Ιδρυματικά Αποθετήρια: Ροές Κατάθεσης Τεκμηρίων, Διεπαφές Χρήστη, Υποδομή

Ιδρυματικά Αποθετήρια: Ροές Κατάθεσης Τεκμηρίων, Διεπαφές Χρήστη, Υποδομή Δημήτριος-Εμμανουήλ Σπανός, Άγγελος Αναγνωστόπουλος Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο, Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών dspanos@cn.ntua.gr, angelosanagnostopoulos@gmail.com Περίληψη Οι προσπάθειες που έχουν γίνει μέχρι σήμερα στο χώρο των ελληνικών ακαδημαϊκών αποθετηρίων στηρίζονται σε μεμονωμένες πρωτοβουλίες των ιδρυμάτων, που δεν εντάσσονται στο πλαίσιο κάποιου ευρύτερου προγραμματισμού. Το συγκεκριμένο κείμενο περιγράφει τις πρώτες ενέργειες της οριζόντιας δράσης ιδρυματικών αποθετηρίων του ΣΕΑΒ που έχει ως στόχο να οργανώσει τις ενέργειες των ιδρυμάτων όσον αφορά στα ιδρυματικά αποθετήρια, παρέχοντάς τους κατάλληλα προσαρμοσμένη πλατφόρμα λογισμικού και υποστηρίζοντάς τα στα πρώτα στάδια λειτουργίας τους. Επίσης, δίνονται οι γενικές κατευθύνσεις των ροών εργασίας για την κατάθεση υλικού, οι οποίες θα προταθούν από τη συγκεκριμένη δράση με στόχο την υιοθέτησή τους από το σύνολο των ιδρυμάτων. Τέλος, γίνεται αναφορά στο σύστημα αποθετηρίου που θα βασίζεται στο γνωστό λογισμικό DSpace και θα εγκατασταθεί κεντρικά σε εγκαταστάσεις του ΕΔΕΤ για χρήση από τα ιδρύματα. Λέξεις κλειδιά: Ανοικτή πρόσβαση, ροή εργασίας, Ελλάδα, μεταδεδομένα, DSpace Abstract So far, all efforts regarding Greek academic institutional repositories have been based on institutional initiatives that were not part of a larger nation-wide project. The current paper describes the first actions taken by the institutional repository project of the Hellenic Academic Libraries Link, which aims at the coordination of separate institutional actions regarding repositories, by providing them with customized repository software and supporting them in the first operational steps of their repositories. Furthermore, general sketches of the repository submission workflows, which will be proposed by the repository project and hopefully adopted by Greek institutions, are described. Finally, we present the repository system, based on the popular DSpace software, which will be installed in the

premises of the Greek Research and Technology Network and will be used by a number of institutions. Keywords: Open access, workflow, Greece, metadata, DSpace 1. Εισαγωγή Τα τελευταία χρόνια, έχουν γίνει σημαντικές προσπάθειες στον ελληνικό ακαδημαϊκό χώρο, ώστε να ενταχθεί ο θεσμός του ιδρυματικού αποθετηρίου στο πλαίσιο λειτουργίας των ακαδημαϊκών ιδρυμάτων και, μέσω αυτού, να προσεγγιστεί ο στόχος της ανοικτής πρόσβασης στην πλειονότητα του παραγόμενου από αυτά υλικού. Δυστυχώς, αυτές οι προσπάθειες είναι αποτέλεσμα μεμονωμένων δράσεων ελληνικών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων και στερούνται ενός ευρύτερου προγραμματισμού και σχεδίου δράσης για την προώθηση της ανοικτής πρόσβασης στον ελληνικό ακαδημαϊκό χώρο. Αυτός είναι και ο λόγος που, με πρωτοβουλία του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΕΑΒ), προτάθηκε η έναρξη μιας δράσης που θα αναλάβει τον οριζόντιο προγραμματισμό για τη λειτουργία και υποστήριξη ελληνικών ακαδημαϊκών ιδρυματικών αποθετηρίων. Η συγκεκριμένη δράση βρίσκεται στα πρώτα στάδια της υλοποίησής της και στόχος του παρόντος κειμένου είναι η συνοπτική παρουσίασή της και η περιγραφή των ενεργειών που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί στα πλαίσια αυτής. Οι βασικοί στόχοι της συγκεκριμένης δράσης είναι: α) η εξασφάλιση ενός πλήρως λειτουργικού συστήματος αποθετηρίου για κάθε ίδρυμαμέλος του ΣΕΑΒ. Ο συγκεκριμένος στόχος σαφώς και δεν αποτελεί πρόκληση για ιδρύματα που όχι μόνο διαθέτουν αποθετήριο, αλλά έχουν αφιερώσει και σημαντικούς πόρους στην ανάπτυξή του (όπως για παράδειγμα, η Ψηφιοθήκη του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης 1, η Νημερτής του Πανεπιστημίου Πατρών 2 και η Ψηφίδα του Πανεπιστημίου Μακεδονίας 3 ). Είναι όμως ιδιαίτερης σημασίας για ιδρύματα με ολιγάριθμο προσωπικό και έλλειψη υλικών πόρων, τα οποία συνήθως δεν διαθέτουν κάποιο αποθετήριο για να στεγάσουν την ακαδημαϊκή και ερευνητική παραγωγή τους. Αυτός ο στόχος θα επιτευχθεί μέσω της παροχής μιας πλατφόρμας αποθετηρίου στα εν λόγω ιδρύματα, ώστε να τη χρησιμοποιήσουν, μετά από μικρές ή εκτεταμένες μετατροπές, για τις ανάγκες τους. β) η υποστήριξη των ιδρυμάτων στα πρώτα στάδια λειτουργίας του αποθετηρίου τους. Η εγκατάσταση ενός συστήματος αποθετηρίου δεν εξασφαλίζει από μόνη της την εύρυθμη λειτουργία ενός αποθετηρίου, για την οποία σημαντικό ρόλο διαδραματίζει και ο ανθρώπινος παράγοντας, ο οποίος θα κληθεί να χρησιμοποιήσει και να εκμεταλλευτεί τις δυνατότητες 1 invenio.lib.auth.gr 2 nemertes.lis.upatras.gr 3 dspace.lib.uom.gr

του συστήματος. Ως εκ τούτου, η συγκεκριμένη δράση θα φροντίσει να παρέχει υποστήριξη για τεχνικά ζητήματα που σχετίζονται με τη διαχείριση ενός συστήματος αποθετηρίου και την κατάθεση τεκμηρίων σε αυτό, αλλά και ενημέρωση που αφορά στο καθεστώς των πνευματικών δικαιωμάτων, σε συνεργασία με τη νομική υπηρεσία του ΣΕΑΒ. γ) η πρόταση και θεσμοθέτηση κοινών ροών εργασίας για την κατάθεση υλικού σε ένα ιδρυματικό αποθετήριο. Κάθε υλοποιημένο σύστημα αποθετηρίου οφείλει να ενταχθεί στο πλαίσιο λειτουργίας κάθε ιδρύματος και να αποτελέσει μέρος υπαρχουσών ή νέων διαδικασιών. Συνεπώς, είναι καίριας σημασίας η επιλογή αυτών των ροών εργασίας που διευκολύνουν την κατάθεση τεκμηρίων σε ένα αποθετήριο και ευνοούν τον εμπλουτισμό των συλλογών αυτού με πλούσιο εκπαιδευτικό και ερευνητικό υλικό. Η δράση αποθετηρίων του ΣΕΑΒ θα προτείνει και θα προωθήσει διαδικασίες κατάθεσης για διάφορες κατηγορίες περιεχομένου, με στόχο αυτές να υιοθετηθούν από τα ελληνικά ιδρύματα, συνεισφέροντας με αυτόν τον τρόπο στον πολλαπλασιασμό του υλικού ανοικτής πρόσβασης που θα διατίθεται από αυτά. δ) η δημιουργία μιας πύλης εισόδου για το σύνολο των ελληνικών ακαδημαϊκών αποθετηρίων. Η συγκεκριμένη πύλη θα αντλεί μεταδεδομένα μέσω του πρωτοκόλλου OAI- PMH από το σύνολο των ελληνικών ακαδημαϊκών αποθετηρίων, προσφέροντας τη δυνατότητα ενοποιημένης σημασιολογικής αναζήτησης σε αυτά. Απώτερος στόχος είναι η καθιέρωση ενός μοναδικού σημείου προχωρημένης αναζήτησης για το σύνολο της ερευνητικής και εκπαιδευτικής παραγωγής των ελληνικών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων. Στην ενότητα 2, παρουσιάζεται εν συντομία το πρώτο χρονικά αποτέλεσμα της οριζόντιας δράσης αποθετηρίων: το τεύχος λειτουργικών και τεχνικών προδιαγραφών για ένα σύστημα αποθετηρίου. Στην ενότητα 3, επιχειρείται μια πρώτη σκιαγράφηση των διαδικασιών κατάθεσης υλικού που θα προταθούν από τη συγκεκριμένη δράση, ενώ η ενότητα 4 είναι αφιερωμένη στην περιγραφή της πλατφόρμας αποθετηρίου που θα παρέχεται στα ιδρύματα που δεν διαθέτουν αποθετήριο, καθώς και σε αυτά που επιθυμούν να εγκαταλείψουν το υπάρχον αποθετήριό τους και να μεταβούν σε ένα καινούριο. Το παρόν σύντομο κείμενο κλείνει με την ενότητα 5 που απαριθμεί τα μελλοντικά βήματα και ενέργειες της προαναφερόμενης δράσης. 2. Λειτουργικές προδιαγραφές αποθετηρίου Σύμφωνα με τους (Foster, Gibbons, 2005), «αποθετήριο είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα που συλλέγει, διατηρεί και παρέχει πρόσβαση σε ψηφιακό υλικό που παράγεται από μία κοινότητα». Δυστυχώς, ο ορισμός αυτός εστιάζει περισσότερο στο πώς χρησιμοποιείται ένα αποθετήριο παρά στα τεχνικά χαρακτηριστικά του και στο πώς διαχωρίζεται από τυπικά συστήματα διαχείρισης περιεχομένου. Ακόμα πιο ασαφή είναι τα χαρακτηριστικά που διακρίνουν ένα ακαδημαϊκό ιδρυματικό αποθετήριο από ένα κοινό αποθετήριο. Σε αυτή την περίπτωση, η διάκριση γίνεται με βάση το υλικό που φιλοξενεί ένα αποθετήριο και το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει ερευνητικές δημοσιεύσεις, διδακτορικές διατριβές, βιβλία,

μονογραφίες, τεχνικές εκθέσεις, πτυχιακές και μεταπτυχιακές εργασίες, σύνολα δεδομένων, λογισμικό και πολυμεσικό υλικό. Το τεύχος λειτουργικών και τεχνικών προδιαγραφών αποθετηρίου (Σπανός και συνεργάτες, 2012) περιγράφει λεπτομερώς τη λειτουργικότητα που πρέπει να διαθέτει ένα ηλεκτρονικό σύστημα προκειμένου να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ιδρυματικό αποθετήριο. Πέρα από το γεγονός ότι η ανάλυση προδιαγραφών είναι το καθιερωμένο πρώτο βήμα πριν την ανάπτυξη ενός συστήματος, στη συγκεκριμένη περίπτωση οι εν λόγω προδιαγραφές θέτουν και ένα ελάχιστο ποιοτικό επίπεδο για τα ελληνικά ακαδημαϊκά αποθετήρια και λειτουργούν ως πλαίσιο αναφοράς για το τμήμα των ιδρυματικών κάθετων δράσεων που αναφέρεται στην ανάπτυξη ιδρυματικού αποθετηρίου. Προδιαγραφές που κρίνονται απαραίτητες να υλοποιούνται από ένα σύγχρονο αποθετήριο δηλώνονται ως υποχρεωτικές στο συγκεκριμένο τεύχος, ενώ επιπρόσθετη λειτουργικότητα που ενισχύει και διευκολύνει την εμπειρία του χρήστη δηλώνεται ως προαιρετική. Το τεύχος λειτουργικών και τεχνικών προδιαγραφών έχει ουσιαστικά συμβουλευτικό χαρακτήρα και απευθύνεται προς τα ιδρύματα-μέλη του ΣΕΑΒ, τα οποία καλούνται να υλοποιήσουν τουλάχιστον το υποσύνολο των υποχρεωτικών προδιαγραφών στο πλαίσιο των κάθετων δράσεων που έχουν αναλάβει για την ανανέωση, επέκταση ή δημιουργία του αποθετηρίου τους. Το σύνολο των προδιαγραφών διακρίνεται σε λειτουργικές και μη, ανάλογα με το αν αυτές αναφέρονται σε λειτουργίες που πρέπει να φέρνει σε πέρας το σύστημα ή αν πρόκειται απλά για ιδιότητες που πρέπει να διαθέτει το σύστημα ως σύνολο. Οι λειτουργικές προδιαγραφές, λοιπόν, διακρίνονται σε κατηγορίες που σχετίζονται με επιμέρους λειτουργίες του αποθετηρίου, όπως: α) η ομαδοποίηση του περιεχομένου, β) η πρόσβαση σε αυτό, γ) η κατάθεση υλικού, δ) η εξαγωγή ή μεταφορά τεκμηρίων, ε) η ανάθεση αναγνωριστικών στα κατατιθέμενα τεκμήρια, στ) η αναζήτηση και πλοήγηση στο περιεχόμενο του αποθετηρίου, ζ) η διαχείριση του αποθετηρίου και η) η παροχή εξατομικευμένων υπηρεσιών. Οι μη λειτουργικές προδιαγραφές κατηγοριοποιούνται με βάση το χαρακτηριστικό ή την ιδιότητα που πρέπει να διαθέτει το αποθετήριο ως ένα ηλεκτρονικό σύστημα, δηλαδή: α) την κλιμακωσιμότητα (scalability), β) τη διατήρηση του περιεχομένου του, γ) την επεκτασιμότητα, δ) τη διαθεσιμότητα των υπηρεσιών που παρέχει, ε) την ευχρηστία, στ) τη διαλειτουργικότητα με άλλα συστήματα, ζ) τη χρήση καθιερωμένων τεχνικών προτύπων και η) την ασφάλεια για τους χρήστες και τα περιεχόμενά του. Επιπλέον, το τεύχος περιέχει και μια σειρά τεχνικών προδιαγραφών που περιγράφουν τις απαιτήσεις της τεχνικής υποδομής ενός συστήματος αποθετηρίου. Οι υποχρεωτικές προδιαγραφές της οριζόντιας δράσης αποθετηρίων θα ικανοποιούνται από την πλατφόρμα λογισμικού που θα εγκατασταθεί κεντρικά σε εγκαταστάσεις του Εθνικού Δικτύου Έρευνας και Τεχνολογίας (ΕΔΕΤ) και θα προσφερθεί στα ενδιαφερόμενα ιδρύματα (βλέπε και ενότητα 4). 2.1. Το σχήμα μεταδεδομένων healmeta Ένα σημαντικό μέρος του τεύχους προδιαγραφών αποθετηρίων είναι αφιερωμένο στον ορισμός ενός νέου σχήματος περιγραφικών μεταδεδομένων, ονομαζόμενου healmeta. Αυτό

το νέο σχήμα μεταδεδομένων ειδικεύεται στην περιγραφή υλικού που βρίσκεται κατατεθειμένο σε ένα ακαδημαϊκό αποθετήριο και το οποίο συνήθως περιλαμβάνει διπλωματικές και πτυχιακές εργασίες, μεταπτυχιακές εργασίες, διδακτορικές διατριβές, επιστημονικές δημοσιεύσεις σε περιοδικά και συνέδρια, εκπαιδευτικό υλικό, παρουσιάσεις και τεχνικές εκθέσεις. Αυτή η ετερογένεια του υλικού που φιλοξενείται σε ένα αποθετήριο είναι ένας από τους λόγους που οδήγησαν στη δημιουργία του healmeta, το οποίο περιέχει σαφώς ορισμένα πεδία, διαφορετικά για κάθε είδος τεκμηρίου, σε αντίθεση με το γνωστό Dublin Core (DC) σχήμα που ορίζει 15 γενικά πεδία με βάση τα οποία μπορεί να περιγραφεί πρακτικά οποιοσδήποτε ψηφιακός πόρος. Συνεπώς, κατά μία έννοια, επιλέγεται η ανταλλαγή της ευελιξίας και της γενικότητας του DC με ένα πιο αυστηρό σχήμα μεταδεδομένων που πρακτικά, επεκτείνει το DC με επιπλέον ιδιότητες για συγκεκριμένα είδη τεκμηρίων. Αυτή η αυστηρότητα εισάγει και συγκεκριμένες προδιαγραφές στη μορφή της εγγραφής κάθε τεκμηρίου (π.χ. υποχρεωτική παρουσία τίτλου και δημιουργού για κάθε τεκμήριο), γεγονός ικανό να μειώσει το ποσοστό των ελλιπώς συμπληρωμένων εγγραφών. Τελικός στόχος είναι η επίτευξη σημασιολογικής διαλειτουργικότητας για όλα τα ελληνικά ακαδημαϊκά αποθετήρια, γεγονός που θα διευκολύνει την ενοποιημένη ομόσπονδη αναζήτηση στο σύνολο του περιεχομένου τους. Η υποστήριξη του πρωτοκόλλου OAI-PMH (Lagoze et al., 2008), η οποία επιβάλλει κατ ελάχιστον τη χρήση DC, δεν εξασφαλίζει από μόνη της σημασιολογική διαλειτουργικότητα, καθώς η συμπλήρωση των σκόπιμα γενικών και ασαφών DC πεδίων μπορεί να διαφέρει από αποθετήριο σε αποθετήριο. Χαρακτηριστικά παραδείγματα αποτελούν το πεδίο relation (σχέση), το οποίο δηλώνει έναν πόρο που σχετίζεται με το υπό περιγραφή τεκμήριο και το πεδίο contributor (συντελεστής) που δηλώνει κάποιο πρόσωπο που έχει συντελέσει στη δημιουργία του περιγραφόμενου τεκμηρίου. Και στις δύο περιπτώσεις, η ακριβής σημασία αυτών των πεδίων είναι άγνωστη: τόσο η φύση της σχέσης που συνδέει το τεκμήριο με έναν άλλο πόρο όσο και η μορφή της συνδρομής του συντελεστή στο περιγραφόμενο έργο. Επίσης, τα DC πεδία δεν επαρκούν για την πλήρη περιγραφή κάποιων ειδών τεκμηρίων και το σαφή διαχωρισμό των ιδιοτήτων τους. Παραδείγματος χάρη, κατά την περιγραφή μιας διπλωματικής εργασίας ή διδακτορικής διατριβής, είναι συχνά επιθυμητός ο διαχωρισμός μεταξύ του επιβλέποντος μέλους ΔΕΠ και της υπόλοιπης εξεταστικής επιτροπής. Το απλό DC σχήμα (αλλά και το εξειδικευτικό DC 4 ) δεν διαθέτουν ξεχωριστά πεδία για αυτές τις δύο κατηγορίες προσώπων, αντιστοιχώντας τις στο πεδίο contributor. Η επίτευξη σημασιολογικής διαλειτουργικότητας θα μπορούσε να επιτευχθεί και με την έκδοση οδηγιών συμπλήρωσης των πεδίων του DC, τις οποίες θα όφειλαν να ακολουθήσουν όλα τα ιδρυματικά αποθετήρια. Παρά το γεγονός ότι αυτή η στρατηγική έχει ακολουθηθεί από τα ευρωπαϊκά προγράμματα OpenAIRE (van Berchum, Rodrigues, 2010) και DRIVER (Vanderfeesten et al., 2008), δεν δίνει λύση στην προηγούμενη παρατήρηση περί ανεπάρκειας των DC πεδίων. Επιπλέον βέβαια, η έκδοση παρόμοιων οδηγιών από την οριζόντια δράση του ΣΕΑΒ θα μπορούσε να έρθει σε σύγκρουση με τις οδηγίες των προαναφερθεισών πρωτοβουλιών, στις οποίες αρκετά ελληνικά ιδρύματα συμμετέχουν. Ως 4 Dublin Core Metadata Terms: http://dublincore.org/documents/dcmi-terms/

συνέπεια των παραπάνω, αποφασίστηκε η εισαγωγή του νέου σχήματος μεταδεδομένων healmeta και ο ορισμός μιας XML αναπαράστασης αυτού που επιτρέπει την ενσωμάτωσή του σε OAI-PMH αποκρίσεις. Ο σχεδιασμός του healmeta βασίστηκε σε στοιχεία από σχετικά θεματικά σύνολα μεταδεδομένων, όπως τα ETD-MS 5, SWAP 6 και XMetaDiss (Frodl, Korb, 2005) για πτυχιακές εργασίες και διπλωματικές διατριβές, IEEE LOM 7 για εκπαιδευτικό υλικό και PRISM 8 για άρθρα περιοδικών. Ο αναλυτικός κατάλογος των πεδίων του healmeta, καθώς και οι αντιστοιχίες από και προς πεδία του απλού και εξειδικευτικού DC περιέχονται στο τεύχος λειτουργικών και τεχνικών προδιαγραφών αποθετηρίων (Σπανός και συνεργάτες, 2012). Μεταδεδομένα που ακολουθούν το healmeta πρότυπο θα αντλούνται από την πύλη ελληνικών αποθετηρίων μέσω του πρωτοκόλλου OAI-PMH. 3. Ροές εργασίας κατάθεσης τεκμηρίων Η προσέλκυση καταθετών και ο εμπλουτισμός ενός αποθετηρίου με υλικό ανοικτής πρόσβασης είναι ένα ζήτημα που εξαρτάται περισσότερο από την ισχύουσα πολιτική και λιγότερο από τα τεχνικά χαρακτηριστικά του συστήματος. Ένας από τους στόχους της οριζόντιας δράσης αποθετηρίων είναι ο ορισμός ροών εργασίας για την κατάθεση τεκμηρίων σε αποθετήρια και η υιοθέτησή τους από τα ακαδημαϊκά ιδρύματα. Οι συγκεκριμένες ροές εργασίας θα καθιστούν υποχρεωτική την κατάθεση υλικού για τους φοιτητές, προκειμένου αυτοί να ολοκληρώσουν τις σπουδές τους και θα συνεισφέρουν με αυτόν τον τρόπο στην αύξηση του αριθμού των κατατιθέμενων τεκμηρίων στο ιδρυματικό αποθετήριο. Οι προτεινόμενες διαδικασίες κατάθεσης διακρίνονται ανάλογα με το είδος του κατατιθέμενου υλικού και αφορούν σε: α) διπλωματικές και μεταπτυχιακές εργασίες, β) διδακτορικές διατριβές και γ) επιστημονικές δημοσιεύσεις και άλλο υλικό. Στις δύο πρώτες περιπτώσεις, η κατάθεση του υλικού θα είναι υποχρεωτική και θα αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για τη λήψη του αντίστοιχου τίτλου σπουδών, ενώ στην τρίτη περίπτωση, η υποβολή είναι προαιρετική και γίνεται με πρωτοβουλία του καταθέτη. Στη συνέχεια, δίνεται μια πρώτη γενική εικόνα αυτών των διαδικασιών, η τελική μορφή των οποίων θα αναλύεται στο αντίστοιχο παραδοτέο της οριζόντιας δράσης αποθετηρίων. 5 http://www.ndltd.org/standards/metadata/etd-ms-v1.00-rev2.html 6 http://www.ukoln.ac.uk/repositories/digirep/index/eprints_application_profile 7 http://ltsc.ieee.org/wg12/20020612-final-lom-draft.html 8 http://www.idealliance.org/specifications/prism/

3.1. Διπλωματικές και μεταπτυχιακές εργασίες Οι διπλωματικές και μεταπτυχιακές εργασίες αποτελούν δύο είδη τεκμηρίων που κατά κανόνα ακολουθούν την ίδια διαδικασία εκπόνησης και κατάθεσης στο αποθετήριο και για αυτό το λόγο, επιλέχθηκε ο ορισμός μιας κοινής ροής εργασίας για αυτά. Η συγκεκριμένη ροή εργασίας χωρίζεται σε δύο διακριτά μέρη: αφενός, στο σκέλος της ανάθεσης, εκπόνησης και έγκρισης της εργασίας και αφετέρου, στο σκέλος της κατάθεσης της εγκεκριμένης εργασίας και πιθανού συμπληρωματικού υλικού στο αποθετήριο. Το πρώτο σκέλος είναι εν πολλοίς κοινό στα περισσότερα ιδρύματα, με μικρές παραλλαγές που οφείλονται στις αποφάσεις των αρμόδιων διοικητικών οργάνων των ιδρυμάτων, ενώ το δεύτερο σκέλος, αυτό της κατάθεσης στο αποθετήριο, είναι αυτό που σε πολλές περιπτώσεις ιδρυμάτων απουσιάζει πλήρως και για αυτό, χρειάζεται οπωσδήποτε να θεσπιστεί μέσω κατάλληλων διοικητικών αποφάσεων. Η γενική εικόνα της διαδικασίας εκπόνησης και κατάθεσης μιας φοιτητικής εργασίας απεικονίζεται στο διάγραμμα 1. Διάγραμμα 1. Γενική εικόνα εκπόνησης και κατάθεσης φοιτητικής εργασίας Ένα τυπικό σενάριο του πρώτου σκέλους της διαδικασίας περιλαμβάνει τα βήματα της επιλογής θέματος από τον φοιτητή, του ορισμού εξεταστικής επιτροπής, της εκπόνησης της εργασίας και της εξέτασης της εργασίας από την ορισθείσα επιτροπή. Όπως αναφέρθηκε και προηγουμένως, κάθε ίδρυμα χρησιμοποιεί μικρές παραλλαγές αυτής της γενικής διαδικασίας, με τις λεπτομέρειες εντός κάθε βήματος να είναι αυτές που προκαλούν τις πιθανές διαφοροποιήσεις. Δεδομένου ότι το συγκεκριμένο σκέλος δεν επηρεάζει άμεσα το σκέλος της κατάθεσης στο ιδρυματικό αποθετήριο, κάθε ίδρυμα μπορεί να διατηρήσει το εκπαιδευτικό και διοικητικό σκέλος της ροής εργασίας που ακολουθεί. Εντούτοις, θα ήταν επιθυμητή η εισαγωγή στη διαδικασία και σχετικών υπηρεσιών που αναπτύσσονται παράλληλα από άλλες δράσεις του ΣΕΑΒ, όπως η υπηρεσία εντοπισμού λογοκλοπής. Η συγκεκριμένη υπηρεσία θα μπορούσε να χρησιμεύσει ως ένα συμβουλευτικό εργαλείο για το επιβλέπον μέλος ΔΕΠ και την εξεταστική επιτροπή μιας φοιτητικής εργασίας, προκειμένου να εντοπίσουν κρούσματα λογοκλοπής στο κείμενο, πριν την τελική έγκρισή του. Το δεύτερο σκέλος, αυτό της κατάθεσης της εγκεκριμένης φοιτητικής εργασίας και τυχόν συνοδευτικού υλικού στο αποθετήριο, προωθεί την αποκλειστικά ηλεκτρονική υποβολή, προς την οποία ήδη προσανατολίζεται μεγάλος αριθμός ιδρυμάτων, για λόγους εξοικονόμησης χώρου και μείωσης κόστους συντήρησης. Βέβαια, είναι πιθανό κάποια ιδρύματα να επιθυμούν να διατηρήσουν για δικούς τους λόγους την έντυπη υποβολή εργασιών, οπότε η τελική προτεινόμενη ροή εργασίας θα προβλέπει και αυτή την περίπτωση. Το πιο σημαντικό σημείο αυτού του σκέλους της ροής εργασίας είναι ο υποχρεωτικός χαρακτήρας που αποκτά η κατάθεση της εγκεκριμένης έκδοσης της εργασίας για την απόκτηση του διπλώματος, πτυχίου ή μεταπτυχιακού τίτλου σπουδών.

Η εξασφάλιση ότι το κατατεθειμένο αρχείο αντιστοιχεί στην τελική εγκεκριμένη εργασία είναι ένα σημαντικό ζήτημα, για το οποίο υπάρχουν αρκετές λύσεις με διαφορετικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, όσον αφορά στους εμπλεκόμενους δράστες και την ευκολία της πρακτικής υλοποίησής τους. Οι λύσεις αυτές περιλαμβάνουν: α) την επικοινωνία του προσωπικού της Βιβλιοθήκης με το επιβλέπον μέλος ΔΕΠ για τον έλεγχο του υποβαλλόμενου αρχείου, β) τον έλεγχο του αρχείου από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης, ώστε να εξασφαλιστεί ότι αυτό περιέχει τις υπογραφές των μελών της εξεταστικής επιτροπής και γ) τη διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων των Γραμματειών με το αποθετήριο, ώστε να επιτρέπεται η υποβολή εργασιών μόνο από φοιτητές που έχουν εξεταστεί επιτυχώς. Η υποβολή της εργασίας στο αποθετήριο θα γίνεται από τον ίδιο το φοιτητή, με τη λογική της αυταρχειοθέτησης και θα περιέχει τα επιμέρους βήματα: α) της συμπλήρωσης των μεταδεδομένων της εργασίας, β) της επιλογής μιας άδειας αποδέσμευσης ή Creative Commons άδειας με την οποία ο φοιτητής παρέχει στη Βιβλιοθήκη το δικαίωμα να διαθέτει την εργασία του μέσω του αποθετηρίου και γ) της υποβολής των απαραίτητων αρχείων. Η προκαθορισμένη πολιτική πρόσβασης στα υποβληθέντα αρχεία θα είναι ελεύθερη για όλους, σύμφωνα με τις επιταγές της ανοικτής πρόσβασης, προκειμένου να αυξηθεί ο όγκος του πλήρως ελεύθερου υλικού χωρίς περιορισμούς. Δεδομένου όμως του ότι σε ορισμένες περιπτώσεις (π.χ. όταν εγείρονται θέματα ευρεσιτεχνιών) είναι επιθυμητή η χρήση πολιτικής αποκλεισμού πρόσβασης για κάποιο χρονικό διάστημα, θα μπορεί να επιλεγεί μια τέτοια πολιτική μετά από σύμφωνη γνώμη του επιβλέποντος μέλους ΔΕΠ. Η επιτυχής κατάθεση της εγκεκριμένης εργασίας στο οικείο ιδρυματικό αποθετήριο πιστοποιείται από βεβαίωση υποβολής που χορηγείται στο φοιτητή, ο οποίος με τη σειρά του την υποβάλλει στη Γραμματεία της σχολής ή τμήματός του, προκειμένου να προχωρήσει η διαδικασία λήψης του αντίστοιχου τίτλου σπουδών. 3.2. Διδακτορικές διατριβές Όπως στην περίπτωση των διπλωματικών και μεταπτυχιακών εργασιών, η διαδικασία εκπόνησης μιας διδακτορικής διατριβής μπορεί να χωριστεί στο εκπαιδευτικό / διοικητικό σκέλος και στο σκέλος της κατάθεσης στο αποθετήριο. Το πρώτο σκέλος μοιάζει σε μεγάλο βαθμό με το αντίστοιχο της ενότητας 3.1, με μοναδική πιθανή διαφορά την ύπαρξη ενδιάμεσων ελέγχων προόδου κατά τη διάρκεια εκπόνησης της διατριβής. Ο λόγος που επιλέγεται ο ορισμός μιας ξεχωριστής ροής εργασίας για τις διδακτορικές διατριβές εντοπίζεται στο στάδιο της κατάθεσης, όπου, εκτός από την κατάθεση του κειμένου της διατριβής και πιθανού συμπληρωματικού υλικού, προτείνεται η υποχρεωτική κατάθεση των επιστημονικών δημοσιεύσεων που πραγματοποιήθηκαν στο διάστημα εκπόνησης. Η ύπαρξη τελικού κειμένου και δημοσιεύσεων θα αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για τη λήψη του διδακτορικού τίτλου, γεγονός που θα συνεισφέρει στην αύξηση του ερευνητικού έργου που είναι αποθηκευμένο στο ιδρυματικό αποθετήριο, δεδομένου ότι ένα σημαντικό μέρος της ερευνητικής δραστηριότητας ενός ιδρύματος παράγεται στο πλαίσιο διδακτορικών διατριβών.

Μέρος της διαδικασίας κατάθεσης μπορεί να αποτελέσει και το σύστημα CRIS (Current Research Information System) του ιδρύματος, στο οποίο αποθηκεύεται πληροφορία σχετική με την ερευνητική δραστηριότητα ενός ακαδημαϊκού ή γενικότερα ερευνητικού ιδρύματος. Ήδη υπάρχει σχετική δράση του ΣΕΑΒ (Γεωργίου, 2011), η οποία θα προμηθεύσει τα ιδρύματα-μέλη του με το απαραίτητο λογισμικό που θα αποτελέσει τη βάση για το πληροφοριακό σύστημα CRIS κάθε ιδρύματος. Οι λεπτομέρειες της ενσωμάτωσης του CRIS στη ροή εργασίας κατάθεσης δημοσιεύσεων κάθε ιδρύματος θα εξαρτηθούν από την πολιτική του ιδρύματος, η οποία μπορεί να προβλέπει την κατάθεση δημοσιεύσεων στο CRIS και την περιοδική μεταφορά τους στο αποθετήριο ή το αντίστροφο. Τα βήματα της κατάθεσης του κειμένου της διατριβής, πρόσθετου υλικού καθώς και δημοσιεύσεων στο αποθετήριο είναι ίδια με αυτά που αναφέρθηκαν στην ενότητα 3.1, με εξαίρεση το στάδιο της συμπλήρωσης άδειας αποδέσμευσης για την περίπτωση δημοσιεύσεων. Για τις τελευταίες, τα πνευματικά δικαιώματα δεν ανήκουν πλέον στον συγγραφέα-καταθέτη, αλλά έχουν εκχωρηθεί σε κάποιον εκδοτικό οίκο με σχετική βεβαίωση που πραγματοποιήθηκε πριν την οριστική δημοσίευση του άρθρου. Δυστυχώς, καθώς οι πολιτικές ανοικτής πρόσβασης και το περιθώριο αυταρχειοθέτησης που αφήνει κάθε εκδοτικός οίκος διαφέρει, δεν είναι δυνατή η ενιαία αντιμετώπιση του ζητήματος των πνευματικών δικαιωμάτων για δημοσιεύσεις που κατατίθενται σε ένα ιδρυματικό αποθετήριο. Συνεπώς, είναι απαραίτητο ο ίδιος ο καταθέτης να είναι ενήμερος για αυτά τα θέματα, μέσω κάποιου ενημερωτικού κειμένου της Βιβλιοθήκης και συνδέσμων προς την σχετική υπηρεσία ενημέρωσης SHERPA/RoMEO 9, η οποία συνοψίζει τις πολιτικές ενός μεγάλου αριθμού εκδοτών. Μια γενική εικόνα του διαδικασίας κατάθεσης μιας διδακτορικής διατριβής απεικονίζεται στο διάγραμμα 2. Η διαδικασία κατάθεσης μιας διπλωματικής ή μεταπτυχιακής εργασίας είναι ίδια, με εξαίρεση τα στάδια της υποβολής δημοσιεύσεων και του ελέγχου των κατατεθειμένων εκδόσεων, που ισχύουν μόνο στην περίπτωση υποβολής μιας διδακτορικής διατριβής. 9 http://www.sherpa.ac.uk/romeo/

Διάγραμμα 2. Διαδικασία κατάθεσης διδακτορικής διατριβής 3.3. Επιστημονικές δημοσιεύσεις και άλλο υλικό Η συγκεκριμένη ροή εργασίας αφορά σε δημοσιευμένο έργο που δεν έχει προκύψει στο πλαίσιο εκπόνησης μιας διδακτορικής διατριβής, αλλά και σε άλλο υλικό ανοικτής πρόσβασης που κρίνεται σκόπιμο να φιλοξενηθεί σε ένα ιδρυματικό αποθετήριο. Το στοιχείο που διαφοροποιεί τη συγκεκριμένη ροή εργασίας από τις δύο προηγούμενες είναι το γεγονός ότι η κατάθεση πραγματοποιείται με πρωτοβουλία του καταθέτη (με πιθανή εξαίρεση την περίπτωση όπου ισχύει η υποχρέωση υποβολής των ερευνητικών δημοσιεύσεων που προέκυψαν από ένα χρηματοδοτούμενο ερευνητικό έργο). Όπως και στην περίπτωση κατάθεσης δημοσιευμένου έργου από μια διδακτορική διατριβή, ο καταθέτης πρέπει να λάβει υπόψη του τα πνευματικά δικαιώματα που διέπουν το υποβαλλόμενο τεκμήριο και να φροντίσει να υποβάλει κάποια επιτρεπόμενη έκδοση αυτού. 4. Εγκατάσταση κεντρικού συστήματος αποθετηρίου Ένας από τους στόχους της οριζόντιας δράσης αποθετηρίων είναι η παροχή ενός συστήματος αποθετηρίου σε όλα τα ιδρύματα-μέλη του ΣΕΑΒ και ιδιαίτερα σε όσα δεν διαθέτουν τους απαραίτητους υλικούς και ανθρώπινους πόρους για τη δημιουργία και συντήρησή του. Στο πλαίσιο αυτού του στόχου, η συγκεκριμένη δράση θα παραμετροποιήσει και θα εγκαταστήσει επιλεγμένο λογισμικό αποθετηρίου σε εικονικές μηχανές του ΕΔΕΤ. Οι εγκατεστημένες πλατφόρμες αποθετηρίου θα παραδοθούν προς χρήση στα ιδρύματα προκειμένου να χρησιμοποιηθούν ως έχουν ή να αναπτυχθούν περαιτέρω στο πλαίσιο των κάθετων δράσεών τους. Η τελική έκδοση του λογισμικού αποθετηρίου που θα προκύψει από τις εργασίες της οριζόντιας δράσης θα πληροί τις υποχρεωτικές προδιαγραφές αποθετηρίου

(βλέπε ενότητα 2), προκειμένου να αποφευχθεί η επανάληψη εργασίας και τα ιδρύματα να αφιερώσουν πόρους στην ανάπτυξη επιπλέον λειτουργικότητας, ανάλογα με τις ιδιαίτερες ανάγκες του καθενός. Το λογισμικό του αποθετηρίου που επιλέχθηκε είναι το DSpace 10, ελεύθερο λογισμικό ανοικτού κώδικα με μεγάλο αριθμό εγκαταστάσεων σε ιδρύματα του εξωτερικού και της Ελλάδας. Η επιλογή λογισμικού ανοικτού κώδικα ήταν μια απαραίτητη προϋπόθεση, καθώς εκμηδενίζει τα κόστη προμήθειας του λογισμικού και επιτρέπει την ελεύθερη προσαρμογή και επαναχρησιμοποίησή του. Το DSpace είναι το πιο δημοφιλές λογισμικό αποθετηρίου με συχνές ενημερώσεις και νέες εκδόσεις που εισάγουν καινούρια λειτουργικότητα, ενώ χαρακτηρίζεται από ιδιαίτερα ενεργή κοινότητα προγραμματιστών και χρηστών. Το τελευταίο στοιχείο εξασφαλίζει σε ένα βαθμό την τεχνική βιωσιμότητα του αποθετηρίου, καθώς ελαχιστοποιείται η πιθανότητα εγκλεισμού σε κάποιο ανενεργό, μη συντηρούμενο λογισμικό. Επίσης, ο σημαντικός αριθμός ελληνικών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων που ήδη χρησιμοποιούν το DSpace για το αποθετήριό τους συνεπάγεται την εξοικείωση του προσωπικού τους με το συγκεκριμένο λογισμικό, γεγονός που ελαχιστοποιεί το κόστος πιθανής εκπαίδευσης. Μία από τις προκλήσεις που αντιμετωπίστηκαν κατά τη διάρκεια παραμετροποίησης και προσαρμογής του DSpace στις ανάγκες που επέβαλλε η υλοποίηση των υποχρεωτικών προδιαγραφών αποθετηρίου της οριζόντιας δράσης ήταν η αποφυγή μετατροπών στο επίπεδο αποθήκευσης δεδομένων του DSpace και γενικότερα, η αποφυγή παρεμβατικών μετατροπών που θα επηρέαζαν μεγάλο αριθμό λειτουργιών. Οι προσαρμογές που πραγματοποιήθηκαν αφορούσαν: α) στην εισαγωγή του healmeta σχήματος μεταδεδομένων στο μητρώο λεξιλογίων του DSpace, β) στην αντίστοιχη παραμετροποίηση των φορμών συμπλήρωσης μεταδεδομένων και υποβολής τεκμηρίων προκειμένου να αντανακλώνται τα πεδία του healmeta, γ) στη μετατροπή του συστήματος υποβολής ώστε να υποστηρίζει διαφορετικές φόρμες συμπλήρωσης μεταδεδομένων ανά είδος τεκμηρίου (λειτουργικότητα που ακολουθεί τη λογική του healmeta), δ) στην υλοποίηση μηχανισμών αυτόματης συμπλήρωσης πεδίων που λαμβάνουν τιμές από προκαθορισμένα λεξιλόγια (όπως είναι π.χ. τα πεδία της λέξης κλειδιού και της θεματικής περιοχής του τεκμηρίου), ε) στην υποστήριξη διαφορετικών πολιτικών πρόσβασης στο υποβαλλόμενο τεκμήριο καθώς και στ) στη δυνατότητα ορισμού κρυμμένων αρχείων, τα οποία δεν εμφανίζονται στους αναγνώστες του αποθετηρίου. Επίσης, ενεργοποιήθηκε το χαρακτηριστικό της πολυδιάστατης πλοήγησης (faceted browsing) στα περιεχόμενα του αποθετηρίου, ένα χαρακτηριστικό αρκετά συνηθισμένο σε σύγχρονα διαδικτυακά συστήματα αναζήτησης και επισκόπησης περιεχομένου, το οποίο επιτρέπει την αποτελεσματικότερη εύρεση και ταξινόμηση της ζητούμενης πληροφορίας. Η εγκατάσταση του προσαρμοσμένου λογισμικού στις εγκαταστάσεις του ΕΔΕΤ θα αποτελέσει την απαρχή της περιόδου πιλοτικής χρήσης της υπηρεσίας αποθετηρίων από τα ιδρύματα, κατά τη διάρκεια της οποίας θα επιλυθούν πιθανά τεχνικά προβλήματα, ενώ 10 http://www.dspace.org/

παρατηρήσεις και σχόλια από την πλευρά των ιδρυμάτων θα λειτουργήσουν ως ανάδραση για τη βελτίωση και σταθεροποίηση της υπηρεσίας. 5. Επόμενα βήματα Η οριζόντια δράση αποθετηρίων του ΣΕΑΒ είναι μια πολυσύνθετη δράση που στοχεύει να οργανώσει τα ελληνικά ακαδημαϊκά αποθετήρια, βελτιώνοντας το τοπίο της ανοικτής πρόσβασης στον ελληνικό ακαδημαϊκό χώρο. Η παρούσα εργασία παρουσίασε τις ενέργειες που έχει ήδη πραγματοποιήσει η εν λόγω δράση και οι οποίες θα κλιμακωθούν στο προσεχές μέλλον με την οριστικοποίηση των ροών εργασίας για την κατάθεση υλικού στα αποθετήρια, την ολοκλήρωση της προετοιμασίας της κεντρικής πλατφόρμας αποθετηρίου και τη διανομή και εγκατάσταση του προσαρμοσμένου λογισμικού σε εικονικές μηχανές του ΕΔΕΤ. Τα επόμενα βήματα της δράσης περιλαμβάνουν τη δημιουργία υλικού ενημερωτικού χαρακτήρα για τους διαχειριστές των ιδρυματικών αποθετηρίων και τους συγγραφείςκαταθέτες υλικού σε αυτά, την ανάπτυξη της κεντρικής πύλης ελληνικών αποθετηρίων, καθώς και την ανάπτυξη μιας υπηρεσίας πιστοποίησης ιδρυματικών αποθετηρίων, στο πρότυπο ανάλογων υπηρεσιών χωρών του εξωτερικού. Βιβλιογραφία Π. Γεωργίου, «Υπηρεσίες Τεκμηρίωσης, Προβολής και Αξιοποίησης της Επιστημονικής Δραστηριότητας και των Ερευνητικών Αποτελεσμάτων των Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων», 20 ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών», Θεσσαλονίκη, Νοέμβριος 2011. Δ. Σπανός, Σ. Αρκουλής, Π. Σταύρου, Ε. Γιαννοπούλου, «Λειτουργικές και Τεχνικές Προδιαγραφές Ιδρυματικών Αποθετηρίων», 1 η έκδοση, διαθέσιμο στο: http://seab.lib.ntua.gr/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=8&itemid=53, Απρίλιος 2012. N.F. Foster, S. Gibbons, Understanding Faculty to Improve Content Recruitment for Institutional Repositories, D-Lib Magazine, 11(1), January 2005. C. Frodl, N. Korb, XMetaDiss meets ETD-MS, ETD2005: 8th International Symposium on Electronic Theses and Dissertations, 2005. C. Lagoze, H. Van de Sompel, M. Nelson, S. Warner, The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting, v.2.0, December 2008, available online at: http://www.openarchives.org/oai/openarchivesprotocol.html. M. van Berchum, E. Rodrigues, OpenAIRE Guidelines 1.1: Guidelines for content providers of the OpenAIRE information space, November 2010, available online at: http://www.openaire.eu/component/attachments/download/79. M. Vanderfeesten, F. Summann, M. Slabbertje, DRIVER Guidelines 2.0: Guidelines for content providers - Exposing textual resources with OAI-PMH, November 2008, available online at: http://www.driversupport.eu/documents/driver_guidelines_v2_final_2008-11-13.pdf