετε το ελληνικό και αγγλικό κείμενο για τις ομάδες και υποομάδες. Αν επιλέξετε γλώσσα τα «Αγγλικά» από το μενού Βοηθήματα τότε στα ΔΠ θα καταγράφεται το αγγλικό κείμενο των ομάδων/υποομάδων. 8/10

17. Συμπλήρωση ΔΠ από Εργολάβους (επεξεργασία και εκτύπωση σε αρχείο Excel) Με την επιλογή το αρχείο Excel που θα χρησιμοποιηθεί να είναι προστατευμένο (με κωδικό, password) το πρόγραμμα «κλειδώνει» την εισαγωγή ή αλλαγή κειμένου/αριθμών εκτός από τις θέσεις που αναμένεται ο προσφοροδότης να εισάγει τιμές μονάδος. Επίσης στη περίπτωση που η μονάδα της εργασίας είναι το «%», το πρόγραμμα επιτρέπει εισαγωγή αριθμού στη θέση της ποσότητας και όχι στη θέση της τιμής μονάδος που είναι και το αναμενόμενο. Αφού επιστραφούν τα τιμολογημένα ΔΠ από τους προσφοροδότες σε αρχεία Excel (προστατευμένα) μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την φόρμα αξιολόγησης των προσφορών όπου μπορεί να γίνει πολύ εύκολα και γρήγορα η εισαγωγή των τιμών μονάδος όλων των ΔΠ όλων των προσφοροδοτών. 9/10

Γνωστά προβλήματα (bugs) στο πρόγραμμα ή/και προβλήματα που δεν οφείλονται στο πρόγραμμα αλλά έχουν σχέση με την λειτουργία του προγράμματος. Φόρμα Μέτρησης ποσοτήτων από εικόνες σχεδίων Όταν επιλέξουμε τέλος της διαδικασίας (τέλος και κλείσιμο της φόρμας), αμέσως μετά το κλείσιμο της φόρμας μπορεί να εμφανιστεί το πιο κάτω μήνυμα: Το εμφανιζόμενο μήνυμα λάθους (error) δεν φαίνεται να προκαλεί οποιοδήποτε πρόβλημα στην λειτουργία του προγράμματος ή στην φύλαξη των μετρήσεων και εικόνων σχεδίων. Επεξεργασία ΔΠ και εξαγωγή σε αρχείο Excel Σε κάποιες περιπτώσεις επεξεργασίας και εξαγωγής του ΔΠ σε Excel έχει παρατηρηθεί σε κάποιους υπολογιστές (κυρίως laptops με Windows 7 και οθόνη με χαμηλή (συγκριτικά) ευκρίνεια (resolution) της τάξης των 1200x768) η διαδικασία να σταματά και να εμφανίζεται το πιο κάτω μήνυμα: Excel cannot complete this task with available resources... Μετά την εμφάνιση του πιο πάνω μηνύματος η επεξεργασία διακόπτεται με αποτέλεσμα δημιουργούνται τα πιο κάτω προβλήματα: α. Το αρχείο Excel που έχει δημιουργηθεί είναι μπερδεμένο και πρέπει να διαγραφεί για να μπορέσουμε να επαναλάβουμε ξανά την διαδικασία και να δημιουργηθεί σωστά το αρχείο Excel. β. Το πρόγραμμα μένει ανοικτό (παρόλο που δεν φαίνεται στη οθόνη) και θα πρέπει να το κλείσουμε με τον task manager. Το πιο πάνω πρόβλημα έχει σχέση μάλλον με θέματα μνήμης των υπολογιστών κυρίως σε laptops όπου η μνήμη χρησιμοποιείται και για την κάρτα γραφικών. Το πρόβλημα το αναφέρουμε για σκοπούς ενημέρωσης και σημειώνουμε ότι το έχουμε αντιμετωπίσει ελάχιστες φορές. Γιάννης Η. Οικονομίδης Πολιτικός Μηχανικός ICIOB,ACIArb Λεμεσός 02-03-2013 Μπορείτε πάντα να στέλλετε τις απόψεις, σχόλια ή απορίες σας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση yianeco@cytanet.com.cy 10/10