ULTIMUS Adaptive BPM Suite Η φιλοσοφία σχεδίασης και δόµησης του Λογισµικού ιαχείρισης Ροών Εργασίας Ultimus BPM βασίζεται στην ικανότητα και ευκολία προσαρµογής του στις εκάστοτε απαιτήσεις. Έτσι αποτελείται από ένα τεχνολογικό σύνολο προηγµένων εργαλείων που µπορούν να υποστηρίξουν προσαρµογές & αλλαγές ώστε να κρατούν πάντα ενήµερες και λειτουργικές τις επιχειρηµατικές ροές εργασίας. Το Ultimus BPM λειτουργεί λαµβάνοντας υπόψη του και τους τρεις βασικούς παράγοντες για την εύρυθµη λειτουργία ενός οργανισµού: o Άνθρωποι & ανάγκες (ευκολία στη χρήση, παροχή στοιχείων για λήψη αποφάσεων, κ.λ.π.) o Τεχνολογική δοµή Υποδοµές o Εσωτερικές αλλαγές προσώπων, αρµοδιοτήτων, λειτουργιών (ρόλοι, αρµοδιότητες, πολιτική λειτουργίας, επιχειρηµατικές κατευθύνσεις, κ.λ.π.)
Αρχιτεκτονική Το Λογισµικό ιαχείρισης Ροών Εργασίας Ultimus BPM είναι µια λύση σπονδυλωτή, ασφαλής και βασισµένη 100% σε Service Oriented Αρχιτεκτονική (SOA), γεγονός που διασφαλίζει ότι όλες οι επικοινωνίες µε τα clients και τις εφαρµογές τρίτων βασίζονται XML, SOAP και WDSL standards. Υποστηρίζει 16 διαφορετικές γλώσσες και υποστηρίζει το πρότυπο Unicode. Λειτουργεί σε Microsoft Windows Servers & IIS, συνεργάζεται δε, µε τις βάσεις δεοµένων MS SQL και Oracle. Ισχυρά χαρακτηριστικά Οι ροές εργασιών σχεδιάζονται και µοντελοποιούνται µέσω του εργαλείου Ultimus Process Designer που απευθύνεται στις επιχειρηµατικές οµάδες, ή σχεδιάζονται, µοντελοποιούνται και αναπτύσονται µέσω του εργαλείου Ultimus BPM Studio που απευθύνεται στις οµάδες πληροφορικής. Η πρόσβαση των χρηστών στο περιβάλλον του Ultimus BPM πραγµατοποιείται µέσω o Ultimus Client o thin client o portals ή o custom clients. Μέσω των Ultimus Client Services, παρέχεται στους χρήστες το σύνολο των λειτουργικών δυνατοτήτων της λύσης τόσο µέσα από το Ultimus Client όσο και µέσα από τρίτες εφαρµογές. Ο server του Ultimus BPM (true SOA server), επικοινωνεί µε τα Ultimus clients αλλά και µε τρίτες εφαρµογές µέσω των προτύπων XML, SOAP & WSDL. Παράγει πλήρη reports βασισµένα στο σύνολο των πληροφοριών που απορρέουν από την επιχειρηµατική λειτουργία και µπορεί να τροφοδοτήσει παράλληλα τρίτα εργαλεία δηµιουργίας αναφορών, εφόσον απαιτηθεί, µέσω του Ultimus BI Services
Μέσω των Ultimus Flobots επιτυγχάνει έυκολα και γρήγορα την επικοινωνία του µε τρίτες εφαρµογές Τηρεί τα µοντέλα των ροών εργασίας στα Process repositories, γεγονός που επιταχύνει την ταχεία πρόσβαση και επεξεργασία τους, όταν απαιτηθεί να ενταχθούν σε παραγωγική χρήση. οµικά στοιχεία του Ultimus BPM Το Ultimus BPM, είναι µια πλήρης πλατφόρµα, που αποτελείται από πλήρως ολοκληρωµένα υποσυστήµατα, προκειµένου να διαχειρίζεται το σύνολο της ζωής των επιχειρηµατικών διαδικασιών. Κάθε υποσύστηµα έχει υλοποιηθεί µε στόχο το αντικείµενο και τις ανάγκες της επιχειρηµατικής οµάδας που απευθύνεται. Η διοίκηση της επιχείρησης ενδιαφέρεται να παρακολουθεί και να κατευθύνει τις επιχειρηµατικές διαδικασίες Οι εργαζόµενοι ενδιαφέρονται για ευκολία στη χρήση και στην επικοινωνία µε τους συνεργάτες τους Το τµήµα Πληροφορικής ενδιαφέρεται για µια εύκολη στη προσαρµογή, σταθερή στη λειτουργία και ασφαλή στην απόδοση πλατφόρµα, που παράλληλα θα µειώνει το φόρτο διαχείρισης και θα εκµεταλλεύεται µε τον καλύτερο δυνατό τρόπο την υπάρχουσα υποδοµή. Οι σύµβουλοι των επιχειρήσεων ενδιαφέρονται για εύκολα και χωρίς ανάγκη χρήσης προγραµµατισµού εργαλεία, προκειµένου αφού αποκτήσουν εικόνα και καταλήξουν να αποτυπώνουν και να αναλύουν περεταίρω επιχειρηµατικές διαδικασίες. Τα υποσυστήµατα του Ultimus BPM, που υποστηρίζουν τις αντίστοιχες επιχειρηµατικές οµάδες είναι: Για τη ιοίκηση: Ultimus Reports, Ultimus ibam Suite & Ultimus Enterprise Performance Manager Για τους εργαζόµενους: Ultimus Collaborative Client Για την Πληροφορική: Ultimus True SOA BPM Server, Ultimus Process Repositories, Ultimus BPM Database, Ultimus BPM Studio, Ultimus Org Chart, Ultimus FloStation, Ultimus System Administrator, Ultimus Process Administrator Για τους συµβούλους: Ultimus Process Designer, Ultimus Director
Αναλυτικότερα για τη ιοίκηση Ultimus Reports Web based υποσύστηµα που καλύπτει το σχεδιασµό, τη παραγωγή αλλά και τη πρόσβαση σε αναφορές µέσω Internet. Παραδείγµατα παραγοµένων αναφορών: o o o o o ιάρκεια διεκπεραίωσης διαδικασίας παραγγελιών Πλήθος εκτελεσµένων παραγγελιών σε συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα Χρόνος διάρκειας αλλαγής παραγγελίας από συγκεκριµένο τµήµα Χρόνος ανταπόκρισης σε αίτηµα παραπόνου Σηµεία / αιτίες καθυστερήσεων ανα συγκεκριµένη επιχειρηµατική διαδικασία Το υποσύστηµα Ultimus Reports παρέχει ισχυρές & ευέλικτες δυνατότητες οι οποίες συµπεριλαµβάνουν: Προσχέδια αναφορών σε επίπεδο ροών εργασίας και βηµάτων διαδικασιών, καθώς και εύκολο οδηγό χρήσης Ποικιλία µορφών παρουσίασης των αναφορών (σε πίνακα, σε πίτα, γραφική αναπαράσταση κ.λ.π.) Ειδοποιήσεις που ρυθµίζονται για αποστολή e-mail notifications προκειµένου να ενηµερώσουν ή να προτρέψουν σε συγκεκριµένες ενέργειες Ευεληξία στην επιλογή ενεργειών για αποθήκευση, εξαγωγή, εκτύπωση ή δηµοσιοποίηση των αναφορών Παρουσίαση αναλυτικότερων συνδυαστικών στοιχείων, πατώντας σε συγκεκριµένα σηµεία πληροφορίας που εµφανίζονται στην αναφορά Το Ultimus Reports παρέχει µια σειρά από ουσιαστικά οφέλη στη ιοίκηση της επιχείρησης, στην κατεύθυνση τις βελτιστοποίησης των επιχειρηµατικών δραστηριοτήτων, όπως: Γνώση του κόστους της επιχειρηµατικής διαδικασίας, οδηγεί σε αποφάσεις για την βελτίωση και τον επαναπροσδιορισµό των λειτουργιών της επιχείρησης
Γνώση του χρόνου διεκπεραίωσης των επιχειρηµατικών διαδικασιών, οδηγεί σε ρεαλιστικές αναθέσεις εργασιών και σχεδιασµού Εντοπισµός των σηµείων καθυστέρησης µιας διαδικασίας οδηγεί στον εντοπισµό των αιτίων προκειµένου να αντιµετωπισθούν Γνώση τους κόστους κάθε βήµατος της διαδικασίας οδηγεί στην ορθολογική βελτιστοποίηση αυτής Γνώση χρόνου ανταπόκρισης εργαζοµένων στις επιχειρηµατικές διαδικασίες οδηγεί σε σωστή αξιολόγηση του προσωπικού καθώς και στον εντοπισµό ενδεχόµενων αναγκών π.χ. εκπαίδευσης Μέσω της δυνατότητας ένταξης αυτόµατα εκτελέσιµων βηµάτων, παρέχεται εικόνα για την λειτουργία τρίτων εφαρµογών στην παραγωγική διαδικασία Ultimus ibam Suite Το υποσύστηµα Ultimus ibam Suite παρέχει ένα φιλικό περιβάλλον τόσο για τη ιοίκηση όσο και για την Πληροφορική, ώστε να δηµιουργούν δείκτες παρακολούθησης των Επιχειρηµατικών δραστηριοτήτων. Η παρακολούθηση αυτή γίνεται on line στην επιφάνεια εργασίας του χρήστη, παρέχοντας έτσι δυνατότητα άµεσων παρεµβάσεων.
Αναλυτικότερα για τους Εργαζόµενους Ultimus Collaborative Client Μέσω του Ultimus Collaborative Client οι εργαζόµενοι συµµετέχουν εύκολα και απλά στις ροές εργασίας χρησιµοποιώντας το email τους ή τον Web browser, χωρίς απαίτηση εγκατάστασης άλλου client λογισµικού. Επιπρόσθετα έχουν στη διάθεσή τους µια σειρά λειτουργικές δυνατότητες, προκειµένου να συνεργάζονται µε συναδέλφους, να παρακολουθούν το φόρτο εργασίας τους, να επιστρέφουν προς εκτέλεση εργασίες, να µοιράζονται εργασίες µε συναδέλφους κ.λ.π. Παρέχονται διάφορες εκδόσεις client ανάλογα µε την πλατφόρµα ή την εφαρµογή, συµπεριλαµβανοµένων: Thin Clients για οποιοδήποτε HTML 3.2 browser Outlook Client που εµφανίζεται σαν folder του Outlook Custom Client επιτρέποντας την ανάπτυξη άλλου client SharePoint Web Parts εµφάνιση διαδικασιών προς εκτέλεση µέσα από portal. Το Ultimus Client διαχειρίζεται την επικοινωνία µε τον process server και παρέχει στο χρήστη πλήρη λίστα εργασιών, η οποία µπορεί να παραµετροποιηθεί ανάλογα µε τις απαιτήσεις και το αντικείµενό του. Κατά την επιλογή εργασίας από τη λίστα αυτή, εµφανίζεται αυτόµατα η ανάλογη φόρµα την οποία αφού συµπληρώσει ο χρήστης, απλά την προωθεί. Με τον τρόπο αυτό η ενέργεια έχει ολοκληρωθεί και η ροή εργασίας συνεχίζεται.
Αναλυτικότερα για το Τµήµα Πληροφορικής Ultimus True SOA BPM Server Ο Ultimus True SOA BPM Server είναι µια πανίσχυρη µηχανή εκτέλεσης ροών εργασίας, που παρακολουθεί και ελέγχει τις επιχειρηµατικές διαδικασίες. Έχει την ευθύνη για το συγχρονισµό των βηµάτων του συνόλου των διαδικασιών και επιπρόσθετα διαχειρίζεται την επικοινωνία µε τρίτα συστήµατα, προκειµένου να χειρίζεται τα σχετικά στις διαδικασίες δεδοµένα. Επιτυγχάνει διαδραστικότητα µε τους χρήστες µέσω ισχυρού client interface (Ultimus Client modules) ενώ υποστηρίζει XML, Web Services and Ultimus Flobots, προκειµένου να επικοινωνεί µε τρίτες εφαρµογές. Αποτελείται από σπονδυλωτά µέρη, βασισµένα σε αρχιτεκτονική Microsoft.NET και βάσεις δεδοµένων, διασφαλίζοντας έτσι επεκτασιµότητα, ακεραιότητα των συναλλαγών και ασφάλεια των δεδοµένων που διαχειρίζεται. Παράλληλα εγκαθίσταται σε περιβάλλον clustering, load balancing, fail-over και network load balancing προκειµένου να παρέχει αδιάλειπτη λειτουργία στην επιχείρηση. Ultimus BPM Studio Το Ultimus BPM Studio είναι ένα ισχυρό περιβάλλον ανάπτυξης (Integrated Development Environment) για το σχεδιασµό, µοντελοποίηση, προσοµοίωση και δοκιµή των ροών εργασίας. Το σπουδαίο µε το Ultimus BPM Studio είναι ότι αλλάζει τον τρόπο που οι εργαζόµενοι συµµετέχουν στις επιχειρηµατικές διαδικασίες. Ο τρόπος που τα τµήµατα µιας επιχείρησης λειτουργούσαν, ήταν ξεχωριστά το καθένα, χωρίς δυνατότητα ουσιαστικής συνεργασίας, πέρα από την αποσπασµατική συζήτηση σε συναντήσεις και την ανταλλαγή. Το Ultimus BPM Studio, παρέχει σε όλα τα τµήµατα ενιαίο περιβάλλον εργασίας, µε πλήθος εργαλείων (Ultimus Form Designer, Ultimus Rules Editor κ.λ.π.), διασφαλίζοντας την πληρότητα στο σχεδιασµό των ροών, παρέχοντας κοινό χώρο αποθήκευσης αυτών και επιτρέποντας σε περισσότερους του ενός χρήστες να δουλεύουν πάνω στην ίδια ροή εργασίας Ακολουθούν σηµαντικά λειτουργικά χαρακτηριστικά του Ultimus BPM Studio: Συνεργατικός σχεδιασµός ροών Check-in/check out λειτουργίες Μοντελοποίηση & αυτοµατοποίηση ροών Ορισµός επιχειρηµατικής λογικής ηµιουργία ηλεκτρονικών φορµών Σύνδεση ορµών σε βάσεις δεδοµένων ηµιουργία στοιχείων που µπορούν να επαναχρησιµοποιηθούν Επιµέρους επεξεργασία ροώνsegment processes through inlets Σχεδιασµός χρονοπρογραµµατισµένης προσοµοίωσης για δοκιµή ροών Εκµετάλευση και εξωτερικών editors Process documentation ηµοσιοποίηση / ανάπτυξη ροών
Ultimus BPM Database Η Ultimus BPM Database αποτελεί ζωτικό µέρος του περιβάλλοντος Ultimus BPM και εµπεριέχει το σύνολο των διαδικασιών και των επιχειρησιακών δεδοµένων για τη λειτουργία της διαχείρισης των ροών εργασίας. Τα δεδοµένα αυτά χρησιµοποιούνται για την εκτέλεση των βηµάτων των ροών, για την δηµοσιοποίηση των φορµών µε τα ανάλογα στοιχεία, για την δροµολόγηση διαδικασιών, καθώς και για την παραγωγή αναφορών. Ultimus Organization Charts Το προσφερόµενο Λογισµικό ιαχείρισης Ροών Εργασίας, παρέχει τη δυνατότητα δηµιουργίας δύο κατηγοριών οργανογραµµάτων. Business Charts Directory Charts Τα Business Charts αναπαρίστανται γραφικά και αποτυπώνουν τη δοµή του οργανισµού µε την έννοια των διευθύνσεων, τµηµάτων κ.λ.π. Αφορούν κυρίως επιχειρήσεις όπου ένα άτοµο απασχολείται σε πολλαπλά αντικέιµενα (έχει πολλούς ρόλους) και αυτό γιατί, µπορεί έξυπνα να δροµολογεί ροές µε βάση συνθήκες, αξιοποιώντας τη γνώση του είδους εργασίας ανά ρόλο, σεβόµενο πάντα τη δοµή των ροών. Τα Ultimus Directory Charts µπορούν εύκολα να δηµιουργηθούν λόγω της ολοκλήρωσής τους µε το Microsoft Active Directory ή το LDAP Directory. Επιτρέπει την σύνδεση χρήστη του Active Directory or LDAP Directory, µε βήµατα και ενέργειες ροών. Οι οποιεσδήποτε αλλαγές γίνονται στο directory αυτόµατα αξιοποιούνται από την Ultimus BPM Engine για την ανάλογη διευθέτηση των ροών εργασίας. Με την αξιοποίηση του Active Directory, όλες οι σχετικές ροές βρίσκονται σε µια τοποθεσία, έχοντας σαν αποτέλεσµα την µείωση του φόρτου της διαχειριστικής δουλειάς κάνοντάς την εύκολη και γρήγορη.
Ultimus Flobots and Flostations Τα Ultimus Flobots, ένας όρος για τα Workflow Robots, είναι ταχείς µηχανισµοί ολοκλήρωσης ροών εργασιών µε υπάρχουσες εφαρµογές, µηδενίζοντας την ανάγκη για χρήση κώδικα. Μπορούν να εκπαιδευτούν γρήγορα και να συνεργαστούν µε.net, Web Services, Databases, Email, Exchange, XML, SharePoint, Excel & Word. Οι εφαρµογές των flobots είναι: Word Flobots εκπαιδεύονται για αυτόµατη παραγωγή αναφορών, εγγράφων, επιστολών, φορµών, εκτυπώσεων και faxes, χρησιµοποιώντας το Microsoft Word. Excel Flobots αυτόµατη εισαγωγή ή εξαγωγή δεδοµένων από το Microsoft Excel, παρουσιάζοντας ανάλυση, δηµιουργώντας γραφικά και τρέχοντας Excel macros..net Flobots επιτρέπουν την εισαγωγή µεταβλητών σε ροή εργασίας καθώς και τη χρήση κώδικα υλοποιηµένο σε VB, C#, ή οποιαδήποτε άλλη γλώσσα συµβατή µε.net Web Services Flobots παρέχουν τη δυνατότητα στην Ultimus BPM πλατφόρµα να συνεργαστεί µε τρίτο προϊόν µέσω αυτοµατοποιηµένου βήµατος σε ροή εργασίας Email Flobots αυτοµατοποιηµένα αποστέλλει µηνύµατα και επισυνάπτει αρχεία στη ροή εργασίας XML Flobots ανταλλάσει πληροφορία µε οποιαδήποτεenable XML συµβατή εφαρµογή
Ultimus System Administrator Το υποσύτηµα Ultimus System Administrator είναι ένα από τα τρία µέσω των οποίων παραµετροποιείται το περιβάλλον Ultimus BPM. Μαζί µε το Ultimus Process Administrator, και το Ultimus Organization Charts, ελέγχουν και παραµετροποιούν τον Ultimus BPM Server, µέσω ισχυρών & κεντροποιηµένων λειτουργιών. Επίσης παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για διαχείριση ειδικών καταστάσεων στο σύστηµα, στις εφαρµογές και στις ροές εργασίας, κάτι που συµβαίνει συχνά στις επιχειρήσεις. Ultimus Process Administrator Το Ultimus Process Administrator, παρέχει ισχυρές δυνατότητες διαχείρισης ροών εργασίας για επιχειρήσεις, ανεξάρτητα του µεγέθους αυτών. Παρότι το Ultimus System Administrator, φαίνεται ότι θα χρησιµοποιείται από το Τµήµα Πληροφορικής, αξιοποιείται ιδιαίτερα από τους δηµιουργούς ροών καθώς και τους ειδικούς στο σχεδιασµό των. Επιτρέπει την εγκατάσταση νέων εκδόσεων των ροών καθώς και την εύκολη και απλή µεταφορά από την µια έκδοση στην άλλη χωρίς επιπλέον εργασία. ιασφαλίζει ώστε τα βήµατα και οι εργασίες µιας ροής να ακολουθήσουν τη νέα έκδοση ενώ αυτά που βρίσκονται σε εξέλιξη να ολοκληρωθούν µε την παλιά. Η παλαιά έκδοση απεγκαθίσταται όταν δεν είναι πλέον απαραίτητη. Επιπλέον λειτουργίες του είναι: Παρακολούθηση φόρτου εργασίας κάθε χρήστη Καθορισµός ερωτήσεων για αναζήτηση δεδοµένων ροών εργασίας Καθορισµός κεντρικά Client Views για χρήστες και οµάδες χρηστών Παρακολούθηση πιθανών παραβιάσεων αδειών πρόσβασης
Αναλυτικότερα για τους Συµβούλους Ultimus Process Designer Το Ultimus Process Designer είναι ένα γραφικό εργαλείο σχεδιασµού διαδικασιών για επιχειρηµατίες, αναλυτές και διαχειριστές διαδικασιών µε παρόµοιες δυνατότητες µε αυτές που παρέχονται στο Ultimus BPM Studio, χωρίς όµως τις δυνατότητες ανάπτυξης και ολοκλήρωσης.. Το Ultimus Process Designer επιτρέπει την γραφική σχεδίαση µιας ροής και την εκτέλεση εργασιών οι οποίες είναι απαραίτητες για την επιτυχή σχεδίαση, ανάλυση και αυτοµατοποίηση αυτής Οι διαδικασίες σχεδιάζονται εδώ και αποθηκεύονται ως Ultimus WFL αρχεία τα οποία είναι πλήρως συµβατά µε το Ultimus BPM Studio. Είναι ιδανικό εργαλείο για σχεδίαση των βασικών ροών µια διαδικασίας, προκειµένου στη συνέχεια να παραδοθεί σε προγραµµατιστή για την πλήρη αυτοµατοποίησή της. Με έυκολο καθοδηγούµενο τρόπο, παρέχεται η δυνατότητα ενεργοποίησης της σχεδιασµένης ροής µε ενεργά δεδοµένα, προκειµένου να εντοπισθούν ατέλειες. Τα µοντέλα ροών µπορούν να συγκριθούν για να επιτευχθεί ο βέλτιστος σχεδιασµός. Όλα τα δεδοµένα σχεδίασης φυλάσσονται από το Process Designer προκειµένου να βρίσκονται στη διάθεση του Τµήµατος Πληροφορικής για περεταίρω αξιοποίηση.
Ultimus Director and Adaptive Discovery Το Ultimus Director χρησιµοποιείτε για να δηµιουργεί και να διαχειρίζεται επιχειρηµατικούς κανόνες σε συνδυασµό µε αυτοµατοποιηµένες ροές, µέσα από ένα γραφικό περιβάλλον. Το Adaptive Discovery είναι µια τεχνολογική καινοτοµία της Ultimus, µέσω της οποίας ενεργοποιείται ειδοποίηση προς τον δηµιουργό µιας ροής, όταν µια ροή πρέπει να εκτελέσει ένα µη καταγεγραµµένο γεγονός και δεν γνωρίζει πώς να το διεκπεραιώσει. ξέρει πώς να το προωθήσει. Ο δηµιουργός ή το άτοµο που παρήγαγε την διαδικασία µπορεί µέσα σε λίγα λεπτά να ελέγξει την διαδικασία, δηµιουργώντας, δοκιµάζοντας και εφαρµόζοντας καινούργιους κανόνες µέσα από ένα γραφικό περιβάλλον χωρίς την ανάγκη γνώσεων προγραµµατισµού. Όταν ένας νέος κανόνας εφαρµοστεί στην διαδικασία, η διαδικασία «µαθαίνει» από αυτές τις αποφάσεις και τις ακολουθεί σε µελλοντικά ίδια περιστατικά χωρίς την ανάγκη των ειδικών πάνω στις διαδικασίες. Έτσι οι διαδικασίες εξελίσσονται µε τον ίδιο τρόπο που εξελίσσονται και µέσα στην επιχείρηση δηλαδή µέσα από πραγµατικά δεδοµένα και απαιτήσεις.