Subject: ΟΔΗΓΟΣ ΣΤΟ BS ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ Date:14/09/2015 Version: 2015 Source: GFS-APWS Page: 1 από 24 ΟΔΗΓΟΣ ΣΤΟ BS ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ

Transcript

1 Source: GFS-APWS Page: 1 από 24 ΟΔΗΓΟΣ ΣΤΟ BS ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ Global Finance Services Αυστηρώς εμπιστευτικό

2 Source: GFS-APWS Page: 2 από 24 ΠΕΡΙΕΧΌΜΕΝΟ ΠΕΡΙΕΧΌΜΕΝΟ ΠΩΣ ΝΑ ΕΓΓΡΑΦΕΊΤΕ ΣΤΟ BS ΤΙΜΟΛΌΓΙΟ ; ΠΩΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΏ ΚΑΙ ΣΤΈΛΝΩ ΤΙΜΟΛΌΓΙΑ ; ΑΠΟΣΤΟΛΉ ΤΙΜΟΛΟΓΊΩΝ ΧΩΡΙΣΤΆ ΠΏΣ ΣΤΈΛΝΩ ΤΑ ΤΙΜΟΛΌΓΙΑ ΌΛΑ ΜΑΖΊ; ΔΗΜΙΟΥΡΓΊΑ ΑΡΧΕΊΟΥ CSV ΜΑΚΡΟΕΝΤΟΛΉ ΠΎΛΗΣ E-BILLING ΠΏΣ ΕΙΣΑΓΆΓΕΤΕ ΤΟ ΑΡΧΕΊΟ ΣΤΗΝ ΠΛΑΤΦΌΡΜΑ E-BILLING ΠΩΣ ΕΠΑΝΕΞΕΤΆΖΕΤΕ ΤΑ ΤΙΜΟΛΌΓΙΆ ΣΑΣ;...20 ΈΝΘΕΤΟ

3 Source: GFS-APWS Page: 3 από ΠΩΣ ΝΑ ΕΓΓΡΑΦΕΙΤΕ ΣΤΟ BS ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ; Για να χρησιμοποιήσετε την ηλεκτρονική τιμολόγηση, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τον λογαριασμό σας με τέσσερα απλά βήματα που περιγράφονται στο παρακάτω διάγραμμα: Αφού έχετε ελέγξει τα εμπορικά και φορολογικά στοιχεία μπορείτε να ξεκινήσετε την αποστολή τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή. 2. ΠΩΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΏ ΚΑΙ ΣΤΈΛΝΩ ΤΙΜΟΛΌΓΙΑ ; Διαθέτετε δυο επιλογές για την αποστολή τιμολογίων: Χωριστά, ένα - ένα Μαζικά, όλα μαζί Σύσταση: Προτιμότερη η έκδοση ενός τιμολογίου, ανά κράτηση για την διευκόλυνση της λογιστικής καταχώρησης, τον ισολογισμό και την πληρωμή.

4 Source: GFS-APWS Page: 4 από ΑΠΟΣΤΟΛΉ ΤΙΜΟΛΟΓΊΩΝ ΧΩΡΙΣΤΆ Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στη μονάδα για την ξεχωριστή αποστολή τιμολογίων με δύο διαφορετικούς τρόπους: I) Απευθείας πρόσβαση: Έναρξη -> Φόρτωση χωριστών τιμολογίων II) Πρόσβαση στο μενού: Απευθείας στην καρτέλα Τιμολόγια

5 Source: GFS-APWS Page: 5 από 24 Όταν κάνετε κλικ σε κάποια από αυτές τις δύο επιλογές, θα εμφανιστεί το προς συμπλήρωση έντυπο, για την δημιουργία του τιμολογίου σας: Για να δημιουργήσετε και να στείλετε ένα μη αυτόματο τιμολόγιο ακολουθείτε αυτά τα τρία απλά βήματα: 1. Συμπληρώνετε τα στοιχεία της κεφαλίδας 2. Καταχωρείτε τα στοιχεία του τιμολογίου 3. Ελέγχετε & στέλνετε το τιμολόγιο ΒΉΜΑ 1: Συμπληρώνετε τα στοιχεία της κεφαλίδας Σε αυτή την ενότητα θα επιλέξετε τα στοιχεία από την εταιρία που εκδίδει το τιμολόγιο (ενημερώνονται αυτόματα) και της εταιρείας δέκτη.

6 Source: GFS-APWS Page: 6 από 24 Είναι σημαντικό το ότι η εταιρεία που πρέπει να λάβει το τιμολόγιο να είναι η σωστή για να μην καθυστερήσει η λογιστική καταχώρηση και η πληρωμή του τιμολογίου. Πρέπει να προσδιορίσετε το τιμολόγιο μέσω της εξής ενότητας: Τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσετε είναι: - Είδος τιμολογίου: Επιλέξτε ανάμεσα στο "Αυθεντικό Τιμολόγιο" ή "Διορθωτικό Τιμολόγιο" - Αναγνωριστικός αριθμός τιμολογίου: Θα πρέπει να αναφέρετε τον αριθμό τιμολογίου. (ΔΕΝ μπορεί να είναι δυο φορές ο ίδιος αριθμός τιμολογίου στο ίδιο λογιστικό έτος) - Αριθμός τιμολογίου προς διόρθωση / πληρωμή: Θα ενεργοποιηθεί, εάν επιλέξετε "Τιμολόγιο διορθωτικό" σε "Τύπος Τιμολογίου" και θα αναφέρετε τον αριθμό του πρωτότυπου τιμολογίου, που διορθώνετε ή πληρώνετε. - Ημερομηνία του τιμολογίου: Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου δεν μπορεί να είναι προγενέστερη από την ημερομηνία εξόδου της υπηρεσίας που τιμολογείτε. - Συνάλλαγμα: Επιλέγετε το αντίστοιχο νόμισμα. - Τα ποσά για τις υπηρεσίες χωρίς τους φόρους: Διαλέγετε αυτή την επιλογή εάν οι ταρίφες σας ΔΕΝ περιλαμβάνουν τους φόρους. - Τα ποσά για τις υπηρεσίες με συμπεριλαμβανόμενους τους φόρους: Διαλέγετε αυτή την επιλογή εάν οι ταρίφες σας συμπεριλαμβάνουν τους φόρους.

7 Source: GFS-APWS Page: 7 από 24 ΒΉΜΑ 2: Εισάγετε λεπτομέρεια του τιμολογίου Εδώ θα συμπληρώνετε τις υπηρεσίες που συμπεριλαμβάνονται στο τιμολόγιό σας: Τα στοιχεία που πρέπει να συμπληρώσετε είναι: - Περιγραφή της υπηρεσίας: Αναφέρετε εδώ το είδος της υπηρεσίας που τιμολογείτε (Διανυκτέρευση, Διαμονή, πρωινό...) - Κράτηση / Βάουτσερ: Νούμερο της κράτησης που στάλθηκε από την Hotelbeds. Στο πρώτο τετραγωνίδιο, θα βάλετε τον κωδικό του γραφείου, στο δεύτερο τον αριθμό κράτησης και στο τρίτο τετραγωνίδιο το ψηφίο ελέγχου που είναι προαιρετικό (Παράδειγμα: ) - Συνδεσιμότητα κράτησης: Η επιλογή αυτή θα ισχύει και θα ενεργοποιείται μόνον εάν εργάζεστε με σύνδεση στην Ηotelbeds, δηλαδή εάν οι κρατήσεις ενσωματώνονται άμεσα στο σύστημα. Υπάρχουν διαφορετικές δομές και η ηλεκτρονική πύλη είναι έτοιμη για κάθε μια από αυτές. - Εντοπιστής θέσεως αποστολέα: Προαιρετικό πεδίο όπου αναφέρετε τον αριθμό κράτησης θέσεως στο σύστημά μας. - Όνομα του πελάτη: Όνομα του ιδιοκτήτη της κράτησης - Ημερομηνία έναρξης: Ημερομηνία που άρχισε η υπηρεσία. - Αριθμός διανυκτερεύσεων: Θα αναφέρετε τον αριθμό των διανυκτερεύσεων. - Αριθμός μονάδων: Είναι ο αριθμός δωματίων ή αριθμός ατόμων για την υπηρεσία

8 Source: GFS-APWS Page: 8 από 24 - Τιμή ανά μονάδα: Ενημερώνετε την τιμή ανά δωμάτιο ή ανά πρόσωπο στην υπηρεσία - Είδος φόρου: Επιλέγετε τον φόρο για την υπηρεσία - % Φόρου: Αναφέρετε το ποσοστό του εφαρμόσιμου φόρου - Είδος της έκπτωσης: Αναφέρετε το είδος της έκπτωσης (Παράδειγμα: Early Booking, μακρά διαμονή ) o % ή ποσόν της έκπτωσης: Αναφέρετε το % της εφαρμόσιμης έκπτωσης ή το ακριβές ποσόν Όταν έχετε όλα αυτά τα πεδία συμπληρωμένα θα κάνετε κλικ στο κουμπί και θα αποδεχθείτε το παρακάτω ενημερωτικό μήνυμα: Με την αποδοχή του μηνύματος, η υπηρεσία εμφανίζεται στο δεξί μέρος της οθόνης. Τι πρέπει να κάνω αν έχω περισσότερες από μία κράτηση, ταρίφα ή % φόρου; Πρέπει να εισάγετε περισσότερες σειρές στο τιμολόγιο, επαναλαμβάνοντας την διαδικασία. Δεν υπάρχει όριο στις σειρές. Έτσι όπως εισαγάγετε τις υπηρεσίες, η ηλεκτρονική πλατφόρμα υπολογίζει τους φόρους και τα σύνολα του τιμολογίου, για να συμπληρώνονται όσο το δυνατόν τα λιγότερα πεδία:

9 Source: GFS-APWS Page: 9 από 24 o Φόροι του τιμολογίου: o Σύνολα του τιμολογίου: ΒΉΜΑ 3: Επανεξετάζετε και στέλνετε το τιμολόγιο Μετά την εξέταση όλων των καταχωρημένων δεδομένων μπορείτε να στείλετε το τιμολόγιο, κάνοντας κλικ στο κουμπί Χρησιμοποιείτε την επιλογή τρέχον τιμολόγιο εάν θέλετε να διαγράψετε το 2.2 ΠΏΣ ΣΤΈΛΝΩ ΤΑ ΤΙΜΟΛΌΓΙΑ ΌΛΑ ΜΑΖΊ; Για να στείλετε πολλαπλά τιμολόγια την ίδια στιγμή θα πρέπει να: 1. Δημιουργήσετε ένα αρχείο CSV με μια συγκεκριμένη δομή 2. Εισαγωγή στην πλατφόρμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης ΔΗΜΙΟΥΡΓΊΑ ΑΡΧΕΊΟΥ CSV Για να δημιουργήσετε το αρχείο έχετε δύο επιλογές: I. Χρησιμοποιείτε την διαθέσιμη μακροεντολή (Macro) στην Supplier Finance Web (συνιστώμενη επιλογή) II. Χρησιμοποιείτε την μακροεντολή (Macro) διαθέσιμη στην πλατφόρμα e- billing

10 Source: GFS-APWS Page: 10 από 24 Τι είναι ένα αρχείο CSV; Πρόκειται για ένα αρχείο που δημιουργείται με το Microsoft Excel. Επιτρέπει την δημιουργία αρχείων με συγκεκριμένη δομή & μορφή που απαιτεί την ηλεκτρονική πλατφόρμα τιμολόγησης/e-billing ΜΑΚΡΟΕΝΤΟΛΉ (MACRO) ΜΈΣΩ ΤΗΣ SUPPLIER FINANCE WEB (Συνιστώμενη επιλογή) Μόλις μπείτε στο Supplier Finance Web ( θα έχετε πρόσβαση στην ενότητα Ηλεκτρονική Τιμολόγηση κι έπειτα κάντε κλικ στην καρτέλα μακροεντολή Macro Σε αυτή την ενότητα διαθέτουμε ένα εργαλείο που θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε το αρχείο CSV χωρίς λάθη. Στο άνω αριστερό μέρος βρίσκουμε τις εξής προ-ρυθμισμένες επιλογές που θα καθορίζουν την μορφή του αρχείου CSV. Η Υποδιαστολή δεκαδικών και η Μορφή ημερομηνίας αλλάζουν με βάση τις τοπικές ρυθμίσεις του υπολογιστή σας. Θα πρέπει να δηλώσετε τις τιμές που έχετε προεπιλεγμένες στον υπολογιστή σας. Θα ενεργοποιήσετε την Κράτηση B2B σε περίπτωση που εργάζεστε με ενεργή συνδεσιμότητα, δηλαδή, ότι οι κρατήσεις ενσωματώθηκαν στο σύστημά μας αυτόματα.

11 Source: GFS-APWS Page: 11 από 24 Βήματα για να συμπληρώσετε την μακροεντολή 1. Κάνετε κλικ το κουμπί που είναι στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης για να δημιουργηθεί μια νέα σειρά. Θα εμφανιστεί η δεύτερη γραμμή σε γκρι χρώμα και η πρώτη θα μένει πάντα σε ροζ τόνο. Η κεφαλίδα των στηλών θα σας δείχνει την απαιτούμενη πληροφορία για την δημιουργία τιμολογίων: - Είδος τιμολογίου: Πηγαίνετε στο πρώτο τετραγωνίδιο και να επιλέγετε μεταξύ FR (Διορθωτικό τιμολόγιο) ή F (Αυθεντικό / Χρεωστικό τιμολόγιο). - Αρ. τιμολογίου/διορθωτικό τιμολόγιο: Αναφέρετε τον αριθμό του αρχικού ή του διορθωτικού τιμολογίου. - Αναφ. Τιμολογίου: Το πεδίο αυτό θα το συμπληρώνετε μονάχα εάν ανεβάζετε ένα διορθωτικό τιμολόγιο. Εδώ θα αναφέρετε τον αριθμό του τιμολογίου που διορθώνετε. Αν δεν είναι αυτή η περίπτωση θα το αφήνετε κενό. - Ημερομηνία τιμολογίου: Να θυμάστε ότι πάντα πρέπει να είναι ίση ή μεταγενέστερη από το check out. - Αριθμός κράτησης: Εντοπιστής της κράτησης που φτιάχνετε τιμολόγιο - Περιγραφή: Είδος υπηρεσίας στο τιμολόγιο - Όνομα του πελάτη: Αναφέρετε το όνομα του ιδιοκτήτη της υπηρεσίας

12 Source: GFS-APWS Page: 12 από 24 - Ημερομηνία έναρξης: Ημερομηνία έναρξης της υπηρεσίας στο τιμολόγιο. Θα σας αναδιπλώνεται ένα ημερολόγιο - Nº διανυκτερεύσεων: Αριθμός διανυκτερεύσεων της διάρκειας της υπηρεσίας - Nº δωματίων ή ατόμων: Μπορείτε να φτιάχνετε τιμολόγιο ανά αριθμό δωματίων ή ανά προσώπων που αναφέρονται στην προσφερόμενη υπηρεσία - Τιμή ανά μονάδα: Τιμή της προσφερόμενης υπηρεσίας (συμπεριλαμβανομένου του φόρου και χωρίς αναφορά του νομίσματος) - Νόμισμα: Αναφέρετε το νόμισμα της υπηρεσίας - Ποσοστό %: Δηλώνετε το ποσοστό των εφαρμόσιμων φόρων - Είδος φόρου: Επιλέγετε τον φόρο για την υπηρεσία - Σύνολο: Θα εμφανίζει το σύνολο της γραμμής. Υπολογίζεται αυτομάτως 2. Επαναλαμβάνετε την διαδικασία για τόσες κρατήσεις, όσες ταρίφες ή % φόρων έχετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Αφού έχετε συμπληρώσει όλα αυτά τα πεδία αν θέλετε να σβήσετε το τιμολόγιο, πρέπει να κάνετε κλικ στο εικονίδιο που εμφανίζεται στο τέλος της σειράς.

13 Source: GFS-APWS Page: 13 από 24 Επίσης, μπορείτε να εισάγετε μαζικά οποιαδήποτε πληροφορία στη macro, απευθείας από ένα λογιστικό φύλλο Excel μορφής Συμπληρώνουμε τιε πληροφορίες σε ένα Excel ίδιας δομής και το αποθηκεύουμε σε ένα Excel Και θα μπορείτε να δείτε τις πληροφορίες έτοιμες να εισαχθούν σε ένα CSV αρχείο 3. Θα αποθηκεύετε το αρχείο στον υπολογιστή σας, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Φύλαξη": για να ανεβάσετε το αρχείο στην ηλεκτρονική πλατφόρμα τιμολόγησης/e-billing (Δείτε την ενότητα Πώς να εισαγάγετε το αρχείο στην πλατφόρμα e-billing )

14 Source: GFS-APWS Page: 14 από ΜΑΚΡΟΕΝΤΟΛΗ ΠΥΛΗΣ E-BILLING Για να χρησιμοποιήσετε την μακροεντολή, πρώτα θα πρέπει να κατεβάσετε την τελευταία έκδοση της πύλης ηλεκτρονικής τιμολόγησης/e-billing, στην καρτέλα Τεκμηρίωση -> Μακροεντολή δημιουργίας αρχείου για την μαζική φόρτωση τιμολογίων Μόλις φυλάξετε την μακροεντολή στον Η/Υ σας, θα πρέπει να την ενεργοποιήσετε. Είναι ένα βήμα που πρέπει να γίνει μόνο την πρώτη φορά που χρησιμοποιείται. (Δείτε πως στο: Ένθετο 1)

15 Source: GFS-APWS Page: 15 από 24 Από αυτό το σημείο και μετά, μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα: i. Άνοιγμα του εγγράφου: Όταν ανοίγετε το έγγραφο, θα βρείτε τις γραμμές σε επίπεδο παραδείγματος ii. Εγγραφή των τιμολογίων σας: Με την συμπλήρωση των πεδίων που σας ζητάει: Θα ενεργοποιήσετε την Κράτηση B2B σε περίπτωση που εργάζεστε με ενεργή συνδεσιμότητα, δηλαδή, ότι οι κρατήσεις ενσωματώθηκαν στο σύστημά μας αυτόματα. Η κεφαλίδα των στηλών θα σας δείχνει την απαιτούμενη πληροφορία για την δημιουργία των τιμολογίων: - Invoice type: Πηγαίνετε στο πρώτο τετραγωνίδιο και επιλέγετε μεταξύ FR (Διορθωτικό τιμολόγιο) ή F (Αυθεντικό / Χρεωστικό τιμολόγιο). - Invoice Number/Rectification invoice number: Αναφέρετε τον αριθμό του αρχικού ή του διορθωτικού τιμολογίου. - Nº to rectify: Το πεδίο αυτό θα το συμπληρώνετε μονάχα εάν ανεβάζετε ένα διορθωτικό τιμολόγιο. Εδώ θα αναφέρετε τον αριθμό του τιμολογίου που διορθώνετε. Αν δεν είναι αυτή η περίπτωση θα το αφήνετε κενό. - Invoice date: Να θυμάστε ότι πάντα πρέπει να είναι ίση ή μεταγενέστερη από το check out. - Booking Number: Εντοπιστής της κράτησης που φτιάχνετε τιμολόγιο - Services Description: Είδος υπηρεσίας στο τιμολόγιο - Pax leader: Αναφέρετε το όνομα του ιδιοκτήτη της υπηρεσίας

16 Source: GFS-APWS Page: 16 από 24 - Check-in date: Ημερομηνία έναρξης της υπηρεσίας στο τιμολόγιο. Θα σας αναδιπλώνεται ένα ημερολόγιο - Number of nights: Αριθμός διανυκτερεύσεων της διάρκειας της υπηρεσίας - Number of rooms or pax: Μπορείτε να φτιάχνετε τιμολόγιο ανά αριθμό δωματίων ή ανά προσώπων που αναφέρονται στην προσφερόμενη υπηρεσία - Unit price: Τιμή μονάδος - Currency: Αναφέρετε το χρησιμοποιημένο νόμισμα. Αναφορά του νομίσματος της υπηρεσίας - Tax rate: Δηλώνετε το ποσοστό των εφαρμόσιμων φόρων - Tax Type: Επιλέγετε τον φόρο για την υπηρεσία - Line Total: Θα εμφανίζει το σύνολο της γραμμής. Υπολογίζεται αυτομάτως Επαλήθευση των στοιχείων: Κάνετε κλικ στο εικονίδιο επαληθεύσει εάν η μορφή των δεδομένων είναι σωστή. που θα Σε περίπτωση που έχετε λάθη μορφοποίησης, θα εμφανίζονται σε κόκκινο χρώμα και αν τοποθετηθείτε πάνω από το τετραγωνίδιο, θα σας εμφανίζει ένα επεξηγηματικό μήνυμα. Δείτε παραδείγματα:

17 Source: GFS-APWS Page: 17 από 24 Τα λάθη Μπορεί να διορθωθεί απευθείας στο ίδιο το τετραγωνίδιο, αλλάζοντας το συγκεκριμένο στοιχείο: Μετά τη διόρθωση των λαθών, κάνετε κλικ στο εικονίδιο ελέγξει εκ νέου το περιεχόμενο. για να Όταν ανοίγετε το έγγραφο, θα βρείτε τις γραμμές σε επίπεδο παραδείγματος! a) Φύλαξη αρχείου: Όταν πια δεν υπάρχουν λάθη στο αρχείο, αν κάνετε κλικ στο θα εμφανίζεται το παράθυρο για να φυλάξετε το έγγραφο με την κατάλληλη μορφή (CSV coma delimited) Το αρχείο θα αποθηκευθεί σε μορφή CSV

18 Source: GFS-APWS Page: 18 από 24 Είναι σημαντικό το να σημειωθεί ότι αν το αρχείο CSV ανοίγει, αφού δημιουργήθηκε, η μορφή της ημερομηνίας μπορεί να αλλάξει, κάτι που θα προξενεί λάθη όταν προσπαθήσετε να το εισάγετε στο e-billing Αφού έχει δημιουργηθεί, εάν πρέπει να ανοίξετε το έγγραφο, πρέπει να το ανοίξετε με το Νotepad/Σημειωματάριο έτσι όπως σας δείχνει το screenshot (εικόνα απεικόνισης της οθόνης του υπολογιστή): ΠΏΣ ΕΙΣΑΓΆΓΕΤΕ ΤΟ ΑΡΧΕΊΟ ΣΤΗΝ ΠΛΑΤΦΌΡΜΑ E-BILLING Μετά την φύλαξη του CSV πηγαίνετε στην πύλη του e-billing, στην καρτέλα Αρχεία όπου εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη:

19 Αναφέρετε τα παρακάτω πεδία: Subject: ΟΔΗΓΟΣ ΣΤΟ BS ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ Source: GFS-APWS Page: 19 από 24 - Αποστολέας: Η εταιρεία που εκδίδει το τιμολόγιο. Έρχεται αυτόματα συμπληρωμένο. - Αποδέκτης: Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέγετε την εταιρεία που πρέπει να λάβει την υπηρεσία. - Αρχείο: Κάνοντας κλικ στο "Εξέταση", θα επιλέγετε το αρχείο που έχετε φυλάξει στον Η/Υ σας. - Προαιρετικό πεδίο όπου θα αναφέρετε το στο οποίο επιθυμείτε να λάβετε τα αποτελέσματα της εισαγωγής του αρχείου. Κάνοντας κλικ στο CSV που μόλις ανεβάσατε: το σύστημα επαληθεύει την πληροφορία του αρχείου Η επόμενη οθόνη θα υποδεικνύει ότι το αρχείο φορτώθηκε με επιτυχία.

20 Source: GFS-APWS Page: 20 από ΠΩΣ ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΖΕΤΕ ΤΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ ΣΑΣ; Με την αποστολή των τιμολογίων, είτε χωριστά ένα-ένα, είτε μαζικά, όλα μαζί, τα τιμολόγια περνούν στην καρτέλα Τιμολόγια > Εν αναμονή υπογραφής έτσι όπως σας ενημερώνει το μήνυμα που εμφανίζεται: Μπορείτε να έχετε πρόσβαση μέσω του μενού: Κάθε ώρα, τα τιμολόγια υπογράφονται ψηφιακά και μπορούν να εντοπιστούν στην παρακάτω διεύθυνση: "Τιμολόγια" -> "Εκδομένα" Μπορείτε να εξάγετε τα αποτελέσματα, εάν επιλέξετε τα προς εξαγωγή τιμολόγια (ένα προς ένα, ή μέσω της επιλογής : ) και διαλέγοντας την μορφή με την επιλογή: «κατεβάζω/downloads»:

21 Source: GFS-APWS Page: 21 από 24 ΈΝΘΕΤΟ 1 Πώς αλλάζω τη ρύθμιση της μακροεντολής για να μπορώ να την χρησιμοποιήσω; Microsoft Excel 2003 Όταν ανοίξετε το αρχείο, θα εμφανίζεται ένα αυτόματο μήνυμα ασφαλείας, που θα υποδεικνύει ότι το έγγραφο είναι απενεργοποιημένο, μέχρι να ρυθμίσετε την ασφάλεια. Για να ρυθμίσετε την ασφάλεια της μακροεντολής πρέπει να πάτε στο εργαλεία/tools, Μακροεντολή κι έπειτα στο Ασφάλεια

22 Source: GFS-APWS Page: 22 από 24 Σε αυτήν την οθόνη ασφαλείας, πρέπει να διαλέξετε το επίπεδο: Κάτω + Αποδέχομαι Με τον τρόπο αυτό, έχετε ήδη ενεργοποιήσει την μακροεντολή και μπορείτε να αρχίσετε να την χρησιμοποιείτε. Excel 2007/2010 Όταν ανοίγετε το αρχείο εμφανίζεται η σειρά: "προειδοποίηση ασφαλείας". Για να ρυθμίσετε το επίπεδο ασφαλείας των μακροεντολών πρέπει να διαλέξετε Επιλογές του Excel.

23 Source: GFS-APWS Page: 23 από 24 Θα εμφανίζεται ένα παράθυρο. Επιλέγετε Ασφάλεια εμπιστοσύνης κι έπειτα "Ρυθμίσεις κέντρου εμπιστοσύνης". Εδώ κάνετε κλικ στο Ρύθμιση μακροεντολών κι εν συνεχεία στο Ενεργοποίηση όλων των μακροεντολών" + Αποδέχομαι.