ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΩΝΤΑΣ ΤΟ ARIS 1. Εγκατάσταση Εισάγοντας το CD στον υπολογιστή σας, θα εκτελεστεί το auto - run και θα σας εµφανίσει ένα παράθυρο µε επιλογές εγκατάστασης. (εάν δεν εκτελεστεί το auto - run, εκτελέστε το πρόγραµµα aris _6. exe από το root του CD ). Επιλέξτε τις ακόλουθες επιλογές: 1. Installations 2. Client/Local 3. ARIS Toolset 4. Single user Installation 5. Για γλώσσα εγκατάστασης επιλέξτε English 6. Το path που θα γίνει η εγκατάσταση Για την εγκατάσταση του προγράµµατος προαπαιτούνται ορισµένα αρχεία το οποία σε περίπτωση που δεν υπάρχουν στον υπολογιστή σας, θα σας ζητηθεί να τα εγκαταστήσετε (βρίσκονται στο CD εγκατάστασης του ARIS ). Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση του προγράµµατος, µε την εκτέλεσή του θα σας ζητηθεί να εισάγετε τον κωδικό. Επιλέξτε "Demo Version" για να συνεχίσετε την εργασία σας σε αυτό. 2. Γνωρίζοντας το περιβάλλον εργασίας Ξεκινώντας το ARIS η πρώτη δουλεία που θα έχουµε να κάνουµε είναι να δηµιουργήσουµε ένα νέο project. Η πρώτη οθόνη του ARIS που βλέπουµε είναι ένα παράθυρο το λεγόµενο ARIS Explorer. Παρατηρώντας το αριστερό µέρος του παραθύρου βλέπουµε ότι υπάρχει µόνο ένας server ο οποίος ονοµάζεται Local. Για να δηµιουργήσουµε ένα νέο project πρέπει να τον ανοίξουµε αφού ότι δηµιουργούµε αποθηκεύεται σε αυτόν ενώ επίσης περιέχει και project που έχουµε ήδη δηµιουργήσει. Ο server ανοίγει κάνοντας πάνω του δεξί "κλικ" και πατώντας από το αναδυόµενο µενού το Open. Το ARIS Explorer λειτουργεί όπως και το Windows Explorer. Στο αριστερό πλαίσιο βλέπουµε τι περιέχεται στο ARIS Network ενώ στο δεξιό βλέπουµε τα περιεχόµενα του επιλεγµένου στοιχείου από αριστερό πλαίσιο. Προς το παρόν βλέπουµε τα περιεχόµενα του Local που στην συγκεκριµένη περίπτωση είναι κάποιες βάσεις δεδοµένων "project". Όπως θα δούµε και παρακάτω αν ανοίξουµε κάποια από αυτές θα δούµε τα περιεχόµενα της.
Αφού ανοίξουµε τον server µας δίνεται η δυνατότητα είτε να δηµιουργήσουµε µια νέα βάση, είτε να συνεχίσουµε να εργαζόµαστε σε µια υπάρχουσα βάση, είτε να ανακτήσουµε (Restore) κάποιο παλαιότερο αρχείο. To ARIS περιέχει µια µια προ-εγκατεστηµένη βάση, την DEMO 60. Η βάση αυτή περιέχει αρκετά παραδείγµατα από διάφορους τύπους διαγραµµάτων, όλα οργανωµένα σε φακέλους και υπο-φακέλους. 3. Άνοιγµα βάσης Το µόνο που θα πρέπει να κάνω για να µπω στο project είναι να κάνω κλικ στο "+" που βρίσκεται δίπλα από το όνοµα της βάσης. Με τον ίδιο τρόπο µπορώ να δώ τα περιεχόµενα οποιοδήποτε φακέλου. Εναλλακτικά µπορώ να κάνω 2πλό κλικ πάνω στην βάση ή φάκελο που θέλω να δώ τα περιεχόµενά του. να µην είναι διαθέσιµη σε κανένα εκτός από εµάς. Πριν κλείσω το ARIS θα έχω δυο επιλογές. Η µια είναι να κάνω backup την βάση µου και να την αποθηκεύσω σε ένα αρχείο. Όµως δεν είναι απαραίτητο να την κάνω backup εφόσον δεν έχω τελειώσει πλήρως την εργασία µου. Το ARIS θα κρατήσει την βάση δεδοµένων µου στον τοπικό server (Local) και θα είναι διαθέσιµη και την επόµενη φορά που θα ανοίξω το ARIS και το server. Βέβαια αν βρίσκοµαι σε κοινόχρηστους υπολογιστές όπως για παράδειγµα τα εργαστήρια του τµήµατος κάλο θα ήταν να κάνουµε την εργασία µας backup ώστε να την αποθηκεύουµε σε ένα αρχείο και µετά να την σβήνουµε από την βάση κάνοντας πάνω στην βάση δεξί κλικ και delete έτσι ώστε
4. ηµιουργία νέας βάσης Η δηµιουργία ενός νέου project (βάσης) προϋποθέτει την δηµιουργία µιας βάσης δεδοµένων στην οποία θα αποθηκεύονται όλα τα διαγράµµατα και τα αντικείµενα που θα χρησιµοποιούµε. Για τον σκοπό αυτό κάνουµε δεξί κλικ στον server και επιλέγουµε από το αναδυόµενο µενού " New.., New Database" όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Μετά θα µας ζητηθεί να ονοµάσουµε την νέα βάση.η βάση που µόλις δηµιουργήσαµε είναι κενή δηλαδή δεν περιέχει κανένα διάγραµµα ή αντικείµενο και το µόνο που περιέχει είναι διάφοροι φάκελοι όπως για παράδειγµα τα Fonts Formats ή τα Languages στους οποίους περιέχονται γραµµατοσειρές και πληροφορίες για τις διαθέσιµες γλώσσες αντίστοιχα. Επίσης περιέχεται και ένας φάκελος που ονοµάζεται Main Group που µέσα σε αυτόν θα αποθηκεύονται τα διαγράµµατα και τα αντικείµενα που δηµιουργούµε. Το φάκελο αυτό (όπως και κάθε άλλο αντικείµενο) µπορούµε να τον µετονοµάσουµε κάνοντας πάνω του δεξί κλικ και επιλέγοντας το Rename, ή όπως και στα Windows, µπορούµε να πειλέξουµε το αντικείµενο και να πατήσουµε το F2. Όταν ονοµάζουµε ένα αντικείµενο στο ARIS, συνίσταται να δίνουµε ονόµατα τα οποία αντιπροσωπεύουν τον φάκελο, το µοντέλο, ή το αντικείµενο.
6. ηµιουργία και οργάνωση φακέλων Όπως είπαµε και στην περιγραφή παραθύρου του ARIS το ARIS Explorer λειτουργεί σαν τον Internet Explorer δηλαδή µπορούµε να οργανώσουµε όπως θέλουµε εµείς τους φακέλους µας και να τοποθετήσουµε τα διαγράµµατα κατάλληλα. Μια πιο αναπτυγµένη µορφή του ARIS Explorer είναι στην παρακάτω εικόνα. Εάν θέλουµε να δηµιουργήσουµε επιπλέον φάκελο για να τοποθετήσουµε µερικά διαγράµµατα τότε θα κάνουµε δεξί κλικ στο Main Group που στην περίπτωση µας το έχουµε ονοµάσει "Προµήθειες µέσω Επιµελητείας" και από το αναδυόµενο µενού θα επιλέξουµε " New., Group." και θα δηµιουργήσω έναν επιπλέον φάκελο στο Main Group.
7. ηµιουργία διαγραµµάτων Τα διαγράµµατα τα οποία µπορούµε να δηµιουργήσουµε στο ARIS και τα οποία θα µας βοηθήσουν στην µοντελοποίησης της εργασίας είναι 3. Το Organization Chart, το Function Tree, και το eepc. Σύµφωνα µε την µεθοδολογία ARIS, για να δηµιουργήσω το eepc θα πρέπει να έχω δηµιουργήσει τα άλλα δυο διαγράµµατα πρώτα. Τα αντικείµενα που θα δηµιουργήσουµε για τα δύο αυτά διαγράµµατα (Organization units, Functions), θα τα συνδυάσουµε µε Events δηµιουργήσουµε τελικά το eepc, το οποίο και απεικονίζει την ροή και δοµή της διαδικασίας. Για να κάνουµε ένα νέο διάγραµµα, κάνουµε δεξί κλικ στον φάκελο Main Group ή σε κάποιο υπο-φάκελο, και από το αναδυόµενο µενού επιλέγουµε "New." και "Model.". Ένα παράθυρο διαλόγου µας ζητάει να επιλέξουµε το είδος του διαγράµµατος που θέλουµε να δηµιουργήσουµε. Επιλέγουµε Organization για το Organization Chart και Functions για το Function Tree. Αφού επιλέξουµε ένα αντιπροσωπευτικό όνοµα για το νέο µας διάγραµµα, εµφανίζεται το κεντρικό πράθυρο δηµιουργίας διαγραµµάτων, όπως βλέπουµε στην επόµενη εικόνα. Παρατηρείστε ότι ο χώρος εργασίας µας αποτελείτε από 4 παράθυρα, τα οποία το καθένα περιέχει χρήσιµες πληροφορίες για το υπο-κατασκευή διάγραµµα. Το πρώτο παράθυρο εµφανίζεται στην αρχή ως κενό, και είναι ο χώρος που θα τοποθετήσουµε τα αντικείµενα (πχ οργανωσιακές µονάδες) και θα σχεδιάσουµε το νέο µας διάγραµµα. Μπορείτε να κάνετε zoom in και zoom out πατώντας το + και το - αντίστοιχα. Φυσικά µερικά διαγράµµατα µπορούν να είναι αρκετά µεγάλα. Για την εύκολη πλοήγησή µας, µας βοηθάει το 3ο παράθυρο, το οποίο απεικονίζει το συνολικό µας διάγραµµα σε σµίκρυνση. Το 2ο παράθυρο εµφανίζει το σύνολο των βάσεων, διαγραµµάτων και αντικειµένων που περιέχει ο server µας, σε διάταξη δέντρου. Στο πάνω µέρος αυτού του παραθύρου (σηµειωµένα σε κύκλο στην εικόνα) υπάρχουν οι επιλογές για το εάν θα εµφανίζονται στα περιεχόµενά του δέντρου το µοντέλα, τα αντικείµενά του ή και τα δύο.
Τέλος, το 4ο παράθυρο µας δείχνει τις ιδιότητες του κάθε αντικειµένου που έχουµε επιλεγµένο κάθε φορά, ενώ η περιοχή 5 περιέχει όλα τα διαθέσιµα αντικείµενα που µπορώ να χρησιµοποιείσω στο διάγραµά µου. Ενώ όλο το περιβάλλον δηµιουργίας και σχεδιασµού διαγραµµάτων είναι ο ίδιος ανεξάρτητα από τον τύπο του διαγράµµατος που έχω επιλέξει, η λίστα αυτή µε τα διαθέσιµα αντικείµενα αλλάζει δυναµικά. Για να δούµε τι αντιπροσωπεύει καθένα από αυτά τα αντικείµενα το τοποθετούµε τον δείκτη του mouse πάνω του. Αντικείµενα για το Organisation Chart Αντικείµενα για το Funtion Tree Αντικείµενα για το eepc Για να δηµιουργήσω ένα νέο αντικείµενο θα το επιλέξω απο την περιοχή 5 µε ένα κλικ και θα ξανακάνω κλικ στο παράθυρο 1 ώστε να εµφανιστεί εκεί.
Ότι αντικείµενο δηµιουργώ στο Organization Chart εµφανίζεται επίσης και στο παράθυρο 3 του Organization Chart αλλά και στο 2o παράθυρο σαν αντικείµενο που αποθυκεύεται στην βάση. Μεταονοµάζω το αντικείµενο και συνεχίζω βήµα-βήµα και µε το υπόλοιπα αντικείµενα. Όπως έχουµε δει, τα διαγράµµατά µας αποτελούνται από πολλά αντικείµενα τα οποία είναι -συσχετισµένα µεταξύ τους µε σχέσεις «γονέα-παιδιού». Για να δηµιουργήσω µια τέτοια σχέση, τοποθετώ τον δείκτη του mouse στην περιφέρεια του «γονέα» και αφού βεβαιωθώ ότι δεν έχω επιλεγµένο κανένα αντικείµενο του διαγράµµατος, παρατηρώ ότι ο δείκτης θα αλλάξει µορφή (2 ασπρόµαυροι κύκλοι ενωµένοι µε µια γραµµή). Πιέζοντας το αριστερό πλήκτρο του mouse και δίχως να το αφήσω, τοποθετώ τον δείκτη του mouse στην περιφέρεια του «παιδιού» αφήνοντας παράλληλα το πλήκτρο του mouse. Εάν η σχέση που πάω να δηµιουργήσω µπορεί να είναι πολλών τύπων, ένα νέο παράθυρο θα µας ζητήσει να ορίσουµε τον τύπο της. Η διαδικασία που ακολουθώ για να κατασκευάσω ένα eepc διάγραµµα είναι όµοια µε την δηµιουργία των άλλων διαγραµµάτων µόνο που όταν επιλέξω Model από το παράθυρο που θα εµφανιστεί θα επιλέξω το Processes και από κάτω το eepc.
8. ηµιουργία Assignments Με την λειτουργία αυτή µπορούµε να συνδέσουµε µια διαδικασία σε ένα EPC διάγραµµα µε ένα άλλο EPC το οποίο θα δείχνει την ροή των υπο-διαδικασιών της διαδικασίας αυτής. Για παράδειγµα, εάν έχω στο Function tree... Θα κάνω το πρώτο EPC... Και µετά για να δείξω την συσχέτιση της F 1 µε τις F 12 και F 13, κάνω τα παρακάτω βήµατα: Κάνω δεξί κλικ στην F 1 και επιλέγω " Assignments " και "Create..."
Από το αναδυόµενο παράθυρο διαλόγου µπορούµε να επιλέξουµε εάν θα κάνουµε assign ένα νέο ή υπάρχων διάγραµµα. Επιλέγουµε να κάνουµε ένα νέο, που θα αποθηκευτεί, και ανοίγει το περιβάλλον σχεδιασµού EPC διαγραµµάτων. Παρατηρήστε ότι το όνοµα του νέου EPC έχει το όνοµα της διαδικασίας ( F 1). Με αυτόν τον τρόπο µπορούµε εύκολα να εντοπίζουµε τα διαγράµµατά µας από τον ARIS Explorer. Αφού σχεδιάσω το νέο EPC, κάνω ' Save ' και η διαδικασία assignment έχει ολοκληρωθεί. Παρατηρούµε οτι στο πρώτο EPC, κάτω δεξιά στην διαδικασία F1 υπάρχει τώρα ένα µικρό σύµβολο.
Αυτό υποδηλώνει ότι αυτή η διαδικασία έχει εάν assignment διάγραµµα, και αν κάνουµε 2πλό κλικ πάνω του, θα εµφανιστεί το αντίστοιχο EPC διάγραµµα (το F 1). Παρατηρείστε επίσης ότι το ίδιο σύµβολο εµφανίζεται και στο Function Tree. Έτσι µπορούµε να δούµε για ποιες από το σύνολο των διακλαδώσεων σε αυτό έχουµε δηµιουργήσει τα αντίστοιχα EPC διαγράµµατα. 9. Χρήση του layout Σε κάθε στάδιο της σχεδίασης ενός διαγράµµατος µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε την λειτουργία Layout. Η λειτουργία αυτή µας βοηθάει να αναδιοργανώσουµε το διάγραµµά µας ώστε να έχει µορφή δέντρου. Κατά την διαδικασία τοποθέτησης αντικειµένων και σχέσεων στο διάγραµµά µας, δηµιουργείτε αταξία. Κάνοντας δεξί κλικ πάνω σε ένα κενό µέρος του χώρου σχεδίασης (παράθυρο 1), επιλέγω από το αναδυόµενο µενού το Layout. Το ARIS επανατοποθετεί (από πάνω προς τα κάτω) στο χώρο τα αντικείµενα και τις σχέσεις έτσι ώστε να φαίνονται πιο ξεκάθαρα και δίχως να υπάρχουν επικαλυπτόµενες σχέσεις.
10. Ιδιότητες αντικειµένων Κάθε αντικείµενο στο ARIS, εκτός από την γραφική του απεικόνιση σε ένα διάγραµµα, περιέχει αποθηκευµένες πλήθος ιδιοτήτων, οι οποίες περιλαµβάνουν ένα όνοµα, ένα µοναδικό κωδικό, το όνοµα του σχεδιαστή-δηµιουργού του κλπ. Για να δούµε τις ιδιότητες κάθε αντικειµένου, κάνουµε διπλό κλικ πάνω του και εµφανίζεται ένα νέο παράθυρο (το οποίο µάλιστα είναι µεγιστοποιηµένο). Κάθε τύπος αντικειµένου έχει και τις δικές του ιδιότητες. Έτσι, για παράδειγµα, ένα Function περιέχει ιδιότητες σχετικές µε το κόστος και τον χρόνο εκτέλεσής της. Οι ιδιότητες αυτές καθιστούν τα διαγράµµατα πολύτιµα αφού έτσι µπορούµε να τα χρησιµοποιήσουµε για να κάνουµε simulations και να µετρήσουµε το συνολικό- µέσο κόστος ή χρόνο που απαιτεί µια Επιχειρηµατική ιαδικασία. Πέρα όµως από αυτές τις ιδιότητες, τα αντικείµενα αποθηκεύουµε και άλλες ιδιότητες που έχουνε να κάνουν µε την απεικόνισή του σε ένα ή περισσότερα διαγράµµατα. Για να δούµε τις ιδιότητες κάθε αντικειµένου, το επιλέγουµε και από το αναδυόµενο µενού επιλέγουµε "Properties ".
13. Reorganize βάσης Όταν δηµιουργούµε ένα αντικείµενο, αυτό αποθηκεύεται στην βάση δεδοµένων του ARIS, έτσι ώστε να µπορούµε να το επαν-χρησιµοποιήσουµε σε περισσότερα από ένα διαγράµµατα. Όταν για παράδειγµα σχεδιάζουµε το Function Tree και δηµιουργούµε ένα νέο function, αυτό θα αποθηκευτεί στην βάση και θα παραµείνει εκεί ακόµα και αν το επιλέξουµε από το διάγραµµα και πατήσουµε delete. Αυτό έχει σαν αποτέλεσµα την δηµιουργία άχρηστων αντικειµένων στην βάση µας, αφού δεν χρησιµοποιούνται σε κανένα διάγραµµα. Για να διαγράψουµε οριστικά όλα αυτά τα αντικείµενα, χρησιµοποιούµε την λειτουργίας του ARIS ' reorganize ', ακολουθώντας τις ακόλουθα βήµατα: 1) Κάνουµε Save όλα τα διαγράµµατα, 2) Κάνουµε ' Log Out ' από την βάση (πατώντας δεξί κλικ πάνω στην βάση και επιλέγοντας την αντίστοιχη επιλογή) 3) Ανοίγουµε τα Properties της βάσης (πατώντας δεξί κλικ πάνω στην βάση και επιλέγοντας Properties ) 4) Από το αναδυόµενο παράθυρο επιλέγουµε Reorganize. 5) Από το αναδυόµενο παράθυρο διαλόγου επιλέγουµε "Delete definitions without occurrences" και πατάµε "Run".
Όταν τελειώσει η διαδικασία, µπορούµε να δούµε ποια αντικείµενα διεγράφησαν. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η διαγραφή αντικειµένων από την βάση µε την µέθοδο αυτή είναι µη αντιστρέψιµη! 14. Backup / Restore βάσης Κάθε βάση που δηµιουργούµε αποθηκεύεται τοπικά στον server. Όταν όµως θέλουµε να την αποθηκεύσουµε σε ένα ανεξάρτητο αποθηκευτικό µέσο µε σκοπό να την µεταφέρουµε σε ένα άλλο server ή για να δηµιουργήσουµε ένα αντίγραφο ασφαλείας, τότε χρησιµοποιούµε την λειτουργία Backup. Κάνοντας αριστερό κλικ πάνω στην βάση που θέλουµε να κάνουµε Backup, επιλέγουµε "Properties" από το αναδυόµενο µενού.
Τέλος επιλέγω το όνοµα και την θέση αποθήκευσης του αρχείου, το οποίο έχει format. adb και αρκετά µικρό µέγεθος ώστε να χωράει σε µια απλή δισκέτα. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για να επιτύχει η διαδικασία Backup θα πρέπει όλα τα διαγράµµατα της βάσης και οι αλλαγές σε αυτά να είναι αποθηκευµένα. Για να ανακτήσω την βάση από το. adb αρχείο, ανοίγω το ARIS και τον server, και κάνοντας δεξί κλικ στον server και επιλέγουµε "Properties" από το αναδυόµενο µενού. Η λειτουργία αυτή δεν θα πραγµατοποιηθεί εάν κάνετε 2πλο κλικ πάνω στο αρχείο '.adb'.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για να επιτύχει η διαδικασία Restore θα πρέπει να µην υπάρχει άλλη βάση στον server µε το ίδιο όνοµα της βάσης που πάµε να ανακτήσουµε. Σε αντίθετη περίπτωση θα λάβουµε ένα µήνυµα λάθους. Α. Παπαργύρης