Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Δημιουργία Καινοτόμων Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Ψηφιοποίηση Σπάνιων Βιβλίων και Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης Αναθέτουσα Αρχή: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης - Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Προϋπολογισμός: 325.203,25 (χωρίς ΦΠΑ) 400.000,00 (με ΦΠΑ) Διάρκεια : 10 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνίες Διενέργειας Διαγωνισμού: 29/04/2014 Αποστολής στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων της ΕΕ: 11/03/2014 Αποστολής και δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: Αποστολή : 11/03/2014, Δημοσίευση : 14/03/2014 Αποστολής και δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο: Αποστολή : 11/03/2014, Δημοσίευση : 17/03/2014 Εφημερίδα Θεσσαλονίκη Αποστολή : 11/03/2014, Δημοσίευση : 12/03/2014 Εφημερίδα Γενική Δημοπρασιών Αποστολή : 11/03/2014, Δημοσίευση : 12/03/2014 Εφημερίδα Ηχώ των δημοπρασιών Κωδικός ΟΠΣ : 304234

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 Πίνακας Πινάκων... 4 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 5 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 6 Συντομογραφίες... 6 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 7 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 7 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 7 Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης... 7 Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 8 Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 8 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 9 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας. 10 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 10 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 11 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 12 Α1.2.5 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου... 12 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 14 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου... 14 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 14 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 15 Α2.4 Αναλυτικοί πίνακες υλικού... 16 Α2.5 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 17 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 20 Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 20 Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 20 Α3.2.1 Απαιτήσεις Ψηφιοποίησης... 20 Α3.2.2 Χειρισμός πρωτοτύπων... 20 Α3.2.3 Ψηφιοποίηση υλικού... 21 Α3.2.4 Τύποι Αρχείων... 23 Α3.2.5 Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος... 23 Α3.2.6 Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων... 24 Α3.2.7 Τεκμηρίωση και Μεταδεδομένα... 25 Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 25 Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 25 Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα 1 : «Καθορισμός λειτουργικών απαιτήσεων του Έργου»... 26 Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα 2 : «Ψηφιοποίηση και επιμέλεια υλικού»... 26 Σελίδα 2 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα 3 : «Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων»... 27 Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα 4 : «Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων εφημερίδων και περιοδικών»... 28 Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 28 Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού... 28 Α3.7 Διαλειτουργικότητα... 29 Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση... 29 Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα... 29 Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 29 Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 30 Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 30 Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 30 Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων... 32 Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 33 Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 34 Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 34 Α4.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης... 34 Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 34 Α4.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 34 Α4.5 Υπηρεσίες Συντήρησης... 34 Α4.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 34 Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 35 Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 35 Α5.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου... 35 Α5.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών του συγκεκριμένου έργου... 35 Α5.4 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης... 35 Α5.5 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 35 Σελίδα 3 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Πινάκων Πίνακας 1 : Συγκεντρωτικός κατάλογος Ελληνικών περιοδικών Κεντρικής Βιβλιοθήκης προς Ψηφιοποίηση... 16 Πίνακας 2 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση συλλογής σπανίων εκδόσεων... 17 Πίνακας 3 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση δωρεάς Τρικόγλου... 17 Πίνακας 4 : Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου... 19 Πίνακας 5 : Περιγραφή υλικού... 21 Πίνακας 6 : Ανάλυση και Χρωματικό Βάθος... 23 Πίνακας 7 : Διαλειτουργικότητα υποσυστημάτων... 29 Πίνακας 8 : Αλληλεπίδραση υπηρεσιών... 29 Πίνακας 9 : Συγκεντρωτικός Πίνακας Φάσεων Έργου... 30 Πίνακας 10 : Αναλυτικός Πίνακας Φάσεων Έργου... 32 Πίνακας 11 : Πίνακας Παραδοτέων Έργου... 33 Πίνακας 12 : Πίνακας Οροσήμων Έργου... 33 Σελίδα 4 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Με την παρούσα Διακήρυξη προκηρύσσεται το υποέργο 1: «Ψηφιοποίηση Σπανίων Βιβλίων & Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης» Αντικείμενο του έργου είναι η συνέχιση της ψηφιοποίησης των συλλογών της ΒΚΠ. Στα πλαίσια του παρόντος έργου θα ψηφιοποιηθούν ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες, περιοδικά και βιβλία από τις συλλογές της ΒΚΠ που δεν έχουν κανένα περιορισμό στο θέμα των πνευματικών δικαιωμάτων (copyright) τεκμήρια μέχρι το 1920. Θα ψηφιοποιηθούν, θα καταλογογραφηθούν και θα διατεθούν στο διαδίκτυο μέσω λογισμικού της ΒΚΠ διαθέσιμη από την ιστοσελίδα της βιβλιοθήκης http://www.lib.auth.gr οι παρακάτω κατηγορίες υλικού : 1. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες 2. Ημερολόγια 3. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα. Το υλικό που θα ψηφιοποιηθεί δεν υπόκειται σε περιορισμούς πνευματικών δικαιωμάτων. Το φυσικό αντικείμενο του έργου θα περιλαμβάνει τη ψηφιοποίηση των τεκμηρίων με μέσα ανάλογα της φυσικής τους κατάστασης, ώστε να μην υποστούν την παραμικρή αλλοίωση ή ταλαιπωρία. Η επιλογή του μηχανήματος ψηφιοποίησης από την πλευρά του αναδόχου πρέπει να έχει την αποδοχή της ΒΚΠ. Για τις περιοδικές εκδόσεις θα δημιουργηθεί εγγραφή με βάση το τεύχος του κάθε περιοδικού, ενώ στην περίπτωση των βιβλίων θα γίνει ψηφιοποίηση του τεκμηρίου και απλή μεταφόρτωση των μεταδεδομένων που υπάρχουν ήδη στο σύστημα καταλόγου της ΒΚΠ. Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης ψηφιακής βάσης με τεκμήρια της ΒΚΠ τα οποία θα είναι κατά το δυνατόν πιστή αποτύπωση του πρωτοτύπου, αναζητήσιμα και προσβάσιμα μέσω λογισμικού της ΒΚΠ και μηχανών αναζήτησης τύπου GOOGLE στο ευρύ κοινό. Το υλικό αυτό που αφορά την νέα ελληνική ιστορία, λογοτεχνία, τέχνη, αλλά και τις θετικές επιστήμες, θα δώσει ώθηση στους επιστήμονες και τους χρήστες, προσφέροντας ψηφιοποιημένο υλικό κυρίως στην ελληνική γλώσσα καθώς και τα κατάλληλα εργαλεία υποστήριξής και προβολής του στην Ελλάδα και το εξωτερικό. Επιπλέον θα επιτευχθεί η ελεύθερη διάθεση πρωτότυπου και σπάνιου υλικού μέσω της βάσης δεδομένων όπου θα μεταφορτωθούν τα ψηφιακά τεκμήρια. Με τον τρόπο αυτό θα γίνει άμεσα προσιτό σε καθηγητές, φοιτητές, ερευνητές εκπαιδευτικό και ερευνητικό υλικό που διαθέτει η ΒΚΠ. Το υλικό αυτό λόγω της ιδιαίτερης επιστημονικής του αξίας, μελετάται καθημερινά από χρήστες και ερευνητές με αποτέλεσμα λόγω της έκθεσης του μέσω της χρήσης του, τη φθορά του. Μέσω της δημιουργίας και της χρήσης των ψηφιακών αντιγράφων των τεκμηρίων θα αποφευχθεί η περαιτέρω φθορά των πρωτοτύπων. Επίσης θα διατεθεί για χρήση και από χρήστες που δεν έχουν τη δυνατότητα να επισκεφτούν τη ΒΚΠ στο φυσικό της χώρο. Το υλικό που θα ψηφιοποιηθεί θα συμβάλει στην προβολή των νεοελληνικού πολιτισμού διεθνώς. Σελίδα 5 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφία ΕΠ ΨΣ ΑΠΘ ΚΠΣ ΕΔΔΑΠ ΕΠΠΕ ΚΗΔ ΣΕΑΒ ΟΠΣ ΟΠΣΒ ΕΥΔ ΕΛΚΕ PDF JPEG GIF PNG ΤIFF XML OCR MODS ΕΚΤ DC OAI-PMH IFLA Επεξήγηση Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης Επιτροπή Διεξαγωγής Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Βιβλιοθήκης Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Portable Document Format Joint Photographics Expert Group Graphics Interchange Format Portable Network Graphics Tagged Image File Format extensible Markup Language Optical Character Recognition Metadata Object Description Schema Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης Dublin Core Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting International Federation of Library Associations Σελίδα 6 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΣΗΣ TOY ΕΠ ΨΦ ΕΥΔ ΨΣ http://www.digitalplan.gov.gr ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΕΛΚΕ - Αριστοτέλειο http://www.auth.gr ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού http://www.ypepth.gr/ Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Η Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης του Α.Π.Θ. (ΒΚΠ http://www.lib.auth.gr ) ιδρύθηκε το 1927. Είναι η δεύτερη σε μέγεθος πανελλαδικά μετά την Εθνική Βιβλιοθήκη, η μεγαλύτερη και καλύτερα οργανωμένη βιβλιοθήκη της Βόρειας Ελλάδας και μία από τις μεγαλύτερες στα Βαλκάνια. Έχει στόχο την υποστήριξη των εκπαιδευτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του ιδρύματος, καθώς και τη συμβολή στη συνολική πνευματική και πολιτιστική ανάπτυξη της πανεπιστημιακής κοινότητας και του ευρύτερου κοινωνικού συνόλου. Η ΒΚΠ υπήρξε από τις πρώτες βιβλιοθήκες στην Ελλάδα που μηχανογραφήθηκε το 1992. Έχει παρουσιάσει μια εντυπωσιακή αναβάθμιση υπηρεσιών τα τελευταία χρόνια, που οφείλεται σε μεγάλο βαθμό στις χρηματοδοτήσεις μέσω των Προγραμμάτων ΕΠΕΑΕΚ Ι και ΙΙ. Σημαντικό ρόλο στην αναβάθμιση των υπηρεσιών παίζει και η πρόσβαση στις βάσεις των ηλεκτρονικών περιοδικών (HEAL-Link), η οποία μέχρι και σήμερα καλύφθηκε κεντρικά από τις δημόσιες επενδύσεις ή άλλες πηγές του ΥΠΕΠΘ. Η ΒΚΠ ήταν από τις πρώτες ελληνικές βιβλιοθήκες που ανέπτυξαν καινοτόμες ψηφιακές υπηρεσίες, όπως online πληροφόρηση (2004), ηλεκτρονικά μαθήματα (2004), καταθετήριο διδακτορικών διατριβών (2003) και μεταπτυχιακών διατριβών (2008), ψηφιοποίηση συλλογών (2004) και Ιδρυματικό Καταθετήριο Επιστημονικών Εργασιών (2009). Η ΒΚΠ έχει εμπειρία στην εκτέλεση έργων και την εφαρμογή Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) και έχει ολοκληρώσει επιτυχώς τρία σημαντικά σχετικά έργα του Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης: 1. «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ» (1996-2000) 2. «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ Γ ΚΠΣ» (2000-2009) 3. «Ψηφιοποίηση συλλογών νεοελληνικής γραμματείας και τέχνης» (2004-2005) Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ http://www.rc.auth.gr) του ΑΠΘ δημιουργήθηκε για να καλύψει τις ανάγκες της ερευνητικής δραστηριότητας. Η Επιτροπή Ερευνών (Ολομέλεια) αποτελείται από ισάριθμα με τα τμήματα μέλη ΔΕΠ (42), τα οποία εκλέγονται από τις ΓΣ των Τμημάτων. Η Επιτροπή Ερευνών αποτελεί το ένα από τα δύο όργανα διοίκησης και διαχείρισης του ΕΛΚΕ. Οι αρμοδιότητες της Επιτροπή Ερευνών περιλαμβάνουν την χάραξη της ερευνητικής πολιτικής του Ιδρύματος και τις συναφείς ενέργειες, την αποδοχή, διάθεση κονδυλίων για την υλοποίηση των έργων, την κατάρτιση ετήσιων οικονομικών και επιστημονικών προγραμματισμών/απολογισμών και την εξασφάλιση της λειτουργίας του «Ειδικού Λογαριασμού». Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ, Σελίδα 7 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου αποτελεί το 2ο όργανο διοίκησης και διαχείρισης του ΕΛΚΕ με αρμοδιότητες την παρακολούθηση της λογιστικής και διαχειριστικής κίνησης του «Ειδικού Λογαριασμού», την εκτέλεση αποφάσεων της Επιτροπή Ερευνών και γραμματειακής εξυπηρέτησης και την υποβολή εισηγήσεων για θέματα λειτουργίας και ανάπτυξης του «Ειδικού Λογαριασμού». Στελεχώνεται από 65 άτομα σε τμήματα όπως Marketing, Οικονομικής Διαχείρισης, Παρακολούθησης Έργων, Οικονομικών Συναλλαγών, Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος, Διαχείρισης Ποιότητας, Δημοσιότητας, Νομικής Υποστήριξης, Διαμεσολάβησης και Κινητικότητας Ερευνητών. Η Επιτροπή Ερευνών του ΑΠΘ έχει αναπτύξει ένα ολοκληρωμένο και σύγχρονο τεχνολογικά Πληροφοριακό Σύστημα (ResCom). Το σύστημα καλύπτει όλες τις ανάγκες διαχείρισης ερευνητικών έργων, λειτουργικές ανάγκες και παρέχει πλήρη εικόνα των δραστηριοτήτων της. Η Επιτροπή Ερευνών φροντίζει για την οργάνωση, την απρόσκοπτη λειτουργία και την ποιοτική διαχείριση των παραγόμενων νέων γνώσεων και υπηρεσιών, που αναπτύσσονται από το επιστημονικό του προσωπικό. Ο ΕΛΚΕ εφαρμόζει Σύστημα Διαχείρισής Ποιότητας κατά ISO 9001 2008, Σύστημα Διαχείρισής Έργων σύμφωνα με το πιστοποιητικό υπ αριθμ. 25808/21.11.08 και εσωτερικό κανονισμό διαχείρισης της έκδοσης 15. Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς στην υλοποίηση τη λειτουργία του Έργου Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Η διοίκηση, και οικονομική παρακολούθηση του έργου επιτελείται από τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας του Α.Π.Θ. Η Επιστημονική Μονάδα Υλοποίησης αποτελούμενη από τους: - Επιστημονικώς υπεύθυνος έργου : Χρήστος Μπαμπατζιμόπουλος, καθηγητής της Γεωπονικής Σχολής του ΑΠΘ, διευθυντής του Εργαστηρίου Γενικής και Γεωργικής Υδραυλικής και Βελτιώσεων. Πρόεδρος της Επιτροπής Εποπτείας της ΒΚΠ από τον Σεπτέμβριο του 2006 μέχρι σήμερα. - Υπεύθυνη υλοποίησης : Κλωντίνη Ξενίδου Δέρβου, ΕΕΔΙΠ Τμήματος Φυσικής, υπεύθυνη Βιβλιοθήκης Τμήματος Φυσικής. Συμμετείχε στην Επιτροπή Υλοποίησης των έργων ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ και ΙΙΙ για το Σύστημα Βιβλιοθηκών ΑΠΘ. Μέλος της Επιτροπής Εποπτείας του Συστήματος των Πανεπιστημιακών Βιβλιοθηκών ΑΠΘ. Μέλος του Δ.Σ. του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ). - Τεχνικός υπεύθυνος : Τριαντάφυλλος Χατζηαντωνίου, ΕΕΔΙΠ Τμήματος Φυσικής, υπεύθυνος Υπολογιστικού Κέντρου Τμήματος Φυσικής. Συμμετείχε στην Επιτροπή Υλοποίησης των έργων ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ και ΙΙΙ για το Σύστημα Βιβλιοθηκών ΑΠΘ. Συντονιστής Γραφείου Συστημάτων και Τεχνικής Υποστήριξης της ΒΚΠ. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ), αρμοδιότητα της οποίας αποτελεί η διενέργεια και η αξιολόγησης των προσφορών του διαγωνισμού, με τακτικά μέλη : 1. Γρηγοράσκου Μαγδαληνή, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 2. Καρκάνη Ευάγγελο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 3. Ζαπουνίδου Σοφία, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ 4. Εμμανουηλίδου Ευφροσύνη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 5. Σαραγιώτη Αντώνιο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Σελίδα 8 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Και αναπληρωματικά: 1. Χαμουρούδη Ροδόπη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 2. Χατζηγεωργίου Αγγελική, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 3. Τσοτουλίδου Αικατερίνη, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 4. Πιτιά Πουλχερία, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 5. Βασιλειάδου Παρθένα, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Επιτροπή Ενστάσεων, με αρμοδιότητα την εξέταση των ενστάσεων που τυχόν θα υποβληθούν, με τακτικά μέλη : 1. Νάστα Μήτρου Αικατερίνη, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 2. Παπαδάκη Δέσποινα, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 3. Αρσένη Μετσίκα Αλεξάνδρα, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 4. Βαφειάδη Αλκιβιάδη, Μόνιμο Υπάλληλο, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 5. Κασιμάτη Δημήτριο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Και αναπληρωματικά: 1. Κουρμούλη Ιωάννη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 2. Κοπαϊλα Ζωή, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 3. Αϊβαλιώτου Αρετή, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 4. Θεοδωρόπουλο Θεόδωρο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 5. Λυσσούδη Μαρία, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Επιτροπή Παραλαβής Προϊόντων, με αρμοδιότητα την παραλαβή των προϊόντων μετά τον ποιοτικό έλεγχό τους, με τακτικά μέλη : 1. Γρηγοράσκου Μαγδαληνή, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 2. Καρκάνη Ευάγγελο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 3. Ζαπουνίδου Σοφία, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ Και αναπληρωματικά: 1. Χαμουρούδη Ροδόπη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 2. Χατζηγεωργίου Αγγελική, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. 3. Τσοτουλίδου Αικατερίνη, Μόνιμη Υπάλληλο, Κεντρικής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Τα μέλη των Επιτροπών ορίστηκαν κατόπιν δημόσιας ηλεκτρονικής κλήρωσης σύμφωνα με το άρθρο 26 του Ν. 4024/2011. Τμήματα/Γραφεία του φορέα λειτουργίας που συντελούν στην υλοποίηση του έργου Α) Τμήμα Συλλογών 1. Γραφείο Καταλογογράφησης και Μεταδεδομένων 2. Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών. Αρχείων και Ειδικών Συλλογών Β) Τμήμα Συστημάτων και Τεχνολογίας 1. Γραφείο Συστημάτων και Τεχνικής Υποστήριξης (Παράγραφος Α1.2.2 του παρόντος) Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Η Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης Α.Π.Θ. (ΒΚΠ) διαθέτει εμπειρία από το 2002 στον τομέα της ψηφιοποίησης λόγω της υλοποίησης σχετικών προγραμμάτων στο πλαίσιο του ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ και του Προγράμματος της Κοινωνίας της Πληροφορίας. «Κοινωνία της Πληροφορίας» 2000-2006 Γ ΚΠΣ Άξονας 1 : Παιδεία-Πολιτισμός,Μέτρο 1.3 «Τεκμηρίωση, Αξιοποίηση και Ανάδειξη του Ελληνικού Πολιτισμού». Επίσης διαθέτει αρμόδια υπηρεσία ψηφιοποίησης η οποία διαθέτει μεγάλη εμπειρία στο χώρο της Σελίδα 9 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ψηφιοποίησης. Το προσωπικό της υπηρεσίας όσο και άλλοι επιλεγμένοι υπάλληλοι της ΒΚΠ θα κατευθύνουν και θα συνεργάζονται με τον ανάδοχο για την υλοποίηση του έργου. Το προσωπικό και ο εξοπλισμός του αναδόχου που θα υλοποιήσει το νέο πρόγραμμα ψηφιοποίησης θα τοποθετεί σε χώρο κατάλληλα διαμορφωμένο στην κεντρική βιβλιοθήκη που θα υποδείξει η ΒΚΠ, ώστε να διαφυλάσσεται η ασφάλεια των αντικειμένων/τεκμηρίων και η απρόσκοπτη λειτουργία των υπολοίπων υπηρεσιών της ΒΚΠ. Η ΒΚΠ από το 2003, για την διατήρηση και την διάθεση των ψηφιακών της αρχείων της, χρησιμοποιεί συγκεκριμένο λογισμικό ανοικτού κώδικα (http://invenio.lib.auth.gr/). Το λογισμικό φιλοξενείται σε εξυπηρετητές της ΒΚΠ. Το σύστημα θα μεταφερθεί σε νέους εξυπηρετητές, των οποίων η προμήθεια θα γίνει από το έργο «Προμήθεια Εξοπλισμού» της παρούσης πράξης. Η συλλογή των ψηφιακών αρχείων της ΒΚΠ ονομάζεται «Ψηφιοθήκη». Συνολικά η Ψηφιοθήκη φιλοξενεί πάνω από 1.000.000 ψηφιοποιημένες σελίδες και 114.736 εγγραφές. Αναλυτικές πληροφορίες για τις συλλογές φιλοξενούνται στη σελίδα : http://www.lib.auth.gr/index.php/el/digitalcollections Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η ΒΚΠ με την υπάρχουσα υποδομή της προσφέρει σύνολο ψηφιακών υπηρεσιών στα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας και στην κοινωνία ευρύτερα. Από το 2003 προχώρησε στην υλοποίηση της ΨΗΦΙΟΘΗΚΗΣ (http://digital.lib.auth.gr/) για την ψηφιοποίηση και διάθεση σημαντικών αρχειακών συλλογών, καθώς επίσης και την online διάθεση αρχικά των διδακτορικών διατριβών (2003) και στη συνέχεια των μεταπτυχιακών εργασιών (2006) που εκπονούνται στο ΑΠΘ. Βρίσκεται ήδη σε εξέλιξη και η προσπάθεια συγκέντρωσης των επιστημονικών εργασιών που εκπονούνται από τα μέλη ΔΕΠ, ως ξεχωριστής συλλογής στην ΨΗΦΙΟΘΗΚΗ με την ονομασία "Ιδρυματικό Καταθετήριο Επιστημονικών Εργασιών (IKEE)". Επίσης, μέσω του ιστότοπου της Βιβλιοθήκης (http://www.lib.auth.gr/) και των εργαλείων αναζήτησης που προσφέρει, παρέχεται περιβάλλον αναζήτησης στις ηλεκτρονικές και έντυπες συλλογές της Βιβλιοθήκης μέσω του διαδικτύου, συμπληρωματικά προς τον δημόσιο ηλεκτρονικό κατάλογο (http://ipac.lib.auth.gr/). Στις υφιστάμενες ψηφιακές υπηρεσίες της Βιβλιοθήκης περιλαμβάνονται επίσης: η υπηρεσία ηλεκτρονικής πληροφόρησης & Διαδανεισμού «QuestionPoint» (http://www.lib.auth.gr/index.php/el/information-service ) μέσω της οποίας υποβάλλονται και απαντώνται online σε 24ωρη βάση ερωτήσεις χρηστών, η υπηρεσία υποστήριξης ηλεκτρονικών μαθημάτων που προσφέρει στους διδάσκοντες στο ΑΠΘ τη δυνατότητα δημιουργίας ηλεκτρονικού υλικού και εργαλείων για την υποστήριξη των μαθημάτων τους και γ) η υπηρεσία εκπαίδευσης χρηστών στις υπηρεσίες και τις συλλογές της Βιβλιοθήκης Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η ΒΚΠ αποτελείται από την Κεντρική Βιβλιοθήκη του ΑΠΘ (ΚΒ), 5 Θεματικές και 44 Περιφερειακές Βιβλιοθήκες (ΠΒ) Σχολών ή Τμημάτων που στελεχώνονται από έμπειρο Σελίδα 10 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου προσωπικό (Βιβλιοθηκονόμους, πληροφορικούς και λοιπό βοηθητικό τεχνικό ή διοικητικό προσωπικό). Η Κεντρική και οι Περιφερειακές Βιβλιοθήκες λειτουργούν υπό ενιαίο πλαίσιο με βάση ενιαίο Κανονισμό Λειτουργίας. Αρμόδια για την εποπτεία της ΒΚΠ του ΑΠΘ είναι η «Επιτροπή Εποπτείας της Βιβλιοθήκης» του ΑΠΘ, η οποία ορίζεται από τη Σύγκλητο του ΑΠΘ με διετή θητεία και δυνατότητα ανανέωσης. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής ορίζεται από το Πρυτανικό συμβούλιο, ενώ για την περίοδο που διανύουμε είναι ο καθηγητής της Γεωπονικής Σχολής του ΑΠΘ Χρήστος Μπαμπατζιμόπουλος (επιστημονικώς υπεύθυνος του έργου). Οι 5 Θεματικές και 44 Περιφερειακές Βιβλιοθήκες των Σχολών και Τμημάτων του ΑΠΘ εποπτεύονται από επιτροπές ορισμένες από τα αντίστοιχα Τμήματα ή Σχολές. Η ΒΚΠ εποπτεύεται από δεκαπενταμελή Επιτροπή Εποπτείας η οποία χαράσσει την πολιτική της. Η Επιτροπή Εποπτείας και ο πρόεδρος της ορίζεται από το Πρυτανικό συμβούλιο. Πρόεδρος για την περίοδο που διανύουμε έχει οριστεί ο καθηγητής της Γεωπονικής Σχολής του ΑΠΘ Χρήστος Μπαμπατζιμόπουλος. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη ΑΠΘ στελεχώνεται με 53 υπαλλήλους (βιβλιοθηκονόμους και πληροφορικούς) και συγκροτείται από τέσσερα διοικητικά τμήματα: 1. Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης 1.1. Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών 1.2. Γραφείο Τεχνικών Υπηρεσιών 2. Τμήμα Συλλογών 2.1. Γραφείο Προσκτήσεων 2.2. Γραφείο Καταλογογράφησης και Μεταδεδομένων 2.3. Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών. Αρχείων και Ειδικών Συλλογών 3. Τμήμα Υπηρεσιών προς τους Χρήστες 3.1. Γραφείο Πληροφόρησης. Δανεισμού και Διαδανεισμού 3.2. Γραφείο Εκπαίδευσης Χρηστών 3.3. Γραφείο Υποστήριξης Ηλεκτρονικών Μαθημάτων 3.4. Γραφείο Τεχνολογιών Πληροφόρησης 4. Τμήμα Συστημάτων και Τεχνολογίας 4.1. Γραφείο Συστημάτων και Τεχνικής Υποστήριξης 4.2. Γραφείο Ψηφιακών Εφαρμογών, Έρευνας & Ανάπτυξης Στο παρόν έργο εμπλέκονται άμεσα τα Τεχνολογίας. Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Τμήματα Συλλογών και Συστημάτων και Οι επιχειρησιακές διαδικασίες του φορέα συνίστανται o στην βιβλιογραφική καταγραφή, τεκμηρίωση, ανάδειξη, συντήρηση, φύλαξη και δανεισμό των αντικειμένων (τεκμηρίων κ.ά.) που αποτελούν τις διαρκώς εμπλουτιζόμενες συλλογές της ΒΚΠ (εμπλουτισμός υλικού στο παρόν Έργο) o στην πληροφόρηση και εκπαίδευση των μελών της πανεπιστημιακής κοινότητας για τις παρεχόμενες πηγές και υπηρεσίες (εμπλουτισμός με υπηρεσίες που δημιουργούνται ή αναβαθμίζονται στην παρούσα Πράξη) o στην ανάπτυξη και υποστήριξη του υλικού και λογισμικού που χρησιμοποιούνται για τις παραπάνω διαδικασίες (ενισχύεται στην παρούσα Πράξη με προμήθεια εξοπλισμού και αναβάθμιση λογισμικού) o στην οικονομική και διοικητική οργάνωση της ΒΚΠ (Η ΒΚΠ διαθέτει τους πόρους της για τη στήριξη της υλοποίησης της παρούσας Πράξης). Σελίδα 11 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α) Υποδομή Υλικού: Η ΒΚΠ διαθέτει σύγχρονο Data Center 35τμ που βρίσκεται σε απομονωμένο και ελεγχόμενο χώρο, στο ανώγειο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης, στο οποίο φιλοξενεί τους servers που εξυπηρετούν τις περισσότερες υπηρεσίες της. Το Data center υποστηρίζεται από ηλεκτροπαραγωγό ζεύγος για την αδιάλειπτη παροχή των υπηρεσιών που φιλοξενεί. Η επικοινωνία της υποδομής με το πανεπιστημιακό δίκτυο γίνεται μέσω 6 πριζών στα 100Mbps, με ειδική πρόβλεψη για μεγαλύτερη προτεραιότητα της δικτυακής κίνησης μεταξύ της ΒΚΠ και της υπάρχουσας δικτυακής υποδομής του Κέντρου Λειτουργίας Δικτύου Α.Π.Θ. (ΚΛΔ). Όλες οι υπηρεσίες της ΒΚΠ είναι απομονωμένες πίσω από ισχυρό αυτόνομο τείχος προστασίας που περιορίζει την πρόσβαση όπου αυτό κρίνεται απαραίτητο, παρέχοντας έτσι αυξημένη ασφάλεια σε όλη την υποδομή. Στο Data Center φιλοξενούνται servers, δικτυακοί αποθηκευτικοί χώροι, συσκευές λήψης αντιγράφων ασφαλείας και γενικά περιφεριακές συσκευές υποστήριξης των υπηρεσιών της ΒΚΠ. Ο νέος εξοπλισμός που αποκτήθηκε από την Πράξη για να υποστηρίξει τη δράση, εγκαταστάθηκε στο Data Center του Κέντρου Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΚΗΔ) Ιδρύματος, και θα φιλοξενήσει το ψηφιακό υλικό που πρόκειται να παραχθεί. Επίσης στην Κεντρική Βιβλιοθήκη του Α.Π.Θ. είναι διαθέσιμο τοπικό δίκτυο ηλεκτρονικών υπολογιστών που χρησιμοποιείται από το προσωπικό της ΒΚΠ. Επίσης διατίθεται νησίδα Η/Υ και ασύρματο δίκτυο που χρησιμοποιείται από τους επισκέπτες της ΒΚΠ. Τέλος για τις ανάγκες εκπαίδευσης στον ίδιο χώρο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης διατίθενται δύο νησίδες Η/Υ συνολικής δυναμικότητος 53 Η/Υ. Β) Λογισμικό: Η διάθεση ψηφιοποιημένου υλικού από την ΒΚΠ πραγματοποιείται μέσω λογισμικού ελεύθερου λογισμικού ανοικτού κώδικα (Invenio). Η υπηρεσία είναι προσβάσιμη μέσω διαδικτύου σύμφωνα με διεθνή πρότυπα. Το λογισμικό πληροί βασικές βιβλιοθηκονομικά πρότυπα προϋποθέσεις όπως MARC21 (Machine Readable Cataloging, XML (Extensible Markup Language) και του προτύπου OAI-PMH (Open archives initiative Protocol for Metadata Harvesting). Επίσης υποστηρίζει αναζήτηση πλήρους κειμένου, προσφέρει μεγάλες δυνατότητες παραμετροποίησης, επίσης «φιλικό» για το χρήστη Interface πολλές δυνατότητες επικαιροποίησής του. Γ) Τεχνική Υποστήριξη: Η τεχνική υποστήριξη παρέχετε από τετραμελή ομάδα του «Τμήματος Συστημάτων και Τεχνολογίας» που προαναφέρεται στην παράγραφο Α1.2.3 του παρόντος. Η ομάδα βρίσκεται σε διαρκή συνεργασία με το Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΚΗΔ) και την αντίστοιχη Επιτροπή Δικτύων Επικοινωνιών και Πληροφορικής (ΕΔΕΠ) του Α.Π.Θ. σε θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητές τους. Α1.2.5 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου Κατά την προετοιμασία του έργου πραγματοποιήθηκαν: Έρευνα αγοράς και τεχνολογικών λύσεων που παρέχονται, καθώς και συναντήσεις με προμηθευτές υποδομών πληροφορικής Αρχική προσέγγιση κόστους και εκτίμηση παραγόντων επιτυχίας του εγχειρήματος. Καταγραφή του πλήθους των τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση. Τα παραπάνω στοιχεία που συνοψίζονται στα παραδοτέα «2.1.1 «Κατάλογος των προς ψηφιοποίηση τεκμηρίων» και 2.1.2 «Καθορισμός ποιοτικών παραμέτρων Αναφορά Σελίδα 12 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου αναγκών» χρησιμοποιήθηκαν για τη σύνταξη του παρόντος δελτίου, και τα οποία παρατίθενται ως παράρτημα_c5.2. και παράρτημα_c5.3 αντίστοιχα Στο έργο θα χρησιμοποιηθεί η τεχνογνωσία που αποκτήθηκε κατά τη διεξαγωγή των προγραμμάτων «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ», «Εκσυγχρονισμός του συστήματος βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ.- 2ο Κ.Π.Σ», «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ Γ ΚΠΣ» και «Ψηφιοποίηση συλλογών νεοελληνικής γραμματείας και τέχνης» από τη Βιβλιοθήκη. Σελίδα 13 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Αντικείμενο του έργου είναι η ψηφιοποίηση συλλογών της ΒΚΠ. Στα πλαίσια του παρόντος έργου θα ψηφιοποιηθούν ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες, περιοδικά και βιβλία από τις συλλογές του ΒΚΠ που δεν έχουν κανένα περιορισμό στο θέμα των πνευματικών δικαιωμάτων (copyright) τεκμήρια μέχρι το 1920. Κατηγορίες υλικού που θα ψηφιοποιηθεί, θα καταλογογραφηθεί και θα διατεθεί στο διαδίκτυο μέσω του Ηλεκτρονικού Καταλόγου της Βιβλιοθήκης OPAC και της ιστοσελίδας της ΒΚΠ http://www.lib.auth.gr 1. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες 2. Ημερολόγια 3. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα. Το υλικό που θα ψηφιοποιηθεί δεν υπόκειται σε περιορισμούς πνευματικών δικαιωμάτων. Το φυσικό αντικείμενο του έργου θα περιλαμβάνει τη ψηφιοποίηση των τεκμηρίων με μέσα ανάλογα της φυσικής τους κατάστασης ώστε να μην υποστούν την παραμικρή αλλοίωση ή ταλαιπωρία. Η επιλογή του μηχανήματος ψηφιοποίησης από την πλευρά του αναδόχου πρέπει να έχει την αποδοχή της ΒΚΠ. Οι ελάχιστες απαιτήσεις που οφείλει να ικανοποιεί το μηχάνημα ψηφιοποίησης αναφέρονται στις παραγράφους Α3.2.2.2 και Α3.6 του παρόντος, και σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να μπορεί να ικανοποιήσει όλες τις προδιαγραφές ψηφιοποίησης που αναπτύσσονται στις παραγράφους Α3.2.2/C3.2.2 και Α3.2.3/C3.2.3. Για τις περιοδικές εκδόσεις θα δημιουργηθεί εγγραφή με βάση το τεύχος του κάθε περιοδικού ή εφημερίδας, ενώ στην περίπτωση των βιβλίων θα γίνει ψηφιοποίηση του τεκμηρίου και απλή μεταφόρτωση των μεταδεδομένων που υπάρχουν ήδη στο σύστημα καταλόγου (opac) της ΒΚΠ. Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης ψηφιακής βάσης με τεκμήρια της ΒΚΠ τα οποία θα είναι κατά το δυνατόν πιστή αποτύπωση των πρωτοτύπων τα οπία θα είναι αναζητήσιμα και προσβάσιμα μέσω λογισμικού της ΒΚΠ και μηχανών αναζήτησης τύπου GOOGLE στο ευρύ κοινό. Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η Ψηφιακή Βιβλιοθήκη πρέπει να δίνει άμεση πρόσβαση στις πηγές πληροφοριών, ψηφιακές και μη-ψηφιακές, με έναν δομημένο και έγκυρο τρόπο και έτσι να συνδέσει την τεχνολογία πληροφοριών, την εκπαίδευση και τον πολιτισμό στη σύγχρονη υπηρεσία την οποία παρέχει. Το έργο της ψηφιοποίησης έχει ως κύριο στόχο την πρόσβαση μέσω του διαδικτύου σε πολιτιστικό περιεχόμενο που δεν είναι γνωστό ή εύκολα προσβάσιμο στο ευρύ κοινό καθώς επίσης και την προστασία του από τους κινδύνους της φθοράς και της μεγάλης χρήσης ειδικά στις περιπτώσεις παλιών τεκμηρίων. Τα τεκμήρια αυτά αποτελούν πολύτιμα πολιτιστικά τεκμήρια της εθνικής μας κληρονομιάς που συμβάλλουν στην προβολή του νεοελληνικού πολιτισμού, απαραίτητα εργαλεία στην έρευνα και τη διδασκαλία κυρίως των ανθρωπιστικών και όχι μόνο επιστημών. Το έργο θα βοηθήσει στην επίλυση των ακόλουθων σημαντικών προβλημάτων όπως: Σελίδα 14 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α) Εντοπισμός και την μελέτη σημαντικού πολιτιστικού περιεχομένου Β) Κίνδυνος φθοράς ή απώλειας πολύτιμων πρωτότυπων τεκμηρίων Με την συνεισφορά στην επίλυση των προαναφερθέντων προβλημάτων, από το συγκεκριμένο έργο αναμένονται επίσης τα ακόλουθα οφέλη: Εμπλουτισμός του διαδικτύου με μοναδικό υλικό σε ελληνική γλώσσα - Ανάδειξη και αξιοποίηση του πολιτιστικού περιεχομένου που δεν είναι δυνατόν να διατεθεί με άλλο τρόπο - Παροχή πρόσβασης σε όλους τους χρήστες στις πηγές πληροφοριών που διατηρούνται στη Βιβλιοθήκη του Α.Π.Θ., με σεβασμό στα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας - Ευκολότερη πρόσβαση στο υλικό από ειδικές ομάδες του πληθυσμού - Εξασφάλιση μόνιμης δυνατότητας πρόσβασης - Δυνατότητα ενοποιημένης αναζήτησης και πρόσβασης στο ψηφιακό υλικό. - Διασύνδεση του ψηφιακού περιεχομένου εθνικά και διεθνή δίκτυα ψηφιακής γνώσης όπως η Europeana - Εκμετάλλευση της αυξανόμενης σύγκλισης των μέσων επικοινωνίας και των θεσμικών ρόλων για τη δημιουργία και διάδοση του ψηφιακού περιεχομένου. Ο δυνητικά ωφελούμενος πληθυσμός από τα αποτελέσματα του έργου είναι: - η εκπαιδευτική κοινότητα - μελετητές ελληνικών σπουδών στην Ελλάδα και το εξωτερικό - ερευνητές ανθρωπιστικών επιστημών - Δημοσιογραφική κοινότητα - Γενικότερα κάθε πολίτης με πολιτιστικό ενδιαφέρον Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Με το παρόν Έργο, η ΒΚΠ στοχεύει να εμπλουτίσει σε σημαντικό βαθμό το Ιδρυματικό της Αποθετήριο με υλικό μεγάλης σημαντικότητας. Ειδικότερα θα πραγματοποιηθούν: 1. Ψηφιοποίηση α. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες προ του 1920 β. Ημερολόγια γ. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα. 2. Optical Character Recognition τουλάχιστον στα ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες και ημερολόγια (ελληνικό πολυτονικό) 3. Εισαγωγή μεταδεδομένων τεκμηρίωσης και δημιουργία πινάκων περιεχομένων 8000 τεκμηρίων (περίπου) Τελικός στόχος είναι η απόδοση του τεκμηρίου σε μορφή κατά το δυνατόν ίδια με το αρχικό τεκμήριο με μεταδεδομενα που θα δώσουν τη δυνατότητα της αναζήτησης και εύρεσης τους, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα χρήσης του ψηφιοποιημένου τεκμηρίου με όλες τις πιθανές δυνατότητες και άμεσα αλλά και στη διάρκεια του χρόνου. Επίσης στο τέλος του έργου και με δεδομένο το ήδη ψηφιοποιημένο υλικό που υπάρχει στη Ψηφιοθήκη της ΒΚΠ, θα δημιουργηθεί μια βάση ψηφιοποιημένου υλικού στην Σελίδα 15 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ελληνική γλώσσα με σχετικά μεγάλη κάλυψη που θα συνεισφέρει στη δημιουργία βιβλιογραφίας στα ελληνικά και θα καλύψει το αντίστοιχο βιβλιογραφικό κενό στην έρευνα στην ελληνική γλώσσα. Από το πλήθος των συλλογών της Κεντρικής Βιβλιοθήκης καταρτίστηκε κατάλογος των τεκμηρίων, που δεν υπόκειται σε περιορισμούς λόγω των πνευματικών δικαιωμάτων και αποφασίστηκε να ψηφιοποιηθεί υλικό που έχει ενδιαφέρον για το ευρύ κοινό. Τα τεκμήρια αυτά είναι ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας και είναι γραμμένα είτε σε ελληνική γλώσσα είτε είναι ξενόγλωσσα. Τα τεκμήρια επιλέχτηκαν, ώστε να είναι μοναδικά και να μην έχουν ψηφιοποιηθεί από άλλους φορείς. Αποφασίστηκε να ελεγχθούν οι συλλογές των σπανίων βιβλίων της Κεντρικής Βιβλιοθήκης (ελληνικών και ξένων), της Δωρεάς Τρικόγλου (εκτός των 3.819 έργων κυρίως τέχνης, γκραβούρες κ.τ.λ. που είχαν ήδη ψηφιοποιηθεί) καθώς επίσης και οι περιοδικές ελληνικές εκδόσεις (εφημερίδες, περιοδικά και ημερολόγια) που είχαν εκδοθεί πριν το 1920. Ο αρχικός κατάλογος περιελάμβανε 314 ελληνικούς τίτλους περιοδικών εκδόσεων που αντιστοιχούσαν σε 840.000 σελίδες, 2.562 τίτλους σπανίων βιβλίων της συλλογής της Κεντρικής Βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ. που αντιστοιχούν σε 4.306 τόμους και 10.781 τίτλους της Συλλογής Τρικόγλου της Κεντρικής Βιβλιοθήκης που αντιστοιχούν σε 14.012 τόμους. Σε μια εποχή που η ψηφιοποίηση αρχειακών συλλογών είναι πλέον διαδομένη στο διαδίκτυο, αποφασίστηκε να γίνει έλεγχος των παραπάνω επιλεγμένων τίτλων σε ελληνικές και ξένες ψηφιακές βάσεις, προκειμένου να ψηφιοποιηθούν τίτλοι μοναδικοί και πρωτότυποι από τις συλλογές της Κεντρικής Βιβλιοθήκης. Μετά από προσεχτικό έλεγχο και πολλαπλές αναζητήσεις ο κατάλογος των προς ψηφιοποίηση τεκμηρίων μειώθηκε σημαντικά. Ο τελευταίος έλεγχος για αναζήτηση ψηφιοποιημένων τεκμηρίων στο διαδίκτυο έγινε τον Δεκέμβριο του 2011, πριν την έναρξη των εργασιών του υποέργου. Α2.4 Αναλυτικοί πίνακες υλικού 1. Κατάλογος περιοδικών εκδόσεων Η καταγραφή του αρχικού καταλόγου των ελληνικών περιοδικών εκδόσεων αριθμούσε 314 τίτλους που αντιστοιχούσαν σε 840000 σελίδες. Μετά την έρευνα στο διαδίδκτυο (Δεκέμβριος 2011), κυρίως σε ελληνικές ψηφιακές βάσεις, ο αριθμός τους μειώθηκε αρκετά. Θα ψηφιοποιηθούν τελικά 179 τίτλοι που αντιστοιχούν σε 465 τόμους και 199.865 σελίδες. Ακολουθεί συγκεντρωτικός πίνακας : Τεκμήρια Σύνολο τίτλων Σελίδες Τόμοι Τεύχη Ύψος (εκ.) Πλάτος (εκ.) Πάχος (εκ) Κατάσταση Εφημερίδες 11 19209 41 1596 21-35 14-26 1-6,5 3 σε κακή Μεγαλόσχημες Εφημερίδες 5 9830 14 798 36-47 25-30 2-3,5 1 σε κακή Ημερολόγια 54 22839 92 149 11-33 11-24 0,5-3 1 σε κακή Περιοδικά 108 146562 313 5331 20 25 12 28 0,5-9 17 σε κακή Μεγαλόσχημα Περιοδικά 1 1425 5 36 39 27 2 Μέτρια Σύνολα 179 199865 465 7910 Πίνακας 1 : Συγκεντρωτικός κατάλογος Ελληνικών περιοδικών Κεντρικής Βιβλιοθήκης προς Ψηφιοποίηση 2. Κατάλογος της συλλογής σπανίων εκδόσεων Σελίδα 16 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η συλλογή των σπανίων αριθμεί 2562 μοναδικούς ελληνικούς και ξενόγλωσσους (λατινικούς, γαλλικούς, γερμανικούς κ.α.) τίτλους που αντιστοιχούν σε 4305 τεκμήρια (items). Από το σύνολο αυτό κάποια έχουν ήδη ψηφιοποιηθεί στα πλαίσια προηγουμένων έργων από το ίδιο το Α.Π.Θ. Για τα υπόλοιπα έγινε εκτενής έρευνα στο διαδίκτυο (ψηφιακές βάσεις άλλων ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, στη ψηφιακή βάση των Δημοσίων Βιβλιοθηκών, σε εθνικές βιβλιοθήκες του εξωτερικού κ.ά). Μεγάλο μέρος αυτών εντοπίστηκε ψηφιοποιημένο και προστέθηκε το αντίστοιχο πεδίο φιλοξενίας (url : MARC 856) στον δημόσιο κατάλογο της βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ. Από τους παραπάνω τίτλους θα ψηφιοποιηθούν μόνο αυτοί που δεν υπάρχουν στο διαδίκτυο και είναι μοναδικοί εμπλουτίζοντας την ελληνική και ξένη βιβλιογραφία. Αναλυτικά : Τεκμήρια προς ψηφιοποίηση Τίτλοι Σελίδες Σπάνια Ελληνικά Βιβλία 493 209342 Σπάνια Ξενόγλωσσα 491 293153 Πίνακας 2 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση συλλογής σπανίων εκδόσεων 3. Κατάλογος της δωρεάς Τρικόγλου Η δωρεά Τρικόγλου αποτελείται από έντυπο υλικό, φωτογραφίες, χαρακτικά, χάρτες, έργα τέχνης, γελοιογραφίες και κειμήλια κ.ά. Το περιεχόμενο των βιβλίων που ξεκινούν χρονολογικά από το 1495 και φτάνουν στα μέσα του 20ου αιώνα και αποτελούν τον κύριο όγκο της συλλογής, αφορά την ελληνική ιστορία, αρχαιολογία, λαογραφία και λογοτεχνία, με ιδιαίτερο ενδιαφέρον στην Ελληνική Επανάσταση του 1821. Από τη συλλογή Τρικόγλου που περιλαμβάνει 14.012 τεκμήρια ψηφιοποιήθηκε ένα αριθμός τεκμηρίων και για τα εναπομείναντα 11.000 έντυπα τεκμήρια έγινε εκτενής έρευνα στο διαδίκτυο (σε ψηφιακές βάσεις άλλων ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, στη ψηφιακή βάση των Δημοσίων Βιβλιοθηκών, σε εθνικές βιβλιοθήκες του εξωτερικού κ.ά.). Μεγάλο μέρος αυτών εντοπίστηκε ψηφιοποιημένο και προστέθηκε το αντίστοιχο πεδίο φιλοξενίας (url : MARC 856) στον δημόσιο κατάλογο της βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ. Από τους παραπάνω τίτλους θα ψηφιοποιηθούν μόνο αυτοί που δεν υπάρχουν στο διαδίκτυο και είναι μοναδικοί, εμπλουτίζοντας την ελληνική και ξένη βιβλιογραφία. Τεκμήρια προς ψηφιοποίηση Τίτλοι Σελίδες Ελληνικά Βιβλία Συλλογής Τρικόγλου 535 60000 Ξένια Βιβλία Συλλογής Τρικόγλου 1275 285664 Πίνακας 3 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση δωρεάς Τρικόγλου Α2.5 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Κρίσιμος Παράγοντας Επιτυχίας Τήρηση χρονοδιαγράμματος Διαγωνισμού Τύπος 1 Δ Σχετικές Ενέργειες Αντιμετώπισης Ενδεχόμενη μη τήρηση των χρόνων υλοποίησης του έργου μπορεί να οφείλεται σε: - Ενστάσεις ή προσφυγές των υποψηφίων αναδόχων κατά των αποφάσεων 1 Τ = Τεχνικός/Τεχνολογικός, Ο = Οργανωτικός, Δ = Διοικητικός, Κ = Κανονιστικός Σελίδα 17 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου κατακύρωσης των διαδικασιών διαγωνισμών - Καθυστέρηση υπογραφής των συμβάσεων με τους αναδόχους - Παρατηρήσεις και επανυποβολές κατά τις διαδικασίες παράδοσης-παραλαβής παραδοτέων - Άλλες απρόβλεπτες συνθήκες ή φυσικές καταστροφές. Έχει προβλεφθεί επαρκής χρόνος για την υλοποίηση, πιλοτική λειτουργία και έλεγχο της ποιότητας των παραδοτέων σε όλες τις φάσεις του έργου. Διοίκηση του Έργου Εξειδικευμένο και καταρτισμένο προσωπικό με γνώσεις στο αντικείμενο Προετοιμασία υποδομής Αξιόπιστο τελικό προϊόν Συνέργεια με το Ο.Π.Σ.Β. Επιλογή κατάλληλου υλικού Διατήρηση ακεραιότητας πρωτοτύπων Ο Ο.Δ. Τ,Δ Τ Τ,Δ Τ Ο.Δ.Κ Ορισμός ικανού σχήματος και διαδικασιών διοίκησης του έργου από πλευράς αναδόχου, με ξεκάθαρο οργανόγραμμα, αρμοδιότητες, επικοινωνία και επάρκεια Απασχόληση αποδεδειγμένα έμπειρων υπαλλήλων μετά από συνεργασία με ΒΚΠ Διευθέτηση χώρου για την εγκατάσταση κατάλληλου εξοπλισμού που θα διατεθεί από τον ανάδοχο για την ψηφιοποίηση. Προμήθεια εξοπλισμού και αποθηκευτικών μέσων για τη φιλοξενία και διάθεση του ψηφιοποιημένου υλικού. - Πλήρης εναρμόνιση προσφερόμενων υπηρεσιών με τις ζητούμενες ελάχιστες προδιαγραφές. - Συμμόρφωση με τα διεθνή πρότυπα. - εμπειρία του αναδόχου, χρήση ώριμων τεχνολογιών ψηφιοποίησης και σήμανσης με μεταδεδομένα - Τμηματική παράδοση με ταυτόχρονο έλεγχο και άμεση διάθεση στο κοινό. Διαρκής αξιολόγηση της διαδικασίας, διόρθωση μεθοδολογίας, όταν απαιτείται Συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της κεντρικής δράσης του Ο.Π.ΣΒ., σε επίπεδο τεχνολογιών, σήμανσης με μεταδεδομένα καθώς και διαλειτουργικότητας που υιοθετεί Επιλογή υλικού με εκπαιδευτική/πολιτιστική αξία, το οποίο δεν υπόκειται σε περιορισμούς προστασίας πνευματικών δικαιωμάτων. Δημιουργία πρωτοκόλλου ψηφιοποίησης. Προετοιμασία του υλικού. Εξασφάλιση μεθόδων που προστατεύουν την ακεραιότητα των ευαίσθητων πρωτοτύπων Σελίδα 18 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου (σπάνια τεκμήρια κτλ) με χρήση κατάλληλου εξοπλισμού και χειρισμό από εξειδικευμένο προσωπικό. Τήρηση χρονοδιαγράμματος υλοποίησης Κ.Ο Αυστηρή τήρηση των αντίστοιχων πινάκων παραδοτέων και των πινάκων συμμόρφωσης Τήρηση όλων των διαδικασιών για τη ψηφιοποίηση, σάρωση, επεξεργασία και εισαγωγή δεδομένων όπως τα ορίζει η ΒΚΠ Η ΒΚΠ θα περιγράψει αναλυτικά τη διαδικασία ψηφιοποιήσης, σάρωσης, την επεξεργασία αυτών για την απόδοση του Ο.Δ καλύτερου αποτελέσματος αλλά δημιουργία και αντιστοίχιση με τα ανάλογα μεταδεδομένα Πίνακας 4 : Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου Σελίδα 19 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.2.1 Απαιτήσεις Ψηφιοποίησης 1. Α3.2.1.1 Με τον όρο «Ψηφιοποίηση» νοείται η μετατροπή του υπό επεξεργασία υλικού σε κατάλληλη ψηφιακή μορφή, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και η εισαγωγή του σε λογισμικό όπως θα ορίσει η ΒΚΠ. Η μετατροπή θα γίνει σε υλικό που θα επιλέξει και θα υποδείξει η ΒΚΠ από ειδικά καταρτισμένο προσωπικό του Αναδόχου. Το αποτέλεσμα της Ψηφιοποίησης θα συμπεριλαμβάνει τόσο τα ψηφιακά αρχεία σε κατάλληλες μορφές όπως tiff, pdf, jpeg, κ.λπ. όσο και τις βιβλιογραφικές εγγραφές τους για κάθε τεκμήριο περιοδικών, εφημερίδων και ημερολογίων από τις αντίστοιχες συλλογές, πάντα σύμφωνα με τα διεθνή και καθιερωμένα πρότυπα σε MARC XML. 2. Α3.2.1.2 Η ψηφιοποίηση αφορά κυρίως σπάνια βιβλία και περιοδικά τα οποία θα είναι άμεσα διαθέσιμα προς χρήση και επεξεργασία. Τα ψηφιακά τεκμήρια στο σύνολό τους θα αναρτηθούν στo υφιστάμενo λογισμικό Ψηφιακής Βιβλιοθήκης και Ιδρυματικού Αποθετηρίου του ΑΠΘ (INVENIO v1.x - http://invenio-software.org/) και θα είναι διαθέσιμα στην ελληνική και διεθνή ερευνητική κοινότητα μέσω του Διαδικτύου. 3. Α3.2.1.3 Τα βασικά βήματα ψηφιοποίησης είναι τα ακόλουθα: Προετοιμασία του υλικού προς ψηφιοποίηση. Ψηφιοποίηση του υλικού. Επεξεργασία της εικόνας σε σταθμό επεξεργασίας του υποψήφιου αναδόχου αν απαιτείται (διόρθωση χρωμάτων, γεωμετρίας, κ.λπ.) και αποθήκευση σε δύο διαφορετικές αναλύσεις. Α3.2.2 Χειρισμός πρωτοτύπων Το προς ψηφιοποίηση υλικό είναι παλαιό (προ του 1920), ιδιαίτερης αξίας και ως εκ τούτου ο Ανάδοχος θα πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στις παρακάτω επισημάνσεις: 1. (Α3.2.2.1) Όλα τα πρωτότυπα θεωρούνται εξαιρετικά ευαίσθητα. Ως εκ τούτου κάθε υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει στην προσφορά του: Τις κατάλληλες τεχνικές ψηφιοποίησης και συνθήκες χειρισμού (ανάμεσά τους και η παραλαβή και παράδοση του υλικού) & περιβάλλοντος ώστε να μην προκληθούν φθορές και αλλοίωση των πρωτοτύπων. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι κανένα πρωτότυπο δεν θα ψηφιοποιηθεί με μέσο το οποίο θα καταπονήσει φυσικά το τεκμήριο. 2. (Α3.2.2.2) Στο συγκεκριμένο υλικό για λόγους προστασίας των πρωτοτύπων η σάρωση επιβάλλεται να γίνει με σαρωτή υπερκείμενης κάμερας (book scanner). Όπου αυτό είναι δυνατόν προτείνεται μηχάνημα που να παρέχει όλες εκείνες τις προϋποθέσεις, ώστε το τεκμήριο να υποστεί τη μικρότερη δυνατή πίεση και ιδανική γι αυτό λύση είναι η ρομποτική ψηφιοποίηση, τέτοια μηχανήματα χρησιμοποιούν τη μέθοδο της αναρρόφησης για το «γύρισμα» των σελίδων κάτι που «ταλαιπωρεί» λιγότερο τα τεκμήρια και ενδείκνυται για παλιά αλλά ακόμη και φθαρμένα τεκμήρια. Η χρήση άλλων μη ειδικών μηχανημάτων μπορεί να οδηγήσει στη φθορά και στην αλλοίωση του επιθυμητού αποτελέσματος. Επίσης το Σελίδα 20 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ρομποτικό μηχάνημα ψηφιοποίησης μπορεί να αποδώσει το μέγιστο δυνατόν αποτέλεσμα στο μικρότερο δυνατό χρόνο (ενδεικτικά υπάρχουν ρομποτικά μηχανήματα που αποδίδουν ως και πάνω από 1500 σελίδες/ώρα κατά περίπτωση). Σε διαφορετική περίπτωση για μεγαλόσχημο υλικό η ανάδοχος εταιρεία θα διαθέσει ανάλογο μηχάνημα. Τα τελικά αρχεία θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από παραμόρφωση λόγω καμπύλωσης και σκιάς στο εσωτερικό του βιβλίου. Επίσης, είναι επιθυμητή η όσο το δυνατόν μικρότερη έκθεση του υλικού αυτού σε υπεριώδη ακτινοβολία από φωτεινές πηγές, φυσικές ή τεχνητές, οι οποίες θα το θέσουν σε κίνδυνο να αλλοιωθεί σε βάθος χρόνου 3. (Α3.2.2.3) Στις διαδικασίες ψηφιοποίησης του υλικού οι οποίες θα πρέπει κατ ελάχιστον να είναι σύμφωνες με τις προδιαγραφές του «Οδηγού καλών πρακτικών για την ψηφιοποίηση και τη μακροπρόθεσμη διατήρηση του πολιτιστικού περιεχομένου», που υλοποιήθηκε στο πλαίσιο της Πρόσκλησης 65 του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Κοινωνία της Πληροφορίας» 2000-2006 του Γ Κ.Π.Σ. και του οδηγού «Προδιαγραφές και χαρακτηριστικά διαλειτουργικότητας για ανοιχτό τεκμηριωμένο ψηφιακό περιεχόμενο», που εκπονήθηκε από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και συμπληρώνει τον προηγούμενο με τις νεώτερες εξελίξεις στο χώρο, ενώ ενσωματώνει και την ευρωπαϊκή και ελληνική «στρατηγική» όπως αυτή έχει διαμορφωθεί από την έως τώρα εμπειρία Α3.2.3 Ψηφιοποίηση υλικού 1. (Α3.2.3.1) Πριν την έναρξη της ψηφιοποίησης θα εγκατασταθεί από τον Ανάδοχο στο χώρο που θα ορίσει το ΑΠΘ ο εξοπλισμός που θα χρησιμοποιηθεί. Ο συγκεκριμένος εξοπλισμός θα ανήκει στον Ανάδοχο και θα λειτουργεί με δική του ευθύνη. Ο Ανάδοχος είναι υπεύθυνος για την καλή χρήση του, την τακτική συντήρησή του και την αντικατάσταση τμήματος ή του συνόλου σε περίπτωση φθοράς και καταπόνησης, η οποία επιδρά αρνητικά στην ποιότητα. Ωράριο Ψηφιοποίησης : Ο Ανάδοχος θα μπορεί να έχει πρόσβαση στο χώρο ψηφιοποίησης τις εργάσιμες ημέρες και κατά τις ώρες λειτουργίας της ΒΚΠ για όλους τους μήνες εκτός των επίσημων αργιών και την περίοδο που το ίδρυμα παραμένει κλειστό με σχετική πρυτανική απόφαση. 2. (Α3.2.3.2) Γενικά οι εργασίες και τεχνικές ψηφιοποίησης θα περιλαμβάνουν διάφορες μεθόδους και τεχνικές, ανάλογα με το προς ψηφιοποίηση υλικό και θα ακολουθούν τα διεθνή πρότυπα και τους οδηγούς καλής πρακτικής για την ψηφιοποίηση πολιτιστικού περιεχομένου. Βασικός στόχος είναι η ποιοτική ψηφιοποίηση των τεκμηρίων κάτι το οποίο σημαίνει ανώτερης ποιότητας εικόνες και υψηλής ακρίβειας οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) και ολοκληρωμένα μεταδεδομένα (metadata) με στόχο την πλήρη αποτύπωση του αρχικού τεκμηρίου. Η εκτίμηση των ποσοτικών στοιχείων όσον αφορά στην ψηφιοποίηση συνοψίζεται στον ακόλουθο πίνακα: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΜΟΝΑΔΑΣ Ανάλυση Αριθμός τεκμηρίων Βιβλία 3000 περίπου ~800.000 περίπου Ημερολόγια και ελληνικά περιοδικά και εφημερίδες 8000 τεύχη περίπου ~200.000 περίπου Πίνακας 5 : Περιγραφή υλικού Ο συνολικός αριθμός σελίδων προς ψηφιοποίηση είναι περίπου 1.000.000. Το 99% των τεκμηρίων δεν ξεπερνούν σε μέγεθος σελίδας το Α3 με το υπόλοιπο 1% να βρίσκεται ανάμεσα στο Α3 και Α2. 3. (Α3.2.3.3) Η σάρωση, εφ όσον η μορφή και το μέγεθος του ψηφιοποιούμενου τεκμηρίου το επιτρέπουν, μπορεί να γίνεται ταυτόχρονα για την αριστερή και Σελίδα 21 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου δεξιά σελίδα ενός ανοικτού εντύπου ή βιβλίου. Θα ακολουθήσει επεξεργασία για το διαχωρισμό των σελίδων και την ξεχωριστή αποθήκευσή τους. 4. (Α3.2.3.4) Οι διαστάσεις του ψηφιακού υποκατάστατου που θα προκύψει από τη διαδικασία ψηφιοποίησης θα είναι ίδιες (1:1) με αυτές του τεκμηρίου. Στη συνέχεια θα προκύψουν και αντίγραφα με διαφορετικές αναλύσεις και διαστάσεις. 5. (Α3.2.3.5) Τα προϊόντα ψηφιοποίησης θα υφίστανται την ελάχιστη δυνατή επεξεργασία από τον Ανάδοχο προς την κατεύθυνση της επίτευξης της μέγιστης δυνατής ομοιότητας με το πρωτότυπο τεκμήριο. Αποτελέσματα της επεξεργασίας θα πρέπει να είναι: Διαχωρισμός σελίδων στην περίπτωση ταυτόχρονης σάρωσης αριστερής και δεξιάς σελίδας ενός ανοικτού εντύπου ή βιβλίου. Διόρθωση των χρωμάτων ώστε να προσομοιώνουν ακριβέστερα στο πρωτότυπο. Αποκοπή των περιθωρίων για κάθε σελίδα του τεκμηρίου, όταν απαιτείται. Αλλαγή προσανατολισμού, όταν απαιτείται. Περιορισμός της κύρτωσης που οφείλεται στη βιβλιοδεσία. 6. (Α3.2.3.6) Τα ψηφιακά αρχεία που θα δημιουργηθούν θα πρέπει να είναι πιστά αντίγραφα των πρωτοτύπων τεκμηρίων. Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες δυνατότητες οι οποίες είναι επιθυμητό να προσφέρει ο εξοπλισμός του υποψηφίου αναδόχου, έτσι ώστε να διασφαλισθεί η υψηλή ποιότητα ψηφιοποίησης του υλικού Τα ψηφιακά αρχεία που θα δημιουργηθούν θα πρέπει να είναι πιστά αντίγραφα των πρωτοτύπων τεκμηρίων και με ποιότητα και ανάλυση που θα συνάδει με το κάθε τεκμήριο. Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες δυνατότητες, που είναι επιθυμητό να υποστηρίζονται έτσι ώστε να διασφαλισθεί η υψηλή ποιότητα ψηφιοποίησης του υλικού: (Α3.2.3.6.1) craddle (αντιστάθμισμα της καμπυλότητας των ψηφιακών αντιγράφων) (Α3.2.3.6.2) despeckle (καθαρισμός εντύπου από κουκκίδες) (Α3.2.3.6.3) καθαρισμός εντύπου από κηλίδες, κιτρίνισμα, κ.λπ. (Α3.2.3.6.4) deskewing (ευθυγράμμιση της σαρωμένης εικόνας) (Α3.2.3.6.5) cropping (αποθήκευση ωφέλιμης εικόνας, μεταβλητά περιθώρια, κ.λπ.) (Α3.2.3.6.6) υψηλές αναλύσεις σάρωσης δυνατότητα ψηφιοποίησης τεκμηρίων διαφόρων μεγεθών. (Α3.2.3.6.7) Τήρηση των απαιτούμενων διαδικασιών ασφάλειας με σκοπό το μηδενισμό του κινδύνου ολικής ή μερικής απώλειας του ψηφιοποιημένου υλικού. Ο ανάδοχος οφείλει να παρουσιάσει ολοκληρωμένο σχέδιο για διαχείριση κινδύνων. (Α3.2.3.6.8) Επιθυμητό Clipping σε επίπεδο άρθρου 7. (Α.3.2.3.7) Ανάλυση και Χρωματικό Βάθος Η ψηφιακή αποτύπωση απαιτείται να γίνεται στη μέγιστη ανάλυση που θεωρείται ικανοποιητική για το συγκεκριμένο αντικείμενο. Παρακάτω ακολουθεί ένας πίνακας με τις ελάχιστες απαιτήσεις σε ανάλυση και χρωματικό βάθος για το ψηφιακό υποκατάστατο. Πρωτότυπο αντικείμενο Ελάχιστη ανάλυση Χρωματικό βάθος Φωτοτυπημένο υλικό (ασπρόμαυρο) 300 dpi 8 bit γκρι Έντυπο υλικό (ασπρόμαυρο) 300 dpi 8 bit γκρι Σελίδα 22 από 37

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Έντυπο υλικό (έγχρωμο) 300 dpi 24 bit Φωτογραφίες (ασπρόμαυρες) 600 dpi 8 bit γκρι Φωτογραφίες (έγχρωμες) 600 dpi 24 bit Πίνακας 6 : Ανάλυση και Χρωματικό Βάθος 8. (Α.3.2.3.8) Τα ψηφιακά αρχεία θα παραδοθούν ως εξής: Το σύνολο των αρχείων που θα παραχθούν θα αποθηκεύονται και θα παραδίδονται σε κατάλληλους διακομιστές που θα υποδείξει η ΒΚΠ και θα παρέχονται για τις ανάγκες εκτέλεσης του Έργου. Για λόγους μεγαλύτερης ασφάλειας, ο Ανάδοχος θα διατηρεί αντίγραφα ασφαλείας με τα ψηφιακά αρχεία σε εξωτερικούς σκληρούς δίσκου ή/και άλλα πρόσφορα μέσα. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να προβλέψει τη χρήση των παραπάνω δίσκων ή άλλων μέσων και να προσφέρει όσους δίσκους απαιτούνται για την ομαλή εκτέλεση του έργου της ψηφιοποίησης. Το σύνολο των αρχείων που θα παραχθούν θα παραδοθούν τελικά σε κατάλληλους εξωτερικούς σκληρούς δίσκους. Α3.2.4 Τύποι Αρχείων Οι τύποι των αρχείων στους οποίους θα αποθηκεύονται τα ψηφιακά αντίγραφα πρέπει να βασίζονται σε πρότυπα συμβατά με όσο το δυνατό περισσότερες πλατφόρμες και με ευρεία αποδοχή κατά προτίμηση ανοικτά. Συγκεκριμένα: Α.3.2.4.1 Ένα αρχείο PDF ανά τεκμήριο σε μέτρια ανάλυση και μέτρια συμπίεση με σκοπό την ανάρτησή τους σε λογισμικό της ΒΚΠ του ΑΠΘ. Τα αρχεία αυτά θα είναι προσβάσιμα μέσω διαδικτύου. Κύριο μέλημα στη δημιουργία των αρχείων αυτών είναι η ισορροπία ανάμεσα στην αναγνωσιμότητα και στην ευκολία μεταφοράς τους. Α.3.2.4.2 Επιμέρους αρχεία JPEG με το εξώφυλλο κάθε τεκμηρίου για εύκολη εύρεση της συγκεκριμένης έκδοσης από τον χρήστη. Τα αρχεία των εξωφύλλων θα έχουν μέγεθος 150 pixels στη μικρότερη διάσταση και θα χρησιμοποιείται ως thumbnail. Α.3.2.4.3 Επιμέρους αρχεία JPEG με το εξώφυλλο κάθε τεκμηρίου μεγέθους 600 pixel στη μικρότερη διάσταση. Τα αρχεία αυτά θα χρησιμοποιηθούν για λεπτομερέστερη προεπισκόπηση. Α.3.2.4.4 Επιμέρους αρχεία TIFF ανά σελίδα σε πλήρη ανάλυση και χωρίς συμπίεση Επίσης, πέρα από το ψηφιακό υποκατάστατο απαιτείται να δημιουργούνται τουλάχιστον άλλες δυο εκδοχές του: μία εικόνα κατάλληλη για πρόσβαση από το Διαδίκτυο και μια εικόνα σε σμίκρυνση για προεπισκόπηση. Α.3.2.4.5 Το ψηφιακό υποκατάστατο απαιτείται να αποθηκεύεται σε μορφή TIFF, χωρίς συμπίεση, οι εικόνες που εξυπηρετούν την πρόσβαση από το Διαδίκτυο σε JPEG ή PNG και οι σμικρύνσεις σε JPEG ή GIF, χωρίς να αποκλείονται και άλλοι τύποι αρχείων. Α3.2.5 Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος Με την παράδοση των αρχείων στο ΑΠΘ θα πραγματοποιείται δειγματοληπτικός έλεγχος σε ποσοστό 10% τουλάχιστον ανά κατηγορία του προς ψηφιοποίηση υλικού ώστε να πιστοποιείται η ποιότητά τους και η κάλυψη των απαιτούμενων προδιαγραφών (βάθος χρώματος, ανάλυση, ποιότητα, ονοματολογία, κ.λπ.). Σελίδα 23 από 37