ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ: ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ: ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ"

Δορκάς Γεωργίου
7 χρόνια πριν
Προβολές:

1 PROC-05/2 1. ΣΚΟΠΟΣ Η ιαδικασία αυτή περιγράφει τον τρόπο µε τον οποίο γίνεται η διαχείριση των εγγράφων του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας (Σ Π), δηλ : η σύνταξη, ο έλεγχος και η έγκρισή τους η τροποποίησή τους η διανοµή και η κυκλοφορία τους 2. ΜΕΘΟ ΟΣ Κωδικοποίηση εγγράφων 2.1 Για την αναγνώριση των εγγράφων του Σ Π, χρησιµοποιείται ένας αλφαριθµητικός κωδικός : Α) Εγχειρίδιο Ποιότητας QM-ΧΧ/Z όπου: ΧΧ : η αρίθµηση των κεφαλαίων του Εγχειριδίου (01, 02, 03.) Β) ιαδικασίες PROC-ΧΧ/Z όπου: ΧΧ : α/α της διαδικασίας (01, 02, 03.) Π.χ. ο κωδικός PROC-01/1 αναφέρεται στη πρώτη έκδοση της πρώτης διαδικασίας του Σ Π. Γ) Οδηγίες Εργασίας WI-ΧΧ-YY/Z όπου: ΧΧ : ο αριθµός της αντίστοιχης διαδικασίας (01, 02, 03.) YY : α/α της οδηγίας (01, 02, 03.) Π.χ. ο κωδικός WI-01-03/2 αναφέρεται στην δεύτερη έκδοση της τρίτης οδηγίας εργασίας που συνδέεται µε την πρώτη διαδικασία. ) Έντυπα : D-ΧΧ-YY/Z, όπου: ΧΧ : ο αριθµός της αντίστοιχης διαδικασίας (01, 02, 03.) YY : α/α του εντύπου (01, 02, 03.) Π.χ. ο κωδικός D-01-02/3 αναφέρεται στην τρίτη έκδοση του δευτέρου εντύπου της πρώτης διαδικασίας του Σ Π. Σύνταξη-Εγκριση-Κυκλοφορία- ιανοµή Εγγράφων 2.2 Όλα τα έγγραφα του Σ Π συντάσσονται κατά τρόπο σαφή και παραµένουν ευανάγνωστα. 2.3 Αρµόδιος για τη διαχείριση όλων των εγγράφων του Σ Π και την τήρηση της παρούσας διαδικασίας είναι ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας. 2.4 Κάθε έγγραφο συντάσσεται και εγκρίνεται, ανάλογα µε το περιεχόµενό του από συγκεκριµένους υπευθύνους. Η σύνταξη των εγγράφων γίνεται από τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας και η έγκριση από τον ιευθύνοντα Σύµβουλο. Κατά τη σύνταξη των εγγράφων ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας συνεργάζεται κάθε φορά µε τους καθ ύλην αρµοδίους, ενώ ελέγχει και τη συµφωνία τους µε τις απαιτήσεις του προτύπου ISO Η Πολιτική Ποιότητας συντάσσεται και υπογράφεται από τον ιεθύνοντα Σύµβουλο. 2.5 Όλα τα έγγραφα τα οποία διανέµονται και χρησιµοποιούνται εσωτερικά στην εταιρεία είναι ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΑ ΕΓΓΡΑΦΑ. 2.6 Ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας τηρεί για λόγους αρχειοθέτησης και αναφοράς, µία πλήρη σειρά πρωτοτύπων εγγράφων του Συστήµατος Ποιότητας µε γνήσιες υπογραφές (master copy). Όλα τα Σελ 1 από 3

2 PROC-05/2 έγγραφα του master copy φέρουν τις υπογραφές του συντάξαντος και εγκρίναντος στο κάτω µέρος της πρώτης σελίδας τους. 2.7 Όλα τα χρησιµοποιούµενα έγγραφα του Σ Π είναι πάντα της τελευταίας έκδοσης. Απαγορεύεται η χρήση εγγράφων παλαιοτέρων εκδόσεων καθόσον αυτό συνιστά σοβαρή µη συµµόρφωση. 2.8 Τα έγγραφα του Σ Π πρέπει να είναι άµεσα διαθέσιµα, σε όλους τους εµπλεκόµενους. Ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας είναι υπεύθυνος για τον καθορισµό του είδους των εγγράφων, της τελευταίας πάντα έκδοσης, τα οποία θα διανεµηθούν, µε ελεγχόµενο τρόπο, στους αντίστοιχους αποδέκτες, άτοµα ή θέσεις εργασίας, καθώς επίσης και για την τήρηση και έλεγχο όλων των αρχείων διανοµής. 2.9 Η εσωτερική διανοµή των εγγράφων γίνεται µε ηλεκτρονικό τρόπο. Οι αποδέκτες του κάθε εγγράφου καταγράφονται στο έντυπο D ελτίο ιανοµής Εγγράφων. Η τροποποίηση του δελτίου είναι αναγκαία στις περιπτώσεις: αλλαγής του τίτλου, έκδοσης, χρόνου ισχύος ή αποδεκτών του εγγράφου απόσυρσης ενός εγγράφου, κατά την οποία διαγράφεται διακριτά η αντίστοιχη σειρά του δελτίου ή προσθήκης νέου εγγράφου, κατά την οποία προστίθεται νέα σειρά κλπ 2.10 Κατά τη διανοµή των εγγράφων πρόσφατης έκδοσης, στις θέσεις των αποσυρθέντων της παλαιότερης έκδοσης, τοποθετείται µε ευθύνη του Υπεύθυνου ιαχείρισης Ποιότητας η νέα έκδοση και ενηµερώνεται για την προσθήκη ο αποδέκτης. Οι αντίστοιχες παλαιές εκδόσεις αποσύρονται από τους κατόχους τους και καταστρέφονται. Το γνήσιο αντίγραφο (master copy) κάθε αποσυρθέντος εγγράφου αρχειοθετείται σε αρχείο αποσυρθέντων εγγράφων Τα διανεµόµενα στους αποδέκτες τους έγγραφα, διατηρούνται σε καλή κατάσταση, φυλάσσονται σε κατάλληλες συνθήκες, ώστε να προστατεύονται από κινδύνους φθοράς και κλοπής και δεν τροποποιούνται ούτε φωτοαντιγράφονται από αναρµόδιους. Αναθεώρηση - Τροποποίηση - Επανέκδοση Εγγράφων 2.12 Αναθεωρήσεις των εγγράφων του Σ Π µπορούν να προκύψουν σαν αποτέλεσµα της ετήσιας ανασκόπησης του Σ Π από τη ιοίκηση ή σαν αποτέλεσµα προτάσεων βελτίωσης από το προσωπικό της εταιρείας µέσω συµπλήρωσης του εντύπου D Πρόταση Τροποποίησης ιαδικασίας Ποιότητας µε την εξής διαδικασία: Ο Υπεύθυνος ιαxείρισης Ποιότητας ή οι εµπλεκόµενοι συνεργάτες διαπιστώνουν την αναγκαιότητα (έντυπο D Πρόταση Τροποποίησης ιαδικασίας Ποιότητας) Μετά από συσκέψεις των εµπλεκοµένων συνεργατών που χρησιµοποιούν το έγγραφο και του Υπεύθυνου ιαxείρισης Ποιότητας, συντάσσεται πρόταση, που µεταφέρεται στη ιοίκηση. Η Γενική ιεύθυνση εγκρίνει την πρόταση Ο Υπεύθυνος ιαxείρισης Ποιότητας ενσωµατώνει την αλλαγή στο Σύστηµα Ποιότητας, αφαιρώντας τα παλιά έγγραφα Ο Υπεύθυνος ιαxείρισης Ποιότητας αντικαθιστά το αναθεωρηµένο έγγραφο εντός της εταιρείας, όπου αυτό χρησιµοποιείται. Όλα τα άκυρα έγγραφα, επιστρέφονται στον Υπεύθυνο ιαxείρισης Ποιότητας, καταστρέφονται και διατηρείται αρχείο αποσυρθέντων εγγράφων Τροποποιούµενα έγγραφα επανεκδίδονται στο σύνολό τους. Έτσι ακόµη και αν τροποποιηθεί µία µόνο σελίδα, επανεκδίδονται όλες οι σελίδες τους Όλες οι τροποποιήσεις και αλλαγές του γραπτού µέρους του Σ Π πραγµατοποιούνται από τους αρχικά συντάξαντες και εγκρίναντες Αποσυρθέντα έγγραφα του συστήµατος ποιότητας φυλάσσονται µε ευθύνη του Υπεύθυνου ιαχείρισης Ποιότητας για περίοδο 5 τουλάχιστον ετών. Εξωτερικά έγγραφα 2.16 Πέραν των εσωτερικών, η εταιρεία τηρεί µε ευθύνη του Προϊσταµένου ιαχείρισης Ποιότητας ΑΡΧΕΙΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ, το οποίο περιλαµβάνει εγκυκλίους, νοµοθετήµατα, Οδηγίες της Σελ 2 από 3

3 PROC-05/2 Ε.Ε., πρότυπα και προδιαγραφές, διατάξεις, κανονισµούς ή οποιοδήποτε άλλο έγγραφο προέρχεται από πηγή εκτός της εταιρείας και επηρεάζει ή αναφέρεται στις δραστηριότητες της µονάδας Ο Υ Π καταχωρεί στο έντυπο D Κατάλογος Εξωτερικών Εγγράφων Ποιότητας όλα τα εξωτερικά έγγραφα και σηµειώνει στην πρώτη σελίδα τον κωδικό τους. Η διανοµή των εξωτερικών εγγράφων ακολουθεί τα προβλεπόµενα και για τα εσωτερικά έγγραφα του Σ Π. 3. ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ - ΑΡΜΟ ΙΟΤΗΤΕΣ ιοίκηση 3.1 Ευθύνη της είναι να: εγκρίνει τα έγγραφα του Σ Π τα οποία συντάσσονται από τον Προϊστάµενο ιαχείρισης Ποιότητας Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας 3.2 Είναι υπεύθυνος για: την τήρηση της ιαδικασίας τη σύνταξη των εγγράφων φροντίζοντας όχι µόνον για την ορθότητα του περιεχοµένου τους, αλλά και τη συµµόρφωσή τους προς τις απαιτήσεις του προτύπου τη διανοµή των εγγράφων και την ενηµέρωση των αποδεκτών την αναθεώρηση, τροποποίηση, επανέκδοση, διανοµή και απόσυρση των εγγράφων σύµφωνα µε τα οριζόµενα στην παρούσα διαδικασία να ενεργεί ώστε τα έγγραφα να είναι πάντα διαθέσιµα στους εµπλεκόµενους την τήρηση των αρχείων που προβλέπονται στην παρούσα διαδικασία Ο Υπεύθυνος Τµήµατος: Προσωπικό συνεργάζεται µε τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας για την σύνταξη των εγγράφων που αφορούν το πεδίο δραστηριότητάς του εξασφαλίζει τα έγγραφα της τελευταίας πάντα έκδοσης που αφορούν το τµήµα του να είναι πάντα διαθέσιµα και προσβάσιµα στο χώρο εργασίας και να υλοποιούνται τα αναφερόµενα σε αυτά 3.3 Είναι υπεύθυνο για: την τήρηση, κατά την τέλεση των καθηκόντων του µόνον ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ της τελευταίας πάντα έκδοσης διατήρηση των εγγράφων σε καλή κατάσταση (δεν τα τροποποιεί). 4. ΣΧΕΤΙΚΑ D ΠΡΟΤΑΣΗ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑΣ D ΑΙΤΗΣΗ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ D ΕΛΤΙΟ ΙΑΝΟΜΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ D ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Σελ 3 από 3

4 D-05-01/1 ΑΙΤΗΣΗ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗΣ ΠΡΟΣ Περιγραφή της απαιτούµενης τροποποίησης Λόγοι για την αίτηση τροποποίησης Ενέργειες και αποφάσεις που λήφθηκαν Ηµεροµηνία Επιβεβαίωσης ΙΟΙΚΗΣΗ Όνοµα / Υπογραφή Σελ 1 Από 1

5 D-05-02/1 ΕΛΤΙΟ ΙΑΝΟΜΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΗΜΕΡ/ΝΙΑ ΤΕΛΕΥΤΑΙΑΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΤΙΤΛΟΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΚΩ ΙΚΟΣ/ ΕΚ ΟΣΗ ΗΜΕΡ/ΝΙΑ ΑΠΟ ΕΚΤΕΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΧΡΟΝΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ (ΕΤΗ) ΚΩ ΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟ ΕΚΤΩΝ [1 : MASTER COPY] - [2 : ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ] - [3 : ΠΩΛΗΣΕΩΝ - MARKETING] - [4 : EΦΟ ΙΑΣΤΙΚΗ] -[5 : ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ] [6 : ] Σελ 1 Από 1

6 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ: ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ D-05-03/1 ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Α/Α ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ Κωδικός Περιγραφή ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΗΜ/ΝΙΑ ΛΗΞΗΣ ΙΣΧΥΟΣ Σελ 1 Από 1

Σχετικά έγγραφα

ιαχείριση Μη Συµµορφώσεων ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ Ρ04

ιαχείριση Μη Συµµορφώσεων ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ Ρ04 Κωδικός: Ρ04 Έκδοση: 01 Σελ. 1 από 6 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ Ρ04 Κωδικός: Ρ04 Έκδοση: 01 Σελ. 2 από 6 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ηµεροµηνία Περιγραφή Παράγραφοι 01 12.10.2009 Τελική Έκδοση Όλες Συντάχθηκε: Ηµεροµηνία: