ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΣΥΛΛΟΓΙΚΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΣΥΛΛΟΓΙΚΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Υπηρεσία Πληροφορικών Συστημάτων Τομέας Συστημάτων ΥΠΣ- ΕΔ/66 2/4/2012 Σελίδα 1

Πίνακας Περιεχομένων 1. Εισαγωγή... 3 2. Συμβατά λειτουργικά συστήματα - Λογισμικά... 3 3. Οδηγίες εγκατάστασης λογισμικού... 3 4. Οδηγίες χρήσης λογισμικού... 7 4.1. Δημιουργία φακέλου... 7 4.2. Καταγραφή (commit) φακέλου /αρχείου... 7 4.3. Ενημέρωση φακέλων και αρχείων... 7 4.4. Κλείδωμα αρχείων... 7 4.5. Ελευθέρωση κλειδώματος αρχείων... 8 4.6. Προβολή κατάστασης αλλαγών... 8 4.7. Επιπρόσθετη ρύθμιση για ενημέρωση εικονιδίων... 9 5. Χρήση περιηγητή για ανάγνωση αρχείων... 10 Παράρτημα Α:Εικονίδια Υπηρεσίας Συλλογικής Επεξεργασίας Εγγράφων... 11 Παράρτημα Β: Κατάλογος επιλογών του λογισμικού TortoiseSVN... 12 Σελίδα 2

1. Εισαγωγή Αυτό το έγγραφο εξηγεί την διαδικασία εγκατάστασης και χρήσης λογισμικού στον υπολογιστή σας για χρήση της Υπηρεσίας Συλλογικής Επεξεργασίας Εγγράφων. Η Υπηρεσία Συλλογικής Επεξεργασίας Εγγράφων παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας κοινών εγγράφων, διαχείρισης και διατήρησης εκδόσεων τους. Η υπηρεσία αυτή παρέχει ελεγχόμενη πρόσβαση στα έγγραφα, και συνίσταται όπως χρησιμοποιείται από μικρές ομάδες (επιτροπές, γραφεία, τομείς) οι οποίες επεξεργάζονται κοινά έγγραφα. 2. Συμβατά λειτουργικά συστήματα - Λογισμικά Τα λειτουργικά συστήματα που είναι συμβατά με την Υπηρεσία Συλλογικής Επεξεργασίας Εγγράφων παραθέτονται στον πίνακα πιο κάτω με τα αντίστοιχα λογισμικά τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Α/Α Λειτουργικό σύστημα Εφαρμογή 1. Windows TORTOISE SVN 2. Mac OS svnx 3. Linux - Unix RapidSVN Πίνακας 1. Συμβατά λειτουργικά συστήματα -εφαρμογές Το παρόν εγχειρίδιο καλύπτει μόνο την εφαρμογή για λειτουργικό σύστημα Windows. 3. Οδηγίες εγκατάστασης λογισμικού Για να χρησιμοποιηθεί η Υπηρεσία Συλλογικής Επεξεργασίας Εγγράφων πρέπει να εγκατασταθεί στον υπολογιστή σας το λογισμικό TORTOISESVN. Για να εγκαταστήσετε την εφαρμογή ακολουθείστε τα ακόλουθα βήματα: 3.1. Περιηγηθείτε στην ιστοσελίδα του TortoiseSVN (http://tortoisesvn.net ). Σελίδα 3

3.2. Κάντε κλικ στo σύνδεσμο Downloads. 3.3. Επιλέξτε την κατάλληλη έκδοση (32bit ή 64bit) για το λειτουργικό σας σύστημα. 3.4. Τρέξετε το πρόγραμμα με τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις. 3.5. Όταν εγκατασταθεί το λογισμικό θα πρέπει να γίνει επανεκκίνηση του μικροϋπολογιστή σας. Στην συνέχεια θα πρέπει να ακολουθήσετε την εξής διαδικασία: 3.6. Δημιουργήστε ένα φάκελο σε μια τοποθεσία αποθήκευσης (π.χ επιφάνεια εργασίας) με όνομα της επιλογής σας. Αυτός ο φάκελος θα χρησιμοποιηθεί ως ο κατάλογος της Υπηρεσίας Συλλογικής Επεξεργασίας Εγγράφων. 3.7. Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε την επιλογή SVN Checkout... Εικόνα 1. Κατάλογος επιλογών λογισμικού για Windows. 3.8. Στο παράθυρο διαλόγου που θα εμφανιστεί πληκτρολογήστε την διεύθυνση που θα σας δοθεί (πχ https://abacus.ucy.ac.cy/svn/<υπηρεσία/σχολή ή Τμήμα/Οντότητα>/<Τομέας>/<Γραφείο>/<όνομα_χώρου_αποθήκευσης >). Σελίδα 4

Εικόνα 2.Διαδικασία ρύθμισης (Checkout) 3.9. Κάντε δύο φορές κλικ στο OK. Σελίδα 5

3.10. Ακολούθως θα πρέπει να γίνει επιβεβαίωση των στοιχείων (όνομα χρήστη και συνθηματικό) για επικύρωση του λογαριασμού. Θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν οι κωδικοί της Υπηρεσίας Καταλόγου LDAP Εικόνα 3.Επιβαιβέωση πρόσβασης Σημείωση: Ενεργοποιήστε το τετράγωνο επιλογής για να αποθηκευτούν τα στοιχεία σας. Όταν ολοκληρωθούν τα πιο πάνω η Υπηρεσία Συλλογικής Επεξεργασίας Εγγράφων θα είναι διαθέσιμη στον υπολογιστή σας. Σελίδα 6

4. Οδηγίες χρήσης λογισμικού Για την πιο αποτελεσματική χρήση του λογισμικού πελάτη TortoiseSVN ακολουθεί οδηγός για τις πιο βασικές λειτουργίες του: 4.1. Δημιουργία φακέλου Η δημιουργία φακέλων δίνει ουσιαστική οργάνωση των έγγραφων σας. Καλό θα ήταν να προκαθορίσετε αυτή την οργάνωση με προκαθορισμένη διάταξη. 4.1.1. Ανοίξτε το κατάλογο που δημιουργήσατε στο σημείο 3.6. 4.1.2. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε New Folder και πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου. 4.1.3. Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε TortoiseSVN Add. 4.2. Καταγραφή (commit) φακέλου /αρχείου Η καταγραφή(commit) εφαρμόζεται για να αποθηκευτούν οι αλλαγές που έχετε κάνει και στον εξυπηρετητή.. 4.2.1. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο ή το φάκελο. 4.2.2. Επιλέξτε SVN Commit. 4.2.3. Κάντε κλικ στο OK. 4.3. Ενημέρωση φακέλων και αρχείων Η ενημέρωση φακέλων/ αρχείων γίνεται για συγχρονισμό των εγγράφων φακέλων του υπολογιστή σας με τον εξυπηρετητή. Η ενημέρωση του καταλόγου ή φακέλου γίνεται με την εξής διαδικασία : 4.3.1. Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να ενημερώσετε. 4.3.2. Επιλέξτε την επιλογή SVN Update 4.4. Κλείδωμα αρχείων Σελίδα 7

Το κλείδωμα των αρχείων γίνεται από κάποιο χρήστη για να μην μπορεί άλλος χρήστης της ομάδας του να κάνει ταυτόχρονα αλλαγές στο ίδιο αρχείο. Το κλείδωμα του αρχείου γίνεται με την εξής διαδικασία:. 4.4.1. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να κλειδώσετε. 4.4.2. Επιλέξτε την επιλογή TortoiseSVN Get Lock. 4.4.3. Πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό μήνυμα δια το λόγο που κλειδώσατε το αρχείο. 4.4.4. Κάντε δύο φορές κλικ στο OK. 4.5. Ελευθέρωση κλειδώματος αρχείων Η ελευθέρωση κλειδώματος αρχείων γίνεται από κάποιο χρήστη ο οποίος προηγουμένως έχει χρησιμοποιήσει το κλείδωμα αρχείων. Η ελευθέρωση αρχείων γίνεται με την εξής διαδικασία: 4.5.1. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να ξε-κλειδώσετε. 4.5.2. Επιλέξτε την επιλογή TortoiseSVN Release Lock. 4.5.3. Κάντε δύο φορές κλικ στο OK. 4.6. Προβολή κατάστασης αλλαγών Η προβολή κατάστασης αλλαγών εφαρμόζεται για να ελέγξετε ποιος από την ομάδα σας έχει κάνει τελευταίος αλλαγές σε αρχεία. Η προβολή κατάστασης αλλαγών γίνεται με την εξής διαδικασία: 4.6.1. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να προβάλετε την κατάσταση αλλαγών του. 4.6.2. Επιλέξτε την επιλογή TortoiseSVN Show Log. 4.6.3. Θα εμφανιστεί παράθυρο διαλόγου το όποιο σας εμφανίζει ποιο άτομα από την ομάδα σας έχουν τροποποιήσει το αρχείο. 4.6.4. Κάντε κλικ στο OK. Σελίδα 8

4.7. Επιπρόσθετη ρύθμιση για ενημέρωση εικονιδίων Για αποφυγή προβλημάτων σας συνιστούμε την ακόλουθη διαδικασία για ρύθμιση στο λογισμικό TortoiseSVN. 4.7.1. Κάντε κλικ στο Start. 4.7.2. Από το All Programs επιλέξτε το TortoiseSVN και στην συνέχεια το Settings. 4.7.3. Από το παράθυρο διαλόγου επιλέξτε Icon Overlays και ακολούθως Shell όπως την πιο κάτω εικόνα. Εικόνα 4. Icon Overlays Στο παράρτημα Α παρατίθενται τα εικονίδια του λογισμικού τα οποία υποδεικνύουν την κατάσταση ενός εγγράφου. Στο παράρτημα Β μπορείτε να δείτε λεπτομερώς τις διάφορες επιλογές των λειτουργιών που προσφέρονται. Σελίδα 9

5. Χρήση περιηγητή για ανάγνωση αρχείων Η Υπηρεσία Συλλογικής Επεξεργασίας Εγγράφων σας παρέχει την δυνατότητα να ανοίξετε αρχεία (μόνο για διάβασμα) από περιηγητή ιστοσελίδας της αρεσκείας σας. Στον πιο κάτω πίνακα φαίνεται ο κατάλογος περιηγητών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Α/Α Όνομα περιηγητή Λειτουργικό Σύστημα 1. Internet Explorer Windows 2. Mozilla Firefox Windows, Linux - Unix 3. Safari Mac OS Πίνακας 2.Περιηγητές ιστοσελίδων Για να μπορέσετε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας πρέπει να πληκτρολογήσετε στην γραμμή διεύθυνσης του περιηγητή ιστοσελίδων την διεύθυνση που σας δόθηκε για τον κατάλογο σας. Αμέσως μετά θα σας ζητηθεί το όνομα χρήστη και το συνθηματικό σας. Χρησιμοποιήστε το όνομα χρήστη και το συνθηματικό που χρησιμοποιείται για την υπηρεσία καταλόγου (LDAP). Σελίδα 10

Παράρτημα Α:Εικονίδια Υπηρεσίας Συλλογικής Επεξεργασίας Εγγράφων Α/Α Εικονίδιο Περιγραφή 1. Υποδεικνύει ότι ο φάκελος ή το αρχείο είναι ενημερωμένο. 2. Υποδεικνύει ότι ο φάκελος ή το αρχείο έχουν τύχει τροποποίησης. Μετά το τέλος των αλλαγών που έχετε κάνει θα πρέπει να καταγράψετε (commit) τις αλλαγές. 3. Υποδεικνύει ότι ο φάκελος ή το αρχείο είναι σε σύγκρουση με ενημερώσεις που έγιναν από άλλο χρήστη. 4. Υποδεικνύει ότι ο φάκελος ή το αρχείο είναι κλειδωμένα από άλλο χρήστη. Θα πρέπει να περιμένετε να γίνει διαθέσιμο το αρχείο ή ο φάκελος, ή να «κλέψετε» το κλείδωμα από άλλο χρήστη για να τροποποιήσετε το αρχείο στην περίπτωση που δεν εντοπίζεται ο χρήστης που έχει κλειδώσει το αρχείο. 5. Υποδεικνύει ότι ο φάκελος ή το αρχείο είναι κλειδωμένο. Θα πρέπει να κάνετε καταγραφή (commit) για να ελευθερωθεί. 6. Υποδεικνύει ότι ο φάκελος ή το αρχείο είναι προγραμματισμένα να διαγραφούν από την υπηρεσία 7. Υποδεικνύει ότι ο φάκελος ή το αρχείο είναι έτοιμο για καταγραφή (commit) στην υπηρεσία. 8. Υποδεικνύει ότι ο φάκελος ή το αρχείο αγνοήθηκε από την υπηρεσία. 9. Υποδεικνύει ότι ο φάκελος ή το αρχείο δεν είναι καταγραμμένα από την υπηρεσία. Πίνακας 3. Σημαντικά εικονίδια υπηρεσίας Σελίδα 11

Παράρτημα Β: Κατάλογος επιλογών του λογισμικού TortoiseSVN Εικόνα 4. Ο κατάλογος του λογισμικού Tortoise SVN Σημείωση: Μερικές εντολές δεν χρησιμοποιούνται πολύ και είναι διαθέσιμες μόνο στο επιπρόσθετο μενού. Για να εμφανιστούν οι εντολές κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift ενώ κάνετε δεξί κλικ πάνω στο φάκελο ή αρχείο. Σελίδα 12