Αθήνα, 8 Μαῒου 2006 Αριθ. Πρωτ.: 9519

ΤΟΜΕΑΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΡΓΩΝ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Πληροφορίες : Σπύρου ώρα Τηλέφωνο : 210-9288771 Fax : 210-9213200 Ε-mail : dspyrou@ktpae.gr ΘΕΜΑ: Αθήνα, 8 Μαῒου 2006 Αριθ. Πρωτ.: 9519 ΠΡΟΣ: Κάθε ενδιαφερόµενο που παρέλαβε από την ΚτΠ ΑΕ το τεύχος της ιακήρυξης του έργου «Ψηφιοποίηση Στρατολογικών Μερίδων». Παροχή συµπληρωµατικών πληροφοριών και διευκρινίσεων επί των όρων της υπ αριθµ. 6584/29-03-2006 διακήρυξης του Ανοικτού ιαγωνισµού του έργου «Ψηφιοποίηση Στρατολογικών Μερίδων». Σύµφωνα µε τα οριζόµενα στην παραπάνω αναφερόµενη διακηρύξη (Μέρος Β, Ενότητα Β.1, Παρ. Β.1.8) παρέχουµε τις ακόλουθες συµπληρωµατικές πληροφορίες και διευκρινίσεις, απαντώντας στο σύνολο των ερωτηµάτων που µας τέθηκαν εγγράφως εντός του προβλεπόµενου χρονικού ορίου: A/A 1. Α.2.2.3.1.1/ σελ.23-24 C.2.2-12/ σελ. 136 2. Α.3.1.2 και Α.3.1.2.1/ σελ.28-33 Το σύστηµα Σκληρών ίσκων EMC CLARION CX500 του Ο.ΠΛΗ.ΣΥ.Σ που διαθέτει ο Φορέας παρουσιάζεται αναλυτικά στον Πίνακα της σελ. 23 και αποτελείται από την Κεντρική Μονάδα και ένα Ερµάριο στο οποίο είναι τοποθετηµένοι οι υπάρχοντες δίσκοι. Ο Ανάδοχος οφείλει να προσφέρει τον απαραίτητο εξοπλισµό π.χ. ερµάρια, καλώδια κλπ προκειµένου να πραγµατοποιηθεί η προσθήκη των επιπλέον δίσκων που απαιτούνται για την αποθήκευση τουλάχιστον 10.000.000 Στρατολογικών Μερίδων. Η ευθύνη για τη συγκόλληση τυχόν σκισµένων σελίδων και το ίσιωµα διπλωµένων σελίδων ανήκει στο Ανάδοχο του Έργου. Το ποσοστό των Στρατολογικών Μητρώων που περιέχουν διπλωµένες σελίδες οι οποίες καλύπτουν τα γραµµένα στοιχεία είναι σχεδόν ανύπαρκτη. Ο ακριβής αριθµός των Στρατολογικών Μητρώων που περιέχουν σκισµένες σελίδες δεν είναι γνωστός. Η εκτίµηση του Φορέα είναι ότι το ποσοστό είναι πολύ µικρό και εντοπίζεται σε Στρατολογικά Μητρώα µεγάλων Στρατολογικών Γραφείων. ιευκρινίζεται ότι δεν έχει υποπέσει στην αντίληψη του Φορέα χρήση συρραπτικού στα Στρατολογικά Μητρώα 2 από 5

καθώς κάτι τέτοιο δεν επιτρέπεται. Η πιθανότητα ύπαρξης Στρατολογικών Μητρώων όπου ακόµα και µε COLOR σάρωση δεν παράγεται διακριτή εικόνα θεωρείται αµελητέα. ιευκρινίζεται ότι δεν απαιτείται η ψηφιοποίηση ή καταχώρηση των στοιχείων των ευρετηρίων. Αν ο Ανάδοχος κρίνει ότι µπορεί να χρησιµοποιήσει τα ευρετήρια καθ οιονδήποτε τρόπο µε στόχο την επιτάχυνση διευκόλυνση του έργου, µπορεί να προβεί σε εκµετάλλευση αυτών. 3. Α.3.1.3/ σελ.35-39 Τέλος, στην περίπτωση που υπάρξει ανάγκη επαναβιβλιοδέτησης ενός Στρατολογικού Μητρώου η εργασία αυτή εκτελείται από το Φορέα. Σηµειώνεται ότι ούτως η άλλως όταν ο Φορέας διαπιστώνει φθορά ενός Στρατολογικού Μητρώου, το προωθεί για επαναβιβλιοδέτηση. Σχεδόν το 90% των Στρατολογικών Μητρώων έχει επαναβιβλιοθετηθεί, ορισµένα δε από αυτά περισσότερες από 1 φορές. Η επαναβιβλιοδέτηση αφορά στην αντικατάσταση του εξώφυλλου του Μητρώου µε καινούριο. Στα Στρατολογικά Μητρώα που έχουν επαναβιβλιοθετηθεί, η µακέτα της γραµµογράφησης παραµένει ευθυγραµµισµένη καθώς η επαναβιβλιοδέτηση αφορά στην αντικατάσταση του εξώφυλλου. ιευκρινίζεται ότι τα δεδοµένα των Στρατολογικών Μητρώων θα πληκτρολογηθούν κάνοντας χρήση του µονοτονικού συστήµατος. Κατά τον υπολογισµό των δακτυλισµών των Μεταβολών ελήφθη υπόψη το σύνολο των χαρακτήρων συµπεριλαµβανοµένων των κενών χαρακτήρων όπου υπήρχαν. ιευκρινίζεται ότι εκ παραδροµής δεν έχουν συµπεριληφθεί στον Πίνακα 6: «ακτυλισµοί Μεταβολών Στρατολογικών Μερίδων», σελ. 38 της ιακήρυξης, οι δακτυλισµοί που αφορούν στην Ηµεροµηνία που αντιστοιχεί σε κάθε µεταβολή. Υπολογίζοντας ότι κάθε Μερίδα κατά µέσο όρο περιέχει 8 Μεταβολές και (από τον Πίνακα 5, σελ. 37) η ηµεροµηνία αντιστοιχεί κατά µέσο όρο σε 6,28 δακτυλισµούς προκύπτει ότι οι επιπλέον δακτυλισµοί για τις ηµεροµηνίες των µεταβολών ανά 2 από 5

Μερίδα είναι 8Χ6,28=50,24 που πρέπει να προστεθεί στον Πίνακα 6, στο σύνολο, δηλαδή: ακτυλισµοί 1 Μεταβολής Χ 8 =176,08 Για τις Κλάσεις 1947-1956 δεν απαιτείται πληκτρολόγηση των Μεταβολών των Στρατολογικών Μερίδων. Για τις ιαγραµµένες Στρατολογικές µερίδες απαιτείται πλήρης πληκτρολόγηση. Εφόσον ο Ανάδοχος κατά την εκπόνηση της Μελέτης Υλοποίησης και Ανάπτυξης Υποδοµών & Υποστηρικτικών Συστηµάτων δεν προτείνει τρόπο αξιοποίησης της υφιστάµενης πληροφορίας του Α.ΣΥ.Σ.Ε.. για τις Μερίδες αυτές, θα απαιτηθεί πλήρης πληκτρολόγηση των δεδοµένων τους. 4. Α.3.2/ σελ.39 Τα Στρατολογικά Γραφεία από τα οποία ενδέχεται να είναι δυνατή η µετακίνηση των Μητρώων τους στην εποπτεύουσα Στρατολογική ιοίκηση, προκειµένου να εκτελεσθούν εκεί οι εργασίες της ψηφιοποίησης, θα προσδιοριστούν από το Φορέα κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της Μελέτης Υλοποίησης του Αναδόχου. Πάντως η πιθανότητα µετακίνησης Στρατολογικών Μητρώων είναι εξαιρετικά µικρή. 5. Α.3.2.6/ σελ.46-47 6. Α.3.2.9/ σελ.49-51 Γενικά είναι δυνατή η σάρωση σε δύο βάρδιες στα Στρατολογικά Γραφεία και οι περιπτώσεις όπου αυτό δεν είναι εφικτό θα καθοριστούν από το Φορέα κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της Μελέτης Υλοποίησης από τον Ανάδοχο. ιευκρινίζεται ότι τα δεδοµένα υπόκεινται στον «Έλεγχο Αποδοχής Ψηφιοποιηµένων εδοµένων Στρατολογικών Μερίδων» από Στελέχη του Φορέα εφόσον ο Ανάδοχος ενηµερώσει ότι έχει ολοκληρώσει το σύνολο των εργασιών του σ αυτά και πριν την µετάπτωσή τους στο ΑΣΥΣΕ. ιευκρινίζεται ότι ορθογραφικά λάθη, παραλήψεις τόνων και οτιδήποτε εµποδίζει την ταυτοποίηση µιας Μερίδας, θεωρείται σφάλµα πληκτρολόγησης. Ο Ανάδοχος, µέσα από τη «ιενέργεια Επιπρόσθετων Εξειδικευµένων Μελετών Ψηφιοποίησης Στρατολογικών Μερίδων» οφείλει να καθορίσει την κωδικοποίηση των µεταβολών ελαχιστοποιώντας µε αυτό τον τρόπο το 2 από 5

ελεύθερο κείµενο προς πληκτρολόγηγση, όπως αναφέρεται και στη ιακήρυξη στη σελίδα 36. Στις περιπτώσεις όπου κατά τη διαδικασία της πληκτρολόγησης εντοπίζονται χαρακτήρες µη αναγνώσιµοι, ο Ανάδοχος θα συµβουλεύεται το Φορέα στην ανάγνωση και ερµηνεία / απόδοση αυτών. 7. Α.3.3.1/ σελ.53-54 ιευκρινίζεται ότι η λειτουργία του «Ελέγχου Αποδοχής Ψηφιοποιηµένων εδοµένων Στρατολογικών Μερίδων» θα πρέπει να είναι προσβάσιµη από τους χρήστες του Φορέα (συµπεριλαµβανοµένων των χρηστών στα Στρατολογικά Γραφεία) µέσω Web Browsers και κάνοντας χρήση του Ιδεατού Κλειστού ικτύου (VPN) της Στρατολογίας, υποδοµή που έχει τεθεί σε λειτουργία από το Έργο «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» και παρέχει την απαιτούµενη ασφάλεια. Είναι ευθύνη του Φορέα να εξασφαλίσει τον αναγκαίο χώρο για τη φιλοξενία του εξοπλισµού του Αναδόχου για την ψηφιοποίηση. Είναι δυνατόν η σάρωση των Στρατολογικών Μερίδων στα Στρατολογικά Γραφεία του ΡΟΥΦ να γίνει µε τη χρήση εξωτερικής µονάδας. Η εξωτερική αυτή µονάδα αποτελεί ευθύνη του Αναδόχου και µπορεί να βρίσκεται σε ασφαλισµένο TRAILER που θα σταθµεύει εντός του στρατοπέδου σε σηµείο που θα υποδείξει ο Φορέας. 8. Α.3.3.2.2.1.2 σελ./59 και C.2.2-17/ σελ.137 Άλλα Στρατολογικά Γραφεία στα οποία ενδέχεται να επιτραπεί η σάρωση των Στρατολογικών Μερίδων εκτός του χώρου αυτών και κάνοντας χρήση εξωτερικών µονάδων, θα προσδιοριστούν από το Φορέα κατά τη διάρκεια της Μελέτης Υλοποίησης του Αναδόχου. Είναι αποδεκτό η λειτουργία "Ασφαλής ιαγραφή ίσκων" να προσφέρεται / καλύπτεται από υλικό αντί για λογισµικό εφόσον τηρούνται τεκµηριωµένα όλες οι σχετικές προδιαγραφές ασφαλούς διαγραφής των περιεχοµένων των σκληρών δίσκων. Σε κάθε περίπτωση ο Ανάδοχος οφείλει να τεκµηριώνει ότι η εφαρµογή είναι πιστοποιηµένη από διεθνείς οργανισµούς και ακολουθεί ευρέως αποδεκτά πρότυπα. Στην περίπτωση που ο πηγαίος κώδικας δεν είναι διαθέσιµος, ο ανάδοχος οφείλει να τεκµηριώσει τον τρόπο 2 από 5

λειτουργίας της. Είναι απαραίτητο για λόγους ελέγχου η πληκτρολόγηση όλων των δεδοµένων να γίνει εις διπλούν. 9. Α.3.3.2.2.1.7/ σελ.60 10. Α.4/ σελ.72-73 Οι χρόνοι υλοποίησης των φάσεων είναι ενδεικτικοί ενώ ο συνολικός χρόνος υλοποίησης δεν µπορεί να υπερβαίνει του 22 µήνες. Ο κάθε υποψήφιος πρέπει να υποβάλλει το χρονοδιάγραµµα που βέλτιστα υποστηρίζει το πλάνο των εργασιών του. Κατ εντολή του ιευθύνοντος Συµβούλου Ο ιευθυντής Υποστήριξης και Παραγωγικής Λειτουργίας Έργων Βασίλειος εµέστιχας Κοινοποίηση : Γραφείο Γενικού ιευθυντή ΕΠΥΘΕΑ Γραφείο /ντή Στρατολογικού ΓΕΕΘΑ, Υποστράτηγος Β. Καλαµπούκας Εσωτερική διανοµή : Γραφείο /ντος Συµβούλου Τοµέα Υποστήριξης & Παραγωγικής Λειτουργίας Έργων (Υπεύθυνη έργου Α. Μακρή) Γραφείο Προγραµµατισµού Νοµική Υπηρεσία 2 από 5