4 Προσαρμογή διάταξης, σειράς, και εμφάνισης διαφανειών 139

Περιεχόμενα Οι συγγραφείς... 11 Εισαγωγή στο PowerPoint 2007... 13 Νέες λειτουργίες...13 Καταργημένες λειτουργίες...16 Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιμοποιούν Windows ΧΡ... 17 Διαχείριση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...17 Χρήση του μενού Start...18 Χρήση των πλαισίων διαλόγου...19 Το πρόγραμμα πιστοποίησης επιχειρήσεων της Microsoft... 21 Επιλογή της κατάλληλης πιστοποίησης...22 Πώς θα αποκτήσετε την πιστοποίηση Microsoft Certified Application Specialist...22 Οι εξετάσεις για την πιστοποίηση επιχειρήσεων της Microsoft...23 Για περισσότερες πληροφορίες...24 Χαρακτηριστικά και συμβάσεις του βιβλίου... 25 Χρήση του CD του βιβλίου... 27 Τα περιεχόμενα του CD...27 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος...30 Εγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης...31 Χρήση των αρχείων εξάσκησης...32 Απεγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης...33 Βοήθεια... 35 Βοήθεια για το βιβλίο και το συνοδευτικό CD...35 Βοήθεια για το PowerPoint 2007...35 Γρήγορη αναφορά... 41

6 Περιεχόμενα 1 Εξερεύνηση του PowerPoint 2007 67 Εργασία στο περιβάλλον του PowerPoint...68 Άνοιγμα, χειρισμός, και κλείσιμο παρουσίασης...77 Ειδικό πλαίσιο: Συμβατότητα με προηγούμενες εκδόσεις...80 Οι διαφορετικές προβολές μιας παρουσίασης...80 Αποθήκευση παρουσίασης...86 Κύρια σημεία...89 2 Δημιουργία νέας παρουσίασης 91 Γρήγορη δημιουργία παρουσίασης...92 Δημιουργία παρουσίασης με βάση ένα έτοιμο σχέδιο...96 Μετατροπή διάρθρωσης σε παρουσίαση...99 Ειδικό πλαίσιο: Εξαγωγή παρουσίασης ως διάρθρωσης... 101 Επαναχρησιμοποίηση διαφανειών... 101 Ειδικό πλαίσιο: Χρήση βιβλιοθήκης διαφανειών... 104 Κύρια σημεία... 105 3 Επεξεργασία κειμένου διαφανειών 107 Καταχώριση κειμένου... 108 Επεξεργασία κειμένου... 113 Προσθήκη και χειρισμός πλαισίων κειμένου... 115 Ειδικό πλαίσιο: Αλλαγή προεπιλεγμένης γραμματοσειράς πλαισίων κειμένου... 120 Διόρθωση και αλλαγή μεγέθους κειμένου κατά την πληκτρολόγηση... 121 Ειδικό πλαίσιο: Έξυπνες ετικέτες... 124 Έλεγχος ορθογραφίας και επιλογή των πιο κατάλληλων λέξεων... 125 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου και γραμματοσειρών... 129 Αλλαγή μεγέθους, στοίχισης, απόστασης, και εμφάνισης του κειμένου... 132 Κύρια σημεία... 137 4 Προσαρμογή διάταξης, σειράς, και εμφάνισης διαφανειών 139 Αλλαγή της διάταξης μιας διαφάνειας... 140 Αναδιάταξη των διαφανειών παρουσίασης... 143 Εφαρμογή θέματος... 145 Αλλαγή χρωματικού συνδυασμού... 147 Ειδικό πλαίσιο: Αλλαγή των γραμματοσειρών και των εφέ ενός θέματος... 150

Περιεχόμενα 7 Χρήση χρωμάτων που δεν ανήκουν στο συνδυασμό... 150 Προσθήκη σκίασης και υφής στο φόντο διαφάνειας... 152 Ειδικό πλαίσιο: Προσθήκη εικόνας στο φόντο διαφάνειας... 152 Κύρια σημεία... 155 5 Προσθήκη πινάκων, γραφημάτων, και διαγραμμάτων 157 Προσθήκη και μορφοποίηση πίνακα... 158 Προσθήκη και ενημέρωση φύλλου εργασίας του Excel... 162 Προσθήκη και μορφοποίηση γραφήματος... 166 Ειδικό πλαίσιο: Άλλες επιλογές μορφοποίησης γραφημάτων... 172 Προσθήκη και μορφοποίηση διαγράμματος... 173 Μετατροπή λίστας κουκκίδων σε διάγραμμα... 177 Κύρια σημεία... 179 6 Βελτίωση των διαφανειών με γραφικά 181 Προσθήκη και τροποποίηση έτοιμων εικόνων... 182 Ειδικό πλαίσιο: Χρήση του βοηθήματος Clip Organizer... 188 Προσθήκη και τροποποίηση εικόνων... 189 Ειδικό πλαίσιο: Μορφές γραφικών... 190 Δημιουργία άλμπουμ φωτογραφιών... 196 Σχεδίαση, τροποποίηση, και σύνδεση σχημάτων... 198 Προσθήκη και τροποποίηση στυλιζαρισμένου κειμένου... 205 Στοίχιση και στοίβαξη γραφικών... 209 Κύρια σημεία... 213 7 Προσθήκη κίνησης, ήχου, και ταινιών 215 Προσθήκη κίνησης σε στοιχεία διαφανειών... 216 Προσθήκη εφέ εναλλαγής... 222 Προσθήκη, αναπαραγωγή, και τροποποίηση ήχων... 224 Ειδικό πλαίσιο: Εγγραφή αφήγησης... 228 Προσθήκη, αναπαραγωγή, και τροποποίηση ταινιών... 228 Κύρια σημεία... 231

8 Περιεχόμενα 8 Αναθεώρηση και κοινή χρήση παρουσίασης 233 Προεπισκόπηση και εκτύπωση παρουσίασης... 234 Περιορισμός πρόσβασης σε παρουσίαση... 239 Προσθήκη σχολίων αναθεώρησης σε παρουσίαση... 242 Χρήση χώρου εργασίας εγγράφου... 245 Ειδικό πλαίσιο: Αποστολή παρουσίασης ως συνημμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 248 Οριστικοποίηση παρουσίασης... 248 Ειδικό πλαίσιο: Επισύναψη ψηφιακής υπογραφής... 250 Ειδικό πλαίσιο: Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών... 251 Κύρια σημεία... 253 9 Δημιουργία δικών σας στοιχείων παρουσίασης 255 Δημιουργία χρωμάτων και γραμματοσειρών θεμάτων... 256 Εμφάνιση και τροποποίηση υποδειγμάτων διαφανειών παρουσίασης... 260 Δημιουργία διάταξης διαφάνειας... 268 Αποθήκευση προσαρμοσμένου προτύπου σχεδίασης... 273 Κύρια σημεία... 275 10 Ηλεκτρονική προβολή παρουσίασης 277 Προσαρμογή παρουσίασης για διαφορετικά ακροατήρια... 278 Δοκιμή παρουσίασης... 281 Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία αυτόματα εκτελούμενης παρουσίασης... 285 Ετοιμασία σημειώσεων ομιλητή και ακροατηρίου... 286 Ετοιμασία παρουσίασης για μεταφορά... 291 Προβολή παρουσίασης... 294 Ειδικό πλαίσιο: Χρήση δύο οθονών... 298 Κύρια σημεία... 299 11 Ετοιμασία παρουσίασης για προβολή στον Ιστό 301 Δημιουργία υπερσυνδέσμου... 302 Ειδικό πλαίσιο: Προσθήκη του ίδιου υπερσυνδέσμου σε όλες τις διαφάνειες... 305 Προσάρτηση ενέργειας σε κείμενο ή αντικείμενο... 306 Αποθήκευση παρουσίασης για τον Ιστό... 311 Κύρια σημεία... 317

Περιεχόμενα 9 12 Προσαρμογή του PowerPoint 319 Αλλαγή προεπιλογών παρουσιάσεων... 320 Εύκολη πρόσβαση στις συνήθεις διαταγές του PowerPoint... 327 Ειδικό πλαίσιο: Εύρεση των πλήκτρων συντόμευσης... 331 Διαθεσιμότητα διαταγών σε συγκεκριμένη παρουσίαση... 331 Κύρια σημεία... 334 Γλωσσάρι... 335 Λεγικό όρων... 341 Ευρετήριο... 345

1 Εξερεύνηση του PowerPoint 2007 Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε: Να εργάζεστε στο περιβάλλον του PowerPoint. Να ανοίγετε μια παρουσίαση, να μετακινείστε μέσα σε αυτή, και να την κλείνετε. Να εμφανίζετε μια παρουσίαση σε διάφορες προβολές. Να αποθηκεύετε παρουσιάσεις. Το Microsoft Office PowerPoint 2007 αποτελεί τον πιο εύκολο τρόπο για να δημιουργείτε αποτελεσματικές παρουσιάσεις αποδοτικά. Χρειάζεστε μια παρουσίαση για να πείσετε τα διευθυντικά στελέχη για την αγορά νέου εξοπλισμού; Θέλετε να παρουσιάσετε το νέο ετήσιο προϋπολογισμό στο διευθυντικό συμβούλιο; Θέλετε να παρουσιάσετε μια έκθεση για μια πρόσφατη έρευνα; Το Power- Point μπορεί να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες με επαγγελματικό και αισθητικά ελκυστικό τρόπο. Ο σχεδιασμός του PowerPoint 2007 έχει αλλάξει ριζικά ώστε να παρέχει ευκολότερη πρόσβαση στις πολύπλοκες λειτουργίες. Έτσι, ακόμη και οι αρχάριοι χρήστες χρειάζονται μόνο μια σύντομη εισαγωγή για να μπορέσουν να εργαστούν παραγωγικά με το PowerPoint. Στο κεφάλαιο αυτό, καταρχήν θα εξοικειωθείτε με τις νέες λειτουργίες του περιβάλλοντος εργασίας του PowerPoint, όπως είναι το κουμπί Microsoft Office (Microsoft Office Button), οι καρτέλες (tabs) και οι ομάδες (groups), οι συλλογές (galleries), και η ενεργός προεπισκόπηση. Στη συνέχεια, θα ανοίξετε μια υπάρχουσα παρουσίαση του PowerPoint, θα μάθετε να μετακινείστε μέσα σε αυτή, και θα την κλείσετε. Θα εξετάσετε διάφορους τρόπους προβολής διαφανειών για να γνωρίζετε ποια είναι η κατάλληλη προβολή για διάφορες εργασίες, και θα μάθετε να προσαρμόζετε το παράθυρο του προγράμματος σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Τέλος, θα αποθηκεύσετε μια νέα, κενή παρουσίαση και μετά θα αποθηκεύσετε μια υπάρχουσα παρουσίαση με νέο όνομα. Δείτε επίσης Μήπως χρειάζεστε ένα φρεσκάρισμα για τα θέματα του κεφαλαίου αυτού; Δείτε τη Γρήγορη αναφορά στις σελίδες 41-65. Σημαντικό Για να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει πρώτα να τα ε- γκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD τού βιβλίου στην προεπιλεγμένη θέση τους. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα "Χρήση του CD του βιβλίου" στη σελίδα 27.

68 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του PowerPoint 2007 Πρόβλημα Σε αυτό το βιβλίο, οι εικόνες και οι οδηγίες που αναφέρονται στο λειτουργικό σύστημα αντιστοιχούν στη διασύνδεση των Windows Vista με το χρήστη. Αν στον υπολογιστή σας χρησιμοποιείτε Microsoft Windows XP και δυσκολεύεστε να ακολουθήσετε τις οδηγίες, δείτε την ενότητα "Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιμοποιούν Windows ΧΡ", στην αρχή του βιβλίου. Εργασία στο περιβάλλον του PowerPoint Όπως όλα τα προγράμματα της έκδοσης 2007 του Microsoft Office, ο πιο συνηθισμένος τρόπος για να ξεκινήσετε το PowerPoint είναι από το μενού Start (Έναρξη) που εμφανίζεται όταν πατάτε στο ομώνυμο κουμπί στο αριστερό άκρο της γραμμής εργασιών των Microsoft Windows. Αν το Power- Point είναι το πρώτο πρόγραμμα του συστήματος 2007 Office που χρησιμοποιείτε, θα εκπλαγείτε! Η εμφάνιση του παραθύρου του προγράμματος έχει αλλάξει ριζικά σε σύγκριση με προηγούμενες εκδόσεις. Κουμπί Microsoft Office Καρτέλα Ομάδα Γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Γραμμή τίτλου Ταινία Κουμπί Βοήθειας Γραμμή κατάστασης Κουμπί ανοίγματος πλαισίου διαλόγου Γραμμή εργαλείων Προβολής

Εργασία στο περιβάλλον του PowerPoint 69 Σημαντικό Αυτό που βλέπετε στην οθόνη ενδέχεται να μην αντιστοιχεί απόλυτα στις εικόνες του βιβλίου. Οι εικόνες του βιβλίου προέρχονται από οθόνη με ανάλυση 1024 768 pixel με το συνδυασμό χρωμάτων Standard των Windows Vista. Η γραμμή εργασιών των Windows είναι κρυμμένη ώστε το παράθυρο του προγράμματος να έχει διαθέσιμο περισσότερο χώρο. Το νέο περιβάλλον του PowerPoint έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να ταιριάζει καλύτερα στον τρόπο εργασίας των περισσότερων χρηστών. Όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά το PowerPoint, το περιβάλλον εργασίας αποτελείται από τα παρακάτω στοιχεία: Οι διαταγές που είναι σχετικές με τη διαχείριση του PowerPoint και των παρουσιάσεων συνολικά (και όχι με το περιεχόμενο των παρουσιάσεων) είναι συγκεντρωμένες σε ένα μενού που εμφανίζεται όταν πατάτε στο κουμπί Microsoft Office. Οι διαταγές μπορούν να αναπαρίστανται με κουμπιά στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar) στα δεξιά του κουμπιού Microsoft Office. Εξ ορισμού, αυτή η γραμμή εργαλείων περιέχει τα κουμπιά Save (Αποθήκευση), Undo (Αναίρεση), και Repeat (Επανάληψη), αλλά μπορείτε να την προσαρμόσετε προσθέτοντας τις διαταγές που χρησιμοποιείτε συχνότερα. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με την προσαρμογή της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, δείτε την ενότητα "Εύκολη πρόσβαση στις συνήθεις διαταγές του PowerPoint", στο Κεφάλαιο 12, "Προσαρμογή του PowerPoint". Η γραμμή τίτλου (title bar) εμφανίζει το όνομα της ανοιχτής παρουσίασης. Στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου υπάρχουν τρία γνωστά κουμπιά, που επιτελούν την ίδια λειτουργία σε όλα τα προγράμματα των Windows. Μπορείτε να κρύψετε προσωρινά το παράθυρο του PowerPoint, πατώντας στο κουμπί Ελαχιστοποίησης (Minimize), να ρυθμίσετε το μέγεθος του παραθύρου με το κουμπί Επαναφοράς κάτω/μεγιστοποίησης (Restore Down/Maximize), και να κλείσετε μια παρουσίαση ή το PowerPoint πατώντας στο κουμπί Κλεισίματος (Close). Κάτω από τη γραμμή τίτλου βρίσκεται η Ταινία (Ribbon), η οποία συγκεντρώνει όλες τις δυνατότητες του PowerPoint σε μία περιοχή, και αυτό σας επιτρέπει να εργάζεστε αποδοτικά με το πρόγραμμα. Οι διαταγές που είναι σχετικές με την επεξεργασία του περιεχομένου μιας παρουσίασης αναπαρίστανται με κουμπιά σε ένα σύνολο καρτελών (tabs), οι οποίες αποτελούν την Ταινία. Η καρτέλα Home (Αρχική) είναι ενεργός εξ ορισμού. Αν πατήσετε σε μια από τις άλλες καρτέλες, όπως η καρτέλα Insert (Εισαγωγή), θα εμφανίσετε τα κουμπιά της καρτέλας αυτής. Συμβουλή Αν είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας το Microsoft Outlook με το πρόγραμμα διαχείρισης επαγγελματικών επαφών (Business Contact Manager), εκτός από τις καρτέλες που βλέπετε στις εικόνες του βιβλίου θα υπάρχει και η καρτέλα Business Tools (Επαγγελματικά εργαλεία). Αν έχετε ενεργοποιήσει την καρτέλα Developer (Προγραμματιστής) σε οποιοδήποτε πρόγραμμα του Office, αυτή θα εμφανίζεται και στο PowerPoint. Σε κάθε καρτέλα, τα κουμπιά είναι οργανωμένα σε ομάδες (groups). Ανάλογα με το μέγεθος του παραθύρου του προγράμματος, σε μερικές ομάδες το κουμπί που είναι πιθανό να χρησιμοποιείτε περισσότερο μπορεί να εμφανίζεται μεγαλύτερο από τα υπόλοιπα.

70 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του PowerPoint 2007 Συμβουλή Ανάλογα με την ανάλυση οθόνης και το μέγεθος του παραθύρου του προγράμματος, μπορεί μια καρτέλα να μην έχει αρκετό χώρο για όλες τις ομάδες της. Σε αυτή την περίπτωση, το όνομα της καρτέλας μοιάζει με κουμπί και, όταν πατάτε σε αυτό, εμφανίζονται οι διαταγές της ομάδας. Οι σχετικές αλλά λιγότερο συνηθισμένες εργασίες δεν αναπαρίστανται με κουμπιά στην ομάδα, αλλά είναι διαθέσιμες σε ένα πλαίσιο διαλόγου το οποίο μπορείτε να ανοίξετε πατώντας στο κουμπί ανοίγματος πλαισίου διαλόγου (Dialog Box Launcher) στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου της ομάδας. Μερικά ονόματα κουμπιών είναι ορατά, ενώ άλλα όχι. Αν αφήσετε το δείκτη του ποντικιού επάνω σε ένα κουμπί για λίγα δευτερόλεπτα (κάτι που ονομάζεται αιώρηση hovering) θα εμφανιστεί μια Συμβουλή Οθόνης (ScreenTip), η οποία περιέχει όχι μόνο το όνομα του κουμπιού, αλλά και τη λειτουργία του. Μερικά κουμπιά έχουν βέλη, αλλά δεν είναι όλα τα βέλη ίδια. Αν δείξετε σε ένα κουμπί το οποίο βρίσκεται μαζί με το βέλος του στο ίδιο πλαίσιο και έχουν το ίδιο χρώμα, πατώντας στο κουμπί εμφανίζετε επιλογές για τη λεπτομερή ρύθμιση της λειτουργίας του. Αν δείξετε σε ένα κουμπί που βρίσκεται σε ένα πλαίσιο, ενώ το βέλος του βρίσκεται σε διαφορετικό πλαίσιο με άλλη απόχρωση, πατώντας στο κουμπί εκτελείτε την ενέργεια που του έχει ανατεθεί, με τις ισχύουσες ρυθμίσεις. Αν θέλετε να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις, πρέπει να πατήσετε στο βέλος για να δείτε τις διαθέσιμες επιλογές. Πατώντας σε αυτόν τον τύπο κουμπιού, εμφανίζετε μια λίστα επιλογών. Αν πατήσετε σε αυτόν τον τύπο κουμπιού, η διαταγή εκτελείται με τις τρέχουσες ρυθμίσεις. Πατώντας στο βέλος αυτού του κουμπιού, εμφανίζετε μια λίστα επιλογών. Το κουμπί Βοήθειας του Microsoft Office PowerPoint βρίσκεται στο δεξιό άκρο της Ταινίας. Στο κάτω μέρος του παραθύρου του προγράμματος, βλέπετε τη γραμμή κατάστασης (status bar) η οποία παρουσιάζει πληροφορίες για την τρέχουσα παρουσίαση. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την εμφάνιση κάποιας πληροφορίας, πατώντας με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στη γραμμή κατάστασης και πατώντας στο στοιχείο που θέλετε να απενεργοποιήσετε.

Εργασία στο περιβάλλον του PowerPoint 71 Στο δεξιό άκρο της γραμμής κατάστασης βρίσκεται η γραμμή εργαλείων Προβολής (View toolbar), η οποία διαθέτει εργαλεία για τη ρύθμιση της προβολής του περιεχομένου των παρουσιάσεων. Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση της προβολής ενός εγγράφου, δείτε την ενότητα "Οι διαφορετικές προβολές μιας παρουσίασης" στη συνέχεια του κεφαλαίου. Μπορείτε να εμφανίσετε το περιεχόμενο της ανοιχτής παρουσίασης σε τρεις βασικές προβολές: Κανονική (Normal), Ταξινόμησης Διαφανειών (Slide Sorter), και Παρουσίασης (Slide Show). Όταν δημιουργείτε μια παρουσίαση, εκτελείτε τις περισσότερες εργασίες σε Κανονική προβολή, η οποία είναι και η προεπιλεγμένη. Η Κανονική προβολή αποτελείται από τρία τμήματα παραθύρου: Τμήμα Overview (Γενικό). Περιέχει δύο καρτέλες: την καρτέλα Slides (Διαφάνειες) η ο- ποία εμφανίζει μικρές εικόνες ή μικρογραφίες (thumbnails) όλων των διαφανειών της ανοιχτής παρουσίασης, και την καρτέλα Outline (Διάρθρωση), η οποία εμφανίζει όλο το κείμενο των διαφανειών σε μορφή διάρθρωσης. Τμήμα Slide (Διαφάνεια). Παρουσιάζει την επιλεγμένη διαφάνεια, όπως θα εμφανίζεται στην παρουσίαση. Τμήμα Notes (Σημειώσεις). Εδώ μπορείτε να καταχωρίζετε σημειώσεις σχετικά με την τρέχουσα διαφάνεια. Αυτές οι σημειώσεις μπορεί να αφορούν τη δημιουργία της διαφάνειας ή να είναι σημειώσεις ομιλητή τις οποίες θα διαβάζετε την ώρα της εκτέλεσης της παρουσίασης. Το τμήμα Overview με Τμήμα Notes Τμήμα Slide τις καρτέλες Slides και Outline

72 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του PowerPoint 2007 Σκοπός του ανασχεδιασμένου περιβάλλοντος του PowerPoint είναι να γίνει πιο διαισθητική η διαδικασία της δημιουργίας μιας παρουσίασης. Οι διαταγές των εργασιών που εκτελείτε συχνά δεν είναι πλέον κρυμμένες μέσα σε μενού και πλαίσια διαλόγου, και λειτουργίες που ίσως δεν είχατε ανακαλύψει είναι πλέον πιο ορατές. Για παράδειγμα, όταν μια επιλογή μορφοποίησης περιλαμβάνει διάφορες εναλλακτικές δυνατότητες, αυτές συχνά εμφανίζονται σε μια συλλογή (gallery) μικρογραφιών. Αυτές οι συλλογές σάς επιτρέπουν να βλέπετε με μία ματιά τι περιλαμβάνει κάθε επιλογή. Αν δείξετε σε μια μικρογραφία της συλλογής, η εντυπωσιακή νέα λειτουργία της ενεργού προεπισκόπησης σας δείχνει το αποτέλεσμα της επιλογής, αν την εφαρμόσετε στην παρουσίαση. Όταν δείχνετε σε μια μικρογραφία, η ενεργός προεπισκόπηση παρουσιάζει το αποτέλεσμα αυτής της επιλογής στη διαφάνεια. Σε αυτή την άσκηση, θα ξεκινήσετε το PowerPoint και θα εξερευνήσετε το κουμπί Microsoft Office και τις καρτέλες και τις ομάδες της Ταινίας. Στην πορεία, θα δείτε πώς μπορείτε να εκμεταλλευθείτε τις συλλογές και την ενεργό προεπισκόπηση. Δεν υπάρχουν αρχεία εξάσκησης γι' αυτή την άσκηση. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε ξεκινήσει τον υπολογιστή σας, αλλά μην ανοίξετε ακόμη το PowerPoint. Έναρξη 1. Στη γραμμή εργασιών, πατήστε στο κουμπί Start (Έναρξη), δείξτε στην επιλογή All Programs (Προγράμματα), επιλέξτε Microsoft Office, και τέλος πατήστε στη διαταγή Microsoft PowerPoint 2007. Ανοίγει το παράθυρο του προγράμματος PowerPoint, με μια κενή παρουσίαση. Αν το παράθυρο του προγράμματος δεν είναι μεγιστοποιημένο, μεγιστοποιήστε το τώρα.

Εργασία στο περιβάλλον του PowerPoint 73 Κουμπί Microsoft Office 2. Πατήστε στο κουμπί Microsoft Office. Στο μενού που εμφανίζεται είναι διαθέσιμες οι διαταγές που είναι σχετικές με τη διαχείριση των παρουσιάσεων (όπως η δημιουργία, η αποθήκευση, και η εκτύπωση). Αυτό το μενού, το οποίο στο βιβλίο αποκαλούμε μενού του Office (Office menu), αντικαθιστά το μενού File (Αρχείο) των προηγούμενων εκδόσεων του PowerPoint. Οι διαταγές στα αριστερά αφορούν εργασίες σχετικές με το σύνολο της παρουσίασης. Α- φού επεξεργαστείτε μια παρουσίαση, το όνομά της εμφανίζεται στη λίστα Recent Documents (Πρόσφατα έγγραφα) ώστε να μπορείτε να την ανοίγετε γρήγορα. Στο κάτω μέρος του μενού υπάρχουν κουμπιά με τα οποία μπορείτε να αλλάξετε τις επιλογές του προγράμματος και να το κλείσετε. Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή των επιλογών του προγράμματος, δείτε το Κεφάλαιο 12, "Προσαρμογή του PowerPoint". 3. Πατήστε το πλήκτρο για να κλείσετε το μενού. Στην Ταινία είναι ενεργός η καρτέλα Home (Αρχική). Τα κουμπιά που αντιστοιχούν στη δημιουργία του περιεχομένου μιας διαφάνειας είναι οργανωμένα σε αυτή την καρτέλα σε έξι ομάδες: Clipboard (Πρόχειρο), Slides (Διαφάνειες), Font (Γραμματοσειρά), Paragraph (Παράγραφος), Drawing (Σχεδίαση), και Editing (Επεξεργασία). Μόνο τα κουμπιά που αντιστοιχούν σε διαταγές οι οποίες μπορούν να εκτελεστούν στην επιλεγμένη παρουσίαση είναι ενεργά.

74 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του PowerPoint 2007 4. Αφήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από τα ενεργά κουμπιά αυτής της καρτέλας για να εμφανίσετε Συμβουλές Οθόνης με το όνομά τους και μια περιγραφή της λειτουργίας τους. Σημαντικό Ανάλογα με την ανάλυση της οθόνης και το μέγεθος του παραθύρου του προγράμματος, ίσως βλέπετε περισσότερα ή λιγότερα κουμπιά σε κάθε ομάδα, ή μπορεί τα κουμπιά που βλέπετε να εμφανίζονται με μεγαλύτερα ή μικρότερα εικονίδια από αυτά που βλέπετε στο βιβλίο. Πειραματιστείτε με το μέγεθος του παραθύρου του προγράμματος για να δείτε πώς επηρεάζεται η εμφάνιση των καρτελών με τις διαταγές. 5. Πατήστε στην καρτέλα Insert (Εισαγωγή) και εξερευνήστε τα κουμπιά της. Τα κουμπιά για όλα τα στοιχεία που μπορείτε να εμφανίσετε είναι οργανωμένα σε αυτή την καρτέλα σε πέντε ομάδες: Tables (Πίνακες), Illustrations (Εικόνες), Links (Σύνδεσμοι), Text (Κείμενο), και Media Clips (Αποσπάσματα πολυμέσων). 6. Πατήστε στην καρτέλα Design (Σχεδιασμός) και εξερευνήστε τα κουμπιά της. Τα κουμπιά που είναι σχετικά με την εμφάνιση της παρουσίασής σας είναι οργανωμένα σε αυτή την καρτέλα σε τρεις ομάδες. Page Setup (Διαμόρφωση σελίδας), Themes (Θέματα), και Background (Φόντο). Κουμπί ανοίγματος πλαισίου διαλόγου 7. Στην ομάδα Background (Φόντο), εμφανίστε τη Συμβουλή Οθόνης για το κουμπί Hide Background Graphics (Απόκρυψη γραφικών φόντου). Η Συμβουλή Οθόνης σάς λέει ότι αυτό το κουμπί κρύβει την εικόνα φόντου η οποία ανήκει στο επιλεγμένο θέμα. 8. Στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου της ομάδας Background, πατήστε στο κουμπί ανοίγματος του πλαισίου διαλόγου Background. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Format Background (Μορφοποίηση φόντου).

Εργασία στο περιβάλλον του PowerPoint 75 Κύλιση κάτω Περισσότερα Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου μπορείτε να συμπληρώσετε το φόντο με ένα ομοιόμορφο χρώμα, με ένα ντεγκραντέ, ή μια εικόνα, ή να κρύψετε την εικόνα του φόντου. 9. Πατήστε στο κουμπί Close για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου. 10. Στην ομάδα Themes, δείξτε (αλλά μην πατήσετε) στην τρίτη μικρογραφία θέματος από αριστερά. Στο τμήμα παραθύρου Slide, το PowerPoint εμφανίζει σε ενεργό προεπισκόπηση τη μορφή που θα πάρει η διαφάνεια αν πατήσετε στη μικρογραφία του συγκεκριμένου θέματος. Μπορείτε να δείτε το αποτέλεσμα της επιλογής χωρίς να εφαρμόσετε το εφέ. 11. Στη ράβδο κύλισης στα δεξιά των μικρογραφιών της ομάδας Themes, πατήστε στο κάτω βέλος κύλισης. Εμφανίζεται η επόμενη γραμμή με μικρογραφίες θεμάτων. 12. Στην ομάδα Themes, πατήστε στο κουμπί More (Περισσότερα). Το PowerPoint εμφανίζει όλη τη συλλογή θεμάτων.

76 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του PowerPoint 2007 13. Δείξτε σε διάφορα θέματα της συλλογής, και παρατηρήστε πώς επηρεάζεται η διαφάνεια. 14. Πατήστε το πλήκτρο για να κλείσετε τη συλλογή χωρίς να εφαρμόσετε κάποιο θέμα. 15. Πατήστε στην καρτέλα Animations (Εφέ κίνησης) και εξετάστε τα κουμπιά της, τη συλλογή, και την ενεργό προεπισκόπηση για κάθε επιλογή. Τα κουμπιά που είναι σχετικά με τα εφέ κίνησης των διαφανειών είναι οργανωμένα σε αυτή την καρτέλα σε τρεις ομάδες: Preview (Προεπισκόπηση), Animations, και Transition To This Slide (Μετάβαση σε αυτή τη διαφάνεια). 16. Πατήστε στην καρτέλα Slide Show (Προβολή διαφανειών) και εξετάστε τα κουμπιά της. Τα κουμπιά που είναι σχετικά με την προβολή της παρουσίασης είναι οργανωμένα σε αυτή την καρτέλα σε τρεις ομάδες: Start Slide Show (Έναρξη προβολής διαφανειών), Set Up (Ρύθμιση), και Monitors (Οθόνες). 17. Πατήστε στην καρτέλα Review (Αναθεώρηση) και εξερευνήστε τα κουμπιά της. Τα κουμπιά που είναι σχετικά με τα σχόλια, τις αλλαγές, και τα εργαλεία επιμέλειας είναι οργανωμένα σε αυτή την καρτέλα σε τρεις ομάδες: Proofing (Γλωσσικός έλεγχος), Comments (Σχόλια), και Protect (Προστασία).

Άνοιγμα, χειρισμός, και κλείσιμο παρουσίασης 77 18. Πατήστε στην καρτέλα View και εξετάστε τα κουμπιά της. Τα κουμπιά που είναι σχετικά με την αλλαγή της προβολής ή της εμφάνισης της παρουσίασης είναι οργανωμένα σε αυτή την καρτέλα σε πέντε ομάδες: Presentation Views (Προβολές παρουσίασης), Show/Hide (Εμφάνιση/απόκρυψη), Zoom (Μεγέθυνση), Color/Grayscale (Έγχρωμη/τονική), Window (Παράθυρο), και Macros (Μακροεντολές). Άνοιγμα, χειρισμός, και κλείσιμο παρουσίασης Για να ανοίξετε μια υπάρχουσα παρουσίαση, πατήστε στο κουμπί Microsoft Office, και μετά διαλέξτε διαταγή Open για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Open. Την πρώτη φορά που χρησιμοποιείτε αυτή τη διαταγή, το πλαίσιο διαλόγου Open εμφανίζει τα περιεχόμενα του δικού σας φακέλου Documents. Αν το ανοίξετε ξανά στην ίδια περίοδο εργασίας με το PowerPoint, εμφανίζει τα περιεχόμενα του φακέλου που χρησιμοποιήσατε τελευταίο. Για να δείτε τα περιεχόμενα κάποιου άλλου φακέλου, χρησιμοποιήστε τις γνωστές τεχνικές των Windows. Αφού εντοπίσετε το φάκελο στον οποίο θέλετε να δουλέψετε, διπλοπατήστε σε αυτόν για να τον ανοίξετε.