Λέξεις-κλειδιά Κοινότητες πρακτικής, διαδικτυακές κοινότητες, στρατηγικές κοινότητες, διαμοίραση γνώσης, διαχείριση γνώσης, καινοτομία Όταν ολοκληρώσετε το κεφάλαιο, θα γνωρίζετε τι είναι μία κοινότητα πρακτικής, πού μπορεί να χρησιμοποιηθεί, ποια είναι τα πλεονεκτήματα της, ποια είναι ακολουθήσετε έτσι ώστε να δημιουργήσετε μία Κοινότητα Πρακτικής. Θα χρειαστείτε 40-50 λεπτά για να διαβάσετε το συγκεκριμένο κεφάλαιο. Εισαγωγή Όταν το 1988, ο ανταγωνισμός από ιαπωνικές αυτοκινητοβιομηχανίες απειλούσε την επιβίωση της εταιρίας Chrysler, κανείς δεν φανταζόταν ότι η δυναμική ανάκαμψη της εταιρίας θα στηριζόταν ως ένα βαθμό στη δημιουργία ενός καινοτόμου συστήματος γνώσης βασισμένο σε κοινότητες πρακτικής. Πριν τον επαναπροσδιορισμό αυτόν, η Chrysler χρειαζόταν ένα χρονικό διάστημα πέντε ετών για να αναπτύξει ένα καινούριο προϊόν ενώ οι ανταγωνιστές της μόλις τρία χρόνια η διαφορά ήταν τεράστια. 1 Οι κοινότητες πρακτικής βρίσκονται παντού, στη δουλειά, στο σχολείο, στις δραστηριότητές μας στον ελεύθερο χρόνο μας και πιθανόν όλοι να ανήκουμε σε κάποια από αυτές. Κάποιες έχουν ειδική ονομασία και κάποιες όχι, άλλες τις εντοπίζουμε εύκολα και άλλες δεν είναι φανερές. Γιατί όμως πρέπει οι εταιρίες να τις στηρίζουν και να τις προωθούν; Για ποιο λόγο είναι τόσο σημαντικές; Η κατάκτηση της γνώσης πλέον αποτελεί άκρως σημαντικό παράγοντα επιτυχίας στον επιχειρηματικό χώρο και συνεπώς, απαιτεί σωστή διαχείριση και ενίσχυση. Είναι σημαντικό να καταλάβετε το πώς και ποια είδη γνώσης εξελίσσουν μία εταιρία και της δίνουν ανταγωνιστικό προβάδισμα. Η ανάπτυξη κοινοτήτων πρακτικής σε στρατηγικούς τομείς αποτελεί ένα πρακτικό τρόπο διαχείρισης γνώσης για μία επιχείρηση. Η γνώση είναι ένα πάρα πολύ σημαντικό κομμάτι για τη σωστή και επιτυχημένη λειτουργία μιας εταιρίας η οποία θα πρέπει να τη διαχειρίζεται σωστά, να την ανανεώνει, να την επεξεργάζεται, να τη διευρύνει και να τη μεταδίδει σε όλο τον οργανισμό 2. 11.3.1 Τι είναι μία Κοινότητα Πρακτικής; Η έννοια της κοινότητας πρακτικής αφορά στην διαδικασία αμοιβαίας και κοινής απόκτησης γνώσης μεταξύ ανθρώπων που έχουν κοινά ενδιαφέροντα για κάποιο θέμα ή αντιμετωπίζουν το ίδιο πρόβλημα, συνυπάρχουν σε ομάδα και συνεργάζονται για 1 Etienne Wenger, Richard McDermott, William M.Snyder, 2002, Cultivating communities of Practice 2 Ibid InnoSuTra 1 2008-07-28
κάποιο μεγάλο χρονικό διάστημα για να ανταλλάξουν ιδέες, να βρουν λύσεις και να αναπτύξουν καινοτόμες δραστηριότητες. Η κοινότητα πρακτικής αναφέρεται στη σταθερή ομάδα που έχει δημιουργηθεί μέσα από συχνές αλληλεπιδράσεις 3. Οι Κοινότητες Πρακτικής είναι μία ομάδα ανθρώπων που έχουν το ίδιο ενδιαφέρον και πάθος για κάποια πράγματα που κάνουν και μαθαίνουν να γίνονται καλύτεροι σε αυτά μέσα από τη συχνή αλληλεπίδρασή τους 4. Όσον αφορά τη διαχείριση γνώσης, οι κοινότητες πρακτικής αφορούν σε τρόπους αμοιβαίας ανταλλαγής γνώσης μικρής ή μεγαλύτερης σημασίας, ανάπτυξης νέας γνώσης, ενθάρρυνσης καινοτόμων πρακτικής κλπ. Ένας σύντομος ορισμός είναι ότι «οι κοινότητες πρακτικής προσφέρουν τη δυνατότητα να αναπτύξουν και να εξελίξουν τις γνώσεις τους άτομα που αλληλεπιδρούν με άλλα άτομα σε ένα περιβάλλον πρόσφορο για δημιουργία, επεξεργασία και εξέλιξη γνώσης» 5. Δεν είναι όμως, όλες οι κοινότητες ανθρώπων έτσι. Μπορεί για παράδειγμα να θεωρείτε ότι μία γειτονιά ίσως αποτελεί κοινότητα πρακτικής αν και θα μπορούσε, συνήθως δεν είναι. Πρέπει να ισχύουν τα παρακάτω σημαντικά χαρακτηριστικά: 1. Πεδίο ενδιαφέροντος: Μία κοινότητα πρακτικής δεν είναι απλά μία ομάδα ή ένα δίκτυο ατόμων που σχετίζονται. Η ταυτότητα μιας κοινότητας πρακτικής καθορίζεται από ένα κοινό τομέα ενδιαφέροντος. Η συμμετοχή λοιπόν σε μία τέτοια κοινότητα προϋποθέτει αφοσίωση και επικέντρωση στο συγκεκριμένο τομέα και επομένως, ένα σύνολο δεξιοτήτων που ξεχωρίζει τα μέλη αυτά από άλλα άτομα. Ο τομέας ενδιαφέροντος δεν θεωρείται απαραίτητα σαν «εξειδικευμένη γνώση» από τα άλλα άτομα εκτός της κοινότητας. Για παράδειγμα, μία συμμορία εφήβων πιθανώς να έχει αναπτύξει πολλούς και διαφορετικούς τρόπους να λειτουργούν μέσα στον τομέα τους, δηλαδή να επιβιώνουν στον δρόμο και να έχουν ένα είδος ταυτότητας που τους βοηθά να ανταπεξέρχονται στις δυσκολίες. Σέβονται και εκτιμούν τις συλλογικές τους ικανότητες και μαθαίνουν ο ένας από τον άλλο, παρότι ελάχιστοι εκτός της ομάδας αυτής αναγνωρίζουν αυτές τις δεξιότητες. 6 2. Η κοινότητα: Τα μέλη της κοινότητας συμμετέχουν σε συλλογικές δραστηριότητες και συζητήσεις πάνω στο πεδίο ενδιαφερόντων τους, βοηθάει ο ένας τον άλλο και μοιράζονται πληροφορίες και γνώσεις. Δημιουργούν σχέσεις που τους βοηθούν να μαθαίνουν από τις γνώσεις των άλλων. Όμως, μία ιστοσελίδα δεν αποτελεί κοινότητα πρακτικής ούτε και τα άτομα που κάνουν την ίδια δουλειά, εκτός και αν αλληλεπιδρούν και μαθαίνουν από τις κοινές τους εμπειρίες. Οι υπάλληλοι σε μία μεγάλη ασφαλιστική εταιρία ή οι μαθητές στα 3 http://en.wikipedia.org/wiki/community_of_practice 4 http://www.ewenger.com/theory/ 5 Koubek, A., Laister, J. (2001) 3rd Generation Learning Platforms. Requirements and Motivation for Collaborative Learning. 6 http://www.ewenger.com/theory/ InnoSuTra 2 2008-07-28
αμερικάνικα σχολεία μπορεί να έχουν κοινά στοιχεία, ωστόσο εάν δεν συμμετέχουν σε κοινές δραστηριότητες ώστε να ανταλλάξουν γνώσεις και εμπειρίες, δε σχηματίζουν κοινότητα πρακτικής. Τα μέλη μίας τέτοιας κοινότητας δεν συναντιούνται απαραίτητα κάθε μέρα για παράδειγμα, οι ιμπρεσιονιστές συγκεντρώνονταν σε καφετέριες και καλλιτεχνικούς χώρους ώστε να συζητήσουν για το στυλ ζωγραφικής που είχαν επινοήσει μαζί. Αυτές οι επαφές ήταν το στοιχείο που τους έκανε μία κοινότητα πρακτικής παρότι ζωγράφιζε αρκετά συχνά ο καθένας μόνος του. 7 3. Πρακτική: Μία κοινότητα πρακτικής δεν είναι απλά μία ομάδα ανθρώπων που τους αρέσουν για παράδειγμα, συγκεκριμένες ταινίες. Τα μέλη μίας κοινότητας είναι ομάδες ειδικών, άνθρωποι που αναπτύσσουν δηλαδή ένα κοινό ευρύ σύνολο από πηγές γνώσης: εμπειρίες, συμβάντα-περιπτώσεις, μεθόδους και τρόπους αντιμετώπισης επαναλαμβανόμενων προβλημάτων με λίγα λόγια δηλαδή, μία κοινή πρακτική πρακτικής. Η διαδικασία αυτή απαιτεί την συλλογική συνύπαρξη των μελών για μεγάλο χρονικό διάστημα. Η συζήτηση με κάποιον άγνωστο στο αεροπλάνο πιθανώς να σας διαφωτίσει για πολλά θέματα, όμως δεν αποτελεί κοινότητα πρακτικής. Η ανάπτυξη μίας κοινής πρακτικής πρακτικής μας δίνει μία τέτοια κοινότητα. 8 Οι κατασκευαστές εξαρτημάτων αυτοκινήτων κάνουν συνειδητοποιημένες και οργανωμένες προσπάθειες να συγκεντρώσουν και να καταγράψουν τις γνώσεις και τα «μυστικά» από την δουλειά τους σε μία βάση δεδομένων. Αντίθετα, οι νοσοκόμες που μαζεύονται συχνά στο διάλειμμα για το μεσημεριανό τους γεύμα και κουβεντιάζουν, δεν αντιλαμβάνονται ότι με αυτόν τον τρόπο μοιράζονται πληροφορίες για το πώς να φροντίζουν τους ασθενείς καλύτερα. Βέβαια, σε κάθε τέτοια περίπτωση προκύπτουν ιστορίες και περιπτώσεις που ουσιαστικά αποτελούν το κοινό θέμα της συλλογικής πρακτικής τους 9. 11.3.2 Πού και γιατί να αναπτύξετε Κοινότητες Πρακτικής; Οι κοινότητες αναπτύσσουν την πρακτική τους μέσα από διάφορες ενέργειες. Δείτε τον ακόλουθο πίνακα που παρουσιάζει μερικά τυπικά παραδείγματα 10 : Επίλυση προβλημάτων Αναζήτηση πληροφοριών «Μπορούμε να επεξεργαστούμε αυτόν τον σχεδιασμό και να βρούμε κάποιες ιδέες γιατί εγώ έχω κολλήσει-αδυνατώ να συμβάλλω ;» «Πού θα βρω τον κωδικό για να συνδεθώ στον διακομιστή; 7 Ibid 8 http://www.ewenger.com/theory/ 9 Ibid 10 Ibid InnoSuTra 3 2008-07-28
Αναζήτηση πείρας «Υπάρχει κάποιος με προηγούμενη εμπειρία σε παρόμοια κατάσταση με πελάτη;» Επαναχρησιμοποίηση αγαθών/ γνώσεων Συντονισμός και συνεργασία Συζήτηση σχετικά με τις εξελίξεις σε διάφορους τομείς Σχέδια καταγραφής και οργάνωσης δεδομένων Επισκέψεις Χαρτογράφηση γνώσης και εντοπισμός κενών Source of table: www.ewenger.com/theory «Έχω μία πρόταση για κάποιο τοπικό δίκτυο το οποίο δημιούργησα για έναν πελάτη πέρσι. Μπορώ να σου τη στείλω και να την χρησιμοποιήσεις εσύ όταν τη χρειαστείς.» «Μπορούμε να συνδυάσουμε τις αγορές για να επιτύχουμε εκπτώσεις χονδρικής;» «Πώς σας φαίνεται το νέο σύστημα CAD;Πιστεύετε ότι είναι αποτελεσματικό;» «Έχουμε αντιμετωπίσει το συγκεκριμένο πρόβλημα πέντε φορές. Ας καταγράψουμε αυτήν τη φορά, τον τρόπο που το χειριστήκαμε στο παρελθόν.» «Μπορούμε να έρθουμε το πρόγραμμα εκδηλώσεων σας; Χρειάζεται να εφαρμόσουμε ένα παρόμοιο στον δήμο της πόλης μας.» «Ποιος έχει τις γνώσεις και ποια δεδομένα μας διαφεύγουν; Με ποιες άλλες ομάδες πρέπει να συνεργαστούμε;» Η έννοια των κοινοτήτων πρακτικής έχει εφαρμοστεί σε διάφορους κλάδους όπως στις επιχειρήσεις, στον οργανωσιακό σχεδιασμό, σε κυβερνητικές δραστηριότητες, στην εκπαίδευση, σε επαγγελματικές ενώσεις, υλοποίηση προγραμμάτων και γενικά τη ζωή των πολιτών. Γνωρίζετε για κάποια από αυτές; Υπάρχει κάποια κοινότητα πρακτικής στην επιχείρησή σας ή το κοινωνικό σας περιβάλλον; Οργανισμοί: Η συγκεκριμένη αντίληψη υιοθετήθηκε άμεσα από άτομα του επιχειρηματικού κόσμου λόγω της αναγνώρισης του ρόλου των γνώσης που για μία εταιρία είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό αγαθό που πρέπει να το διαχειριστεί με στρατηγικό τρόπο. Οι αρχικές προσπάθειες διαχείρισης γνώσης είχαν επικεντρωθεί στα πληροφοριακά συστήματα, γεγονός που οδήγησε σε απογοητευτικά αποτελέσματα. Η εμφάνιση των κοινοτήτων πρακτικής πρόσφερε μία νέα προσέγγιση η οποία επικεντρωνόταν στον άνθρωπο και τις κοινωνικές δομές που τον βοηθάνε να μαθαίνει από InnoSuTra 4 2008-07-28
τους άλλους. Στις μέρες μας, είναι ελάχιστοι οι οργανισμοί κάποιου συνηθισμένου μεγέθους που δεν έχουν κοινότητες πρακτικής. Γιατί όμως έχει εκδηλωθεί τόσο ενδιαφέρον για τις Κοινότητες Πρακτικής σαν μέσο ανάπτυξης στρατηγικών ικανοτήτων σε οργανισμούς; Οι κοινότητες πρακτικής επιτρέπουν στους επαγγελματίες- ειδικούς να αναλαμβάνουν τη συλλογική ευθύνη για τη διαχείριση γνώσης που χρειάζονται, αναγνωρίζοντας παράλληλα ότι είναι τα κατάλληλα άτομα για να το κάνουν. Οι κοινότητες πρακτικής μεταξύ ομάδων ειδικών συνδέουν άμεσα την απόκτηση γνώσης με την απόδοση, διότι τα μέλη των κοινοτήτων αυτών συμμετέχουν και σε ομάδες και τμήματα από το επιχειρηματικό περιβάλλον. Οι ειδικοί μπορούν να προσεγγίσουν τα ρητά και δυναμικά στοιχεία της γνώσης κατά τη δημιουργία και τη διαμοίρασή της, καθώς και πιο συγκεκριμένα στοιχεία της. Οι κοινότητες πρακτικής δεν περιορίζονται από αυστηρά συγκεκριμένες δομές αλλά δημιουργούν δεσμούς μεταξύ ατόμων από διαφορετικούς οργανισμούς και διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές. Κράτος: Όπως οι ιδιωτικές επιχειρήσεις, έτσι και οι κρατικοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν σύνθετα προβλήματα σχετικά με το θέμα των γνώσεων. Έχουν υιοθετήσει λοιπόν οι τις κοινότητες πρακτικής για τους ίδιους λόγους με τον ιδιωτικό τομέα, ωστόσο η ύπαρξη της γραφειοκρατίας στον συγκεκριμένο χώρο, εμποδίζει την «ανοιχτή» ανταλλαγή γνώσεων. Εκτός αυτής της δυσκολίας, το κράτος αντιμετωπίζει και προβλήματα στους τομείς της εκπαίδευσης, της υγείας και της εθνικής ασφάλειας οι οποίοι απαιτούν συντονισμό και διαμοίραση γνώσης μεταξύ όλων των επιπέδων της κυβέρνησης του κράτους. Εκπαίδευση: Τα σχολεία και οι περιφέρειες είναι αυτόνομοι οργανισμοί και αντιμετωπίζουν αυξανόμενα προβλήματα σχετικά με την απόκτηση γνώσης. Οι πρώτες πρακτικές εφαρμογές των κοινοτήτων πρακτικής δημιουργήθηκαν στην εκπαίδευση των καθηγητών και στην υποστήριξη δημιουργίας απομονωμένων διευθυντικών στελεχών που διατηρούν επαφή με συναδέλφους. Οι κοινότητες πρακτικής επηρεάζουν τις εκπαιδευτικές πρακτικές με τρεις τρόπους: α. Εσωτερικά: Οργάνωση των εκπαιδευτικών εμπειριών που θεμελιώνουν τη σχολική μάθηση μέσω συμμετοχής σε κοινότητες με κοινά θέματα. β. Εξωτερικά: Σύνδεση των εμπειριών των μαθητών με πρακτική εξάσκηση μέσω συμμετοχής σε ευρύτερες κοινότητες εκτός των σχολικών ορίων. γ. Δια βίου εκπαίδευση: Κάλυψη των συνεχών εκπαιδευτικών αναγκών των μαθητών και μετά τη λήξη του σχολικού έτους, μέσω ανάπτυξης κοινοτήτων πρακτικής που εστιάζουν σε ζητήματα που αφορούν και ενδιαφέρουν τους μαθητές. 11 Ενώσεις: Όλο και περισσότερες επαγγελματικές ενώσεις αναζητούν τρόπους να καλλιεργήσουν τη μάθηση μέσω της ανάπτυξης πρακτικής και τα μέλη εκφράζουν την 11 http://www.ewenger.com/theory/ InnoSuTra 5 2008-07-28
ανησυχία τους σχετικά με αυτές τις ελλείψεις. Συνεπώς, οι ενώσεις έχουν ανάγκη να συμμετέχουν σε δραστηριότητες που θα τους παρέχουν υψηλής ποιότητας γνώση. Τέτοιου είδους δραστηριότητες μεταξύ συναδέλφων τις συναντάμε σε κάθε κοινότητα πρακτικής και προσφέρουν μία εναλλακτική λύση μάθησης σε σχέση με παραδοσιακά σεμινάρια ή χρήση δημοσιεύσεων και βιβλιογραφίας. 12 Κοινωνία: Στο συγκεκριμένο τομέα, υπάρχει όλο και περισσότερο ενδιαφέρον στη δημιουργία κοινοτήτων μεταξύ ειδικών. Τα μη-κερδοσκοπικά ιδρύματα για παράδειγμα, γνωρίζουν ότι η φιλανθρωπία χρειάζεται να εστιάσει σε συστήματα μάθησης πληροφόρησης προκειμένου να αντλήσει χρηματοδοτικά έργα. Ωστόσο, οι ειδικοί αναζητούν επαφές και δυνατότητες μάθησης. Αυτό προϋποθέτει την περιφερειακή οικονομική ανάπτυξη με τη δημιουργία ενδο-περιφερειακών κοινοτήτων πάνω σε διάφορους τομείς ενδιαφέροντος. 13 Διεθνής ανάπτυξη: Όλο και περισσότεροι αναγνωρίζουν ότι το πρόβλημα των αναπτυσσόμενων κρατών είναι τόσο ένα πρόβλημα σχετικά με ζητήματα γνώσης όσο και με οικονομικά ζητήματα. Πολλοί πιστεύουν ότι μία προσέγγιση κοινοτήτων πρακτικής μπορεί να προσφέρει ένα νέο πρότυπο παράδειγμα για δραστηριότητες ανάπτυξης καθώς επικεντρώνεται στην δημιουργία γνώσης μεταξύ ομάδων ειδικών. Κάποιες αναπτυξιακές εταιρίες πλέον θεωρούν ότι είναι δημιουργοί αυτών των κοινοτήτων, παρά μέσο παροχής γνώσεων. 14 Διαδίκτυο: Οι νέες τεχνολογίες όπως το διαδίκτυο, έχουν διευρύνει τις συναναστροφές και επαφές μας πέρα από τα περιορισμένα γεωγραφικά σύνορα των παραδοσιακών κοινοτήτων μας. Ωστόσο, η αύξηση στην ροή και κυκλοφορία των πληροφοριών δεν αποτρέπει την ανάγκη για δημιουργία κοινοτήτων αντιθέτως, διευρύνει τις δυνατότητες δημιουργίας τους και προωθεί νέα είδη κοινοτήτων πρακτικής 15. Θα πρέπει βέβαια να τονίσουμε ότι η ανάπτυξη και διατήρηση μίας κοινότητας πρακτικής δεν περιορίζεται στους παραπάνω τομείς, αλλά μπορεί να δημιουργηθεί σε κάθε τομέα ενδιαφέροντος είτε είναι ακαδημαϊκού είτε επιχειρηματικού χαρακτήρα, είτε χόμπι. Τώρα αφιερώστε δεκαπέντε λεπτά περίπου και σημειώστε δύο κοινότητες πρακτικής που γνωρίζετε ή που θα μπορούσαν να υπάρξουν και περιγράψτε αναλυτικά (τομέας ενδιαφέροντος, ομάδα ανθρώπων, πρακτική). 11.3.3 Πώς να αναπτύξετε μία Κοινότητα Πρακτικής; 12 Ibid 13 Ibid 14 Ibid 15 Ibid InnoSuTra 6 2008-07-28
Έρευνες σχετικά με διαδικτυακές κοινότητες δείχνουν ότι οι κύριοι παράγοντες επιτυχίας τους είναι οι οργανωσιακές δομές και συνθήκες αλλά και ο ανθρώπινος παράγοντας 16. Η τεχνολογία υποστηρίζει τις διαδικασίες αλληλεπίδρασης, όμως δεν είναι βασικός παράγοντας προώθησής τους. Σύμφωνα με τον Preece, 17 οι διαδικτυακές κοινότητες συνθέτονται από άτομα που αλληλεπιδρούν για να καλύψουν ανάγκες τους, να αλλάξουν ρόλους, κλπ, έναν κοινό σκοπό που δίνει λόγο ύπαρξης στην κοινότητα, που κατευθύνουν την αλληλεπίδραση των μελών και τα πληροφοριακά συστήματα με απώτερο στόχο την υποστήριξη των κοινωνικών επαφών. Οι Kimbal και Ladd 18 στο «πρότυπο σύστημα επιτυχίας» τους, προσφέρουν μία πρακτική περίληψη των βημάτων που πρέπει να ακολουθήσετε για να αναπτύξετε και να διατηρήσετε μία εικονική κοινότητα πρακτικής. Ακολουθώντας αυτά τα 15 βήματα, ουσιαστικά δημιουργούνται οι προϋποθέσεις ανάπτυξης επιτυχημένων κοινοτήτων πρακτικής: Προετοιμασία μίας Κοινότητας Πρακτικής 19 1. Δημιουργείστε το πλάνο της δικής σας Κοινότητας 2. Καθορίστε τους Όρους Συμμετοχής και 3. Ορίστε Κανόνες 4. Οργανώστε μία ελκυστική Πρόσκληση 5. Δημιουργήστε Σχήμα 1 ένα Θετικό Κλίμα 16 Hildreth, P., Kimble, C. (2002) "The duality of knowledge" 17 Preece, J., 2000, Online Communities. Designing, Usability, Supporting Sociability 18 Kimball, L., Ladd, A. (2004) "Facilitator Toolkit for Building and Sustaining Virtual Communities of Practice" 19 Ibid InnoSuTra 7 2008-07-28
1. Δημιουργείστε το καταστατικό της δικής σας Κοινότητας Πρακτικής: Ξεκινήστε δημιουργώντας το πλάνο της κοινότητας: διατυπώστε ερωτήσεις και απαντήστε σε αυτές. Για ποιον σχηματίζεται η κοινότητα; Ποιος είναι ο στόχος της; Πότε και για ποιο λόγο να συγκροτηθεί η κοινότητα ή να συναντιούνται τα μέλη της; Παρότι ο στόχος πιθανόν να αλλάξει μετά από κάποιο διάστημα, είναι πολύ σημαντικό να καθοριστεί στα αρχικά στάδια. 2. Καθορίστε τους Όρους Συμμετοχής και αναθέστε Αρμοδιότητες: Διευκρινίστε ποιος δικαιούται να γίνει μέλος της κοινότητάς σας και καταχωρείστε τους με βάση τα προφίλ τους. Όταν γίνει αυτό, μπορείτε να αναθέσετε ρόλους και αρμοδιότητες στο κάθε μέλος. 3. Ορίστε Κανόνες: Ενημερώστε τους συμμετέχοντες για τη συχνότητα επικοινωνίας που επιθυμείτε. Ρυθμίστε κανόνες για τους χρόνους απόκρισης όταν δημοσιεύεται νέο υλικό και θέστε τις οδηγίες συμμετοχής. 4. Οργανώστε μία ελκυστική Πρόσκληση: Ενισχύστε το ενδιαφέρον πριν τη δημιουργία της κοινότητάς σας και προωθείστε ελκυστικά ενημερωτικά φυλλάδια σε πιθανούς συμμετέχοντες. 5. Δημιουργείστε ένα Θετικό Κλίμα: Βελτιώστε τον τρόπο διαχείρισης της διαδικασίας, της ανταλλαγής και επεξεργασίας μηνυμάτων και του τρόπου αντίδρασης σε μηνύματα. Επίσης, δημιουργήστε τις συνθήκες ταύτισης των μελών με τους στόχους της κοινότητας. Αρχικό στάδιο 6. Διοργανώστε μία γιορτή για το Ξεκίνημα της 7. Διαμορφώστε τη Συζήτηση 8. Δημιουργήστε Δεσμούς μέσα στην κοινότητα Σχήμα 2 6. Διοργανώστε μία γιορτή για το Ξεκίνημα της κοινότητας: Αναλάβετε μία εκδήλωση για να γιορτάσετε τη δημιουργία της κοινότητας όπου θα έρθετε σε πραγματική κι όχι εικονική επαφή με τα υποψήφια μέλη της, θα συνομιλήσετε μαζί τους και θα τους μεταδώσετε τον ενθουσιασμό και την ενέργειά σας. 7. Διαμορφώστε την Συζήτηση: Προετοιμάστε και καθοδηγήστε τα μέλη που δεν έχουν προηγούμενη εμπειρία συμμετοχής σε κοινότητες πρακτικής, εφαρμόζοντας αρχές καλής επικοινωνίας. 8. Δημιουργήστε Δεσμούς μέσα στην κοινότητα: Αναθέστε σε κάποια άτομα το ρόλο «φίλων» και χωρίστε σε μικρότερες ομάδες έτσι ώστε όταν ξεκινήσει η δραστηριοποίηση της κοινότητας και εφόσον έχουν ήδη προσέλθει τυχόν καινούρια μέλη, να υπάρχουν ένας ή δύο φίλοι για κάθε συμμετέχοντα. Ενθαρρύνετε τους φίλους να επικοινωνούν μέσω email ή τηλεφώνου και να συστήνουν τον εαυτό τους. InnoSuTra 8 2008-07-28
Καθημερινή διατήρηση μίας κοινότητας πρακτικής Σχήμα 3 9. Ελέγξτε σε τακτά χρονικά διαστήματα 10. Ενισχύστε τη Συμμετοχή 11. Ανανεώστε την 12. Διατηρήστε τη συζήτηση 13. Συνοψίστε τη Συζήτηση Κοινότητά 14. Τακτοποίηση 9. Ελέγξτε σε Τακτά χρονικά διαστήματα τη συχνότητα επικοινωνίας: Εάν κάποιο μέλος «απουσιάζει» από τις επαφές για κάποιο καιρό, επικοινωνήστε μαζί του μέσω email ή τηλεφώνου. Ρωτήστε τον συμμετέχοντα εάν η κοινότητα καλύπτει τις ανάγκες του ή έχει να προτείνει κάποια ιδέα για καινούριες δράσεις και πρωτοβουλίες. Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα σε μορφή ημερολογίου με ορόσημα, παραδοτέα και δραστηριότητες και στείλτε το σε όλα τα μέλη της κοινότητας. 10. Ενισχύστε τη Συμμετοχή: Μία από τις σημαντικότερες και αποτελεσματικότερες κινήσεις σας ως συντονιστής της κοινότητας είναι να αναγνωρίζετε τη συμμετοχή και να ενθαρρύνετε τα μηνύματα των μελών, απαντώντας τους ή κάνοντας ένα θετικό σχόλιο για την άποψη που εξέφρασαν. 11. Ανανεώστε την Κοινότητά: Προσφέρετε στους συμμετέχοντες στοιχεία και ιδέες για να γνωρίζουν ποια θέματα είναι επίκαιρα και «φρέσκα» και προσθέστε καινούριο υλικό. Ακόμα και αν υπάρχουν μέλη που ενημερώνονται για τις εξελίξεις, εσείς οφείλετε να δίνετε καινούριο υλικό για να ανανεώνεται η κοινότητα και να εξελίσσεται ποιοτικά αλλά και ποσοτικά. 12. Διατηρήστε τη συζήτηση εντός θέματος: Πιθανώς κάποια στιγμή να ξεφύγει η συζήτηση από το αρχικό θέμα. Είναι πολύ σημαντικό να μην κάνετε κανένα συμμετέχοντα να αισθανθεί άσχημα που απομακρύνθηκε από το θέμα αλλά και να φροντίσετε να επαναφέρετε τη συζήτηση στην αρχική της πορεία. 13. Συνοψίστε τη Συζήτηση: Δηλαδή συνοψίστε τα σημαντικότερα σημεία της συζήτησης και στείλτε πολλαπλά μηνύματα σε όλα τα μέλη της διαδικτυακής κοινότητας. Με αυτόν τον τρόπο, οι συμμετέχοντες μπορούν να ξεκινήσουν σε καινούρια βάση ή κατεύθυνση τις δραστηριότητές τους. 14. Τακτοποίηση: Διαγράψτε ή αποθηκεύστε και καταχωρείστε τις συζητήσεις που είναι παλιές ή ανεπίκαιρες. Η κατάλληλη χρονικά διάρκεια που πρέπει να κρατάτε υλικό μέχρι την απόρριψη ή την αποθήκευσή του, εξαρτάται από τη σύνθεση της ομάδας οπωσδήποτε όμως, χρειάζεται να το σκεφτείτε αρκετά. InnoSuTra 9 2008-07-28
Αξιολόγηση της κοινότητας πρακτικής και διαχείριση των αλλαγών 20 15. Αξιολογείστε και Κάντε Αλλαγές Σχήμα 4 15. Αξιολογείστε και Κάντε Αλλαγές: Η εικονική σας κοινότητα εξελίσσεται όπως περιμένατε; Εάν ναι, γιορτάστε αυτήν την επιτυχία ενημερώνοντας τα υπόλοιπα μέλη. Σημειώστε τις αλλαγές που σκοπεύετε να κάνετε για να βελτιώσετε την ιστοσελίδα και ζητήστε την συμμετοχή και γνώμη των μελών της κοινότητας στην αξιολόγηση της ιστοσελίδας ώστε να ανταποκρίνεται στις επιθυμίες τους. 21 Σύνοψη Τα δεκαπέντε αυτά βήματα καλύπτουν ένα ευρύ σύνολο από ζητήματα σχετικά με την επιτυχή διατήρηση μίας κοινότητας πρακτικής. Επομένως, ένα σημαντικότατο στοιχείο πριν τη δημιουργία της είναι το στάδιο προετοιμασίας (βήματα 1 εως 5) και το αρχικό στάδιο (βήματα 6 εως 8). Για συνεχή και βιώσιμη επιτυχία, πρέπει να έχετε αρκετούς συμμετέχοντες για τη φάση προετοιμασίας και να τους συμπεριλάβετε στη διαδικασία από νωρίς. Τα βήματα 9 εως 14 αναφέρονται στην καθημερινή διατήρηση μίας κοινότητας πρακτικής. Είναι σημαντικό επομένως να γνωρίζετε πώς να διαχειριστείτε μία συζήτηση και γενικά, τις επικοινωνιακές αρχές. Τέλος, το βήμα 15 σχετίζεται με την αξιολόγηση της κοινότητας πρακτικής και τη διαχείριση των αλλαγών, που αποτελούν δύο καίρια ζητήματα. Οι κοινότητες πρακτικής μπορούν να ξεκινήσουν με πολύ συγκεκριμένους στόχους και δραστηριότητες και να τερματίσουν μετά την ολοκλήρωσή τους. Ωστόσο, μία κοινότητα μπορεί επίσης να διατηρήσει ή να αλλάξει το πεδίο ενδιαφέροντός της αφού όμως αυτή η ενέργεια ελεγχθεί, καθοδηγηθεί κατάλληλα και αξιολογηθεί. 22 Το Σχήμα 5 παρουσιάζει τα πιθανά συστατικά στοιχεία μίας κοινότητας πρακτικής 23 : 20 Kimball, L., Ladd, A. (2004) "Facilitator Toolkit for Building and Sustaining Virtual Communities of Practice" 21 Ibid 22 www.trainmor-knowmore.eu 23 Lucko, S., Trauner, B. (2005) Wissensmanagement 7 Bausteine für die Umsetzung in der Praxis InnoSuTra 10 2008-07-28
Χώρος συζήτησης (Chatroom Κίτρινες Σελίδες Κεντρικός συντονιστής Εργαλεία Ελέγχου Διαχείριση Αρχείων Λειτουργία Αναζήτησης Φόρουμ Συζητήσεων Σύστημα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Διαχείριση Ροής πληροφορίας Σχήμα 5: Σύμφωνα με τους Lucko, S., Trauner, B. (2005) 11.3.4 Μελέτες Περίπτωσης/ Παραδείγματα Η κοινότητα Turbodude (Μέτρησης Θολότητας Πετρελαίου) μίας γεωλογικής εταιρίας είχε περίπου δεκαπέντε μέλη (επιστήμονες) κατά μέσο όρο. Μετά όμως από έξι μήνες, διαδόθηκε η πληροφορία ότι κάποιοι κορυφαίοι γεωλόγοι της εταιρίας συμμετείχαν σε συζητήσεις στην κοινότητα, σχετικά με τα τελευταία νέα και τις εξελίξεις στο θέμα των αποθεμάτων θολότητας. Αμέσως, η συμμετοχή αυξήθηκε κατακόρυφα φτάνοντας στα σαράντα με πενήντα άτομα κατά μέσο όρο σε κάθε συνάντηση της κοινότητας, με την μεγαλύτερη συμμετοχή να φτάνει στα 125 μέλη. Μπορεί βέβαια τα μέλη να άλλαξαν στην πορεία της κοινότητας, όμως η συμμετοχή παρέμεινε σταθερή. Μετά από κάποιους μήνες, ο συντονιστής της κοινότητας ήθελε να αυξήσει τη συμμετοχή των μελών και αποφάσισε να ερευνήσει το θέμα ρώτησε λοιπόν, κάποια μέλη που δεν συμμετείχαν στις συζητήσεις και ανακάλυψε ότι πολλοί ήταν καινούριοι υπάλληλοι στην εταιρία και συμμετείχαν στις συναντήσεις της κοινότητας κρατώντας πάντα σημειώσεις, για να μαθαίνουν πράγματα πάνω στο επάγγελμά τους. Έτσι, ζήτησαν από το συντονιστή να μην συμμετέχουν τόσο ενεργά στη συζήτηση για να μην την αποπροσανατολίσουν και να μην χαλάσουν την ποιότητά της. Συνεπώς, για να διατηρήσει την εξελιγμένη θεματολογία της συζήτησης, ο συντονιστής άφησε τους εξειδικευμένους επιστήμονες να την κατευθύνουν. Έτσι, η συγκεκριμένη κοινότητα συνέχισε να είναι μία μέθοδος εκπαίδευσης για προσωπικό που δεν είχε προηγούμενη εμπειρία στον χώρο της μέτρησης θολότητας. InnoSuTra 11 2008-07-28
Καθώς η κοινότητα εξελισσόταν, οι συμμετέχοντες συνειδητοποιούσαν την πραγματική αξία των συζητήσεών τους και ανακάλυψαν ότι συνέβαλαν και μείωσαν την αβεβαιότητα έτσι ώστε η εταιρία να αποφασίσει να επεξεργαστεί μία τοποθεσία για γεώτρηση. Η διερεύνηση του γεωλογικού χαρακτήρα μίας περιοχής περιλαμβάνει τον κατά προσέγγιση υπολογισμό γενικών χαρακτηριστικών του εδάφους από ελλιπή δεδομένα και τη σύγκρισή τους με γνωστές γεωλογικές δομές, που ονομάζονται αναλογίες (analogues). Αυτές οι δομές, είναι πάρα πολύ σημαντικές καθώς υπάρχουν πολύ λίγα γεωμορφολογικά στοιχεία διαθέσιμα πριν την γεώτρηση κάποιας πηγής, οπότε βοηθούν τους γεωλόγους να διαπιστώσουν εάν τα αποθέματα πετρελαίου επαρκούν για να γίνει η γεώτρηση. Έτσι, τα στοιχεία των γνωστών γεωλογικών δομών και οι συζητήσεις της κοινότητας των γεωλόγων απέτρεψαν μη-αναγκαίες γεωτρήσεις και μελέτες σε τρεις τοποθεσίες κάθε χρόνο αυτό ερμηνεύεται σε δαπάνη 20 εκατομμυρίων δολαρίων για την κάθε γεώτρηση και άλλα τόσα για την αντίστοιχη μελέτη της κάθε πηγής, δηλαδή συνολικά 120 εκατομμύρια δολάρια το χρόνο έμειναν σαν κέρδος στην εταιρία. Όσο περισσότερη αναγνώριση δεχόταν η κοινότητα, με τόσο μεγαλύτερη αφοσίωση και δέσμευση την αντιμετώπιζαν τα μέλη της. Στο τέλος του πρώτου χρόνου «λειτουργίας» της, η βασική ομάδα των συμμετεχόντων της κοινότητας άρχισε να αφιερώνει περισσότερο χρόνο και να αναπτύσσει περαιτέρω κι άλλα θέματα στο κοινό πεδίο ενδιαφέροντος. Παρότι οι περισσότερες συζητήσεις της κοινότητας Μέτρησης Θολότητας ακόμη εστιάζουν στη στήριξη των νεότερων και άπειρων μελών της εταιρίας, οι δράσεις τους αντιπροσωπεύουν ένα παράδειγμα αλλαγής κατεύθυνσης μίας κοινότητας που ξεκίνησε από την απλή προσφορά βοήθειας και έφτασε στην οργάνωση, τη συστηματοποίηση και τη δημιουργία προτύπων για την ανάλυση θολότητας 24. 11.3.5 Περίληψη Οι Κοινότητες Πρακτικής είναι ομάδες ανθρώπων που μοιράζονται το ίδιο ενδιαφέρον και πάθος για κάποια πράγματα που κάνουν και μαθαίνουν να γίνονται καλύτεροι σε αυτά μέσα από την συχνή αλληλεπίδρασή τους. Δεν είναι όλες οι κοινότητες όμως, κοινότητες πρακτικής. Τις διέπουν τρία βασικά χαρακτηριστικά: το πεδίο ενδιαφέροντος, η ομάδα ανθρώπων και η πρακτική. Έχει πολλές εφαρμογές σε πολλούς κλάδους, κυρίως όμως στον επιχειρηματικό χώρο ο οποίος μπορεί να επωφεληθεί σε μεγάλο βαθμό από την ανάπτυξη και διατήρηση μιας Κοινότητας Πρακτικής. Τέλος, παρουσιάζονται δεκαπέντε βήματα που δείχνουν τις ενέργειες που πρέπει να κάνετε ώστε να εφαρμόσετε με επιτυχία μία κοινότητα πρακτικής. Μετά την ολοκλήρωση του συγκεκριμένου κεφαλαίου, είστε σε θέση να αναγνωρίσετε ποιες είναι οι κοινότητες πρακτικής, να περιγράψετε τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά τους και να δημιουργήσετε μία κοινότητα 24 Etienne Wenger, Richard McDermott, William M.Snyder (2002) Cultivating communities of Practice InnoSuTra 12 2008-07-28
πρακτικής ακολουθώντας τις δεκαπέντε οδηγίες που αναφέρθηκαν παραπάνω. Επιπλέον, τώρα γνωρίζετε την αξία και τα οφέλη των κοινοτήτων πρακτικής σε μία επιχείρηση. Βιβλιογραφία Wikimedia Foundation Inc, last modified on 28 May 2008, <http://en.wikipedia.org/wiki/community_of_practice>: Here you can find general information and key concepts about communities of practice. Etienne Wenger, last viewed 29 May 2008, <http://www.ewenger.com/theory/>: Includes many details for communities of practice by Etienne Wenger (technology issues, in-depth coverage of the learning theory, etc.). Koubek, A.; Laister, J. (2001) 3rd Generation Learning Platforms. Requirements and Motivation for Collaborative Learning. In: EURODL European Journal of Open and Distance Learning. Lave, J.; Wenger, E. (1991) Situated Learning: Legitimate Peripheral Participation, Cambridge. Hildreth, P.; Kimble, C. (2002). "The duality of knowledge", Information Research, 8(1), paper no. 142 [Available at http://informationr.net/ir/8-1/paper142.html, Site visited: 10/07/2007]. Preece, J., (2000) Online Communities. Designing, Usability, Supporting Sociability. New York. Kimball, L.; Ladd, A. "Facilitator Toolkit for Building and Sustaining Virtual Communities of Practice". In Hildreth P.; Kimble C., (edts.), (2004), Knowledge Networks: Innovation through Communities of Practice, Hershey, pp 202-215. Lucko, S.; Trauner, B., (2005), Wissensmanagement 7 Bausteine für die Umsetzung in der Praxis, p73. Wenger, E.; McDermott, R.; M.Snyder, W. (2002) Cultivating communities of Practice, Harvard Business School Press, Boston, Massachusetts. Trainmor-knowmore, (2008), Communities of practice, Katsiadakis Nikos, www.trainmorknowmore.eu: European project website on knowledge management. InnoSuTra 13 2008-07-28
Για περισσότερες πληροφορίες (Για την Ελλάδα): ΠΤΔΕ, Πανεπιστήμιο Κρήτης, Τελευταία Ανάγνωση 09 Μαρτίου 2009, <http://www.etpe.gr/files/proceedings/uploads1/paper_s64.pdf>: Ένα άρθρο των Αθανασία Μαργετουσάκη, Παναγιώτη Μιχαηλίδη με τίτλο «Οι Κοινότητες Πρακτικής ως Χώρος Μάθησης και Ανάπτυξης». Trainmor-Knowmore, 2007, Τελευταία Ανάγνωση 09 Μαρτίου 2009, <http://www.trainmorknowmore.eu/a1149fa7.el.aspx>: Ένα Ευρωπαϊκό έργο στη διαχείριση γνώσης που περιέχει ένα κεφάλαιο γύρω από τις κοινότητες πρακτικής. Γλωσσάριo Turbodude Community-Κοινότητα Μέτρησης Θολότητας Πετρελαίου Είναι μία κοινότητα επιστημόνων που αναλύουν τη θολότητα του πετρελαίου. Η θολότητα είναι η θολούρα κάποιου υγρού ή αέριου σώματος, που προκαλείται από σωματίδια (αιωρούμενα στερεά) τα οποία είναι αόρατα με γυμνό μάτι, όπως ο καπνός. (Πηγή: http://en.wikipedia.org) InnoSuTra 14 2008-07-28