Περιεχόµενα Ευχαριστίες... 11 1 Εισαγωγή: Λίγα λόγια για το βιβλίο... 13 Χωρίς τεχνικούς όρους!... 13 Σύντοµη παρουσίαση... 14 Μερικές συµβάσεις... 16 Μια τελευταία λέξη (µπορεί και δύο)... 16 2 Τι νέο υπάρχει στο Outlook 2007... 17 Νέα διασύνδεση... 18 Άµεση αναζήτηση... 24 Αλλαγές στο ηµερολόγιο... 28 Αλλαγές στην ηλεκτρονική αλληλογραφία... 34 Κατηγορίες µε χρώµατα... 36 3 Ξεκίνηµα... 39 Το Outlook 2007 µε µια µατιά... 40 Εκκίνηση και τερµατισµός του Outlook... 42 Εξερεύνηση των φακέλων του Outlook... 44 Εργασία µε τα στοιχεία του Outlook... 46 5
6 Ελληνικό Microsoft Outlook 2007 µε µια µατιά ιευθέτηση λογαριασµών ηλεκτρονικής αλληλογραφίας... 48 Εισαγωγή δεδοµένων από άλλο πρόγραµµα... 52 Εµφάνιση στοιχείων και φακέλων... 54 Βοήθεια για το Outlook 2007... 57 4 Σύνταξη και αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας... 59 Σύνταξη µηνύµατος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας... 60 Χρήση του Βιβλίου διευθύνσεων... 62 Χρήση λιστών διανοµής... 65 Τροποποίηση κειµένου µηνύµατος... 68 Μορφοποίηση κειµένου µηνύµατος... 71 Χρήση υπογραφών... 74 Χρήση επιστολόχαρτων HTML... 77 Αποστολή αρχείου µε ηλεκτρονική αλληλογραφία... 79 Αποστολή µηνυµάτων... 81 Επισκόπηση µηνυµάτων στους φακέλους Απεσταλµένα και Πρόχειρα... 83 5 Παραλαβή και ανάγνωση ηλεκτρονικών µηνυµάτων... 85 Παραλαβή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας... 86 Ανάγνωση µηνυµάτων... 88 ιαχείριση του φακέλου Εισερχοµένων... 90 Χρήση συνηµµένων... 93 Απάντηση σε µήνυµα και προώθηση µηνύµατος... 95 ιαχείριση ανεπιθύµητης αλληλογραφίας... 97 Χρήση του οδηγού Κανόνων... 100 Παρακολούθηση µηνύµατος... 104
Περιεχόµενα 7 6 Χρήση τροφοδοτήσεων RSS στο Outlook... 107 Προσθήκη τροφοδότησης RSS... 108 Εµφάνιση τροφοδοτήσεων RSS... 110 ιαχείριση φακέλων... 111 ιαχείριση µηνυµάτων... 113 7 Χρήση επαφών... 117 Προσθήκη νέας επαφής... 118 Προσθήκη στοιχείων σε επαφή... 122 Εµφάνιση του φακέλου επαφών... 125 Εµφάνιση πληροφοριών επαφής... 127 Ενηµέρωση επαφής... 130 Εύρεση επαφής... 131 Οργάνωση των επαφών σας... 134 Επικοινωνία µε επαφές... 138 Προγραµµατισµός συσκέψεων και εργασιών για µια επαφή... 140 Κοινή χρήση πληροφοριών επαφών... 142 Προσθήκη καταχωρίσεων Χρονικού... 144 8 ιαχείριση ηµερολογίου... 145 Παρακολούθηση του ηµερολογίου σας... 146 Προσθήκη συνάντησης... 150 Προσθήκη συµβάντος... 153 Προγραµµατισµός σύσκεψης... 154 Ενηµέρωση πληροφοριών ηµερολογίου... 157 Εισαγωγή αντικειµένων και αρχείων σε ένα στοιχείο του ηµερολογίου... 159 Χρήση υπενθυµίσεων... 164 Κοινή χρήση ηµερολογίων... 165 Εκτύπωση ηµερολογίων... 167
8 Ελληνικό Microsoft Outlook 2007 µε µια µατιά 9 Εργασίες... 169 Εµφάνιση των εργασιών σας... 170 Προσθήκη εργασίας... 173 Περιοδικές εργασίες... 176 Τροποποίηση και ενηµέρωση εργασίας... 177 Εισαγωγή στοιχείων σε εργασία... 182 Ανάθεση εργασιών... 186 Κοινή χρήση πληροφοριών για εργασίες... 189 10 Χρήση σηµειώσεων... 193 Εµφάνιση σηµειώσεων... 194 ηµιουργία σηµείωσης... 196 Προσαρµογή του φακέλου Σηµειώσεων... 199 Κοινή χρήση σηµειώσεων... 201 11 Χρήση του Χρονικού... 205 Προσθήκη και εµφάνιση καταχωρίσεων Χρονικού... 206 Αυτόµατη δηµιουργία στοιχείων Χρονικού... 211 12 ιαχείριση στοιχείων και φακέλων... 213 Χρήση κατηγοριών... 214 Χρήση των φακέλων αναζήτησης... 219 Οργάνωση µε φακέλους... 223 Εκκαθάριση φακέλων... 226 ιαγραφή στοιχείων... 228
Περιεχόµενα 9 13 ιαχείριση αρχείων του Outlook... 231 Εργασία µε αρχεία δεδοµένων του Outlook... 232 Εισαγωγή και εξαγωγή στοιχείων... 234 Λήψη αντιγράφων ασφαλείας και επαναφορά αρχείου δεδοµένων... 238 Αρχειοθέτηση δεδοµένων του Outlook... 242 Εργασία µε φακέλους χωρίς σύνδεση... 245 14 Προσαρµογή του Outlook... 247 Χρήση αποδεικτικών ανάγνωσης και παράδοσης... 248 Επιλογή της µορφής µηνύµατος... 249 Ρύθµιση επιλογών ηµερολογίου... 251 Προσαρµογή του παραθύρου περιήγησης... 253 Προσαρµογή των γραµµών εργαλείων του Outlook... 258 Ευρετήριο... 261
Σύνταξη και αποστολή αλληλογραφίας Στο κεφάλαιο αυτό Σύνταξη µηνύµατος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας Χρήση του Βιβλίου διευθύνσεων Χρήση λιστών διανοµής Τροποποίηση κειµένου µηνύµατος Μορφοποίηση κειµένου µηνύµατος Χρήση υπογραφών Χρήση επιστολόχαρτων HTML Αποστολή αρχείου µε ηλεκτρονική αλληλογραφία Αποστολή µηνυµάτων Επισκόπηση µηνυµάτων στους φακέλους Απεσταλµένα και Πρόχειρα Tο Microsoft Outlook 2007 διαχειρίζεται για λογαριασµό σας πολλές καθηµερινές εργασίες, όπως η τήρηση ηµερολογίου, η συγκέντρωση σηµειώσεων, και η αποθήκευση επαφών. Όµως η βασική του λειτουργία είναι η ηλεκτρονική αλληλογραφία (e-mail). Μάλιστα, το Outlook θεωρείται ένα πλήρες ταχυδροµείο έχει τη δυνατότητα να στέλνει, να λαµβάνει, και να αποθηκεύει µηνύµατα από διάφορες πηγές, όπως εταιρικά δίκτυα, διαδικτυακούς λογαριασµούς ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και άλλες πηγές. Οι λειτουργίες ηλεκτρονικής αλληλογραφίας του Outlook σάς επιτρέπουν να δηµιουργείτε µηνύµατα και να τα στέλνετε σε άλλους χρήστες. Με τη βοήθεια του Βιβλίου διευθύνσεων µπορείτε να βρίσκετε γρήγορα τη διεύθυνση ενός παραλήπτη, όταν είστε έτοιµοι να στείλετε το νέο σας µήνυµα. Επίσης, µε το Outlook µπορείτε να στέλνετε ένα µήνυµα σε πολλούς χρήστες µε τις λίστες διανοµής, να µορφοποιείτε το κείµενο του µηνύµατος ώστε να περιέχει εµπλουτισµένο περιεχόµενο (όπως µορφοποίηση υπερ-κειµένου), να χρησιµοποιείτε υπογραφές στο τέλος όλων των εξερχόµενων µηνυµάτων σας, και να δηµιουργείτε επιστολόχαρτα σε γλώσσα HTML. Στο κεφάλαιο αυτό θα µάθετε να γράφετε και να τροποποιείτε µηνύµατα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, να τα στέλνετε, και να βρίσκετε µηνύµατα που έχετε ήδη στείλει. Επιπλέον, θα µάθετε να χρησιµοποιείτε το Βιβλίο διευθύνσεων για την επιλογή ονοµάτων παραληπτών, να δηµιουργείτε και να χρησιµοποιείτε λίστες διανο- µής, να µορφοποιείτε τα µηνύµατά σας, να χρησιµοποιείτε υπογραφές, να στέλνετε συνηµµένα αρχεία, και να χρησιµοποιείτε επιστολόχαρτα σε γλώσσα HTML. 59
60 Ελληνικό Microsoft Outlook 2007 µε µια µατιά Σύνταξη µηνύµατος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας Όταν συντάσσετε νέα µηνύµατα στο Outlook, χρησιµοποιείτε το παράθυρο Μηνύµατος. Αυτό το παράθυρο αποτελείται από µια γραµµή για τους παραλήπτες (που ονοµάζεται Προς), µια γραµµή για την κοινοποίηση (γραµµή Κοιν.), µια γραµµή Θέµα, και µια περιοχή για το κείµενο του µηνύµατος. Κάθε µήνυµα πρέπει να έχει τουλάχιστον έναν παραλήπτη. Αν θέλετε, µπορείτε να αφήσετε τις γραµµές Κοιν. και Θέµα κενές, αλλά καλό είναι να επιλέγετε ένα θέµα για το µήνυµά σας. Καταχώριση διεύθυνσης σε µήνυµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας 1 Στο Outlook, πατήστε στο κουµπί η- µιουργία της Βασικής γραµµής εργαλείων για να εµφανίσετε ένα νέο παράθυρο µηνύµατος. 2 Πατήστε στο κουµπί Προς για να ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ονοµάτων. 3 Πατήστε στο βέλος του πλαισίου Βιβλίο ιευθύνσεων. 4 Πατήστε στο όνοµα του Βιβλίου διευθύνσεων που θέλετε να χρησιµοποιήσετε, π.χ. Επαφές. Οι διευθύνσεις του επιλεγµένου Βιβλίου διευθύνσεων εµφανίζονται στο πλαίσιο. 5 Πατήστε στο όνοµα του παραλήπτη του µηνύµατος. 6 Πατήστε στα κουµπιά Προς, Κοινοποίηση, ή Ιδιαίτερη κοινοποίηση. Το Outlook αντιγράφει το όνοµα στη λίστα παραληπτών του µηνύµατος που έχετε καθορίσει. 7 Επαναλάβατε τα βήµατα 5 και 6 µέχρι να συµπεριλάβετε στη λίστα παραληπτών του µηνύµατος τις επαφές που επιθυµείτε. 8 Πατήστε στο OK. 1 2 5 4 3 Συμβουλή Μπορείτε να δη- µιουργήσετε πολλά διαφορετικά Βιβλία διευθύνσεων για να αποθηκεύετε τα στοιχεία των επαφών σας. Για παράδειγµα, ένα µεγάλο εταιρικό Βιβλίο διευθύνσεων µε τα στοιχεία όλων των υπαλλήλων στην εταιρεία. Σε ένα δεύτερο Βιβλίο διευθύνσεων, θα αποθηκεύετε στοιχεία συγκεκριµένων εργαζοµένων, π.χ. των πωλητών, ή στοιχεία προµηθευτών και πελατών. Σε ένα τρίτο Βιβλίο διευθύνσεων µπορείτε να έχετε τις προσωπικές σας επαφές. 6 8 Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά µε την προσθήκη και την ενηµέρωση επαφών, δείτε το κεφάλαιο «Χρήση επαφών» στη σελίδα 117.
Κεφάλαιο 4: Σύνταξη και αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας 61 Πληκτρολόγηση του θέµατος και του κειµένου ενός µηνύµατος 1 Στο παράθυρο νέου µηνύµατος, πληκτρολογήστε ένα θέµα για το νέο µήνυµα στο πεδίο Θέµα. 2 Πατήστε το πλήκτρο Tab ή πατήστε στην περιοχή του σώµατος του µηνύµατος. 3 Πληκτρολογήστε το µήνυµά σας. 1 2 Συμβουλή Κατά τη σύνταξη του µηνύµατός σας δεν χρειάζεται να πατάτε το πλήκτρο Enter στο τέλος κάθε γραµµής. Συνεχίστε να πληκτρολογείτε, και το Outlook θα αναδιπλώνει το κείµενό σας στην επόµενη γραµµή. Πατήστε Enter, για να αλλάξετε παράγραφο. Αν θέλετε οι παράγραφοι να χωρίζονται µεταξύ τους µε δύο κενές γραµµές, πατήστε δύο φορές το πλήκτρο Enter στο τέλος κάθε παραγράφου. Έτσι, το µήνυµά σας θα είναι πιο ευανάγνωστο. Δείτε επίσης Αφού πληκτρολογήσετε το µήνυµά σας, µπορείτε να το στείλετε. Η αποστολή µηνυµάτων περιγράφεται παρακάτω, στην ενότητα «Αποστολή µηνυµάτων» στη σελίδα 81. Προσοχή Αν θέλετε, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε ειδική µορφοποίηση στα µηνύµατά σας (δείτε την ενότητα «Μορφοποίηση κειµένου µηνύµατος» στη σελίδα 71). Αν, όµως, τα στείλετε σε άτοµα που χρησι- µοποιούν διαφορετικό πρόγραµµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, ίσως να µην µπορέσουν να δουν τη µορφοποίηση που έχετε εφαρµόσει. Όταν έχετε αµφιβολίες, καλύτερα να µην εφαρµόζετε µορφοποίηση για να είστε βέβαιοι ότι δεν θα υπάρξουν προβλήµατα αγάγνωσης.
62 Ελληνικό Microsoft Outlook 2007 µε µια µατιά Χρήση του Βιβλίου διευθύνσεων Άνοιγµα του Βιβλίου διευθύνσεων 1 Στο Outlook, επιλέξτε τη διαταγή Βιβλίο ιευθύνσεων από το µενού Εργαλεία ή πατήστε στο εικονίδιο του Βιβλίου δευθύνσεων στη Βασική γραµµή εργαλείων. 2 Πατήστε στο βέλος επιλογής του πτυσσόµενου πλαισίου Βιβλίο ιευθύνσεων. 3 Πατήστε στο Βιβλίο διευθύνσεων που επιθυµείτε. Μπορείτε να χρησιµοποιείτε το Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook για την αναζήτηση και την ε- πιλογή ονοµάτων, διευθύνσεων και λιστών διανοµής. Όταν πληκτρολογείτε το όνοµα κάποιου παραλήπτη στο πεδίο Προς του παραθύρου µηνύµατος, το Outlook το αναζητά στο Βιβλίο διευθύνσεων. Το Βιβλίο διευθύνσεων µπορεί να αντλεί δεδοµένα από πολλές πηγές, όπως το φάκελο Επαφές, τη Γενική Λίστα ιευθύνσεων του Microsoft Exchange Server (αν διαθέτετε ένα λογαριασµό Exchange Server), και τις υπηρεσίες καταλόγων του ιαδικτύου. Ανάλογα µε τις ρυθµίσεις που έχετε ορίσει, µπορείτε να έχετε πληροφορίες από όλες αυτές τις πηγές ή από κάποια συγκεκριµένη. 1 2 Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά µε τη χρήση των πληροφοριών των επαφών σας, δείτε το κεφάλαιο «Χρήση επαφών» στη σελίδα 117. 3 Συμβουλή Αν η έκδοση του Outlook που διαθέτετε δεν µπορεί να δεχτεί άλλα Βιβλία διευθύνσεων, όπως τη Γενική Λίστα ιευθύνσεων του Exchange Server, µπορείτε να επιλέξετε από την πτυσσόµενη λίστα µόνο το φάκελο Επαφές του Outlook. Σηµειώστε ότι το Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook συλλέγει πληροφορίες από πολλά βιβλία διευθύνσεων, χωρίς να είναι το ίδιο ένα βιβλίο διευθύνσεων.
Κεφάλαιο 4: Σύνταξη και αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας 63 Εύρεση ονόµατος στο Βιβλίο διευθύνσεων 1 Στο πλαίσιο διαλόγου Βιβλίο ιευθύνσεων, πατήστε στο πλαίσιο κειµένου Αναζήτηση. 2 Καταχωρίστε το όνοµα της επαφής που ψάχνετε. 3 Η πρώτη επαφή που ταιριάζει επισηµαίνεται στη λίστα µε τα ονόµατα. 2 1 3 Δοκιμάστε αυτό Ας υποθέσουµε ότι θέλετε να βρείτε κάποια επαφή µε το όνοµα Αλέξανδρος, αλλά δεν είστε βέβαιοι αν τον έχετε καταχωρίσει ως «Αλέξανδρο» ή ως «Αλέκο» στο φάκελο Επαφές. Για να εντοπίσετε τη σχετική επαφή στο Βιβλίο διευθύνσεων, επιλέξτε τη διαταγή Εύρεση από το µενού Εργαλεία, πληκτρολογήστε «Αλέ» και πατήστε Enter. Το Outlook εµφανίζει όλα τα ονόµατα που περιλαµβάνουν τα γράµµατα που ορίσατε, όπως «Αλέξης», «Αλέκος» κ.ο.κ. Συμβουλή Αν θέλετε να επανεµφανίσετε ολόκληρο το Βιβλίο διευθύνσεων µετά από µια α- ναζήτηση, επιλέξτε ένα βιβλίο διευθύνσεων από το πτυσσόµενο πλαίσιο Βιβλίο ιευθύνσεων και πατήστε στο κουµπί επιλογής Μόνο όνοµα. Θα παρατηρήσετε ότι το Outlook εµφανίζει τώρα τα αποτελέσµατα της αναζήτησης επισηµασµένα, για να σας διευκολύνει σε περίπτωση που θέλετε να ανατρέξετε και πάλι σε αυτά.
64 Ελληνικό Microsoft Outlook 2007 µε µια µατιά Αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σε επαφή του Βιβλίου διευθύνσεων 1 Στο πλαίσιο διαλόγου Βιβλίο ιευθύνσεων, πατήστε σε µια επαφή στην ο- ποία θέλετε να στείλετε ένα µήνυµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. 2 Επιλέξτε τη διαταγή Νέο µήνυµα από το µενού Αρχείο. 3 Πληκτρολογήστε ένα θέµα. 4 Πληκτρολογήστε το κείµενο του µηνύµατός σας στην περιοχή κειµένου. 2 1 Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά µε την αποστολή του µηνύµατός σας, δείτε την ενότητα «Αποστολή µηνυµάτων» στη σελίδα 81. 3 4 Συμβουλή Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας µε το Βιβλίο διευθύνσεων, κλείστε το πατώντας στη διαταγή Κλείσιµο του µενού Αρχείο.
Κεφάλαιο 4: Σύνταξη και αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας 65 Χρήση λιστών διανοµής Η λίστα διανοµής είναι µια οµάδα από επαφές που έχουν κάποια σχέση µεταξύ τους. Για παράδειγµα, θα µπορούσατε να δηµιουργήσετε µια λίστα διανοµής που θα περιλαµβάνει άτοµα µε παρεµφερές αντικείµενο εργασίας. Έτσι, όταν θελήσετε να στείλετε ένα µήνυµα που αφορά όλα αυτά τα άτοµα, αρκεί να επιλέξετε την αντίστοιχη λίστα διανοµής, και το Outlook θα στείλει το µήνυµα σε όλες τις επαφές της λίστας αυτής. Οι λίστες διανοµής αποθηκεύονται βάσει προεπιλογής στο φάκελο Επαφές. ηµιουργία λίστας διανοµής 1 Ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε τη διαταγή ηµιουργία από το µενού Αρχείο. 2 Επιλέξτε τη διαταγή Λίστα διανοµής από το υποµενού ηµιουργία. 3 Πατήστε στο πλαίσιο Όνοµα και καταχωρίστε ένα όνοµα για τη νέα λίστα διανοµής. 4 Πατήστε στο κουµπί Επιλογή µελών της Κορδέλας για να ανοίξει το οµώνυµο πλαίσιο διαλόγου. (συνέχεια στην επόµενη σελίδα) 1 2 Συμβουλή Μπορείτε να µοιραστείτε µια λίστα διανοµής µε άλλους χρήστες. Για να γίνει αυτό, δηµιουργήστε ένα νέο µήνυµα και επιλέξτε το κου- µπί Επισύναψη στοιχείου της καρτέλας Εισαγωγή. Στο πλαίσιο ιερεύνηση σε, επιλέξτε ένα φάκελο για παράδειγµα το φάκελο Επαφές ο οποίος να περιλαµβάνει τη λίστα διανοµής σας. Από τη λίστα Στοιχεία, επιλέξτε τη λίστα διανοµής που θέλετε να στείλετε. Πατήστε στο ΟΚ για να επισυνάψετε τη λίστα στο νέο σας µήνυµα. 3 4
66 Ελληνικό Microsoft Outlook 2007 µε µια µατιά ηµιουργία λίστας διανοµής (συνέχεια) 5 Από το πτυσσόµενο πλαίσιο Βιβλίο ιευθύνσεων, επιλέξτε το Βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τα ονόµατα που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανοµής. 6 Πατήστε στο πλαίσιο κειµένου Αναζήτηση και πληκτρολογήστε ένα όνοµα που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανοµής ή επιλέξτε ένα όνοµα από τον κατάλογο που εµφανίζεται στο πεδίο Όνοµα. 7 Πατήστε στο κουµπί Μέλη για να αντιγράψετε το όνοµα στο πλαίσιο κειµένου της λίστας διευθύνσεων. 8 Πατήστε στο OK όταν ολοκληρωθεί η λίστα σας. 9 Πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση & κλείσιµο. 6 5 7 8 9 Συμβουλή Σε µια λίστα διανο- µής µπορείτε να προσθέσετε τις επαφές που ήδη υπάρχουν στο Βιβλίο διευθύνσεών σας ή να προσθέσετε διευθύνσεις παραληπτών που δεν συµπεριλαµβάνοται στις ήδη υπάρχουσες επαφές σας.
Κεφάλαιο 4: Σύνταξη και αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας 67 Χρήση λίστας διανοµής 1 Πατήστε στο κουµπί ηµιουργία της Βασικής γραµµής εργαλείων για να ξεκινήσετε ένα νέο µήνυµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. 2 Πατήστε στο κουµπί Προς. 3 Στον κατάλογο Όνοµα, πατήστε στη λίστα διανοµής που θέλετε να χρησιµοποιήσετε για την αποστολή του ηλεκτρονικού σας µηνύµατος. 4 Πατήστε στο κουµπί Προς. 5 Πατήστε στο OK. 1 2 Προσοχή Όταν χρησιµοποιείτε µια λίστα διανοµής, το µήνυµα αποστέλλεται σε όλες τις επαφές της λίστας αυτής. Αν θέλετε να στείλετε ένα µήνυµα µόνο σε µεµονωµένες επαφές µιας λίστας στην περίπτωση, για παράδειγµα, που πρόκειται για εµπιστευτικό µήνυµα, δηµιουργήστε µια νέα λίστα διανοµής για τους συγκεκριµένους παραλήπτες ή επιλέξτε κάθε παραλήπτη χωριστά από το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ονοµάτων. 3 Δείτε επίσης Για να µάθετε πώς να στέλνετε το µήνυµά σας, δείτε την ε- νότητα «Αποστολή µηνυµάτων» στη σελίδα 81. 4 5
68 Ελληνικό Microsoft Outlook 2007 µε µια µατιά Τροποποίηση κειµένου µηνύµατος Αφού δηµιουργήσετε ένα µήνυµα και πριν το στείλετε, καλό είναι να το ελέγξετε για τυχόν λάθη ή παραλείψεις. Αν διαπιστώσετε κάποιο τυπογραφικό ή άλλου είδους λάθος, µπορείτε να το διορθώσετε όπως θα κάνατε σε ένα έγγραφο. Επεξεργασία µηνύµατος 1 ηµιουργήστε ένα νέο µήνυµα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας µε παραλήπτες, θέµα και κείµενο µηνύµατος. 2 Για να αλλάξετε τον παραλήπτη, πατήστε στο κουµπί Προς. 3 Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ονοµάτων, πατήστε σε ένα όνοµα της λίστας Όνοµα και πατήστε στο κουµπί Προς για να το προσθέσετε στη λίστα παραληπτών του µηνύµατος. (συνέχεια στην επόµενη σελίδα) Για την επεξεργασία του κειµένου µπορείτε να χρησιµοποιήσετε διαταγές που σας είναι πλέον γνωστές, όπως τις Αντιγραφή και Επικόλληση ή να χρησιµοποιήσετε τη δυνατότητα µεταφοράς και απόθεσης. 2 3 Δείτε επίσης Αν θέλετε να τροποποιήσετε τις πληροφορίες µιας επαφής, όπως τη διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ή το όνοµα, αυτό µπορεί να γίνει από το φάκελο Επαφές. είτε την ενότητα «Ενηµέρωση επαφής» στη σελίδα 130.
Κεφάλαιο 4: Σύνταξη και αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας 69 Επεξεργασία µηνύµατος (συνέχεια) 4 Πατήστε σε οποιοδήποτε όνοµα της λίστας παραληπτών του µηνύµατος και πατήστε στη διαταγή ιαγραφή ή το πλήκτρο Backspace για να αφαιρέσετε το συγκεκριµένο όνοµα από τη λίστα. 5 Συνεχίστε να προσθέτετε ή να διαγράφετε παραλήπτες, ώσπου η λίστα παραληπτών να συµπεριλαµβάνει όλα τα ά- τοµα που θέλετε να παραλάβουν το µήνυµα. 6 Πατήστε στο OK. 7 Πατήστε στο πλαίσιο κειµένου Θέµα αν θέλετε να αλλάξετε το θέµα του µηνύµατος. 8 Πατήστε στην περιοχή του σώµατος του µηνύµατος όπου θέλετε να αλλάξετε το κείµενο. 9 Προσθέστε ή διαγράψτε κείµενο, ανάλογα µε τις ανάγκες σας. 7 4 6 8