ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΔΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ (Το έντυπο αποστέλλεται στην ΕΥΔ ΕΠ ΨΣ)

ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΔΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ (Το έντυπο αποστέλλεται στην ΕΥΔ ΕΠ ΨΣ) Κωδ ΟΠΣ (MIS) 304238 Πράξη Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης Υποέργο Υλοποίηση Π.Σ. Βιβλιοθήκης Λειτουργικών Υπηρεσιών» Διάρκεια Διαβούλευσης Από 12/12/2011 Έως 03/01/2012 Φορέας (Αναθέτουσα Ειδικός Λογαριασμός Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης Αρχή) Όνοματεπώνυμο Υπεύθυνου Δημήτριος Γεωργίου Αναπληρωτής Καθηγητής Επικοινωνίας για την Τμήμα Ηλεκτρολόγων Μηχανικών & Μηχανικών Υπολογιστών Πράξη (όπως αναγράφεται στο εγκεκριμένο ΤΔΠ) Τηλέφωνο Γραφείο 254 10 79 969, Κινητό 693 24 10 633 e-mail dgeorg@ee.duth.gr Ηλεκτρονική Διεύθυνση http://rescom.duth.gr/anakoinwseis/diavouleuseis διαβούλευσης (φορέα) Αναφορικά με τη δημόσια διαβούλευση της ως άνω πράξης (ή υποέργου) συμμετείχαν [τρεις (3)] φορείς ή εταιρείες. Τα σχόλια που ελήφθησαν τηρούνται στο φάκελο της πράξης, και επεξεργάστηκαν από τον Ειδικό Λογαριασμό Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης και τον Επιστημονικό Υπεύθυνο της Πράξης. Συνημμένα. 1) Πίνακας Αποτελεσμάτων Δημόσιας Διαβούλευσης ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ Α/Α Σχόλιο ή Παρατήρηση (ή κοινή ομάδα παρατηρήσεων) με παραπομπή στο σχέδιο της διακήρυξης (άρθρο, παραγρ.) Απάντηση Δικαιούχου Ενσωματώθηκε στη Διακήρυξη : Τεκμηρίωση Απάντησης Υποβάλλων (Φορέας, Οργανισμός, Εταιρεία ) 1 ΜΕΡΟΣ Α, σελ.7, Παρούσα Κατάσταση Διόρθωση Total Quality Control αντί Total Quality Culture Αναφερόμαστε στην Καλλιέργεια Κουλτούρας Ολικής Ποιότητας

2 ΜΕΡΟΣ Α 2.1 Αντικείμενο του Έργου και ΜΕΡΟΣ Α 3.4.1 «Λειτουργική Ενότητα Ολοκλήρωση CRIS με τα πληροφοριακά συστήματα του Ιδρύματος..Πύλης» Πρόκειται για μεταφορά και παραμετροποίηση λογισμικού που θα αναπτύξει άλλος φορέας χωρίς να είναι γνωστά τα εργαλεία που θα χρησιμοποιήσει, η παραμετρικότητα του λογισμικού και το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης. Είναι δύσκολο ο υποψήφιος ανάδοχος να καταθέσει συγκεκριμένη προσφορά με χρονοδιάγραμμα και παραδοτέα όταν δεν έχει συγκεκριμένη αντίληψη για την ποιότητα, την πληρότητα, τις δυνατότητες και τη διαθεσιμότητα του συγκεκριμένου λογισμικού Η διαλειτουργικότητα με αντίστοιχα υποέργα συναφών πράξεων του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση» Αποτελεί απαίτηση του φορέα χρηματοδότησης. Το χρονοδιάγραμμα του παρόντος θα ακολουθήσει το χρονοδιάγραμμα ανάπτυξης της πλατφόρμας CRIS (κωδικός έργου EPSETKD0601 του ΕΚΤ) 3 ΜΕΡΟΣ Α 2.1 Αντικείμενο του Έργου και ΜΕΡΟΣ Α 3.4.1 «Λειτουργική Ενότητα Ολοκλήρωση CRIS με τα πληροφοριακά συστήματα του Ιδρύματος..Πύλης» Ο Υποψήφιος ανάδοχος καλείται να καταθέσει προςφορά για προϊόν που δεν γνωρίζει και το οποίο θα είναι proprietary. Υπάρχει πλεονέκτημα για τους συνεργάτες του ΕΚΤ και δεν ε- ξασφαλίζει την επί ίσοις όροις συμμετοχή στο διαγωνισμό των ενδιαφερομένων. Στο προκηρυσσόμενο υποέργο δεν απαιτείται ανάπτυξη της πλατφόρμας CRIS, δεδομένου ότι σχετικός διαγωνισμός εξελίσσεται σε σχετικό έργο του ΕΚΤ. Απαιτείται όμως η μελέτη αναγκών και σχεδίαση των διεπιφανειών για την ταυτόχρονη επικοινωνία των συστημάτων. Η υλοποίηση της διασύνδεσης των ΠΣ με την πλατφόρμα CRIS θα ακολουθήσει την ολοκλήρωση της α φάσης υλοποίησης του έργου που προκήρυξε του ΕΚΤ.

4 ΜΕΡΟΣ Α 3.4.2 «Λειτουργική Ενότητα Υπηρεσία Ηλεκτρονικών Εκδόσεων και προβολής Κ.Β.» Στο κεφάλαιο Α3.4.2 περιγράφεται ένα πλήρες σύστημα ανοιχτού κατά προτίμηση κώδικα, διαχείρισης ηλεκτρονικών εκδόσεων. Πώς αυτό συνδέεται με το αντίστοιχο σύστημα του ΕΚΤ (σελίδα 10) Η σχετική αναφορά στη σελίδα 10 αναφέρεται αποκλειστικά στην παροχή τεχνογνωσίας στη διαχείριση του ηλεκτρονικού περιοδικού. Το ΕΚΤ έχει εγκαταστήσει ηλεκτρονικό περιοδικό και διαθέτει έμπειρα στελέχη στη διαχείριση ηλ. περιοδικού 5 ΜΕΡΟΣ Α 3.4.4 «Λειτουργική ενότητα Υπηρεσία Ταξινόμησης Δημόσιων Εγγράφων». Το αποθετήριο υπηρεσιακών εγγράφων θα πρέπει να υποστηρίζει όλες τις βασικές εργασίες διαχείρισης εγγράφων, όπως τεκμηρίωση, μεταβίβαση, εγγράφων, ασφάλεια, ανάσυρση εγγράφων, επικοινωνία, αναζήτηση σε πλήρες κείμενο, web αναζήτηση αδιαβάθμητων εγγράφων). και όχι Βιβλιοθηκονομικές. ΝΑΙ Ενσωμα τώθηκε στο Μέρος Α 3.4.4 Η παρατήρηση έγινε και καταχωρήθηκε σχετική διόρθωση στο κείμενο.

6 ΜΕΡΟΣ Α 3.4.5 «Λειτουργική ενότητα Υπηρεσία Βιβλιοθήκης δια κινητών τηλεφώνων» Ζητείται η πληρωμή των προστίμων μέσω κινητών τηλεφώνων. Η λειτουργία αυτή απαιτεί τη συνεργασία και των δύο μερών με φορέα διαχείρισης χρημάτων (λογαριασμός πελάτη, λογαριασμός Ιδρύματος). Πώς εννοείται η συγκεκριμένη συναλλαγή. Παρακαλούμε να δοθεί πιο αναλυτική περιγραφή του τρόπου υλοποίησης της συγκεκριμένης λειτουργίας. ΝΑΙ Ενσωμα τώθηκε στο Μέρος Α 3.4.5 Στο χρήστη που χρεώνεται με οικονομική επιβάρυνση, παρέχεται ένας 12ψήφιος κωδικός, για τον οποίο ενημερώνεται η βιβλιοθήκη. Επίσης ενημερώνεται και για τον καταθετικό λογαριασμό του ΕΛΚΕ, στον οποίο θα εμβάσει το ποσό. Μετά την κατάθεση ο ΕΛΚΕ ενημερώνει την ΚΒ για την πραγματοποίηση της κατάθεσης. Και οι δυο αυτές ενέργειες απαιτούν την ανάπτυξη εφαρμογών και σχετικών διεπιφανειών από τον ανάδοχο του έργου. 7 ΜΕΡΟΣ Α 3.13 «Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις το Έργου». Ο χρονικός προσδιορισμός των φάσεων δεν συνδέεται με τα έργα/ενότητες που καλείται να υλοποιήσει ο ανάδοχος. Είναι οριζόντιος και δεν λαμβάνει υπόψη τις δυσκολίες ή και αβεβαιότητες στην υλοποίησή τους. Αυτό επηρεάζει και την επιλογή τρόπου πληρωμής, όπου η πληρωμή συνδυάζεται με περισσότερα από ένα παραδοτέα. Προτείνεται οι φάσεις και το χρονοδιάγραμμα να συνδεθούν με κάθε ενότητα, να προσδιορισθούν τα παραδοτέα και η πληρωμή να εξαρτάται ξεκάθαρα από συγκεκριμένη υλοποίηση και παραδοτέο. Διότι διαταράσσεται η απαίτηση περί της υποχρέωσης ανάπτυξης όλων των υπηρεσιών και όχι μέρους εξ αυτών. Σχετικά με τον επιμερισμό της πληρωμής, επίσης δεν η παρατήρηση, διότι κάτι τέτοιο εμμέσως διαταράσσει την ως άνω απαίτηση του φορέα.

8 ΜΕΡΟΣ Β 1.1 «Αντικείμενο Διαγωνισμού» Ζητείται οι προσφορές να καλύπτουν το σύνολο των απαιτήσεων. Λόγω του ότι κάθε ενότητα της διακήρυξης αποτελεί διακριτό αντικείμενο, μη συσχετιζόμενο με τα υπόλοιπα, θεωρούμε ότι η απαίτηση αυτή οδηγεί σε πολλούς υπεργολάβους με αμφίβολη τη δυνατότητα αρμονικής συνεργασίας. Σε σχέση και με τις δυσκολίες που επισημάναμε (εξάρτηση από αποτελέσματα τρίτων) και με το αυστηρό πλαίσιο νομοθεσίας (ποινικές ρήτρες, κλπ) που μπορούν να επηρεάσουν την ομαλή εκτέλεση του έργου, θεωρούμε ότι η δυνατότητα συμμετοχής σε συγκεκριμένη ενότητα με διακριτό προϋπολογισμό θα είναι προς το συμφέρον του Πανεπιστημίου. Αυτό διότι θα δώσει στους υποψήφιους αναδόχους τη δυνατότητα να συμμετάσχουν στα γνωστικά πεδία που διαθέτουν τεχνογνωσία και εμπειρία και στο Πανεπιστήμιο τη δυνατότητα να επιλέξει με αντικειμενικά κριτήρια. Όπως και η παρατήρηση #7 9 ΜΕΡΟΣ Β 2.6, εδ. 2 και 3 «Τεχνική και Επαγγελματική Ικανότητα» Ζητείται εμπειρία σε αντίστοιχα έργα νοούμενα ως σύνολο των δράσεων που περιλαμβάνει το συγκεκριμένο έργο. Όπως αναφέραμε στα προηγούμενα είναι σχεδόν αδύνατο να έχει υλοποιηθεί αντίστοιχο έργο και κατά συνέπεια να υπάρχουν ανάλογες περιγραφές ή και εμπειρία των στελεχών του προκύπτει από τη διατύπωση ότι απαιτείται εμπειρία στο σύνολο των υπηρεσιών. Θα εκτιμηθεί η εμπειρία στην ανάπτυξη του συνόλου ή μέρους των υπηρεσιών που προκηρύσσονται. Εμπειρία σε συναφή έργα θα συνεκτιμηθεί.

αναδόχου. Ιδιαίτερα για το έργο CRIS, όπου δεν έχει ακόμα αναπτυχθεί το αντίστοιχο λογισμικό, που θα είναι proprietary και τρίτων (ΕΚΤ) είναι αδύνατον να παρατεθεί αντίστοιχη εμπειρία. 10 Γενικές Παρατηρήσεις Ζητείται από τους συμμετέχοντες να καταθέσουν πρόταση για το σύνολο των απαιτήσεων. Το Υποέργο αποτελείται από ενότητες με πολύ διαφορετικά αντικείμενα που απαιτούν εξειδίκευση και ειδικές δεξιότητες. Ο συνδυασμός με υπεργολάβους δεν είναι κατά τη γνώμη μας η κατάλληλη λύση, για τους λόγους που προαναφέραμε. Θεωρούμε ότι η διαμόρφωση διακριτών Ενοτήτων-Δράσεων με συγκεκριμένο προϋπολογισμό και η δυνατότητα των αναδόχων να συμμετάσχουν στις ενότητες που διαθέτουν τεχνογνωσία και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα θα είναι προς το συμφέρον του έργου και του Πανεπιστημίου διότι θα έχει τη δυνατότητα να επιλέξει την καλύτερη προσφορά σε κάθε αντικείμενο Διότι διαταράσσεται η απαίτηση περί της υποχρέωσης ανάπτυξης όλων των υπηρεσιών και όχι μέρους εξ αυτών. ΓΚΛΟΜΠΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ

11 Γενικές Παρατηρήσεις Στις περιπτώσεις δύο ενοτήτων, του CRIS και του Συστήματος Ηλεκτρονικών εκδόσεων (e-publishing) ζητείται από τον υποψήφιο Ανάδοχο να εφαρμόσει λογισμικό που αναπτύσσει το ΕΚΤ. Η απαίτηση αυτή ενέχει κατά τη γνώμη μας κίνδυνο : Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να συντονισθεί και να γνωρίσει σε βάθος ένα λογισμικό τρίτου φορέα, το οποίο θα έχει αναπτυχθεί με συστήματα που πιθανόν δεν γνωρίζει, ενδέχεται να μην είναι προσαρμόσιμο στο βαθμό που απαιτείται και εν πάσει περιπτώσει θα πρόκειται για ιδιαίτερο λογισμικό και όχι προϊόν γενικής χρήσης. Αυτό περιορίζει τη δυνατότητα συμμετοχής σε περιορισμέο κύκλο προσώπων, ενδεχομένως προσκείμενων στο ΕΚΤ και κατά συνέπεια αντιβαίνει στην αρχή της εξασφάλισης ίσων δυνατοτήτων συμμετοχής των ενδιαφερομένων προμηθευτών. Όπως στην παρατήρηση #3 ΓΚΛΟΜΠΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ 12 Γενικές Παρατηρήσεις Στις περιπτώσεις δύο ενοτήτων, του CRIS και του Συστήματος Ηλεκτρονικών εκδόσεων (e-publishing) ζητείται από τον υποψήφιο Ανάδοχο να εφαρμόσει λογισμικό που αναπτύσσει το ΕΚΤ. Η απαίτηση αυτή ενέχει κατά τη γνώμη μας κίνδυνο: Όπως στην παρατήρηση #2 ΓΚΛΟΜΠΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ

Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα εξαρτάται στο χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του τμήματος που του αναλογεί αλλά και στην εκτίμηση των δυσκολιών υλοποίησης, από ένα τρίτο φορέα, με τον οποίο δεν έχει συμβατική, συνεργατική σχέση και του οποίου το έργο και τις ημερομηνίες παράδοσης δεν μπορεί να επηρεάσει. Όπως είναι φυσικό δεν είναι δυνατόν να καταθέσει συγκεκριμένη σοβαρή πρόταση σε καθεστώς παρόμοιας αβεβαιότητας. 13 Γενικές Παρατηρήσεις Ίσως να ήταν χρήσιμο να διαθέτει ο ανάδοχος πιστοποιητικό συστήματος διαχείρισης σύμφωνα με το EN ISO9001:2008 ή ανάλογο στο πεδίο εφαρμογής Ανάπτυξη Λογισμικού. 14 Γενικές Παρατηρήσεις Το Υποέργο περιλαμβάνει 6 Δράσεις - υποέργα πολύ διαφορετικά στη φύση τους, στους τομείς ενδιαφέροντος και στην απαιτούμενη τεχνολογική προσέγγιση και τεχνογνωσία. Είναι επομένως φυσικό, ενδιαφερόμενες εταιρείες να μην ανταποκρίνονται σε όλες τις απαιτήσεις και κατά συνέπεια να μην επιθυμούν να συμετάσχουν σε όλα τα υποέργα. Αυτό θα στερούσε επίσης από το Πανεπιστήμιο τη δυνατότητα συνεργασίες με ΝΑΙ Ενσωμα τώθηκε στο Μέρος Β 2.6 ii)τεχνι κή και επαγγελ ματική ικανότη τα Παράδειγμα τεκμηρίωσης μπορεί να είναι η κατοχή πιστοποιητικού συστήματος διαχείρισης σύμφωνα με το EN ISO9001:2008 ή ισοδύναμο στο πεδίο εφαρμογής Ανάπτυξη Λογισμικού. Το υποέργο θα εκτελεστεί με μια σύμβαση που θα αφορά την ανάπτυξη του συνόλου των υπηρεσιών που προκηρύσσονται. Με αυτό τον τρόπο διασφαλίζεται η απαίτηση περί της υπο-χρέωσης ανάπτυξης όλων των υπηρεσιών και όχι μέρους εξ αυτών. Σχετικά με τον επιμερισμό της πληρωμής, επίσης δεν η παρατήρηση, διότι κάτι τέτοιο εμμέσως διαταράσσει την ως άνω απαίτηση του φορέα. ΙΠΕΤ

εταιρείες που έχουν αποδεδειγμένη τεχνογνωσία σε κάποιο από τα ζητούμενα αντικείμενα. Θα ήταν επομένως καλό να προσδιορίζεται στις Προδιαγραφές ότι επιτρέπεται η επιλεκτική συμμετοχή των υποψηφίων σε oποιοδήποτε συνδυασμό υποέργων επιλέξουν. και ότι θα κριθούν μόνον σε αυτά. Τούτο είναι εφικτό εάν ορισθούν Προϋπολογισμοί ανά υποέργο και αρθεί ο περιορισμός της υποχρεωτικής συμμετοχής σε όλα τα έργα με ποινή απόρριψης.. Ο Υπεύθυνος Επικοινωνίας για την Πράξη Γεωργίου Δημήτριος Αναπλ.Καθηγητής του Δ.Π.Θ.