Ο ΗΓΟΣ ON-LINE RESERVATIONS Εκδότης : INTERnet PREsentations, Αργυρούπολη, τηλ. 210-9953009, e-mail: info@greekhotel.com Πληκτρολογήστε στον browser σας την δ/νση: http://www.greekhotel.com/login Στη σελίδα που εµφανίζεται : Εισάγετε στα πεδία το user name & password σας και πατήστε submit Στη συνέχεια στο πάνω - αριστερό µέρος της οθόνης, δίπλα από την επιλογή Menu, επιλέξτε Property admin >> Overview 1
1. CANCELLATION POLICY Από την κεντρική σελίδα "Property overview" >> Επιλέγετε στον πίνακα Languages >> Edit Στη συνέχεια βρίσκετε το ανάλογο πλαίσιο που αναφέρεται στο Cancellation Policy και ενηµερώνετε ανάλογα Πληκτρολογείτε το cancellation policy που θα ισχύει για τις κρατήσεις σας 2
2. DEPOSIT POLICY Επιλέγετε : "Edit Res settings" ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΑΝΑΓΚΑΣΤΙΚΑ ΝΑ ΣΥΜΦΩΝΕΙ ΜΕ ΤΟ CANCELLATION POLICY Το cancellation policy που έχετε ορίσει στο σύστηµα εµφανίζεται στον χρήστη στην διαδικασία της κράτησης Επιλογή 1 : Deposit method: No deposit / guarantee Σε αυτή την περίπτωση το σύστηµα λειτουργεί πλήρως, αλλά χωρίς να ζητάει πιστωτική κάρτα από τον χρήστη.. Επιλογή 2 : Deposit method : Credit card number as guarantee (no deposit) Σε αυτή την περίπτωση το σύστηµα ζητάει την πιστωτική κάρτα από τον χρήστη, αλλά όχι για άµεση χρέωση, αλλά σαν guarantee για χρέωση σύµφωνη µε το cancellation policy που έχετε ορίσει στο σύστηµα. Επιλογή 3: Deposit method: Credit Card number for manual processing Σε αυτή την περίπτωση ζητάτε την στιγµή της On line κράτησης από τον χρήστη να προκαταβάλει ένα ποσό, θα πρέπει να ορίσετε σωστά το πεδίο "Deposit percentage" ώστε να συµφωνεί µε το cancellation policy. Να συµπληρωθεί εφόσον έχετε επιλέξει την επιλογή 3 στο Deposit method & να συµφωνεί µε το Cancellation Policy Επιλογή πιστωτικής κάρτας. υνατότητα πολλών επιλογών πατώντας πλήκτρο Ctrl. + Click 3 ΕΠΙΛΟΓΕΣ 3
3. PRICES Για να µπορεί να λειτουργήσει το σύστηµα κρατήσεων θα πρέπει να δηµιουργηθεί ο τιµοκατάλογος από τον οποίο θα ορίζονται και τα διαθέσιµα δωµάτια αλλά και οι ανάλογες τιµές, καθώς και -εάν θέλετε- το minimum stay. Στη σελίδα που εµφανίζεται για τις αλλαγές του τιµοκαταλόγου µας είναι απαραίτητες µόνο οι εξής επιλογές : Season data, Room type data & Room type pricing data Α. SEASON DATA Για να ορίσετε Εποχές (Seasons): Επιλέγετε >> "Season Data" (ΠΡΟΣΟΧΗ: ΠΑΡΑΚΑΛΩ ΙΑΓΡΑΨΤΕ ΠΡΩΤΑ ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΠΑΛΑΙΕΣ ΕΠΟΧΕΣ, ΑΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΚΑΙ ΠΡΟΣΘΕΣΤΕ ΤΙΣ ΚΑΙΝΟΥΡΓΙΕΣ) Για να διαγράψετε τις εποχές, σε κάθε εποχή επιλέγετε το Delete 4
Για να δηµιουργήσετε τις νέες εποχές σας επιλέξτε Add Season Πληκτρολογήστε το όνοµα της εποχής στο πεδίο Season name, επιλέξτε τις ηµεροµηνίες και πατήστε OK. Πληκτρολογήστε το όνοµα της εποχής Επιλέξετε τις ηµεροµηνίες Πληκτρολογήστε Back to property overview για να επιστρέψετε στην αρχική οθόνη των επιλογών. Β. ROOM TYPE DATA Για να ορίσετε Τύπους δωµατίων: Επιλέγετε >> "Room Type Data" 5
Για να προσθέσετε κάποιο τύπο δωµατίου επιλέγετε Add after. Για να σβήσετε κάποιο τύπο δωµατίου επιλέγετε Delete. Για να αλλάξετε τη σειρά που εµφανίζονται οι τύπο δωµατίων επιλέγετε Up & Down αντίστοιχα ώστε να τροποποιήσετε τη σειρά Για να τροποποιήσετε ένα τύπο δωµατίου που ήδη έχετε επιλέγετε Edit Αναγράφετε τον τύπο δωµατίου Σε αυτό το πεδίο εισάγετε κάποια πιθανή περιγραφή του δωµατίου Πληκτρολογείτε τον αριθµό ατόµων που µπορεί να φιλοξενήσει το δωµάτιο Αν αυτό είναι υπηρεσία πχ: πρωινό ή extra person ή excursion κλπ εισάγετε τον αριθµό 0 Στο πρώτο πεδίο πληκτρολογείτε τον διαθέσιµο αριθµό των δωµατίων στη συγκεκριµένη κατηγορία. Στο δεύτερο πεδίο πληκτρολογείτε τον αριθµό της ελάχιστης διάρκειας παραµονής στο συγκεκριµένο δωµάτιο. Επιλέγετε όσα διαθέτετε µε Ctl+Click από την αριστερή στήλη και µε το βελάκι µεταφέρονται στη δεξιά ώστε να εµφανιστούν. Το αντίστροφο για να αφαιρέσετε Πληκτρολογούµε Edit για να σώσουµε τις αλλαγές και να επιστρέψουµε στα δωµάτια. 6
C. ROOM TYPE PRICING DATA Για να ορίσετε τιµές ανά εποχή και τύπο δωµατίου: Επιλέγετε >> "Room Type Pricing Data" Αφού έχετε ήδη δηµιουργήσει τις εποχές και τους τύπου δωµατίων, θα πρέπει να εισάγετε τις τιµές που αντιστοιχούν σε αυτά. Επιλέγοντας edit ΠΡΟΣΟΧΗ : Πρέπει οι τιµές που θα εισάγετε στο σύστηµα να είναι ανά δωµάτιο και ΟΧΙ ανά άτοµο! Στο πρώτο πεδίο πληκτρολογείτε τον διαθέσιµο αριθµό των δωµατίων στη συγκεκριµένη κατηγορία. Στο δεύτερο πεδίο πληκτρολογείτε τον αριθµό της ελάχιστης διάρκειας παραµονής στο συγκεκριµένο δωµάτιο. Εισάγετε τις τιµές για κάθε ηµέρα χωρίς το σύµβολο του ευρώ, και για δεκαδικό αριθµό χρησιµοποιήστε το κόµµα. Επιλέγετε Save για να σώσετε και επαναλαµβάνετε τη διαδικασία για τα υπόλοιπα. 7
ΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΟ ROOM TYPE PRICING DATA Σε περίπτωση που θέλετε να επανέρθετε στο room type pricing data για να κάνετε αλλαγές σε τιµή. Τότε θα πρέπει αφού ενηµερώσετε τις αντίστοιχες τιµές στο price να επιλέξετε το set as above στα buttons του Update inventory pricing για να ενηµερωθεί σωστά το inventory. (γιατί αλλοιώς εµφανίζεται ένα αστεράκι κάτω από τον τιµοκατάλογο λέγοντας ότι κάποιες τιµές µπορεί να διαφέρουν για κάποιες µέρες χωρίς αυτό να είναι πραγµατικό αλλά να προέρχεται από λάθος χρήση του ξενοδόχου) Σε περίπτωση που θέλετε να επανέρθετε στο room type pricing data για να κάνετε αλλαγές σε διαθεσιµότητα. Τότε θα πρέπει αφού ενηµερώσετε τις αντίστοιχες τιµές στο avalabilty να επιλέξετε το set as above στα buttons του Update inventory availiability για να ενηµερωθεί σωστά το inventory. Σε περίπτωση που θέλετε να επανέρθετε στο room type pricing data για να κάνετε αλλαγές σε Min stay. Τότε θα πρέπει αφού ενηµερώσετε τις αντίστοιχες τιµές στο min stay να επιλέξετε το set as above στα buttons του Update inventory minimum stay για να ενηµερωθεί σωστά το inventory. 8
4. ROOM INVENTORY H επιλογή "Room Inventory" µας δίνει την δυνατότητα να αλλάξουµε κατά βούληση την διαθεσιµότητα, την τιµή ή το min stay ενός δωµατίου για κάποιες ηµεροµηνίες µέσα σε ένα season. Επίσης η επιλογή αυτή µας παρουσιάζει το πλήρες "πλάνο" του καταλύµατός µας για όποια περίοδο θέλουµε όσον αφορά τα κλεισµένα On line δωµάτια, τα διαθέσιµα, την τιµή και το Min stay. (Προσοχή : Αν θέλησετε να αλλάξτε τα ανωτέρω για ΟΛΟ το Season και όχι για κάποιες ηµέρες ΕΝ πρέπει να χρησιµοποιήσετε το Room Inventory αλλά αντί' αυτού το Room type pricing data ) Επιλέγετε : "Room Inventory" 1ος τρόπος: Από τους πίνακες Επιλέξτε τα Room Type και τις ηµέρες που θέλετε να κάνετε αλλαγές. (Με Ctrl - Click, δηλ µε πιεσµένο το πλήκτρο CTRL και µε mouse click µπορείτε να επιλέξετε πάνω από µία επιλογές) Επιλέξτε τις ηµεροµηνίες που θέλετε να περιορίσετε και πατήστε Display matching room inventory Επιλέξτε τους τύπους δωµατίων που θα περιορίσετε. Επιπλέον στον διπλανό πίνακα θα έχουν εµφανιστεί οι ηµεροµηνίες που επιλέξατε παραπάνω, Επιλέξτε All. Επιλέξτε από τα κυλιόµενα µενού την επιλογή που σας καλύπτει και έπειτα θέστε στο διπλανό πεδίο τον αριθµό 9
2ος τρόπος: Στο κάτω µέρος της οθόνης, εκεί δηλ. που εµφανίζεται ο µεγάλος πίνακας µε το πλάνο του καταλύµατός σας, µπορείτε µε κλικ µε το mouse στην αρχή των γραµµών & των στηλών του πίνακα να επιλέξετε κελιά. οκιµάστε το κάνοντας κλικ στην αρχή αρκετών στηλών ή γραµµών του πίνακα. Μόνο όσα κελιά είναι κόκκινα θα ενηµερωθούν. Μπορείτε ακόµη να επιλέξετε ένα µόνο κελί κάνοντας κλικ µόνο σε αυτό. Τα νούµερα µέσα στα κελιά αντιπροσωπεύουν µε την σειρά τα : Booked, Available, Price και [MinStay] Μετά, από τον πίνακα "[Items to change]" αλλάξτε τα : Availability,Price,Minimum stay επιλέγοντας και ενηµερώνοντας το διπλανό κουτάκι µε έναν αριθµό. Tέλος πατήστε το UPDATE INVENTORY. 10
5. RESERVATIONS Οι κρατήσεις σας έρχονται αυτόµατα στο e-mail σας και από εκεί µπορείτε κατευθείαν ακολουθώντας το ανάλογο link να βρεθείτε στο περιβάλλον όπου θα απορρίψετε ή θα δεχθείτε την κράτηση. Στη σελίδα Property Overview Επιλέγετε >> "Reservations" Στο σηµείο αυτό έχετε τη δυνατότητα να δείτε όλες τις κρατήσεις σας: Επιλέγοντας View εισάγετε τον κωδικό σας και αυτοµάτως έχετε τη δυνατότητα να εγκρίνετε την εκάστοτε κράτηση ή να την απορρίψετε (πληκτρολογώντας αν θέλετε κάποιο σχετικό µήνυµα στο πλαίσιο Message to guest, παρόλα αυτά το σύστηµα στέλνει και από µόνο του σχετικά µηνύµατα στον πελάτη) Πατώντας εγκρίνετε την κράτηση Αντίστοιχα αρνείστε την κράτηση 11
ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΠΟΥ ΦΘΑΝΟΥΝ ΣΤΟ ΧΡΗΣΤΗ Α. ΜΗΝΥΜΑ ΑΠΟΡΡΙΨΗΣ Dear dora theodosiou, We regret to inform you that your recent online reservation has been DECLINED. The details were as follows. Request number: Property: Address: Email: RES0802081640LTJ Demo Hotel 29, Argiroupoleos Ave Athens Attica 164 51 george@internetpresentations.gr Telephone: +30-210-9953009 Message to reception: Rooms/units: Double Room Quantity: 1 Booked: 8-Φεβ-08 16:04:28 Special offers: Amount: Deposit: 5% Discount for Internet Users! 250.00 EUR 0.00 EUR Credit card: Last 4 digits 1111 Check-in: Check-out: Τρι 15-Απρ-2008 Κυρ 20-Απρ-2008 Unfortunatelly we are already fully booked. Μήνυµα που πληκτρολογήσαµε στο πλαίσιο Message to guest You can contact us about your reservation using the email address or telephone number above. (You can send us an email by pressing 'reply' to this message). Please quote the request number RES0802081640LTJ. Best regards, Demo Hotel 12
Β. ΜΗΝΥΜΑ ΑΠΟ ΟΧΗΣ ΚΡΑΤΗΣΗΣ Dear Dora Theodosiou, Confirmation of your reservation request We are pleased to inform you that your online reservation has been CONFIRMED. The details are as follows. Confirmation number: Property: Address: Email: RES0802081704QBM Demo Hotel 29, Argiroupoleos Ave Athens Attica 164 51 george@internetpresentations.gr Telephone: +30-210-9953009 Message to reception: Rooms/units: Single Room Quantity: 1 Booked: 8-Φεβ-08 17:05:37 Special offers: Amount: Deposit: 5% Discount for Internet Users! 200.00 EUR 0.00 EUR Credit card: Last 4 digits 1111 Deposit policy: Cancellation policy: Check-in: Check-out: A credit/debit card is required to secure this booking as a guarantee, but no deposit is required at this time. 20% of the reservation is prepaid 30 days before the check in. Τρι 15-Απρ-2008 Κυρ 20-Απρ-2008 The total amount shown may be BEFORE any discounts / special offers. Any further discount due will be applied at check-in / check-out. As with all hotel bookings, it may be necessary for us to cancel your reservation. For example: if you have provided your credit card details and there are problems processing your payment. if we need to contact you with an important query but are unable to do so. if unforseen circumstances arise. We will, of course, contact you as soon as possible if that should happen. If you need to cancel your reservation request during the allowed cancellation period, you can do so by clicking the following link. Cancellation charges may apply according to the cancellation policy. Some reservations cannot be cancelled. View/cancel reservation You can contact us about your reservation using the email address or telephone number above. (You can send us an email by pressing 'reply' to this message). Please quote the confirmation number RES0802081704QBM. Please bring the credit card you used to make the booking (last 4 digits 1111). 13 We look forward to meeting you and hope you enjoy your stay with us!