ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΓΕΝΙΚΑ... 2 2. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟΥ... 2 2.1 Γραμμές, λειτουργία, συσκευές... 2 2.2 Βασικές λειτουργίες συσκευής GXP2160... 3 2.2.1 Οθόνη... 3 2.2.2 Πλήκτρα κεντρικού τμήματος... 4 2.2.3 Πλήκτρα δεξιού τμήματος... 6 2.2.4 Μεταφορά κλήσης... 7 2.3 Βασικές λειτουργίες συσκευής Gigaset A510... 7 3. ΕΓΓΡΑΦΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ ΤΗΛΕΦΩΝΗΤΗ... 8 Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 1 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-02-ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ-ΚΕΝΤΡΟ
1. ΓΕΝΙΚΑ Σκοπός της παρούσας οδηγίας είναι η λεπτομερής καταγραφή της λειτουργίας του τηλεφωνικού κέντρου έτσι ώστε να επιτευχθούν η εύρυθμη λειτουργία των Γραφείων Κτηματογράφησης και η βέλτιστοποίηση της εξυπηρέτησης των πολιτών. Αποδέκτης της οδηγίας είναι το σύνολο των μελών των Γραφείων Κτηματογράφησης. 2. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟΥ 2.1 Γραμμές, λειτουργία, συσκευές Το τηλεφωνικό κέντρο που έχει τεθεί σε λειτουργία στο Γραφείο Κτηματογράφησης είναι κατηγορίας Voice Over IP (VOIP). Η κεντρική μονάδα VOIP του τηλεφωνικού κέντρου χρησιμοποιεί σύστημα server με λειτουργικό Linux. Το τηλεφωνικό κέντρο βασίζεται στο λογισμικό Elastix το οποίο έχει σαν βάση το πρόγραμμα Asterisk. Στο Γραφείο Κτηματογράφησης Δήμου Πέλλας έχει υλοποιηθεί τηλεφωνικό κέντρο VOIP 3 εξωτερικών γραμμών ISDN. Οι συσκευές του τηλεφωνικού κέντρου είναι: - 1 ενσύρματη συσκευή μοντέλου Grandstream GXP2160-5 ασύρματες συσκευές μοντέλου Gigaset A510 Στο Γραφείο Κτηματογράφησης Δήμου Σκύδρας έχει υλοποιηθεί τηλεφωνικό κέντρο VOIP 2 εξωτερικών γραμμών ISDN. Οι συσκευές του τηλεφωνικού κέντρου είναι: - 1 ενσύρματη συσκευή μοντέλου Grandstream GXP2160-2 ασύρματες συσκευές μοντέλου Gigaset A510 Η πραγματοποιήση κλήσης μέσω του τηλεφωνικού κέντρου είναι αρκετά απλή, καθώς το μόνο που χρειάζεται είναι να καλέσει κανείς το νούμερο. Δεν απαιτείται η χρήση κάποιου επιπλέον αριθμού. Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 2 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-02-ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ-ΚΕΝΤΡΟ
2.2 Βασικές λειτουργίες συσκευής GXP2160 Η κεντρική ενσύρματη συσκευή του τηλεφωνικού κέντρου είναι το μοντέλο GXP2160 (εικόνα 2.1). Εικόνα 2.1 Όπως φαίνεται και από την παραπάνω εικόνα, η συσκευή αποτελείται από πλήκτρα αριθμών, από πλήκτρα πλοήγησης, πλήκτρα βασικών λειτουργιών, οθόνη και μία σειρά πλήκτρων στο δεξί τμήμα τα οποία συνοδεύονται με μία στήλη γραμμών. 2.2.1 Οθόνη Μέσω της οθόνης της συσκευής γίνεται η ενημέρωση των εισερχόμενων κλήσεων, πέραν της ηχητικής, ενώ μπορούν να πραγματοποιηθούν και κάποιες βοηθητικές ενέργειες. Η οθόνη στο αριστερό και στο κάτω τμήμα της συνοδεύεται από πλήκτρα. Τα πλήκτρα που βρίσκονται στο αριστερό τμήμα αφορούν στις εισερχόμενες κλήσεις. Ειδικότερα, όταν υπάρχει εισερχόμενη κλήση το πρώτο πλήκτρο του αριστερού τμήματος αρχίζει να αναβοσβήνει πράσινο και στην οθόνη Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 3 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-02-ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ-ΚΕΝΤΡΟ
εμφανίζεται ο αριθμός που καλεί. Αν την ίδια στιγμή πραγματοποιείται και δεύτερη εισερχόμενη κλήση τότε θα ενεργοποιηθεί το δεύτερο πλήκτρο και στην οθόνη θα φαίνεται και ο δεύτερος αριθμός που καλεί, κ.ο.κ. Τα πλήκτρα που βρίσκονται στο κάτω τμήμα της οθόνης αφορούν κατά σειρά σε: 1. Κεντρική Οθόνη, πιέζοντας μία φορά το πλήκτρο εμφανίζεται η κεντρική οθόνη της σκυσκευής στην οποία βλέπεις κανείς ενημέρωση σχετικά με τις καιρικές συνθήκες της περιοχής. Πιέζοντας δεύτερη φορά το πλήκτρο εμφανίζονται το κάτω μέρος στοιχεία ημερομηνίας και ώρας και στο πάνω μέρος ο αριθμός της εσωτερικής γραμμής που συνδεέται με την παρούσα συσκευή (π.χ. 800). 2. Επιλέγοντας το πλήκτρο αυτό, εμφανίζεται η λίστα με τις αναπάντητες από τη συγκεκριμένη συσκευή κλήσεις. Στο αριστερό τμήμα φαίνεται ο αριθμός που κάλεσε και στο δεξί η ημερομηνία της κλήσης αν πρόκειται για προγενέστερη της σημερινής ή η ώρα αν πρόκεται για αναπάντητη κλήση της ίδιας μέρας. Στο κάτω μέρος της οθόνης έχουν ενεργοποιηθεί μια σειρά από νέες επιλογές οι οποίες αφορούν στη διαχείρηση της κλήσης ή του ιστορικού, όπως dial, delete, clear all. Το πρώτο πλήκτρο home button επιστρέφει στο κεντρικό μενού. Σε αυτό το σημείο, αν χρησιμοποιήσει κανείς τα πλήκτρα πλοήγησης (μπρος, πίσω) από τις αναπτάντητες κλήσεις μεταφέρεται στη λίστα των γραμμών στις οποίες έχει προωθήσει κλήση, στις απαντημένες και στις εξερχόμενες κλήσεις. 3. Επιλέγοντας το πλήκτρο αυτό, πραγματοποιείται επανάκληση της τελευταίας εξερχόμενη κλήσης. 2.2.2 Πλήκτρα κεντρικού τμήματος Όπως αναφέρθηκε και παραπάνω, στο κεντρικό τμήμα της συσκευής υπάρχουν τα πλήκτρα των αριθμών, τα πλήκτρα πλοήγησης, το πλήκτρο αυξομείωσης της έντασης, το πλήκτρο απάντησης της κλήσης, το πλήκτρο ανοιχτής ακρόασης και μια σειρά πλήκτρων συμπληρωματικών λειτουργιών (εικόνα 2.2). Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 4 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-02-ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ-ΚΕΝΤΡΟ
Εικόνα 2.2 Η λειτουργία των πλήκτρων είναι απλή και γνωστή. Διευκρινίζεται ότι το πλήκτρο αυξομείωσης της έντασης όταν έχουμε ενεργή μία κλήση αυξομειώνει την ένταση του ήχου που έρχεται στο αυτί του δέκτη, ενώ όταν δεν πραγματοποιείται κάποια κλήση ρυθμίζει την ένταση του ήχου της εισερχόμενης κλήσης. Η λειτουργία των πλήκτρων στο δεξί τμήμα, τα οποία δεν είναι τόσο συνηθισμένα έχει ως εξής: Μήνυμα. Πιέστε για να ακούσετε τα εισερχόμενα καταγεγραμμένα ηχητικά μηνύματα Επαφές. Πιέστε για να εμφανιστεί ο κατάλογος με τις καταχωρημένες στη συσκευή επαφές Μεταφορά κλήσης. Πιέστε για μεταφέρετε κλήση σε άλλη γραμμή Τηλεδιάσκεψη. Πιέστε για να μεταφερθείτε σε γραμμή τηλεδιάσκεψης Αναμονή. Πιέστε για να θέσετε την εισερχόμενη κλήση σε αναμονή Ακουστικά. Πιέστε για να μεταφερθείτε σε λειτουργία ακουστικών Σίγαση. Πιέστε για να εργοποιήσετε τη λειτουργία σίγασης. Εικόνα 2.3 Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 5 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-02-ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ-ΚΕΝΤΡΟ
2.2.3 Πλήκτρα δεξιού τμήματος Στο δεξί τμήμα της συσκευής υπάρχουν τα πλήκτρα των συσκευών του τηλεφωνικού κέντρου (εικόνα 2.4). Ανάλογα με τις τηλεφωνικές συσκευές που είναι συνδεδεμένες στο τηλεφωνικό κέντρο, είναι και τα πλήκτρα τα οποία είναι ενεργά. Τα ενεργά πλήκτρα φαίνονται με πράσινο φως. Κάθε πλήκτρο, όπως φαίνεται και στην εικόνα 2.4, συνοδεύεται από μία γραμμή. Στο ταμπελάκι των γραμμών, το οποίο αφαιρείται και επανατοποθετείται εύκολα, πρέπει να αναγράφονται τα ονόματα που συνδέονται με την αντίστοιχη εσωτερική γραμμή. Εικόνα 2.4 Ενδείξεις φωτός πλήκτρου εσωτερικής γραμμής Πράσινο: η εσωτερική γραμμή είναι ελεύθερη να δεχτεί κλήση Κόκκινο: η γραμμή είναι απασχολημένη, δεν μπορεί να δεχτεί κλήση Κόκκινο αναβοσβήνει: η γραμμή δέχεται κλήση, αλλά ακόμα δεν έχει απαντηθεί Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 6 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-02-ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ-ΚΕΝΤΡΟ
2.2.4 Μεταφορά κλήσης Η μεταφορά εισερχόμενης κλήσης είναι μια συχνή και απλή διαδικασία. Για την επιτυχή μεταφορά της κλήσης απαιτείται η πίεση δύο πλήκτρων. Αρχικά πιέζετε το πλήκτρο μεταφοράς γραμμής, το οποίο επεξηγήθηκε στην ενότητα 2.2.2 και στη συνέχεια από το δεξί τμήμα πιέζετε το πλήκτρο της εσωτερικής γραμμής στην οποία πρέπει να μεταφερθεί κλήση. Μόλις πραγματοποιηθεί η παραπάνω διαδικασία, στο δεξί τμήμα θα βλέπετε την εσωτερική γραμμή να αναβοσβήνει κόκκινη μέχρι να απαντηθεί. Σε περίπτωση που δεν απαντάει για κάποιο λόγο η εσωτερική γραμμή τότε μπορείτε να επιστρέψετε στην κλήση επιλέγοντας το πρώτο πλήκτρο στα αριστερά της οθόνης, όπου φαίνεται και ο αριθμός της εισερχόμενης κλήσης. Με αυτό τον τρόπο, μπορείτε να ενημερώσετε το άτομο που κάλεσε ότι η σύνδεση με την εσωτερική γραμμή δεν ήταν εφικτή και είτε μπορείτε να τον συνδέσετε με κάποια άλλη εσωτερική γραμμή (ακολουθώντας την ίδια διαδικασία) είτε να του ζητήσετε να καλέσε ξανά αργότερα. Οι εσωτερικές γραμμές του Γραφείου Κτηματογράφησης Πέλλας έχουν ως έναρξη το 800, ενώ οι εσωτερικές γραμμές του Γραφέιου Κτηματογράφησης Σκύδρας έχουν ως έναρξη το 900. 2.3 Βασικές λειτουργίες συσκευής Gigaset A510 Οι αύρματες συσκεύες του τηλεφωνικού κέντρου είναι μοντέλα Gigaset A510 (εικόνα 2.5). Η λειτουργία της συγκεκριμένης συσκευής είναι πιο απλή σε σχέση με εκείνη της ενσύρματης. Εικόνα 2.5 Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 7 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-02-ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ-ΚΕΝΤΡΟ
Όπως φαίνεται και στην παραπάνω εικόνα το πληκτρολόγιο της συσκευής αποτελείται από τα συνηθισμένα πλήκτρα μιας οποιασδήοτε συσκευής, αριθμοί, απάντηση κλήσης, κλείσιμο κλήσης, πλήκτρα πλοήγησης στο μενού, πλήκτρο ανάγνωσης μηνυμάτων και το πλήκτρο R. Στην οθόνη της συσκευής φαίνονται στοιχεία ημερομηνίας και ώρας, ενώ αν πιέσετε οποιοδήποτε πλήκτρο και μετά επιστροφή, φαίνεται στο κέντρο και το νούμερο της εσωτερικής γραμμής που αντιστοιχεί στη συγκεκριμένη συσκευή. Για να πραγματοποιήσετε κλήση από τη συγκεκριμένη συσκευή χρειάζεται να πληκτρολογήσέτε τον αριθμό και να πιέσετε το πλήκτρο κλήσης (πράσινο τηλεφωνάκι). Υπενθυμίζεται ότι δεν απαιτείται η χρήση κάποιου άλλου αριθμού πριν την πληκτρολόγηση του αριθμού που καλείτε. Στη συγκεκριμένη συσκευή, επανάκληση πραγματοποείται πιέζοντας το πρώτο από αριστερά πλήκτρο, πάνω από το πράσινο τηλεφωνάκι. Το δεξί πλήκτρο, πάνω από το κόκκινο τηλεφωνάκι, σας εισάγει στο μενού. Όταν υπάρχουν αναπάντητες κλήσεις τότε το πλήκτρο με το φακελάκι, κάτω αριστερά, θα αναβοσβήνει κόκκκινο. Πιέζοντας το πλήκτρο μπορείτε να δείτε τη λίστα των αναπάντητων κλήσεων μηνυμάτων. Η μεταφορά της εισερχόμενης κλήσης από τη συγκεκριμένη συσκευή προς κάποια άλλη, πραγματοποείται μέσω του πλήκτρου R. Συγκεκριμένα, ενώ η γραμμή είναι ενεργή, επιλέγετε αρχικά το πλήκτρο R και στη συνέχεια πιέζετε από το πληκτρολόγιο των αριθμών, το νούμερο της εσωτερικής γραμμής στην οποία θέλετε να μεταφέρετε την κλήση. Πατάτε το κόκκινο κουμπάκι έτσι ώστε να μεταφερθεί η γραμμή. 3. ΕΓΓΡΑΦΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ ΤΗΛΕΦΩΝΗΤΗ Η εγγραφή μηνύματος στον τηλεφωνητή, ώστε όταν κάποιος καλεί στο Γραφείο Κτηματογράφησης, να ενημερώνετε που έχει καλέσει πριν του απαντήσει κάποιος, είναι μια απλή διαδικασία. Η διαδικασία γίνεται σε δύο στάδια. Στο πρώτο στάδιο καταγράφουμε το μήνυμα και στο δεύτερο στάδιο ο διαχειριστής του τηλεφωνικού κέντρου το καθιστά ενεργό μέσω εξειδικευμένης διαδικασίας για την οποία είναι εξουσιοδοτημένος μόνο αυτός. Στη συνέχεια αναλύεται η διαδικασία καταγραφής του μηνύματος. 1. Σηκώνετε το ακουστικό της συσκευής από την οποία θα γίνει η καταγραφή του μηνύματος 2. Στο πληκτρολόγιο της τηλεφωνικής συσκευής, πληκτρολογείτε *77# Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 8 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-02-ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ-ΚΕΝΤΡΟ
3. Μόλις ακούσετε τον ήχο έναρξης καταγραφής, «μπιμ», ξεκινάτε την εκφώνηση του μηνύματος 4. Αμέσως μόλις ολοκληρώσετε την εκφώνηση του μηνύματος, πιέζετε το πλήκτρο # 5. Από το ακουστικό ακούτε ένα σχετικό μήνυμα, κατά το οποίο ενημερώνεστε ότι μπορείτε να ακούσετε το μήνυμα που καταγράψατε πιέζοντας το πλήκτρο 1 6. Σε περίπτωση που το μήνυμα δε σας αρέσει, μπορείτε να εκφωνήσετε ένα νέο ακολουθώντας την παραπάνω διαδικασία από την αρχή. Σε διαφορετική περίπτωση το μήνυμάς σας έχει καταγραφεί. Μόλις καταγράψετε το μήνυμα, είστε πλέον σε θέση να ενημερώσετε το διαχειριστή του τηλεφωνικού κέντρου ώστε να προχωρήσει και εκείνος στις δικές του ενέργειες. Ο διαχειριστής το μόνο που χρειάζεται να γνωρίζει είναι σε ποιο τηλεφωνικό κέντρο αναφέρεστε (π.χ Γραφείο Κτηματογράφησης Πέλλας, 2382083333) και από ποια εσωτερική γραμμή (π.χ. 801) έγινε η καταγραφή του μηνύματος. Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 9 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-02-ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ-ΚΕΝΤΡΟ