Μετατροπή Εταιρίας σε Εταιρία ΕΛΠ

Μετατροπή Εταιρίας σε Εταιρία ΕΛΠ

Περίληψη Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της διαδικασίας Μετατροπής μιας εταιρίας Γ κατηγορίας από ΕΓΛΣ σε ΕΛΠ. Περιεχόμενα Περίληψη... 2 1 Μετατροπή Εταιρίας σε ΕΛΠ... 3 2 Καθαρισμός Αντιστοιχίσεων... 4 3 Πρότυπη Αντιστοίχιση... 4 4 Εξαγωγή σε excel... 4 5 Εισαγωγή από excel... 5 6 Συμβουλές για τη διαδικασία μετατροπής... 7

1 Μετατροπή Εταιρίας σε ΕΛΠ Η διαδικασία αυτή αφορά εταιρίες με διπλογραφικά βιβλία (Γ κατηγορίας) που χρησιμοποιούν λογαριασμούς ΕΓΛΣ και ο χρήστης επιθυμεί να τις μετατρέψει σε ΕΛΠ, προκειμένου να τις παρακολουθεί με το νέο λογιστικό σχέδιο. Με τη μετατροπή της εταιρίας από ΕΓΛΣ σε ΕΛΠ γίνεται αντιστοίχιση όλων των κινούμενων λογαριασμών ΕΓΛΣ με τους αντίστοιχους λογαριασμούς ΕΛΠ. Με τη διαδικασία αυτή, δημιουργείται νέα εταιρία κλώνος, στην οποία υπάρχουν όλα τα δεδομένα της εταιρίας «μεταφρασμένα» με λογαριασμούς ΕΛΠ. Επομένως, στη νέα εταιρία που δημιουργείται θα υπάρχουν όλες οι χρήσεις και η ιστορικότητα της αρχικής εταιρίας. Για να γίνει η μετατροπή θα πρέπει να ακολουθηθούν τα εξής βήματα : Από το μενού «Παράμετροι Εταιρία Μετατροπή Εταιρίας σε ΕΛΠ» και εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα. Στον πίνακα που εμφανίζεται, θα πρέπει ο χρήστης να καταχωρήσει τον κωδικό που θα έχει η νέα εταιρία κλώνος. Στο πεδίο «Ονομασία» εμφανίζεται αυτόματα η ονομασία της αρχικής εταιρίας με την προσθήκη του λεκτικού «ΕΛΠ» στο τέλος. Ωστόσο δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να αλλάξει την ονομασία, εφόσον το επιθυμεί.

Στο group «Αντιστοίχιση Λογαριασμών» εμφανίζονται στις δύο πρώτες στήλες όλοι οι κινούμενοι λογαριασμοί ΕΓΛΣ της εταιρίας, ανεξάρτητα από το αν έχουν χρησιμοποιηθεί ή όχι σε άρθρα. Στις επόμενες δύο στήλες εμφανίζονται οι λογαριασμοί και οι περιγραφές τους, σύμφωνα με τα ΕΛΠ. Στην τελευταία στήλη, εφόσον κρίνεται απαραίτητο, δίνεται η δυνατότητα να δημιουργηθεί νέος λογαριασμός, οποίος θα έχει την περιγραφή του αρχικού λογαριασμού ΕΓΛΣ. Στο πεδίο αυτό, θα πρέπει να καταχωρηθεί απευθείας ο τεταρτοβάθμιος λογαριασμός και κατά τη δημιουργία της νέας εταιρίας, θα δημιουργηθούν αυτόματα και οι ανωτεροβάθμιοι, εφόσον δεν υπάρχουν. Ήδη υπάρχουν ορισμένοι λογαριασμοί που έχουν αντιστοιχιστεί, καθώς και σχετική πρόταση για ορισμένες περιπτώσεις που θα χρειαστεί να δημιουργηθούν επιπλέον λογαριασμοί. Ωστόσο, οι αντιστοιχίσεις αυτές είναι δυνατό να αλλάξουν, εφόσον κριθεί απαραίτητο από το χρήστη. Η αντιστοίχιση θα πρέπει να γίνει για κάθε έναν λογαριασμό, ανεξάρτητα αν αυτός έχει χρησιμοποιηθεί ή όχι σε κινήσεις. 2 Καθαρισμός Αντιστοιχίσεων Με το πλήκτρο «Καθαρισμός Αντιστοιχίσεων», διαγράφονται όλες οι αντιστοιχίσεις που έχει πραγματοποιήσει ο χρήστης. Παραμένουν στη φόρμα μόνο όσες αντιστοιχίσεις εμφανίζονται by default από την Epsilon Net. 3 Πρότυπη Αντιστοίχιση Με το πλήκτρο «Πρότυπη Αντιστοίχιση», ενημερώνεται ο πίνακας με τις αντιστοιχίσεις που έχει δημιουργήσει η Epsilon Net. 4 Εξαγωγή σε excel Από τη φόρμα αντιστοίχισης δίνεται η δυνατότητα εξαγωγής σε excel των αντιστοιχίσεων, ώστε ο χρήστης να επεξεργαστεί περαιτέρω το αρχείο. Προσοχή: για να γίνει σωστά η εξαγωγή θα πρέπει στον πίνακα να μην υπάρχει κανένα φίλτρο και να εμφανίζονται όλοι οι λογαριασμοί σε όλες τις στήλες. Διαφορετικά, όταν θα προχωρήσει ο χρήστης στην εισαγωγή, θα εισαχθούν μόνο οι λογαριασμοί που θα έχει στο αρχείο και θα διαγραφούν οι αντιστοιχίσεις των υπολοίπων.

5 Εισαγωγή από excel Εφόσον ο χρήστης έχει πραγματοποιήσει τις αντιστοιχίσεις που επιθυμεί στο αρχείο excel, έχει τη δυνατότητα να το εισάγει προκειμένου να ολοκληρώσει τη δημιουργία της εταιρίας. Προσοχή : η διαδικασία εισαγωγής θα διαγράψει όλες τις τρέχουσες αντιστοιχίσεις. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι θα πρέπει στο excel που θα γίνει εισαγωγή να υπάρχουν και οι αντιστοιχίσεις των λογαριασμών που έχουν γίνει από το χρήστη στην εφαρμογή. Επιλέγουμε «Εισαγωγή από Excel» και εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα: Με το φακό, επιλέγεται το αρχείο και στο επόμενο βήμα ορίζουμε το φύλλο excel στο οποίο βρίσκονται τα δεδομένα και τις στήλες στις οποίες περιέχονται τα δεδομένα της αντιστοίχισης: Επιλέγοντας «Επόμενο», εμφανίζεται προεπισκόπηση των δεδομένων :

Τέλος, με την επιλογή «Επόμενο», ξεκινά η διαδικασία εισαγωγής των αντιστοιχίσεων. Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η αντιστοίχιση των λογαριασμών, με την επιλογή του πλήκτρου «Δημιουργία Νέας Εταιρίας» ξεκινά η δημιουργία της νέας εταιρίας η οποία διαρκεί ορισμένα λεπτά. Στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζεται μπάρα προόδου με την οποία εμφανίζεται η εξέλιξη της διαδικασίας.

6 Συμβουλές για τη διαδικασία μετατροπής Παρακάτω σας παραθέτουμε ορισμένες ερωτοαπαντήσεις σχετικά με τη διαδικασία μετατροπής της εταιρίας από ΕΓΛΣ σε ΕΛΠ. 1. Είναι υποχρεωτικό να προχωρήσω στη μετατροπή εταιρίας σε ΕΛΠ; Αν συνεχίσω με την εταιρία που είχα μέχρι τώρα θα αντιμετωπίσω κάποιο πρόβλημα; Δεν είναι υποχρεωτικό να μετατρέψετε τις εταιρίες σας από ΕΓΛΣ σε ΕΛΠ. Στην Πρότυπη Εταιρία «Epsilon Net Γενική Λογιστική (Νέα Προτ.)» με κωδικό 99995 έχουν προστεθεί όλοι εκείνοι οι νέοι λογαριασμοί που κρίνονται απαραίτητοι για να παρακολουθούνται λογιστικά όλες οι απαραίτητες πληροφορίες που ορίζονται από τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα. Επομένως μέσω του συγχρονισμού των λογιστικών σχεδίων, δίνεται η δυνατότητα να ενημερωθούν οι εταιρίες με τους επιπλέον λογαριασμούς που χρειάζονται. Η διαδικασία του συγχρονισμού πραγματοποιείται από το μενού Συντήρηση Λογαριασμοί Αντιγραφή Πεδίων και στη φόρμα που εμφανίζεται επιλέγετε την πρότυπη εταιρία 99995 και το checkbox «Δημιουργία Λογαριασμών αν δεν υπάρχουν». 2. Πρέπει να προχωρήσω στη μετατροπή εταιρίας άμεσα ; Η διαδικασία μετατροπής εταιρίας από ΕΓΛΣ σε ΕΛΠ μπορεί να γίνει οποιαδήποτε στιγμή επιθυμείτε. 3. Η εταιρία μου είναι πολύ παλιά και έχει λογαριασμούς με παλιούς συντελεστές 8%, 18%, 21% κλπ. Θα πρέπει να τους αντιστοιχίσω και αυτούς ; Για ποιο λόγο εφόσον πλέον δεν ισχύουν και δεν πρόκειται ποτέ να τους χρησιμοποιήσω ξανά ; Θα πρέπει να αντιστοιχιστούν όλοι οι λογαριασμοί, ανεξάρτητα από το αν είναι παλιοί και δεν πρόκειται να χρησιμοποιηθούν ξανά. Αυτό θα πρέπει να γίνει γιατί στην νέα εταιρία κλώνο που θα δημιουργηθεί, θα υπάρχουν όλες οι κινήσεις από όλες τις χρήσεις. Επομένως αν μια εταιρία έχει κινήσεις στις χρήσεις 2009 και 2010 που υπήρχαν οι συγκεκριμένοι συντελεστές, θα πρέπει να αντιστοιχιστούν με λογαριασμούς ΕΛΠ ώστε να υπάρχει η ιστορικότητα των κινήσεων. 4. Έχω στην εταιρία μου ξεχωριστούς λογαριασμούς 30 και 50 για κάθε πελάτη και προμηθευτή, αντίστοιχα. Πώς θα κάνω εύκολα την αντιστοίχιση; Για την περίπτωση αυτή, προτείνονται δύο λύσεις: i. Εφόσον ο χρήστης επιθυμεί να συνεχίσει τον ίδιο τρόπο παρακολούθησης, δηλαδή να έχει ξεχωριστούς λογαριασμούς 30 και 50 για κάθε πελάτη και προμηθευτή, αντίστοιχα, προτείνεται η εξαγωγή του αρχείου σε excel. Έτσι, με τη διαδικασία αντιγραφής επιλέγετε τους λογαριασμούς από την πρώτη στήλη (λογαριασμοί ΕΓΛΣ της εταιρίας) και στη συνέχεια με επικόλληση στη στήλη «Δημιουργία Λογαριασμού». ii. Αν ο χρήστης επιθυμεί να μη διατηρήσει τους ξεχωριστούς λογαριασμούς 30 και 50 για κάθε πελάτη και προμηθευτή, αντίστοιχα και επιθυμεί να έχει έναν γενικό λογαριασμό για

τους πελάτες και έναν γενικό λογαριασμό για τους προμηθευτές, προτείνεται η εξαγωγή σε excel, ώστε στη στήλη «Δημιουργία Λογαριασμού» να προσθέσει ο χρήστης το λογαριασμό που επιθυμεί και στη συνέχεια να το αντιγράψει στα υπόλοιπα κελιά της στήλης αυτής. 5. Πόσες εταιρίες κλώνους μπορώ να δημιουργήσω για κάθε εταιρία Γ κατηγορίας που έχω; Θα έχω πρόβλημα με τον αριθμό εταιριών που δικαιούμαι να έχω, σύμφωνα με το σειριακό αριθμό της εφαρμογής μου; Μπορούν να δημιουργηθούν όσες εταιρίες επιθυμεί ο χρήστης για κάθε εταιρία Γ κατηγορίας. Ωστόσο μόνο μία από αυτές δικαιούται να έχει στην εφαρμογή, η οποία δεν θα προσμετράται στο συνολικό αριθμό εταιριών. Για παράδειγμα: αν ο σειριακός αριθμός μια εφαρμογής έχει δικαίωμα για 20 εταιρίες Γ κατηγορίας, και υπάρχουν 20 εταιρίες που ήδη χρησιμοποιούνται, μπορείτε να δημιουργήσετε ως εταιρίες κλώνους άλλες 20 εταιρίες, μέσω της διαδικασίας μετατροπής ΕΓΛΣ σε ΕΛΠ. Αν για μια εταιρία Γ κατηγορίας δημιουργήσετε 2 εταιρίες κλώνους τότε η μια εξ αυτών θα προσμετρηθεί στο συνολικό αριθμό των εταιριών που δικαιούστε να παρακολουθείτε βάσει του σειριακού αριθμού της εφαρμογής σας. 6. Έχω ήδη δημιουργήσει εταιρία με ΕΛΠ και έχω καταχωρήσει εγγραφές για τη χρήση 2016. Μπορώ να δημιουργήσω νέα εταιρία σύμφωνα με τη διαδικασία μετατροπής ή θα έχω κάποιο πρόβλημα; Και τι θα γίνει με τις εγγραφές που ήδη καταχώρησα ; Σε αυτήν την περίπτωση, εφόσον επιθυμείτε να έχετε στην εταιρία ΕΛΠ και την ιστορικότητα των προηγούμενων ετών, προτείνεται να ακολουθήσετε τα εξής βήματα: i. Αρχικά, θα πρέπει να γίνει η μετατροπή σε ΕΛΠ της εταιρίας ΕΓΛΣ που είχατε, ώστε να δημιουργηθεί η νέα εταιρία κλώνος με όλα τα δεδομένα μέχρι και 31/12/2015. ii. Στη συνέχεια, από την εταιρία ΕΛΠ που ήδη είχατε δημιουργήσει και έχει κινήσεις στη χρήση 2016, θα πρέπει να γίνει εξαγωγή των εγγραφών και εισαγωγή τους στην εταιρία κλώνο. iii. Τέλος, μπορείτε να διαγράψετε την εταιρία ΕΛΠ που είχατε δημιουργήσει. 7. Έχω κάνει εξαγωγή σε excel μόνο τους Λογαριασμούς Χωρίς Αντιστοίχιση. Το επεξεργάστηκα και το έκανα εισαγωγή. Όμως τώρα έχουν χαθεί οι υπόλοιπες αντιστοιχίσεις. Τι πρέπει να κάνω; Εφόσον έχει γίνει εισαγωγή από excel μόνο ορισμένων λογαριασμών, έχουν διαγραφεί οι υπόλοιπες αντιστοιχίσεις. Αυτό που θα πρέπει να κάνετε στη συνέχεια είναι να επιλέξετε το πλήκτρο «Πρότυπη Αντιστοίχιση» ώστε να ενημερωθεί ο πίνακας και με τις υπόλοιπες αντιστοιχίσεις.