Το φυλλάδιο αυτό απευθύνεται στους υπεύθυνους εκείνων των ικηγορικών Εταιρειών & Γραφείων ή Νοµικών Υπηρεσιών που έχουν Η Η κατανοήσει την αναγκαιότητα οργάνωσης & παρακολούθησης των εργασιών τους µε ανάπτυξη µηχανοργάνωσης. Σε αυτούς λοιπόν που αναζητούν στην Ελληνική & ιεθνή αγορά την καλύτερη πρόταση µε όρους Αξιοπιστίας, Επεκτασιµότητας, Ευχρηστίας και φυσικά Οικονοµίας το SmartLawOffice αναδεικνύεται ως η πρώτη επιλογή. Πληροφορικό Σύστηµα Οργάνωσης & ιαχείρισης Μεγάλων ικηγορικών Γραφείων & Εταιρειών Νοµικών Υπηρεσιών web: http://www.icamsoft.gr email: info@icamsoft.gr ICAMSoft Smart Computer Applications
Το SmartLawOffice αποτελεί ένα σύγχρονο πληροφορικό σύστηµα µε σκοπό την οργάνωση και διαχείριση των εργασιών που διεκπεραιώνει ένα νοµικό γραφείο ή υπηρεσία. Καλύπτει την ανταπόκριση στις υποχρεώσεις του γραφείου (π.χ. ικάσιµοι, Αναµενόµενες Αποφάσεις, Προθεσµίες), την παρακολούθηση των οικονοµικών, δηλ. της πορείας των εξόδων και των αµοιβών κάθε υπόθεσης & πελάτη την οργάνωση γενικότερα της αποτελεσµατικότητας του γραφείου (για παράδειγµα την σύνδεση οτιδήποτε είδους εγγράφων (κειµένων, λογιστικών φύλλων, εικόνων κλπ µε τις υποθέσεις τους, τον υπολογισµό διάφορων ειδών τόκων κοκ) αυξάνοντας δραµατικά την παραγωγικότητα του. την παροχή στη διοίκηση µόνο µε µερικά «κλικ» - της εικόνας του γραφείου, τόσο της συνολικής όσο και κάθε επιµέρους ενότητας για παράδειγµα του συγκεκριµένου πελάτη, συνεργάτη, αντίδικου, είδους υποθέσεων, δικαστηρίου, σε όρους γεγονότων, απασχόλησης αλλά και οικονοµικούς. Στη σχεδίαση και ανάπτυξη του Smart- LawOffice δώσαµε ιδιαίτερο βάρος στην πλαστικότητα: σε έναν κόσµο που αλλάζει συνέχεια, σε ένα περιβάλλον όπου νόµοι, διατάξεις & διαδικασίες µεταβάλλονται και συγκλίνουν ενώ η εξειδίκευση αποτελεί τον κανόνα κατανοήσαµε ότι το SmartLawOffice για να πετύχει οφείλει να αναγάγει την δυνατότητα παραµετροποίησης σε επιστήµη. στην επικοινωνία του µε άλλες εφαρµογές: πετύχαµε το σύνολο των δεδοµένων να είναι προσβάσιµα από άλλες εφαρµογές των Windows. Οι εκτυπώσεις µπορούν να σταλούν στο Word, το Excel ή στο Internet µε µια σειρά τρόπους ενώ και ή ίδια η βάση µπορεί να είναι προσβάσιµη µέσω ODBC / ADO drivers από οποιαδήποτε 3 η παραθυρική εφαρµογή. στην ασφάλεια τόσο των ίδιων των δεδο- µένων όσο και της πρόσβασης σε αυτά: Η χρήση SLQServer εξασφαλίζει την ακεραιότητα της βάσης ανεξάρτητα πλήθους εγγραφών ενώ ο συνδυασµός Ρόλων & Προσώπων για τον καθορισµό των δικαιωµάτων πρόσβασης παρέχει πλήρη έλεγχο πρόσβασης µε εύκολη διαχείριση. Στους ελάχιστους απαιτούµενους πόρους: όντως το S.L.O. µπορεί να τρέχει και σε ένα σχετικά παλιό φορητό υπολογιστή και δεν απαιτεί αγορά εξεζητηµένου εξοπλισµού ενώ ο server του µπορεί να εγκατασταθεί εκτός από Windows98 / NT / 2000 / XP και σε Linux, HPUnix, MacOsX κλπ στην ευχρηστία: όλα τα προηγούµενα δεν θα είχαν καµία σηµασία χωρίς την ευκολία χρήσης: η καθηµερινή χρήση της εφαρµογής πρέπει να είναι - και είναι - αυτονόητη για κάθε δικηγόρο ή τη γραµµατέα του. Επίσης, η εφαρµογή συνοδεύεται τόσο από εικονογραφηµένο Ελληνικό Εγχειρίδιο 100 σελίδων όσο και από «online» help: όντας σε κάθε οθόνη του πατώντας το F1 εµφανίζεται το ανάλογο θέµα της βοήθειας. Μοναδικά Χαρακτηριστικά Πλήθος πληροφοριών είναι οργανωµένες ιεραρχικά: απο τα είδη ενεργειών που µπορούµε να "κρεµάσουµε" σε µία υπόθεση (π.χ. ικάσιµοι, Αναµενόµενες Αποφάσεις, Έξοδα, Αµοιβές, Σχετιζόµενα Έγγραφα), µέχρι την κατηγοριοποίηση των υποθέσεων ή τη χώρα & περιοχή έδρας του πελάτη ή του αντιδίκου ή ακόµα και τα είδη των νοµικών προσώπων Ολες οι εµφανιζόµενες πληροφορίες µπορούν κυριολεκτικά "στον αέρα" να γκρουπαρισθούν κατά οποιαδήποτε (ένα ή περισσότερα) πεδία τους. Επίσης, µε ένα κλικ εµφανίζονται περασµένες στο Excel που καλείται αυτόµατα για οποιαδήποτε παραπέρα µελέτη ή εκτύπωση και µάλιστα κρατώντας τη διαµόρφωση τους. (δείτε αριστερά σχετικές οθόνες) ιευκόλυνση στον χειρισµό σχετιζόµενων λογικά ενεργειών: π.χ. µια καταγεγραµµένη ικάσιµος εύκολα µετατρέπεται σε Αναβολή (& µεταφορά της ικασίµου), Ματαίωση ή Συζήτηση. Το σύνολο σχεδόν των εκτυπώσεων µπορεί να κατευθυνθεί στο Word ή το Excel. Όσες και όποιες εκτυπώσεις και να έχει µία εφαρµογή πάντα θα υπάρχει κάποια ανάγκη που δεν καλύπτεται. Παίρνοντας την εκτύπωση στα 2 αυτά προγράµµατα µπορείτε να τη διαµορφώσετε όπως θέλετε. Ακόµη περισσότερο η εφαρµογή περιλαµβάνει Report Generator για τη δηµιουργία των επιθυµητών εκτυπώσεων στο Word καλύπτοντας έτσι ανάγκες ξενόγλωσσων εκτυπώσεων, αποστολής µε email, επεξεργασίας πριν την παρουσίαση κοκ Ύπαρξη σε όλα τα είδη Εγγραφών της δυνατότητας Ορισµού και Χρήσης UserDefined πεδίων προκειµένου να καλυφθούν µη προβλέψιµες ανάγκες. υνατότητα Λήψης Αντιγράφων Ασφαλείας ΜΕΣΑ από την εφαρµογή µε ένα κλικ ακόµη και σε ώρα βαριάς χρήσης της βάσης δεδοµένων χωρίς να εµποδίζεται η τυχόν εργασία άλλων: δεν χρειάζεται να περιµένετε να φύγουν όλοι για να πάρετε backup. Άλλα Σηµαντικά Χαρακτηριστικά υνατότητα αναλυτικού ελέγχου της πρόσβασης σε «ευαίσθητα» και µη δεδοµένα (π.χ. Αµοιβές) ανά άτοµο, µε τη χρήση κωδικών πρόσβασης, Ρόλων & Ατόµων. υνατότητα ταυτόχρονου ανοίγµατος όσων παραθύρων πελατών, αντιδίκων, υποθέσεων, ενεργειών κλπ επιτρέπουν οι πόροι του υπολογιστή. Απεριόριστος αριθµός Αντιδίκων, Πελατών & Χειριστών ικηγόρων ανά υπόθεση. Εύρεση υποθέσεων και ενεργειών δεκάδων διαφορετικών πεδίων κατά µόνας ή σε οποιοδήποτε συνδυασµό µεταξύ τους. υνατότητα παρακολούθησης χρόνου απασχόλησης ανά ενέργεια, χειριστή, πελάτη, υπόθεση, χρονικό διάστηµα ή σε συνδυασµό. Αυτόµατη εµφάνιση εκκρεµοτήτων κατά την έναρξη της εφαρµογής βάση των κριτηρίων που ορίζει ο χρήστης. Προεπισκόπηση όλων των εκτυπώσεων σε κλίµακα απο 10000% έως...20 σελίδες ανά οθόνη - υνατότητα τµηµατικής εκτύπωσης ή επανεκτύπωσης (π.χ. σελίδες 3,4,7-12) Απεριόριστος πρακτικά χώρος παρατηρήσεων ανά πελάτη, αντίδικο, ικ.επιµ. ικ. Αντιδ. κλπ, και φυσικά Υπόθεση. Καλαίσθητες οθόνες όπου το ενεργό κάθε φορά πεδίο ξεχωρίζει, υπάρχει ένδειξη για το αν έχετε κάνει ή όχι κάποια µεταβολή και εµφανίζεται προειδοποιητικό µήνυµα αν δοκιµάσετε να κλείσετε τη φόρµα χωρίς να καταχωρήσετε τις αλλαγές. υνατότητα ορισµού ακόµη και των χρωµατικών συνδυασµών των πεδίων και του φόντου (εικόνα, χρώµα κλπ) σε επίπεδο σταθµού εργασίας ανάλογα µε τις προτιµήσεις κάθε χρήστη. Η εφαρµογή "θυµάται" µέχρι και τη θέση και µέγεθος κάθε παραθύρου. Χειρισµός του MS Office 95, 97, 2000 και XP µέσα απο το πρόγραµµα µε OLE automation, αυτόµατη δηµιουργία, χρήση προκαθοριµένων προτύπων, γαι το Word & Excel. Επίσης σύνδεση και χειρισµός οποιουδήποτε άλλου εγγράφου (αρχείου) όπως εικόνας, fax µέχρι και ήχου. Αυτόµατη Ενηµέρωση για Αναβάθµιση µέσω πρόσβασης στο Internet Εύκολη αντιστοίχηση ήδη υπαρχόντων εγγράφων σε µια υπόθεση µε drag and drop στο παράθυρο της υπόθεσης απο τον explorer. Πλήθος βοηθητικών λειτουργιών εξαγωγή καταστάσεων σε Word / Excell, αναζήτηση εγγράφων µε βάση κριτήρια σύνθετοι υπολογισµοί τόκων, αυτόµατη δηµιουργία εγγράφων µέσα απο το πρόγραµµα, αυτόµατη ονοµατοδοσία, προληπτικός έλεγχος για συνώνυµα έγγραφα αποστολή email τοπικού και intenet µέσω της εφαρµογής πλήρως ανεξάρτητη προσαρµογή ανά τερ- µατικό δυνατότητα κλήσης βοηθητικών εξωτερικών εφαρµογών µέσα από το πρόγραµµα
Οργανωµένη Πρόσβαση σε Πληροφορίες για τους αντισυµβαλλόµενους (πελάτες, αντίδικους) αλλά και τους λοιπούς εµπλεκόµενους. Ένα πλήθος πεδίων διατίθεται για τη καταγραφή των στοιχείων όλων των συναλλασσόµενων µαζί σας. Αν και εδώ παρουσιάζουµε τη κάρτα πελάτη (αν πρόκειται για νο- µικό & όχι φυσικό πρόσωπο) τα ίδια ισχύουν και για αντίδικους, δικ/κούς επιµ/τές, εξωτερικούς συνεργάτες, δικηγόρους αντιδίκων αλλά και λοιπές επαφές). Έχετε τη δυνατότητα να ο- ρίσετε εφόσον τα χρειάζεσθε πάνω από 20 διαφορετικά πεδία όλων των ειδών (λεκτικά, αριθ- µοί, ηµεροµηνίες, κατηγοριοποιήσεις, Ναι/Όχι) τα οποία µπορούν να χρησιµοποιηθούν και στις αναζητήσεις ή οµαδοποιήσεις. Στο ίδιο παράθυρο στη σελίδα «Υποθέσεις» εµφανίζονται οι υποθέσεις στις οποίες εµπλέκεται το συγκεκριµένο άτοµο. Όπως και σε όλους τους άλλους καταλόγους, έτσι & εδώ µπορείτε να οµαδοποιήσετε / ταξινοµήσετε κατά όσα και όποια πεδία.. (στο παράδειγµα µας κατά δικαστήριο). Επίσης, η προτιµητέα διαµόρφωση του καταλόγου καταγράφεται για να χρησιµοποιηθεί στο µέλλον. Όλα τα δεδοµένα του µεµονωµένου ατόµου µαζί και οι υποθέσεις που εµπλέκεται και οι κινήσεις τους µπορούν να τυπωθούν, εξαχθούν στο Word/Excel µε πρακτικά απεριόριστους τρόπους. Γενικές Εκτυπώσεις / Ετικετογραφήσεις / Εξαγωγές Προσώπων
ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ: Βασικά Στοιχεία Υπόθεσης, Κινήσεις που την αφορούν, Εκκρεµότητες, Σχετιζόµενα Έγγραφα, Οικονοµικά - Ελεύθερα Οριζόµενα Πεδία Εκτυπώσεις / Εξαγωγές Υπάρχει πλήθος πεδίων στη κάρτα υπόθεσης για καταγραφή (προαιρετική) κάθε είδους πληροφορίας. Κάθε πεδίο σχεδόν µπορεί να χρησιµοποιηθεί σαν κριτήριο αναζήτησης ή οµαδοποίησης των υποθέσεων. Ιδιαίτερα σηµεία: ύο κωδικοί φακέλου (π.χ. τρέχων & αρχείου) Απεριόριστος αριθµός πελατών, αντιδίκων & χειριστών υπόθεσης µε ταυτόχρονου ορισµού του βασικού Παρατηρείστε (ειδικά στη σελ.3) την ύπαρξη πεδίων που η Ονοµασία & η Χρήση τους µπορεί να ορισθεί από τον χρήστη Πλήρως Απεριόριστο Μήκος Κειµένου (σελ. 4) Όλα τα διαθέσιµα δεδοµένα µπορούν να εκτυπωθούν ή να εξαχθούν σε Word, Excel, html ή txt format. Ειδικά για την εξαγωγή σε Word η χρήση προτύπων επιτρέπει την πλήρη σχεδίαση/παραµετροποίηση των αναφορών. Εµφάνιση / ιαχείριση των επιµέρους ενεργειών / κινήσεων για κάθε µία συγκεκριµένη υπόθεση. Οι ενέργειες / κινήσεις κάθε µίας υπόθεσης φαίνονται σε grid το οποίο µπορεί να διαµορφωθεί κατά βούληση (οι ρυθµίσεις παραµένουν και τις επόµενες φορές που θα ανοίξει η κάρτα). Στο 2 ο παράθυρο φαίνονται έγγραφα συνδεδεµένα µε την συγκεκριµένη υπόθεση. Με ένα «κλικ», το αντίστοιχο έγγραφο µπορεί να ανοίξει στo Word έτοιµο για επεξεργασία Οι κινήσεις µπορούν επίσης να ταξινοµηθούν και οµαδοποιηθούν κατά όσα & όποια πεδία. Σηµειώστε ότι η τυχόν εξαγωγή στο Excel (µε ένα µόνο «κλικ») κρατά πλήρως την οµαδοποίηση, ταξινό- µηση & χρώµατα!
Αναζητήσεις Υποθέσεων & Ενεργειών κατά οποιαδήποτε κριτήριο. Οµαδοποίηση των δεδοµένων σε πραγµατικό χρόνο κατά όσα & όποια πεδία επιθυµείτε. Για την αναζήτηση / επιλογή καταχωρηµένων υποθέσεων µπορούν να χρησιµοποιηθεί πληθώρα κριτηρίων σε οποιονδήποτε συνδυασµό. Όπως και οποιαδήποτε λίστα υποθέσεων ή ενεργειών έτσι και ο κατάλογος των επιλεγµένων υποθέσεων µπορεί να οµαδοποιηθεί / ταξινοµηθεί κατά οποιοδήποτε συνδυασµό πεδίων. Στο παράδειγµα αυτό, ο αρχικός κατάλογος έχει πρώτα οµαδοποιηθεί κατά Κατάσταση Υπόθεσης και κατά αύξουσα σειρά (µεσαία εικόνα) ενώ στη συνέχεια έχει οµαδοποιηθεί και κατά Ιδιότητα Πελάτη!. Εµφάνιση / ιαχείριση των ενεργειών / κινήσεων Ανεξάρτητα Υπόθεσης Για την αναζήτηση / επιλογή καταχωρηµένων ενεργειών µπορούν να χρησιµοποιηθούν δεκάδες κριτήρια σε οποιονδήποτε συνδυασµό. Οι ενέργειες που βρίσκονται / επιλέγονται µπορούν να οµαδοποιηθούν / ταξινοµηθούν κατά όσα πεδία είναι επιθυµητό και κατόπιν να τυπωθούν ή να περασθούν στο Word ή το Excel. Ατζέντα Ηµέρας, Βδοµάδας, Μήνα ή άλλου χρονικού διαστήµατος υνατότητα εµφάνισης / εκτύπωσης / εξαγωγής της Ατζέντας όλων των ενεργειών / εκκρεµοτήτων για ένα οποιοδήποτε χρονικό διάστηµα όπως προκύπτει από το σύνολο των καταχωρηµένων δεδοµένων. Για όλους ή ορισµένους µόνο χειριστές. υνατότητα ρύθµισης ανά σταθµό εργασίας ώστε - κατά την εκκίνηση της εφαρµογής - η ηµερήσια (ή όποιου άλλου διαστήµατος ατζέντα) να εµφανίζεται αυτόµατα!
Παραµετρική Οργάνωση Όλων των «Βοηθητικών» Πεδίων Όλες σχεδόν οι κωδικοποιηµένες πληροφορίες όχι απλά ορίζονται απο τον τελικό χρήστη ανάλογα µε τις ανάγκες του αλλά και οργανώνονται Ιεραρχικά, προσφέροντας πολύτιµες δυνατότητες οργάνωσης & αναζήτησης. Μεταξύ των Ιεραρχικά οργανωµένων πληροφοριών είναι: η Βασική κατηγοριοποίηση των Υποθέσεων, τα Είδη Ενεργειών, οι ιδιότητες των Πελατών, η γεωγραφική θέση Επάγγελµα / Αντικείµενο Εργασιών Νοµική Μορφή Σε αυτές τις κατηγοριοποιήσεις - και σε άλλες 30 περίπου User Defined δηλ. µε αντικείµενο που ορίζεται εσείς µπορείτε να προσθέσετε, µεταβάλετε ή αφαιρέσετε στοιχεία, να δηµιουργήσετε υποκατηγορίες και υποκατηγορίες των υποκατηγοριών κατά βούληση. Και το σηµαντικότερο: µπορείτε να µεταβάλετε ή να µετακινήσετε οποιονδήποτε κόµβο µε drag & drop ακόµη και αν τον έχετε ήδη χρησιµοποιήσει και υπάρχουν αναφορές σε αυτόν. Με άλλα λόγια µπορείτε εκ των υστέρων και µε βάσει την εµπειρία που έχετε ήδη αποκτήσει να µεταβάλλετε την διάρθρωση βασικών δεδοµένων (π.χ. η κατηγοριοποίηση των υποθέσεων).
Υπολογισµός Τόκων Υπηρηµερίας, ικαιοπ/κών αλλά και Λοιπών Ειδών για ένα ή περισσότερα ποσά Εύκολη ιαχείριση ικαιωµάτων Πρόσβασης Για όλα τα είδη τόκων παρέχεται η δυνατότητα ταυτόχρονου υπολογισµού µέχρι & 200 ποσών χρεωστικών καί/ή πιστωτικών µε διαφορετικές ηµεροµηνίες δηµιουργίας και δυνατότητα σχολιασµού. Ο χειρισµός άνω του ενός ποσών είναι πολύτιµος όπου τα ποσά είναι πολλά π.χ. οφειλές δεδουλευµένων πολλών µηνών, πολλές ακάλυπτες επιταγές µε καταβολές έναντι κοκ. Ο υπολογισµός παράγει ένα αναλυτικότατο ανά ποσό και διαφορετικό επιτόκιο φύλο υπολογισµού που αποτελεί άριστη & κατανοητή τεκµηρίωση των αποτελεσµάτων τα οποία µπορούν να τυπωθούν απευθείας ή να µεταφερθούν στο Word. Επίσης, τα ίδια τα δεδοµένα µπορούν να καταγραφούν σε ειδικό αρχείο ώστε να επιτρέπεται η τυχόν µεταγενέστερη ανάκτηση, τροποποίηση & τελικά επαναϋπολογισµός. Χάρη στη Χρήση Ρόλων η λεπτοµερής διαχείριση των δικαιωµάτων πολλών χρηστών γίνεται πανεύκολη. Το SmartLawOffice επιτρέπει τον ορισµό Ρόλων όπου περιγράφονται αναλυτικά τα παρεχόµενα δικαιώµατα βάσει του ρόλου σε αρχεία & λειτουργίες. Έτσι, ορίζοντας στη συνέχεια ότι οι τάδε χειριστές ανήκουν στον δείνα ρόλο, κληρονοµούν άµεσα τα δικαιώµατα του. Αν χρειασθεί να αλλάξουµε τα δικαιώµατα στους χειριστές ενός ρόλου αρκεί να αλλάξουµε τα δικαιώµατα του ρόλου Φυσικά κάθε στιγµή µπορούµε να υπαγάγουµε έναν χειριστή σε άλλον ρόλο (µε αποτέλεσµα την ανάλογη αλλαγή στα δικαιώµατά του). Επίσης, για µεγαλύτερη ευελιξία έχουµε τη δυνατότητα να τροποποιήσουµε ορισµένα δικαιώµατα (σε σχέση µε τα παρεχόµενα από τον ρόλο) σε επίπεδο ατό- µου. Στο πλάι φαίνεται ότι στον συγκεκριµένο χειριστή υπάρχουν 2 διαφοροποιήσεις σε σχέση µε τον ρόλο όπου υπάγεται.