Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Δημιουργία Καινοτόμων Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Ψηφιοποίηση Σπάνιων Βιβλίων και Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης Αναθέτουσα Αρχή: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης - Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Αναθέτουσα Αρχή: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης - Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Προϋπολογισμός: ,25 (χωρίς ΦΠΑ) ,00 (με ΦΠΑ) Διάρκεια : 20 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνίες Διενέργειας Διαγωνισμού: 29/01/2013 (12:00) Αποστολής στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων της ΕΕ: 19/12/2012 Δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 21/12/2012 Αποστολής και δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο:19/12/ /12/ /12/2012 Κωδικός ΟΠΣ :

2 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σελίδα 2 από 38

3 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 3 Πίνακας Πινάκων... 5 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 6 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 7 Συντομογραφίες... 7 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 8 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 8 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 8 Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης... 8 Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 9 Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 9 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας. 11 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α1.2.5 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Α2.4 Αναλυτικοί πίνακες υλικού Α2.5 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.2.1 Απαιτήσεις Ψηφιοποίησης Α3.2.2 Χειρισμός πρωτοτύπων Α3.2.3 Ψηφιοποίηση υλικού Α3.2.4 Τύποι Αρχείων Α3.2.5 Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος Α3.2.6 Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων Α3.2.7 Τεκμηρίωση και Μεταδεδομένα Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα 1 : «Καθορισμός λειτουργικών απαιτήσεων του Έργου» Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα 2 : «Ψηφιοποίηση και επιμέλεια υλικού» Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα 3 : «Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων» Σελίδα 3 από 38

4 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα 4 : «Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων εφημερίδων και περιοδικών» Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού Α3.7 Διαλειτουργικότητα Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Α4.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας Α4.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Α4.5 Υπηρεσίες Συντήρησης Α4.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Α5.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου Α5.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών του συγκεκριμένου έργου Α5.4 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης Α5.5 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου Σελίδα 4 από 38

5 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Πινάκων Πίνακας 1 : Συγκεντρωτικός κατάλογος Ελληνικών περιοδικών Κεντρικής Βιβλιοθήκης προς Ψηφιοποίηση Πίνακας 2 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση συλλογής σπανίων εκδόσεων Πίνακας 3 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση δωρεάς Τρικόγλου Πίνακας 4 : Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου Πίνακας 5 : Περιγραφή υλικού Πίνακας 6 : Ανάλυση και Χρωματικό Βάθος Πίνακας 7 : Διαλειτουργικότητα υποσυστημάτων Πίνακας 8 : Αλληλεπίδραση υπηρεσιών Πίνακας 9 : Συγκεντρωτικός Πίνακας Φάσεων Έργου Πίνακας 10 : Αναλυτικός Πίνακας Φάσεων Έργου Πίνακας 11 : Πίνακας Παραδοτέων Έργου Πίνακας 12 : Πίνακας Οροσήμων Έργου Σελίδα 5 από 38

6 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Με την παρούσα Διακήρυξη προκηρύσσεται το υποέργο 1: «Ψηφιοποίηση Σπανίων Βιβλίων & Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης» Αντικείμενο του έργου είναι η συνέχιση της ψηφιοποίησης των συλλογών της ΒΚΠ. Στα πλαίσια του παρόντος έργου θα ψηφιοποιηθούν ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες, περιοδικά και βιβλία από τις συλλογές της ΒΚΠ που δεν έχουν κανένα περιορισμό στο θέμα των πνευματικών δικαιωμάτων (copyright) τεκμήρια μέχρι το Θα ψηφιοποιηθούν, θα καταλογογραφηθούν και θα διατεθούν στο διαδίκτυο μέσω λογισμικού της ΒΚΠ διαθέσιμη από την ιστοσελίδα της βιβλιοθήκης οι παρακάτω κατηγορίες υλικού : 1. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες 2. Ημερολόγια 3. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα. Το υλικό που θα ψηφιοποιηθεί δεν υπόκειται σε περιορισμούς πνευματικών δικαιωμάτων. Το φυσικό αντικείμενο του έργου θα περιλαμβάνει τη ψηφιοποίηση των τεκμηρίων με μέσα ανάλογα της φυσικής τους κατάστασης, ώστε να μην υποστούν την παραμικρή αλλοίωση ή ταλαιπωρία. Η επιλογή του μηχανήματος ψηφιοποίησης από την πλευρά του αναδόχου πρέπει να έχει την αποδοχή της ΒΚΠ. Για τις περιοδικές εκδόσεις θα δημιουργηθεί εγγραφή με βάση το τεύχος του κάθε περιοδικού, ενώ στην περίπτωση των βιβλίων θα γίνει ψηφιοποίηση του τεκμηρίου και απλή μεταφόρτωση των μεταδεδομένων που υπάρχουν ήδη στο σύστημα καταλόγου της ΒΚΠ. Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης ψηφιακής βάσης με τεκμήρια της ΒΚΠ τα οποία θα είναι κατά το δυνατόν πιστή αποτύπωση του πρωτοτύπου, αναζητήσιμα και προσβάσιμα μέσω λογισμικού της ΒΚΠ και μηχανών αναζήτησης τύπου GOOGLE στο ευρύ κοινό. Το υλικό αυτό που αφορά την νέα ελληνική ιστορία, λογοτεχνία, τέχνη, αλλά και τις θετικές επιστήμες, θα δώσει ώθηση στους επιστήμονες και τους χρήστες, προσφέροντας ψηφιοποιημένο υλικό κυρίως στην ελληνική γλώσσα καθώς και τα κατάλληλα εργαλεία υποστήριξής και προβολής του στην Ελλάδα και το εξωτερικό. Επιπλέον θα επιτευχθεί η ελεύθερη διάθεση πρωτότυπου και σπάνιου υλικού μέσω της βάσης δεδομένων όπου θα μεταφορτωθούν τα ψηφιακά τεκμήρια. Με τον τρόπο αυτό θα γίνει άμεσα προσιτό σε καθηγητές, φοιτητές, ερευνητές εκπαιδευτικό και ερευνητικό υλικό που διαθέτει η ΒΚΠ. Το υλικό αυτό λόγω της ιδιαίτερης επιστημονικής του αξίας, μελετάται καθημερινά από χρήστες και ερευνητές με αποτέλεσμα λόγω της έκθεσης του μέσω της χρήσης του, τη φθορά του. Μέσω της δημιουργίας και της χρήσης των ψηφιακών αντιγράφων των τεκμηρίων θα αποφευχθεί η περαιτέρω φθορά των πρωτοτύπων. Επίσης θα διατεθεί για χρήση και από χρήστες που δεν έχουν τη δυνατότητα να επισκεφτούν τη ΒΚΠ στο φυσικό της χώρο. Το υλικό που θα ψηφιοποιηθεί θα συμβάλει στην προβολή των νεοελληνικού πολιτισμού διεθνώς. Σελίδα 6 από 38

7 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφία ΕΠ ΨΣ ΑΠΘ ΚΠΣ ΕΔΔΑΠ ΕΠΠΕ ΚΛΔ ΣΕΑΒ ΟΠΣ ΟΠΣΒ ΕΥΔ ΕΛΚΕ PDF JPEG GIF PNG ΤIFF XML OCR MODS ΕΚΤ DC OAI-PMH IFLA Επεξήγηση Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης Επιτροπή Διεξαγωγής Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου Κέντρο Λειτουργίας Δικτύου Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Βιβλιοθήκης Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Portable Document Format Joint Photographics Expert Group Graphics Interchange Format Portable Network Graphics Tagged Image File Format extensible Markup Language Optical Character Recognition Metadata Object Description Schema Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης Dublin Core Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting International Federation of Library Associations Σελίδα 7 από 38

8 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΣΗΣ TOY ΕΠ ΨΦ ΕΥΔ ΨΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΕΛΚΕ - Αριστοτέλειο ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, Πολιτισμού και Αθλητισμού Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Η Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης του Α.Π.Θ. (ΒΚΠ ) ιδρύθηκε το Είναι η δεύτερη σε μέγεθος πανελλαδικά μετά την Εθνική Βιβλιοθήκη, η μεγαλύτερη και καλύτερα οργανωμένη βιβλιοθήκη της Βόρειας Ελλάδας και μία από τις μεγαλύτερες στα Βαλκάνια. Έχει στόχο την υποστήριξη των εκπαιδευτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του ιδρύματος, καθώς και τη συμβολή στη συνολική πνευματική και πολιτιστική ανάπτυξη της πανεπιστημιακής κοινότητας και του ευρύτερου κοινωνικού συνόλου. Η ΒΚΠ υπήρξε από τις πρώτες βιβλιοθήκες στην Ελλάδα που μηχανογραφήθηκε το Έχει παρουσιάσει μια εντυπωσιακή αναβάθμιση υπηρεσιών τα τελευταία χρόνια, που οφείλεται σε μεγάλο βαθμό στις χρηματοδοτήσεις μέσω των Προγραμμάτων ΕΠΕΑΕΚ Ι και ΙΙ. Σημαντικό ρόλο στην αναβάθμιση των υπηρεσιών παίζει και η πρόσβαση στις βάσεις των ηλεκτρονικών περιοδικών (HEAL-Link), η οποία μέχρι και σήμερα καλύφθηκε κεντρικά από τις δημόσιες επενδύσεις ή άλλες πηγές του ΥΠΕΠΘ. Η ΒΚΠ ήταν από τις πρώτες ελληνικές βιβλιοθήκες που ανέπτυξαν καινοτόμες ψηφιακές υπηρεσίες, όπως online πληροφόρηση (2004), ηλεκτρονικά μαθήματα (2004), καταθετήριο διδακτορικών διατριβών (2003) και μεταπτυχιακών διατριβών (2008), ψηφιοποίηση συλλογών (2004) και Ιδρυματικό Καταθετήριο Επιστημονικών Εργασιών (2009). Η ΒΚΠ έχει εμπειρία στην εκτέλεση έργων και την εφαρμογή Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) και έχει ολοκληρώσει επιτυχώς τρία σημαντικά σχετικά έργα του Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης: 1. «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ» ( ) 2. «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ Γ ΚΠΣ» ( ) 3. «Ψηφιοποίηση συλλογών νεοελληνικής γραμματείας και τέχνης» ( ) Α1.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (ΕΛΚΕ του ΑΠΘ δημιουργήθηκε για να καλύψει τις ανάγκες της ερευνητικής δραστηριότητας. Η Επιτροπή Ερευνών (Ολομέλεια) αποτελείται από ισάριθμα με τα τμήματα μέλη ΔΕΠ (42), τα οποία εκλέγονται από τις ΓΣ των Τμημάτων. Η Επιτροπή Ερευνών αποτελεί το ένα από τα δύο όργανα διοίκησης και διαχείρισης του ΕΛΚΕ. Οι αρμοδιότητες της Επιτροπή Ερευνών περιλαμβάνουν την χάραξη της ερευνητικής πολιτικής του Ιδρύματος και τις συναφείς ενέργειες, την αποδοχή, διάθεση κονδυλίων για την υλοποίηση των έργων, την κατάρτιση ετήσιων οικονομικών και επιστημονικών προγραμματισμών/απολογισμών και την εξασφάλιση της λειτουργίας του «Ειδικού Λογαριασμού». Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ, Σελίδα 8 από 38

9 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου αποτελεί το 2ο όργανο διοίκησης και διαχείρισης του ΕΛΚΕ με αρμοδιότητες την παρακολούθηση της λογιστικής και διαχειριστικής κίνησης του «Ειδικού Λογαριασμού», την εκτέλεση αποφάσεων της Επιτροπή Ερευνών και γραμματειακής εξυπηρέτησης και την υποβολή εισηγήσεων για θέματα λειτουργίας και ανάπτυξης του «Ειδικού Λογαριασμού». Στελεχώνεται από 65 άτομα σε τμήματα όπως Marketing, Οικονομικής Διαχείρισης, Παρακολούθησης Έργων, Οικονομικών Συναλλαγών, Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος, Διαχείρισης Ποιότητας, Δημοσιότητας, Νομικής Υποστήριξης, Διαμεσολάβησης και Κινητικότητας Ερευνητών. Η Επιτροπή Ερευνών του ΑΠΘ έχει αναπτύξει ένα ολοκληρωμένο και σύγχρονο τεχνολογικά Πληροφοριακό Σύστημα (ResCom). Το σύστημα καλύπτει όλες τις ανάγκες διαχείρισης ερευνητικών έργων, λειτουργικές ανάγκες και παρέχει πλήρη εικόνα των δραστηριοτήτων της. Η Επιτροπή Ερευνών φροντίζει για την οργάνωση, την απρόσκοπτη λειτουργία και την ποιοτική διαχείριση των παραγόμενων νέων γνώσεων και υπηρεσιών, που αναπτύσσονται από το επιστημονικό του προσωπικό. Ο ΕΛΚΕ εφαρμόζει Σύστημα Διαχείρισής Ποιότητας κατά ISO , Σύστημα Διαχείρισής Έργων σύμφωνα με το πιστοποιητικό υπ αριθμ / και εσωτερικό κανονισμό διαχείρισης της έκδοσης 15. Α1.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς στην υλοποίηση τη λειτουργία του Έργου Α1.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Η διοίκηση, και οικονομική παρακολούθηση του έργου επιτελείται από τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας του Α.Π.Θ. Η Επιστημονική Μονάδα Υλοποίησης αποτελούμενη από τους: - Επιστημονικώς υπεύθυνος έργου : Χρήστος Μπαμπατζιμόπουλος, καθηγητής της Γεωπονικής Σχολής του ΑΠΘ, διευθυντής του Εργαστηρίου Γενικής και Γεωργικής Υδραυλικής και Βελτιώσεων. Πρόεδρος της Επιτροπής Εποπτείας της ΒΚΠ από τον Σεπτέμβριο του 2006 μέχρι σήμερα. - Υπεύθυνη υλοποίησης : Κλωντίνη Ξενίδου Δέρβου, ΕΕΔΙΠ Τμήματος Φυσικής, υπεύθυνη Βιβλιοθήκης Τμήματος Φυσικής. Συμμετείχε στην Επιτροπή Υλοποίησης των έργων ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ και ΙΙΙ για το Σύστημα Βιβλιοθηκών ΑΠΘ. Μέλος της Επιτροπής Εποπτείας του Συστήματος των Πανεπιστημιακών Βιβλιοθηκών ΑΠΘ. Μέλος του Δ.Σ. του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ). - Τεχνικός υπεύθυνος : Τριαντάφυλλος Χατζηαντωνίου, ΕΕΔΙΠ Τμήματος Φυσικής, υπεύθυνος Υπολογιστικού Κέντρου Τμήματος Φυσικής. Συμμετείχε στην Επιτροπή Υλοποίησης των έργων ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ και ΙΙΙ για το Σύστημα Βιβλιοθηκών ΑΠΘ. Συντονιστής Γραφείου Συστημάτων και Τεχνικής Υποστήριξης της ΒΚΠ. Η Επιτροπή Παραλαβής και Πιστοποίησης Ποιότητας Παραδοτέων της πράξης έχει σκοπό την εξασφάλιση αποτελεσματικού ελέγχου της ποσότητας και της ποιότητας των υπηρεσιών και του τελικού παραδοτέου αποτελέσματος και απαρτίζεται από τους: 1. Μούγιος Βασίλειος, Καθηγητής Τμ. Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού Α.Π.Θ. 2. Κραλίδης Απόστολος, Επίκουρος Καθηγητής Τμ. Ποιμαντικής και Κοινωνικής θεολογίας Α.Π.Θ. 3. Παπαδάκη Δέσποινα, Διοικητική υπάλληλο ΚΒ Σελίδα 9 από 38

10 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η Επιτροπή Παραλαβής θα παραλαμβάνει θα ελέγχει και θα πιστοποιεί τα επιμέρους παραδοτέα της πράξης. Στις περιπτώσεις που απαιτείται θα προβαίνει σε επιτόπιους ελέγχους της λειτουργίας και τις ποιότητας των προϊόντων και των υπηρεσιών που θα ολοκληρώνονται. Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης ορίσθηκαν από τον ΕΛΚΕ με εσωτερικές διαδικασίες που προβλέπονται στον κανονισμό λειτουργίας του οι ακόλουθες επιτροπές: Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ), αρμοδιότητα της οποίας αποτελεί η διενέργεια και η αξιολόγησης των προσφορών του διαγωνισμού, με τακτικά μέλη : 1. Στεργίου Αναστασία, Μόνιμο Υπάλληλο Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 2. Κοτεφά Κωνσταντίνο., Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 3. Παπαδοπούλου Σοφία, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 4. Αμανατίδη Ευστάθιο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 5. Εμμανουηλίδου Ευφροσύνη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. Και αναπληρωματικά: 1. Νάστα-Μήτρου Αικατερίνη, Μόνιμη Υπάλληλο Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 2. Βανού Πολυξένη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 3. Σαραγιώτη Αντώνιο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 4. Παλικισιανό Νικόλαο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 5. Δρεπανίδου Ελένη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. Επιτροπή Ενστάσεων, με αρμοδιότητα την εξέταση των ενστάσεων που τυχόν θα υποβληθούν, με τακτικά μέλη : 1. Κοσέογλου Ελευθερία, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 2. Βογιανου-Ραμπότα Φωτεινή, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 3. Χατζηράκη Χρυσούλα, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 4. Χρήστου Ειρήνη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 5. Χαμουρούδη Ροδόπη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. Και αναπληρωματικά: 1. Αϊβαλιώτου Αρετή, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 2. Λιόλιου Φωτεινή, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 3. Ζαπουνίδου Σοφία, Μόνιμη Υπάλληλο Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 4. Θεοδορόπουλο Θεόδωρο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 5. Χατζηκουκούτση Γεωργία, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. Επιτροπή Παραλαβής Προϊόντων, με αρμοδιότητα την παραλαβή των προϊόντων μετά τον ποιοτικό έλεγχό τους, με τακτικά μέλη : 1. Στεργίου Αναστασία, Μόνιμο Υπάλληλο Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 2. Κοτεφά Κωνσταντίνο., Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 3. Παπαδοπούλου Σοφία, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. Και αναπληρωματικά: 6. Νάστα-Μήτρου Αικατερίνη, Μόνιμη Υπάλληλο Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 7. Βανού Πολυξένη, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. 8. Σαραγιώτη Αντώνιο, Υπάλληλο ΙΔΑΧ Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. Τα μέλη των Επιτροπών ορίστηκαν κατόπιν δημόσιας ηλεκτρονικής κλήρωσης σύμφωνα με το άρθρο 26 του Ν. 4024/2011. Τμήματα/Γραφεία του φορέα λειτουργίας που συντελούν στην υλοποίηση του έργου Σελίδα 10 από 38

11 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α) Τμήμα Συλλογών 1. Γραφείο Καταλογογράφησης και Μεταδεδομένων 2. Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών. Αρχείων και Ειδικών Συλλογών Β) Τμήμα Συστημάτων και Τεχνολογίας 1. Γραφείο Συστημάτων και Τεχνικής Υποστήριξης (Παράγραφος Α1.2.2 του παρόντος) Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) Η Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης Α.Π.Θ. (ΒΚΠ) διαθέτει εμπειρία από το 2002 στον τομέα της ψηφιοποίησης λόγω της υλοποίησης σχετικών προγραμμάτων στο πλαίσιο του ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ και του Προγράμματος της Κοινωνίας της Πληροφορίας. «Κοινωνία της Πληροφορίας» Γ ΚΠΣ Άξονας 1 : Παιδεία-Πολιτισμός,Μέτρο 1.3 «Τεκμηρίωση, Αξιοποίηση και Ανάδειξη του Ελληνικού Πολιτισμού». Επίσης διαθέτει αρμόδια υπηρεσία ψηφιοποίησης η οποία διαθέτει μεγάλη εμπειρία στο χώρο της ψηφιοποίησης. Το προσωπικό της υπηρεσίας όσο και άλλοι επιλεγμένοι υπάλληλοι της ΒΚΠ θα κατευθύνουν και θα συνεργάζονται με τον ανάδοχο για την υλοποίηση του έργου. Το προσωπικό και ο εξοπλισμός του αναδόχου που θα υλοποιήσει το νέο πρόγραμμα ψηφιοποίησης θα τοποθετεί σε χώρο κατάλληλα διαμορφωμένο στην κεντρική βιβλιοθήκη που θα υποδείξει η ΒΚΠ, ώστε να διαφυλάσσεται η ασφάλεια των αντικειμένων/τεκμηρίων και η απρόσκοπτη λειτουργία των υπολοίπων υπηρεσιών της ΒΚΠ. Η ΒΚΠ από το 2003, για την διατήρηση και την διάθεση των ψηφιακών της αρχείων της, χρησιμοποιεί συγκεκριμένο λογισμικό ανοικτού κώδικα ( Το λογισμικό φιλοξενείται σε εξυπηρετητές της ΒΚΠ. Το σύστημα θα μεταφερθεί σε νέους εξυπηρετητές, των οποίων η προμήθεια θα γίνει από το έργο «Προμήθεια Εξοπλισμού» της παρούσης πράξης. Η συλλογή των ψηφιακών αρχείων της ΒΚΠ ονομάζεται «Ψηφιοθήκη». Συνολικά η Ψηφιοθήκη φιλοξενεί πάνω από ψηφιοποιημένες σελίδες και εγγραφές. Αναλυτικές πληροφορίες για τις συλλογές φιλοξενούνται στη σελίδα : Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η ΒΚΠ με την υπάρχουσα υποδομή της προσφέρει σύνολο ψηφιακών υπηρεσιών στα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας και στην κοινωνία ευρύτερα. Από το 2003 προχώρησε στην υλοποίηση της ΨΗΦΙΟΘΗΚΗΣ ( για την ψηφιοποίηση και διάθεση σημαντικών αρχειακών συλλογών, καθώς επίσης και την online διάθεση αρχικά των διδακτορικών διατριβών (2003) και στη συνέχεια των μεταπτυχιακών εργασιών (2006) που εκπονούνται στο ΑΠΘ. Βρίσκεται ήδη σε εξέλιξη και η προσπάθεια συγκέντρωσης των επιστημονικών εργασιών που εκπονούνται από τα μέλη ΔΕΠ, ως ξεχωριστής συλλογής στην ΨΗΦΙΟΘΗΚΗ με την ονομασία "Ιδρυματικό Καταθετήριο Επιστημονικών Εργασιών (IKEE)". Επίσης, μέσω του ιστότοπου της Βιβλιοθήκης ( και των εργαλείων αναζήτησης που προσφέρει, παρέχεται περιβάλλον αναζήτησης στις ηλεκτρονικές και έντυπες συλλογές της Βιβλιοθήκης μέσω του διαδικτύου, Σελίδα 11 από 38

12 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου συμπληρωματικά προς τον δημόσιο ηλεκτρονικό κατάλογο ( Στις υφιστάμενες ψηφιακές υπηρεσίες της Βιβλιοθήκης περιλαμβάνονται επίσης: η υπηρεσία ηλεκτρονικής πληροφόρησης & Διαδανεισμού «QuestionPoint» ( ) μέσω της οποίας υποβάλλονται και απαντώνται online σε 24ωρη βάση ερωτήσεις χρηστών, η υπηρεσία υποστήριξης ηλεκτρονικών μαθημάτων που προσφέρει στους διδάσκοντες στο ΑΠΘ τη δυνατότητα δημιουργίας ηλεκτρονικού υλικού και εργαλείων για την υποστήριξη των μαθημάτων τους και γ) η υπηρεσία εκπαίδευσης χρηστών στις υπηρεσίες και τις συλλογές της Βιβλιοθήκης Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η ΒΚΠ αποτελείται από την Κεντρική Βιβλιοθήκη του ΑΠΘ (ΚΒ), 5 Θεματικές και 44 Περιφερειακές Βιβλιοθήκες (ΠΒ) Σχολών ή Τμημάτων που στελεχώνονται από έμπειρο προσωπικό (Βιβλιοθηκονόμους, πληροφορικούς και λοιπό βοηθητικό τεχνικό ή διοικητικό προσωπικό). Η Κεντρική και οι Περιφερειακές Βιβλιοθήκες λειτουργούν υπό ενιαίο πλαίσιο με βάση ενιαίο Κανονισμό Λειτουργίας. Αρμόδια για την εποπτεία της ΒΚΠ του ΑΠΘ είναι η «Επιτροπή Εποπτείας της Βιβλιοθήκης» του ΑΠΘ, η οποία ορίζεται από τη Σύγκλητο του ΑΠΘ με διετή θητεία και δυνατότητα ανανέωσης. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής ορίζεται από το Πρυτανικό συμβούλιο, ενώ για την περίοδο που διανύουμε είναι ο καθηγητής της Γεωπονικής Σχολής του ΑΠΘ Χρήστος Μπαμπατζιμόπουλος (επιστημονικώς υπεύθυνος του έργου). Οι 5 Θεματικές και 44 Περιφερειακές Βιβλιοθήκες των Σχολών και Τμημάτων του ΑΠΘ εποπτεύονται από επιτροπές ορισμένες από τα αντίστοιχα Τμήματα ή Σχολές. Η ΒΚΠ εποπτεύεται από δεκαπενταμελή Επιτροπή Εποπτείας η οποία χαράσσει την πολιτική της. Η Επιτροπή Εποπτείας και ο πρόεδρος της ορίζεται από το Πρυτανικό συμβούλιο. Πρόεδρος για την περίοδο που διανύουμε έχει οριστεί ο καθηγητής της Γεωπονικής Σχολής του ΑΠΘ Χρήστος Μπαμπατζιμόπουλος. Η Κεντρική Βιβλιοθήκη ΑΠΘ στελεχώνεται με 53 υπαλλήλους (βιβλιοθηκονόμους και πληροφορικούς) και συγκροτείται από τέσσερα διοικητικά τμήματα: 1. Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης 1.1. Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών 1.2. Γραφείο Τεχνικών Υπηρεσιών 2. Τμήμα Συλλογών 2.1. Γραφείο Προσκτήσεων 2.2. Γραφείο Καταλογογράφησης και Μεταδεδομένων 2.3. Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών. Αρχείων και Ειδικών Συλλογών 3. Τμήμα Υπηρεσιών προς τους Χρήστες 3.1. Γραφείο Πληροφόρησης. Δανεισμού και Διαδανεισμού 3.2. Γραφείο Εκπαίδευσης Χρηστών 3.3. Γραφείο Υποστήριξης Ηλεκτρονικών Μαθημάτων 3.4. Γραφείο Τεχνολογιών Πληροφόρησης 4. Τμήμα Συστημάτων και Τεχνολογίας 4.1. Γραφείο Συστημάτων και Τεχνικής Υποστήριξης 4.2. Γραφείο Ψηφιακών Εφαρμογών, Έρευνας & Ανάπτυξης Στο παρόν έργο εμπλέκονται άμεσα τα Τεχνολογίας. Τμήματα Συλλογών και Συστημάτων και Σελίδα 12 από 38

13 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι επιχειρησιακές διαδικασίες του φορέα συνίστανται o στην βιβλιογραφική καταγραφή, τεκμηρίωση, ανάδειξη, συντήρηση, φύλαξη και δανεισμό των αντικειμένων (τεκμηρίων κ.ά.) που αποτελούν τις διαρκώς εμπλουτιζόμενες συλλογές της ΒΚΠ (εμπλουτισμός υλικού στο παρόν Έργο) o στην πληροφόρηση και εκπαίδευση των μελών της πανεπιστημιακής κοινότητας για τις παρεχόμενες πηγές και υπηρεσίες (εμπλουτισμός με υπηρεσίες που δημιουργούνται ή αναβαθμίζονται στην παρούσα Πράξη) o στην ανάπτυξη και υποστήριξη του υλικού και λογισμικού που χρησιμοποιούνται για τις παραπάνω διαδικασίες (ενισχύεται στην παρούσα Πράξη με προμήθεια εξοπλισμού και αναβάθμιση λογισμικού) o στην οικονομική και διοικητική οργάνωση της ΒΚΠ (Η ΒΚΠ διαθέτει τους πόρους της για τη στήριξη της υλοποίησης της παρούσας Πράξης). Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Α) Υποδομή Υλικού: Η ΒΚΠ διαθέτει σύγχρονο Data Center 35τμ που βρίσκεται σε απομονωμένο και ελεγχόμενο χώρο, στο ανώγειο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης, στο οποίο φιλοξενεί τους servers που εξυπηρετούν τις περισσότερες υπηρεσίες της. Το Data center υποστηρίζεται από ηλεκτροπαραγωγό ζεύγος για την αδιάλειπτη παροχή των υπηρεσιών που φιλοξενεί. Η επικοινωνία της υποδομής με το πανεπιστημιακό δίκτυο γίνεται μέσω 6 πριζών στα 100Mbps, με ειδική πρόβλεψη για μεγαλύτερη προτεραιότητα της δικτυακής κίνησης μεταξύ της ΒΚΠ και της υπάρχουσας δικτυακής υποδομής του Κέντρου Λειτουργίας Δικτύου Α.Π.Θ. (ΚΛΔ). Όλες οι υπηρεσίες της ΒΚΠ είναι απομονωμένες πίσω από ισχυρό αυτόνομο τείχος προστασίας που περιορίζει την πρόσβαση όπου αυτό κρίνεται απαραίτητο, παρέχοντας έτσι αυξημένη ασφάλεια σε όλη την υποδομή. Στο Data Center φιλοξενούνται servers, δικτυακοί αποθηκευτικοί χώροι, συσκευές λήψης αντιγράφων ασφαλείας και γενικά περιφεριακές συσκευές υποστήριξης των υπηρεσιών της ΒΚΠ. Από την συγκεκριμένη πράξη προβλέπεται επίσης η προμήθεια νέων εξυπηρετητών και δικτυακού αποθηκευτικού χώρου για την υποστήριξη των νέων υπηρεσιών της πράξης και την φιλοξενία του ψηφιακού υλικού που πρόκειται να παραχθεί από το έργο. Επίσης στην Κεντρική Βιβλιοθήκη του Α.Π.Θ. είναι διαθέσιμο τοπικό δίκτυο ηλεκτρονικών υπολογιστών που χρησιμοποιείται από το προσωπικό της ΒΚΠ. Επίσης διατίθεται νησίδα Η/Υ και ασύρματο δίκτυο που χρησιμοποιείται από τους επισκέπτες της ΒΚΠ. Τέλος για τις ανάγκες εκπαίδευσης στον ίδιο χώρο της Κεντρικής Βιβλιοθήκης διατίθενται δύο νησίδες Η/Υ συνολικής δυναμικότητος 53 Η/Υ. Β) Λογισμικό: Η διάθεση ψηφιοποιημένου υλικού από την ΒΚΠ πραγματοποιείται μέσω λογισμικού ελεύθερου λογισμικού ανοικτού κώδικα (Invenio). Η υπηρεσία είναι προσβάσιμη μέσω διαδικτύου σύμφωνα με διεθνή πρότυπα. Το λογισμικό πληροί βασικές βιβλιοθηκονομικά πρότυπα προϋποθέσεις όπως MARC21 (Machine Readable Cataloging, XML (Extensible Markup Language) και του προτύπου OAI-PMH (Open archives initiative Protocol for Metadata Harvesting). Επίσης υποστηρίζει αναζήτηση πλήρους κειμένου, προσφέρει μεγάλες δυνατότητες παραμετροποίησης, επίσης «φιλικό» για το χρήστη Interface πολλές δυνατότητες επικαιροποίησής του. Γ) Τεχνική Υποστήριξη: Η τεχνική υποστήριξη παρέχετε από τετραμελή ομάδα του «Τμήματος Συστημάτων και Τεχνολογίας» που προαναφέρεται στην παράγραφο Α1.2.3 του παρόντος. Σελίδα 13 από 38

14 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η ομάδα βρίσκεται σε διαρκή συνεργασία με τα κέντρα της Επιτροπή Δικτύων Επικοινωνιών και Πληροφορικής (ΕΔΕΠ) του Α.Π.Θ. και συγκεκριμένα: - Το Κέντρο Λειτουργίας Δικτύου (ΚΛΔ) ( - Το Τηλεπικοινωνιακό Κέντρο ( - Το Κέντρο Υποστήριξης Τεχνολογιών Πληροφορικής (ΚΥΤΠ) ( - Το Κέντρο Επιστημονικών Υπολογιστικών Υπηρεσιών (ΚΕΥΥ) ( σε θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητές τους. Α1.2.5 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου Κατά την προετοιμασία του έργου πραγματοποιήθηκαν: Έρευνα αγοράς και τεχνολογικών λύσεων που παρέχονται, καθώς και συναντήσεις με προμηθευτές υποδομών πληροφορικής Αρχική προσέγγιση κόστους και εκτίμηση παραγόντων επιτυχίας του εγχειρήματος. Καταγραφή του πλήθους των τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση. Τα παραπάνω στοιχεία που συνοψίζονται στα παραδοτέα «2.1.1 «Κατάλογος των προς ψηφιοποίηση τεκμηρίων» και «Καθορισμός ποιοτικών παραμέτρων Αναφορά αναγκών» χρησιμοποιήθηκαν για τη σύνταξη του παρόντος δελτίου, και τα οποία παρατίθενται ως παράρτημα_c5.1.pdf και παράρτημα_c5.2.pdf αντίστοιχα Στο έργο θα χρησιμοποιηθεί η τεχνογνωσία που αποκτήθηκε κατά τη διεξαγωγή των προγραμμάτων «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ», «Εκσυγχρονισμός του συστήματος βιβλιοθηκών του Α.Π.Θ.- 2ο Κ.Π.Σ», «Εκσυγχρονισμός Συστήματος Βιβλιοθηκών ΑΠΘ Γ ΚΠΣ» και «Ψηφιοποίηση συλλογών νεοελληνικής γραμματείας και τέχνης» από τη Βιβλιοθήκη. Σελίδα 14 από 38

15 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α2.1 Αντικείμενο του Έργου Αντικείμενο του έργου είναι η ψηφιοποίηση συλλογών της ΒΚΠ. Στα πλαίσια του παρόντος έργου θα ψηφιοποιηθούν ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες, περιοδικά και βιβλία από τις συλλογές του ΒΚΠ που δεν έχουν κανένα περιορισμό στο θέμα των πνευματικών δικαιωμάτων (copyright) τεκμήρια μέχρι το Κατηγορίες υλικού που θα ψηφιοποιηθεί, θα καταλογογραφηθεί και θα διατεθεί στο διαδίκτυο μέσω του Ηλεκτρονικού Καταλόγου της Βιβλιοθήκης OPAC και της ιστοσελίδας της ΒΚΠ 1. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες 2. Ημερολόγια 3. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα. Το υλικό που θα ψηφιοποιηθεί δεν υπόκειται σε περιορισμούς πνευματικών δικαιωμάτων. Το φυσικό αντικείμενο του έργου θα περιλαμβάνει τη ψηφιοποίηση των τεκμηρίων με μέσα ανάλογα της φυσικής τους κατάστασης ώστε να μην υποστούν την παραμικρή αλλοίωση ή ταλαιπωρία. Η επιλογή του μηχανήματος ψηφιοποίησης από την πλευρά του αναδόχου πρέπει να έχει την αποδοχή της ΒΚΠ. Οι ελάχιστες απαιτήσεις που οφείλει να ικανοποιεί το μηχάνημα ψηφιοποίησης αναφέρονται στις παραγράφους Α και Α3.6 του παρόντος, και σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να μπορεί να ικανοποιήσει όλες τις προδιαγραφές ψηφιοποίησης που αναπτύσσονται στις παραγράφους Α3.2.2/C3.2.2 και Α3.2.3/C Για τις περιοδικές εκδόσεις θα δημιουργηθεί εγγραφή με βάση το τεύχος του κάθε περιοδικού ή εφημερίδας, ενώ στην περίπτωση των βιβλίων θα γίνει ψηφιοποίηση του τεκμηρίου και απλή μεταφόρτωση των μεταδεδομένων που υπάρχουν ήδη στο σύστημα καταλόγου (opac) της ΒΚΠ. Το τελικό αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης ψηφιακής βάσης με τεκμήρια της ΒΚΠ τα οποία θα είναι κατά το δυνατόν πιστή αποτύπωση των πρωτοτύπων τα οπία θα είναι αναζητήσιμα και προσβάσιμα μέσω λογισμικού της ΒΚΠ και μηχανών αναζήτησης τύπου GOOGLE στο ευρύ κοινό. Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Η Ψηφιακή Βιβλιοθήκη πρέπει να δίνει άμεση πρόσβαση στις πηγές πληροφοριών, ψηφιακές και μη-ψηφιακές, με έναν δομημένο και έγκυρο τρόπο και έτσι να συνδέσει την τεχνολογία πληροφοριών, την εκπαίδευση και τον πολιτισμό στη σύγχρονη υπηρεσία την οποία παρέχει. Το έργο της ψηφιοποίησης έχει ως κύριο στόχο την πρόσβαση μέσω του διαδικτύου σε πολιτιστικό περιεχόμενο που δεν είναι γνωστό ή εύκολα προσβάσιμο στο ευρύ κοινό καθώς επίσης και την προστασία του από τους κινδύνους της φθοράς και της μεγάλης χρήσης ειδικά στις περιπτώσεις παλιών τεκμηρίων. Τα τεκμήρια αυτά αποτελούν πολύτιμα πολιτιστικά τεκμήρια της εθνικής μας κληρονομιάς που συμβάλλουν στην προβολή του νεοελληνικού πολιτισμού, απαραίτητα εργαλεία στην έρευνα και τη διδασκαλία κυρίως των ανθρωπιστικών και όχι μόνο επιστημών. Το έργο θα βοηθήσει στην επίλυση των ακόλουθων σημαντικών προβλημάτων όπως: Σελίδα 15 από 38

16 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α) Εντοπισμός και την μελέτη σημαντικού πολιτιστικού περιεχομένου Β) Κίνδυνος φθοράς ή απώλειας πολύτιμων πρωτότυπων τεκμηρίων Με την συνεισφορά στην επίλυση των προαναφερθέντων προβλημάτων, από το συγκεκριμένο έργο αναμένονται επίσης τα ακόλουθα οφέλη: Εμπλουτισμός του διαδικτύου με μοναδικό υλικό σε ελληνική γλώσσα - Ανάδειξη και αξιοποίηση του πολιτιστικού περιεχομένου που δεν είναι δυνατόν να διατεθεί με άλλο τρόπο - Παροχή πρόσβασης σε όλους τους χρήστες στις πηγές πληροφοριών που διατηρούνται στη Βιβλιοθήκη του Α.Π.Θ., με σεβασμό στα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας - Ευκολότερη πρόσβαση στο υλικό από ειδικές ομάδες του πληθυσμού - Εξασφάλιση μόνιμης δυνατότητας πρόσβασης - Δυνατότητα ενοποιημένης αναζήτησης και πρόσβασης στο ψηφιακό υλικό. - Διασύνδεση του ψηφιακού περιεχομένου εθνικά και διεθνή δίκτυα ψηφιακής γνώσης όπως η Europeana - Εκμετάλλευση της αυξανόμενης σύγκλισης των μέσων επικοινωνίας και των θεσμικών ρόλων για τη δημιουργία και διάδοση του ψηφιακού περιεχομένου. Ο δυνητικά ωφελούμενος πληθυσμός από τα αποτελέσματα του έργου είναι: - η εκπαιδευτική κοινότητα - μελετητές ελληνικών σπουδών στην Ελλάδα και το εξωτερικό - ερευνητές ανθρωπιστικών επιστημών - Δημοσιογραφική κοινότητα - Γενικότερα κάθε πολίτης με πολιτιστικό ενδιαφέρον Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Με το παρόν Έργο, η ΒΚΠ στοχεύει να εμπλουτίσει σε σημαντικό βαθμό το Ιδρυματικό της Αποθετήριο με υλικό μεγάλης σημαντικότητας. Ειδικότερα θα πραγματοποιηθούν: 1. Ψηφιοποίηση α. Ελληνικά Περιοδικά και εφημερίδες προ του 1920 β. Ημερολόγια γ. Σπάνια βιβλία και βιβλία συλλογών ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας, ελληνικά και ξένα. 2. Optical Character Recognition τουλάχιστον στα ελληνικά περιοδικά, εφημερίδες και ημερολόγια (ελληνικό πολυτονικό) 3. Εισαγωγή μεταδεδομένων τεκμηρίωσης και δημιουργία πινάκων περιεχομένων 8000 τεκμηρίων (περίπου) Τελικός στόχος είναι η απόδοση του τεκμηρίου σε μορφή κατά το δυνατόν ίδια με το αρχικό τεκμήριο με μεταδεδομενα που θα δώσουν τη δυνατότητα της αναζήτησης και εύρεσης τους, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα χρήσης του ψηφιοποιημένου τεκμηρίου με όλες τις πιθανές δυνατότητες και άμεσα αλλά και στη διάρκεια του χρόνου. Επίσης στο τέλος του έργου και με δεδομένο το ήδη ψηφιοποιημένο υλικό που υπάρχει στη Ψηφιοθήκη της ΒΚΠ, θα δημιουργηθεί μια βάση ψηφιοποιημένου υλικού στην Σελίδα 16 από 38

17 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ελληνική γλώσσα με σχετικά μεγάλη κάλυψη που θα συνεισφέρει στη δημιουργία βιβλιογραφίας στα ελληνικά και θα καλύψει το αντίστοιχο βιβλιογραφικό κενό στην έρευνα στην ελληνική γλώσσα. Από το πλήθος των συλλογών της Κεντρικής Βιβλιοθήκης καταρτίστηκε κατάλογος των τεκμηρίων, που δεν υπόκειται σε περιορισμούς λόγω των πνευματικών δικαιωμάτων και αποφασίστηκε να ψηφιοποιηθεί υλικό που έχει ενδιαφέρον για το ευρύ κοινό. Τα τεκμήρια αυτά είναι ιδιαίτερης ερευνητικής και επιστημονικής αξίας και είναι γραμμένα είτε σε ελληνική γλώσσα είτε είναι ξενόγλωσσα. Τα τεκμήρια επιλέχτηκαν, ώστε να είναι μοναδικά και να μην έχουν ψηφιοποιηθεί από άλλους φορείς. Αποφασίστηκε να ελεγχθούν οι συλλογές των σπανίων βιβλίων της Κεντρικής Βιβλιοθήκης (ελληνικών και ξένων), της Δωρεάς Τρικόγλου (εκτός των έργων κυρίως τέχνης, γκραβούρες κ.τ.λ. που είχαν ήδη ψηφιοποιηθεί) καθώς επίσης και οι περιοδικές ελληνικές εκδόσεις (εφημερίδες, περιοδικά και ημερολόγια) που είχαν εκδοθεί πριν το Ο αρχικός κατάλογος περιελάμβανε 314 ελληνικούς τίτλους περιοδικών εκδόσεων που αντιστοιχούσαν σε σελίδες, τίτλους σπανίων βιβλίων της συλλογής της Κεντρικής Βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ. που αντιστοιχούν σε τόμους και τίτλους της Συλλογής Τρικόγλου της Κεντρικής Βιβλιοθήκης που αντιστοιχούν σε τόμους. Σε μια εποχή που η ψηφιοποίηση αρχειακών συλλογών είναι πλέον διαδομένη στο διαδίκτυο, αποφασίστηκε να γίνει έλεγχος των παραπάνω επιλεγμένων τίτλων σε ελληνικές και ξένες ψηφιακές βάσεις, προκειμένου να ψηφιοποιηθούν τίτλοι μοναδικοί και πρωτότυποι από τις συλλογές της Κεντρικής Βιβλιοθήκης. Μετά από προσεχτικό έλεγχο και πολλαπλές αναζητήσεις ο κατάλογος των προς ψηφιοποίηση τεκμηρίων μειώθηκε σημαντικά. Ο τελευταίος έλεγχος για αναζήτηση ψηφιοποιημένων τεκμηρίων στο διαδίκτυο έγινε τον Δεκέμβριο του 2011, πριν την έναρξη των εργασιών του υποέργου. Α2.4 Αναλυτικοί πίνακες υλικού 1. Κατάλογος περιοδικών εκδόσεων Η καταγραφή του αρχικού καταλόγου των ελληνικών περιοδικών εκδόσεων αριθμούσε 314 τίτλους που αντιστοιχούσαν σε σελίδες. Μετά την έρευνα στο διαδίδκτυο (Δεκέμβριος 2011), κυρίως σε ελληνικές ψηφιακές βάσεις, ο αριθμός τους μειώθηκε αρκετά. Θα ψηφιοποιηθούν τελικά 179 τίτλοι που αντιστοιχούν σε 465 τόμους και σελίδες. Ακολουθεί συγκεντρωτικός πίνακας : Τεκμήρια Σύνολο τίτλων Σελίδες Τόμοι Τεύχη Ύψος (εκ.) Πλάτος (εκ.) Πάχος (εκ) Κατάσταση Εφημερίδες ,5 3 σε κακή Μεγαλόσχημες Εφημερίδες ,5 1 σε κακή Ημερολόγια ,5-3 1 σε κακή Περιοδικά , σε κακή Μεγαλόσχημα Περιοδικά Μέτρια Σύνολα Σελίδα 17 από 38

18 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας 1 : Συγκεντρωτικός κατάλογος Ελληνικών περιοδικών Κεντρικής Βιβλιοθήκης προς Ψηφιοποίηση 2. Κατάλογος της συλλογής σπανίων εκδόσεων Η συλλογή των σπανίων αριθμεί 2562 μοναδικούς ελληνικούς και ξενόγλωσσους (λατινικούς, γαλλικούς, γερμανικούς κ.α.) τίτλους που αντιστοιχούν σε 4305 τεκμήρια (items). Από το σύνολο αυτό κάποια έχουν ήδη ψηφιοποιηθεί στα πλαίσια προηγουμένων έργων από το ίδιο το Α.Π.Θ. Για τα υπόλοιπα έγινε εκτενής έρευνα στο διαδίκτυο (ψηφιακές βάσεις άλλων ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, στη ψηφιακή βάση των Δημοσίων Βιβλιοθηκών, σε εθνικές βιβλιοθήκες του εξωτερικού κ.ά). Μεγάλο μέρος αυτών εντοπίστηκε ψηφιοποιημένο και προστέθηκε το αντίστοιχο πεδίο φιλοξενίας (url : MARC 856) στον δημόσιο κατάλογο της βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ. Από τους παραπάνω τίτλους θα ψηφιοποιηθούν μόνο αυτοί που δεν υπάρχουν στο διαδίκτυο και είναι μοναδικοί εμπλουτίζοντας την ελληνική και ξένη βιβλιογραφία. Αναλυτικά : Τεκμήρια προς ψηφιοποίηση Τίτλοι Σελίδες Σπάνια Ελληνικά Βιβλία Σπάνια Ξενόγλωσσα Πίνακας 2 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση συλλογής σπανίων εκδόσεων 3. Κατάλογος της δωρεάς Τρικόγλου Η δωρεά Τρικόγλου αποτελείται από έντυπο υλικό, φωτογραφίες, χαρακτικά, χάρτες, έργα τέχνης, γελοιογραφίες και κειμήλια κ.ά. Το περιεχόμενο των βιβλίων που ξεκινούν χρονολογικά από το 1495 και φτάνουν στα μέσα του 20ου αιώνα και αποτελούν τον κύριο όγκο της συλλογής, αφορά την ελληνική ιστορία, αρχαιολογία, λαογραφία και λογοτεχνία, με ιδιαίτερο ενδιαφέρον στην Ελληνική Επανάσταση του Από τη συλλογή Τρικόγλου που περιλαμβάνει τεκμήρια ψηφιοποιήθηκε ένα αριθμός τεκμηρίων και για τα εναπομείναντα έντυπα τεκμήρια έγινε εκτενής έρευνα στο διαδίκτυο (σε ψηφιακές βάσεις άλλων ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, στη ψηφιακή βάση των Δημοσίων Βιβλιοθηκών, σε εθνικές βιβλιοθήκες του εξωτερικού κ.ά.). Μεγάλο μέρος αυτών εντοπίστηκε ψηφιοποιημένο και προστέθηκε το αντίστοιχο πεδίο φιλοξενίας (url : MARC 856) στον δημόσιο κατάλογο της βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ. Από τους παραπάνω τίτλους θα ψηφιοποιηθούν μόνο αυτοί που δεν υπάρχουν στο διαδίκτυο και είναι μοναδικοί, εμπλουτίζοντας την ελληνική και ξένη βιβλιογραφία. Τεκμήρια προς ψηφιοποίηση Τίτλοι Σελίδες Ελληνικά Βιβλία Συλλογής Τρικόγλου Ξένια Βιβλία Συλλογής Τρικόγλου Πίνακας 3 : Σύνολο τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση δωρεάς Τρικόγλου Α2.5 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Κρίσιμος Παράγοντας Επιτυχίας Τύπος 1 Σχετικές Ενέργειες Αντιμετώπισης Τήρηση Δ Ενδεχόμενη μη τήρηση των χρόνων 1 Τ = Τεχνικός/Τεχνολογικός, Ο = Οργανωτικός, Δ = Διοικητικός, Κ = Κανονιστικός Σελίδα 18 από 38

19 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου χρονοδιαγράμματος Διαγωνισμού Διοίκηση του Έργου Εξειδικευμένο και καταρτισμένο προσωπικό με γνώσεις στο αντικείμενο Προετοιμασία υποδομής Αξιόπιστο τελικό προϊόν Συνέργεια με το Ο.Π.Σ.Β. Επιλογή κατάλληλου υλικού Ο Ο.Δ. Τ,Δ Τ Τ,Δ Τ υλοποίησης του έργου μπορεί να οφείλεται σε: - Ενστάσεις ή προσφυγές των υποψηφίων αναδόχων κατά των αποφάσεων κατακύρωσης των διαδικασιών διαγωνισμών - Καθυστέρηση υπογραφής των συμβάσεων με τους αναδόχους - Παρατηρήσεις και επανυποβολές κατά τις διαδικασίες παράδοσης-παραλαβής παραδοτέων - Άλλες απρόβλεπτες συνθήκες ή φυσικές καταστροφές. Έχει προβλεφθεί επαρκής χρόνος για την υλοποίηση, πιλοτική λειτουργία και έλεγχο της ποιότητας των παραδοτέων σε όλες τις φάσεις του έργου. Ορισμός ικανού σχήματος και διαδικασιών διοίκησης του έργου από πλευράς αναδόχου, με ξεκάθαρο οργανόγραμμα, αρμοδιότητες, επικοινωνία και επάρκεια Απασχόληση αποδεδειγμένα έμπειρων υπαλλήλων μετά από συνεργασία με ΒΚΠ Διευθέτηση χώρου για την εγκατάσταση κατάλληλου εξοπλισμού που θα διατεθεί από τον ανάδοχο για την ψηφιοποίηση. Προμήθεια εξοπλισμού και αποθηκευτικών μέσων για τη φιλοξενία και διάθεση του ψηφιοποιημένου υλικού. - Πλήρης εναρμόνιση προσφερόμενων υπηρεσιών με τις ζητούμενες ελάχιστες προδιαγραφές. - Συμμόρφωση με τα διεθνή πρότυπα. - εμπειρία του αναδόχου, χρήση ώριμων τεχνολογιών ψηφιοποίησης και σήμανσης με μεταδεδομένα - Τμηματική παράδοση με ταυτόχρονο έλεγχο και άμεση διάθεση στο κοινό. Διαρκής αξιολόγηση της διαδικασίας, διόρθωση μεθοδολογίας, όταν απαιτείται Συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της κεντρικής δράσης του Ο.Π.ΣΒ., σε επίπεδο τεχνολογιών, σήμανσης με μεταδεδομένα καθώς και διαλειτουργικότητας που υιοθετεί Επιλογή υλικού με εκπαιδευτική/πολιτιστική αξία, το οποίο δεν υπόκειται σε περιορισμούς προστασίας πνευματικών δικαιωμάτων. Σελίδα 19 από 38

20 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διατήρηση ακεραιότητας πρωτοτύπων Τήρηση χρονοδιαγράμματος υλοποίησης Ο.Δ.Κ Κ.Ο Δημιουργία πρωτοκόλλου ψηφιοποίησης. Προετοιμασία του υλικού. Εξασφάλιση μεθόδων που προστατεύουν την ακεραιότητα των ευαίσθητων πρωτοτύπων (σπάνια τεκμήρια κτλ) με χρήση κατάλληλου εξοπλισμού και χειρισμό από εξειδικευμένο προσωπικό. Αυστηρή τήρηση των αντίστοιχων πινάκων παραδοτέων και των πινάκων συμμόρφωσης Τήρηση όλων των διαδικασιών για τη ψηφιοποίηση, σάρωση, επεξεργασία και εισαγωγή δεδομένων όπως τα ορίζει η ΒΚΠ Η ΒΚΠ θα περιγράψει αναλυτικά τη διαδικασία ψηφιοποιήσης, σάρωσης, την επεξεργασία αυτών για την απόδοση του Ο.Δ καλύτερου αποτελέσματος αλλά δημιουργία και αντιστοίχιση με τα ανάλογα μεταδεδομένα Πίνακας 4 : Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας του Έργου Σελίδα 20 από 38

21 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος Α3.2.1 Απαιτήσεις Ψηφιοποίησης 1. Α Με τον όρο «Ψηφιοποίηση» νοείται η μετατροπή του υπό επεξεργασία υλικού σε κατάλληλη ψηφιακή μορφή, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και η εισαγωγή του σε λογισμικό όπως θα ορίσει η ΒΚΠ. Η μετατροπή θα γίνει σε υλικό που θα επιλέξει και θα υποδείξει η ΒΚΠ από ειδικά καταρτισμένο προσωπικό του Αναδόχου. Το αποτέλεσμα της Ψηφιοποίησης θα συμπεριλαμβάνει τόσο τα ψηφιακά αρχεία σε κατάλληλες μορφές όπως tiff, pdf, jpeg, κ.λπ. όσο και τις βιβλιογραφικές εγγραφές τους για κάθε τεκμήριο περιοδικών, εφημερίδων και ημερολογίων από τις αντίστοιχες συλλογές, πάντα σύμφωνα με τα διεθνή και καθιερωμένα πρότυπα σε MARC XML. 2. Α Η ψηφιοποίηση αφορά κυρίως σπάνια βιβλία και περιοδικά τα οποία θα είναι άμεσα διαθέσιμα προς χρήση και επεξεργασία. Τα ψηφιακά τεκμήρια στο σύνολό τους θα αναρτηθούν στo υφιστάμενo λογισμικό Ψηφιακής Βιβλιοθήκης και Ιδρυματικού Αποθετηρίου του ΑΠΘ (INVENIO v1.x - και θα είναι διαθέσιμα στην ελληνική και διεθνή ερευνητική κοινότητα μέσω του Διαδικτύου. 3. Α Τα βασικά βήματα ψηφιοποίησης είναι τα ακόλουθα: Προετοιμασία του υλικού προς ψηφιοποίηση. Ψηφιοποίηση του υλικού. Επεξεργασία της εικόνας σε σταθμό επεξεργασίας του υποψήφιου αναδόχου αν απαιτείται (διόρθωση χρωμάτων, γεωμετρίας, κ.λπ.) και αποθήκευση σε δύο διαφορετικές αναλύσεις. Α3.2.2 Χειρισμός πρωτοτύπων Το προς ψηφιοποίηση υλικό είναι παλαιό (προ του 1920), ιδιαίτερης αξίας και ως εκ τούτου ο Ανάδοχος θα πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στις παρακάτω επισημάνσεις: 1. (Α ) Όλα τα πρωτότυπα θεωρούνται εξαιρετικά ευαίσθητα. Ως εκ τούτου κάθε υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει στην προσφορά του: Τις κατάλληλες τεχνικές ψηφιοποίησης και συνθήκες χειρισμού (ανάμεσά τους και η παραλαβή και παράδοση του υλικού) & περιβάλλοντος ώστε να μην προκληθούν φθορές και αλλοίωση των πρωτοτύπων. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι κανένα πρωτότυπο δεν θα ψηφιοποιηθεί με μέσο το οποίο θα καταπονήσει φυσικά το τεκμήριο. 2. (Α ) Στο συγκεκριμένο υλικό για λόγους προστασίας των πρωτοτύπων η σάρωση επιβάλλεται να γίνει με σαρωτή υπερκείμενης κάμερας (book scanner). Όπου αυτό είναι δυνατόν προτείνεται μηχάνημα που να παρέχει όλες εκείνες τις προϋποθέσεις, ώστε το τεκμήριο να υποστεί τη μικρότερη δυνατή πίεση και ιδανική γι αυτό λύση είναι η ρομποτική ψηφιοποίηση, τέτοια μηχανήματα χρησιμοποιούν τη μέθοδο της αναρρόφησης για το «γύρισμα» των σελίδων κάτι που «ταλαιπωρεί» λιγότερο τα τεκμήρια και ενδείκνυται για παλιά αλλά ακόμη και φθαρμένα τεκμήρια. Η χρήση άλλων μη ειδικών μηχανημάτων μπορεί να οδηγήσει στη φθορά και στην αλλοίωση του επιθυμητού αποτελέσματος. Επίσης το Σελίδα 21 από 38

22 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ρομποτικό μηχάνημα ψηφιοποίησης μπορεί να αποδώσει το μέγιστο δυνατόν αποτέλεσμα στο μικρότερο δυνατό χρόνο (ενδεικτικά υπάρχουν ρομποτικά μηχανήματα που αποδίδουν ως και πάνω από 1500 σελίδες/ώρα κατά περίπτωση). Σε διαφορετική περίπτωση για μεγαλόσχημο υλικό η ανάδοχος εταιρεία θα διαθέσει ανάλογο μηχάνημα. Τα τελικά αρχεία θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από παραμόρφωση λόγω καμπύλωσης και σκιάς στο εσωτερικό του βιβλίου. Επίσης, είναι επιθυμητή η όσο το δυνατόν μικρότερη έκθεση του υλικού αυτού σε υπεριώδη ακτινοβολία από φωτεινές πηγές, φυσικές ή τεχνητές, οι οποίες θα το θέσουν σε κίνδυνο να αλλοιωθεί σε βάθος χρόνου 3. (Α ) Στις διαδικασίες ψηφιοποίησης του υλικού οι οποίες θα πρέπει κατ ελάχιστον να είναι σύμφωνες με τις προδιαγραφές του «Οδηγού καλών πρακτικών για την ψηφιοποίηση και τη μακροπρόθεσμη διατήρηση του πολιτιστικού περιεχομένου», που υλοποιήθηκε στο πλαίσιο της Πρόσκλησης 65 του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Κοινωνία της Πληροφορίας» του Γ Κ.Π.Σ. και του οδηγού «Προδιαγραφές και χαρακτηριστικά διαλειτουργικότητας για ανοιχτό τεκμηριωμένο ψηφιακό περιεχόμενο», που εκπονήθηκε από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και συμπληρώνει τον προηγούμενο με τις νεώτερες εξελίξεις στο χώρο, ενώ ενσωματώνει και την ευρωπαϊκή και ελληνική «στρατηγική» όπως αυτή έχει διαμορφωθεί από την έως τώρα εμπειρία Α3.2.3 Ψηφιοποίηση υλικού 1. (Α ) Πριν την έναρξη της ψηφιοποίησης θα εγκατασταθεί από τον Ανάδοχο στο χώρο που θα ορίσει το ΑΠΘ ο εξοπλισμός που θα χρησιμοποιηθεί. Ο συγκεκριμένος εξοπλισμός θα ανήκει στον Ανάδοχο και θα λειτουργεί με δική του ευθύνη. Ο Ανάδοχος είναι υπεύθυνος για την καλή χρήση του, την τακτική συντήρησή του και την αντικατάσταση τμήματος ή του συνόλου σε περίπτωση φθοράς και καταπόνησης, η οποία επιδρά αρνητικά στην ποιότητα. Ωράριο Ψηφιοποίησης : Ο Ανάδοχος θα μπορεί να έχει πρόσβαση στο χώρο ψηφιοποίησης τις εργάσιμες ημέρες και κατά τις ώρες λειτουργίας της ΒΚΠ για όλους τους μήνες εκτός των επίσημων αργιών και την περίοδο που το ίδρυμα παραμένει κλειστό με σχετική πρυτανική απόφαση. 2. (Α ) Γενικά οι εργασίες και τεχνικές ψηφιοποίησης θα περιλαμβάνουν διάφορες μεθόδους και τεχνικές, ανάλογα με το προς ψηφιοποίηση υλικό και θα ακολουθούν τα διεθνή πρότυπα και τους οδηγούς καλής πρακτικής για την ψηφιοποίηση πολιτιστικού περιεχομένου. Βασικός στόχος είναι η ποιοτική ψηφιοποίηση των τεκμηρίων κάτι το οποίο σημαίνει ανώτερης ποιότητας εικόνες και υψηλής ακρίβειας οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) και ολοκληρωμένα μεταδεδομένα (metadata) με στόχο την πλήρη αποτύπωση του αρχικού τεκμηρίου. Η εκτίμηση των ποσοτικών στοιχείων όσον αφορά στην ψηφιοποίηση συνοψίζεται στον ακόλουθο πίνακα: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΜΟΝΑΔΑΣ Ανάλυση Αριθμός τεκμηρίων Βιβλία 3000 περίπου ~ περίπου Ημερολόγια και ελληνικά περιοδικά και εφημερίδες 8000 τεύχη περίπου ~ περίπου Πίνακας 5 : Περιγραφή υλικού Ο συνολικός αριθμός σελίδων προς ψηφιοποίηση είναι περίπου Το 99% των τεκμηρίων δεν ξεπερνούν σε μέγεθος σελίδας το Α3 με το υπόλοιπο 1% να βρίσκεται ανάμεσα στο Α3 και Α2. 3. (Α ) Η σάρωση, εφ όσον η μορφή και το μέγεθος του ψηφιοποιούμενου τεκμηρίου το επιτρέπουν, μπορεί να γίνεται ταυτόχρονα για την αριστερή και Σελίδα 22 από 38

23 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου δεξιά σελίδα ενός ανοικτού εντύπου ή βιβλίου. Θα ακολουθήσει επεξεργασία για το διαχωρισμό των σελίδων και την ξεχωριστή αποθήκευσή τους. 4. (Α ) Οι διαστάσεις του ψηφιακού υποκατάστατου που θα προκύψει από τη διαδικασία ψηφιοποίησης θα είναι ίδιες (1:1) με αυτές του τεκμηρίου. Στη συνέχεια θα προκύψουν και αντίγραφα με διαφορετικές αναλύσεις και διαστάσεις. 5. (Α ) Τα προϊόντα ψηφιοποίησης θα υφίστανται την ελάχιστη δυνατή επεξεργασία από τον Ανάδοχο προς την κατεύθυνση της επίτευξης της μέγιστης δυνατής ομοιότητας με το πρωτότυπο τεκμήριο. Αποτελέσματα της επεξεργασίας θα πρέπει να είναι: Διαχωρισμός σελίδων στην περίπτωση ταυτόχρονης σάρωσης αριστερής και δεξιάς σελίδας ενός ανοικτού εντύπου ή βιβλίου. Διόρθωση των χρωμάτων ώστε να προσομοιώνουν ακριβέστερα στο πρωτότυπο. Αποκοπή των περιθωρίων για κάθε σελίδα του τεκμηρίου, όταν απαιτείται. Αλλαγή προσανατολισμού, όταν απαιτείται. Περιορισμός της κύρτωσης που οφείλεται στη βιβλιοδεσία. 6. (Α ) Τα ψηφιακά αρχεία που θα δημιουργηθούν θα πρέπει να είναι πιστά αντίγραφα των πρωτοτύπων τεκμηρίων. Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες δυνατότητες οι οποίες είναι επιθυμητό να προσφέρει ο εξοπλισμός του υποψηφίου αναδόχου, έτσι ώστε να διασφαλισθεί η υψηλή ποιότητα ψηφιοποίησης του υλικού Τα ψηφιακά αρχεία που θα δημιουργηθούν θα πρέπει να είναι πιστά αντίγραφα των πρωτοτύπων τεκμηρίων και με ποιότητα και ανάλυση που θα συνάδει με το κάθε τεκμήριο. Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες δυνατότητες, που είναι επιθυμητό να υποστηρίζονται έτσι ώστε να διασφαλισθεί η υψηλή ποιότητα ψηφιοποίησης του υλικού: (Α ) craddle (αντιστάθμισμα της καμπυλότητας των ψηφιακών αντιγράφων) (Α ) despeckle (καθαρισμός εντύπου από κουκκίδες) (Α ) καθαρισμός εντύπου από κηλίδες, κιτρίνισμα, κ.λπ. (Α ) deskewing (ευθυγράμμιση της σαρωμένης εικόνας) (Α ) cropping (αποθήκευση ωφέλιμης εικόνας, μεταβλητά περιθώρια, κ.λπ.) (Α ) υψηλές αναλύσεις σάρωσης δυνατότητα ψηφιοποίησης τεκμηρίων διαφόρων μεγεθών. (Α ) Τήρηση των απαιτούμενων διαδικασιών ασφάλειας με σκοπό το μηδενισμό του κινδύνου ολικής ή μερικής απώλειας του ψηφιοποιημένου υλικού. Ο ανάδοχος οφείλει να παρουσιάσει ολοκληρωμένο σχέδιο για διαχείριση κινδύνων. (Α ) Επιθυμητό Clipping σε επίπεδο άρθρου 7. (Α ) Ανάλυση και Χρωματικό Βάθος Η ψηφιακή αποτύπωση απαιτείται να γίνεται στη μέγιστη ανάλυση που θεωρείται ικανοποιητική για το συγκεκριμένο αντικείμενο. Παρακάτω ακολουθεί ένας πίνακας με τις ελάχιστες απαιτήσεις σε ανάλυση και χρωματικό βάθος για το ψηφιακό υποκατάστατο. Σελίδα 23 από 38

24 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πρωτότυπο αντικείμενο Ελάχιστη ανάλυση Χρωματικό βάθος Φωτοτυπημένο υλικό (ασπρόμαυρο) 300 dpi 8 bit γκρι Έντυπο υλικό (ασπρόμαυρο) 300 dpi 8 bit γκρι Έντυπο υλικό (έγχρωμο) 300 dpi 24 bit Φωτογραφίες (ασπρόμαυρες) 600 dpi 8 bit γκρι Φωτογραφίες (έγχρωμες) 600 dpi 24 bit Πίνακας 6 : Ανάλυση και Χρωματικό Βάθος 8. (Α ) Τα ψηφιακά αρχεία θα παραδοθούν ως εξής: Το σύνολο των αρχείων που θα παραχθούν θα αποθηκεύονται και θα παραδίδονται σε κατάλληλους διακομιστές που θα υποδείξει η ΒΚΠ και θα παρέχονται για τις ανάγκες εκτέλεσης του Έργου. Για λόγους μεγαλύτερης ασφάλειας, ο Ανάδοχος θα διατηρεί αντίγραφα ασφαλείας με τα ψηφιακά αρχεία σε εξωτερικούς σκληρούς δίσκου ή/και άλλα πρόσφορα μέσα. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να προβλέψει τη χρήση των παραπάνω δίσκων ή άλλων μέσων και να προσφέρει όσους δίσκους απαιτούνται για την ομαλή εκτέλεση του έργου της ψηφιοποίησης. Το σύνολο των αρχείων που θα παραχθούν θα παραδοθούν τελικά σε κατάλληλους εξωτερικούς σκληρούς δίσκους. Α3.2.4 Τύποι Αρχείων Οι τύποι των αρχείων στους οποίους θα αποθηκεύονται τα ψηφιακά αντίγραφα πρέπει να βασίζονται σε πρότυπα συμβατά με όσο το δυνατό περισσότερες πλατφόρμες και με ευρεία αποδοχή κατά προτίμηση ανοικτά. Συγκεκριμένα: Α Ένα αρχείο PDF ανά τεκμήριο σε μέτρια ανάλυση και μέτρια συμπίεση με σκοπό την ανάρτησή τους σε λογισμικό της ΒΚΠ του ΑΠΘ. Τα αρχεία αυτά θα είναι προσβάσιμα μέσω διαδικτύου. Κύριο μέλημα στη δημιουργία των αρχείων αυτών είναι η ισορροπία ανάμεσα στην αναγνωσιμότητα και στην ευκολία μεταφοράς τους. Α Επιμέρους αρχεία JPEG με το εξώφυλλο κάθε τεκμηρίου για εύκολη εύρεση της συγκεκριμένης έκδοσης από τον χρήστη. Τα αρχεία των εξωφύλλων θα έχουν μέγεθος 150 pixels στη μικρότερη διάσταση και θα χρησιμοποιείται ως thumbnail. Α Επιμέρους αρχεία JPEG με το εξώφυλλο κάθε τεκμηρίου μεγέθους 600 pixel στη μικρότερη διάσταση. Τα αρχεία αυτά θα χρησιμοποιηθούν για λεπτομερέστερη προεπισκόπηση. Α Επιμέρους αρχεία TIFF ανά σελίδα σε πλήρη ανάλυση και χωρίς συμπίεση Επίσης, πέρα από το ψηφιακό υποκατάστατο απαιτείται να δημιουργούνται τουλάχιστον άλλες δυο εκδοχές του: μία εικόνα κατάλληλη για πρόσβαση από το Διαδίκτυο και μια εικόνα σε σμίκρυνση για προεπισκόπηση. Α Το ψηφιακό υποκατάστατο απαιτείται να αποθηκεύεται σε μορφή TIFF, χωρίς συμπίεση, οι εικόνες που εξυπηρετούν την πρόσβαση από το Διαδίκτυο σε JPEG ή PNG και οι σμικρύνσεις σε JPEG ή GIF, χωρίς να αποκλείονται και άλλοι τύποι αρχείων. Σελίδα 24 από 38

25 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.2.5 Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος Με την παράδοση των αρχείων στο ΑΠΘ θα πραγματοποιείται δειγματοληπτικός έλεγχος σε ποσοστό 10% τουλάχιστον ανά κατηγορία του προς ψηφιοποίηση υλικού ώστε να πιστοποιείται η ποιότητά τους και η κάλυψη των απαιτούμενων προδιαγραφών (βάθος χρώματος, ανάλυση, ποιότητα, ονοματολογία, κ.λπ.). (A ) Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να συμπεριλάβει στην προσφορά του όλη τη μεθοδολογία χειρισμού των πρωτοτύπων, τον εξοπλισμό που θα χρησιμοποιήσει με τα χαρακτηριστικά του και όλες τις διαδικασίες ποιοτικού και ποσοτικού ελέγχου που θα ακολουθήσει για να εξασφαλίσει την ποιότητα του αποτελέσματος. Α3.2.6 Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων 1. (Α ) Στο παρόν έργο απαιτείται η εφαρμογή επεξεργασίας στη φάση της ψηφιοποίησης με σύστημα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR), ώστε να γίνεται δυνατή η αναζήτηση στο πλήρες κείμενο (full text search) από μηχανές αναζήτησης στο Διαδίκτυο, ή από την λογισμικό της ΒΚΠ. 2. (Α ) Ο Ανάδοχος καλείται να παραδώσει «αδιόρθωτο» OCR για κείμενα μονοτονικών ή πολυτονικών ελληνικών ή άλλων διαδεδομένων γλωσσών (εφόσον πρόκειται για ξενόγλωσσο υλικό), στις παρακάτω μορφές: a. (A ) Το κείμενο σε πολυτονική ή/και μονοτονική μορφή σε ξεχωριστό αρχείο xml, κωδικοποίησης UTF-8. Στο αρχείο αυτό πρέπει να περιλαμβάνονται οι αλλαγές γραμμής και σελίδας. b. (A ) Το κείμενο σε μορφή επιπρόσθετου layer στα αρχεία PDF που θα παραχθούν. Το κείμενο αυτό θα είναι μονοτονικό και θα έχει παραχθεί από το πολυτονικό αποτέλεσμα του OCR. Αρχεία αυτού του τύπου επιτρέπουν το indexing όλου του κειμένου από λογισμικό της ΒΚΠ με αποτέλεσμα ο χρήστης να λαμβάνει αποτελέσματα από το πλήρες κείμενο (full text search). Με τη μέθοδο αυτή ο χρήστης θα λαμβάνει αποτελέσματα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσει πολυτονικό κείμενο. Η ποιότητα της εκτύπωσης ανά έκδοση διαφέρει σημαντικά και κατά έτος έκδοσης και κατά τίτλο. Ως εκ τούτου το ποσοστό επιτυχία της Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων αναμένεται να είναι χαμηλό σε ορισμένες περιπτώσεις. Παρ όλα αυτά, και με σκοπό η ΒΚΠ να μπορεί να εξασφαλίσει της επιτυχία του εγχειρήματος, οι υποψήφιοι Ανάδοχοι θα πρέπει να λάβουν υπόψη τους: c. (A ) Όσον αφορά στους τόμους με καλή ποιότητα εκτύπωσης και με χρήση διαδεδομένων γραμματοσειρών (Times, Didot, Porson κ.λπ.), προκειμένου η διαδικασία της Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων να θεωρείται επαρκής, ο Ανάδοχος θα πρέπει να παραδώσει κατά την εκτέλεση του έργου επιτυχή αποτελέσματα της διαδικασίας άνω του 70% σε επίπεδο λέξης (χωρίς τόνους), ειδάλλως θα αναγκαστεί να βελτιώσει τα αποτελέσματα αυτά είτε με επαναψηφιοποίηση, είτε με βελτίωση της παραγόμενης εικόνας (π.χ. thresholding), είτε με διόρθωση μέσω πληκτρολόγησης έως το ανωτέρω ποσοστό. Η μέτρηση του 70% ισχύει σε επίπεδο σελίδας και όχι ως μέσος όρος στο σύνολο του έργου. Όσον αφορά σε εκδόσεις με χειρότερη ποιότητα εκτύπωσης, ικανοποιητικό ποσοστό επιτυχίας θεωρείται το 60%. Όσον αφορά σε εκδόσεις των οποίων οι τόνοι δεν είναι καν αναγνωρίσιμοι από άνθρωπο (πολύ κακή ποιότητα εκτύπωσης ή πολύ μικρό μέγεθος χαρακτήρων), ή χρησιμοποιούνται γραμματοσειρές που από τη φύση τους Σελίδα 25 από 38

26 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου δεν μπορούν να αναγνωρισθούν (π.χ. καλλιγραφικά, διακοσμητικά, script κ.λπ.), ο Ανάδοχος σε συνεργασία με την Αναθέτουσα αρχή θα βγάζουν εκτός της διαδικασίας OCR τη συγκεκριμένη σελίδα ή άρθρο ή τίτλο κατά περίπτωση. d. (Α ) Δείγματα και των τριών ποιοτήτων εκτυπώσεων θα είναι διαθέσιμα στους Υποψήφιους Αναδόχους για προσωπική εξέταση κατόπιν επικοινωνίας με τη Βιβλιοθήκη του ΑΠΘ για το κλείσιμο συγκεκριμένης ημερομηνίας επίσκεψης. Είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι η απαίτηση για OCR πολυτονικών κειμένων αφορά σημαντικό μέρος (πάνω από 50%). Ως εκ τούτου η ποιότητα του παραγόμενου ψηφιακού αρχείου από τη διαδικασία της ψηφιοποίησης είναι κεφαλαιώδους σημασίας προκειμένου να επιτευχθεί όσον το δυνατό υψηλότερο ποσοστό επιτυχίας της διαδικασίας. Α3.2.7 Τεκμηρίωση και Μεταδεδομένα Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα περιεχόμενα θα πρέπει να δημιουργηθούν και να εισαχθούν εξ αρχής στο σύστημα από τους τίτλους των άρθρων των εφημερίδων και των περιοδικών. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι το συγκεκριμένο αφορά στη δημιουργία 7910 πινάκων περιεχομένων (περίπου) που θα καταγράφουν άρθρα (περίπου). Τα μεταδεδομένα θα εισαχθούν σε μονοτονικό σύστημα. Η δημιουργία μεταδεδομένων αφορά μόνο στη συλλογή των εφημερίδων και των περιοδικών, αφού για τα βιβλία έχει ολοκληρωθεί η αντίστοιχη εργασία και υπάρχουν εγγραφές στο αυτοματοποιημένο σύστημα καταλόγου 1. (Α ) Θα γίνει τεκμηρίωση για τεύχη περιοδικών και εφημερίδων. Θα πραγματοποιηθεί τεκμηρίωση και εισαγωγή των απαραίτητων μεταδεδομένων της συλλογής εφημερίδων και περιοδικών σε λογισμικό της ΒΚΠ. 2. (Α ) Θα δημιουργηθούν πίνακες περιεχομένων με τα εξής πεδία που θα δημιουργηθούν και θα εισαχθούν είναι: Τίτλος Εφημερίδας Περιοδικού / Συγγραφέας ή Συγγραφείς / Αριθμός Τόμου / Αριθμός Τεύχους Φύλλου / Ημερομηνία έκδοσης / Φυσική Περιγραφή (διαστάσεις αριθμός σελίδων) / Εκδοτικός οίκος / Περιεχόμενα 3. (Α ) Θα εισαχθούν τεχνικά στοιχεία τα οποία αφορούν σε μεταδεδομένα σχετικά με τις προδιαγραφές και τον εξοπλισμό ψηφιοποίησης. Για παράδειγμα πότε ψηφιοποιήθηκε ένα βιβλίο, σε τι ανάλυση, ποιος ήταν ο χειριστής του μηχανήματος 4. (Α ) Τα μεταδεδομένα τεκμηρίωσης θα πρέπει να παρέχονται και σε μορφή Marc XML. 5. (Α ) Τα βιβλιογραφικά δεδομένα θα εισαχθούν σε πρότυπα Dublin Core, MODS και HealMeta όπως αυτό έχει καθοριστεί από τον ΣΕΑΒ.κ.λπ. 6. (Α ) Η ΒΚΠ διατηρεί το δικαίωμα να πραγματοποιεί δειγματοληπτικό έλεγχο για την ποιότητα του τεκμηριωμένου υλικού και να κάνει τις σχετικές παρατηρήσεις για τυχόντα προβλήματα 7. (Α ) Η ψηφιοποίηση των τεκμηρίων θα γίνει σε υφιστάμενη λογισμικό της ΒΚΠ όπως αυτή θα ορίσει Σελίδα 26 από 38

27 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου Το σύνολο των λειτουργικών και τεχνικών προδιαγραφών και απαιτήσεων του έργου αναλύονται λεπτομερώς στο Παράρτημα Γ Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης Α3.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Το προκηρυσσόμενο Έργο χωρίζεται σε τέσσερις (4) Λειτουργικές Ενότητες: Τον καθορισμό των λειτουργικών απαιτήσεων του Έργου. Την ψηφιοποίηση και επιμέλεια υλικού Την οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) των ψηφιοποιημένων τεκμηρίων. Την τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομέων της συλλογής των περιοδικών. Α3.4.1 Λειτουργική Ενότητα 1 : «Καθορισμός λειτουργικών απαιτήσεων του Έργου» Λόγω της πολυπλοκότητας του έργου, ο Ανάδοχος θα πρέπει σε συνεργασία με την Αναθέτουσα Αρχή να καταρτίσει μία ολοκληρωμένη Μελέτη Λειτουργικών Απαιτήσεων η οποία θα απαντά με σαφήνεια σε μία σειρά ζητημάτων που θα πρέπει να επιλυθούν πριν την έναρξη της υλοποίησης. Μερικά από τα θέματα αυτά θα μπορούσαν να είναι: Ο διαχωρισμός των προς ψηφιοποίηση τεκμηρίων όσον αφορά στο μέγεθος και στη φυσική τους κατάσταση. Ο καθορισμός του αριθμού των σελίδων που θα ψηφιοποιούνται ανά ημέρα ανάλογα με τον τύπο τους. Οι διαδικασίες ποιοτικού ελέγχου του αποτελέσματος. Ο ορισμός του σχήματος και των πεδίων των μεταδεδομένων που θα ακολουθηθεί κατά την τεκμηρίωση. Το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης του Έργου. Η διαδικασία λήψης αντιγράφων ασφαλείας. Α3.4.2 Λειτουργική Ενότητα 2 : «Ψηφιοποίηση και επιμέλεια υλικού» Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων Η ΒΚΠ θα ψηφιοποιήσει περίπου 1 εκ. σελίδες βιβλίων και περιοδικών, τα οποία θα ψηφιοποιηθούν από τον Ανάδοχο και θα αναρτηθούν σε λογισμικό της ΒΚΠ μαζί με τα κατάλληλα μεταδεδομένα για αναζήτηση, όπως θα περιγραφεί παρακάτω. Στο συγκεκριμένο υλικό για λόγους προστασίας των πρωτοτύπων η σάρωση επιβάλλεται να γίνει με σαρωτή υπερκείμενης κάμερας (book scanner). Τα τελικά αρχεία θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από παραμόρφωση λόγω καμπύλωσης, και σκιάς στο εσωτερικό του βιβλίου. Επίσης, είναι επιθυμητή η όσο το δυνατόν μικρότερη έκθεση του υλικού αυτού σε υπεριώδη ακτινοβολία από φωτεινές πηγές, φυσικές ή τεχνητές, οι οποίες θα το θέσουν σε κίνδυνο να αλλοιωθεί σε βάθος χρόνου Ψηφιοποίηση περιοδικών (και ημερολογίων) προ του 1920 Η συλλογή των περιοδικών (και ημερολογίων) προ του 1920 αποτελείται από 7910 τεύχη τα οποία αναπτύσσονται σε σελίδες περίπου. Τα τεύχη αυτά θα ψηφιοποιηθούν Σελίδα 27 από 38

28 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου και θα αναρτηθούν σε λογισμικό της ΒΚΠ μαζί με τα κατάλληλα μεταδεδομένα για αναζήτηση. Στο συγκεκριμένο υλικό για λόγους προστασίας των πρωτοτύπων η σάρωση επιβάλλεται να γίνει με σαρωτή υπερκείμενης κάμερας (book scanner). Όπου αυτό είναι δυνατόν προτείνεται μηχάνημα που να παρέχει όλες εκείνες τις προϋποθέσεις ώστε το τεκμήριο να υποστεί την μικρότερη δυνατή πίεση και ιδανική γι αυτό λύση είναι η ρομποτική ψηφιοποίηση, τέτοια μηχανήματα χρησιμοποιούν τη μέθοδο της αναρρόφηση για το «γύρισμα» το σελίδων κάτι που «ταλαιπωρεί» λιγότερο τα τεκμήρια και ενδείκνυται για παλιά αλλά ακόμη και φθαρμένα τεκμήρια. Η χρήση άλλου μη ειδικών μηχανημάτων μπορεί να οδηγήσει στη φθορά και στην αλλοίωση του επιθυμητού αποτελέσματος. Επίσης το ρομποτικό μηχάνημα ψηφιοποίησης μπορεί να αποδώσει το μέγιστο δυνατόν αποτέλεσμα στο μικρότερο δυνατό χρόνο (ενδεικτικά υπάρχουν ρομποτικά μηχανήματα που αποδίδουν ως και πάνω από 1500 σελίδες / ώρα κατά περίπτωση). Σε διαφορετική περίπτωση για μεγαλόσχημο υλικό η ανάδοχος εταιρεία θα διαθέσει ανάλογο μηχάνημα. Τα τελικά αρχεία θα πρέπει να είναι απαλλαγμένα από παραμόρφωση λόγω καμπύλωσης, και σκιάς στο εσωτερικό του τεκμηρίου. Επίσης, είναι επιθυμητή η όσο το δυνατόν μικρότερη έκθεση του υλικού αυτού σε υπεριώδη ακτινοβολία από φωτεινές πηγές, φυσικές ή τεχνητές, οι οποίες θα το θέσουν σε κίνδυνο να αλλοιωθεί σε βάθος χρόνου. Α3.4.3 Λειτουργική Ενότητα 3 : «Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων» Στο παρόν έργο απαιτείται η εφαρμογή επεξεργασίας στη φάση της ψηφιοποίησης με σύστημα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR), ώστε να γίνεται δυνατή η αναζήτηση στο πλήρες κείμενο (full text search) από μηχανές αναζήτησης στο Διαδίκτυο, ή από την λογισμικό της ΒΚΠ. Ο Ανάδοχος καλείται να παραδώσει «αδιόρθωτο» OCR για κείμενα μονοτονικών ή πολυτονικών ελληνικών ή άλλων διαδεδομένων γλωσσών (εφόσον πρόκειται για ξενόγλωσσο υλικό), στις παρακάτω μορφές: Το κείμενο σε πολυτονική ή/και μονοτονική μορφή σε ξεχωριστό αρχείο xml, κωδικοποίησης UTF-8. Στο αρχείο αυτό πρέπει να περιλαμβάνονται οι αλλαγές γραμμής και σελίδας. Το κείμενο σε μορφή επιπρόσθετου layer στα αρχεία PDF που θα παραχθούν. Το κείμενο αυτό θα είναι μονοτονικό και θα έχει παραχθεί από το αποτέλεσμα του OCR. Αρχεία αυτού του τύπου επιτρέπουν το indexing όλου του κειμένου από λογισμικό της ΒΚΠ με αποτέλεσμα ο χρήστης να λαμβάνει αποτελέσματα από το πλήρες κείμενο (full text search), καθώς και την αναζήτηση και επιλογή κειμένου σε επίπεδο μεμονωμένου αρχείου PDF. Με τη μέθοδο αυτή ο χρήστης θα λαμβάνει αποτελέσματα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσει πολυτονικό κείμενο. Η ποιότητα της εκτύπωσης σε καθεμία έκδοση διαφέρει σημαντικά και κατά εποχή και κατά τίτλο. Ως εκ τούτου το αποτέλεσμα της Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων δεν θα μπορεί να είναι εξίσου επιτυχημένο σε όλες τις περιπτώσεις. Παρ όλα αυτά, και με σκοπό το ΑΠΘ να μπορεί να εξασφαλίσει της επιτυχία του εγχειρήματος, οι υποψήφιοι Ανάδοχοι θα πρέπει να λάβουν υπ όψιν τους: Όσον αφορά στους τόμους με καλή ποιότητα εκτύπωσης και με χρήση διαδεδομένων γραμματοσειρών (Times, Didot, Porson κ.λπ.), προκειμένου η διαδικασία της Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων να θεωρείται επαρκής, ο Σελίδα 28 από 38

29 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Ανάδοχος θα πρέπει να παραδώσει κατά την εκτέλεση του έργου επιτυχή αποτελέσματα της διαδικασίας άνω του 70% σε επίπεδο λέξης, ειδάλλως θα αναγκαστεί να βελτιώσει τα αποτελέσματα αυτά είτε με επαναψηφιοποίηση, είτε με βελτίωση της παραγόμενης εικόνας (π.χ. thresholding), είτε με διόρθωση μέσω πληκτρολόγησης έως το ανωτέρω ποσοστό. Η μέτρηση του 70% ισχύει σε επίπεδο σελίδας και όχι ως μέσος όρος στο σύνολο του έργου. Όσον αφορά σε εκδόσεις με χειρότερη ποιότητα εκτύπωσης, ικανοποιητικό ποσοστό επιτυχίας θεωρείται το 60%. Όσον αφορά σε εκδόσεις των οποίων οι τόνοι δεν είναι καν αναγνωρίσιμοι από άνθρωπο (πολύ κακή ποιότητα εκτύπωσης ή πολύ μικρό μέγεθος χαρακτήρων), ή χρησιμοποιούνται γραμματοσειρές που από τη φύση τους δεν μπορούν να αναγνωρισθούν (π.χ. καλλιγραφικά, διακοσμητικά, script κ.λπ.), ο Ανάδοχος σε συνεργασία με την Αναθέτουσα αρχή θα βγάζουν εκτός της διαδικασίας OCR τη συγκεκριμένη σελίδα ή άρθρο ή τίτλο κατά περίπτωση. Δείγματα και των τριών ποιοτήτων εκτυπώσεων θα είναι διαθέσιμα στους Υποψήφιους Αναδόχους για προσωπική εξέταση κατόπιν επικοινωνίας με τη Βιβλιοθήκη του ΑΠΘ για 15 ημέρες από την δημοσίευση της παρούσας. Είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι η απαίτηση για OCR πολυτονικών κειμένων αφορά σχεδόν στο σύνολο του υλικού (πάνω από 99%). Ως εκ τούτου η ποιότητα του παραγόμενου ψηφιακού αρχείου από τη διαδικασία της ψηφιοποίησης είναι κεφαλαιώδους σημασίας προκειμένου να επιτευχθεί όσον το δυνατό υψηλότερο ποσοστό επιτυχίας της διαδικασίας. Α3.4.4 Λειτουργική Ενότητα 4 : «Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων εφημερίδων και περιοδικών» Στην παρούσα ενότητα θα πραγματοποιηθεί τεκμηρίωση και εισαγωγή των απαραίτητων μεταδεδομένων της συλλογής εφημερίδων και περιοδικών σε λογισμικό της ΒΚΠ. Συγκεκριμένα τα μεταδεδομένα που θα διατηρούνται για κάθε εφημερίδα ή περιοδικό θα είναι σε 2 επίπεδα: Βιβλιογραφικά: τα βιβλιογραφικά δεδομένα θα εισαχθούν σε πρότυπα Dublin Core, MODS και HealMeta όπως αυτό έχει καθοριστεί από τον ΣΕΑΒ. Τα πεδία που θα δημιουργηθούν και θα εισαχθούν είναι: Τίτλος Εφημερίδας Περιοδικού / Συγγραφέας ή Συγγραφείς / Αριθμός Τόμου / Αριθμός Τεύχους Φύλλου / Ημερομηνία έκδοσης / Φυσική Περιγραφή (διαστάσεις αριθμός σελίδων) / Εκδοτικός οίκος / Περιεχόμενα Τεχνικά: τα οποία αφορούν σε μεταδεδομένα σχετικά με τις προδιαγραφές και τον εξοπλισμό ψηφιοποίησης. Για παράδειγμα πότε ψηφιοποιήθηκε ένα βιβλίο, σε τι ανάλυση, ποιος ήταν ο χειριστής του μηχανήματος κ.λπ. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ: Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα περιεχόμενα θα πρέπει να δημιουργηθούν και να εισαχθούν εξ αρχής στο σύστημα από τους τίτλους των άρθρων των εφημερίδων και των περιοδικών. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι το συγκεκριμένο αφορά στη δημιουργία 7910 πινάκων περιεχομένων (περίπου) που θα καταγράφουν άρθρα (περίπου). Σελίδα 29 από 38

30 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η δημιουργία μεταδεδομένων αφορά μόνο στη συλλογή των εφημερίδων και των περιοδικών, αφού για τα βιβλία έχει ολοκληρωθεί η αντίστοιχη εργασία και υπάρχουν εγγραφές στο αυτοματοποιημένο σύστημα καταλόγου Α3.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α3.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού Αναφέρονται στην παράγραφο Α.3.2 και Α.3.4. Α3.7 Διαλειτουργικότητα Τα μεταδεδομένα που θα παραχθούν από τον ανάδοχο καθώς θα πρέπει να μεταφορτωθούν στο αποθετήριο της ΒΚΠ (Invenio) και συνεπώς θα πρέπει να συμφωνούν με τα πρότυπα που υποστηρίζει. (Υπο)συστήματα/Υπηρεσίες που οφείλουν να διαλειτουργούν Αποθετήριο ΒΚΠ (Invenio) Α3.8 Πολυκαναλική προσέγγιση Πληροφορίες που ανταλλάσσονται Μεταδεδομένα σε Dublin Core, XML Πίνακας 7 : Διαλειτουργικότητα υποσυστημάτων Σελίδα 30 από 38 Παρατηρήσεις Το ψηφιακό υλικό θα φιλοξενηθεί στο λογισμικό που χρησιμοποιείτε σήμερα από τη ΒΚΠ για τον σκοπό αυτό (INVENIO). Oι χρήστες θα έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης στο υλικό μέσω διαδικτύου από ηλεκτρονικούς υπολογιστές και δημοφιλή προγράμματα φυλλομέτρησης. Το ψηφιοποιημένο υλικό θα έχει τις κατάλληλες διαστάσεις για προβολή μέσω των φυλλομετρητών, όπως αναφέρεται στην παράγραφο Α Υπηρεσία Τρόποι Αλληλεπίδρασης Τερματικό Πρόσβασης Ψηφιοποιημένο υλικό WebBrower PC / Laptop/Tablet PC Α3.9 Ανοιχτά δεδομένα Πίνακας 8 : Αλληλεπίδραση υπηρεσιών (α) Το πλήθος των δεδομένων που θα διατίθενται στην πλήρη παραγωγική λειτουργία μέσω της πλατφόρμας της ΒΚΠ θα είναι το σύνολο του ψηφιοποιημένων σελίδων και τα αντίστοιχα μεταδεδομένα τεκμηρίωσης. (β) Το πρότυπο μεταδεδομένων τεκμηρίωσης θα είναι σε το MarcXML (γ) Η πλατφόρμα της ΒΚΠ υποστηρίζει το πρότυπο OAI-PMH για την αναζήτηση στα μεταδομένα

31 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου (δ) Τα δεδομένα θα διατίθενται με την άδεια Public Domain Mark (ε) Ο Ανάδοχος οφείλει να μεταβιβάσει το σύνολο των πνευματικών δικαιωμάτων των ψηφιακών υποκατάστατων των τεκμηρίων προς ψηφιοποίηση καθώς των μεταδομένων τεκμηρίωσης. Α3.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας Για την πιστοποίηση των χρηστών εφαρμόζονται πρωτόκολλα και πρότυπα που καθορίζονται από την ιδρυματική πολιτική. Συγκεκριμένα το Ίδρυμα δια το ΚΛΔ διαθέτει «Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού» και διαθέτει ψηφιακά πιστοποιητικά σε χρήστες και εξυπηρετητές υπηρεσίες ( Η Αρχή πιστοποίησης του ιδρύματος είναι διαπιστευμένη από την Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού των Ελληνικών Ακαδημαϊκών και Ερευνητικών Ιδρυμάτων - HARICA ( Επίσης το Ίδρυμα διαθέτει υποδομή «Single Sign On») με χρήση τεχνολογίας Shibboleth. Α3.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Το ψηφιοποιημένο υλικό θα είναι διαθέσιμο μέσω εύχρηστης πλατφόρμας λογισμικού ΕΛ/ΛΑΚ, στην οποία οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση από οποιοδήποτε ηλεκτρονικό υπολογιστή με σύνδεση στο διαδίκτυο. Ο ανάδοχος δεν παρεμβαίνει στη διαδικασία διάθεσης του υλικού. Σε άλλο έργο της παρούσας Πράξης, προβλέπεται η αύξηση της ευχρηστίας και της λειτουργικότητας του συστήματος με προσθήκη νέων χαρακτηριστικών. Α3.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας Στην εκτέλεση του έργου θα ληφθούν υπόψη οι ιδιαίτερες ανάγκες και απαιτήσεις πρόσβασης στις υπηρεσίες και στο διακινούμενο υλικό από ΑμΕΑ και άλλες ευπαθείς ομάδες πληθυσμού, και θα εφαρμοσθούν, όπου υπάρχουν, οι σχετικοί διεθνώς αναγνωρισμένοι κανόνες και οδηγίες προσβασιμότητας (όπως ενδεικτικά του Web Accessibility Initiative και συγκεκριμένα, Web Content Accessibility Guidelines 1.0, Authoring Tool Accessibility Guidelines 1.0, User AgentAggessibility Guidelines ) που αφορούν στην ανάπτυξη προσβάσιμων εφαρμογών και υπηρεσιών σε περιβάλλον παγκόσμιου ιστού. Α3.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Η μεθοδολογία υλοποίησης του έργου συνίσταται στην υλοποίηση 5 διακριτών Φάσεων ή Πακέτων εργασίας με αντίστοιχα παραδοτέα. Η υλοποίηση του έργου από τον Ανάδοχο θα γίνει με βάση την εξέλιξη των φάσεων αυτών και την ποιοτική αξιολόγηση των αντίστοιχων παραδοτέων τους. Α/Α Μήνας Μήνας Λήξης Τίτλος Φάσης Φάσης Έναρξης (παράδοσης) Φ1 Καθορισμός λειτουργικών Μ1 Μ2 Σελίδα 31 από 38

32 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου απαιτήσεων Φ2 Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων Μ2 Μ20 Φ3 Ψηφιοποίηση περιοδικών και εφημερίδων (προ 1920) Μ2 Μ20 Φ4 Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) των Μ2 Μ20 ψηφιακών αρχείων Φ5 Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων της συλλογής εφημερίδων και περιοδικών Μ2 Μ20 Πίνακας 9 : Συγκεντρωτικός Πίνακας Φάσεων Έργου Φάση Νο 1 Τίτλος Καθορισμός λειτουργικών απαιτήσεων Μήνας Έναρξης M1 Μήνας Λήξης M2 Στόχοι Εξειδίκευση υλοποίησης του έργου Περιγραφή Υλοποίησης Στην παρούσα φάση θα καθοριστεί μετά από συναντήσεις με τον ανάδοχο το πλάνο υλοποίησης του έργου και θα εξειδικευτούν οι φάσεις υλοποίησης του έργου. Ταυτόχρονα θα εγκατασταθεί στην Κεντρική Βιβλιοθήκη του Α.Π.Θ. ο εξοπλισμός του αναδόχου (bookscaner) με το αντίστοιχο προσωπικό χειρισμού του. Παραδοτέα Μελέτη Εφαρμογής Εγκατεστημένος εξοπλισμός με προσωπικό Φάση Νο 2 Τίτλος Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων Μήνας Έναρξης M2 Μήνας Λήξης M20 Στόχοι Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων, και ψηφιακή επιμέλεια αυτών. Περιγραφή Υλοποίησης Στην παρούσα φάση ο ανάδοχος με κατάλληλο τεχνικό προσωπικό θα ψηφιοποιήσει το αρχείο σπανίων βιβλίων του ΑΠΘ που θα του υποδείξει η Βιβλιοθήκη. Μετατροπή του υλικού αυτού σε αναλύσεις σχετικές με την ψηφιακή του διάθεση. Παραδοτέα Κατάλογος με ψηφιοποιημένο υλικό, ψηφιακό υλικό σε λογισμικό της ΒΚΠ. Ψηφιακά αρχεία σελίδων από τη συλλογή των σπανίων βιβλίων και της συλλογή τρικόγλου Φάση Νο 3 Τίτλος Ψηφιοποίηση περιοδικών και εφημερίδων (προ 1920) Μήνας Έναρξης M2 Μήνας Λήξης M20 Στόχοι Ψηφιοποίηση εφημερίδων και περιοδικών, και ψηφιακή επιμέλεια αυτών. Περιγραφή Υλοποίησης Στην παρούσα φάση ο ανάδοχος με κατάλληλο τεχνικό προσωπικό θα ψηφιοποιήσει το αρχείο εφημερίδων και περιοδικών του ΑΠΘ που θα του υποδείξει η Βιβλιοθήκη. Σελίδα 32 από 38

33 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μετατροπή του υλικού αυτού σε αναλύσεις σχετικές με την ψηφιακή του διάθεση. Παραδοτέα Κατάλογος με ψηφιοποιημένο υλικό, ψηφιακό υλικό σε λογισμικό της ΒΚΠ. Ψηφιακά αρχεία σελίδων : - Ένα αρχείο PDF ανά τεύχος ή ανά άρθρο σε περίπτωση που προσφέρεται clipping (A.3.2,3.6.8) - Ένα αρχείο JPEG ανά τεύχος ή ανά άρθρο σε περίπτωση που προσφέρεται clipping (A.3.2,3.6.8) Φάση Νο 4 Τίτλος Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) των ψηφιακών αρχείων Μήνας Έναρξης M2 Μήνας Λήξης M20 Στόχοι Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων του συνόλου του ψηφιοποιημένου υλικού σε ψηφιακά τεκμήρια Περιγραφή Υλοποίησης Ο Ανάδοχος θα πρέπει να παραχθεί «αδιόρθωτο» OCR για το σύνολο των σελίδων που θα ψηφιοποιήσει, τηρώντας της προϋποθέσεις όπως αυτές ορίζονται στους πίνακες συμμόρφωσης και στο C Το OCR αυτό θα πρέπει να είναι αρκετά υψηλής ποιότητας ώστε να μπορεί να δώσει αξιοπιστα αποτελέσματα σε αναζητήσεις επί του κειμένου που θα γίνονται από ερευνητές (full text search). Παραδοτέα Αρχεία σχετικών μορφοτύπων εισηγμένα σε λογισμικό της ΒΚΠ της Βιβλιοθήκης του ΑΠΘ. Φάση Νο 5 Τίτλος Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων της συλλογής εφημερίδων και περιοδικών Μήνας Έναρξης M2 Μήνας Λήξης M20 Στόχοι Η τεκμηρίωση της συλλογής των εφημερίδων και των περιοδικών με την εισαγωγή μεταδεδομένων και τη δημιουργία πινάκων περιεχομένων για το σύνολο της συλλογής. Περιγραφή Υλοποίησης Ο ανάδοχος θα έχει την ευθύνη της ομάδας από εξειδικευμένο προσωπικό που θα αναλάβουν να περιγράψουν τα ψηφιακά τεκμήρια που θα έχουν ψηφιοποιηθεί από την προηγούμενη φάση στα σχετικά πρότυπα (Dublin Core, MODS, HealMeta) που έχει καθοριστεί για αυτά ανάλογα με το είδος της συλλογής τους. Η Φάση θα υλοποιηθεί με την επίβλεψη των επιστημόνων βιβλιοθηκονόμων της Αναθέτουσας Αρχής Παραδοτέα μεταδεδομένα τευχών καταχωρημένα σε λογισμικό της ΒΚΠ Πίνακας 10 : Αναλυτικός Πίνακας Φάσεων Έργου Α3.14 Πίνακας Παραδοτέων Α/Α Παραδοτέου Τίτλος Παραδοτέου Τύπος Παραδοτέου 2 Μήνας Παράδοσης 3 2 Τύπος Παραδοτέου: Μ (Μελέτη), ΑΝ (Αναφορά), Λ (Λογισμικό), Υ (Υλικό/Εξοπλισμός), Υ (Υπηρεσία), Σ (Σύστημα), ΑΛ (Άλλο) Σελίδα 33 από 38

34 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου 1.1 Μελέτη Εφαρμογής Μελέτη Μ2 1.1 Εγκατεστημένος εξοπλισμός Υλικό Μ2 2.1 Κατάλογος με ψηφιοποιημένο υλικό, ψηφιακό υλικό σε Υλικό Μ20 λογισμικό της ΒΚΠ. 2.2 Ψηφιακά αρχεία σελίδων σπανίων βιβλίων Υλικό Μ Κατάλογος με ψηφιοποιημένο υλικό, ψηφιακό υλικό στο ΙΚ/Α Υλικό Μ20 της Βιβλιοθήκης. 4.1 Αρχεία σχετικών μορφοτύπων από το OCR εισηγμένα σε Υλικό Μ20 λογισμικό της ΒΚΠ 5.1 Εισαγωγή σε λογισμικό της ΒΚΠ 8000 περίπου νέων τεκμηρίων (ως μεταδεδομένα) Υλικό Μ20 Πίνακας 11 : Πίνακας Παραδοτέων Έργου Α3.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Α/Α Τίτλος Οροσήμου Μήνας Επίτευξης Μέθοδος μέτρησης της επίτευξης 1 Υπογραφή Σύμβασης 1 Υπογραφή Σύμβασης 2 Ολοκλήρωση Φάσης «Μελέτη Εφαρμογής» 2 Παραλαβή Μελέτης Εφαρμογής και εγκατάσταση εξοπλισμού 3 Ψηφιοποίηση σελίδων και OCR 4 Ολοκλήρωση ψηφιοποίησης, OCR, τεκμηρίωσης σε λογισμικό της ΒΚΠ 6 Παραλαβή ψηφιακών σελίδων με OCR 12 Παραλαβή του συνόλου του ψηφιακού υλικού και των μεταδεδομένων Πίνακας 12 : Πίνακας Οροσήμων Έργου % επί του συνολικού κόστους/ αμοιβής 4 20% 40% 40% 3 Μήνας Παράδοσης Παραδοτέου (π.χ. Μ1, Μ2,...ΜΝ) όπου Μ1 είναι ο πρώτος μήνας (δηλ. μήνας έναρξης) του Έργου 4 εφόσον η ΑΑ επιλέξει τη σύνδεση παράδοσης προοδευτικών τμημάτων λειτουργικότητας με αμοιβή Σελίδα 34 από 38

35 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α4. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών Α4.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α4.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α4.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α4.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» Η ελάχιστη ζητούμενη Περίοδος Εγγύησης είναι ενός (1) έτους από την οριστική παραλαβή του έργου. Η εγγύηση αφορά : Α) στην ποιότητα των ψηφιακών αρχείων και Β) στην ποιότητα των αρχείων οπτικής αναγνώρησης. Ο ανάδοχος οφείλει να αντικαθιστά όσα από τα παραπάνω, για οποιοδήποτε λόγο δεν πληρούν τις απαιτήσεις οι οποίες έχουν τεθεί στο παρόν κείμενο. Α4.5 Υπηρεσίες Συντήρησης Δεν αφορούν στο παρόν έργο Α4.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών Ο Ανάδοχος πρέπει να διαθέτει οργανωμένο σύστημα διασφάλισης ποιότητας, όπως αναλύεται στο Μέρος Β της παρούσης «Ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής. Θα πρέπει επίσης να πραγματοποιείται δειγματοληπτικός έλεγχος για την ποιότητα του τεκμηριωμένου υλικού, των ψηφιοποιημένων τεκμηρίων και του παραγομένου OCR. Στην περίπτωση που το παραγόμενο αποτέλεσμα δεν είναι το επιθυμητό είτε στα ψηφιοποιημένα τεκμήρια, είτε στα αρχεία pdf που θα παραχθούν είτε στα μεδεδομένα που δημιουργηθούν η ΒΚΠ διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει κατά περίπτωση τη διόρθωση τους έως το επιθυμητό για αυτήν αποτέλεσμα. Σελίδα 35 από 38

36 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α5. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α5.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Ο Ανάδοχος θα πρέπει να εκπονήσει ένα συνολικό σχέδιο οργάνωσης και διαχείρισης των υπό ανάπτυξη και υλοποίηση ενεργειών που προβλέπονται στο Έργο. Επίσης θα εκπονήσει και παρουσιάσει ένα κατάλληλο για το ΑΠΘ και το παρόν Έργο σχήμα οργάνωσης των παραδοτέων, ενώ δίδεται ιδιαίτερη βαρύτητα σε μία σωστή και έγκυρη Διαχείριση Έργου, συνοδευόμενη από τρόπο ελέγχου της ποιότητας των εργασιών. Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να αναφέρει και να τεκμηριώσει τόσο τις ενέργειες, όσο και την ακολουθούμενη μεθοδολογία και (ενδεχομένως) τυχόν εξοπλισμό ή και λογισμικό που θα χρησιμοποιήσει για την υλοποίηση του έργου κατά την προσφορά του. Α5.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου Ο Ανάδοχος πρέπει να διαθέτει Ομάδα Διοίκησης Έργου, όπως αναλύεται στο Μέρος Β2.6 της παρούσης «Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής». Α5.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών του συγκεκριμένου έργου Το Έργο πρέπει να περιλαμβάνει απαραίτητα και ένα ολοκληρωμένο σχέδιο ελέγχου ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών και των αποτελεσμάτων του. Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει τη Μεθοδολογία, το Σχήμα Διοίκησης Έργου και γενικά όλες τις ενέργειες και τα μέτρα που θα λαμβάνει καθ όλη τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου, προκειμένου να εξασφαλισθεί η άρτια και έγκαιρη υλοποίησή του. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει οργανωμένο σύστημα διασφάλισης ποιότητας, όπως αναλύεται στο Μέρος Β της παρούσης «Ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής». Α5.4 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης Ο Ανάδοχος οφείλει να καταθέσει ολοκληρωμένο σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων Υλοποίησης του έργου. Α5.5 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου Η διαδικασία παράδοσης, διαχείρισης και παραλαβής του έντυπου υλικού των τεκμηρίων θα γίνεται με ευθύνη του επιστημονικού προσωπικού του υποέργου με την συμμετοχή και του προσωπικού της εταιρείας. Το προσωπικό για την Συμπλήρωση των Πρωτοκόλλων Παράδοσης και Παραλαβής του προς ψηφιοποίηση υλικού είναι υποχρεωμένο να τηρεί τους εξής κανόνες: Πριν την ψηφιοποίηση πραγματοποιούνται απαρέγκλιτα και για όλα τα προς ψηφιοποίηση τεκμήρια οι ακόλουθες εργασίες: Εξέταση κάθε τεκμηρίου, ώστε να προσδιοριστούν και να καταγραφούν σε ένα ενυπόγραφο Πρωτόκολλο Προσωρινής Παράδοσης και σε ένα αντίστοιχο Πρωτόκολλο Παραλαβής από τους επιστημονικούς συνεργάτες του έργου τα εξής: - Τόμος Περιοδικού - Αύξων Αριθμός Πρωτοκόλλου Σελίδα 36 από 38

37 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου - Ημερομηνία - Τίτλος - Τόμος - τα Τεύχη ή Φύλλα που περιέχει - οι Διαστάσεις του - η Φυσική του Κατάστασή (καλή, μέτρια, κακή) Ημερολόγιο Βιβλίο - Αύξων Αριθμός Πρωτοκόλλου - Ημερομηνία - Τίτλος - Ταξινομικός του Αριθμός - η Συλλογή στην οποία ανήκει - οι Διαστάσεις του - η Φυσική του Κατάστασή (καλή, μέτρια, κακή) - Παρατηρήσεις μετά από έλεγχο του τόμου (π.χ. κατεστραμμένη βιβλιοδεσία, φύλλα που λείπουν, κολλημένες, σκισμένες-διπλωμένες σελίδες, χειρόγραφες σημειώσεις) - Ονοματεπώνυμα και υπογραφές του Επιστημονικού Συνεργάτη και του Υπαλλήλου που θα σαρώσει σε scanner τον τόμο. Μετά την ψηφιοποίηση ακολουθεί νέα Εξέταση του τόμου από το επιστημονικό προσωπικό ώστε να πιστοποιηθεί ότι ο τόμος βρίσκεται στην ίδια ακριβώς κατάσταση με αυτή που παραδόθηκε. Τα αποτελέσματα της εξέτασης αυτής καταγράφονται από το επιστημονικό προσωπικό σε ένα αντίστοιχο με το Πρωτόκολλο Παράδοσης, Πρωτόκολλο Παραλαβής. Σε περίπτωση Έγκρισης της Παραλαβής συμπληρώνονται τα Ονοματεπώνυμα και οι υπογραφές του επιστημονικού προσωπικού και του Υπαλλήλου που σάρωσε σε scanner τον τόμο. Σε περίπτωση που ο τόμος κατά την σάρωσή του έχει υποστεί σημαντικές φθορές (π.χ. βιβλιοδεσία που καταστράφηκε, φύλλα που ενώ πριν δεν έλειπαν τώρα λείπουν, σελίδες που κόλλησαν, σκίστηκαν, λερώθηκαν, διπλώθηκαν, πρόσφατες χειρόγραφες σημειώσεις κ.α.) αυτές καταγράφονται αναλυτικά στις Παρατηρήσεις από δύο (2) τουλάχιστον επιστημονικούς συνεργάτες που δεν υπογράφουν ούτε παραλαμβάνουν τον τόμο άλλα ενημερώνουν γραπτά τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου, την Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης και την Εταιρεία που θα αναλάβει το έργο της ψηφιοποίησης. Σε περίπτωση σοβαρού περιστατικού καταστροφής τόμου ή επαναλαμβανομένων περιστατικών πρόκλησης φθοράς υλικού προς ψηφιοποίηση λόγω αμέλειας του προσωπικού ζητείται από την Εταιρεία η απομάκρυνση και η αντικατάστασή του με νέο. Μετακίνηση και Μεταχείριση του υλικού Το προσωπικό κατά την Μετακίνηση και Μεταχείριση του υλικού προς ψηφιοποίηση είναι υποχρεωμένο να τηρεί τους εξής Κανόνες: Η απομάκρυνση ενός τόμου από κάποιο ράφι δε θα πρέπει να γίνεται από την κορυφή του δεσίματος, γιατί μπορεί να προκληθεί ζημιά. Ο σωστός τρόπος είναι να τραβηχτεί, πιάνοντάς το γύρω από το δέσιμο με τα δάχτυλα στην μία μεριά και τον αντίχειρα στην άλλη, αφού παραμεριστούν οι γύρω τόμοι. Απαγορεύεται η μετακίνηση πάρα πολλών τόμων μαζί ταυτόχρονα. Η μαζική μετακίνηση σε μια μόνο φάση μπορεί να προκαλέσει τραυματισμούς ή ζημιές στους τόμους. Κατά την μεταφορά του το υλικό θα πρέπει να μεταφέρεται και με τα δυο χέρια. Κρατώντας το με το ένα χέρι, αυξάνεται ο κίνδυνος πρόκλησης ζημιάς. Για ογκώδη τόμους θα πρέπει να εξασφαλιστεί εκ των προτέρων ότι υπάρχουν αρκετά άτομα για την ασφαλή μεταφορά τους. Αν όχι, θα πρέπει να ζητηθεί βοήθεια από το υπόλοιπο προσωπικό Σελίδα 37 από 38

38 Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Απαγορεύονται να μεταφέρονται με τρόλεϊ πάρα πολλοί τόμοι μαζί. Μπορεί να μην είναι κατάλληλη η στήριξή τους, με αποτέλεσμα την πιθανή πρόκληση ατυχήματος. Επίσης, δεν πρέπει να γίνεται προσπάθεια εξοικονόμησης χρόνου, υπερφορτώνοντας τα τρόλεϊ ή βάζοντας πολλούς τόμους τον ένα πάνω στον άλλο. Κατά τη μετακίνηση των τόμων με τρόλεϊ ή κουτιά απαγορεύονται να αναπτύσσονται ταχύτητες και να γίνονται απότομα σταματήματα των τρόλεϊ. Τα εξώφυλλα των τόμων μπορεί να φθαρούν με την τριβή αλλά και οι σελίδες τους μπορούν να παραμορφωθούν εξαιτίας τους βάρους. Συνεπώς τόμοι ογκώδεις ή σε κακή φυσική κατάσταση απαγορεύεται να τοποθετούνται ο ένας πάνω στον άλλο. Σελίδα 38 από 38

39 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Δημιουργία Καινοτόμων Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Ψηφιοποίηση Σπάνιων Βιβλίων και Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης Αναθέτουσα Αρχή: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης - Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Προϋπολογισμός: ,25 (χωρίς ΦΠΑ) ,00 (με ΦΠΑ) Διάρκεια : 20 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνίες Διενέργειας Διαγωνισμού: 29/01/2013(12:00) Αποστολής στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων της ΕΕ: 19/12/2012 Δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 21/12/2012 Αποστολής και δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο:19/12/ /12/ /12/2012 Κωδικός ΟΠΣ :

40 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Σελίδα 2 από 83

41 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 3 ΜΕΡΟΣ Β: ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ... 5 Β1. Γενικές Πληροφορίες... 5 Β1.1 Αντικείμενο Διαγωνισμού... 5 Β1.2 Προϋπολογισμός Έργου... 5 Β1.3 Νομικό και Θεσμικό πλαίσιο Διαγωνισμού... 6 Β1.4 Ημερομηνία αποστολής της Διακήρυξης... 8 Β1.5 Τόπος και χρόνος υποβολής Προσφορών... 9 Β1.6 Τρόπος λήψης εγγράφων Διαγωνισμού... 9 Β1.7 Παροχή Διευκρινίσεων επί της Διακήρυξης Β2. Δικαίωμα Συμμετοχής Δικαιολογητικά Β2.1 Δικαίωμα Συμμετοχής Β2.2 Αποκλεισμός Συμμετοχής Β2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής Β2.4 Δικαιολογητικά Κατακύρωσης Β2.4.1 Οι Έλληνες Πολίτες Β2.4.2 Οι Αλλοδαποί Πολίτες Β2.4.3 Τα ημεδαπά Νομικά Πρόσωπα Β2.4.4 Οι συνεταιρισμοί Β2.4.5 Τα αλλοδαπά νομικά πρόσωπα Β2.4.6 Οι ενώσεις-κοινοπραξίες Β2.5 Λοιπές Υποχρεώσεις / Διευκρινήσεις Β2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής i) Οικονομική και χρηματοοικονομική ικανότητα ii) Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα Β2.7 Εγγύηση Συμμετοχής Β3. Κατάρτιση - Υποβολή Προσφορών Β3.1 Τρόπος Υποβολής Προσφορών Β3.2 Περιεχόμενο Προσφορών Β3.2.1 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Συμμετοχής» Β3.2.2 Περιεχόμενα Φακέλου «Τεχνική Προσφορά» Β3.2.3 Περιεχόμενα Φακέλου «Οικονομική Προσφορά» Β3.2.4 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Κατακύρωσης» Β3.3 Ισχύς Προσφορών Β3.4 Εναλλακτικές Προσφορές Σελίδα 3 από 83

42 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β3.5 Τιμές Προσφορών - Νόμισμα Β4. Διενέργεια Διαγωνισμού Αξιολόγηση Προσφορών Β4.1 Διαδικασία Διενέργειας Διαγωνισμού, Αξιολόγησης Προσφορών και Κατακύρωσης του Διαγωνισμού Β4.1.1 Διαδικασία διενέργειας Διαγωνισμού - αποσφράγιση Προσφορών Β4.1.2 Διαδικασία αξιολόγησης Προσφορών Β4.1.3 Βαθμολόγηση τεχνικών Προσφορών Β4.1.4 Ομάδες και συντελεστές κριτηρίων τεχνικής αξιολόγησης Β4.1.5 Διαμόρφωση συγκριτικού κόστους Προσφοράς Β4.1.6 Διαδικασία κατακύρωσης Διαγωνισμού Β4.2 Απόρριψη Προσφορών Β4.3 Προσφυγές Β4.4 Αποτελέσματα Κατακύρωση - Ματαίωση Διαγωνισμού Β5. Κατάρτιση Σύμβασης Γενικοί Όροι Σύμβασης Β5.1 Κατάρτιση, υπογραφή, διάρκεια Σύμβασης Εγγυήσεις Β5.2 Τρόπος Πληρωμής Κρατήσεις Β5.3 Εκτελωνισμός - Φόροι - Δασμοί Β5.4 Περίοδοι Εγγύησης και Συντήρησης Β5.5 Ποινικές Ρήτρες Έκπτωση Αναδόχου Β5.6 Υποχρεώσεις Αναδόχου Β5.7 Υπεργολαβίες Β5.8 Εμπιστευτικότητα Β5.9 Πνευματικά δικαιώματα Β5.10 Εφαρμοστέο Δίκαιο Διαιτησία Σελίδα 4 από 83

43 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι ΜΕΡΟΣ Β: ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Β1. Γενικές Πληροφορίες Παρακάτω παρουσιάζονται γενικές πληροφορίες σχετικά με τον Διαγωνισμό. Β1.1 Αντικείμενο Διαγωνισμού Αντικείμενο του Διαγωνισμού είναι η επιλογή Αναδόχου για το Έργο, όπως αυτό περιγράφεται στο Α Μέρος της παρούσας Διακήρυξης. Ο Διαγωνισμός πραγματοποιείται στο πλαίσιο συγχρηματοδότησής του από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» που έχει ενταχθεί στο Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς (ΕΣΠΑ) με την Απόφαση CCI 2007 GR 16 1 PO 002/ της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, και υλοποιείται από τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων έρευνας του Αριστοτέλειου Πανεπιστήμιου Θεσσαλονίκης (ΕΛΚΕ ΑΠΘ) ως Δικαιούχο της πράξης με κωδικό ΟΠΣ: Γίνονται δεκτές Προσφορές για το σύνολο των απαιτήσεων. Δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες Προσφορές που υποβάλλονται για μέρος του Έργου. Β1.2 Προϋπολογισμός Έργου Το Έργο συγχρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ», του ΕΣΠΑ, κατά (κοινοτική συνδρομή) και από Εθνικούς Πόρους (εθνική συμμετοχή). Το σύνολο των δαπανών του Έργου (κοινοτική συνδρομή και εθνική συμμετοχή), θα βαρύνουν τις πιστώσεις του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων, και συγκεκριμένα τον ενάριθμο κωδικό Συλλογικής Απόφασης Ένταξης 2011ΣΕ (ΣΑΕ). Σελίδα 5 από 83

44 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Ο Προϋπολογισμός του Έργου, χωρίς το δικαίωμα προαίρεσης, ανέρχεται στο ποσό των Τετρακοσίων χιλιάδων Ευρώ και μηδέν Λεπτών, ,00 (προϋπολογισμός χωρίς ΦΠΑ : ,00 - ΦΠΑ (23 %): ,25) και συμπεριλαμβάνει το κόστος των υπηρεσιών πάσης φύσεως. Δικαιώματα προαίρεσης δεν περιλαμβάνονται στο εγκεκριμένο φυσικό και οικονομικό αντικείμενο σύμφωνα με την ισχύουσα Απόφαση Ένταξης. Στοιχεία Αναθέτουσας Αρχής ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ - Διεύθυνση έδρας της Αναθέτουσας Αρχής: 3ης Σεπτεμβρίου - Πανεπιστημιούπολη ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ - Τηλέφωνο: / Fax: Procur@rc.auth.gr - Πληροφορίες: Μονάδα Προμηθειών Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας Α.Π.Θ. Θεοδοσιάδης Ευάγγελος Β1.3 Νομικό και Θεσμικό πλαίσιο Διαγωνισμού Ο Διαγωνισμός διέπεται από τις κάτωθι διατάξεις: - το Νόμο 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την Προγραμματική Περίοδο » (ΦΕΚ 267/Α/ ) - το Π.Δ. 60/2007 Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας προς τις διατάξεις τις Οδηγίας 2004/18/ΕΚ (ΦΕΚ 64/Α/ ) (όπου εφαρμόζεται) - το Π.Δ. 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου» (ΦΕΚ 150/Α/ ), εφαρμοζομένου αναλογικά Σελίδα 6 από 83

45 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι - το Ν.2286/1995 Περί Προμηθειών του Δημοσίου Τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων, εφαρμοζομένου αναλογικά - το Ν.2362/1995 Περί Δημοσίου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του κράτους και άλλες διατάξεις όπως αυτός ισχύει σήμερα - το Ν.2198/94 (αρθ. 24) «Παρακράτηση φόρου εισοδήματος» (ΦΕΚ 43/Α/ ) - το Ν.2842/00 περί λήψης συμπληρωματικών μέτρων για την εφαρμογή των κανονισμών του Συμβουλίου, όπως ισχύουν σχετικά με την εισαγωγή του ΕΥΡ' καθώς και της Κ.Υ.Α. αριθ. Ζ-288 και Ζ-412 περί εφαρμογής του - το Ν.2690/99 κυρώσεις του κώδικα διοικητικής διαδικασίας και άλλες διατάξεις - την Αρ /808/0026 (ΦΕΚ 433/Β/96) Υπουργική Απόφαση «Καθορισμός του επιτοκίου των προκαταβολών που δίδονται από το Δημόσιο για προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων» - το Ν.2472/1997 «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» - το Ν.3471/2006 «Προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και της ιδιωτικής ζωής στον τομέα των ηλεκτρονικών επικοινωνιών» - το Ν.3021/02 (ΦΕΚ 143/Α/ ) περί υπαγωγής της σύμβασης που θα συναφθεί στη διαδικασία διασταύρωσης στοιχείων που προβλέπεται από το άρθρο 4 αυτού - το Ν.3886/2010 «Δικαστική προστασία κατά τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων Εναρμόνιση της ελληνικής νομοθεσίας με την Οδηγία 89/665/ΕΟΚ του Συμβουλίου της 21ης Ιουνίου 1989 (L 395) και την Οδηγία 92/13/ΕΟΚ του Συμβουλίου της 25ης Φεβρουαρίου 1992 (L 76), όπως τροποποιήθηκαν με την Οδηγία 2007/66/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 11ης Δεκεμβρίου 2007 (L 335)». - την υπ αριθμ /ΨΣ4765-Α2/2010 απόφαση ένταξης στο ΕΠ Ψηφιακή Σύγκλιση. - το νομοθετικό πλαίσιο περί ΑΕΙ (Ν.4009/11) και ΕΛΚΕ (κ.υ.α. 679/ , Ν.3794/2009) Σελίδα 7 από 83

46 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι - το Ν.Δ.496/1974 περί λογιστικού των ν.π.δ.δ. - την Υπουργική Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης (ΦΕΚ Β 540/ , αρ. πρωτ /ΕΥΣ1749/ ), όπως τροποποιηθείσα ισχύει με την υπ αριθ. πρωτ /ΕΥΘΥ 2041/09 (ΦΕΚ 1957/Β/ ) και την αριθ. πρωτ /ΕΥΘΥ 1212/2010 (ΦΕΚ 1088/Β/2010). Η Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» (Μονάδα Β) με το έγγραφο της με Αρ. Πρωτοκόλου ΑΠ: /ΨΣ 3508-Β/ έχει διατυπώσει θετική γνώμη για την παρούσα διακήρυξη δημοπράτηση του έργου. Β1.4 Ημερομηνία αποστολής της Διακήρυξης Η Διακήρυξη του Διαγωνισμού στάλθηκε για δημοσίευση: 1. Στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων στις 19/12/ Στο «Τεύχος Διακηρύξεων Δημοσίων Συμβάσεων» της Εφημερίδας της Κυβέρνησης στις 21/12/ Στον ελληνικό τύπο α) Ηχώ των Δημοπρασιών β) Δημοπρασιών και Πλειστηριασμών γ) Θεσσαλονίκη στις 19/12/2012., όπου και δημοσιεύθηκε στις 22/12/2012 για τις Εφημερίδες Ηχώ των δημοπρασιών και Δημοπρασιών και Πλειστηριασμών και 24/12/2012 στην εφημερίδα Θεσσαλονίκη. Καταχωρήθηκε επίσης και στο διαδίκτυο στη διεύθυνση στις 19/12/2012. Σελίδα 8 από 83

47 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β1.5 Τόπος και χρόνος υποβολής Προσφορών Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι πρέπει να υποβάλουν τις Προσφορές τους, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα Διακήρυξη το αργότερο μέχρι τις 29/01/2013 και ώρα 11:30 στην διεύθυνση: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Κεντρική Βιβλιοθήκη Α.Π.Θ. Πανεπιστημιούπολη ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ Προσφορές που θα κατατεθούν μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα, δεν αποσφραγίζονται αλλά επιστρέφονται ως εκπρόθεσμες. Β1.6 Τρόπος λήψης εγγράφων Διαγωνισμού Η παρούσα Προκήρυξη διατίθεται σε ηλεκτρονική μορφή μέσω του Διαδικτυακού τόπου της Αναθέτουσας Αρχής, στη διεύθυνση « Η Διακήρυξη διατίθεται επίσης, χωρίς καταβολή τιμήματος, από τη Μονάδα Προμηθειών του Τμήματος Διασφάλισης Ποιότητας, Ανθρώπινων Πόρων και Προμηθειών του ΕΛΚΕ ΑΠΘ 3ης Σεπτεμβρίου, Κτίριο ΚΕΔΕΑ, Γραφείο 104, τις εργάσιμες ημέρες και ώρες από 10:00 έως 14:00 και η παραλαβή της γίνεται είτε αυτοπροσώπως είτε με courier (εφόσον αναληφθεί η δαπάνη για την ταχυδρομική αποστολή). Στην περίπτωση παραλαβής της προκήρυξης μέσω courier, η Αναθέτουσα Αρχή δεν φέρει καμία απολύτως ευθύνη για την έγκαιρη και σωστή παράδοσή της. Οι παραλήπτες της Διακήρυξης θα πρέπει να συμπληρώνουν σχετικό έντυπο με τα στοιχεία των ενδιαφερομένων (όπως επωνυμία, διεύθυνση, τηλέφωνο, φαξ, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), έτσι ώστε η Αναθέτουσα Αρχή να έχει στη διάθεση της πλήρη κατάλογο όσων παρέλαβαν τη Διακήρυξη, για την περίπτωση που θα ήθελε να τους αποστείλει τυχόν συμπληρωματικά έγγραφα ή διευκρινίσεις επ αυτής. Σελίδα 9 από 83

48 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Οι παραλήπτες της Διακήρυξης υποχρεούνται να ελέγξουν άμεσα το αντίτυπο της Διακήρυξης που παραλαμβάνουν από άποψη πληρότητας, σύμφωνα με το συνολικό αριθμό σελίδων και, εφόσον διαπιστώσουν οποιαδήποτε παράλειψη, να το γνωρίσουν εγγράφως στην Αναθέτουσα Αρχή και να ζητήσουν νέο πλήρες αντίγραφο. Προσφυγές κατά της νομιμότητας του Διαγωνισμού με το αιτιολογικό της μη πληρότητας του παραληφθέντος αντιγράφου της Διακήρυξης θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Το πλήρες κείμενο της Διακήρυξης διατίθεται και σε ηλεκτρονική μορφή μέσω του Διαδικτύου τόπου της Αναθέτουσας αρχής στη διεύθυνση: http: // Β1.7 Παροχή Διευκρινίσεων επί της Διακήρυξης Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι μπορούν να ζητήσουν γραπτώς (με επιστολή ή τηλεομοιοτυπία) συμπληρωματικές πληροφορίες ή διευκρινίσεις για το περιεχόμενο της παρούσας Διακήρυξης μέχρι και την 21/01/2013. Η Αναθέτουσα Αρχή θα απαντήσει ταυτόχρονα και συγκεντρωτικά σε όλες τις διευκρινίσεις που θα ζητηθούν εντός του ανωτέρω διαστήματος, σε όλους όσους έχουν παραλάβει τη Διακήρυξη, το αργότερο έξι (6) ημέρες πριν από την ημερομηνία που έχει οριστεί για την υποβολή των Προσφορών. Οι αιτήσεις παροχής διευκρινίσεων θα πρέπει να απευθύνονται στην ΑναθέτουσαΑρχή και ειδικότερα στην Κεντρική Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης Α.Π.Θ., Παν/πολη (κα Δέρβου Κ _ τις εργάσιμες ημέρες και ώρες από 10:00 έως 14:00. Κανένας υποψήφιος Ανάδοχος δεν μπορεί σε οποιαδήποτε περίπτωση να επικαλεσθεί προφορικές απαντήσεις εκ μέρους της Αναθέτουσας Αρχής. Προς διευκόλυνση της διαδικασίας, η υποβολή των ερωτήσεων μπορεί να γίνει και με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ( ) προς τη διεύθυνση: χωρίς όμως η δυνατότητα αυτή να απαλλάσσει τους υποψηφίους Αναδόχους από την Σελίδα 10 από 83

49 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι υποχρέωση να υποβάλλουν τα ερωτήματα και γραπτώς (με επιστολή ή τηλεομοιοτυπία), μέσα στην προθεσμία που ορίζεται παραπάνω. Η Αναθέτουσα Αρχή δεν θα απαντήσει σε ερωτήματα που θα έχουν υποβληθεί μόνο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Σημειώνεται ότι συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με τα τεύχη του διαγωνισμού, καθώς και οι γραπτές διευκρινίσεις της Αναθέτουσας Αρχής επί ερωτημάτων των ενδιαφερομένων σχετικά με τα έγγραφα και τη διαδικασία του διαγωνισμού θα αναρτώνται ταυτόχρονα και συγκεντρωτικά και σε ηλεκτρονική μορφή στο διαδικτυακό τόπο της Αναθέτουσας Αρχής Β2. Δικαίωμα Συμμετοχής Δικαιολογητικά Β2.1 Δικαίωμα Συμμετοχής Δικαίωμα συμμετοχής στο Διαγωνισμό έχουν φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή Ενώσεις φυσικών ή/και νομικών προσώπων, που: είναι εγκατεστημένα στα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Ε.Ε.) ή είναι εγκατεστημένα στα κράτη μέλη της Συμφωνίας για τον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο (ΕΟΧ) ή είναι εγκατεστημένα στα κράτη μέλη που έχουν υπογράψει τη Συμφωνία περί Δημοσίων Συμβάσεων (Σ.Δ.Σ.) του Παγκοσμίου Οργανισμού Εμπορίου, η οποία κυρώθηκε από την Ελλάδα με το Ν. 2513/97 (ΦΕΚ Α 139) υπό τον όρο ότι η σύμβαση καλύπτεται από την Σ.Δ.Σ. ή είναι εγκατεστημένα σε τρίτες χώρες που έχουν συνάψει ευρωπαϊκές συμφωνίες με την Ε.Ε. ή έχουν συσταθεί με τη νομοθεσία κράτους μέλους της Ε.Ε. ή του ΕΟΧ ή του κράτους μέλους που έχει υπογράψει τη Σ.Δ.Σ. ή της τρίτης χώρας που έχει συνάψει ευρωπαϊκή συμφωνία με την Ε.Ε. και έχουν την κεντρική τους διοίκηση ή την κύρια εγκατάστασή του ή την έδρα τους στο εσωτερικό μιας εκ των ανωτέρω χωρών τα οποία: Σελίδα 11 από 83

50 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι πληρούν τους όρους που καθορίζονται στις παραγράφους Β2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής και Β2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής Β2.2 Αποκλεισμός Συμμετοχής Δεν έχουν Δικαίωμα συμμετοχής στο Διαγωνισμό: Όσοι δεν πληρούν τις ανωτέρω προϋποθέσεις Συμμετοχής Όσοι δεν πληρούν τις προϋποθέσεις της παραγράφου Β2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής Όσοι δεν πληρούν τις προϋποθέσεις της παραγράφου Β2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής Όσοι έχουν κηρυχθεί με τελεσίδικη απόφαση έκπτωτοι από σύμβαση προμηθειών ή υπηρεσιών του δημόσιου τομέα Όσοι έχουν τιμωρηθεί με αποκλεισμό από τους διαγωνισμούς προμηθειών ή υπηρεσιών του δημόσιου τομέα, με αμετάκλητη απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης Όσοι υποψήφιοι Ανάδοχοι εμπίπτουν στις κατηγορίες που αναφέρονται στο Άρθρο 43.1 του ΠΔ 60/2007, ήτοι υπάρχει εις βάρος τους αμετάκλητη καταδικαστική απόφαση, για έναν ή περισσότερους από τους κατωτέρω λόγους: α) συμμετοχή σε εγκληματική οργάνωση, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 της κοινής δράσης της 98/773/ΔΕΥ του Συμβουλίου β) δωροδοκία, όπως αυτή ορίζεται αντίστοιχα στο άρθρο 3 της πράξης του Συμβουλίου της 26ης Μαΐου 1997 και στο άρθρο 3 παράγραφος 1 της κοινής δράσης 98/742/ΚΕΠΠΑ του Συμβουλίου γ) απάτη, κατά την έννοια του άρθρου 1 της σύμβασης σχετικά με την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων Σελίδα 12 από 83

51 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι δ) νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, όπως ορίζεται στο άρθρο 1 της οδηγίας 91/308/EOK του Συμβουλίου, της 10ης Ιουνίου 1991, για την πρόληψη χρησιμοποίησης του χρηματοπιστωτικού συστήματος για τη νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ε) για κάποιο από τα αδικήματα της υπεξαίρεσης, απάτης, εκβίασης, πλαστογραφίας, ψευδορκίας, δωροδοκίας και δόλιας χρεοκοπίας. Όσα φυσικά ή νομικά πρόσωπα του εξωτερικού έχουν υποστεί αντίστοιχες με τις παραπάνω κυρώσεις Οι ενώσεις προσώπων, σε περίπτωση που οποιαδήποτε από τις προϋποθέσεις αποκλεισμού της παραγράφου αυτής, ισχύει για ένα τουλάχιστον μέλος της Όσα πρόσωπα, μετέχουν αυτόνομα ή σε Ένωση ή ως υπεργολάβοι σε περισσότερα του ενός σχήματα διαγωνιζόμενων. Β2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι οφείλουν να καταθέσουν, υποχρεωτικά μαζί με την Προσφορά τους, τα ακόλουθα κατά περίπτωση δικαιολογητικά Συμμετοχής. Επίσης, θα πρέπει να συμπεριλάβουν στο «Φάκελο Δικαιολογητικών Συμμετοχής», συμπληρωμένους τους παρακάτω πίνακες κατά περίπτωση (σύμφωνα με τη νομική τους μορφή), λαμβάνοντας υπόψη τις ακόλουθες επεξηγήσεις/οδηγίες: 1. Στη στήλη «ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ» περιγράφονται τα αντίστοιχα δικαιολογητικά που θα πρέπει να υποβληθούν υποχρεωτικά μαζί με την Προσφορά 2. Στη στήλη «ΑΠΑΙΤΗΣΗ» όπου έχει συμπληρωθεί η λέξη «ΝΑΙ», σημαίνει ότι μέχρι την ημερομηνία υποβολής της προσφοράς ή της κατάθεσης της στο ταχυδρομείο, το αντίστοιχο δικαιολογητικό πρέπει να υποβληθεί υποχρεωτικά από τον υποψήφιο Ανάδοχο Σελίδα 13 από 83

52 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 3. Στη στήλη «ΑΠΑΝΤΗΣΗ» σημειώνεται η απάντηση του υποψήφιου Αναδόχου που έχει τη μορφή ΝΑΙ/ΟΧΙ εάν το αντίστοιχο δικαιολογητικό υποβάλλεται ή όχι 4. Στη στήλη «ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ» θα καταγραφεί από τον υποψήφιο Ανάδοχο το αντίστοιχο κεφάλαιο ή ενότητα του «Φακέλου Δικαιολογητικών Συμμετοχής» στο οποίο περιλαμβάνεται το απαιτούμενο δικαιολογητικό Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 1. Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παράγραφο Β2.7 Εγγύηση Συμμετοχής 2. Υπεύθυνες δηλώσεις του Ν. 1599/1986 στις οποίες θα αναγράφονται τα στοιχεία του διαγωνισμού και στις οποίες ο υποψήφιος Ανάδοχος θα δηλώνει ότι : ΝΑΙ Α: 1. Δεν συντρέχουν λόγοι αποκλεισμού στο πρόσωπό του από τους αναφερόμενους στο άρθρο 43 του ΠΔ 60/ Δεν τελεί υπό πτώχευση, εκκαθάριση, παύση εργασιών, αναγκαστική διαχείριση, πτωχευτικό συμβιβασμό, προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης (ή σε περίπτωση αλλοδαπών φυσικών / νομικών προσώπων σε ανάλογη κατάσταση ή διαδικασία) και επίσης ότι δεν έχει κινηθεί εναντίον του διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση, εκκαθάρισης, αναγκαστικής διαχείρισης, πτωχευτικού συμβιβασμού, προπτωχευτικής διαδικασίας εξυγίανσης (ή σε περίπτωση αλλοδαπών φυσικών / νομικών προσώπων σε ανάλογη κατάσταση ή διαδικασία). 3. Είναι ενήμερος ως προς τις υποχρεώσεις καταβολής εισφορών σε οργανισμούς κύριας και επικουρικής κοινωνικής ασφάλισης και τις φορολογικές του υποχρεώσεις. 4. Είναι εγγεγραμμένος στο οικείο Επιμελητήριο αναγράφοντας και το ειδικό επάγγελμά του (τα αλλοδαπά φυσικά ή νομικά πρόσωπα δηλώνουν ότι είναι εγγεγραμμένα στα Μητρώα του οικείου Επιμελητηρίου ή ισοδύναμες επαγγελματικές οργανώσεις της χώρας εγκατάστασης τους και το ειδικό επάγγελμα τους). 5. Σε περίπτωση που ανακηρυχθεί Ανάδοχος της σύμβασης, θα προσκομίσει για τη σύναψή της εντός προθεσμίας είκοσι (20) ημερολογιακών ημερών από τη σχετική πρόσκληση της ΝΑΙ Σελίδα 14 από 83

53 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ Β: Αναθέτουσας Αρχής τα επιμέρους δικαιολογητικά Κατακύρωσης σύμφωνα με το άρθρο 25 του Ν3614/ Εφόσον πρόκειται για συνεταιρισμό, ότι ο Συνεταιρισμός λειτουργεί νόμιμα. 7. O/οι νόμιμος/οι εκπρόσωπος/οι του υποψηφίου αναδόχου (σημ.: εφόσον πρόκειται για Ο.Ε. και Ε.Ε. οι ομόρρυθμοι εταίροι και διαχειριστές αυτών, εφόσον πρόκειται για Ε.Π.Ε. οι διαχειριστές αυτής, εφόσον πρόκειται για Α.Ε., ο Πρόεδρος και ο Διευθύνων Σύμβουλος αυτής, οι νόμιμοι εκπρόσωποι κάθε άλλου νομικού προσώπου), καθώς και στην περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι φυσικό πρόσωπο δηλώνει ότι: - i. Δεν έχουν καταδικασθεί με αμετάκλητη δικαστική απόφαση για κάποιο από τα αδικήματα της παραγράφου 1 του άρθρου 43 του ΠΔ60/2007, ήτοι: Α) συμμετοχή σε εγκληματική οργάνωση, όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 της κοινής δράσης της 98/773/ΔΕΥ του Συμβουλίου Β) δωροδοκία, όπως αυτή ορίζεται αντίστοιχα στο άρθρο 3 της πράξης του Συμβουλίου της 26ης Μαΐου 1997 και στο άρθρο 3 παράγραφος 1 της κοινής δράσης 98/742/ΚΕΠΠΑ του Συμβουλίου, Γ) απάτη, κατά την έννοια του άρθρου 1 της σύμβασης σχετικά με την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, Δ) νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, όπως ορίζεται από το άρθρο 1 της οδηγίας 91/308/ΕΟΚ του Συμβουλίου, της 10ης Ιουνίου 1991, για την πρόληψη χρησιμοποίησης του χρηματοπιστωτικού συστήματος για την νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες - ii. Δεν έχουν καταδικασθεί με αμετάκλητη απόφαση για κάποιο από τα αδικήματα της υπεξαίρεσης, της απάτης, της εκβίασης, της πλαστογραφίας, της ψευδορκίας, της δωροδοκίας και της δόλιας χρεοκοπίας. 1. Δεν έχει κηρυχθεί έκπτωτος από σύμβαση προμηθειών ή υπηρεσιών του δημόσιου τομέα. Σελίδα 15 από 83

54 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ Γ: 2. Δεν έχει τιμωρηθεί με αποκλεισμό από τους διαγωνισμούς προμηθειών ή υπηρεσιών του δημόσιου τομέα. 1. Η Προσφορά συντάχθηκε σύμφωνα με τους όρους της παρούσας Διακήρυξης της οποίας έλαβε γνώση και ότι αποδέχεται ανεπιφύλαχτα τους όρους της. 2. Παραιτείται από κάθε δικαίωμα αποζημίωσης για απόφαση του Οργάνου Λήψης Αποφάσεων της Αναθέτουσα Αρχή, ματαίωσης, ακύρωσης ή διακοπής του διαγωνισμού. 3. Τα Νομικά Πρόσωπα θα υποβάλλουν τα δικαιολογητικά σύστασής τους, και συγκεκριμένα: Εάν ο προσφέρων είναι Α.Ε και Ε.Π.Ε: 1. ΦΕΚ σύστασης, 2. Επικυρωμένο αντίγραφο του ισχύοντος καταστατικού με τα ΦΕΚ στο οποίο έχουν δημοσιευτεί όλες οι μέχρι σήμερα τροποποιήσεις αυτού ή επικυρωμένο αντίγραφο κωδικοποιημένου καταστατικού (εφόσον υπάρχει), 3. ΦΕΚ στο οποίο έχει δημοσιευτεί το πρακτικό ΔΣ ή απόφαση των εταίρων περί εκπροσώπησης του νομικού προσώπου, 4. Πρακτικό Δ.Σ περί έγκρισης συμμετοχής στο διαγωνισμό, στο οποίο μπορεί να περιέχεται και εξουσιοδότηση (εφόσον αυτό προβλέπεται από το καταστατικό του υποψηφίου αναδόχου) για υπογραφή και υποβολή Προσφοράς σε περίπτωση που δεν υπογράφει ο ίδιος ο νόμιμος εκπρόσωπος του φορέα την Προσφορά και τα λοιπά απαιτούμενα έγγραφα του διαγωνισμού και ορίζεται συγκεκριμένα άτομο ως αντίκλητος, 5. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής αρχής περί τροποποιήσεων του καταστατικού / μη λύσης της εταιρείας, το οποίο πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ τρείς (3) μήνες πριν από την ημερομηνία υποβολής Προσφορών. ΝΑΙ Εάν ο προσφέρων είναι Ο.Ε, Ε.Ε: 1. Αντίγραφο του καταστατικού με όλα τα μέχρι σήμερα τροποποιητικά, 2. Πιστοποιητικά αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής αρχής περί των τροποποιήσεων του Σελίδα 16 από 83

55 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ καταστατικού. Σε περίπτωση εγκατάστασης τους στην αλλοδαπή, τα δικαιολογητικά σύστασής τους εκδίδονται με βάση την ισχύουσα νομοθεσία της χώρας που είναι εγκατεστημένα, από την οποία και εκδίδεται το σχετικό πιστοποιητικό. Εάν ο προσφέρων είναι Φυσικό Πρόσωπο, οφείλει να καταθέσει: 1. Έναρξη Επιτηδεύματος από την αντίστοιχη Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία και τις μεταβολές του. Εάν ο προσφέρων είναι ένωση ή κοινοπραξία, οφείλει επιπλέον να καταθέσει: 1. Για κάθε μέλος της Ένωσης/Κοινοπραξίας όλα τα Δικαιολογητικά Συμμετοχής, ανάλογα με την περίπτωση (ημεδαπό/ αλλοδαπό φυσικό πρόσωπο, ημεδαπό/ αλλοδαπό νομικό πρόσωπο, συνεταιρισμός). 2. Πράξη του αρμόδιου οργάνου κάθε Μέλους της Ένωσης/ Κοινοπραξίας από το οποίο να προκύπτει η έγκριση του για τη συμμετοχή του Μέλους: στην Ένωση/ Κοινοπραξία, και στο Διαγωνισμό 3. Συμφωνητικό μεταξύ των μελών της Ένωσης/ Κοινοπραξίας όπου: να συστήνεται η Ένωση/ Κοινοπραξία, να αναγράφεται και να οριοθετείται με τη μέγιστη δυνατή σαφήνεια το μέρος του Έργου (φυσικό και οικονομικό αντικείμενο) που αναλαμβάνει κάθε Μέλος της Ένωσης/ Κοινοπραξίας στο σύνολο της Προσφοράς, να δηλώνεται ένα Μέλος ως υπεύθυνο για το συντονισμό και τη διοίκηση όλων των Μελών της Ένωσης/ Κοινοπραξίας (leader), να δηλώνουν από κοινού ότι αναλαμβάνουν εις ολόκληρο την ευθύνη για την εκπλήρωση του Έργου να ορίζεται (με συμβολαιογραφική πράξη, η οποία επίσης προσκομίζεται) κοινός εκπρόσωπος της Ένωσης/ Κοινοπραξίας και των μελών της για τη συμμετοχή της στο Διαγωνισμό και την εκπροσώπηση της Ένωσης / Κοινοπραξίας και των μελών της έναντι της Αναθέτουσας Αρχής. Σελίδα 17 από 83

56 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Σε περίπτωση που στη χώρα του υποψήφιου Αναδόχου ορισμένα από τα πιο πάνω δικαιολογητικά δεν εκδίδονται ή δεν καλύπτουν στο σύνολό τους όλες τις πιο πάνω περιπτώσεις, πρέπει επί ποινή αποκλεισμού να αναπληρωθούν με ένορκη βεβαίωση του υποψήφιου Αναδόχου ή, στα κράτη όπου δεν προβλέπεται Ένορκη Βεβαίωση, με υπεύθυνη δήλωση του υποψήφιου Αναδόχου ενώπιον δικαστικής ή διοικητική αρχής, συμβολαιογράφου ή αρμόδιου επαγγελματικού οργανισμού της χώρας του υποψήφιου Αναδόχου στην οποία θα βεβαιώνεται το αντίστοιχο περιεχόμενο. Η Ένορκη αυτή Βεβαίωση θα υποβληθεί υποχρεωτικά από τον υποψήφιο Ανάδοχο εντός του «Φακέλου Δικαιολογητικών Συμμετοχής». Β2.4 Δικαιολογητικά Κατακύρωσης Ο υποψήφιος Ανάδοχος στον οποίο πρόκειται να κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός οφείλει να καταθέσει εντός είκοσι (20) ημερών από την κοινοποίηση της σχετικής έγγραφης ειδοποίησης, τα ακόλουθα κατά περίπτωση δικαιολογητικά. Θα πρέπει να συμπεριλάβει στο «Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης», συμπληρωμένους τους παρακάτω πίνακες κατά περίπτωση (σύμφωνα με τη νομική τους μορφή), λαμβάνοντας υπόψη τις ακόλουθες επεξηγήσεις/οδηγίες: 1. Στη Στήλη «ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ» περιγράφονται τα αντίστοιχα δικαιολογητικά που θα πρέπει να υποβληθούν υποχρεωτικά μαζί με την Προσφορά. 2. Στη στήλη «ΑΠΑΙΤΗΣΗ» όπου έχει συμπληρωθεί η λέξη «ΝΑΙ», σημαίνει ότι το αντίστοιχο δικαιολογητικό πρέπει να υποβληθεί υποχρεωτικά από τον υποψήφιο Ανάδοχο. 3. Στη στήλη «ΑΠΑΝΤΗΣΗ» σημειώνεται η απάντηση του υποψήφιου Αναδόχου που έχει τη μορφή ΝΑΙ/ΟΧΙ εάν το αντίστοιχο δικαιολογητικό υποβάλλεται ή όχι. 4. Στη στήλη «ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ» θα καταγραφεί από τον υποψήφιο Ανάδοχο το αντίστοιχο κεφάλαιο ή ενότητα του «Φακέλου Δικαιολογητικών Κατακύρωσης» στο οποίο περιλαμβάνεται το απαιτούμενο δικαιολογητικό. Σελίδα 18 από 83

57 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β2.4.1 Οι Έλληνες Πολίτες Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 1. Απόσπασμα ποινικού μητρώου από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν έχει καταδικαστεί για αδίκημα σχετικό με την άσκηση της επαγγελματικής του δραστηριότητας για κάποιο από τα αδικήματα της υπεξαίρεσης, απάτης, εκβίασης, πλαστογραφίας, ψευδορκίας, δωροδοκίας και δόλια χρεοκοπίας, και για τα αδικήματα που προβλέπονται στο άρθρο 43 παράγρ. 1 του Π.Δ. 60/2007 (ΦΕΚ 64/Α / ) περί προσαρμογής της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ. Το απόσπασμα αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ τρεις (3) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 2. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό πτώχευση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 3. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 4. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σελίδα 19 από 83

58 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ Διαγωνισμού. 5. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε αναγκαστική διαχείριση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 6. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 7. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 8. Πιστοποιητικό της αρμόδιας αρχής από το οποίο να προκύπτει ότι είναι εγγεγραμμένος στα μητρώα του οικείου Επιμελητηρίου/Επαγγελματικού Μητρώου και το ειδικό επάγγελμα του, από το οποίο να προκύπτει η εγγραφή του, κατά την ημέρα υποβολής της Προσφοράς και ότι εξακολουθεί να παραμένει εγγεγραμμένος μέχρι την κοινοποίηση της ως άνω έγγραφης ειδοποίησης. 9. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986, στην οποία ο υποψήφιος Ανάδοχος θα δηλώνει όλους τους οργανισμούς κοινωνικής ασφάλισης στους οποίους οφείλει να καταβάλει εισφορές για το απασχολούμενο από αυτόν προσωπικό. ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σελίδα 20 από 83

59 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 10. Πιστοποιητικά όλων των οργανισμών κοινωνικής ασφάλισης που ο υποψήφιος Ανάδοχος δηλώνει στην Υπεύθυνη Δήλωση της προηγουμένης παραγράφου, από τα οποία να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης έκδοσης μετά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 11. Πιστοποιητικό αρμόδιας αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις φορολογικές υποχρεώσεις του έκδοσης μετά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 12. Έγγραφο παροχής ειδικής πληρεξουσιότητας προς εκείνον που υποβάλει τον Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ 1 Σε περίπτωση που ορισμένα από τα πιο πάνω δικαιολογητικά δεν εκδίδονται ή δεν καλύπτουν στο σύνολό τους όλες τις πιο πάνω περιπτώσεις, πρέπει επί ποινή αποκλεισμού να αναπληρωθούν με Ένορκη Βεβαίωση του υποψήφιου Αναδόχου ενώπιον συμβολαιογράφου ή Ειρηνοδίκη στην οποία θα βεβαιώνεται ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν βρίσκεται στην αντίστοιχη κατάσταση. Η Ένορκη αυτή Βεβαίωση θα υποβληθεί υποχρεωτικά από τον υποψήφιο Ανάδοχο στον οποίο πρόκειται να κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός εντός του «Φακέλου Δικαιολογητικών Κατακύρωσης». Β2.4.2 Οι Αλλοδαποί Πολίτες Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 1 Εφόσον ο υποψήφιος Ανάδοχος υποβάλει τον Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης μέσω Αντιπροσώπου. Σελίδα 21 από 83

60 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 1. Απόσπασμα ποινικού μητρώου ή ελλείψει αυτού, ισοδυνάμου εγγράφου που εκδίδεται από την αρμόδια δικαστική ή διοικητική αρχή της χώρας καταγωγής ή προέλευσης του προσώπου αυτού από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν έχει καταδικαστεί για αδίκημα σχετικό με την άσκηση της επαγγελματικής του δραστηριότητας για κάποιο από τα αδικήματα της υπεξαίρεσης, απάτης, εκβίασης, πλαστογραφίας, ψευδορκίας, δωροδοκίας και δόλια χρεοκοπίας, και για τα αδικήματα που προβλέπονται στο άρθρο 43 παράγρ. 1 του Π.Δ. 60/2007 (ΦΕΚ 64/Α / ) περί προσαρμογής της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ. Το απόσπασμα αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ τρεις (3) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 2. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό πτώχευση ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 3. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 4. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σελίδα 22 από 83

61 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 5. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε αναγκαστική διαχείριση ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 6. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 7. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 8. Πιστοποιητικό της αρμόδιας αρχής ή ισοδύναμο πιστοποιητικό της χώρας εγκατάστασης, από το οποίο να προκύπτει ότι είναι εγγεγραμμένος στα μητρώα του οικείου Επιμελητηρίου/Επαγγελματικού Μητρώου και ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σελίδα 23 από 83

62 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ το ειδικό επάγγελμα του, από το οποίο να προκύπτει η εγγραφή του, κατά την ημέρα υποβολής της Προσφοράς και ότι εξακολουθεί να παραμένει εγγεγραμμένος μέχρι την κοινοποίηση της ως άνω έγγραφης ειδοποίησης 9. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986 ή ένορκη δήλωση ενώπιον αρμόδιας αρχής ή συμβολαιογράφου ή, αν στη χώρα του υποψήφιου Αναδόχου δεν προβλέπεται ένορκη δήλωση, υπεύθυνη δήλωση ενώπιον δικαστικής ή διοικητικής αρχής, συμβολαιογράφου ή αρμόδιου επαγγελματικού οργανισμού, στην οποία ο υποψήφιος Ανάδοχος θα δηλώνει όλους τους οργανισμούς κοινωνικής ασφάλισης στους οποίους οφείλει να καταβάλει εισφορές για το απασχολούμενο από αυτόν προσωπικό. 10. Πιστοποιητικά όλων των οργανισμών κοινωνικής ασφάλισης που ο υποψήφιος Ανάδοχος δηλώνει στην Υπεύθυνη Δήλωση της προηγουμένης παραγράφου, από τα οποία να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης έκδοσης μετά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 11. Πιστοποιητικό αρμόδιας αρχής από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις φορολογικές υποχρεώσεις του έκδοσης μετά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 12. Έγγραφο παροχής ειδικής πληρεξουσιότητας προς εκείνον που υποβάλει τον Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης. ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ 2 2 Εφόσον ο υποψήφιος Ανάδοχος υποβάλει τον Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης μέσω Αντιπροσώπου. Σελίδα 24 από 83

63 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Σε περίπτωση που στη χώρα του υποψήφιου Αναδόχου ορισμένα από τα πιο πάνω δικαιολογητικά δεν εκδίδονται ή δεν καλύπτουν στο σύνολό τους όλες τις πιο πάνω περιπτώσεις, πρέπει επί ποινή αποκλεισμού να αναπληρωθούν με Ένορκη Βεβαίωση του υποψήφιου Αναδόχου ή, στα κράτη όπου δεν προβλέπεται Ένορκη Βεβαίωση, με Υπεύθυνη Δήλωση του υποψήφιου Αναδόχου ενώπιον δικαστικής ή διοικητική αρχής, συμβολαιογράφου ή αρμόδιου επαγγελματικού οργανισμού της χώρας του υποψήφιου Αναδόχου στην οποία θα βεβαιώνεται ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν βρίσκεται στην αντίστοιχη κατάσταση. Η Ένορκη αυτή Βεβαίωση θα υποβληθεί υποχρεωτικά από τον υποψήφιο Ανάδοχο στον οποίο πρόκειται να κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός εντός του «Φακέλου Δικαιολογητικών Κατακύρωσης». Β2.4.3 Τα ημεδαπά Νομικά Πρόσωπα Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 1. Απόσπασμα ποινικού μητρώου από το οποίο να προκύπτει ότι α) ομόρρυθμοι εταίροι και διαχειριστές Ο.Ε. και Ε.Ε. β) διαχειριστές Ε.Π.Ε. γ) Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος Α.Ε. δ) οι νόμιμοι εκπρόσωποι κάθε άλλου νομικού προσώπου δεν έχουν καταδικαστεί για αδίκημα σχετικό με την άσκηση της επαγγελματικής τους δραστηριότητας για κάποιο από τα αδικήματα της υπεξαίρεσης, απάτης, εκβίασης, πλαστογραφίας, ψευδορκίας, δωροδοκίας και δόλια χρεοκοπίας και για τα αδικήματα που προβλέπονται στο άρθρο 43 παράγρ. 1 του Π.Δ. 60/2007 (ΦΕΚ 64/Α / ) περί προσαρμογής της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ. Το απόσπασμα αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ τρεις (3) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. ΝΑΙ Σελίδα 25 από 83

64 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 2. Εφόσον από την προσκόμιση των νομιμοποιητικών εγγράφων για τη λειτουργία των νομικών προσώπων έχει υπάρξει οποιαδήποτε αλλαγή ή τροποποίηση, ο Ανάδοχος υποχρεούται να προσκομίσει με τα δικαιολογητικά κατακύρωσης και τα σχετικά έγγραφα (λ.χ. τροποποίηση καταστατικού). ΝΑΙ 3. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό πτώχευση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. ΝΑΙ 4. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 5. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. ΝΑΙ ΝΑΙ 6. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε αναγκαστική διαχείριση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. ΝΑΙ Σελίδα 26 από 83

65 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 7. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν βρίσκεται σε εκκαθάριση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 8. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. ΝΑΙ ΝΑΙ 9. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 10. Πιστοποιητικό της αρμόδιας αρχής από το οποίο να προκύπτει ότι είναι εγγεγραμμένος στα μητρώα του οικείου Επιμελητηρίου/Επαγγελματικού Μητρώου και το ειδικό επάγγελμα του, από το οποίο να προκύπτει η εγγραφή του, κατά την ημέρα υποβολής της προσφοράς και ότι εξακολουθεί να παραμένει εγγεγραμμένος μέχρι την κοινοποίηση της ως άνω έγγραφης ειδοποίησης ΝΑΙ ΝΑΙ 11. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986, στην οποία ο νόμιμος εκπρόσωπος του υποψήφιου Αναδόχου θα δηλώνει όλους τους οργανισμούς κοινωνικής ασφάλισης στους οποίους ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να καταβάλει εισφορές για το απασχολούμενο από αυτόν προσωπικό. ΝΑΙ Σελίδα 27 από 83

66 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 12. Πιστοποιητικά όλων των οργανισμών κοινωνικής ασφάλισης που ο υποψήφιος Ανάδοχος δηλώνει στην Υπεύθυνη Δήλωση της προηγουμένης παραγράφου, από τα οποία να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης έκδοσης μετά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού. ΝΑΙ 13. Πιστοποιητικό αρμόδιας αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις φορολογικές υποχρεώσεις του έκδοσης μετά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού. ΝΑΙ 14. Έγγραφο παροχής ειδικής πληρεξουσιότητας προς εκείνον που υποβάλει τον Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης. ΝΑΙ Σε περίπτωση που ορισμένα από τα πιο πάνω δικαιολογητικά δεν εκδίδονται ή δεν καλύπτουν στο σύνολό τους όλες τις πιο πάνω περιπτώσεις, πρέπει επί ποινή αποκλεισμού να αναπληρωθούν με Ένορκη Βεβαίωση του υποψήφιου Αναδόχου ενώπιον συμβολαιογράφου ή Ειρηνοδίκη στην οποία θα βεβαιώνεται ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν βρίσκεται στην αντίστοιχη κατάσταση. Η Ένορκη αυτή Βεβαίωση θα υποβληθεί υποχρεωτικά από τον υποψήφιο Ανάδοχο στον οποίο πρόκειται να κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός εντός του «Φακέλου Δικαιολογητικών Κατακύρωσης». Β2.4.4 Οι συνεταιρισμοί Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 1. Απόσπασμα ποινικού μητρώου από το οποίο να προκύπτει ότι οι νόμιμοι εκπρόσωποι ή διαχειριστές δεν έχουν καταδικαστεί για αδίκημα σχετικό με την άσκηση της επαγγελματικής του δραστηριότητας για κάποιο από τα αδικήματα της υπεξαίρεσης, απάτης, εκβίασης, ΝΑΙ Σελίδα 28 από 83

67 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ πλαστογραφίας, ψευδορκίας, δωροδοκίας και δόλια χρεοκοπίας και για τα αδικήματα που προβλέπονται στο άρθρο 43 παράγρ. 1 του Π.Δ. 60/2007 (ΦΕΚ 64/Α / ) περί προσαρμογής της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ. Το απόσπασμα αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ τρεις (3) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 2. Εφόσον από την προσκόμιση των νομιμοποιητικών εγγράφων για τη λειτουργία των νομικών προσώπων έχει υπάρξει οποιαδήποτε αλλαγή ή τροποποίηση, ο Ανάδοχος υποχρεούται να προσκομίσει με τα δικαιολογητικά κατακύρωσης και τα σχετικά έγγραφα (λ.χ. τροποποίηση καταστατικού). 3. Βεβαίωση της εποπτεύουσας αρχής, ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος λειτουργεί νόμιμα. 4. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό πτώχευση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 5. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 6. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σελίδα 29 από 83

68 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 7. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε αναγκαστική διαχείριση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 8. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν βρίσκεται σε εκκαθάριση. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 9. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης.. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 10. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης.. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 11. Πιστοποιητικό της αρμόδιας αρχής ή ισοδύναμο πιστοποιητικό της χώρας εγκατάστασης, από το οποίο να προκύπτει ότι είναι εγγεγραμμένος στα μητρώα του οικείου Επιμελητηρίου/Επαγγελματικού Μητρώου και το ειδικό επάγγελμα του, από το οποίο να προκύπτει η ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σελίδα 30 από 83

69 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ εγγραφή του, κατά την ημέρα υποβολής της Προσφοράς και ότι εξακολουθεί να παραμένει εγγεγραμμένος μέχρι την κοινοποίηση της ως άνω έγγραφης ειδοποίησης. 12. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986, στην οποία ο νόμιμος εκπρόσωπος του υποψήφιου Αναδόχου θα δηλώνει όλους τους οργανισμούς κοινωνικής ασφάλισης στους οποίους ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να καταβάλει εισφορές για το απασχολούμενο από αυτόν προσωπικό. 13. Πιστοποιητικά όλων των οργανισμών κοινωνικής ασφάλισης που ο υποψήφιος Ανάδοχος δηλώνει στην Υπεύθυνη Δήλωση της προηγουμένης παραγράφου, από τα οποία να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης έκδοσης μετά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 14. Πιστοποιητικό αρμόδιας αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις φορολογικές υποχρεώσεις του κατά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού 15. Έγγραφο παροχής ειδικής πληρεξουσιότητας προς εκείνον που υποβάλει τον Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης. ΝΑΙ ΝΑΙ NAI ΝΑΙ 3 Σε περίπτωση που ορισμένα από τα πιο πάνω δικαιολογητικά δεν εκδίδονται ή δεν καλύπτουν στο σύνολό τους όλες τις πιο πάνω περιπτώσεις, πρέπει επί ποινή αποκλεισμού να αναπληρωθούν με Ένορκη Βεβαίωση του υποψήφιου Αναδόχου ενώπιον συμβολαιογράφου ή Ειρηνοδίκη στην οποία θα βεβαιώνεται ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν βρίσκεται στην αντίστοιχη κατάσταση. Η Ένορκη αυτή Βεβαίωση θα υποβληθεί υποχρεωτικά από τον υποψήφιο Ανάδοχο στον οποίο 3 Εφόσον ο υποψήφιος Ανάδοχος υποβάλει τον Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης μέσω Αντιπροσώπου που δεν είναι νόμιμος εκπρόσωπός του. Σελίδα 31 από 83

70 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι πρόκειται να κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός εντός του «Φακέλου Δικαιολογητικών Κατακύρωσης». Β2.4.5 Τα αλλοδαπά νομικά πρόσωπα Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 1. Απόσπασμα ποινικού μητρώου ή ελλείψει αυτού, ισοδυνάμου εγγράφου που εκδίδεται από την αρμόδια δικαστική ή διοικητική αρχή της χώρας καταγωγής ή προέλευσης του προσώπου αυτού από το οποίο να προκύπτει ότι οι νόμιμοι εκπρόσωποι ή διαχειριστές του νομικού αυτού προσώπου δεν έχουν καταδικασθεί για αδίκημα σχετικό με την άσκηση της επαγγελματικής του δραστηριότητας για κάποιο από τα αδικήματα της υπεξαίρεσης, απάτης, εκβίασης, πλαστογραφίας, ψευδορκίας, δωροδοκίας και δόλια χρεοκοπίας και για τα αδικήματα που προβλέπονται στο άρθρο 43 παράγρ. 1 του Π.Δ. 60/2007 (ΦΕΚ 64/Α / ) περί προσαρμογής της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ. Το απόσπασμα ή το έγγραφο αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ τρεις (3) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 2. Εφόσον από την προσκόμιση των νομιμοποιητικών εγγράφων για τη λειτουργία των νομικών προσώπων έχει υπάρξει οποιαδήποτε αλλαγή ή τροποποίηση, ο Ανάδοχος υποχρεούται να προσκομίσει με τα δικαιολογητικά κατακύρωσης και τα σχετικά έγγραφα (λ.χ. τροποποίηση καταστατικού). ΝΑΙ ΝΑΙ Σελίδα 32 από 83

71 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 3. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό πτώχευση ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 4. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία κήρυξης σε πτώχευση ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την κοινοποίηση της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 5. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό αναγκαστική διαχείριση ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 6. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε αναγκαστική διαχείριση ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σελίδα 33 από 83

72 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 7. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν βρίσκεται σε εκκαθάριση ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 8. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του.. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 9. Πιστοποιητικό αρμόδιας δικαστικής ή διοικητικής Αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν τελεί υπό διαδικασία θέσης σε προπτωχευτική διαδικασία εξυγίανσης. ή ανάλογη κατάσταση που προβλέπεται στο δίκαιο της χώρας του.. Το πιστοποιητικό αυτό πρέπει να έχει εκδοθεί το πολύ έξι (6) μήνες πριν από την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών Κατακύρωσης του Διαγωνισμού. 10. Πιστοποιητικό της αρμόδιας αρχής ή ισοδύναμο πιστοποιητικό της χώρας εγκατάστασης, από το οποίο να προκύπτει ότι είναι εγγεγραμμένος στα μητρώα του οικείου Επιμελητηρίου/Επαγγελματικού Μητρώου (ή σε ισοδύναμες επαγγελματικές οργανώσεις της χώρας εγκατάστασης τους) και το ειδικό επάγγελμα του, από το οποίο να προκύπτει η εγγραφή του, κατά την ημέρα υποβολής της Προσφοράς και ότι εξακολουθεί να παραμένει εγγεγραμμένος μέχρι την κοινοποίηση της ως άνω έγγραφης ειδοποίησης. ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σελίδα 34 από 83

73 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 11. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986 ή ένορκη δήλωση ενώπιον αρμόδιας αρχής ή συμβολαιογράφου ή, αν στη χώρα του υποψήφιου Αναδόχου δεν προβλέπεται ένορκη δήλωση, υπεύθυνη δήλωση ενώπιον δικαστικής ή διοικητικής αρχής, συμβολαιογράφου ή αρμόδιου επαγγελματικού οργανισμού, στην οποία ο νόμιμος εκπρόσωπος του υποψήφιου Αναδόχου θα δηλώνει όλους τους οργανισμούς κοινωνικής ασφάλισης στους οποίους ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να καταβάλει εισφορές για το απασχολούμενο από αυτόν προσωπικό. ΝΑΙ Πιστοποιητικά όλων των οργανισμών κοινωνικής ασφάλισης που ο υποψήφιος Ανάδοχος δηλώνει στην Υπεύθυνη Δήλωση της προηγουμένης παραγράφου, από τα οποία να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις εισφορές κοινωνικής ασφάλισης έκδοσης μετά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού. Πιστοποιητικό αρμόδιας αρχής, από το οποίο να προκύπτει ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι ενήμερος ως προς τις φορολογικές υποχρεώσεις του έκδοσης μετά την ημερομηνία κοινοποίησης της πρόσκλησης υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης του Διαγωνισμού. Έγγραφο παροχής ειδικής πληρεξουσιότητας προς εκείνον που υποβάλει τον Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης. ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Σε περίπτωση που στη χώρα του υποψήφιου Αναδόχου ορισμένα από τα πιο πάνω δικαιολογητικά δεν εκδίδονται ή δεν καλύπτουν στο σύνολό τους όλες τις πιο πάνω περιπτώσεις, πρέπει επί ποινή αποκλεισμού να αναπληρωθούν με ένορκη βεβαίωση του υποψήφιου Αναδόχου ή, στα κράτη όπου δεν προβλέπεται Ένορκη Βεβαίωση, με υπεύθυνη δήλωση του υποψήφιου Αναδόχου ενώπιον δικαστικής ή διοικητική αρχής, συμβολαιογράφου ή αρμόδιου επαγγελματικού οργανισμού της χώρας του υποψήφιου Αναδόχου στην οποία θα βεβαιώνεται ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος δεν βρίσκεται στην αντίστοιχη κατάσταση. Η Ένορκη αυτή Βεβαίωση θα Σελίδα 35 από 83

74 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι υποβληθεί υποχρεωτικά από τον υποψήφιο Ανάδοχο στον οποίο πρόκειται να κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός εντός του «Φακέλου Δικαιολογητικών Κατακύρωσης». Β2.4.6 Οι ενώσεις-κοινοπραξίες Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΟΥ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ 1. Για κάθε Μέλος της Ένωσης / Κοινοπραξίας πρέπει να κατατεθούν όλα τα Δικαιολογητικά Κατακύρωσης, ανάλογα με την περίπτωση (ημεδαπό/ αλλοδαπό φυσικό πρόσωπο, ημεδαπό/ αλλοδαπό νομικό πρόσωπο, συνεταιρισμός). ΝΑΙ Β2.5 Λοιπές Υποχρεώσεις / Διευκρινήσεις Υποχρεώσεις σχετικά με υποβολή Δικαιολογητικών Συμμετοχής/Κατακύρωσης 1. Δικαιολογητικά που εκδίδονται σε γλώσσα άλλη, εκτός της Ελληνικής, θα συνοδεύονται υποχρεωτικά από επίσημη μετάφρασή τους στην Ελληνική γλώσσα. 2. Οι Υπεύθυνες Δηλώσεις που αναφέρονται στην παρούσα, θα προσκομίζονται με νόμιμα θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής. Υποχρεώσεις / διευκρινίσεις σχετικά με Ένωση/ Κοινοπραξία 1. Με την υποβολή της Προσφοράς κάθε Μέλος της Ένωσης/ Κοινοπραξίας ευθύνεται αλληλέγγυα και εις ολόκληρον. Σε περίπτωση κατακύρωσης του Έργου στην Ένωση/ Κοινοπραξία, η ευθύνη αυτή εξακολουθεί μέχρι πλήρους εκτέλεσης της Σύμβασης. 2. Η κοινή Προσφορά υπογράφεται υποχρεωτικά, είτε από όλα τα μέλη της ένωσης, είτε από εκπρόσωπό τους εξουσιοδοτημένο με συμβολαιογραφική πράξη. 3. Σε περίπτωση που εξαιτίας ανικανότητας για οποιοδήποτε λόγο, Μέλος της Ένωσης/ Κοινοπραξίας δεν μπορεί να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του ως Σελίδα 36 από 83

75 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι μέλους της Ένωσης/ Κοινοπραξίας κατά το χρόνο εκτέλεσης της Σύμβασης, τότε εάν οι συμβατικοί όροι μπορούν να εκπληρωθούν από τα εναπομείναντα Μέλη της Ένωσης/ Κοινοπραξίας, η Σύμβαση εξακολουθεί να υφίσταται ως έχει και να παράγει όλα τα έννομα αποτελέσματά της με την ίδια τιμή και όρους. Η δυνατότητα εκπλήρωσης των συμβατικών όρων από τα εναπομείναντα Μέλη θα εξετασθεί από την Αναθέτουσα Αρχή η οποία και θα αποφασίσει σχετικά. Εάν η Αναθέτουσα Αρχή αποφασίσει ότι τα εναπομείναντα Μέλη δεν επαρκούν να εκπληρώσουν τους όρους της Σύμβασης τότε αυτά οφείλουν να ορίσουν ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΤΗ με προσόντα αντίστοιχα του Μέλους που αξιολογήθηκε κατά τη διάρκεια του Διαγωνισμού. O ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΤΗΣ ωστόσο, πρέπει να εγκριθεί από την Αναθέτουσα Αρχή. Β2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να αποδεικνύει και να τεκμηριώνει επαρκώς, με ποινή αποκλεισμού, την τήρηση των παρακάτω ελαχίστων προϋποθέσεων συμμετοχής, προσκομίζοντας τα σχετικά δικαιολογητικά και λοιπά στοιχεία εντός του φακέλου Δικαιολογητικών Συμμετοχής στο Διαγωνισμό: i) Οικονομική και χρηματοοικονομική ικανότητα 1. Να έχει μέσο κύκλο εργασιών των τριών (3) τελευταίων διαχειριστικών χρήσεων (2009, 2010, 2011) μεγαλύτερο από το 100% του προϋπολογισμού του υπό ανάθεση Έργου. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος δραστηριοποιείται για χρονικό διάστημα μικρότερο των τριών διαχειριστικών χρήσεων, τότε ο μέσος κύκλος εργασιών για όσες διαχειριστικές χρήσεις δραστηριοποιούνται, θα πρέπει να είναι μεγαλύτερος από το 100% του προϋπολογισμού του Έργου. 1.1 Ο υποψήφιος Ανάδοχος, σύμφωνα με την περί εταιρειών νομοθεσία της χώρας όπου είναι εγκατεστημένος, υποβάλλει Ισολογισμούς των τελευταίων τριών (3) διαχειριστικών χρήσεων για τα έτη 2009,2010,2011, σε περίπτωση που υποχρεούται στην έκδοση Ισολογισμών ή Σελίδα 37 από 83

76 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Δήλωση του συνολικού ύψους του ετήσιου κύκλου εργασιών, σε περίπτωση που δεν υποχρεούται στην έκδοση Ισολογισμών. ii) Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα 1. Ο Υποψήφιος Ανάδοχος, πρέπει να διαθέτει οργάνωση, δομή και μέσα, με τα οποία να είναι ικανός, να αντεπεξέλθει πλήρως, άρτια και ολοκληρωμένα, στις απαιτήσεις του υπό ανάθεση Έργου. Ως ελάχιστη προϋπόθεση για τη συμμετοχή του στο διαγωνισμό, ο Υποψήφιος Ανάδοχος πρέπει να : διαθέτει επαγγελματική μεθοδολογία στον τομέα της διαχείρισης έργων πληροφορικής και ψηφιοποίησης υλικού. διαθέτει στην οργανωτική του δομή, οντότητες με αρμοδιότητα την Διαχείριση Έργων, Ψηφιοποίησης, την Τηλεφωνική Εξυπηρέτηση Πελατών και την Τεχνική Υποστήριξη Συστημάτων ψηφιοποίησης (book scanners, συστήματα ψηφιακής αποθήκευσης και διατήρησης κλπ), ή ισοδύναμες δομές με αρμοδιότητες που στηρίζουν τις παραπάνω διεργασίες υλοποίησης του κύκλου ζωής ενός Έργου πληροφορικής Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να αποδείξει την ανωτέρω προϋπόθεση συμμετοχής, καταθέτοντας με την Προσφορά του ενός του Φακέλου Δικαιολογητικών Συμμετοχής) τα ακόλουθα στοιχεία τεκμηρίωσης: 1.1 Αναλυτική παρουσίαση των κάτωθι χαρακτηριστικών του υποψήφιου Αναδόχου: - επιχειρηματική δομή, συνεργασίες με εξωτερικούς προμηθευτές, κανάλια εξυπηρέτησης, - τομείς δραστηριότητας και κλάδοι εξειδίκευσης - προϊόντα και υπηρεσίες - μεθοδολογίες, εργαλεία και τεχνικές που χρησιμοποιεί για την υλοποίηση του έργου με σαφή αναφορά στις οντότητες (π.χ. Τμήματα, Μονάδες, Υπηρεσίες) οι οποίες καλύπτουν την ανωτέρω Προϋπόθεση Συμμετοχής. 1.2 Περιγραφή των μέτρων, ή/και πρωτοβουλιών ή/και επαγγελματικών πιστοποιήσεων ποιότητας και διοικητικών μέτρων που έχει λάβει ο υποψήφιος Ανάδοχος για την διασφάλιση της ποιότητας των παραπάνω, παρεχόμενων υπηρεσιών ψηφιοποίησης και τεκμηρίωσης. Σελίδα 38 από 83

77 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 1.3 Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος προτίθεται να αναθέσει υπεργολαβικά σε τρίτους την υλοποίηση τμήματος του υπό ανάθεση Έργου, τότε θα πρέπει να καταθέσει συμπληρωμένο τον παρακάτω πίνακα καθώς και τις σχετικές δηλώσεις συνεργασίας. Περιγραφή τμήματος Έργου που προτίθεται ο υποψήφιος Ανάδοχος να αναθέσει σε Υπεργολάβο Επωνυμία Υπεργολάβου Ημερομηνία Δήλωσης Συνεργασίας Οι δηλώσεις συνεργασίας θα έχουν τη μορφή υπεύθυνης δήλωσης και θα περιλαμβάνουν το τμήμα του έργου που αναλαμβάνουν οι υπεργολάβοι 2. Ο Υποψήφιος Ανάδοχος, πρέπει να διαθέτει τεκμηριωμένα αποδεδειγμένη επαγγελματική ικανότητα και τεχνογνωσία στην υλοποίηση του αντικειμένου του έργου ψηφιοποίησης Ελάχιστη προϋπόθεση συμμετοχής αποτελεί το γεγονός, ο υποψήφιος Ανάδοχος να έχει ολοκληρώσει την υλοποίηση, σε ένα (1) αντίστοιχο με το προκηρυσσόμενο, έργο, τα τελευταία πέντε (5) έτη, επιτυχώς. Αντίστοιχο έργο ορίζεται ένα έργο, που αφορά σε όμοιο ή ισοδύναμο, από πλευράς απαιτήσεων υλοποίησης φυσικό αντικείμενο, με το προκηρυσσόμενο, σε όρους εφαρμοσθέντων τεχνολογιών, οικονομικού μεγέθους, μεθοδολογιών και αρχιτεκτονικής υλοποίησης, τεχνολογικής και επιχειρησιακής πολυπλοκότητας, σε όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής του. Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να αποδείξει την ανωτέρω προϋπόθεση συμμετοχής, καταθέτοντας με την Προσφορά του ενός του Φακέλου Δικαιολογητικών Συμμετοχής) τα ακόλουθα στοιχεία τεκμηρίωσης: 2.1 Ελάχιστη προϋπόθεση συμμετοχής αποτελεί το γεγονός, ο υποψήφιος Ανάδοχος να έχει ολοκληρώσει την υλοποίηση σε ένα (1) αντίστοιχα με το προκηρυσσόμενο, έργο, τα τελευταία πέντε (5) έτη, με επιτυχία. Αντίστοιχο Έργο ορίζεται ένα Έργο, που αφορά σε ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση βιβλιοδετημένων πρωτοτύπων. Ολοκλήρωση ενός Έργου με επιτυχία νοείται ως, η εντός αρχικού χρονοδιαγράμματος, εντός του αρχικού προϋπολογισμού, εντός των προδιαγραφών ποιότητας, ολοκλήρωση ενός αντίστοιχου Έργου, το οποίο, προσέθεσε την αναμενόμενη προστιθέμενη αξία στον πελάτη Σελίδα 39 από 83

78 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι σε σχέση δηλ. με τους αρχικούς στόχους (scope), υπό τους οποίους, του ανατέθηκε το Έργο. Πίνακα των κυριότερων έργων που εκτέλεσε ή στα οποία συμμετείχε ο υποψήφιος Ανάδοχος κατά τα τρία (3) τελευταία έτη και είναι αντίστοιχα με το υπό ανάθεση Έργο. Ο Πίνακας των κυριότερων έργων πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με το ακόλουθο υπόδειγμα: Α/ ΠΕΛΑΤΗ ΣΥΝΤΟΜΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΠΡΟΫΠΟ- ΠΑΡΟΥ ΣΝΟΠΤΙΚΗ ΠΟΣΟΣΤΟ ΣΤΟΙΧΕΙ Α Σ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΛΟΓΙΣΜΟΣ Α ΠΕΡΓΡΑΦΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧ Ο ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Σ ΕΡΓΟΥ ΦΑΣΗ ΣΥΝΕΙΣΦΟΡΑ ΗΣ ΣΤΟ ΕΡΓΟ ΤΕΚΜΗΡ (από Σ ΣΤΟ ΕΡΓΟ ΙΩΣΗΣ έως) (προϋπολογι σμός) (τύπος & μ/νία Όπου: - «ΠΑΡΟΥΣΑ ΦΑΣΗ»: ολοκληρωμένο ή σε εξέλιξη - «ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ»: ενδεικτικά: βεβαίωση καλής εκτέλεσης ή ανάλογο πιστοποιητικό Δημόσιας Αρχής, πρωτόκολλο παραλαβής Δημόσιας Αρχής, δήλωση πελάτη-ιδιώτη o εάν ο Πελάτης είναι Δημόσιος Φορέας ως στοιχείο τεκμηρίωσης υποβάλλεται πιστοποιητικό ή πρωτόκολλο παραλαβής ή βεβαίωση καλής εκτέλεσης που έχει συνταχθεί και αρμοδίως υπογραφεί από την αρμόδια Δημόσια Αρχή. o εάν ο Πελάτης είναι Ιδιωτικός Οργανισμός, ως στοιχείο τεκμηρίωσης υποβάλλεται δήλωση του ιδιώτη Οργανισμού όπως εκπροσωπείται από τον Νόμιμο Εκπρόσωπό ή κατάλληλα εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, και όχι η σχετική Σύμβαση Έργου. Από τα παραπάνω έργα, ένα (1) τουλάχιστον, «αντίστοιχο έργο» (υπό την έννοια που ορίζεται παραπάνω), το οποίο έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς από τον Υποψήφιο Ανάδοχο, θα πρέπει να παρουσιάζεται αναλυτικά. Σημειώνεται ότι, η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί το δικαίωμα επαλήθευσης της ακρίβειας και αξιοπιστίας των δηλώσεων με απευθείας επικοινωνία με τους προσδιορισμένους πελάτες, τους οποίους αναφέρει ο Υποψήφιος Ανάδοχος. Σελίδα 40 από 83

79 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 3. Να διαθέτει ανθρώπινο δυναμικό και πόρους ικανούς και αξιόπιστους για να φέρει σε πέρας επιτυχώς τις απαιτήσεις του Έργου, σε όρους απαιτούμενης εξειδίκευσης, επαγγελματικών προσόντων και εμπειρίας. Συγκεκριμένα απαιτείται κατ ελάχιστον: - το 30% του ανθρωποχρόνου που θα διατεθεί για το Έργο να καλύπτεται από υπαλλήλους του υποψήφιου Αναδόχου (δηλ. ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ %). - να διατεθεί σε ρόλο Υπεύθυνου Έργου (project manager), υπάλληλος ή στέλεχος, με επαγγελματική εμπειρία που αποκτήθηκε τα <5> τελευταία έτη, σε Διαχείριση Έργων, αντίστοιχου με το υπό προκήρυξη Έργο - να διατεθεί Ομάδα Έργου που απαρτίζεται από μέλη με τις παρακάτω ελάχιστες ειδικότητες, επαγγελματικά προσόντα, πιστοποιήσεις και εμπειρία -που αποκτήθηκε τουλάχιστον τα <3> τελευταία έτη η οποία, είναι σχετική με την ολοκλήρωση όλων των απαιτήσεων του (φυσικού αντικειμένου του) Έργου, σε όλον τον κύκλο ζωής του. Τα ελάχιστα επαγγελματικά προσόντα, πιστοποιήσεις και εμπειρία ανά ειδικότητα και ρόλο είναι οι εξής: α) Υπεύθυνος Έργου (ΥΕ), ο οποίος θα έχει τη συνολική ευθύνη υλοποίησης του έργου από την πλευρά του Αναδόχου. Θα είναι επίσης υπεύθυνος για τη διοίκηση και το συντονισμό των μελών της ομάδας του έργου, για τη διασφάλιση της ποιότητος και την τήρηση των προδιαγραφών των παραγόμενων προϊόντων και των υπηρεσιών. Τέλος θα αναλάβει την εκπροσώπηση του Αναδόχου απέναντι στην Επιστημονική Μονάδα Υλοποίησης και την Επιτροπή Παραλαβής και Πιστοποίησης Ποιότητας Παραδοτέων της πράξης. Ο ΥΕ θα πρέπει να διαθέτει κατ ελάχιστον τα ακόλουθα προσόντα: - Πανεπιστημιακές σπουδές ή/και μεταπτυχιακό δίπλωμα σε αντικείμενα που άπτονται στο φυσικό αντικείμενο του έργου. - Πενταετή (5) κατ ελάχιστον επαγγελματική εμπειρία (αθροιστικά) σε διοίκηση και διαχείριση έργων. β) Αναπληρωτής Υπεύθυνος Έργου (ΑΥΕ), με αντίστοιχες αρμοδιότητες και προσόντα με τον ΥΕ, ο οποίος θα αναπληρώνει τον ΥΕ σε περιπτώσεις κωλύματος. γ) Πενταμελής Ομάδα Έργου (ΟΕ) με καθήκοντα των μελών της την εκτέλεση των Σελίδα 41 από 83

80 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι εργασιών του έργου. Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να διαθέτουν κατ ελάχιστον τριετή (3) επαγγελματική εμπειρία σε αντικείμενα συναφή με το φυσικό αντικείμενο του έργου. Για το προσωπικό που θα απασχοληθεί στο έργο ο Ανάδοχος θα πρέπει να υποβάλει: - Βιογραφικό σημείωμα - Αντίγραφα τίτλων σπουδών - Αντίγραφα βεβαιώσεων προϋπηρεσίας - Εργασιακή σχέση με την εταιρία - Αντικείμενο και ο όγκος της εργασίας του στο έργο Ο ανάδοχος δύναται να αντικαταστήσει μέλη της ΟΕ τον ΥΕ και ΑΕΥ αφού προηγηθεί έγκαιρη ειδοποίηση της Αναθέτουσας αρχής κατ ελάχιστον 45 ημερών και βάσιμη αιτιολόγηση της αντικατάστασης (π.χ. περιπτώσεις λήξης της συνεργασίας του μέλους με την εταιρία). Μπορεί ακόμη, κατά την κρίση του να εμπλουτίζει την ΟΕ με νέα μέλη αντίστοιχων προσόντων, σε καμία όμως περίπτωση δεν μπορεί να μειώσει τον αριθμό των μελών της. Η Αναθέτουσα αρχή μπορεί επίσης να ζητήσει την αντικατάσταση του ΕΥ, ΑΕΥ ή μέλους της ΟΕ σε περιπτώσεις που αποδεδειγμένα δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του έργου. Ο υποψήφιος Ανάδοχος για να παρέχει επαρκή τεκμηρίωση κάλυψης της ανωτέρω προϋπόθεσης συμμετοχής, οφείλει να συνυποβάλει στην Προσφορά του (εντός του Φακέλου Δικαιολογητικών Συμμετοχής) τα ακόλουθα στοιχεία τεκμηρίωσης 3.1 Πίνακας των υπαλλήλων του υποψήφιου Αναδόχου που συμμετέχουν στην Ομάδα Έργου, σύμφωνα με το ακόλουθο υπόδειγμα: Α/ Α Εταιρία (σε περίπτωση Ένωσης Κοινοπραξίας) Ονοματεπώνυμο Μέλους Ομάδας Έργου Ρόλος στην Ομάδα Έργου - Θέση στο σχήμα υλοποίησης Ανθρωπομήν ες Ποσοστό συμμετοχή ς* (%) ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ (3.1) 3.2 Πίνακας των στελεχών των Υπεργολάβων του υποψήφιου Αναδόχου που συμμετέχουν στην Ομάδα Έργου, σύμφωνα με το ακόλουθο υπόδειγμα: Α/ Επωνυμία Εταιρείας Ονοματεπώνυμο Ρόλος στην Ομάδα Ανθρωποήες Ποσοστό Σελίδα 42 από 83

81 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Α Υπεργολάβου Μέλους Ομάδας Έργου Έργου Θση στο σχήμα υλοποίησης συμμετοχ ής*(%) ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ (3.2) 3.3 Πίνακας των εξωτερικών συνεργατών του υποψήφιου Αναδόχου που συμμετέχουν στην Ομάδα Έργου, σύμφωνα με το ακόλουθο υπόδειγμα: Α/ Α Ονοματεπώνυμο Μέλους Ομάδας Έργου Ρόλος στην Ομάδα Έρου Θέση στο σχήμα υλποίησης Ανθρωπομήν ες Ποσοστό συμμετοχή ς* (%) ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ (3.3) *ως Ποσοστό Συμμετοχής του Μέλους ορίζεται το πηλίκο των ανθρωπομηνών του δια των συνολικών προσφερόμενων ανθρωπομηνών (άθροισμα των μερικών συνόλων 3.1, 3.2, 3.3) Ο υποψήφιος Ανάδοχος, συμπληρωματικά με τον ανωτέρω Πίνακα, θα πρέπει να καταθέσει δηλώσεις συνεργασίας των εξωτερικών συνεργατών υπό την μορφή Υπεύθυνης Δήλωσης. 3.4 Αναλυτικά Βιογραφικά Σημειώματα όλων των μελών της Ομάδας Έργου (βάσει του υποδείγματος στο Μέρος C της Διακήρυξης) από τα οποία να αποδεικνύεται ευθέως και χωρίς άλλη αναγκαία πληροφορία ή διευκρίνιση, η εξειδίκευση, τα επαγγελματικά προσόντα και η εμπειρία του σχετικά τις απαιτήσεις που αναλαμβάνει όπως προκύπτει από τον ρόλο που έχει περιγραφεί να συμμετέχει στην ομάδα Έργου (βλέπε παραπάνω) ΔΙΕΥΚΡΙΝΗΣΕΙΣ 1. Η αρμόδια Επιτροπή δύναται να ζητήσει από τον υποψήφιο Ανάδοχο διευκρινίσεις επί των ανωτέρω στοιχείων τεκμηρίωσης, ο οποίος υποχρεούται να τα υποβάλει επί ποινή αποκλεισμού εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την λήψη του σχετικού αιτήματος. 2. Ο υποψήφιος Ανάδοχος μπορεί να υποβάλλει εκτός των ανωτέρω στοιχείων τεκμηρίωσης και κάθε άλλο στοιχείο τεκμηρίωσης που θεωρεί ότι τεκμηριώνει την ικανότητα για συμμετοχή του στον διαγωνισμό στην ανάλογη κατηγορία δικαιολογητικών μόνο κατά την υποβολή της πρότασης και όχι εκ των υστέρων. Σελίδα 43 από 83

82 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 3. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος αποτελεί Ένωση / Κοινοπραξία: - τα απαιτούμενα στην παρούσα παράγραφο στοιχεία τεκμηρίωσης πρέπει να υποβάλλονται ανάλογα με τη φύση τους χωριστά για κάθε Μέλος της Ένωσης / Κοινοπραξίας ή συγκεντρωτικά για την Ένωση / Κοινοπραξία, - οι ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής είναι δυνατόν να καλύπτονται αθροιστικά σύμφωνα με την αρχή της ίσης μεταχείρισης και μη διάκρισης των διαγωνιζομένων 4. Αν ο υποψήφιος Ανάδοχος δραστηριοποιείται για χρονικό διάστημα μικρότερο των τριών (3) διαχειριστικών χρήσεων, καταθέτει τα στοιχεία τεκμηρίωσης της χρηματοοικονομικής του ικανότητας για το χρονικό διάστημα της λειτουργίας του. 5. Επιτρέπεται η κάλυψη των ελάχιστων προϋποθέσεων συμμετοχής i και ii ανωτέρω, από τρίτους, σύμφωνα με τα άρθρα 45 παρ. 2 και 46 (παράγραφος 3) του ΠΔ 60/2007. Στην περίπτωση αυτή απαιτείται η προσκόμιση εντός του φακέλου δικαιολογητικών συμμετοχής της σχετικής έγγραφης δέσμευσης του τρίτου, ότι για την εκτέλεση της σύμβασης, θα θέσει στη διάθεση του υποψηφίου τους αναγκαίους πόρους. 6. Στοιχεία τεκμηρίωσης που εκδίδονται σε γλώσσα άλλη, εκτός της ελληνικής, θα συνοδεύονται υποχρεωτικά από επίσημη μετάφρασή τους στην Ελληνική γλώσσα. Β2.7 Εγγύηση Συμμετοχής Η Προσφορά του υποψήφιου Αναδόχου πρέπει υποχρεωτικά και με ποινή αποκλεισμού να συνοδεύεται από Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής της οποίας το ποσό θα πρέπει να καλύπτει σε ευρώ ( ) ποσοστό 5% του προϋπολογισμού του Έργου (συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ). Συγκεκριμένα το ύψος της Εγγυητικής Επιστολής Συμμετοχής είναι είκοσι χιλιάδες ευρώ (20.000,00 ) συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. 1. Οι Εγγυητικές Επιστολές Συμμετοχής εκδίδονται από αναγνωρισμένο τραπεζικό ή πιστωτικό ίδρυμα ή άλλο νομικό πρόσωπο που λειτουργεί νόμιμα στην Ελλάδα ή σε άλλο κράτος-μέλος της ΕΕ και του ΕΟΧ, και έχουν σύμφωνα με τη νομοθεσία των κρατών-μελών αυτό το δικαίωμα. Οι εγγυήσεις μπορούν επίσης να προέρχονται και από τραπεζικό ή πιστωτικό Σελίδα 44 από 83

83 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι ίδρυμα που λειτουργεί νόμιμα σε χώρα-μέρος διμερούς ή πολυμερούς συμφωνίας με την ΕΕ ή χώρα που έχει υπογράψει και κυρώσει τη συμφωνία για τις Δημόσιες Συμβάσεις και έχει το σχετικό δικαίωμα έκδοσης εγγυήσεων. 2. Εγγυητικές Επιστολές Συμμετοχής που εκδίδονται σε οποιοδήποτε κράτος από τα παραπάνω εκτός της Ελλάδας, θα συνοδεύονται υποχρεωτικά από επίσημη μετάφρασή τους στην Ελληνική γλώσσα. 3. Οι Εγγυητικές Επιστολές Συμμετοχής θα πρέπει να είναι συμπληρωμένες σύμφωνα με το υπόδειγμα. 4. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος, στον οποίο θα κατακυρωθεί το Έργο, αρνηθεί να υπογράψει εμπροθέσμως τη Σύμβαση ή να καταθέσει -προ της υπογραφής της Σύμβασης- την Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παράγραφο Β4.1.6, ή να εκπληρώσει εμπρόθεσμα οποιαδήποτε άλλη υποχρέωσή του, που απορρέει από τη συμμετοχή του στο Διαγωνισμό, κηρύσσεται έκπτωτος (εφ όσον υπάρχει κανονισμός προμηθειών σύμφωνα με τα άρθρα ΧΧΧ και ΨΨΨ του Κανονισμού Προμηθειών), οπότε η Εγγύηση Συμμετοχής καταπίπτει αυτοδικαίως υπέρ της Αναθέτουσα Αρχής μετά την έκδοση σχετικής απόφασης της Αναθέτουσα Αρχής. 5. Η Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής πρέπει να έχει χρονική ισχύ ένα (1) τουλάχιστον μήνα μετά τον χρόνο λήξης ισχύος της Προσφοράς και επιστρέφεται στον Ανάδοχο του Διαγωνισμού με την κατάθεση από αυτόν της Εγγύησης Καλής Εκτέλεσης, στους δε λοιπούς υποψηφίους Αναδόχους μέσα σε δέκα (10) ημέρες από την ημερομηνία της απόφασης περί αποκλεισμού, με την προϋπόθεση ότι δεν έχουν ασκηθεί ένδικα/ ενδικοφανή μέσα από τον υποψήφιο Ανάδοχο που αποκλείστηκε. 6. Στην περίπτωση Ένωσης/ Κοινοπραξίας η Εγγύηση Συμμετοχής περιλαμβάνει και όρο ότι αυτή καλύπτει τις υποχρεώσεις όλων των Μελών της Ένωσης/ Κοινοπραξίας. Σελίδα 45 από 83

84 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β3. Κατάρτιση - Υποβολή Προσφορών Β3.1 Τρόπος Υποβολής Προσφορών Με την υποβολή της Προσφοράς θεωρείται ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος αποδέχεται ανεπιφύλακτα τους όρους της παρούσας Διακήρυξης. Επίσης, σε περίπτωση νομικών προσώπων, θεωρείται ότι η υποβολή της Προσφοράς και η συμμετοχή στο διαγωνισμό έχουν εγκριθεί από το αρμόδιο όργανο του συμμετέχοντος νομικού προσώπου. Οι ενδιαφερόμενοι υποβάλλουν την Προσφορά τους είτε καταθέτοντάς την αυτοπροσώπως ή με ειδικά προς τούτο εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπό τους, είτε αποστέλλοντάς την ταχυδρομικά με συστημένη επιστολή ή ιδιωτικό ταχυδρομείο (courier) στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης, Κεντρική Βιβλιοθήκη, Πανεπιστημιούπολη, Θεσσαλονίκη. Κατά την υποβολή τους οι Προσφορές συνοδεύονται και από έγγραφο υποβολής για πρωτοκόλλησή τους. Προσφορές που πρωτοκολλούνται μετά την ορισμένη κατά το άρθρο Β1.5 της παρούσας Διακήρυξης ημερομηνία και ώρα δεν λαμβάνονται υπόψη. Η ημερομηνία αυτή αποδεικνύεται μόνο από το πρωτόκολλο εισερχομένων της Αναθέτουσας αρχής όπου γίνεται και χρονοσήμανση. Στην περίπτωση της ταχυδρομικής αποστολής, οι Προσφορές παραλαμβάνονται με απόδειξη, με την απαραίτητη όμως προϋπόθεση ότι θα περιέρχονται στην Αναθέτουσα Αρχή μέχρι την καταληκτική ημερομηνία και ώρα υποβολής τους. Δε θα ληφθούν υπόψη Προσφορές που είτε υποβλήθηκαν μετά από την καθορισμένη ημερομηνία και ώρα είτε ταχυδρομήθηκαν έγκαιρα, αλλά δεν έφθασαν στην Αναθέτουσα Αρχή έγκαιρα. Η Αναθέτουσα Αρχή ουδεμία ευθύνη φέρει για τη μη εμπρόθεσμη παραλαβή της Προσφοράς ή για το περιεχόμενο των φακέλων που τη συνοδεύουν. Σελίδα 46 από 83

85 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β3.2 Περιεχόμενο Προσφορών Οι Προσφορές συντάσσονται σύμφωνα με τους όρους της παρούσας Διακήρυξης. Οι Προσφορές κατατίθενται μέσα σε ενιαίο σφραγισμένο φάκελο που πρέπει να περιλαμβάνει όλα όσα καθορίζονται στην παρούσα Διακήρυξη. Ο ενιαίος σφραγισμένος φάκελος περιέχει τρεις επί μέρους, ανεξάρτητους, σφραγισμένους φακέλους, δηλαδή: Α. «Φάκελος Δικαιολογητικών Συμμετοχής», ο οποίος περιέχει τα νομιμοποιητικά στοιχεία και άλλα απαραίτητα δικαιολογητικά, τα οποία προσδιορίζονται στην παρ. Β2.3. Τα δικαιολογητικά θα πρέπει να είναι ταξινομημένα μέσα στον Φάκελο με τη σειρά που ζητούνται. Β. «Φάκελος Τεχνικής Προσφοράς», ο οποίος περιέχει τα στοιχεία της Τεχνικής Προσφοράς του υποψήφιου Αναδόχου, τα οποία προσδιορίζονται στην παρ. Β3.2.2 Γ. «Φάκελος Οικονομικής Προσφοράς», ο οποίος περιέχει τα στοιχεία της Οικονομικής Προσφοράς του υποψήφιου Αναδόχου, τα οποία προσδιορίζονται στην παρ. Β3.2.3 ΠΡΟΣΟΧΗ: Τα Δικαιολογητικά Κατακύρωσης δεν υποβάλλονται κατά τη φάση υποβολής των Προσφορών των υποψηφίων Αναδόχων. Οι ανωτέρω Φάκελοι θα υποβληθούν ως εξής: Δικαιολογητικά Συμμετοχής: - ένα (1) πρωτότυπο - ένα (1) αντίγραφο που θα περιλαμβάνονται στον σφραγισμένο φάκελο Δικαιολογητικά Συμμετοχής. Τεχνική Προσφορά: - ένα (1) πρωτότυπο, - ένα (1) αντίγραφο, - ένα (1) πλήρες ηλεκτρονικό αρχείο σε μη επανεγγράψιμο μέσο (CD), εκτός των τεχνικών φυλλαδίων, που θα περιλαμβάνονται στον σφραγισμένο φάκελο Τεχνικής Προσφοράς. Σελίδα 47 από 83

86 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Σημείωση 1: Σε περίπτωση που το σύνολο ή μέρος των τεχνικών φυλλαδίων είναι δυνατό να συμπεριληφθούν σε CD, τότε δεν είναι αναγκαίο να υποβληθούν έντυπα στο αντίγραφο της Τεχνικής Προσφοράς. Σημείωση 2: Είναι ιδιαίτερα επιθυμητό ο σφραγισμένος φάκελος Τεχνικής Προσφοράς να έχει διαστάσεις οι οποίες είναι διαχειρίσιμες από πλευράς φύλαξης και ανάγνωσης πχ. πλάτους 60 εκ. x 80 εκ. Οικονομική Προσφορά: - ένα (1) πρωτότυπο, - ένα (1) αντίγραφο, - ένα (1) πλήρες ηλεκτρονικό αρχείο σε μη επανεγγράψιμο μέσο (CD), που θα περιλαμβάνονται στον σφραγισμένο φάκελο Οικονομικής Προσφοράς. Ο ενιαίος σφραγισμένος φάκελος πρέπει να φέρει την ένδειξη: «ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥ» ΦΑΚΕΛΟΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ «Δημιουργία Καινοτόμων Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης του ΑΠΘ / Υποέργο 1: Ψηφιοποίηση Σπανίων Βιβλίων & Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης» AΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ: ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ : 29/01/2013 Όλοι οι επιμέρους φάκελοι αναγράφουν την επωνυμία και διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου, φαξ και τυχόν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υποψήφιου Ανάδοχου, τον τίτλο του Διαγωνισμού και τον τίτλο του φακέλου. Σελίδα 48 από 83

87 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Σε περίπτωση Ένωσης/ Κοινοπραξίας πρέπει να αναγράφονται η πλήρης επωνυμία και διεύθυνση, καθώς και αριθμός τηλεφώνου, φαξ και τυχόν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των μελών της. Απαγορεύεται η χρήση αυτοκόλλητων φακέλων που είναι δυνατόν να αποσφραγιστούν και να επανασφραγιστούν χωρίς να αφήσουν ίχνη. Οι Προσφορές υποβάλλονται στην Ελληνική γλώσσα, με εξαίρεση τα συνημμένα στην Τεχνική Προσφορά έντυπα, σχέδια και λοιπά τεχνικά στοιχεία που μπορούν να είναι στην Αγγλική γλώσσα. Σε ένα από τα αντίτυπα που ορίζεται ως πρωτότυπο και σε κάθε σελίδα του, πρέπει να αναγράφεται ευκρινώς η λέξη ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ και να μονογράφεται από τον υποψήφιο Ανάδοχο. Το περιεχόμενο του πρωτοτύπου είναι επικρατέστερο από τα άλλα αντίτυπα και τα ηλεκτρονικά αντίγραφα, σε περίπτωση ασυμφωνίας αυτών με το πρωτότυπο. Για την εύκολη σύγκριση των Προσφορών πρέπει να τηρηθεί στη σύνταξή τους, η τάξη και η σειρά των όρων της Διακήρυξης. Οι απαντήσεις σε όλες τις απαιτήσεις της Διακήρυξης πρέπει να είναι σαφείς. Δεν επιτρέπονται ασαφείς απαντήσεις της μορφής «ελήφθη υπόψη», «συμφωνούμε και αποδεχόμεθα», κλπ. Οι Προσφορές πρέπει να είναι δακτυλογραφημένες και δεν πρέπει να φέρουν ξυσίματα, σβησίματα, διαγραφές, προσθήκες κλπ. Εάν υπάρχει στην Προσφορά οποιαδήποτε διόρθωση, πρέπει να είναι καθαρογραμμένη και μονογραμμένη από τον υποψήφιο Ανάδοχο. Όλες οι διορθώσεις θα πρέπει να αναφέρονται ανακεφαλαιωτικά στην αρχή της Προσφοράς. Η αρμόδια Επιτροπή προσυπογράφει το ανακεφαλαιωτικό φύλλο με τις τυχόν, διορθώσεις και τις αναφέρει στο συντασσόμενο πρακτικό, ώστε να αποδεικνύεται αδιαφιλονίκητα ότι προϋπήρχαν της ημερομηνίας αποσφράγισης. Σελίδα 49 από 83

88 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Σε περίπτωση που στο περιεχόμενο της Προσφοράς χρησιμοποιούνται συντομογραφίες (abbreviations), για τη δήλωση τεχνικών ή άλλων εννοιών, είναι υποχρεωτικό για τον υποψήφιο Ανάδοχο να αναφέρει σε συνοδευτικό πίνακα την επεξήγησή τους. Με την υποβολή της Προσφοράς θεωρείται βέβαιο, ότι ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι απολύτως ενήμερος από κάθε πλευρά των τοπικών συνθηκών εκτέλεσης του Έργου, των πηγών προέλευσης των πάσης φύσης υλικών, ειδών εξοπλισμού κλπ. και ότι έχει μελετήσει όλα τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στο φάκελο Διαγωνισμού. Αντιπροσφορά ή τροποποίηση της Προσφοράς ή πρόταση που κατά την κρίση της αρμόδιας Επιτροπής εξομοιώνεται με αντιπροσφορά είναι απαράδεκτη και δεν λαμβάνεται υπόψη. Μετά την καταληκτική ημερομηνία υποβολής των Προσφορών δεν γίνεται αποδεκτή αλλά απορρίπτεται ως απαράδεκτη κάθε διευκρίνιση, τροποποίηση ή απόκρουση όρου της Διακήρυξης ή της Προσφοράς. Διευκρινίσεις δίνονται μόνο όταν ζητούνται από την αρμόδια Επιτροπή και λαμβάνονται υπόψη μόνο εκείνες που αναφέρονται στα σημεία που ζητήθηκαν. Στην περίπτωση αυτή η παροχή διευκρινίσεων είναι υποχρεωτική για τον υποψήφιο Ανάδοχο και δεν θεωρείται αντιπροσφορά. Οι διευκρινίσεις των υποψηφίων Αναδόχων πρέπει να δίνονται γραπτά, εφόσον ζητηθούν, σε χρόνο που θα ορίζει η αρμόδια Επιτροπή. Β3.2.1 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Συμμετοχής» Ο φάκελος «ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ» που θα υποβάλει κάθε υποψήφιος Ανάδοχος πρέπει να περιέχει τα νομιμοποιητικά στοιχεία και άλλα απαραίτητα δικαιολογητικά του υποψήφιου Αναδόχου ως προς τις τυπικές, χρηματοοικονομικές και τεχνικές απαιτήσεις συμμετοχής στον Διαγωνισμό και τα οποία προσδιορίζονται στις παραγράφους: Σελίδα 50 από 83

89 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής, Β2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής, Β2.7 Εγγύηση Συμμετοχής. Β3.2.2 Περιεχόμενα Φακέλου «Τεχνική Προσφορά» Ο φάκελος «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» που θα υποβάλει ο υποψήφιος Ανάδοχος πρέπει να περιέχει τα παρακάτω σε σειρά: 1 Υπηρεσίες 1.1 Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων 1.2 Ψηφιοποίηση εφημερίδων και περιοδικών 1.3 Οπτική Αναγνώριση Πολυτονικών Χαρακτήρων 1.4 Τεκμηρίωση και εισαγωγή Μεταδεδομένων Σύμφωνα με παραγράφους: Α και C Α και C Α και C3.2.6 Α και C Πίνακες Συμμόρφωσης Σύμφωνα με C.3 Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς, χωρίς τιμές 6 Η εμφάνιση τιμής/ τιμών στον εν λόγω πίνακα αποτελεί λόγο απόρριψης της Προσφοράς. Για τις περιπτώσεις που απαιτούνται νέες εκδόσεις λογισμικού και αυτές παρέχονται από τον κατασκευαστή του λογισμικού σαν ξεχωριστό προϊόν/υπηρεσία με αξία, ο υποψήφιος Ανάδοχος υποχρεούται να αναγράφει το εν λόγω προϊόν/υπηρεσία στους Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς (χωρίς τιμές). Σύμφωνα με C.4 Επίσης ο φάκελος «ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» πρέπει να περιέχει: - τεκμηριωτικό υλικό για τον εξοπλισμό και το λογισμικό (εγχειρίδια, τεχνικά φυλλάδια, κλπ.) Σελίδα 51 από 83

90 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι - οποιοδήποτε επιπλέον στοιχείο τεκμηριώνει πληρέστερα την Προσφορά του υποψήφιου Αναδόχου και απαντά στις επιμέρους απαιτήσεις που τίθενται στην παρούσα Διακήρυξη, αλλά και στα αντίστοιχα κριτήρια αξιολόγησης ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΛΥΣΕΩΝ / ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ / ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Στη Στήλη «ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ», περιγράφονται αναλυτικά οι αντίστοιχοι τεχνικοί όροι, υποχρεώσεις ή επεξηγήσεις για τα οποία θα πρέπει να δοθούν αντίστοιχες απαντήσεις. Αν στη στήλη «ΑΠΑΙΤΗΣΗ» έχει συμπληρωθεί η λέξη «ΝΑΙ» ή ένας αριθμός (που σημαίνει υποχρεωτικό αριθμητικό μέγεθος της προδιαγραφής και απαιτεί συμμόρφωση) τότε η αντίστοιχη προδιαγραφή είναι υποχρεωτική για τον υποψήφιο Ανάδοχο, θεωρούμενη ως απαράβατος όρος σύμφωνα με την παρούσα Διακήρυξη. Προσφορές που δεν καλύπτουν πλήρως απαράβατους όρους απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Αν η στήλη «ΑΠΑΙΤΗΣΗ» έχει συμπληρωθεί με τη λέξη «Επιθυμητή» τότε αποτελεί προδιαγραφή που υπερκαλύπτει το ελάχιστο απαιτούμενο και Προσφορές που υπερκαλύπτουν τις ελάχιστες προδιαγραφές συνεκτιμούνται, επί τω βελτίω σύμφωνα με τη συναφή ομάδα κριτήριων στην οποία εντάσσεται. Στη στήλη «ΑΠΑΝΤΗΣΗ» σημειώνεται η απάντηση του Αναδόχου που έχει τη μορφή ΝΑΙ/ΟΧΙ εάν η αντίστοιχη προδιαγραφή πληρούται ή όχι από την Προσφορά ή ένα αριθμητικό μέγεθος που δηλώνει την ποσότητα του αντίστοιχου χαρακτηριστικού στην Προσφορά. Απλή κατάφαση ή επεξήγηση δεν αποτελεί απόδειξη πλήρωσης της προδιαγραφής και η αρμόδια Επιτροπή έχει την υποχρέωση ελέγχου και επιβεβαίωσης της πλήρωσης της απαίτησης (ιδιαίτερα αν αυτή αποτελεί ελάχιστη. Στη στήλη «ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ» θα καταγραφεί η σαφής παραπομπή σε Παράρτημα της Τεχνικής Προσφοράς το οποίο θα περιλαμβάνει αριθμημένα Τεχνικά Φυλλάδια κατασκευαστών, ή αναλυτικές τεχνικές περιγραφές των υπηρεσιών, του εξοπλισμού ή του τρόπου διασύνδεσης και λειτουργίας ή αναφορές μεθοδολογίας εγκατάστασης και υποστήριξης κλπ., που κατά την κρίση του υποψηφίου Αναδόχου τεκμηριώνουν τα στοιχεία των Πινάκων Συμμόρφωσης. Στην αρχή του Παραρτήματος καταγράφεται αναλυτικός πίνακας των περιεχόμενων του. Είναι ιδιαίτερα επιθυμητή η πληρέστερη συμπλήρωση των παραπομπών, οι οποίες πρέπει να είναι κατά το δυνατόν συγκεκριμένες (π.χ. Τεχνικό Φυλλάδιο 3, Σελ. 4 Παράγραφος 4, κ.λπ.). Αντίστοιχα στο τεχνικό φυλλάδιο ή στη σχετική αναφορά, μεθοδολογικό εργαλείο, τεχνική κτλ θα υπογραμμιστεί το σημείο που τεκμηριώνει τη συμφωνία ή υπερκάλυψη και θα σημειωθεί η Σελίδα 52 από 83

91 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι αντίστοιχη παράγραφος του Πίνακα Συμμόρφωσης στην οποία καταγράφεται η ζητούμενη προδιαγραφή (π.χ. Προδ. 4.18). Τονίζεται ότι είναι υποχρεωτική η απάντηση σε όλα τα σημεία των ΠΙΝΑΚΩΝ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ και η παροχή όλων των πληροφοριών που ζητούνται. Η αρμόδια Επιτροπή θα αξιολογήσει τα παρεχόμενα από τους υποψήφιους Αναδόχους στοιχεία κατά την αξιολόγηση των Τεχνικών Προσφορών. Σε περίπτωση που δεν έχει συμπληρωθεί η στήλη «ΑΠΑΝΤΗΣΗ», για έστω και ένα από τους όρους στον πίνακα συμμόρφωσης, τότε θεωρείται ότι δεν υπάρχει απάντηση στο σχετικό όρο. Β3.2.3 Περιεχόμενα Φακέλου «Οικονομική Προσφορά» Ο φάκελος «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ» τον οποίο θα υποβάλει ο υποψήφιος Ανάδοχος πρέπει να περιέχει συμπληρωμένους τους Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς (βλ. C.4). Για τις περιπτώσεις που απαιτούνται νέες εκδόσεις λογισμικού και αυτές παρέχονται από τον κατασκευαστή του λογισμικού σαν ξεχωριστό προϊόν/υπηρεσία με αξία, ο υποψήφιος Ανάδοχος υποχρεούται να αναγράφει το εν λόγω προϊόν/υπηρεσία στους Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς. Β3.2.4 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Κατακύρωσης» Ο φάκελος «ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ», που θα υποβάλει ο υποψήφιος Ανάδοχος στον οποίο πρόκειται να κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός, πρέπει να περιέχει τα απαραίτητα δικαιολογητικά του υποψήφιου Αναδόχου τα οποία προσδιορίζονται στην παράγραφο Β2.4 Δικαιολογητικά Κατακύρωσης. Σελίδα 53 από 83

92 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β3.3 Ισχύς Προσφορών Οι Προσφορές ισχύουν και δεσμεύουν τους υποψήφιους Αναδόχους για έξι (6) μήνες από την επόμενη μέρα της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής τους. Προσφορά που ορίζει μικρότερο χρόνο ισχύος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Η ισχύς της Προσφοράς παρατείνεται υποχρεωτικά, εφόσον ζητηθεί από την Αναθέτουσα Αρχή πριν από τη λήξη της, για διάστημα ακόμη έξι (6) μηνών. Η ανακοίνωση της κατακύρωσης του Διαγωνισμού στον Ανάδοχο μπορεί να γίνει και μετά τη λήξη της ισχύος της Προσφοράς, τον δεσμεύει όμως μόνο εφόσον αυτός το αποδεχτεί. Σε περίπτωση που η εν ισχύ Προσφορά ή μέρος της αποσυρθεί, ο υποψήφιος Ανάδοχος υπόκειται σε κυρώσεις και ειδικότερα: - απώλεια κάθε δικαιώματος για κατακύρωση - κατάπτωση της Εγγύησης Συμμετοχής χωρίς άλλη διατύπωση ή δικαστική ενέργεια Β3.4 Εναλλακτικές Προσφορές Εναλλακτικές Προσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Εάν υποβληθούν τυχόν εναλλακτικές Προσφορές, δεν θα ληφθούν υπόψη. Ο υποψήφιος Ανάδοχος, ο οποίος θα υποβάλλει τέτοιας φύσης προτάσεις, δεν δικαιούται σε καμία περίπτωση να διαμαρτυρηθεί ή να επικαλεστεί λόγους προσφυγής κατά της απόρριψης των προτάσεων αυτών. Η Προσφορά προαιρετικών προϊόντων ή υπηρεσιών τα οποία δεν είναι απαραίτητα για την ικανοποίηση των απαιτήσεων της Διακήρυξης δεν αποκλείεται, θα διαχωρίζεται όμως σαφώς, τόσο στην Τεχνική όσο και στην Οικονομική Προσφορά και θα διευκρινίζεται ότι πρόκειται περί Προσφοράς προαιρετικών προϊόντων ή υπηρεσιών. Σελίδα 54 από 83

93 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β3.5 Τιμές Προσφορών - Νόμισμα Οι τιμές των Προσφορών που αφορούν σε οποιοδήποτε προσφερόμενο είδος θα εκφράζονται σε Ευρώ. Στις τιμές θα περιλαμβάνονται οι τυχόν υπέρ τρίτων κρατήσεις, ως και κάθε άλλη επιβάρυνση, εκτός από τον ΦΠΑ, για παράδοση, εγκατάσταση και θέση σε λειτουργία του εξοπλισμού, ελεύθερου στον τόπο και με τον τρόπο που προβλέπεται από την παρούσα Διακήρυξη. Σε ιδιαίτερη στήλη των ως άνω τιμών, ο υποψήφιος Ανάδοχος θα καθορίζει το ποσό με το οποίο θα επιβαρύνει αθροιστικά τις τιμές αυτές με τον ΦΠΑ. Σε περίπτωση που αναφέρεται εσφαλμένος ΦΠΑ αυτός θα διορθώνεται από την αρμόδια Επιτροπή. Σε περίπτωση που ο υποψήφιος Ανάδοχος κάνει έκπτωση, οι τιμές που θα αναφέρονται στους Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς για κάθε προσφερόμενο είδος θα είναι οι τελικές τιμές μετά την έκπτωση. Επίσης δεν επιτρέπονται στην Οικονομική Προσφορά συνολικές εκπτώσεις σε επί επιμέρους αθροίσματα ή επί του συνολικού τιμήματος της Προσφοράς. Από την Οικονομική Προσφορά πρέπει να προκύπτει σαφώς η τιμή μονάδας για κάθε προσφερόμενο είδος, για να μπορεί να προσδιορίζεται το ακριβές κόστος, σε περίπτωση αυξομείωσης φυσικού αντικειμένου. Προσφερόμενο είδος το οποίο αναφέρεται στην Οικονομική Προσφορά χωρίς τιμή, θεωρείται ότι προσφέρεται με μηδενική αξία. Η τιμή χωρίς ΦΠΑ θα λαμβάνεται για τη σύγκριση των Προσφορών. Σε περίπτωση λογιστικής ασυμφωνίας μεταξύ της τιμής μονάδας και της συνολικής τιμής, υπερισχύει η τιμή μονάδας. Προσφορά που δε δίδει τιμή σε ευρώ ή δίδει τιμή σε συνάλλαγμα ή με ρήτρα συναλλάγματος απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Σελίδα 55 από 83

94 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Για την ανάλυση των τιμών της Προσφοράς τους οι υποψήφιοι Ανάδοχοι είναι υποχρεωμένοι να συμπληρώσουν τους ΠΙΝΑΚΕΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ (βλ. C.4). Οι τιμές των Προσφορών δεν υπόκεινται σε μεταβολή κατά τη διάρκεια ισχύος της Προσφοράς. Σε περίπτωση που ζητηθεί παράταση της διάρκειας της Προσφοράς, οι υποψήφιοι Ανάδοχοι δεν δικαιούνται, κατά τη γνωστοποίηση της συγκατάθεσής τους για την παράταση αυτή, να υποβάλλουν νέους πίνακες τιμών ή να τους τροποποιήσουν. Η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει από τους συμμετέχοντες στοιχεία απαραίτητα για τη τεκμηρίωση των προσφερομένων τιμών, οι δε προμηθευτές υποχρεούνται να τα παρέχουν. Β4. Διενέργεια Διαγωνισμού Αξιολόγηση Προσφορών Β4.1 Διαδικασία Διενέργειας Διαγωνισμού, Αξιολόγησης Προσφορών και Κατακύρωσης του Διαγωνισμού Παρακάτω περιγράφεται η διαδικασία διενέργειας του Διαγωνισμού και αποσφράγισης των προσφορών, η διαδικασία αξιολόγησης Προσφορών και η διαδικασία κατακύρωσης του Διαγωνισμού Β4.1.1 Διαδικασία διενέργειας Διαγωνισμού - αποσφράγιση Προσφορών Η αποσφράγιση των Προσφορών γίνεται δημόσια από την Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού την καταληκτική ημερομηνία και ώρα κατάθεσης των Προσφορών στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης, Κεντρική Βιβλιοθήκη, Πανεπιστημιούπολη, Θεσσαλονίκη, παρουσία των προσφερόντων ή των νομίμως εξουσιοδοτημένων εκπροσώπων τους. Οι Προσφορές κατά την παραλαβή τους από την αρμόδια Επιτροπή πρωτοκολλούνται και σε κάθε φάκελο σημειώνεται ο αριθμός πρωτοκόλλου, η ημερομηνία και η ώρα καταχώρησης. Σελίδα 56 από 83

95 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Η αρμόδια Επιτροπή προβαίνει στην έναρξη της διαδικασίας αποσφράγισης των Προσφορών την ημερομηνία και ώρα που ορίζεται στην παρούσα Διακήρυξη. Η αποσφράγιση γίνεται με την εξής διαδικασία: 1. Ανοίγονται, σε δημόσια συνεδρίαση, οι ενιαίοι φάκελοι και αποσφραγίζονται οι Φάκελοι Δικαιολογητικών Συμμετοχής, μονογράφονται και σφραγίζονται από την αρμόδια Επιτροπή όλα τα πρωτότυπα στοιχεία των Φακέλων Δικαιολογητικών Συμμετοχής κατά φύλλο, ή γίνεται διάτρηση αυτών με την ειδική διατρητική μηχανή της Αναθέτουσας Αρχής, εφόσον διατίθεται. 2. Οι Φάκελοι Τεχνικών και Οικονομικών Προσφορών δεν αποσφραγίζονται αλλά μονογράφονται, και αφού σφραγισθούν από την αρμόδια Επιτροπή φυλάσσονται. Ειδικότερα οι Φάκελοι Οικονομικών Προσφορών τοποθετούνται σε νέο ενιαίο φάκελο ο οποίος επίσης σφραγίζεται, υπογράφεται από την αρμόδια Επιτροπή και φυλάσσεται. 3. Η αρμόδια Επιτροπή, σε κλειστή συνεδρίαση, ελέγχει μόνο ως προς την αριθμητική πληρότητα και εγκυρότητα (δηλ. έναντι του πίνακα δικαιολογητικών) τα δικαιολογητικά Συμμετοχής. Ανάλογα με τον αριθμό και τον όγκο των δικαιολογητικών η αρμόδια Επιτροπή, δύναται να ελέγξει το περιεχόμενο των δικαιολογητικών και την πλήρωση των ελαχίστων προϋποθέσεων συμμετοχής κριτηρίων ποιοτικής επιλογής, σε επόμενη συνεδρίαση. 4. Μετά τον έλεγχο της κάλυψης του κριτήριου συμμετοχής μέσω της εξέτασης του περιεχομένου των δικαιολογητικών συμμετοχής, η Επιτροπή εισηγείται στο αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσας Αρχής, το οποίο αποφαίνεται σχετικά, και με μέριμνά του γνωστοποιείται στους υποψήφιους Αναδόχους η απόφασή του. Με την ίδια απόφαση δύναται να καθορισθούν και ο τόπος, η ώρα και η ημερομηνία της αποσφράγισης των Τεχνικών Προσφορών για τους υποψήφιους Αναδόχους των οποίων η Προσφορά ως προς τα δικαιολογητικά Συμμετοχής έχει γίνει αποδεκτή. 5. Μετά την παραπάνω διαδικασία, οι σφραγισμένοι Φάκελοι Τεχνικών Προσφορών επαναφέρονται στην αρμόδια Επιτροπή για την αποσφράγιση Σελίδα 57 από 83

96 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι τους, όσες Προσφορές έγιναν αποδεκτές για συμμετοχή στο διαγωνισμό (βάσει των δικαιολογητικών Συμμετοχής) σύμφωνα με τα οριζόμενα στην ανωτέρω απόφαση της Αναθέτουσα Αρχή. Οι Φάκελοι Τεχνικών Προσφορών για όσες Προσφορές δεν κρίθηκαν κατά την αξιολόγηση των δικαιολογητικών Συμμετοχής αποδεκτές, δεν αποσφραγίζονται. 6. Κατά την αποσφράγιση του Φακέλου Τεχνικών Προσφορών, μονογράφονται και σφραγίζονται από την αρμόδια Επιτροπή, σε δημόσια συνεδρίαση, όλα τα πρωτότυπα στοιχεία του κατά φύλλο ή γίνεται διάτρηση αυτών με ειδική διατρητική μηχανή της Αναθέτουσα Αρχή, (εκτός των τεχνικών φυλλαδίων). 7. Η αρμόδια Επιτροπή, σε κλειστή συνεδρίαση, αξιολογεί τις Τεχνικές Προσφορές και εισηγείται στο αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσα Αρχή, το οποίο αποφαίνεται σχετικά και με μέριμνά του γνωστοποιείται στους υποψήφιους Αναδόχους η απόφασή του. Με την ίδια απόφαση δύναται να καθορισθούν και ο τόπος, ώρα και ημερομηνία της αποσφράγισης των Οικονομικών Προσφορών για τους υποψήφιους Αναδόχους των οποίων η Τεχνική Προσφορά έχει γίνει αποδεκτή. 8. Μετά την παραπάνω διαδικασία, οι σφραγισμένοι φάκελοι των Οικονομικών Προσφορών επαναφέρονται - για όσες Προσφορές έγιναν αποδεκτές - στην αρμόδια Επιτροπή για την αποσφράγισή τους, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην ανωτέρω απόφαση της Αναθέτουσα Αρχή Όσες δεν κρίθηκαν αποδεκτές δεν αποσφραγίζονται, αλλά επιστρέφονται. Ομοίως επιστρέφονται και οι Φάκελοι Τεχνικών Προσφορών που δεν είχαν αποσφραγισθεί. 9. Κατά την αποσφράγιση του Φακέλου Οικονομικών Προσφορών, μονογράφονται και σφραγίζονται από την αρμόδια Επιτροπή, σε δημόσια συνεδρίαση, όλα τα πρωτότυπα στοιχεία του κατά φύλλο ή γίνεται διάτρηση αυτών με ειδική διατρητική μηχανή της Αναθέτουσα Αρχή. 10. Μετά το πέρας και της οικονομικής αξιολόγησης, η αρμόδια Επιτροπή, σε κλειστή συνεδρίαση, συντάσσει τον τελικό Πίνακα Κατάταξης των διαγωνιζομένων κατά φθίνουσα σειρά αξιολόγησης σύμφωνα με τα κριτήρια αξιολόγησης το κριτήριο ανάθεσης του διαγωνισμού, από τον οποίο Σελίδα 58 από 83

97 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι προκύπτει ο προτεινόμενος προς κατακύρωση του Έργου, επικρατέστερος Ανάδοχος. 11. Η αρμόδια Επιτροπή διαβιβάζει το Πρακτικό της στο αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσας Αρχής το οποίο αποφαίνεται σχετικά και με μέριμνά του γνωστοποιείται στους συμμετέχοντες το αποτέλεσμα του Διαγωνισμού. 12. Ο ουσιαστικός έλεγχος και η αξιολόγηση των Προσφορών, (Δικαιολογητικά Συμμετοχής, Τεχνική και Οικονομική Προσφορά) γίνεται από την αρμόδια Επιτροπή σε κλειστές συνεδριάσεις, εντός των χρονικών ορίων που έχουν καθορισθεί με την απόφαση ορισμού της. 13. Κατά την ημερομηνία διενέργειας του Διαγωνισμού οι παρευρισκόμενοι λαμβάνουν γνώση μόνο των συμμετεχόντων στο Διαγωνισμό. Όσοι από τους υποψήφιους Αναδόχους επιθυμούν, μπορούν να πληροφορηθούν το περιεχόμενο των άλλων Προσφορών (σε κάθε στάδιο της διαδικασίας αξιολόγησης) ύστερα από σχετική ειδοποίησή τους από την αρμόδια Επιτροπή. Η εξέταση των Προσφορών θα γίνει χωρίς απομάκρυνσή τους από το χώρο της Αναθέτουσα Αρχής και χωρίς να επιτρέπεται η φωτοαντιγραφή ή με οποιοδήποτε άλλο τρόπο ψηφιοποίησης, αναπαραγωγής ή αναμετάδοσης. 14. Σε περίπτωση που με την Προσφορά υποβάλλονται στοιχεία και πληροφορίες εμπιστευτικού χαρακτήρα, η γνωστοποίηση των οποίων στους Συνδιαγωνιζόμενους θα έθιγε τα έννομα συμφέροντά τους, τότε ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να σημειώνει επ αυτών την ένδειξη «πληροφορίες εμπιστευτικού χαρακτήρα» και να ενημερώνει την αρμόδια Επιτροπή κατά την ημερομηνία διενέργειας του Διαγωνισμού. Όλες οι πληροφορίες εμπιστευτικού χαρακτήρα θα πρέπει να αναφέρονται ανακεφαλαιωτικά στην αρχή της Προσφοράς. Σε αντίθετη περίπτωση θα δύναται να λαμβάνουν γνώση αυτών των πληροφοριών οι Συνδιαγωνιζόμενοι. Η έννοια της πληροφορίας εμπιστευτικού χαρακτήρα αφορά μόνο στην προστασία του απορρήτου που καλύπτει τεχνικά ή εμπορικά ζητήματα της επιχείρησης του ενδιαφερομένου. Σελίδα 59 από 83

98 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 15. Σε κάθε στάδιο της διαδικασίας αποσφράγισης των Προσφορών η αρμόδια Επιτροπή συντάσσει πρακτικά τα οποία παραδίδει στο αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσα Αρχή σε δύο (2) όμοια αντίτυπα. Σημείωση: Η αρμόδια Επιτροπή ελέγχει τα μέσα (cds) που περιέχουν τα ηλεκτρονικά αρχεία των Τεχνικών και των Οικονομικών Προσφορών αναφορικά με: το κατά πόσον είναι αναγνώσιμα και μη επανεγγράψιμα, οποιαδήποτε άλλη παράλειψη που υποπέσει στην αντίληψή της. Σε περίπτωση που παρουσιαστεί πρόβλημα σε κάποιο μέσο (cd) αυτό επιστρέφεται στον υποψήφιο Ανάδοχο, ο οποίος αναλαμβάνει την υποχρέωση να προσκομίσει νέο, σύμφωνα με τις προαναφερθείσες απαιτήσεις της Διακήρυξης, εντός δύο (2) ημερών από την με απόδειξη παραλαβής, έγγραφη ενημέρωση. Β4.1.2 Διαδικασία αξιολόγησης Προσφορών Η αξιολόγηση θα γίνει με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη Προσφορά. Για την επιλογή της συμφερότερης Προσφοράς η αρμόδια Επιτροπή θα προβεί στα παρακάτω: - Αξιολόγηση και βαθμολόγηση των τεχνικών Προσφορών για όσες Προσφορές δεν έχουν απορριφθεί κατά τον έλεγχο και την αξιολόγηση των δικαιολογητικών και ελάχιστων προϋποθέσεων συμμετοχής - Αξιολόγηση των οικονομικών Προσφορών για όσες Προσφορές δεν έχουν απορριφθεί σε προηγούμενο στάδιο της αξιολόγησης - Κατάταξη των Προσφορών για την τελική επιλογή της συμφερότερης Προσφοράς με βάση τον ακόλουθο τύπο: Λ i = (70 ) * ( Β i / Β max ) + (30) * (K min /K i ) Σελίδα 60 από 83

99 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι όπου: Β max η συνολική βαθμολογία που έλαβε η καλύτερη Τεχνική Προσφορά Β i η συνολική βαθμολογία της Τεχνικής Προσφοράς i K min το συνολικό συγκριτικό κόστος της Προσφοράς με τη μικρότερη τιμή Κ i το συνολικό συγκριτικό κόστος της Προσφοράς i Λ i το οποίο στρογγυλοποιείται στα 2 δεκαδικά ψηφία. Επικρατέστερη είναι η Προσφορά με το μεγαλύτερο Λ. Σε κάθε στάδιο της αξιολόγησης των Προσφορών, η αρμόδια Επιτροπή συντάσσει πρακτικά στα οποία τεκμηριώνει την αποδοχή ή την απόρριψη των Προσφορών και τη βαθμολόγηση των τεχνικών Προσφορών, τα οποία παραδίδει στο αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσα Αρχή σε δύο (2) αντίτυπα. Β4.1.3 Βαθμολόγηση τεχνικών Προσφορών Η Βαθμολόγηση των τεχνικών Προσφορών θα γίνει σύμφωνα με τα Κριτήρια Αξιολόγησης, όπως αυτά προσδιορίζονται στον Πίνακα της παρ. Β Όλα τα επί μέρους κριτήρια βαθμολογούνται αυτόνομα 100 έως 110 βαθμούς. Η βαθμολογία των επί μέρους κριτηρίων: - είναι 100 όταν καλύπτονται ακριβώς όλες οι υποχρεωτικές απαιτήσεις / προδιαγραφές [απαράβατοι όροι], - αυξάνεται έως 110 όταν καλύπτονται εκτός από τις υποχρεωτικές [απαράβατοι όροι] και λοιπές απαιτήσεις της Διακήρυξης, και υπερκαλύπτονται κάποιες από τις υποχρεωτικές ή/και λοιπές απαιτήσεις της Διακήρυξης. Σελίδα 61 από 83

100 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Η σταθμισμένη βαθμολογία του κάθε κριτηρίου είναι το γινόμενο του επί μέρους συντελεστή βαρύτητας του κριτηρίου επί τη βαθμολογία του, το οποίο στρογγυλοποιείται στα 2 δεκαδικά ψηφία, και η συνολική βαθμολογία της κάθε Προσφοράς είναι το άθροισμα των σταθμισμένων βαθμολογιών όλων των κριτηρίων. Β4.1.4 Ομάδες και συντελεστές κριτηρίων τεχνικής αξιολόγησης Η αξιολόγηση των Προσφορών των υποψηφίων Αναδόχων, για την επιλογή του καταλληλότερου, θα γίνει με βάση τα ακόλουθα κριτήρια: Κριτήρια Αξιολόγησης ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ Συντελεστής βαρύτητας (%) Σχετικές παρ. Α Μέρους 1 Συνολική Προσέγγιση Κατανόησης του Έργου (20%) 1.1 Κατανόηση απαιτήσεων, στόχου και έκτασης του αντικειμένου 1.2 Παρεχόμενες υπηρεσίες, εργαλεία και τεχνικές 2 Ποιότητα της μεθοδολογικής και τεχνολογικής προσέγγισης υλοποίησης 2.1 Μεθοδολογία διαχείρισης και υλοποίησης του έργου 2.2 Συνολική λύση στις επιχειρησιακές και τεχνολογικές απαιτήσεις και προδιαγραφές του έργου 10% 10% (60%) 10% 30% Α2.1, Α2.2, Α2.3, Α2.4, A2.5 και C , C4.6 Α3.2, Α3.3, Α3 και C , C4.64 Α3.2, Α3.3, Α3.4 και C , C4.6 Α3.2, Α3.3, Α3.4 και C , C Λειτουργικά και τεχνικά χαρακτηριστικά εξοπλισμού που θα χρησιμοποιηθεί 10% Α3.2.2, Α3.2, και C , C Η συνολική λύση Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων 10% Α3.2 C Οργάνωση Υλοποίησης και Λειτουργία Διοίκησης Έργου (20%) 3.1 Μεθοδολογία και Σχήμα Διοίκησης του Έργου από πλευράς του Αναδόχου 10%.3.2 Σχέδιο ελέγχου ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών και υλικού 10% ΣΥΝΟΛΟ 100% Α5.3 και C , C4.6 Α5.3 και C , C4.6 Σελίδα 62 από 83

101 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Επεξήγηση κριτηρίων του πίνακα Μέσω των παραπάνω κριτηρίων, αξιολογείται, για το κριτήριο με αρίθμηση: 1.1, ο βαθμός της σαφήνειας, περιεκτικότητας και σφαιρικότητας της αντίληψης και κατανόησης των απαιτήσεων, της περιγραφόμενης πολυπλοκότητας των στόχων και των ορίων της έκτασης του αντικειμένου του έργου, όπως τεκμηριώνεται στην προσφορά. 1.2, ο βαθμός εσωτερικής συνοχής και επαρκούς συγκρότησης και διάρθρωσης των υπηρεσιών, εργαλείων και τεχνικών με τη μεθοδολογία διοίκησης και υλοποίησης. Ελέγχεται ο βαθμός συμβατότητας των παραπάνω με τα χαρακτηριστικά της προτεινόμενης αρχιτεκτονικής στις βασικές διαστάσεις ή πτυχές της. Αξιολογείται τέλος αν και κατά πόσο, οι προσφερόμενες υπηρεσίες βρίσκονται σε μια ισόρροπη, εύλογη και αναλογική σχέση με τη μεθοδολογία, διάρθρωση του χρονοδιάγραμματος, κατανομή της ανθρωποπροσπάθειας και στρατηγική διαχείρισης κινδύνων 2.1, ο βαθμός καταλληλότητας της προτεινόμενης μεθοδολογίας διαχείρισης και υλοποίησης του έργου σε σχέση των απαιτήσεων και του περιβάλλοντος ανάπτυξης και (δια)λειτουργίας του έργου. Εξετάζεται κατά πόσο το προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα είναι ρεαλιστικό (πχ. αναγνώριση και αντιμετώπιση εξωτερικών αλληλεξαρτήσεων) και η διάρθρωσή του εξυπηρετεί τους στόχους του έργου, σε συνέπεια ή μη, με τη προτεινόμενη μεθοδολογία. Επίσης, εξετάζεται αν και κατά πόσο εφαρμόζονται αρχές ποιότητας διοίκησης έργων (στον τομέα της πληροφορικής ) και διασφαλίζεται η εύρυθμη υλοποίηση και επίτευξη των στόχων του έργου. 2.2, ο βαθμός προσαρμογής της λύσης στις επιχειρησιακές και τεχνολογικές διαστάσεις του έργου, σε λειτουργικούς όρους. Εξετάζεται ειδικότερα κατά πόσο η λύση ενσωματώνει χαρακτηριστικά που διασφαλίζουν τις λειτουργικές ενότητες, ενσωματώνουν κατάλληλες αρχές σχεδίασης που απαντούν πλήρως στις απαιτήσεις διαλειτουργικότητας με υφιστάμενα συστήματα ή εφαρμογές τρίτων. Αξιολογείται παράλληλα η συνεκτικότητα της λύσης με το τεχνολογικό και λειτουργικό μοντέλο που προτείνεται, και το κατά πόσο η μέθοδος ολοκλήρωσης των οριζόντιων απαιτούμενων λειτουργιών και υπηρεσιών, στο πλαίσιο της αναγκαίας διαλειτουργικότητας, είναι κατάλληλη και επαρκής για την έκταση του έργου και απαντά ευθέως στις απαιτήσεις της προκήρυξης. Αξιολογείται τέλος, η διακριτότητα των παραδοτέων και η προστιθέμενη αξία τους στο έργο καθώς και η επάρκεια των σεναρίων ελέγχου σε σχέση με τη απαιτούμενη λειτουργικότητα. 2.3, Ο τεχνικός εξοπλισμός που θα χρησιμοποιηθεί από τον ανάδοχο για την υλοποίηση του έργου (book scanners,συσκευές ψηφιακής αποθήκευσης και διατήρησης Σελίδα 63 από 83

102 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 2.4, Η συνολική λύση της οπτικής αναγνώρισης που θα προταθεί, με έμφαση στο λογισμικό, το ποσοστό επιτυχίας, την μεθοδολογία μέτρησης του συνολικού ποσοστού επιτυχίας, την προσέγγιση σε περιπτώσεις μη ικανοποιητικής επιτυχίας κλπ 3.1, η σαφήνεια των ορισμών των βασικών ρόλων του προτεινόμενου σχήματος διοίκησης και υλοποίησης, σε σχέση με την κατανόηση των απαιτήσεων του έργου. Ελέγχεται επιπλέον ο βαθμός αποτελεσματικότητας της μέθοδου επικοινωνίας και μεθοδου επίλυσης των αλλαγών. Αξιολογείται κατά πόσον η διάρθρωση, η μέθοδος επικοινωνίας και αναφοράς και οι ρόλοι του σχήματος διοίκησης και υλοποίησης όπως τεκμηριώνεται από την κατανομή της ανθρωποπροσπάθειας στις διακριτές φάσεις του χρονοδιαγράμματος συντελούν στην προοδευτική αύξηση της λειτουργικότητας και διασφαλίζουν την επίτευξη των οροσήμων (ή/και παραδοτέα ή ομάδες παραδοτέων). Τέλος, αξιολογείται κατά πόσον οι ειδικές ρυθμίσεις ποιότητας και διαχείρισης των κινδύνων που προτείνονται είναι κατάλληλο για το μέγεθος του συγκεκριμένου έργου και διακρίνεται με σαφήνεια, η λειτουργία αυτή, στο οργανωτικό σχήμα διοίκησης του έργου 3.2, η μεθοδολογία ελέγχου της ποιότητας των παρεχόμενων προϊόντων (ψηφιακά αρχεία τεκμηρίων, αρχείων οπτικής αναγνώρισης και εγγραφών μεταδεδομένων) και η μεθοδολογία βελτίωσης της ποιότητας σε περίπτωση που απέχει από την ζητούμενη Σελίδα 64 από 83

103 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β4.1.5 Διαμόρφωση συγκριτικού κόστους Προσφοράς Το συγκριτικό κόστος Κ κάθε Προσφοράς περιλαμβάνει: - το συνολικό κόστος για το Έργο, χωρίς ΦΠΑ ,25 όπως προκύπτει από τους Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς του υποψηφίου Αναδόχου. ΔΙΕΥΚΡΙΝΗΣΕΙΣ-ΟΔΗΓΙΕΣ: Το συγκριτικό κόστος Κ κάθε Προσφοράς περιλαμβάνει το συνολικό κόστος για το Έργο, χωρίς ΦΠΑ, όπως προκύπτει από τους Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς του υποψηφίου Αναδόχου. Β4.1.6 Διαδικασία κατακύρωσης Διαγωνισμού Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας Διενέργειας του Διαγωνισμού και της Αξιολόγησης των Προσφορών, με Απόφαση της Αναθέτουσα Αρχή, ο Ανάδοχος στον οποίο πρόκειται να κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός, καλείται να υποβάλλει στην Αναθέτουσα Αρχή, εντός προθεσμίας που δεν μπορεί να είναι μικρότερη των είκοσι (20) ημερών (Ν. 3614/2007, άρθρο 25) από την κοινοποίηση της σχετικής έγγραφης ειδοποίησης, τον Φάκελο Δικαιολογητικών Κατακύρωσης (βλ. Β2.4), προκειμένου αυτά να ελεγχθούν από αρμόδια Επιτροπή. Τα δικαιολογητικά κατακύρωσης υποβάλλονται σε ένα πρωτότυπο και ένα αντίγραφο. Σε ημερομηνία που θα καθορίζεται με την ανωτέρω απόφαση αποσφραγίζεται ο Φάκελος Δικαιολογητικών Κατακύρωσης, μονογράφονται δε και σφραγίζονται από την αρμόδια Επιτροπή όλα τα πρωτότυπα στοιχεία του Φακέλου κατά φύλλο, ή γίνεται διάτρηση αυτών με την ειδική διατρητική μηχανή της Αναθέτουσας Αρχής. Στη διαδικασία αυτή καλούνται να παραστούν όσοι έχουν υποβάλλει παραδεκτή τεχνική και οικονομική Προσφορά. Η αρμόδια Επιτροπή ελέγχει τα Δικαιολογητικά Κατακύρωσης και εισηγείται στο αρμόδιο όργανο της Αναθέτουσας Αρχής, το οποίο αποφαίνεται με σχετική του Σελίδα 65 από 83

104 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι απόφαση και με μέριμνά του γνωστοποιείται στους υποψήφιους Αναδόχους η απόφασή του. Σε περίπτωση αποδοχής των Δικαιολογητικών Κατακύρωσης, η Αναθέτουσα Αρχή καλεί εγγράφως τον Ανάδοχο στον οποίο έχει κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός, να υποβάλλει τα απαραίτητα Δικαιολογητικά και Νομιμοποιητικά έγγραφα για την υπογραφή της Σύμβασης, τα οποία θα είναι σύμφωνα με την επιστολή της πρόσκλησης. Η μη έγκαιρη και προσήκουσα υποβολή των Δικαιολογητικών κατακύρωσης συνιστά λόγο αποκλεισμού του προσφέροντος και κατάπτωση της Εγγυητικής Συμμετοχής του. Σε αυτή την περίπτωση η Αναθέτουσα Αρχή καλεί τον επόμενο στον τελικό Πίνακα Κατάταξης των διαγωνιζομένων υποψήφιο Ανάδοχο, να υποβάλλει τα Δικαιολογητικά Κατακύρωσης και συνεχίζεται η διαδικασία ως ανωτέρω. Β4.2 Απόρριψη Προσφορών Η απόρριψη Προσφοράς γίνεται με απόφαση του αρμοδίου οργάνου της Αναθέτουσα Αρχή, ύστερα από γνωμοδότηση της αρμόδιας Επιτροπής. Η Προσφορά του υποψήφιου Αναδόχου απορρίπτεται ως απαράδεκτη σε κάθε μία ή περισσότερες από τις κάτωθι περιπτώσεις: 1. Έλλειψη δικαιώματος συμμετοχής σύμφωνα με τα αναφερόμενα στην παρ. Β Έλλειψη οποιουδήποτε δικαιολογητικού ή/ και παράβαση οποιασδήποτε υποχρέωσης της παρ. Β Έλλειψη πλήρους και αιτιολογημένης τεκμηρίωσης των ελάχιστων προϋποθέσεων συμμετοχής της παρ. Β Χρόνος ισχύος Προσφοράς μικρότερος από το ζητούμενο. 5. Χρόνος παράδοσης Έργου μεγαλύτερος από τον προβλεπόμενο. Σελίδα 66 από 83

105 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 6. Προσφορά που είναι αόριστη, ανεπίδεκτη εκτίμησης, υπό αίρεση ή/ και δεν προκύπτει με σαφήνεια η προσφερόμενη τιμή. 7. Προσφορά που δεν καλύπτει πλήρως απαράβατους όρους της Διακήρυξης. 8. Προσφορά που παρουσιάζει ουσιώδεις αποκλίσεις από τους όρους και τις τεχνικές προδιαγραφές της Διακήρυξης 9. Προσφορά που δεν συνοδεύεται από τη νόμιμη εγγυητική επιστολή συμμετοχής στο διαγωνισμό. 10. Προσφορά που αφορά μόνο σε μέρος του Έργου και δεν καλύπτει το σύνολο των ζητούμενων υπηρεσιών/προϊόντων. 11. Υπερβολικά χαμηλή Οικονομική Προσφορά: Πριν την απόρριψη μιας τέτοιας Προσφοράς θα ζητείται από τον υποψήφιο Ανάδοχο έγγραφη αιτιολόγηση της ανάλυσης της Οικονομικής Προσφοράς (π.χ. σχετικά με την οικονομία της μεθόδου παροχής υπηρεσίας/ τις επιλεγείσες τεχνικές λύσεις/ τις εξαιρετικά ευνοϊκές συνθήκες υπό τις οποίες ο υποψήφιος Ανάδοχος θα παράσχει την υπηρεσία/ την πρωτοτυπία / καινοτομία της προτεινόμενης λύσης). Εάν και μετά την παροχή της ανωτέρω αιτιολόγησης οι προσφερόμενες τιμές κριθούν ως υπερβολικά χαμηλές, η Προσφορά θα απορρίπτεται. 12. Προσφορά η οποία εμφανίζει οποιοδήποτε στοιχείο του προσφερομένου κόστους σε είδος, προϊόν ή υπηρεσία (), ή σε μερικό ή γενικό σύνολο σε άλλο μέρος πλην των αντιτύπων της Οικονομικής Προσφοράς. 13. Προσφορά που παρουσιάζει διαφορές μεταξύ των Πινάκων Συμμόρφωσης και των Πινάκων Οικονομικής Προσφοράς χωρίς τιμές. 14. Προσφορά που παρουσιάζει διαφορές μεταξύ των Πινάκων Οικονομικής Προσφοράς χωρίς τιμές και των αντιστοίχων Πινάκων Οικονομικής Προσφοράς με τιμές. 15. Προσφορά που το συνολικό της τίμημα υπερβαίνει τον προϋπολογισμό του Έργου. 16. Προσφορά που το συνολικό τίμημά της όπως αυτό προσδιορίζεται από τους πίνακες Οικονομικής Προσφοράς C έως C.4.1.4, υπερβαίνει το ποσό που αναφέρεται στην 0.α. Σελίδα 67 από 83

106 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 17. Προσφορά που το συνολικό τίμημά της όπως αυτό προσδιορίζεται από τον πίνακα Οικονομικής Προσφοράς C.4.2, υπερβαίνει το ποσό που αναφέρεται στην Β.1.2.β. Η Αναθέτουσα Αρχή επιφυλάσσεται του δικαιώματος να απορρίψει, ανεξάρτητα από το στάδιο που βρίσκεται ο Διαγωνισμός, Προσφορά υποψηφίου Αναδόχου για την οποία προκύπτει ότι συντρέχουν λόγοι απόρριψης ή λόγοι αποκλεισμού του Υποψηφίου, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρούσα. Β4.3 Προσφυγές Προσφυγές κατά της Διακήρυξης του διαγωνισμού, της συμμετοχής προσφέροντος σ αυτόν και της νομιμότητας της διενέργειας του έως και της κατακυρωτικής απόφασης υποβάλλονται σύμφωνα τον Ν.3886/2010 (ΦΕΚ Α 173). Β4.4 Αποτελέσματα Κατακύρωση - Ματαίωση Διαγωνισμού Κριτήριο ανάθεσης είναι αυτό της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη Προσφοράς, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο παρόν κεφάλαιο. Η κατακύρωση γίνεται κατόπιν ελέγχου των υποβληθέντων δικαιολογητικών κατακύρωσης με απόφαση του αρμοδίου οργάνου της Αναθέτουσας Αρχής ύστερα από γνωμοδότηση της αρμόδιας Επιτροπής. Η κατακύρωση (Άρθρο 5 παρ. 2, ν. 3886/2010) γίνεται αφού παρέλθουν 10 ημέρες για την άσκηση της προδικαστικής προσφυγής με αφετηρία την κοινοποίηση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού στους ενδιαφερομένους (λοιπούς υποψηφίους). Η απόφαση κατακύρωσης του διαγωνισμού του Έργου στον ανάδοχο γνωστοποιείται σε αυτόν και στους λοιπούς συμμετέχοντες. Η ανακοίνωση της κατακύρωσης στον Ανάδοχο θα γίνει εγγράφως από την Αναθέτουσα Αρχή. Σελίδα 68 από 83

107 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί το δικαίωμα να ματαιώσει ή επαναλάβει τον Διαγωνισμό σε κάθε στάδιο της διαδικασίας, ιδίως: (i) για παράτυπη διεξαγωγή, εφόσον από την παρατυπία επηρεάζεται το αποτέλεσμα της διαδικασίας, (ii) εάν το αποτέλεσμα της διαδικασίας κρίνεται αιτιολογημένα μη ικανοποιητικό, (iii) εάν ο ανταγωνισμός υπήρξε ανεπαρκής ή εάν υπάρχουν σοβαρές ενδείξεις ότι έγινε συνεννόηση των Διαγωνιζομένων προς αποφυγή πραγματικού ανταγωνισμού, (iv) εάν υπήρξε αλλαγή των αναγκών σε σχέση με το υπό ανάθεση Έργο. Σε περίπτωση ματαίωσης του Διαγωνισμού, οι υποψήφιοι Ανάδοχοι δεν θα έχουν δικαίωμα αποζημίωσης για οποιοδήποτε λόγο. Β5. Κατάρτιση Σύμβασης Γενικοί Όροι Σύμβασης Β5.1 Κατάρτιση, υπογραφή, διάρκεια Σύμβασης Εγγυήσεις 1. Μεταξύ της Αναθέτουσα Αρχής και του Αναδόχου θα υπογραφεί Σύμβαση. 2. Τυχόν υποβολή σχεδίων Σύμβασης από τους υποψηφίους μαζί με τις Προσφορές τους, δε δημιουργεί καμία δέσμευση για την Αναθέτουσα Αρχή. 3. Η Σύμβαση θα καταρτιστεί στην ελληνική γλώσσα με βάση τους όρους που περιλαμβάνονται στη Διακήρυξη και την Προσφορά του Αναδόχου, θα διέπεται από το ελληνικό δίκαιο και δεν μπορεί να περιέχει όρους αντίθετους προς το περιεχόμενο της παρούσας. Το κείμενο της Σύμβασης θα κατισχύει των παραρτημάτων της εκτός προφανών ή πασίδηλων παραδρομών. Για θέματα, που δε θα ρυθμίζονται ρητώς από τη Σύμβαση και τα παραρτήματα αυτής ή σε περίπτωση που ανακύψουν αντικρουόμενοι - αντιφατικοί όροι και διατάξεις αυτής, θα λαμβάνονται υπόψη κατά σειρά η Τεχνική Προσφορά του Αναδόχου, η Οικονομική του Προσφορά και η παρούσα Διακήρυξη, εφαρμοζομένων επίσης συμπληρωματικώς των οικείων διατάξεων του Αστικού Κώδικα. Σελίδα 69 από 83

108 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 4. Ο Ανάδοχος στον οποίο έχει κατακυρωθεί ο Διαγωνισμός υποχρεούται να προσέλθει μέσα σε δέκα (10) ημέρες από την ημερομηνία ανακοίνωσης των αποτελεσμάτων του ελέγχου των Δικαιολογητικών Κατακύρωσης, για υπογραφή της σχετικής Σύμβασης προσκομίζοντας Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης, το ύψος της οποίας αντιστοιχεί σε ποσοστό 10% του συμβατικού τιμήματος μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. 5. Αν περάσει η προθεσμία των ανωτέρω δέκα (10) ημερών χωρίς ο Ανάδοχος να έχει παρουσιαστεί για να υπογράψει τη Σύμβαση, ή προσέλθει αλλά δεν καταθέσει Εγγύηση Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης, εντός του ανωτέρω χρονικού ορίου, μπορεί να κηρυχθεί έκπτωτος, και να καταπέσει υπέρ της Αναθέτουσα Αρχή η Εγγύηση Συμμετοχής, χωρίς άλλη διαδικαστική ενέργεια. Σε αυτή την περίπτωση, η Αναθέτουσα Αρχή αποφασίζει την ανάθεση της Σύμβασης στον επόμενο στη σειρά κατάταξης διαγωνιζόμενο. Η απόφαση αυτή λαμβάνεται εις βάρος του εκπτώτου και θα αφορά κάθε μέτρο για την αποκατάσταση κάθε ζημιάς της Αναθέτουσα Αρχή. 6. Η ανωτέρω Εγγυητική Επιστολή εκδίδεται σύμφωνα με το υπόδειγμα (βλ. C.1.2). 7. Η Εγγύηση Συμμετοχής που αφορά στον Ανάδοχο στον οποίο κατακυρώθηκε η Σύμβαση, επιστρέφεται μετά την κατάθεση της προβλεπόμενης Εγγύησης Καλής Εκτέλεσης και μέσα σε δέκα (10) ημέρες από την υπογραφή της Σύμβασης. Οι Εγγυήσεις Συμμετοχής των υπόλοιπων υποψηφίων Αναδόχων τους επιστρέφονται μέσα σε δέκα (10) ημέρες από την ημερομηνία ανακοίνωσης της κατακύρωσης. 8. Η Εγγύηση Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης και η Εγγύηση Προκαταβολής (εφόσον προβλέπεται καταβολή προκαταβολής) επιστρέφονται μετά την οριστική ποσοτική και ποιοτική παραλαβή του Έργου, ύστερα από την εκκαθάριση των τυχόν απαιτήσεων από τους δύο συμβαλλόμενους και μετά την κατάθεση της Εγγυητικής Επιστολής Καλής Λειτουργίας. 9. Εάν μετά την κατακύρωση του Διαγωνισμού και πριν από την παράδοση εξοπλισμού/έτοιμου λογισμικού, στα πλαίσια της πρότασης επικαιροποίησης, έχουν ανακοινωθεί νεώτερα μοντέλα/ εκδόσεις, αποδεδειγμένα ισχυρότερα και Σελίδα 70 από 83

109 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι καλύτερα από εκείνα που προσφέρθηκαν και αξιολογήθηκαν, τότε ο Ανάδοχος υποχρεούται, και η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να αποδεχθεί, να τα προμηθεύσει αντί των προσφερθέντων, με την προϋπόθεση ότι δεν επέρχεται οποιαδήποτε πρόσθετη οικονομική επιβάρυνση. 10. Η Σύμβαση δύναται να τροποποιηθεί κατόπιν έγγραφης συμφωνίας των συμβαλλόμενων μερών στο πλαίσιο της Διακήρυξης, του Κανονισμού Προμηθειών της Αναθέτουσα Αρχή και του ισχύοντος θεσμικού Κοινοτικού πλαισίου δημοσίων συμβάσεων. Β5.2 Τρόπος Πληρωμής Κρατήσεις Στην Προσφορά θα πρέπει να επιλέγεται με σαφήνεια ένας από τους κάτωθι τρόπους πληρωμής: 1. α) Χορήγηση έντοκης προκαταβολής τριανταπέντε τοις εκατό (35%) του συμβατικού τιμήματος μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ μετά την υπογραφή της Σύμβασης, έναντι ισόποσης Εγγυητικής Επιστολής Προκαταβολής συντεταγμένης σύμφωνα με το υπόδειγμα (βλ. C.1.3). Η παραπάνω προκαταβολή θα είναι έντοκη Όπως εκάστοτε ισχύει "Περί Δημοσίου Λογιστικού Ελέγχου των Δαπανών του Κράτους και άλλες Διατάξεις". Κατά την εξόφληση θα παρακρατείται τόκος επί της εισπραχθείσης προκαταβολής και για το χρονικό διάστημα υπολογιζόμενου από την ημερομηνία λήψεως μέχρι την ημερομηνία οριστικής παραλαβής του Έργου. Για τον υπολογισμό του τόκου θα λαμβάνεται υπόψη το ύψος του επιτοκίου των εντόκων γραμματίων του Δημοσίου 12μηνης διάρκειας που θα ισχύει κατά την ημερομηνία λήψης της προκαταβολής προσαυξημένο κατά 0,25 ποσοστιαίες μονάδες. Η εγγυητική επιστολή προκαταβολής θα αποδεσμευτεί άπαξ και θα επιστραφεί με την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή του Έργου. β) Το υπόλοιπο του συμβατικού τιμήματος, μετά την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή του συνόλου του Έργου, αφού παρακρατηθεί ο με τον παραπάνω τρόπο υπολογισθείς (2α) τόκος. Σελίδα 71 από 83

110 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 2. α) Χορήγηση έντοκης προκαταβολής είκοσι τοις εκατό (20%) του συμβατικού τιμήματος (μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ) μετά την υπογραφή της Σύμβασης, έναντι ισόποσης Εγγυητικής Επιστολής Προκαταβολής συντεταγμένης σύμφωνα με το υπόδειγμα (βλ. C.1.3). Η παραπάνω προκαταβολή θα είναι έντοκη σύμφωνα με το Νόμο 2362/95 "Περί Δημοσίου Λογιστικού Ελέγχου των Δαπανών του Κράτους και άλλες Διατάξεις. Κατά την εξόφληση θα παρακρατείται τόκος επί της εισπραχθείσης προκαταβολής και για το χρονικό διάστημα υπολογιζόμενου από την ημερομηνία λήψεως μέχρι την ημερομηνία οριστικής παραλαβής του Έργου. Για τον υπολογισμό του τόκου θα λαμβάνεται υπόψη το ύψος του επιτοκίου των εντόκων γραμματίων του Δημοσίου 12μηνης διάρκειας που θα ισχύει κατά την ημερομηνία λήψης της προκαταβολής προσαυξημένο κατά 0,25 ποσοστιαίες μονάδες. Η εγγυητική επιστολή προκαταβολής θα αποδεσμευτεί άπαξ και θα επιστραφεί με την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή του Έργου. β) Ποσοστό σαράντα τοις εκατό (40%) του συμβατικού τιμήματος, αφού παρακρατηθεί ο με τον παραπάνω τρόπο υπολογισθείς (3α) τόκος, επί της εισπραχθείσας προκαταβολής, και για το χρονικό διάστημα από την ημερομηνία λήψης της προκαταβολής μέχρι την ημερομηνία που θα ολοκληρωθεί ψηφιοποίηση τετρακοσίων χιλιάδων (400,000) σελίδων στην τελική τους μορφή κατάλληλη για ανάρτηση στην πλατφόρμα ΒΚΠ γ) Το υπόλοιπο του συμβατικού τιμήματος μετά την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή του συνόλου του Έργου, αφού παρακρατηθεί τόκος επί της απομειωμένης από την προηγούμενη πληρωμή (3β) προκαταβολής και για το χρονικό διάστημα από την ημερομηνία του υπολογισμού τόκου της προηγούμενης τμηματικής πληρωμής μέχρι την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή του Έργου. 3. α) Ποσοστό εξήντα τοις εκατό (60%) του συμβατικού τιμήματος, μετά την ολοκλήρωση ψηφιοποίησης τετρακοσίων χιλιάδων (400,000) σελίδων στην τελική τους μορφή κατάλληλη για ανάρτηση στην πλατφόρμα ΒΚΠ γ) Το υπόλοιπο σαράντα τοις εκατό (40%) του συμβατικού τιμήματος, μετά την οριστική παραλαβή του Έργου. Η πληρωμή της αξίας του υπό ανάθεση Έργου θα γίνεται με την προσκόμιση των νομίμων παραστατικών και δικαιολογητικών που προβλέπονται από τις ισχύουσες διατάξεις καθώς και κάθε άλλου δικαιολογητικού που τυχόν ήθελε ζητηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες που διενεργούν τον έλεγχο και την πληρωμή. Σελίδα 72 από 83

111 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Ο ανωτέρω τρόπος πληρωμής δύναται να τροποποιηθεί για τις ανάγκες του Έργου κατά τη διάρκεια υλοποίησης της Σύμβασης, με βάση τα ορόσημα του Έργου, υπό την προϋπόθεση ότι η εκάστοτε πληρωμή δεν θα υπερβαίνει το αντικείμενο του Έργου που θα έχει παραληφθεί. Σημειώνεται ότι η καθαρή αξία των παραστατικών υπόκειται σε παρακράτηση φόρου εισοδήματος βάσει του Ν. 2238/94 (ΦΕΚ 151/Α/94) όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Οι πληρωμές θα γίνονται από την Αναθέτουσα Αρχή εφόσον έχει προηγηθεί η αντίστοιχη καταβολή της χρηματοδότησης του έργου. Β5.3 Εκτελωνισμός - Φόροι - Δασμοί Ο Ανάδοχος θα αναλάβει τον εκτελωνισμό του εξοπλισμού, τον οποίο θα παραδώσει, εγκαταστήσει και θέσει σε λειτουργία ελεύθερο στους χώρους εγκατάστασής του. Οι δασμοί, φόροι και λοιπές δημοσιονομικές επιβαρύνσεις βαρύνουν τον Ανάδοχο. Β5.4 Περίοδοι Εγγύησης και Συντήρησης Η ελάχιστη ζητούμενη Περίοδος Εγγύησης είναι ενός (1) έτους από την οριστική παραλαβή του έργου. Η εγγύηση αφορά : Α) στην ποιότητα των ψηφιακών αρχείων και Β) στην ποιότητα των αρχείων οπτικής αναγνώρησης. Ο ανάδοχος οφείλει να αντικαθιστά όσα από τα παραπάνω, για οποιοδήποτε λόγο δεν πληρούν τις απαιτήσεις οι οποίες έχουν τεθεί στο παρόν κείμενο. Β5.5 Ποινικές Ρήτρες Έκπτωση Αναδόχου Η παράδοση και η παραλαβή του Έργου θα γίνει σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα υλοποίησής του. Σελίδα 73 από 83

112 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Σε περίπτωση καθυστέρησης παράδοσης ενδιάμεσης Φάσης του Έργου ή του συνόλου αυτού από υπέρβαση τμηματικής ή συνολικής προθεσμίας με υπαιτιότητα του Αναδόχου επιβάλλονται κυρώσεις σύμφωνα με τα παρακάτω: 1. Αν παρέλθουν οι συμφωνημένες ημερομηνίες παράδοσης και τα παραδοτέα δεν παραδοθούν σύμφωνα με τους συμβατικούς όρους, τότε ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταβάλλει ως ποινική ρήτρα για κάθε ημέρα καθυστέρησης: ποσοστό 0,2% επί της συμβατικής τιμής των παραδοτέων που καθυστερούν, εφόσον αυτά είναι διακριτά κοστολογημένα στην οικονομική Προσφορά του Αναδόχου ποσοστό 0,02% του συμβατικού τιμήματος του Έργου, σε κάθε άλλη περίπτωση. 2. Οι ποινικές ρήτρες δεν επιβάλλονται αν ο Ανάδοχος αποδείξει ότι η καθυστέρηση οφείλεται σε ανώτερη βία ή σε υπαιτιότητα της Αναθέτουσας Αρχή. 3. Η Αναθέτουσα Αρχή έχει το δικαίωμα να κηρύξει έκπτωτο τον Ανάδοχο αν δεν εκπληρώνει ή εκπληρώνει πλημμελώς τις συμβατικές του υποχρεώσεις ή παραβιάζει ουσιώδη όρο της Σύμβασης που θα υπογραφεί, χωρίς να καταβάλλει οποιαδήποτε αποζημίωση. 4. Οι χρόνοι υπολογίζονται σε ημερολογιακές ημέρες, τα ποσά όπως προβλέπονται στη Σύμβαση (μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ) και οι προθεσμίες χωρίς μεταθέσεις. 5. Οι ως άνω ρήτρες καθυστέρησης και με τους ίδιους όρους επιβάλλονται στην περίπτωση υπέρβασης τυχόν τμηματικών προθεσμιών ή μη ολοκλήρωσης φάσεων ή μη παράδοσης παραδοτέων όπως περιγράφονται στο χρονοδιάγραμμα του Έργου, από υπαιτιότητα του Αναδόχου. 6. Οι ρήτρες καθυστέρησης των παραδόσεων θα περιέχονται στη Σύμβαση, θα επιβάλλονται με απόφαση της Αναθέτουσα Αρχή και θα παρακρατούνται από την επομένη πληρωμή του Αναδόχου ή θα καταβάλλονται από τον ίδιο ή θα καταπίπτουν από την Εγγύηση Καλής Εκτέλεσης. Σελίδα 74 από 83

113 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 7. Με ίδια ως άνω απόφαση ανακαλούνται οι ρήτρες καθυστέρησης για τυχόν τμηματικές προθεσμίες μόνο αν το σύνολο των φάσεων του Έργου περατωθεί μέσα στη συνολική προθεσμία που προβλέπεται στο οριστικό χρονοδιάγραμμα. Οι ρήτρες καθυστέρησης που επιβάλλονται για υπέρβαση τμηματικών προθεσμιών, αν δεν ανακληθούν βαρύνουν τον Ανάδοχο επιπλέον των ρητρών λόγω υπέρβασης συνολικής προθεσμίας που έχουν επιβληθεί. 8. Σε περίπτωση Ένωσης οι ως ανωτέρω ποινικές ρήτρες επιβάλλονται στα μέλη της Ένωσης, τα οποία συμφωνείται να ευθύνονται αλληλεγγύως και εις ολόκληρον. Οι ως άνω ποινικές ρήτρες επιβάλλονται σε όλα τα μέλη της Ένωσης. 9. Σε περίπτωση έκπτωσης του Αναδόχου, η Αναθέτουσα Αρχή δικαιούται, κατά την κρίση της, να κρατήσει μέρος ή το σύνολο των παραδοτέων, καταβάλλοντας το αναλογούν συμβατικό τίμημα. 10. Για την απόρριψη παραδοτέων και την αντικατάσταση αυτών: Θα πραγματοποιείται δειγματοληπτικός έλεγχος σε ποσοστό 10% τουλάχιστον ανά κατηγορία του προς ψηφιοποίηση υλικού για την ποιότητα του τεκμηριωμένου υλικού, των ψηφιοποιημένων τεκμηρίων και του παραγομένου OCR. Στην περίπτωση που το παραγόμενο αποτέλεσμα δεν είναι το επιθυμητό είτε στα ψηφιοποιημένα τεκμήρια, είτε στα αρχεία pdf που θα παραχθούν είτε στα μεδεδομένα που δημιουργηθούν η ΒΚΠ διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει κατά περίπτωση τη διόρθωση τους έως το επιθυμητό για αυτήν αποτέλεσμα. Β5.6 Υποχρεώσεις Αναδόχου 1. Μετά την υπογραφή της Σύμβασης, ο Ανάδοχος θα υποβάλει αναλυτικό πρόγραμμα εργασιών (Πρόγραμμα υλοποίησης του Έργου) στην Αναθέτουσα Αρχή. Εάν κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του Έργου προκύπτουν αλλαγές στο καταστατικό του Έργου τότε οι αλλαγές αυτές θα υποβάλλονται ως εισηγήσεις στην Αναθέτουσα Αρχή, η οποία και θα τις εγκρίνει κατά περίπτωση ή θα τις απορρίπτει. Το Πρόγραμμα υλοποίησης του Έργου δεν ταυτίζεται με τη Μελέτη Εφαρμογής ή άλλα παραδοτέα που προβλέπεται να παραδοθούν στη διάρκεια του Έργου. Σελίδα 75 από 83

114 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι 2. Καθ όλη τη διάρκεια εκτέλεσης του Έργου, ο Ανάδοχος θα πρέπει να συνεργάζεται στενά με την Αναθέτουσα Αρχή, υποχρεούται δε να λαμβάνει υπόψη του οποιεσδήποτε παρατηρήσεις της σχετικά με την εκτέλεση του Έργου. 3. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρίσταται σε υπηρεσιακές συνεδριάσεις που αφορούν στο Έργο (τακτικές και έκτακτες), παρουσιάζοντας τα απαραίτητα στοιχεία για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων. 4. Ο Ανάδοχος θα είναι πλήρως και αποκλειστικά μόνος υπεύθυνος για την τήρηση της ισχύουσας νομοθεσίας σε σχέση με οποιαδήποτε εργασία εκτελείται από μέλη της Ομάδας Έργου, που θα ασχοληθούν ή θα παράσχουν οποιεσδήποτε υπηρεσίες σε σχέση με την παρούσα Σύμβαση. Σε περίπτωση οποιασδήποτε παράβασης ή ζημίας που προκληθεί σε τρίτους υποχρεούται μόνος αυτός προς αποκατάστασή της. 5. Ο Ανάδοχος εγγυάται για τη διάθεση του αναφερομένου στην Προσφορά του, επιστημονικού και λοιπού προσωπικού, καθώς επίσης και συνεργατών, που θα διαθέτουν την απαιτούμενη εμπειρία, τεχνογνωσία και ικανότητα, ώστε να ανταποκριθούν πλήρως στις απαιτήσεις της Σύμβασης, υπόσχεται δε και βεβαιώνει ότι θα επιδεικνύουν πνεύμα συνεργασίας κατά τις επαφές τους με τις αρμόδιες υπηρεσίες και τα στελέχη της Αναθέτουσα Αρχή ή των εκάστοτε υποδεικνυομένων από αυτήν προσώπων. Σε αντίθετη περίπτωση, η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να ζητήσει την αντικατάσταση μέλους της Ομάδας Έργου του Αναδόχου, οπότε ο Ανάδοχος οφείλει να προβεί σε αντικατάσταση με άλλο πρόσωπο, ανάλογης εμπειρίας και προσόντων. Αντικατάσταση μέλους της Ομάδας Έργου του Αναδόχου, κατόπιν αιτήματός του, κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του Έργου, δύναται να γίνει μόνο μετά από έγκριση της Αναθέτουσας Αρχής και μόνο με άλλο πρόσωπο αντιστοίχων προσόντων ή εμπειρίας. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να ειδοποιήσει την Αναθέτουσα Αρχή εγγράφως δεκαπέντε (15) ημέρες πριν από την αντικατάσταση. 6. Σε περίπτωση που μέλη της Ομάδας Έργου του Αναδόχου αποχωρήσουν από αυτήν ή λύσουν τη συνεργασία τους μαζί του, ο Ανάδοχος υποχρεούται να εξασφαλίσει ότι κατά το χρονικό διάστημα, μέχρι την αποχώρησή τους, θα παρέχουν κανονικά τις υπηρεσίες τους και αφετέρου να αντικαταστήσει άμεσα Σελίδα 76 από 83

115 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι τους αποχωρήσαντες συνεργάτες, με άλλους ανάλογης εμπειρίας και προσόντων μετά από έγκριση της Αναθέτουσα Αρχή. 7. Ο Ανάδοχος οφείλει να ενεργεί με επιμέλεια και φροντίδα, ώστε να εμποδίζει πράξεις ή παραλείψεις, που θα μπορούσαν να έχουν αποτέλεσμα αντίθετο με το συμφέρον της Αναθέτουσα Αρχή ή του Φορέα Λειτουργίας. 8. Ο Ανάδοχος δε δικαιούται να εκχωρεί τη σύμβαση σε οποιοδήποτε τρίτο, ούτε να αναθέτει υπεργολαβικά σε τρίτους μέρος ή το σύνολο του αντικειμένου της Σύμβασης, ούτε να υποκαθίσταται από τρίτο, χωρίς την προηγούμενη έγγραφη έγκριση της Αναθέτουσας Αρχής, η οποία δίδεται, κατά την απόλυτη κρίση της, σε όλως εξαιρετικές περιπτώσεις. Σε περίπτωση εκχώρησης, υπεργολαβίας κλπ., ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να προσκομίζει στην Αναθέτουσα Αρχή τα σχετικά συμφωνητικά σε πρώτη αίτηση αυτής. Σε καμία δε ανάλογη περίπτωση ο Ανάδοχος δεν απαλλάσσεται από τις συμβατικές του υποχρεώσεις και ευθύνες λόγω ανάθεσης εργασιών σε τρίτους ή εκχώρησης ή υπεργολαβίας, ούτε η Αναθέτουσα Αρχή συνδέεται συμβατικά με τα τρίτα αυτά πρόσωπα. Εάν το συμβατικό τίμημα εκχωρηθεί εν όλω ή εν μέρει σε Τράπεζα, κατά τα ως άνω, σε περίπτωση που, για λόγους που άπτονται στις συμβατικές σχέσεις μεταξύ των συμβαλλομένων μερών, δεν προκύψει εν όλω ή εν μέρει υπέρ της Τράπεζας το εκχωρούμενο τίμημα (ενδεικτικά αναφέρονται έκπτωση Αναδόχου, απομείωση συμβατικού τιμήματος, αναστολή εκτέλεσης της σύμβασης, διακοπή σύμβασης, καταλογισμός ρητρών, συμβιβασμός κλπ.) η Αναθέτουσα Αρχή δεν έχει καμία ευθύνη έναντι της εκδοχέως Τράπεζας. 9. Ο Ανάδοχος σε περίπτωση παράβασης οποιουδήποτε όρου της Σύμβασης ή της Διακήρυξης ή της Προσφοράς του, έχει υποχρέωση να αποζημιώσει την Αναθέτουσα Αρχή ή και τον Κύριο του Έργου ή και το Ελληνικό Δημόσιο, για κάθε θετική και αποθετική ζημία που προκάλεσε με αυτήν την παράβαση εξ οιασδήποτε αιτίας και αν προέρχεται, αλλά μέχρι το ύψος του ποσού της Σύμβασης. 10. Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, η απόδειξη αυτής βαρύνει εξ ολοκλήρου τον Ανάδοχο, ο οποίος υποχρεούται μέσα σε δέκα (10) εργάσιμες ημέρες από τότε που συνέβησαν τα περιστατικά που συνιστούν την ανωτέρα βία να τα αναφέρει Σελίδα 77 από 83

116 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι εγγράφως και να προσκομίσει στην Αναθέτουσα Αρχή τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. 11. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να προσαρμόζει το λογισμικό σύμφωνα με τις υποδείξεις της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, αν αυτό απαιτείται από τη φύση των δεδομένων που αποθηκεύονται και επεξεργάζονται. 12. Η Αναθέτουσα Αρχή απαλλάσσεται από κάθε ευθύνη και υποχρέωση από τυχόν ατύχημα ή από κάθε άλλη αιτία κατά την εκτέλεση του Έργου. Η Αναθέτουσα Αρχή δεν έχει υποχρέωση καταβολής αποζημίωσης για υπερωριακή απασχόληση ή οποιαδήποτε άλλη αμοιβή στο προσωπικό του Αναδόχου ή τρίτων. 13. Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος είναι Ένωση/ Κοινοπραξία, τα Μέλη που αποτελούν την Ένωση/ Κοινοπραξία, θα είναι από κοινού και εις ολόκληρον υπεύθυνα έναντι της Αναθέτουσα Αρχή για την εκπλήρωση όλων των απορρεουσών από τη Διακήρυξη υποχρεώσεών τους. Τυχόν υφιστάμενες μεταξύ τους συμφωνίες περί κατανομής των ευθυνών τους έχουν ισχύ μόνον στις εσωτερικές τους σχέσεις και σε καμία περίπτωση δεν δύνανται να προβληθούν έναντι της Αναθέτουσα Αρχή ως λόγος απαλλαγής του ενός Μέλους από τις ευθύνες και τις υποχρεώσεις του άλλου ή των άλλων Μελών για την ολοκλήρωση του Έργου. 14. Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος είναι Ένωση/ Κοινοπραξία και κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης της Σύμβασης, οποιαδήποτε από τα Μέλη της Ένωσης/ Κοινοπραξίας, εξαιτίας ανικανότητας για οποιοδήποτε λόγο ή λόγω ανωτέρας βίας, δεν μπορεί να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του, τα υπόλοιπα Μέλη συνεχίζουν να έχουν την ευθύνη ολοκλήρωσης της Σύμβασης με τους ίδιους όρους. 15. Σε περίπτωση λύσης, πτώχευσης, ή θέσης σε καθεστώς αναγκαστικής διαχείρισης ή ειδικής εκκαθάρισης ενός εκ των μελών που απαρτίζουν τον Ανάδοχο, η Σύμβαση εξακολουθεί να υφίσταται και οι απορρέουσες από τη Σύμβαση υποχρεώσεις βαρύνουν τα εναπομείναντα μέλη του Αναδόχου, μόνο εφόσον αυτά είναι σε θέση να τις εκπληρώσουν. Η κρίση για τη δυνατότητα Σελίδα 78 από 83

117 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι εκπλήρωσης ή μη των όρων της Σύμβασης εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια του αρμοδίου οργάνου της Αναθέτουσα Αρχή. Σε αντίθετη περίπτωση, η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να καταγγείλει τη Σύμβαση. Επίσης σε περίπτωση συγχώνευσης, εξαγοράς, μεταβίβασης της επιχείρησης κλπ. κάποιου εκ των μελών που απαρτίζουν τον Ανάδοχο, η συνέχιση ή όχι της Σύμβασης εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια της Αναθέτουσας Αρχής, η οποία εξετάζει αν εξακολουθούν να συντρέχουν στο πρόσωπο του διαδόχου μέλους οι προϋποθέσεις ανάθεσης της Σύμβασης. Σε περίπτωση λύσης ή πτώχευσης του Αναδόχου, όταν αυτός αποτελείται από μία εταιρεία, ή θέσης της περιουσίας αυτού σε αναγκαστική διαχείριση, τότε η σύμβαση λύεται αυτοδίκαια από την ημέρα επέλευσης των ανωτέρω γεγονότων. Σε τέτοια περίπτωση καταπίπτουν υπέρ της Αναθέτουσα Αρχή και οι Εγγυητικές Επιστολές Προκαταβολής και Καλής Εκτέλεσης που προβλέπονται στη Σύμβαση. 16. Σε περίπτωση που ο Ανάδοχος έχει προσφέρει νέες εκδόσεις του λογισμικού, οι οποίες παρέχονται από τον κατασκευαστή του λογισμικού σαν ξεχωριστό προϊόν/υπηρεσία με αξία, υποχρεούται κατά την εγκατάσταση του συγκεκριμένου λογισμικού και σε κάθε ανανέωση του να προσκομίζει επιστολή του κατασκευαστή, ότι έχει προβεί στις απαραίτητες ενέργειες για να καλύψει την υποχρέωση του προς τον Φορέα όσον αφορά στην ενημέρωση του σχετικού λογισμικού με νέες εκδόσεις. 17. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να γνωρίζει και να τηρεί τις υποχρεώσεις του οι οποίες προκύπτουν από τους Κανονισμούς ΕΚ 1083/2006 (άρθρο 69) και ΕΚ 1828/2006 (άρθρα 2-10) (ενδεικτικά και όχι αποκλειστικά: σήμανση χώρων υλοποίησης έργων/ παραδοτέων/ εκπαιδευτικού υλικού/ χώρων εκπαίδευσης/ εξοπλισμού/ λογισμικού/ ιστοσελίδων, ενημέρωση Φορέα και εκπαιδευομένων σχετικά με τον τρόπο χρηματοδότησης της εκπαίδευσης). 18. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να εξασφαλίσει τις τυχόν απαιτούμενες αδειοδοτήσεις στα πλαίσια υλοποίησης του Έργου. Σελίδα 79 από 83

118 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι Β5.7 Υπεργολαβίες Σε περίπτωση αποδεδειγμένης διακοπής της συνεργασίας του Αναδόχου με υπεργολάβο/ υπεργολάβους που έχει συμπεριλάβει στην Προσφορά, ο Ανάδοχος υποχρεούται σε άμεση γνωστοποίηση της διακοπής αυτής στην Αναθέτουσα Αρχή και η εκτέλεση του Έργου θα συνεχίζεται από τον Ανάδοχο ή από νέο συνεργάτη / υπεργολάβο συνεπικουρούμενο από πιθανά νέους συνεργάτες / υπεργολάβους με σκοπό την πλήρη υλοποίηση του Έργου, μετά από προηγούμενη σύμφωνη γνώμη της Αναθέτουσα Αρχής. Για την αντικατάσταση του Υπεργολάβου και προκειμένου να δοθεί η σύμφωνη γνώμη της Αναθέτουσας Αρχής, θα πρέπει να αποδείξει ο πρώτος ότι στο πρόσωπο του νέου υπεργολάβου συντρέχουν όλες εκείνες οι προϋποθέσεις με τις οποίες ο αρχικός υπεργολάβος κρίθηκε κατάλληλος. Σε κάθε περίπτωση, την πλήρη ευθύνη για την ολοκλήρωση του Έργου, φέρει αποκλειστικά ο Ανάδοχος. Β5.8 Εμπιστευτικότητα Καθ όλη τη διάρκεια της Σύμβασης αλλά και μετά τη λήξη ή λύση αυτής και για διάρκεια τουλάχιστον πέντε (5) ετών, ο Ανάδοχος θα αναλάβει την υποχρέωση να τηρήσει εμπιστευτικές και να μη γνωστοποιήσει σε οποιοδήποτε τρίτο, οποιαδήποτε έγγραφα ή πληροφορίες που θα περιέλθουν σε γνώση του κατά την εκτέλεση των υπηρεσιών και την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του. Επίσης θα αναλάβει την υποχρέωση να μην γνωστοποιήσει μέρος ή το σύνολο του Έργου που θα εκτελέσει χωρίς την προηγούμενη έγγραφη έγκριση της Αναθέτουσας Αρχής (Φορέα Λειτουργίας). Ειδικότερα: 2. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να διασφαλίσει ασφαλές πληροφορικό περιβάλλον ώστε ουδείς τρίτος προς τον Φορέα Λειτουργίας (ή την Αναθέτουσα Αρχή κατά περίπτωση, αν ο Φορέας Λειτουργίας ταυτίζεται με την Αναθέτουσα Αρχή) Σελίδα 80 από 83

119 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι υπερκείμενος ή υποκείμενος αυτού - να μπορεί να έχει πρόσβαση στο δίκτυο πληροφοριών του χωρίς την προηγούμενη δική του έγκριση. 3. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να τηρεί εχεμύθεια ως προς τις εμπιστευτικές πληροφορίες και τα στοιχεία που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της Αναθέτουσα Αρχή ή/ και του Φορέα Λειτουργίας. Ως εμπιστευτικές πληροφορίες και στοιχεία νοούνται όσα δεν είναι γνωστά στους τρίτους, ακόμα και αν δεν έχουν χαρακτηρισθεί από τον Φορέα Λειτουργίας ή την Αναθέτουσα Αρχή ως εμπιστευτικά. Η τήρηση εμπιστευτικών πληροφοριών από τον Ανάδοχο διέπεται από τις κείμενες διατάξεις και το νομοθετικό πλαίσιο και πρέπει να είναι εφάμιλλη της εμπιστευτικότητας που τηρεί ο Ανάδοχος για τον δικό του Οργανισμό και για τις δικές τους πληροφορίες εμπιστευτικού χαρακτήρα. 4. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να αποφεύγει οποιαδήποτε εμπλοκή των συμφερόντων του με τα συμφέροντα του Φορέα Λειτουργίας ή της Αναθέτουσα Αρχή, να παραδώσει με τη λήξη της Σύμβασης όλα τα στοιχεία, έγγραφα κλπ. που έχει στην κατοχή του και αφορούν στο Φορέα Λειτουργίας ή / και την Αναθέτουσα Αρχή, να τηρεί μια πλήρη σειρά των αρχείων και εγγράφων και του λοιπού υλικού που αφορά στην υλοποίηση και διοίκηση του Έργου καθώς και στις υπηρεσίες που θα παρέχονται στο πλαίσιο του Έργου από αυτόν. Τα αρχεία αυτά πρέπει να είναι εύκολα διαχωρίσιμα από άλλα αρχεία του Αναδόχου που δεν αφορούν το Έργο. 5. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να προστατεύει το απόρρητο και τα αρχεία που αφορούν σε προσωπικά δεδομένα ατόμων και που τυχόν έχει στην κατοχή του για την υλοποίηση και παραγωγική λειτουργία του Έργου, ακόμη και μετά τη λήξη του Έργου, να επιτρέπει στην Αναθέτουσα Αρχή, στον Φορέα Λειτουργίας και στα άτομα που ορίζονται από την Αναθέτουσα Αρχή να διενεργούν, κατόπιν έγγραφης αιτήσεως, ελέγχους των τηρούμενων αρχείων προκειμένου να αξιολογηθεί η δυνατότητα υλοποίησης και ολοκλήρωσης του Έργου με βάση τα αναφερόμενα στη Σύμβαση. 6. Ο Ανάδοχος οφείλει να λάβει όλα τα αναγκαία μέτρα προκειμένου να διασφαλίσει ότι και οι υπάλληλοι/ συνεργάτες / υπεργολάβοι του γνωρίζουν και συμμορφώνονται με τις παραπάνω υποχρεώσεις. Τα συμβαλλόμενα μέρη Σελίδα 81 από 83

120 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι συμφωνούν ότι σε περίπτωση υπαιτιότητας του Αναδόχου στην μη τήρηση των παραπάνω υποχρεώσεων εχεμύθειας, ο Ανάδοχος θα καταβάλλει στην Αναθέτουσα Αρχή ποινική ρήτρα ίση με το ποσό της αμοιβής του από τη Σύμβαση. Επίσης, η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί το δικαίωμα να απαιτήσει από τον Ανάδοχο την αποκατάσταση κάθε τυχόν περαιτέρω ζημίας. 7. Η Αναθέτουσα Αρχή δεσμεύεται να τηρεί εμπιστευτικά για δύο (2) έτη τα στοιχεία που τίθενται στη διάθεσή της από τον Ανάδοχο εάν αφορούν σε τεχνικά στοιχεία ή πληροφορίες και τεχνογνωσία ή δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας εφόσον αυτά φέρουν την ένδειξη «εμπιστευτικό έγγραφο». Σε καμία περίπτωση η εμπιστευτικότητα δεν δεσμεύει την Αναθέτουσα Αρχή προς τις αρχές του Ελληνικού Κράτους και της Ευρωπαϊκής Ένωσης. 8. Η εμπιστευτικότητα αίρεται αυτοδικαίως σε περίπτωση εκκρεμούς δίκης, ένστασης, διαιτησίας, στο απολύτως αναγκαίο μέτρο και αποκλειστικά για χρήση της από τα μέρη, τους δικαστικούς παραστάτες καθώς και τους δικαστές της διαιτησίας. Β5.9 Πνευματικά δικαιώματα Όλα τα αποτελέσματα - μελέτες, στοιχεία και κάθε άλλο έγγραφο ή αρχείο σχετικό με το Έργο, o πηγαίος κώδικας (source code) και οι βάσεις δεδομένων, όπου επιτρέπεται και δεν αποτελεί απλώς παραχώρηση άδειας χρήσης, καθώς και όλα τα υπόλοιπα παραδοτέα που θα αποκτηθούν ή θα αναπτυχθούν από τον Ανάδοχο με δαπάνες του Έργου, θα αποτελούν αποκλειστική ιδιοκτησία της Αναθέτουσας Αρχής και του Φορέα Λειτουργίας, που μπορούν να τα διαχειρίζονται πλήρως και να τα εκμεταλλεύονται (όχι εμπορικά), εκτός και αν ήδη προϋπάρχουν σχετικά πνευματικά δικαιώματα. Τα αποτελέσματα θα είναι πάντοτε στη διάθεση των νομίμων εκπροσώπων της Αναθέτουσα Αρχή και του Κυρίου του Έργου / Φορέα Λειτουργίας κατά τη διάρκεια ισχύος της Σύμβασης, και εάν βρίσκονται στην κατοχή του Αναδόχου, θα παραδοθούν στην Αναθέτουσα Αρχή (Φορέα Λειτουργίας) κατά την καθ οποιονδήποτε τρόπο λήξη ή λύση της Σύμβασης. Σε περίπτωση αρχείων με στοιχεία Σελίδα 82 από 83

121 Μέρος B: Γενικοί και Ειδικοί Όροι σε ηλεκτρονική μορφή, ο Ανάδοχος υποχρεούται να συνοδεύσει την παράδοσή τους με έγγραφη τεκμηρίωση και με οδηγίες για την ανάκτηση / διαχείρισή τους. Με την οριστική παραλαβή του Έργου τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας που θα παραχθούν κατά την εκτέλεση του Έργου και δεν εμπίπτουν στις παραπάνω παραγράφους μεταβιβάζονται από τον Ανάδοχο αυτοδίκαια στην Αναθέτουσα Αρχή και στον Φορέα Λειτουργίας (αν πρόκειται για διαφορετικό νομικό πρόσωπο) οι οποίοι θα είναι πλέον οι αποκλειστικοί δικαιούχοι επί του Έργου και θα φέρουν όλες τις εξουσίες που απορρέουν από αυτό, ενδεικτικά και όχι περιοριστικά αναφερομένων της εξουσίας οριστικής ή προσωρινής αναπαραγωγής του λογισμικού με κάθε μέσο και μορφή, εν όλω ή εν μέρει, την εξουσία φόρτωσης, εμφάνισης στην οθόνη, εκτέλεσης μεταβίβασης, αντιγραφής, αποθήκευσης αλλά και τροποποίησης χωρίς άδεια του Αναδόχου, η οποία σε κάθε περίπτωση παρέχεται ανέκκλητα δια της υπογραφής της σύμβασης. Β5.10 Εφαρμοστέο Δίκαιο Διαιτησία Ο Ανάδοχος και η Αναθέτουσα Αρχή θα προσπαθούν να ρυθμίζουν φιλικά κάθε διαφορά, που τυχόν θα προκύψει στις μεταξύ τους σχέσεις κατά τη διάρκεια της ισχύος της Σύμβασης που θα υπογραφεί. Επί διαφωνίας, κάθε διαφορά θα λύεται από τα ελληνικά δικαστήρια και συγκεκριμένα τα δικαστήρια Θεσσαλονίκης, εφαρμοστέο δε δίκαιο είναι πάντοτε το Ελληνικό και το Κοινοτικό δίκαιο. Δεν αποκλείεται, ωστόσο, για ορισμένες περιπτώσεις εφόσον συμφωνούν και τα δύο μέρη, να προβλεφθεί στη Σύμβαση προσφυγή των συμβαλλομένων, αντί των δικαστηρίων, σε διαιτησία σύμφωνα πάντα με την ελληνική νομοθεσία και με όσα μεταξύ τους συμφωνήσουν. Αν δεν επέλθει τέτοια συμφωνία, η αρμοδιότητα για την επίλυση της διαφοράς ανήκει στα ελληνικά δικαστήρια κατά τα οριζόμενα στην προηγούμενη παράγραφο. Σελίδα 83 από 83

122 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο Δημιουργία Καινοτόμων Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Α.Π.Θ. Ψηφιοποίηση Σπάνιων Βιβλίων και Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης Αναθέτουσα Αρχή: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Προϋπολογισμός: ,25 (χωρίς ΦΠΑ) ,00 (με ΦΠΑ) Διάρκεια : 20 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Διαγωνισμός με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά Ημερομηνίες Διενέργειας Διαγωνισμού: 29/01/2013(12:00) Αποστολής στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων της ΕΕ: 19/12/2012 Δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων: 21/12/2012 Αποστολής και δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο:19/12/ /12/ /12/2012 Κωδικός ΟΠΣ :

123 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης Σελίδα 2 από 35

124 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων 3 ΜΕΡΟΣ C: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ 4 C1. Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών 4 C1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής 4 C1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης 5 C1.3 Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής 7 C1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας 9 C1.5 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης 11 C2. Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος 13 C3. Πίνακες Συμμόρφωσης 15 C3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες 15 C3.2 Απαιτήσεις αρχιτεκτονική συστήματος 15 C3.2.1 Απαιτήσεις ψηφιοποίησης 15 C3.2.2 Χειρισμός πρωτοτύπων 15 C3.2.3 Ψηφιοποίηση υλικού 16 C3.2.4 Τύποι Αρχείων 17 C3.2.5 Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος 18 C3.2.6 Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων 18 C3.2.7 Τεκμηρίωση και Μεταδεδομένα 19 C4. Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς 20 C4.1 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Έργου 20 C5. Παραρτήματα που αφορούν το Έργο 21 C5.1.1 Σχέδιο Σύμβασης 21 Σελίδα 3 από 35

125 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης ΜΕΡΟΣ C: ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ C1. Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών C1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Την Αναθέτουσα Αρχή Πλήρης Διεύθυνση Εγγυητική επιστολή μας υπ αριθμ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε, ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως, υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας: της Εταιρίας.. οδός. αριθμός ΤΚ..,} {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας: των Εταιριών α).... οδός... αριθμός...τκ β).. οδός... αριθμός...τκ γ).. οδός... αριθμός...τκ μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μια από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας,} και μέχρι του ποσού των ευρώ..., για τη συμμετοχή στο διενεργούμενο διαγωνισμό της (συμπληρώνετε την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού).. με αντικείμενο (συμπληρώνετε τον τίτλο του έργου).. συνολικής αξίας (συμπληρώνετε τον προϋπολογισμό με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ)..., σύμφωνα με τη με αριθμό... Διακήρυξή σας. Η παρούσα εγγύηση καλύπτει καθ όλο το χρόνο ισχύος της μόνο τις από τη συμμετοχή στον ανωτέρω διαγωνισμό απορρέουσες υποχρεώσεις Σελίδα 4 από 35

126 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας: της εν λόγω Εταιρίας.} {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας: των Εταιριών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας ατομικά για κάθε μια από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας.} Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρι και την (Σημείωση προς την Τράπεζα : ο χρόνος ισχύος πρέπει να είναι μεγαλύτερος τουλάχιστον κατά ένα (1) μήνα του χρόνου ισχύος της Προσφοράς). Αποδεχόμαστε να παρατείνουμε την ισχύ της εγγύησης, ύστερα από έγγραφη δήλωσή σας, με την προϋπόθεση ότι το σχετικό αίτημα σας θα μας υποβληθεί πριν από την ημερομηνία λήξης της. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. C1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Την Αναθέτουσα Αρχή Πλήρης Διεύθυνση Σελίδα 5 από 35 (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Εγγυητική επιστολή μας υπ αριθμ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε, ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως, υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. }

127 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μία από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας}, και μέχρι του ποσού των ευρώ..., για την καλή εκτέλεση της σύμβασης με αριθμό... που αφορά στο διαγωνισμό της (συμπληρώνετε την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού). με αντικείμενο (συμπληρώνετε τον τίτλο του έργου)... συνολικής αξίας (συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ)..., σύμφωνα με τη με αριθμό... Διακήρυξή σας. Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 6 από 35

128 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης C1.3 Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: Την Αναθέτουσα Αρχή Πλήρης Διεύθυνση Εγγυητική επιστολή μας υπ αριθμ... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας. Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μια από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας.} για την λήψη προκαταβολής για τη χορήγηση του % της συμβατικής αξίας μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, ευρώ σύμφωνα με τη σύμβαση με αριθμό...και τη Διακήρυξή σας με αριθμό., στο πλαίσιο του διαγωνισμού της (συμπληρώνετε την ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού). για εκτέλεση του έργου (συμπληρώνετε τον τίτλο του έργου) συνολικής αξίας (συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ)..., και μέχρι του ποσού των ευρώ (συμπληρώνετε το ποσό το οποίο καλύπτει η συγκεκριμένη εγγυητική επιστολή)... πλέον τόκων επί της προκαταβολής αυτής που θα καταλογισθούν σε βάρος της Εταιρίας ή, σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας, υπέρ των Εταιριών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, υπέρ της οποίας Σελίδα 7 από 35

129 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης εγγυόμαστε σε εφαρμογή των σχετικών άρθρων του Κανονισμού Προμηθειών της Αναθέτουσα Αρχή, στο οποίο και μόνο περιορίζεται η εγγύησή μας. Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 8 από 35

130 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης C1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: ΦΟΡΕΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Εγγυητική επιστολή μας υπ αρ.... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε, ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως, υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μία από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας}, και μέχρι του ποσού των ευρώ... (<συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ>), για την καλή λειτουργία του αντικειμένου της σύμβασης με αριθμό που αφορά. συνολικής αξίας. σύμφωνα με τη με αριθμό. Διακήρυξη της Αναθέτουσα Αρχή Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σελίδα 9 από 35

131 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 10 από 35

132 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης C1.5 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης ΕΚΔΟΤΗΣ... Ημερομηνία έκδοσης... Προς: ΦΟΡΕΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Εγγυητική επιστολή μας υπ αρ.... για ευρώ... Με την παρούσα εγγυόμαστε ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα παραιτούμενοι του δικαιώματος της διαιρέσεως και διζήσεως υπέρ {Σε περίπτωση μεμονωμένης εταιρίας : της Εταιρίας Οδός. Αριθμός. Τ.Κ. } {ή σε περίπτωση Ένωσης ή Κοινοπραξίας : των Εταιριών α) οδός αριθμός. Τ.Κ... β) οδός αριθμός. Τ.Κ... γ) οδός αριθμός. Τ.Κ... μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας, ατομικά για κάθε μία από αυτές και ως αλληλέγγυα και εις ολόκληρο υπόχρεων μεταξύ τους εκ της ιδιότητάς τους ως μελών της Ένωσης ή Κοινοπραξίας}, και μέχρι του ποσού των ευρώ...(συμπληρώνετε το συνολικό συμβατικό τίμημα με διευκρίνιση εάν περιλαμβάνει ή όχι τον ΦΠΑ), για την καλή εκτέλεση των υπηρεσιών συντήρησης του αντικειμένου της σύμβασης με αριθμό... που αφορά... συνολικής αξίας..., σύμφωνα με τη με αριθμό Διακήρυξή της ΑναθέτουσαΑρχή. Το ανωτέρω ποσό της εγγύησης τηρείται στη διάθεσή σας, το οποίο και υποχρεούμαστε να σας καταβάλουμε ολικά ή μερικά χωρίς καμία από μέρους μας αντίρρηση ή ένσταση και χωρίς να ερευνηθεί το βάσιμο ή μη της απαίτησής σας, μέσα σε τρεις (3) ημέρες από την έγγραφη ειδοποίησή σας. Σελίδα 11 από 35

133 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης Η παρούσα ισχύει μέχρις ότου αυτή μας επιστραφεί ή μέχρις ότου λάβουμε έγγραφη δήλωσή σας ότι μπορούμε να θεωρήσουμε την Τράπεζά μας απαλλαγμένη από κάθε σχετική υποχρέωση. Σε περίπτωση κατάπτωσης της εγγύησης, το ποσό της κατάπτωσης υπόκειται στο εκάστοτε ισχύον πάγιο τέλος χαρτοσήμου. Βεβαιούμε ότι όλες οι ισχύουσες Εγγυητικές Επιστολές της Τράπεζάς μας, οι οποίες έχουν χορηγηθεί στο Δημόσιο, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στα Ν.Π.Ι.Δ., συμπεριλαμβανομένης και της παρούσης, δεν ξεπερνάνε το όριο το οποίο έχει καθοριστεί βάσει νόμου για την Τράπεζά μας. (Εξουσιοδοτημένη υπογραφή) Σελίδα 12 από 35

134 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης C2. Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Επώνυμο: Πατρώνυμο: Ημερομηνία Γέννησης: Τηλέφωνο: Fax: Διεύθυνση Κατοικίας: / / Όνομα: Μητρώνυμο: Τόπος Γέννησης: E mail: ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ Όνομα Ιδρύματος Τίτλος Πτυχίου Ειδικότητα Ημερομηνία Απόκτησης Πτυχίου ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΣΤΕΛΕΧΟΥΣ (στο προτεινόμενο, από τον υποψήφιο Ανάδοχο, σχήμα διοίκησης Έργου) ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ Έργο (ή Θέση) Εργοδότης Ρόλος 1 και Καθήκοντα στο Έργο (ή Θέση) Απασχόληση στο Έργο Περίοδος ΑΜ 2 (από έως) / / / / 1 Ως Ρόλος ενδεικτικά αναφέρονται: manager, senior consultant, consultant, business expert κλπ. 2 Αφορά τους πραγματικούς ανθρωπομήνες απασχόλησης στο έργο υπολογιζόμενοι σε ισοδύναμα ανθρωποετών, Δεν ταυτίζεται με τη συνολική χρονική διάρκεια της χρονικής περιόδου απασχόλησης στο έργο. Σελίδα 13 από 35

135 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης / / / / / / / / Σελίδα 14 από 35

136 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης C3. Πίνακες Συμμόρφωσης Ο υποψήφιος Ανάδοχος συμπληρώνει τους παρακάτω πίνακες συμμόρφωσης με την απόλυτη ευθύνη της ακρίβειας των δεδομένων. C3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες εν αφορούν στο παρόν έργο C3.2 Απαιτήσεις αρχιτεκτονική συστήματος C3.2.1 Απαιτήσεις ψηφιοποίησης ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ C Παράδοση ψηφιακών αρχείων σε μορφές : a. Ασυμπίεστη μορφή tiff, b. Συμπιεσμένη μορφή JPEG c. Αρχείο μορφή PDF αποτελούμενο από το σύνολο των ψηφιοποιημένων σελίδων κάθε τεκμηρίου d. Βιβλιογραφικές εγγραφές για κάθε τεκμήριο περιοδικών, εφημερίδων με βιβλιοθηκονομικά πρότυπα Marc XML C Ανάρτηση των ψηφιακών τεκμηρίων στο υφιστάμενο λογισμικό της ΒΚΠ. (INVENIO v1.χ) C ιαδικασία ψηφιοποίησης : προετοιμασία υλικού, ψηφιοποίησή του, επεξεργασία της εικόνας σε σταθμό επεξεργασίας και (διόρθωση χρωμάτων, γεωμετρίας, κ.λπ.) και αποθήκευση σε τρεις διαφορετικές αναλύσεις. ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ναι ναι ναι C3.2.2 Χειρισμός πρωτοτύπων C C C ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να περιγράψει αναλυτικά τα μέτρα που θα λάβει για την προστασία των τεκμηρίων από φθορά και απώλειες Ο υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να περιγράψει αναλυτικά τον εξοπλισμό που θα χρησιμοποιήσει και τη μεθοδολογία που θα ακολουθήσει ανάλογα με την κάθε κατηγορία πρωτοτύπων. Οι διαδικασίες που θα ακολουθηθούν θα είναι κατ ναι ναι ναι ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 15 από 35

137 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ελάχιστον σύμφωνες με τις καλές πρακτικές που αναφέρονται στο σχετικό έγγραφο της Πρόσκλησης 65 του ΕΠ ΚτΠ. ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ C3.2.3 Ψηφιοποίηση υλικού ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ C Η ψηφιοποίηση θα πραγματοποιηθεί ναι στους χώρους της ΒΚΠ και στο ωράριο που θα καθορίσει η ΒΚΠ C Η ψηφιοποίηση θα ακολουθεί τα διεθνή ναι πρότυπα και θα αποδίδει ανώτερης ποιότητας εικόνες, υψηλής ακρίβειας OCR και ολοκληρωμένα μεταδεδομένα για ποσοτικά στοιχεία όπως ορίζονται στον πίνακα 9 του μέρους Α της ιακήρυξης με στόχο την πλήρη αποτύπωση του αρχικού τεκμηρίου. Ο ανάδοχος οφείλει να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες για τη διόρθωση της ποιότητας του ψηφιοποιημένου υλικού. C Η σάρωση θα γίνεται κατά περίσταση ναι ταυτόχρονα για την αριστερή και δεξιά σελίδα ενός ανοικτού εντύπου ή βιβλίου και θα ακολουθεί στη συνέχεια επεξεργασία για το διαχωρισμό των σελίδων και την ξεχωριστή αποθήκευσή τους. C Οι διαστάσεις του ψηφιακού ναι υποκατάστατου που θα προκύψει από τη διαδικασία ψηφιοποίησης θα είναι ίδιες (1:1) με αυτές του τεκμηρίου. Επίσης θα δημιουργηθεί ένα αντίγραφο ψηφιακού αρχείου σε χαμηλότερη ανάλυση C Επεξεργασία : διαχωρισμός σελίδων, ναι διόρθωση χρωμάτων, αποκοπή περιθωρίων, αλλαγή προσανατολισμού, περιορισμός κύρτωσης C Τα ψηφιακά τεκμήρια θα είναι όσο το ναι δυνατόν πιστά αντίγραφα του πρωτοτύπου C craddle (αντιστάθμισμα της ναι καμπυλότητας των ψηφιακών αντιγράφων) C despeckle (καθαρισμός εντύπου από ναι κουκκίδες) C καθαρισμός εντύπου από κηλίδες, ναι κιτρίνισμα, κ.λπ. C deskewing (ευθυγράμμιση της ναι σαρωμένης εικόνας) C cropping (αποθήκευση ωφέλιμης ναι εικόνας, μεταβλητά περιθώρια, κ.λπ.) C υψηλές αναλύσεις σάρωσης ναι δυνατότητα ψηφιοποίησης τεκμηρίων διαφόρων μεγεθών C Τήρηση των απαιτούμενων διαδικασιών ναι ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 16 από 35

138 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ασφάλειας με σκοπό το μηδενισμό του κινδύνου ολικής ή μερικής απώλειας του ψηφιοποιημένου υλικού. Ο ανάδοχος οφείλει να παρουσιάσει σχέδιο διαχείρισης κινδύνων C Clipping σε επίπεδο άρθρου επιθυμη τό C Η ψηφιακή αποτύπωση απαιτείται να ναι γίνεται στη μέγιστη ανάλυση που θεωρείται ικανοποιητική για το συγκεκριμένο αντικείμενο όπως περιγράφεται στον πίνακα 10 του Μέρους Α της ιακήρυξης ιαγωνισμού C Μορφές αρχείων : PDF, JPEG, TIFF ναι ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ C Τα αρχεία που θα παραχθούν να παραδοθούν αποθηκευμένα σε διακομιστές που θα υποδείξει η ΒΚΠ καθώς και σε εξωτερικούς σκληρούς δίσκους ναι C3.2.4 Τύποι Αρχείων ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ C3.2.4 Οι μορφότυποι των αρχείων που θα δημιουργηθούν θα είναι ανοικτοί και διεθνώς καθιερωμένοι. C Σε ένα αρχείο PDF ανά τεκμήριο σε μέτρια ανάλυση και μέτρια συμπίεση με σκοπό την ανάρτησή τους σε λογισμικό της ΒΚΠ C Σε επιμέρους αρχεία JPEG με το εξώφυλλο κάθε τεκμηρίου για εύκολη εύρεση της συγκεκριμένης έκδοσης από τον χρήστη. Τα αρχεία των εξωφύλλων θα έχουν μέγεθος 150 pixels στη μικρότερη διάσταση και θα χρησιμοποιείται ως thumbnail C Σε επιμέρους αρχεία JPEG με το εξώφυλλο κάθε τεκμηρίου μεγέθους 600 pixel στη μικρότερη διάσταση. Τα αρχεία αυτά θα χρησιμοποιηθούν για λεπτομερέστερη προεπισκόπηση C Σε επιμέρους αρχεία TIFF ανά σελίδα σε πλήρη ανάλυση και χωρίς συμπίεση C Το ψηφιακό υποκατάστατο απαιτείται να αποθηκεύεται σε μορφή TIFF, χωρίς συμπίεση, οι εικόνες που εξυπηρετούν την πρόσβαση από το ιαδίκτυο σε JPEG ή PNG και οι σμικρύνσεις σε JPEG ή GIF, χωρίς να αποκλείονται και άλλοι τύποι αρχείων. ναι ναι ναι ναι ναι ναι ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Σελίδα 17 από 35

139 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης C3.2.5 Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος C3.2.5 C ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ Ο ανάδοχος αποδέχεται ότι θα πραγματοποιηθεί δειγματοληπτικός έλεγχος για την ποιότητα του ψηφιοποιημένου υλικού από τη ΒΚΠ Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να συμπεριλάβει στην προσφορά του : α) τη μεθοδολογία χειρισμού των πρωτοτύπων, β) τον εξοπλισμό που θα χρησιμοποιήσει με τα χαρακτηριστικά του και όλες τις διαδικασίες ποιοτικού και ποσοτικού ελέγχου που θα ακολουθήσει για να εξασφαλίσει την ποιότητα του αποτελέσματος ναι ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ C3.2.6 Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων C C C C C ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΗ Θα γίνει οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) με σκοπό την αναζήτηση στο πλήρες κείμενο στο σύνολο του ψηφιοποιημένου υλικού. Ο ανάδοχος οφείλει να προβαίνει στις κατάλληλες ενέργειες για τη διόρθωση της ποιότητας του OCR Το αποτέλεσμα του OCR θα είναι «αδιόρθωτο» με τις προϋποθέσεις που θέτει όμως το C Το κείμενο θα παραδοθεί σε πολυτονική ή/και μονοτονική μορφή σε ξεχωριστό αρχείο xml, κωδικοποίησης UTF-8. Στο αρχείο αυτό πρέπει να περιλαμβάνονται οι αλλαγές γραμμής και σελίδας Το κείμενο θα παραδοθεί σε μορφή επιπρόσθετου layer στα αρχεία PDF που θα παραχθούν. Το κείμενο αυτό θα είναι μονοτονικό και θα έχει παραχθεί από το πολυτονικό αποτέλεσμα του OCR Το ποσοστό επιτυχίας του OCR θα πρέπει να είναι κατ ελάχιστον 70% σε επίπεδο λέξης (χωρίς τόνο) ανά σελίδα σε πρωτότυπα με καλή ποιότητα εκτύπωσης και 60% σε ΑΠΑΙΤΗΣΗ ναι ναι ναι ναι ναι ΑΠΑΝΤΗΣ Η ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣ ΗΣ Σελίδα 18 από 35

140 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης C ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΗ πρωτότυπα με κακή. Η ποιότητα της σελίδας θα αποφασιστεί πριν την υπογραφή της σύμβασης. Ο ανάδοχος θα πρέπει να δώσει δείγμα της χειρότερης ποιότητας αρχείου που είναι σε θέσει να ψηφιοποιήσει είγματα υλικού θα είναι διαθέσιμα στους Υποψήφιους Αναδόχους για προσωπική εξέταση κατόπιν επικοινωνίας με τη ΒΚΠ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ναι ΑΠΑΝΤΗΣ Η ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣ ΗΣ C3.2.7 Τεκμηρίωση και Μεταδεδομένα C ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΠΑΡΑΠΟΜΠΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Θα εισαχθούν μεταδεδομένα ναι περίπου 8000 ψηφιακών αντικειμένων (που ανήκουν στη συλλογή εφημερίδων και περιοδικών). C Θα δημιουργηθούν εξαρχής 8000 πίνακες περιεχομένων. Με τα αντίστοιχα πεδία ναι C Κάθε ψηφιοποιημένο τεκμήριο θα συνοδεύεται από τεχνικά μεταδεδομένα ψηφιοποίησης. ναι C C Τα μεταδεδομένα ψηφιοποίησης θα παρέχονται σε μορφή XML σε μονοτονική μορφή Το πρότυπο μεταδεδομένων που θα χρησιμοποιηθεί θα βασιστεί στο Dublin Core. ναι ναι C C C Η τεκμηρίωση θα παραδοθεί και σε σχήματα MODS και HealMeta Θα πραγματοποιηθεί δειγματοληπτικός έλεγχος για την ποιότητα του τεκμηριωμένου υλικού. Ο ανάδοχος οφείλει να προβαίνει στις κατάλληλες ενέργειες για τη διόρθωση της ποιότητας του τεκμηριωμένου υλικού Η τεκμηρίωση θα γίνει σε πλατφόρμα της ΒΚΠ ναι ναι ναι Σελίδα 19 από 35

141 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης C4. Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς C4.1 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Έργου Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΑΞΙΑ ΕΡΓΟΥ ΦΠΑ [ ] ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΑΞΙΑ ΕΡΓΟΥ ψηφιοποίηση 3000 σπανίων βιβλίων και 8000 τευχών ελληνικών περιοδικών, εφημερίδων και ημερολογίων (περίπου σελίδες) Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων για 8000 τεύχη ελληνικών περιοδικών εφημερίδων και ημερολογίων (περίπου άρθρα) Δημιουργία μεταδεδομένων για την περιγραφή 8000 τευχών ελληνικών περιοδικών, εφημερίδων και ημερολογίων ΣΥΝΟΛΟ C4.1 ΧΩΡΙΣ ΦΠΑ [ ] ΜΕ ΦΠΑ [ ] ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ Σελίδα 20 από 35

142 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης C5. Παραρτήματα που αφορούν το Έργο C5.1.1 Σχέδιο Σύμβασης Στη Θεσσαλονίκη σήμερα την. ημέρα., μεταξύ αφενός του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας ΑΠΘ που εδρεύει στην Θεσσαλονίκη, 3 ης Σεπτεμβρίου, Πανεπιστημιούπολη, που εκπροσωπείται νόμιμα από την κα Σοφία Ανδρέου Κουίδου, Αντιπρύτανι\ Καθηγήτρια Τμήματος Ιατρικής Α.Π.Θ. και στο εξής θα αναφέρεται στην παρούσα σύμβαση ως «η Αναθέτουσα Αρχή» και αφετέρου που εδρεύει, οδός, ΤΚ, νομίμως εκπροσωπούμενη και στο εξής θα αναφέρεται στην παρούσα σύμβαση ως «ο Ανάδοχος», συνομολογήθηκαν και συμφωνήθηκαν τα ακόλουθα: Σε συνέχεια του Ανοικτού Διεθνούς Διαγωνισμού που προκηρύχθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή με την υπ αριθμόν 54122/2012 διακήρυξη («η Προκήρυξη») και κατακυρώθηκε στον Ανάδοχο με την Αριθμ. Πρωτ. EE.. απόφαση κατακύρωσης («η Κατακύρωση»), ο Ανάδοχος αναλαμβάνει την υλοποίηση του έργου «Ψηφιοποίηση Σπανίων Βιβλίων & Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης» σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις της Σύμβασης. Σελίδα 21 από 35

143 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΠΡΟΚΑΤΑΡΤΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΑΡΘΡΟ 1 ΟΡΙΣΜΟΙ Στη Σύμβαση, οι ακόλουθοι όροι έχουν την έννοια που τους αποδίδεται αντίστοιχα στο παρόν άρθρο. Διοικητική εντολή: οιαδήποτε οδηγία ή εντολή δίδεται γραπτώς από την Αναθέτουσα Αρχή ή την Ομάδα διοίκησης έργου στον Ανάδοχο σχετικά με την υλοποίηση του Έργου. Έγγραφο: κάθε χειρόγραφη, δακτυλογραφημένη ή έντυπη ειδοποίηση, εντολή ή οδηγία ή πιστοποιητικό που εκδίδεται βάσει της Σύμβασης, συμπεριλαμβανομένων των τηλετυπιών, των τηλεγραφημάτων και των τηλεομοιοτυπιών. Έργο: Η «Ψηφιοποίηση Σπανίων Βιβλίων & Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία Διάθεσης» με αντικείμενο όπως εξειδικεύεται στη Σύμβαση. Ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμβασης: Η ημερομηνία υπογραφής της Σύμβασης. Ημέρα: η ημερολογιακή ημέρα. Επιτροπή Διοίκησης & Παραλαβής Έργου: Ομάδα προσώπων, ορισμένη από την Αναθέτουσα Αρχή, η οποία έχει την ευθύνη για την επίβλεψη της εκτέλεσης της Σύμβασης από τον Ανάδοχο και την παραλαβή των Παραδοτέων του έργο» Παραδοτέα: Όλα τα ενδιάμεσα ή τελικά προϊόντα και υπηρεσίες που ο Ανάδοχος θα παραδώσει ή οφείλει να παραδώσει στην Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με τη Σύμβαση. Περίοδος εγγύησης: το χρονικό διάστημα που καθορίζεται στη Σύμβαση και ξεκινά από την επομένη της ημερομηνίας οριστικής παραλαβής του Έργου. Προθεσμίες: τα αναφερόμενα στη Σύμβαση χρονικά διαστήματα σε Ημέρες, που αρχίζουν να υπολογίζονται από την επομένη της πράξης, ενέργειας ή γεγονότος που ορίζεται στη Σύμβαση ως αφετηρία. Όταν η τελευταία ημέρα του χρονικού διαστήματος συμπίπτει με μη εργάσιμη ημέρα, η προθεσμία λήγει στο τέλος της πρώτης εργάσιμης ημέρας μετά την τελευταία ημέρα του χρονικού διαστήματος. Προσφορά: η προσφορά του Αναδόχου προς την Αναθέτουσα Αρχή. Σύμβαση: η παρούσα συμφωνία που συνάπτουν και υπογράφουν τα συμβαλλόμενα μέρη για την εκτέλεση του Έργου, όπως είναι δυνατό να τροποποιηθεί ή συμπληρωθεί. Συμβατικό τίμημα: το συνολικό συμβατικό αντάλλαγμα για την υλοποίηση του Έργου. Εμπιστευτική Πληροφορία: σημαίνει, ανάλογα με την περίπτωση, κάθε πληροφορία / δεδομένο, σε οποιαδήποτε μορφή, διαμορφωμένη ή μη, που παρέχεται από το ένα μέλος στο άλλο και το οποίο κρίνεται εμπιστευτικό από το μέλος που το παρέχει και αναφέρεται ως αποκλειστικής εκμετάλλευσης. Στα παραπάνω συμπεριλαμβάνονται και οι πληροφορίες που αφορούν πελάτες, τιμολόγηση προϊόντων, οικονομικά στοιχεία, τεχνικές της εμπορίας προώθησης προϊόντων, τεχνικές πληροφορίες (συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών λογισμικού υπολογιστών, προγραμμάτων, αλγορίθμων, πηγαίου κώδικα, πρωτοκόλλων ελέγχου και εν εκκρεμότητα εφαρμογές αποκλειστικής Σελίδα 22 από 35

144 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης εκμετάλλευσης), και αφορούν τρόπο κατασκευής και λειτουργίας ηλεκτρονικών συστημάτων των συμβαλλομένων, κάθε μη δημοσιοποιημένη, ανταγωνιστική ή τεχνικά πολύτιμη πληροφορία, κτλ. Εμπίπτουν εδώ και οι προφορικές αποκαλύψεις εμπιστευτικών πληροφοριών. ΑΡΘΡΟ 2 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Ο Ανάδοχος, στα πλαίσια της Σύμβασης, αναλαμβάνει την εκτέλεση του Έργου που περιλαμβάνει: «Ψηφιοποίηση Σπανίων Βιβλίων & Ελληνικών Περιοδικών (προ 1920) και Υπηρεσία ιάθεσης» ΑΡΘΡΟ 3 ΓΛΩΣΣΑ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Κάθε επικοινωνία μεταξύ του Αναδόχου και της Αναθέτουσας Αρχής γίνεται στην Ελληνική γλώσσα. Στην Ελληνική γλώσσα συντάσσονται επίσης και υποβάλλονται τα έγγραφα Παραδοτέα και όλο το υλικό τεκμηρίωσης (π.χ. οδηγίες, εκθέσεις, συστάσεις) που τα συνοδεύει. ΑΡΘΡΟ 4 ΙΕΡΑΡΧΗΣΗ ΣΥΜΒΑΤΙΚΩΝ ΤΕΥΧΩΝ Η Σύμβαση περιλαμβάνει το σύνολο των συμφωνηθέντων μεταξύ των συμβαλλομένων μερών, τους όρους και προϋποθέσεις για την υλοποίηση του Έργου, και κατισχύει κάθε άλλου εγγράφου. Συμπληρωματικά εφαρμόζονται τα προβλεπόμενα στην Απόφαση Κατακύρωσης του Έργου στον Ανάδοχο, στην Προκήρυξη και στην προσφορά του Αναδόχου. ΑΡΘΡΟ 5 ΕΓΓΡΑΦΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Η έγγραφη επικοινωνία μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου (Έγγραφα, Διοικητικές εντολές) πραγματοποιείται ταχυδρομικά, τηλεγραφικά, τηλετυπικά ή τηλεομοιοτυπικά ή και ιδιοχείρως, ως ακολούθως: Για την Αναθέτουσα Αρχή: ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Διεύθυνση έδρας της Αναθέτουσας Αρχής: 3ης Σεπτεμβρίου Πανεπιστημιούπολη ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ Τηλέφωνο: / Fax: Σελίδα 23 από 35

145 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης Πληροφορίες: Μονάδα Προμηθειών Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας Α.Π.Θ. Θεοδοσιάδης Ευάγγελος Για τον Ανάδοχο: <Στοιχεία Αναδόχου> Σε κάθε περίπτωση, ο αποστολέας λαμβάνει κάθε αναγκαίο μέτρο για να εξασφαλίσει την παραλαβή του Εγγράφου και την απόδειξη της. Όποτε στη Σύμβαση γίνεται λόγος για ειδοποίηση, κοινοποίηση, συμφωνία, έγκριση, βεβαίωση, πιστοποίηση ή απόφαση, και εφόσον δεν προβλέπεται άλλως, η εν λόγω ειδοποίηση, κοινοποίηση, συμφωνία, έγκριση, πιστοποίηση, βεβαίωση ή απόφαση θα είναι γραπτή. ΑΡΘΡΟ 6 ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ & ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ EΡΓΟΥ 6.1 Η Επιτροπή Παρακολούθησης & Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) ασκεί τις αρμοδιότητες που προβλέπονται στη Σύμβαση και της ανατίθενται με την απόφαση συγκρότησής της. 6.2 Η ΕΠΠΕ δεν δικαιούται να απαλλάσσει τον Ανάδοχο από οποιαδήποτε συμβατική του υποχρέωση, εκτός εάν η Σύμβαση ορίζει διαφορετικά. 6.3 Η ΕΠΠΕ δικαιούται, διατηρώντας σε κάθε περίπτωση την τελική ευθύνη, να εισηγείται στην Αναθέτουσα Αρχή την ανάθεση, κατά διαστήματα, σε εκπρόσωπο ή εκπροσώπους της, της άσκησης οποιασδήποτε από τις αρμοδιότητές της και την ανάκληση οποτεδήποτε της ανάθεσης αυτή την αντικατάσταση εκπροσώπου ή εκπροσώπων. Τα Έγγραφα που αποστέλλονται από τον εκπρόσωπο της ΕΠΠΕ προς τον Ανάδοχο, στα πλαίσια αυτής της ανάθεσης, παράγουν τα ίδια αποτελέσματα με τα Έγγραφα της ΕΠΠΕ. Παρ όλα αυτά: α) ακόμα και αν ο εκπρόσωπος της ΕΠΠΕ παραλείψει να αρνηθεί την παραλαβή κάποιου Παραδοτέου, η ΕΠΠΕ εξακολουθεί να έχει τη δυνατότητα να αρνηθεί την παραλαβή αυτή και να δώσει τις αναγκαίες οδηγίες για την αποκατάσταση των ελαττωμάτων ή ατελειών του β) η ΕΠΠΕ δικαιούται να ελέγχει και μπορεί να μεταβάλει το περιεχόμενο των Εγγράφων του εκπροσώπου της. 6.4 Οι οδηγίες ή/και οι εντολές της ΕΠΠΕ χρονολογούνται, αριθμούνται και καταχωρούνται σε ειδικό βιβλίο. ΑΡΘΡΟ 7 ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ 7.1 Χωρίς την προηγούμενη γραπτή συναίνεση της Αναθέτουσας Αρχής, ο Ανάδοχος δεν αποκαλύπτει εμπιστευτικές πληροφορίες που του δόθηκαν ή που ο ίδιος ανακάλυψε κατά την υλοποίηση του Έργου, ούτε κοινοποιεί στοιχεία, έγγραφα και πληροφορίες των οποίων λαμβάνει γνώση σε σχέση με τη Σύμβαση, υποχρεούται δε να μεριμνά ώστε το προσωπικό του, οι Σελίδα 24 από 35

146 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης υπεργολάβοι του και κάθε συνεργαζόμενος με αυτόν να τηρήσει την ως άνω υποχρέωση. Σε περίπτωση αθέτησης από τον Ανάδοχο της ως άνω υποχρέωσής του, η Αναθέτουσα Αρχή δικαιούται να απαιτήσει την αποκατάσταση τυχόν ζημίας της και την παύση κοινοποίησης των εμπιστευτικών πληροφοριών και την παράλειψή της στο μέλλον. Ο Ανάδοχος δύναται να προβαίνει σε δημόσιες δηλώσεις σχετικά με το Έργο (πχ. δελτία τύπου, καταχωρήσεις σε web site, τύπο κτλ) χωρίς την προηγούμενη συναίνεση της Αναθέτουσας Αρχής. 7.2 Η Αναθέτουσα Αρχή στα πλαίσια της συνεργασίας της με τον Ανάδοχο δίνει με το παρόν συμφωνητικό τη γραπτή συγκατάθεσή της στον Ανάδοχο να τηρεί (εάν απαιτηθεί για τις ανάγκες του έργου) αντίγραφο ηλεκτρονικών δεδομένων των αρχείων. Ο Ανάδοχος δεσμεύεται ότι θα χρησιμοποιήσει τα δεδομένα αυτά κατά τρόπο θεμιτό και νόμιμο για καθορισμένους σαφείς και νόμιμους σκοπούς (όπως αυτοί προβλέπονται από τη μεταξύ των συμβαλλομένων από το παρόν εν γένει συνεργασία) και πως τα εν λόγω δεδομένα θα υφίστανται νόμιμη επεξεργασία εν όψει των σκοπών αυτών. Ο Ανάδοχος δεσμεύεται ότι η επεξεργασία του εν λόγω αρχείου δεδομένων θα είναι απόρρητη και θα διεξάγεται αποκλειστικά από πρόσωπα που τελούν υπό τον έλεγχο του εκάστοτε υπεύθυνου έργου και μόνο κατ εντολή του. 7.3 Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της, η ΕΠΠΕ και όλα τα εξουσιοδοτημένα από αυτήν ή την Αναθέτουσα Αρχή πρόσωπα οφείλουν να μην ανακοινώνουν σε κανένα, παρά μόνο στα πρόσωπα που δικαιούνται να γνωρίζουν, πληροφορίες που περιήλθαν σ' αυτούς κατά τη διάρκεια και με την ευκαιρία της εκτέλεσης του Έργου και αφορούν σε τεχνικά ή εμπορικά ζητήματα ή μεθόδους κατασκευής ή λειτουργίας του Έργου ή του Αναδόχου. ΑΡΘΡΟ 8 ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΝΑΔΟΧΟΥ 8.1 Ο Ανάδοχος δεν δικαιούται να μεταβιβάσει ή εκχωρήσει τη Σύμβαση ή μέρος αυτής χωρίς την έγγραφη συναίνεση της Αναθέτουσας Αρχής. Κατ εξαίρεση ο Ανάδοχος δικαιούται να εκχωρήσει, χωρίς έγκριση, τις απαιτήσεις του έναντι της Αναθέτουσας Αρχής για την καταβολή Συμβατικού Τιμήματος, με βάση τους όρους της Σύμβασης, σε Τράπεζα της επιλογής του που λειτουργεί νόμιμα στην Ελλάδα. 8.2 Εάν ο Ανάδοχος προβεί σε μεταβίβαση ή εκχώρηση χωρίς την προηγούμενη συναίνεση της Αναθέτουσας Αρχής, η τελευταία δικαιούται, χωρίς προηγούμενη όχληση, να επιβάλει αυτοδικαίως τις κυρώσεις για αθέτηση της Σύμβασης. ΑΡΘΡΟ 9 ΥΠΕΡΓΟΛΑΒΙΑ 9.1 Ο Ανάδοχος, για την υλοποίηση του Έργου, θα χρησιμοποιήσει τους υπεργολάβους που έχει προσδιορίσει στην Προσφορά, για το εκεί προσδιοριζόμενο τμήμα. 9.2 Οι υπεργολάβοι δεν αποκτούν οποιαδήποτε συμβατική σχέση με την Αναθέτουσα Αρχή. Σελίδα 25 από 35

147 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης 9.3 Ο Ανάδοχος ευθύνεται για τις πράξεις και παραλείψεις των υπεργολάβων του, των εκπροσώπων ή των υπαλλήλων τους, όπως ακριβώς και για τις πράξεις και παραλείψεις του ιδίου, των εκπροσώπων ή των υπαλλήλων του. 9.4 Ο Ανάδοχος δικαιούται να αντικαταστήσει υπεργολάβο σε περίπτωση διακοπής της συνεργασίας του με αυτόν ή να χρησιμοποιήσει και άλλον υπεργολάβο, μόνο εφ όσον ο νέος υπεργολάβος ανταποκρίνεται στα αντίστοιχα κριτήρια επιλογής που ίσχυσαν για την ανάθεση της Σύμβασης και εγκριθεί από την Αναθέτουσα Αρχή. Για το σκοπό αυτό ο Ανάδοχος ενημερώνει προηγουμένως την Αναθέτουσα Αρχή κοινοποιώντας την ταυτότητα του νέου υπεργολάβου και το αντικείμενο που θα εκτελέσει, μαζί με την απαιτούμενη τεκμηρίωση για την απόδειξη συνδρομής στο πρόσωπό του των κριτηρίων που ίσχυσαν για την ανάθεση της Σύμβασης. 9.5 Η Αναθέτουσα Αρχή δικαιούται να ζητήσει από τον Ανάδοχο την αντικατάσταση υπεργολάβου και κάθε άλλου προσώπου εμπλεκομένου στην εκτέλεση του Έργου που, κατά την βάσιμη και αιτιολογημένη κρίση της, δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του Έργου, ο δε Ανάδοχος υποχρεούται στην περίπτωση αυτή να ανταποκριθεί στην απαίτηση της Αναθέτουσας Αρχής, σε εύλογο χρονικό διάστημα που θα συμφωνηθεί από κοινού ότι απαιτείται για την εξεύρεση αντικαταστάτη. 9.6 Εάν ο Ανάδοχος συνάψει σύμβαση υπεργολαβίας χωρίς έγκριση, η Αναθέτουσα Αρχή δικαιούται, χωρίς προηγούμενη όχληση, να επιβάλει αυτοδικαίως τις κυρώσεις για αθέτηση της Σύμβασης. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 : ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑΣ ΑΡΧΗΣ ΑΡΘΡΟ 10 ΔΙΑΘΕΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 10.1 Η Αναθέτουσα Αρχή θα κοινοποιήσει αμελλητί στον Ανάδοχο και το αργότερο μέχρι την Ημερομηνία Εκκίνησης, τους συμμετέχοντες στην ΕΠΠΕ Η Αναθέτουσα Αρχή θα διαθέσει το προσωπικό που απαιτείται για τις ανάγκες, την παρακολούθηση και τον έλεγχο της πορείας υλοποίησης του Έργου και τη μεταφορά τεχνογνωσίας στην Αναθέτουσα Αρχή. ΑΡΘΡΟ 11 ΠΑΡΟΧΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ 11.1 Η ΕΠΠΕ οφείλει να παραδίδει στον Ανάδοχο, ατελώς, κάθε έγγραφο, σχέδιο, μελέτη, προδιαγραφή και γενικότερα κάθε στοιχείο που έχει στην κατοχή της και δικαιούται να γνωστοποιήσει, σχετικό με την εκτέλεση του Έργου, χωρίς να απαιτείται προηγούμενο αίτημα του Αναδόχου Ο Ανάδοχος υποχρεούται να επιστρέψει όλα τα στοιχεία της ως άνω παραγράφου με την οριστική παραλαβή του Έργου ή με την καθ οιονδήποτε τρόπο λύση της Σύμβασης. Σελίδα 26 από 35

148 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης ΑΡΘΡΟ 12 ΠΑΡΟΧΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ 12.1 Η Αναθέτουσα Αρχή υποχρεούται να παρέχει στον Ανάδοχο πρόσβαση στους χώρους υλοποίησης του Έργου κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες και σε περίπτωση που προβλέπεται τέτοια δυνατότητα σε επιμέρους άρθρα της Σύμβασης και εκτός εργασίμων ημερών και ωρών. Αντίστοιχα η Αναθέτουσα Αρχή υποχρεούται να παρέχει στον Ανάδοχο πρόσβαση σε υπάρχουσες εφαρμογές εφόσον αυτές έχουν συνάφεια με το έργο Η Αναθέτουσα Αρχή λαμβάνει όλα τα ενδεδειγμένα μέτρα για την προστασία και ασφάλεια του προσωπικού του Αναδόχου και των Υπεργολάβων του, ιδίως δε ενημερώνει εγγράφως τον Ανάδοχο σχετικά με τις ιδιαιτερότητες των χώρων όπου εκτελείται το Έργο. ΑΡΘΡΟ 13 ΣΥΝΔΡΟΜΗ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΜΕ ΤΡΙΤΟΥΣ Ο Ανάδοχος δικαιούται να ζητήσει τη συνδρομή της Αναθέτουσας Αρχής προκειμένου να διευκολυνθεί στην επικοινωνία του με τυχόν εμπλεκόμενες αρμόδιες αρχές ή άλλα πρόσωπα, εφ όσον θεωρεί ότι η επικοινωνία αυτή απαιτείται για να τον υποβοηθήσει στην εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεών του. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 : ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΝΑΔΟΧΟΥ ΑΡΘΡΟ 14 ΓΕΝΙΚΕΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ Ο Ανάδοχος οφείλει να εκτελεί τις απορρέουσες από τη Σύμβαση υποχρεώσεις του με τη δέουσα προσοχή και επιμέλεια, σύμφωνα με τις αρχές της καλής πίστης και των συναλλακτικών ηθών. Ο Ανάδοχος, για την υλοποίηση του Έργου, θα χρησιμοποιήσει την Ομάδα Έργου που έχει προσδιορίσει στην Προσφορά του. Αντικατάσταση μελών της Ομάδας Έργου γίνεται κατόπιν γραπτού αιτήματος του Αναδόχου προς την ΕΠΠΕ και γραπτής σύμφωνης γνωμοδότησης της ΕΠΠΕ. ΑΡΘΡΟ 15 ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΕΓΓΥΗΣΕΩΝ 15.1 ΕΓΓΥΗΣΗ ΚΑΛΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ: Για την καλή εκτέλεση των όρων της Σύμβασης ο Ανάδοχος κατέθεσε εγγύηση που καλύπτει το 10% της Συμβατικής Τιμής χωρίς Φ.Π.Α. Πιο συγκεκριμένα κατατέθηκε από τον Ανάδοχο εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης. ποσού. Η εγγύηση καλής εκτέλεσης της Σύμβασης έχει χρόνο ισχύος μεγαλύτερο της συμβατικής ημερομηνίας οριστικής παραλαβής κατά δύο (2) μήνες και επιστρέφεται μετά την οριστική παραλαβή και ύστερα από την εκκαθάριση των τυχόν απαιτήσεων από τους συμβαλλομένους ΕΓΓΥΗΣΗ ΚΑΛΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ: Ο Ανάδοχος υποχρεούται, μετά την οριστική παραλαβή του Έργου, πριν από την επιστροφή σ αυτόν της εγγύησης καλής εκτέλεσης και προκειμένου να επιστραφεί αυτή, να καταθέσει Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος Σελίδα 27 από 35

149 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης του Τεύχους Διακήρυξης, η αξία της οποίας θα ανέρχεται σε ποσοστό 2,5% του συμβατικού τιμήματος μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, με χρόνο ισχύος μεγαλύτερο από την Περίοδο Εγγύησης κατά ένα (1) μήνα και η οποία επιστρέφεται με τη λήξη της Περιόδου Εγγύησης Οι εγγυήσεις εκδίδονται από πιστωτικά ιδρύματα ή άλλα νομικά πρόσωπα που λειτουργούν νόμιμα στα κράτη μέλη της Ε.Ε. και έχουν, σύμφωνα με τη νομοθεσία των κρατών μελών αυτό το δικαίωμα. Εάν, κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της Σύμβασης, το πιστωτικό ίδρυμα ή άλλο νομικό πρόσωπο που εξέδωσε εγγύηση περιέλθει σε αδυναμία να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του, ο Ανάδοχος οφείλει να παράσχει νέα εγγύηση με τους ίδιους όρους, εντός δέκα (10) Ημερών από την προηγούμενη σχετική όχληση της Αναθέτουσας Αρχής. Εάν ο Ανάδοχος δεν παράσχει νέα εγγύηση, η Αναθέτουσα Αρχή δικαιούται να καταγγείλει τη Σύμβαση. Εγγυήσεις που εκδίδονται σε κράτος μέλος της Ε.Ε. εκτός της Ελλάδας, θα συνοδεύονται υποχρεωτικά από επίσημη μετάφρασή τους στην Ελληνική γλώσσα. ΑΡΘΡΟ 16 ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ 16.1 Ο Ανάδοχος υποχρεούται να αποζημιώσει πλήρως την Αναθέτουσα Αρχή, για κάθε ζημία που ενδεχομένως προξενηθεί σε αυτήν από υπαιτιότητα του Αναδόχου ή των προσώπων που συνεργάζονται με αυτόν για την υλοποίηση του Έργου. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 : ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΕΙΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΑΡΘΡΟ 17 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 17.1 Η ολοκλήρωση του Έργου θα πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός 20 μηνών ημερολογιακών ημερών από την υπογραφή της σύμβασης και σύμφωνα με το παρακάτω χρονοδιάγραμμα. Α/Α Φάσης Τίτλος Φάσης Μήνας Έναρξης Μήνας Λήξης (παράδοσης) Φ1 Καθορισμός λειτουργικών απαιτήσεων Μ1 Μ2 Φ2 Ψηφιοποίηση σπανίων βιβλίων Μ2 Μ20 Φ3 Ψηφιοποίηση περιοδικών και εφημερίδων (προ 1920) Μ2 Μ20 Φ4 Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) των Μ2 Μ20 ψηφιακών αρχείων Φ5 Τεκμηρίωση και εισαγωγή μεταδεδομένων της συλλογής εφημερίδων και περιοδικών Μ2 Μ Ουδεμία ουσιώδης μεταβολή του προγράμματος επιτρέπεται χωρίς την έγκριση της Βιβλιοθήκης Κέντρου Πληροφόρησης ΑΠΘ. Αν πάντως η εκτέλεση Σελίδα 28 από 35

150 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης της Σύμβασης δεν προχωρεί σύμφωνα με το πρόγραμμα, η ΒΚΠ μπορεί να δώσει στον Ανάδοχο την εντολή να το αναθεωρήσει και να της υποβάλει το αναθεωρημένο αυτό πρόγραμμα προς έγκριση. ΑΡΘΡΟ 18 ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ Ο Ανάδοχος παρέχει στην ΕΠΠΕ πληροφορίες σχετικές με την υλοποίηση του Έργου, οποτεδήποτε του ζητηθεί. Για το σκοπό αυτό, εφόσον του ζητηθεί, ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να συντάξει εκθέσεις ενημέρωσης επί της πορείας υλοποίησης του Έργου, τις οποίες υποβάλλει στην ΕΠΠΕ. Ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να συντάξει και να υποβάλλει στην ΕΠΠΕ, ειδικές εκθέσεις για τυχόν έκτακτες δυσκολίες στην εκτέλεση του Έργου ή απαιτούμενες τροποποιήσεις του προγράμματος εκτέλεσης. Ο Ανάδοχος τηρεί ακριβείς και συστηματικούς λογαριασμούς και αρχείο για τις προμήθειες, εγκαταστάσεις και υπηρεσίες που προετοιμάζει, υλοποιεί ή παραδίδει σε εκτέλεση της Σύμβασης, και επιτρέπει στην ΕΠΠΕ να επιθεωρεί, οποιαδήποτε λογική στιγμή, το αρχείο και τους λογαριασμούς ή/και να παίρνει αντίγραφά τους. ΑΡΘΡΟ 19 ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η προθεσμία εκτέλεσης του Έργου, αρχίζει από την ημερομηνία υπογραφής της Σύμβασης και διαρκεί 20 μήνες. Το χρονοδιάγραμμα που αναφέρθηκε στο Άρθρο 17 της Σύμβασης απεικονίζει την προθεσμία του Έργου και κάθε επί μέρους τμήματός του, με την επιφύλαξη των επομένων άρθρων. ΑΡΘΡΟ 20 ΜΕΤΑΘΕΣΗ ΠΡΟΘΕΣΜΙΑΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ 20.1 Η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί μονομερώς το δικαίωμα μετάθεσης του χρονοδιαγράμματος του Έργου ή επί μέρους προβλεπόμενων χρονικών σημείων ή δραστηριοτήτων του χρονοδιαγράμματος, εάν κρίνει ότι αυτό επιβάλλεται, για συνολικό χρονικό διάστημα 30 (τριάντα) Ημερών και στις περιπτώσεις αυτές η ΕΠΠΕ μέσω της Αναθέτουσας Αρχής θα ενημερώνει εγκαίρως τον Ανάδοχο για την αναθεώρηση του προγράμματος εκτέλεσης της Σύμβασης, ως προς τη συγκεκριμένη δραστηριότητα Ο Ανάδοχος δικαιούται να ζητήσει μετάθεση της προθεσμίας εκτέλεσης του Έργου, στην περίπτωση που η εκτέλεση της Σύμβασης ή επί μέρους δραστηριοτήτων της καθυστερεί ή πρόκειται να καθυστερήσει για λόγους που δεν ανάγονται σε περιοχής ευθύνης του ή για λόγους ανωτέρας βίας. Ο Ανάδοχος, εντός 15 ημερών αφότου έλαβε γνώση γεγονότος που ενδέχεται να προκαλέσει τέτοιου είδους καθυστέρηση, υποβάλλει στην Αναθέτουσα Αρχή αίτημα μετάθεσης της προθεσμίας εκτέλεσης, την οποία κρίνει ότι δικαιούται, παρέχοντας πλήρη και λεπτομερή στοιχεία του αιτήματός του, ώστε να καταστεί αμέσως δυνατή η εξέτασή του. Η ΕΠΠΕ εξετάζει το αίτημα του Αναδόχου και εισηγείται στην Αναθέτουσα Αρχή η οποία αποφασίζει τελικά, εάν δικαιολογείται να δοθεί μετάθεση και πόση, είτε για το μέλλον είτε με αναδρομική ισχύ. Σελίδα 29 από 35

151 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης 20.3 Μετάθεση της προθεσμίας εκτέλεσης επί μέρους δραστηριοτήτων της Σύμβασης είναι δυνατό να εγκριθεί, με την ίδια ως άνω διαδικασία και σε περιπτώσεις καθυστερήσεων που ανάγονται σε άλλους λόγους, υπό τη ρητή αίρεση ότι ο Ανάδοχος δεσμεύεται, με την αίτησή του, ότι η μετάθεση της εκτέλεσης των επιμέρους δραστηριοτήτων δεν θα επηρεάσει το συνολικό χρονοδιάγραμμα του Έργου και η ΕΠΠΕ κρίνει ότι, με την ικανοποίηση του αιτήματος μετάθεσης δεν καθίσταται δυσμενέστερο το πλαίσιο των σχετικών με τις διαδικασίες, τους χρόνους και την παροχή ανθρώπινων πόρων υποχρεώσεων της Αναθέτουσας Αρχής Οι μεταθέσεις της προθεσμίας ή των προθεσμιών εκτέλεσης δεν συνεπάγονται κυρώσεις. ΑΡΘΡΟ 21 ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΕΙΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΠΟΙΝΙΚΕΣ ΡΗΤΡΕΣ Σε περίπτωση καθυστέρησης παράδοσης ενδιάμεσης Φάσης του Έργου ή του συνόλου αυτού από υπέρβαση τμηματικής ή συνολικής προθεσμίας με υπαιτιότητα του Αναδόχου επιβάλλονται κυρώσεις σύμφωνα με τα παρακάτω: 21.1 Αν παρέλθουν οι συμφωνημένες ημερομηνίες παράδοσης και τα παραδοτέα δεν παραδοθούν σύμφωνα με τους συμβατικούς όρους, τότε ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταβάλλει ως ποινική ρήτρα για κάθε ημέρα καθυστέρησης ποσοστό 0,2% επί της συμβατικής τιμής των παραδοτέων που καθυστερούν Οι ποινικές ρήτρες δεν επιβάλλονται και η έκπτωση δεν επέρχεται αν ο Ανάδοχος αποδείξει ότι η καθυστέρηση οφείλεται σε ανώτερη βία ή σε υπαιτιότητα της Αναθέτουσας Αρχής 21.3 Η Αναθέτουσα Αρχή έχει το δικαίωμα να κηρύξει έκπτωτο τον Ανάδοχο αν δεν εκπληρώνει ή εκπληρώνει πλημμελώς τις συμβατικές του υποχρεώσεις ή παραβιάζει ουσιώδη όρο της Σύμβασης που θα υπογραφεί, χωρίς να καταβάλλει οποιαδήποτε αποζημίωση, 21.5 Οι χρόνοι υπολογίζονται σε ημερολογιακές ημέρες, τα ποσά όπως προβλέπονται στη Σύμβαση (μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ) και οι προθεσμίες χωρίς μεταθέσεις Οι ως άνω ρήτρες καθυστέρησης και με τους ίδιους όρους επιβάλλονται στην περίπτωση υπέρβασης τυχόν τμηματικών προθεσμιών από υπαιτιότητα του Αναδόχου. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 : ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ ΚΑΙ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΡΘΡΟ 22 ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΚΑΙ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 22.1 Οι υπηρεσίες που προβλέπεται να παραδοθούν ή να παρασχεθούν στα πλαίσια της Σύμβασης καθώς και ο τρόπος εκτέλεσής τους, πρέπει να συμφωνούν, από κάθε άποψη, με τα οριζόμενα στη παρούσα Σύμβαση και στην Προσφορά του Αναδόχου Για οποιαδήποτε προσωρινή ή ενδιάμεση παραλαβή προβλέπεται στα Παραρτήματα της Σύμβασης, θα πρέπει να υποβάλλεται αίτηση από τον Ανάδοχο στην ΕΠΠΕ. Στην αίτηση θα αναγράφεται η περιγραφή των Σελίδα 30 από 35

152 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης υπηρεσιών που προτείνονται για παραλαβή, σύμφωνα με τη Σύμβαση και ο τόπος όπου θα γίνει η παραλαβή, ανάλογα με την περίπτωση. ΑΡΘΡΟ 23 ΕΓΓΥΗΤΙΚΗ ΕΥΘΥΝΗ 23.1 Ο Ανάδοχος εγγυάται προς την Αναθέτουσα Αρχή ότι το Έργο θα εκτελεστεί σύμφωνα με τους όρους και προϋποθέσεις της Σύμβασης, τους τεχνικούς κανόνες και τα διεθνώς αναγνωρισμένα πρότυπα που ισχύουν στις σύγχρονες μεθόδους Ψηφιοποίησης σπάνιου υλικού, θα πληροί όλες τις ιδιότητες και χαρακτηριστικά που προβλέπονται στη Σύμβαση και θα στερείται οποιωνδήποτε ελαττωμάτων (οφειλομένων ενδεικτικά σε ελλιπή σχεδίαση ή πλημμελείς διαδικασίες και χειρισμούς) και ότι θα ανταποκρίνεται στις προδιαγραφές, λειτουργίες, αποτελέσματα και ιδιότητες όπως αυτές προδιαγράφονται στην Προκήρυξη Η περίοδος της εγγύησης έχει έναρξη την οριστική παραλαβή του Έργου και χρονική διάρκεια ενός (1) έτους. Στο διάστημα αυτό, που καλείται «Περίοδος Εγγύησης», ο Ανάδοχος εγγυάται ότι θα παρέχει τις υπηρεσίες συντήρησης σύμφωνα με τους όρους του Τεύχους Διακήρυξης και της Προσφοράς του Αναδόχου, χωρίς καμία οικονομική επιβάρυνση για την Αναθέτουσα Αρχή. Το χρονικό διάστημα μεταξύ της εγκατάστασης και της οριστικής του παραλαβής δεν συμπεριλαμβάνεται στην Περίοδο Εγγύησης. Ο Ανάδοχος εγγυάται αυτοτελώς ότι η ποιότητα των ψηφιακών αρχείων και των αρχείων που προκύπτουν από οπτική αναγνώριση, συμφωνεί με τις προδιαγραφές που τίθενται στις τεχνικές προδιαγραφές. Είναι υποχρεωμένος, για το χρονικό διάστημα που προαναφέρεται, να αποκαθιστά τα ελαττωματικά αρχεία σύμφωνα με τις απαιτήσεις που αναφέρονταιο στη διακήρυξη. Η Αναθέτουσα Αρχή πληροφορεί τον Ανάδοχο ως προς το είδος και την έκταση κάθε ελαττώματος μόλις αυτό γίνει εμφανές. Αν ο Ανάδοχος δεν αποκαταστήσει το ελάττωμα χωρίς καθυστέρηση, η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να φροντίσει για την αποκατάσταση του ελαττώματος από τρίτον, με κίνδυνο και δαπάνη του Αναδόχου. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: ΠΛΗΡΩΜΕΣ ΑΡΘΡΟ 24 ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ 24.1 Ο Ανάδοχος θεωρείται ότι, προτού υποβάλει την Προσφορά του, είχε λάβει υπόψη όλο τα αναγκαία στοιχεία για την εμπρόθεσμη και προσήκουσα εκτέλεση της Σύμβασης και συνεπώς, στο Συμβατικό Τίμημα περιλαμβάνονται όλα τα σχετικά με την υλοποίηση του Έργου έξοδα, όπως: α) τα έξοδα παραγωγής σχεδίων, εκθέσεων, μελετών, αναφορών και κάθε είδους εγγράφων που προβλέπονται στη Σύμβαση β) τα έξοδα της προμήθειας των εργαλείων που απαιτούνται για την υλοποίηση του Έργου γ) τα έξοδα της προμήθειας ή παραγωγής εγχειριδίων και οδηγιών. Σελίδα 31 από 35

153 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης 24.2 Για κάθε πληρωμή, ο Ανάδοχος αποστέλλει στην Αναθέτουσα Αρχή, εις τριπλούν, γραπτή αίτηση πληρωμής καθώς και αναλυτική κατάσταση, μαζί με αποδείξεις, τιμολόγια, παραστατικά πληρωμών ή άλλα απαραίτητα δικαιολογητικά έγγραφα για το ποσά που πρέπει να πληρωθούν κατά περίπτωση Όλες οι πληρωμές θα γίνονται σε Ευρώ με την προσκόμιση των φορολογικών στοιχείων που προβλέπονται από τον Κ.Β.Σ και των λοιπών νομίμων δικαιολογητικών που προβλέπονται από τις ισχύουσες διατάξεις κατά το χρόνο πληρωμής και σε χρόνο προσδιοριζόμενο από την αναγκαία διοικητική διαδικασία για την έκδοση των σχετικών χρηματικών ενταλμάτων. Σε περίπτωση που από τον Κ.Β.Σ απαιτείται έκδοση τιμολογίου η εξόφληση του οποίου, σύμφωνα με την Σύμβαση, γίνεται σε επόμενη διαχειριστική περίοδο από αυτήν της έκδοσης, δεν απαιτείται νέο τιμολόγιο. ΑΡΘΡΟ 25 ΤΙΜΗΜΑ 25.1 Το Συμβατικό Τίμημα για την εκτέλεση του Έργου από τον Ανάδοχο, ανέρχεται στο ποσό των..., συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ 23% Οι κρατήσεις επί της Συμβατικής Τιμής βαρύνουν τον Ανάδοχο. ΑΡΘΡΟ 26 ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ Η καταβολή της Συμβατικής Τιμής του Έργου θα γίνει σύμφωνα με όσα προβλέπονται στο κεφάλαιο Β.5.2. του Β μέρους της προκήρυξης Η πληρωμή της αξίας του υπό ανάθεση Έργου θα γίνεται με την προσκόμιση των νομίμων παραστατικών και δικαιολογητικών που προβλέπονται από τις ισχύουσες διατάξεις καθώς και κάθε άλλου δικαιολογητικού που τυχόν ήθελε ζητηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες που διενεργούν τον έλεγχο. Σημειώνεται ότι η καθαρή αξία των παραστατικών υπόκειται σε παρακράτηση φόρου εισοδήματος βάσει του Ν. 2238/94 (ΦΕΚ 151/Α/94) όπως τροποποιήθηκε και ισχύει. Οι πληρωμές θα γίνονται από την Αναθέτουσα Αρχή εφόσον έχει προηγηθεί η αντίστοιχη καταβολή της χρηματοδότησης του έργου. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7: ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΑΡΘΡΟ 27 ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Η παραλαβή των παραδοτέων του Έργου, προσωρινή και οριστική, θα γίνεται από την ΕΠΠΕ εντός δέκα ημερών από την έγγραφή ειδοποίηση του Αναδόχου. Μελέτες, αναφορές, τεκμηριωτικό υλικό, κλπ. σχετικά με το έργο παραδίδονται σε 5 (πέντε) έντυπα αντίγραφα καθώς και σε επεξεργάσιμη ηλεκτρονική μορφή (Microsoft Word). Μετά την οριστική παραλαβή του Έργου ο Ανάδοχος υποχρεούται να απαντά σε ερωτήματα της ΕΠΠΕ και να παρέχει διευκρινήσεις επί των παραδοτέων του έργου για διάστημα τουλάχιστον 6 (έξι) μηνών. Σελίδα 32 από 35

154 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης Στην περίπτωση διαπίστωσης παρεκκλίσεων κάθε παραδοτέου από τους όρους της Σύμβασης, η Επιτροπή Παράδοσης και Παραλαβής του Έργου (ΕΠΠΕ) διαβιβάζει εγγράφως στον Ανάδοχο το αργότερο εντός δέκα (10) ημερών από την επόμενη της ημερομηνίας παράδοσής του τις παρατηρήσεις της επί του παραδοτέου, προκειμένου ο Ανάδοχος να συμμορφωθεί με αυτές και να το επανυποβάλει κατάλληλα διορθωμένο και συμπληρωμένο εντός δέκα (10) ημερών από τη λήψη των παρατηρήσεων. Η διαδικασία επανυποβολής μπορεί να πραγματοποιηθεί μέχρι δύο (2) φορές και σε καμία περίπτωση ο χρόνος των παρατηρήσεων ή της επανυποβολής παραδοτέου δεν επηρεάζει το συνολικό χρόνο του Έργου. Η παράδοση του Έργου από τον Ανάδοχο και η παραλαβή του Έργου από την ΕΠΠΕ, γίνονται υποχρεωτικά μέσα στις προθεσμίες που θα οριστούν στη Σύμβαση. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8: ΑΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΑΡΘΡΟ 28 ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑ ΕΚ ΜΕΡΟΥΣ ΤΗΣ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑΣ ΑΡΧΗΣ 28.1 Η Αναθέτουσα Αρχή δικαιούται να καταγγείλει τη Σύμβαση σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες περιπτώσεις: α) ο Ανάδοχος δεν υλοποιεί το Έργο με τον τρόπο που ορίζεται στη Σύμβαση, παρά τις προς τούτο επανειλημμένες οχλήσεις της ΕΠΠΕ. β) ο Ανάδοχος αρνείται ή αμελεί να εκτελέσει Διοικητικές Εντολές γ) ο Ανάδοχος εκχωρεί τη Σύμβαση ή αναθέτει εργασίες υπεργολαβικά χωρίς την άδεια της Αναθέτουσας Αρχής δ) Ο Ανάδοχος πτωχεύσει, τεθεί υπό αναγκαστική διαχείριση ή εκκαθάριση, λυθεί ή ανακληθεί η άδεια λειτουργίας του ή γίνουν πράξεις αναγκαστικής εκτελέσεως σε βάρος του, στο σύνολο ή σε σημαντικό μέρος των περιουσιακών του στοιχείων. ε) εκδίδεται τελεσίδικη απόφαση κατά του Αναδόχου για αδίκημα σχετικό με την άσκηση του επαγγέλματός του 28.2 Τα αποτελέσματα της καταγγελίας επέρχονται από την περιέλευση στον Ανάδοχο της εκ μέρους της Αναθέτουσας Αρχής καταγγελίας. Κατ εξαίρεση, η Αναθέτουσα Αρχή δύναται, κατ ενάσκηση διακριτικής της ευχέρειας, για όσες από τις περιπτώσεις καταγγελίας είναι αυτό δυνατό, να τάξει εύλογη (κατ αυτήν) προθεσμία θεραπείας της παραβάσεως, οπότε τα αποτελέσματα της καταγγελίας επέρχονται αυτόματα με την πάροδο της ταχθείσας προθεσμίας, εκτός εάν η Αναθέτουσα Αρχή γνωστοποιήσει εγγράφως προς τον Ανάδοχο ότι θεωρεί την παράβαση θεραπευθείσα Με την μετά από καταγγελία της Αναθέτουσας Αρχής λύση της Σύμβασης, ο Ανάδοχος υποχρεούται μετά από αίτηση της Αναθέτουσας Αρχής: α) Να απόσχει από την διενέργεια οποιασδήποτε εργασίας, έργου, παροχής υπηρεσιών ή εκτέλεσης υποχρεώσεώς του που πηγάζει από τη Σύμβαση, πλην εκείνων που επιβάλλονται για την διασφάλιση προϊόντων, εργασιών και εγκαταστάσεων. β) Να παραδώσει, σε χρόνο που θα προσδιορίσει η Αναθέτουσα Αρχή, όποιο έργο ή εργασία (ολοκληρωμένο ή μη) έχει εκπονήσει ή έχει στην κατοχή του Σελίδα 33 από 35

155 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης καθώς και τα πάσης φύσεως υποστηρικτικά έγγραφα και μέσα (μαγνητικά ή μη) και να μεριμνήσει όπως οι Υπεργολάβοι και συνεργάτες του πράξουν το ίδιο. γ) Να παραδώσει στην Αναθέτουσα Αρχή κάθε εξοπλισμό, λογισμικό, υλικά ή άλλα αγαθά που αφορούν άμεσα ή έμμεσα το Έργο και ευρίσκονται στην κατοχή του, εγγυώμενος ότι οι Υπεργολάβοι και συνεργάτες του θα πράξουν το ίδιο. Το συντομότερο δυνατό μετά την καταγγελία της Σύμβασης, η ΕΠΠΕ βεβαιώνει την αξία του παρασχεθέντος μέρους του Έργου καθώς και κάθε οφειλή έναντι του Αναδόχου κατά την ημερομηνία καταγγελίας Η Αναθέτουσα Αρχή αναστέλλει την καταβολή οποιουδήποτε ποσού πληρωτέου σύμφωνα με την Σύμβαση προς τον Ανάδοχο μέχρις εκκαθαρίσεως των μεταξύ τους υποχρεώσεων και οι εγγυητικές επιστολές καταπίπτουν Η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να αγοράσει, σε τιμές αγοράς, τις παρασχεθείσες υπηρεσίες που δεν έχει ακόμα πληρώσει Η Αναθέτουσα Αρχή δικαιούται να απαιτήσει πρόσθετα από τον Ανάδοχο αποζημίωση για κάθε ζημία που υπέστη μέχρι του ανώτατου ποσού της Συμβατικής Τιμής που αντιστοιχεί στην αξία του τμήματος του Έργου που δεν μπορεί, λόγω πλημμελούς εκτελέσεως της Σύμβασης, να χρησιμοποιηθεί για τον προοριζόμενο σκοπό. ΑΡΘΡΟ 29 ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΑ ΕΚ ΜΕΡΟΥΣ ΤΟΥ ΑΝΑΔΟΧΟΥ 29.1 Ο Ανάδοχος μπορεί να καταγγείλει τη Σύμβαση, αφού ειδοποιήσει την Αναθέτουσα Αρχή τριάντα (30) ημέρες πριν, εφόσον αυτή μεταθέτει το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του Έργου για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο του συνολικά προβλεπόμενου στο άρθρο 20 της Σύμβασης, για λόγους που δεν προβλέπονται στη Σύμβαση και δεν οφείλονται σε υπαιτιότητα του Αναδόχου Στην περίπτωση τέτοιας καταγγελίας, η Αναθέτουσα Αρχή αποζημιώνει τον προμηθευτή για κάθε απώλεια ή ζημία που έχει ενδεχομένως υποστεί. ΑΡΘΡΟ 30 ΑΝΩΤΕΡΑ ΒΙΑ 30.1 Τα συμβαλλόμενα μέρη δεν ευθύνονται για τη μη εκπλήρωση των συμβατικών τους υποχρεώσεων, στο μέτρο που η αδυναμία εκπλήρωσης οφείλεται σε περιστατικά ανωτέρας βίας Ο Ανάδοχος, επικαλούμενος υπαγωγή της αδυναμίας εκπλήρωσης υποχρεώσεών του σε γεγονός που εμπίπτει στην έννοια της ανωτέρας βίας, οφείλει να γνωστοποιήσει και επικαλεσθεί προς την Αναθέτουσα Αρχή τους σχετικούς λόγους και περιστατικά εντός αποσβεστικής προθεσμίας είκοσι (20) ημερών από τότε που συνέβησαν, προσκομίζοντας τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. Η Αναθέτουσα Αρχή υποχρεούται να απαντήσει εντός είκοσι (20) περαιτέρω ημερών στο σχετικό αίτημα του Αναδόχου, διαφορετικά, με την πάροδο άπρακτης της προθεσμίας, τεκμαίρεται αποδοχή του αιτήματος. Σελίδα 34 από 35

156 Μέρος Γ: Υποδείγματα και Πίνακες Συμμόρφωσης ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9: ΕΠΙΛΥΣΗ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΑΡΘΡΟ 31 ΕΦΑΡΜΟΣΤΕΟ ΔΙΚΑΙΟ ΕΠΙΛΥΣΗ ΔΙΑΦΟΡΩΝ 31.1 Η Σύμβαση διέπεται από το Ελληνικό δίκαιο Η Αναθέτουσα Αρχή και ο Ανάδοχος καταβάλλουν κάθε προσπάθεια για τη φιλική επίλυση κάθε διαφοράς σχετικής με τη Σύμβαση που μπορεί να προκύψει μεταξύ τους ή μεταξύ της ΕΠΠΕ και του Αναδόχου σχετικά με την ερμηνεία ή την εκτέλεση ή την εφαρμογή της Σύμβασης ή εξ αφορμής της, σύμφωνα με τους κανόνες της καλής πίστης και των χρηστών συναλλακτικών ηθών Σε περίπτωση που δεν επιτευχθεί φιλική επίλυση της διαφοράς μέσα σε χρονική προθεσμία 3 (τριών) μηνών από την εμφάνιση της διαφοράς, αυτή διευθετείται βάσει της Ελληνικής νομοθεσίας και αρμόδια θα είναι τα Δικαστήρια που εδρεύουν στην Θεσσαλονίκη. Το κείμενο της παρούσας σύμβασης αφού αναγνώσθηκε και συμφωνήθηκε, υπογράφεται νόμιμα και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη σε τέσσερα (4) όμοια πρωτότυπα. Από αυτά τα 2 (δύο) κατατέθηκαν στην Αναθέτουσα Αρχή και 2 (δύο) παρέλαβε ο Ανάδοχος. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ Σελίδα 35 από 35

157 ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ και ΚΕΝΤΡΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΑΡΑΔΟΤΕΟ Επιλογή και καταγραφή τεκμηρίων ΠΑΚΕΤΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ : 2.1 Υποστήριξη Υποέργου Υ1 (Ψηφιοποίηση Σπάνιων Βιβλίων και Ελληνικών Περιοδικών προ και Υπηρεσία Διάθεσης) Υποέργο: «Υπηρεσίες Ανάδειξης της Πνευματικής Παραγωγής του Α.Π.Θ» Πράξη: «Δημιουργία Καινοτόμων Υπηρεσιών Ψηφιακής Βιβλιοθήκης του Α.Π.Θ» Κωδικός ΟΠΣ: «304234», ΣΑΕ: «Ε3458», Ενάριθμος: «2011ΣΕ » Θεσσαλονίκη 10/1/2012