ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ Ηράκλειο, Δεκέμβριος 2016 1
Πίνακας περιεχομένων 1. Εισαγωγή...3 2. Περιβάλλον Εργασίας...3 3. Νέα Παραγγελία...5 4. Λίστα Παραγγελιών...7 5. Οριστικοποίηση παραγγελίας...7 6. Προέγκριση / Τελική έγκριση Παραγγελίας...8 7. Ανέβασμα PDF με τη σκαναρισμένη υπογραφή...9 8. Αναφορές...11 9. Μέλη...12 10. Στοιχεία λογαριασμού...12 11. Επικοινωνία...13 2
1. Εισαγωγή Ο παρών οδηγός χρήσης είναι μια σύντομη αναφορά στη λειτουργία της διαδικτυακής εφαρμογής παραγγελιών και απευθύνεται προς τους υπεύθυνους των εργαστηρίων ή των παραγωγικών μονάδων. 2. Περιβάλλον Εργασίας Η διεύθυνση για την εφαρμογή είναι : http://www.imbb.forth.gr/orders/ όπου θα πρέπει να εισάγετε τα στοιχεία πρόσβασης για να συνδεθείτε στην εφαρμογή. Μετά τη σύνδεση στο δεξί μέρος της οθόνης υπάρχει το κεντρικό μενού επιλογών η επεξήγηση των οποίων ακολουθεί. Εδώ μπορείτε να αλλάξετε τη γλώσσα του περιβάλλοντος εργασίας. Απλά κάντε κλικ στην αντίστοιχη σημαία. Οι επιλογές σας: Πίνακας ελέγχου (περιέχει βασικά στατιστικά στοιχεία για το λογαριασμό σας) Νέα Παραγγελία ( δημιουργήστε μια νέα παραγγελία μέσα από το Δελτίο Παραγγελίας) Λίστα Παραγγελιών (δείτε τις προηγούμενες παραγγελίες σας) 3
Αναφορές (δείτε το σύνολο των παραγγελιών) Μέλη (δείτε ποια μέλη των μονάδων έχουν δικαίωμα να κάνουν παραγγελία) Στοιχεία λογαριασμού (τροποίηση των στοιχείων σας) Βοηθήματα (άνοιγμα του μενού των κειμένων βοηθείας) Σε αυτό το μενού θα βρείτε όλα τα κείμενα που περιέχουν χρήσιμες πληροφορίες για τη χρήση της εφαρμογής και τα οποία συνεχώ θα ενημερώνονται. Στον πίνακα ελέγχου μπορείτε να δείτε: τον συνολικό αριθμό των παραγγελιών των μονάδων πόσες παραγγελίες έχουν σταλεί προς τον προμηθευτή πόσες παραγγελίες είναι έτοιμες προς παραλαβή πόσες παραγγελίες αναμένουν προ έγκριση ή τελική έγκριση 4
3. Νέα Παραγγελία Για να δημιουργήσετε μια νέα παραγγελία, επιλέξτε 'Νέα Παραγγελία' από το δεξί μενού. Το παρακάτω Δελτίο Παραγγελίας θα σας εμφανιστεί: 5
Συμπληρώστε τα πεδία: Ημερομηνία ( πρόκειται για την ημερομηνία υποβολής της παραγγελίας) Προμηθευτής (επιλέξτε 'Αποθήκη ΙΜΒΒ' για υλικά απο την αποθήκη ή 'Τοπική αγορά/'αλλος' για αγορά από εξωτερικό προμηθευτή ) Νόμισμα Πρόγραμμα Στη συνέχεια καταχωρήστε τα υλικά/προϊόντα, ένα σε κάθε σειρά, που θέλετε να παραγγείλετε δίνοντας τα παρακάτω στοιχεία: Κωδικός υλικού Ονομασία/Περιγραφή Ποσότητα/ Κομμάτια ΦΠΑ Τιμή στη μονάδα του προϊόντος Εάν θέλετε να διαγράψετε κάποιο προϊόν απλά πατήστε το κουμπί με το [x]. Στο τέλος, πατήστε 'Αποθήκευση' για να αποθηκεύσετε την παραγγελία σας. Σε αυτό το στάδιο η παραγγελία σας δεν είναι οριστική και μπορείτε να επανέλθετε ώστε να κάνετε διορθώσεις ή προσθήκες. 6
4. Λίστα Παραγγελιών Για να δείτε τις παραγγελίες σας επιλέξτε 'Λίστα Παραγγελιών' από το δεξί μενού. Η παρακάτω λίστα με τις παραγγελίες σας θα εμφανιστεί. Από εδώ μπορείτε να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε τα στοιχεία μιας προσωρινής παραγγελίας και φυσικά να δείτε την πορεία της. Επίσης, στο επάνω μέρος της λίστας υπάρχουν χρήσιμα φίλτρα όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ώστε να βρείτε συγκεκριμένες παραγγελίες 5. Οριστικοποίηση παραγγελίας Αφού κάνετε όλες τις απαραίτητες διορθώσεις/προσθήκες στην παραγγελία σας, από τη λίστα των παραγγελιών σας επιλέξτε 'Τροποποίηση' και στο τέλος του Δελτίου Παραγγελίας πατήστε 'Οριστικοποίηση Παραγγελίας'. 7
6. Προέγκριση / Τελική έγκριση Παραγγελίας Στο πίνακα ελέγχου του λογαριασμού σας υπάρχει περιοχή όπου άμεσα μπορείτε να δείτε ποιες παραγγελίες απαιτούν: 1. έλεγχο από εσάς (προέγκριση) 2. τελική έγκριση Κάνοντας κλικ στον σχετικό σύνδεσμο μπορείτε να να δείτε αναλυτικά τη λίστα με αυτές τις παραγγελίες. Κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος παραγγελίας και έπειτα στο κουμπί Αποδοχή Παραγγελίας για να προεγκρίνετε ή να δώσετε τελική έγκριση στην παραγγελία. Σε αντίθετη περίπτωση μπορείτε να ζητήσετε να γίνουν διορθώσεις από τον τεχνικό 8
του εργαστηρίου επιλέγοντας το κουμπί Χρειάζεται διορθώσεις. Τέλος, μπορείτε να ακυρώσετε την παραγγελία επιλέγοντας το κουμπί Ακύρωση παραγγελίας. 7. Ανέβασμα PDF με τη σκαναρισμένη υπογραφή Εξάγετε το PDF, μέσα από την εργαλειοθήκη, για την παραγγελία που σας ενδιαφέρει αφού έχετε δώσει την τελική έγκριση πρώτα. Προσθέστε την σκαναρισμένη υπογραφή σας μέσα στο PDF. Ένας από τους τρόπους που μπορείτε να το κάνετε αυτό περιγράφετε στο παρακάτω PDF: http://www.imbb.forth.gr/orders/images/documentation/guide_how_to_insert_a_scan ned_signature_to_pdf.pdf Μέσα από την παραγγελία κάνετε κλικ στο εικονίδιο δίπλα στο κείμενο Ψηφιακή υπογραφή 9
Στις επόμενες οθόνες βρίσκουμε το τροποποιημένο PDF: 10
και το ανεβάζουμε στην εφαρμογή. Πλέον μπορούν οι υπεύθυνοι των προμηθειών να κατεβάσουν αυτό το PDF. Προσοχή, δεν έχετε δικαίωμα να τροποποιήσετε πλέον περαιτέρω το PDF που μόλις ανεβάσατε. 8. Αναφορές Επιλέγοντας από το δεξί μενού την επιλογή Αναφορές μπορείτε να δείτε συγκεντρωτικά το κόστος των παραγγελιών που έχουν γίνει από τα μέλη όλων των μονάδων στις οποίες είστε υπεύθυνος. Στο επάνω μέρος υπάρχουν φίλτρα που μπορείτε να ορίσετε ώστε να πάρετε μια πιο συγκεκριμένη αναφορά. 11
9. Μέλη Επιλέγοντας από το δεξί μενού την επιλογή Μέλη μπορείτε να δείτε όλα τα μέλη των μονάδων που είστε υπεύθυνοι και μπορούν να δημιουργήσουν μια παραγγελία μέσα από την διαδικτυακή εφαρμογή. 10. Στοιχεία λογαριασμού Επιλέγοντας από το δεξί μενού την επιλογή Στοιχεία λογαριασμού μπορείτε να δείτε και να τροποποιήσετε τις παρακάτω πληροφορίες: Ονοματεπώνυμο E-mail Κωδικό πρόσβασης 12
11. Επικοινωνία Για οποιαδήποτε διευκρίνηση όσον αφορά την λειτουργία της εφαρμογής παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μας: Τηλέφωνο: 1126 E-mail: orders@imbb.forth.gr 13