ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ ΟΔΗΓΟΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας
Έκδοση 2.0 Ημερομηνία 20/07/2015 Συγγραφέας Υπηρεσία Πληροφορικής & Τεχνολογίας Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου Ιδιοκτησία Υπηρεσία Πληροφορικής & Τεχνολογίας Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου
Πίνακας περιεχομένων 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 4 2 ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ... 4 Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -3-
1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ο παρών οδηγός αφορά στην πρόσβαση των χρηστών στο σύστημα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου του Ανοικτού Πανεπιστημίου Κύπρου (ΑΠΚΥ). Ο οδηγός αυτός απευθύνεται σε καινούριους χρήστες του συστήματος και αφορά μόνο την αρχική σύνδεση τους στο σύστημα. Για τη χρήση του συστήματος, έχει ετοιμαστεί αντίστοιχος Οδηγός Χρήσης της Υπηρεσίας Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου. (http://www.ouc.ac.cy/web/guest/yppt/library) 2 ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Η υπηρεσία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (email) στο ΑΠΚΥ είναι διαθέσιμη σε όλο το προσωπικό και τους φοιτητές του ΑΠΚΥ. Το ΑΠΚΥ έχει δημιουργήσει για σας ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν είστε φοιτητής, ο λογαριασμός σας θα είναι της μορφής andreas.georgiou@st.ouc.ac.cy Διαφορετικά, θα είναι της μορφής andreas.georgiou@ouc.ac.cy Η διεύθυνση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου και ο αρχικός κωδικός πρόσβασής σας έχουν σταλεί στη διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δηλώσατε στις Διοικητικές Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Αν για κάποιο λόγο δεν έχετε λάβει σχετικό μήνυμα, επικοινωνήστε με το Γραφείο Υποστήριξης Χρηστών στην ηλεκτρονική διεύθυνση helpdesk@ouc.ac.cy ή τηλεφωνικώς στο +357-22411777. Η υπηρεσία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου είναι προσβάσιμη μέσω του Microsoft Outlook Wep App. Για να συνδεθείτε με το email, πληκτρολογήστε στο πεδίο διεύθυνσης του φυλλομετρητή (web browser) σας, την ηλεκτρονική διεύθυνση https://mail.ouc.ac.cy. Πατώντας το κουμπί Enter θα παρουσιαστεί η Οθόνη Εισόδου της υπηρεσίας (βλ. Εικόνα 1) Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -4-
Εικόνα 1 Η Οθόνη Εισόδου του συστήματος, πιθανόν να παρουσιάζεται στην ελληνική ή στην αγγλική γλώσσα, ανάλογα τις προτιμήσεις που έχετε ορίσει στον υπολογιστή σας. Στην Οθόνη Εισόδου παρουσιάζονται τα πιο κάτω πεδία/επιλογές: Ασφάλεια (security) Το σύστημα σας δίνει 2 επιλογές: Αυτός είναι υπολογιστής δημόσιας ή κοινής χρήσης (This is a public or shared computer), σας δίνει περιορισμένες δυνατότητες, με πιο σημαντικό το ότι δεν μπορείτε να δείτε ή να κατεβάσετε (download) οποιαδήποτε συνημμένα αρχεία (attachments) στα μηνύματα σας. Αυτός είναι ιδιωτικός υπολογιστής (This is a private computer) Χρήση του Outlook Web App Light (Use Outlook Web App Light) Το Outlook Web App Light, σας επιτρέπει πρόσβαση στο email σας, αλλά με περιορισμένες δυνατότητες. Επιλέξτε την επιλογή αυτή, στην περίπτωση που η σύνδεση σας με το διαδίκτυο είναι αργή. Θέλω να αλλάξω τον κωδικό πρόσβασης αφού συνδεθώ Επιλέξτε την επιλογή αυτή, στην περίπτωση που επιθυμείτε αμέσως μετά τη σύνδεση σας να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασης σας (password). Με την πρώτη Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -5-
σύνδεση στο Σύστημα, αυτό θα γίνει αυτόματα, οπόταν δεν χρειάζεται να επιλέξετε αυτή την επιλογή. Όνομα τομέα\χρήστη (Domain\user name):καταχωρήστε ολόκληρη τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο ΑΠΚΥ π.χ. andreas.georgiou@ouc.ac.cy Κωδικός Πρόσβασης (Password):καταχωρήστε τον κωδικό πρόσβασής (password) σας που σας έχει σταλεί για την πρόσβαση σας στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εικόνα 2 Αφού συμπληρώσετε με τα στοιχεία σας την Οθόνη Εισόδου (βλ. Εικόνα 2), πατήστε το κουμπί Σύνδεση (Log On). Εφόσον ο συνδυασμός του Ονόματος Χρήστη και του Κωδικού Πρόσβασης είναι ορθός, το σύστημα θα προχωρήσει με το να σας ζητήσει να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας (βλ. Αλλαγή Αρχικού Κωδικού Πρόσβασης πιο κάτω). Στην περίπτωση που έχετε καταχωρήσει λανθασμένα στοιχεία πρόσβασης το σύστημα θα σας παρουσιάσει μήνυμα λάθους (βλ. Εικόνα 3) και τη δυνατότητα να ξανακαταχωρήσετε τα στοιχεία σας. Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -6-
Εικόνα 3 Στην περίπτωση που έχετε καταχωρήσει λανθασμένα τον κωδικό πρόσβασης για πολλές συνεχόμενες φορές, ο λογαριασμός σας, για σκοπούς ασφαλείας, θα κλειδώσει και δεν θα σας επιτρέπεται η πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ο λογαριασμός σας ξεκλειδώνει αυτόματα μετά από χρονικό διάστημα δύο (2) ωρών. Μπορείτε να περιμένετε είτε να περάσει αυτό το χρονικό διάστημα είτε να επικοινωνήστε με το Γραφείο Υποστήριξης Χρηστών (στην ηλεκτρονική διεύθυνση helpdesk@ouc.ac.cy ή τηλεφωνικώς στο +357-22411777) ώστε να ενεργοποιηθεί και πάλι ο λογαριασμός σας και πιθανόν να επαναοριστεί (reset) ο κωδικός πρόσβασης σας. Αλλαγή Αρχικού Κωδικού Πρόσβασης Εφόσον η σύνδεση σας στο σύστημα ήταν επιτυχής, το σύστημα, θα απαιτήσει να αλλάξετε τον Κωδικό Πρόσβασής σας (βλ. Εικόνα 4). Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -7-
Εικόνα 4 Στο πεδίο Παλιός Κωδικός Πρόσβασης (Old Password) καταχωρήστε τον αρχικό κωδικό πρόσβασης (που σας έχει σταλεί). Στο πεδίο Νέος Κωδικός Πρόσβασης (New Password) καταχωρήστε τον νέο κωδικό πρόσβασης που επιθυμείτε. Ο νέος κωδικός πρόσβασης πρέπει να ικανοποιεί τους πιο κάτω περιορισμούς: 1. Πρέπει να είναι τουλάχιστον 8 χαρακτήρες και να μην ξεπερνά τους 15 χαρακτήρες 2. Πρέπει να περιλαμβάνει χαρακτήρες από τουλάχιστον 3 από τις ακόλουθες κατηγορίες i. Πεζά γράμματα ii. Κεφαλαία γράμματα iii. Αριθμοί iv. Ειδικοί Χαρακτήρες (π.χ. @ & #! +) 3. Το πλήθος των γραμμάτων και των αριθμών πρέπει να είναι τουλάχιστον 6 4. Δεν πρέπει να έχει συνεχόμενους ίδιους χαρακτήρες (π.χ. eee, bb, 22, $$) 5. Δεν πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα ή το επώνυμο σας 6. Δεν πρέπει να είναι ο ίδιος με τον κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιήσατε για να συνδεθείτε. Στο πεδίο Επιβεβαίωση Νέου κωδικού πρόσβασης (Confirm New Password) επαναλάβετε τον καινούριο σας κωδικό. Πατήστε το κουμπί Αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης (Change Password). Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -8-
Το σύστημα θα αλλάξει τον κωδικό πρόσβασης σας αν πληρούνται και οι 3 πιο κάτω απαιτήσεις: 1. Ο Παλιός κωδικός πρόσβασης (Old Password) είναι έγκυρος, δηλαδή είναι ο κωδικός πρόσβασης με τον οποίο σας αναγνωρίζει το σύστημα. 2. Ο Νέος κωδικός πρόσβασης (New Password) ικανοποιεί όλους τους περιορισμούς ασφαλείας. 3. Στο πεδίο Επιβεβαίωση Νέου κωδικού πρόσβασης (Confirm New Password) καταχωρήθηκε ακριβώς ο ίδιος κωδικός όπως και στο Νέος κωδικός πρόσβασης (New Password). Αν οποιοδήποτε από τα πιο πάνω δεν ικανοποιείται, το σύστημα θα σας παρουσιάσει αντίστοιχο μήνυμα λάθους όπως περιγράφεται στη συνέχεια. 1. Στην περίπτωση που ο Παλιός Κωδικός Πρόσβασης που εισαγάγετε δεν είναι έγκυρος, θα παρουσιαστεί το μήνυμα λάθους στην Εικόνα 5. Εικόνα 5 Πατώντας το κουμπί συνέχεια, το σύστημα θα σας ζητήσει να ξανασυνδεθείτε στο σύστημα, παρουσιάζοντας σας την Οθόνη Εισόδου (βλ. Εικόνα 1). 2. Στην περίπτωση που ο Νέος Κωδικός Πρόσβασης δεν ικανοποιεί τους περιορισμούς που αναφέρονται πιο πάνω, το σύστημα θα σας παρουσιάσει το μήνυμα λάθους στην Εικόνα 6, με τη δυνατότητα να ξανακαταχωρήσετε τα στοιχεία για την αλλαγή του Κωδικού Πρόσβασης. Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -9-
Εικόνα 6 3. Στην περίπτωση που ο κωδικός που καταχωρήσατε στο πεδίο Επιβεβαίωση Νέου κωδικού πρόσβασης (Confirm New Password) δεν είναι ακριβώς ο ίδιος με τον κωδικό στο πεδίο Νέος κωδικός πρόσβασης το σύστημα θα σας παρουσιάσει το μήνυμα λάθους στην Εικόνα 7, με τη δυνατότητα να ξανακαταχωρήσετε τα στοιχεία για την αλλαγή του Κωδικού Πρόσβασης. Εικόνα 7 Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -10-
Εφόσον η αλλαγή του κωδικού πρόσβασης ήταν επιτυχής, το σύστημα θα σας ζητήσει να ορίσετε τις Τοπικές Ρυθμίσεις (Regional Settings) (βλ. Εικόνα 8), για την Γλώσσα (Language) και Ζώνη Ώρας (Time Zone). Επίσης μπορείτε να ορίσετε κατά πόσο επιθυμείτε να βελτιστοποιήσετε το περιβάλλον του Outlook Web App για χρήση από άτομα με προβλήματα όρασης (Επιλογή για τυφλούς και άτομα με προβλήματα όρασης (Use the blind and low vision Experience)). Εικόνα 8 Μετά την ολοκλήρωση των ρυθμίσεων, το σύστημα θα σας παρουσιάσει τη Βασική Οθόνη του Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείο (βλ. Εικόνα 9). Οδηγίες για την χρήση του συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δίνονται στον Οδηγό Χρήσης της Υπηρεσίας Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου. Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -11-
Εικόνα 9 Υπηρεσία Πληροφορικής και Τεχνολογίας -12-