Διαχείριση Αδειών - Βιβλίο Αδειών - Μαζικές ενέργειες

Διαχείριση Αδειών - Βιβλίο Αδειών - Μαζικές ενέργειες

Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της Διαδικασίας Πλήρους Διαχείρισης Αδειών - Βιβλίο Αδειών - Μαζικές ενέργειες. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής. 2

Περιεχόμενα Παραμετροποίηση και Τύποι αδειών... 4 Παραμετροποίηση της καρτέλας του εργαζομένου.... 5 Εισαγωγή Άδειας... 6 Εκτύπωση Βιβλίου Αδειών... 8 Μαζική Εισαγωγή Αδειών... 10 Μαζική μεταβολή αδειών... 12 (Δικαιούμενες ημέρες αδείας στην καρτέλα)... 12 3

Παραμετροποίηση και Τύποι αδειών Δεδομένου ότι ο χρήστης έχει ενεργοποιημένο το Module Βιβλίο Αδειών το οποίο μετονομάστηκε σε Διαχείριση Αδειών, στο Μενού Παράμετροι- Παράμετροι Προγράμματος προστέθηκε μία ακόμη καρτέλα με τίτλο «Τύποι Αδειών». Υπάρχει δυνατότητα παραμετροποίησης στη στήλη «Με Αποδοχές» μόνο των τριών επιλογών Σπουδαστική, Μεταπτυχιακή, Ανηλίκων. Ως προεπιλογή είναι να μην έχουν αποδοχές αυτοί οι τύποι αδειών, παρόλα αυτά ο χρήστης μπορεί να τσεκάρει το αντίστοιχο πεδίο επιλογής και να υπολογίζονται αποδοχές. Για τη στήλη «Βιβλίο Αδειών» υπάρχει δυνατότητα παραμετροποίησης όλων των τύπων αδειών εκτός της κανονικής άδειας. Ως προεπιλογή είναι να εμφανίζονται στο Βιβλίο Αδειών ενώ αν αποτσεκάρουμε την επιλογή για κάποιον τύπο αδείας εκτός της κανονικής δεν θα εμφανίζεται στο βιβλίο αδειών. 4

Παραμετροποίηση της καρτέλας του εργαζομένου Στο πεδίο "Ημέρες Άδειας ανά Έτος" της ενότητας "Βασικά Μισθοδοτικά Στοιχεία" στην καρτέλα εργαζομένου ο χρήστης πρέπει να καταχωρήσει τις ημέρες άδειας που δικαιούται κάθε εργαζόμενος ανά έτος. Η καταχώρηση των ημερών αδείας για τα πρώτα δύο ημερολογιακά έτη από την πρόσληψη του εργαζομένου είναι προαιρετική στην εφαρμογή, γιατί υπολογίζονται αυτόματα οι αναλογούσες ημέρες άδειας που δικαιούται ο εργαζόμενος με βάση τις πραγματικές ημέρες εργασίας του, όπως ορίζει ο νόμος 3302/2004. Ωστόσο, απαραίτητη είναι η καταχώρηση των ημερών άδειας του εργαζομένου μετά το πέρας των δύο πρώτων ημερολογιακών ετών από την πρόσληψή του. Η ενημέρωση του πεδίου "Ημέρες Άδειας ανά Έτος" πραγματοποιείται με δύο εναλλακτικούς τρόπους: 1. Με απευθείας καταχώρηση από τον χρήστη των ημερών άδειας ανά έτος που δικαιούται ο κάθε εργαζόμενος για κάθε έτος, στην ενότητα "Βασικά Μισθοδοτικά Στοιχεία" της καρτέλας του. 2. Με αυτόματη ενημέρωση όλων των εργαζομένων ακολουθώντας την διαδρομή από το βασικό μενού "Παράμετροι - Μαζικές Μεταβολές - Αλλαγή Δικ. Ημ. Αδείας". 5

Η συγκεκριμένη λειτουργία δίνει τη δυνατότητα στον χρήστη να εισάγει/ μεταβάλλει μαζικά ή με επιλογή τις ημέρες άδειας ανά έτος των εργαζομένων όλων των καταχωρημένων εταιρειών του και αυτόματα να ενημερώνεται το πεδίο "Ημέρες Άδειας ανά Έτος" στις καρτέλες τους. Εισαγωγή Άδειας Η εισαγωγή της άδειας θα γίνει μέσα στην περίοδο για την οποία πραγματοποιείται ο υπολογισμός και έλαβε την άδεια ο εργαζόμενος. Επιλέγοντας λοιπόν το checkbox «άδεια» στο Τab «Στοιχεία Καταχώρισης Περιόδου» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας: Επιλέγοντας λοιπόν πεδίο «Άδεια» εμφανίζεται ένα μενού στο οποίο ο χρήστης πρέπει να εισάγει τα στοιχεία της άδειας. Η συγκεκριμένη ενέργεια πραγματοποιείται επιλέγοντας το κουμπί που βρίσκεται δίπλα από το πεδίο «ημέρες αδείας». Εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας όπου έχει την δυνατότητα ο χρήστης να καταχωρήσει πολλά διαστήματα αδειών μέσα στον ίδιο μήνα Όταν ο χρήστης επιλέξει να καταχωρήσει άδεια σε έναν εργαζόμενο του ανοίγει ο ακόλουθος πίνακας. 6

Κάνοντας εισαγωγή εμφανίζεται ως προεπιλογή ο τύπος άδειας «Κανονική». Στο κελί «Τύπος Άδειας» εμφανίζονται όλοι οι τύποι αδειών και έχουμε δυνατότητα επιλογής. Δηλώνουμε και ημερομηνία έναρξης και λήξης της άδειας και τον αριθμό των ημερών. Υπάρχει και το πεδίο Ημ. αποδοχών το οποίο ενημερώνεται αυτόματα από τις ημέρες αδείας μπορεί όμως ο χρήστης να το μεταβάλλει. Στον υπολογισμό των αδειών υπάρχουν ιδιαιτερότητες μόνο για τους 3 ακόλουθους τύπους αδείας: Σπουδαστική Μεταπτυχιακή Ανηλίκων 1. Οι ημέρες αδείας για τους παραπάνω τύπους δεν θα έχουν αποδοχές δηλαδή θα θεωρούνται ως απουσία. (Αυτό θα ισχύει μόνο στην περίπτωση που η παραπάνω παραμετροποίηση που αναφέραμε παραμείνει ΟΧΙ. Αν γίνει ΝΑΙ τότε θα υπολογίζονται κανονικά αποδοχές. 2. Το διάστημα της αδείας τους θα προσαυξάνει κανονικά τις ημέρες υπολογισμού στα Δώρα και στα Επιδόματα. 3. Στον υπολογισμό θα εμφανίζονται όλοι οι τύποι αποδοχών ως «Αποδοχές Αδείας». 7

Εκτύπωση Βιβλίου Αδειών Το πρόγραμμα μας δίνει τη δυνατότητα να εκτυπώσουμε το Βιβλίο Αδειών για έναν ή και περισσότερους εργαζόμενους ανά περίοδο ή μήνα, για τους οποίους έχουμε υπολογίσει στη Μισθοδοτική τους Περίοδο τις ημέρες αδείας που δικαιούνται και έκαναν χρήση για κάποιο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Επιλέγοντας λοιπόν από το Βασικό μενού ΕκτυπώσειςΛογιστηρίου Εφορίας Βιβλίο Αδειών, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας όπου επιλέγουμε την εταιρεία. Αφού επιλέξουμε την εταιρεία εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο ορίζουμε τις παραμέτρους εκτύπωσης του Βιβλίου Αδειών. Συγκεκριμένα επιλέγουμε το Περίοδο-Χρήση και μία ή περισσότερες εταιρίες και στην περίπτωση που υπάρχουν Υποκαταστήματα τσεκάρουμε τη συγκεκριμένη επιλογή.στην συνέχεια με επιλογή εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας χωρίς δεδομένα και ορίζοντας την περίοδο χρήση και επιλέγοντας βιβλίου αδειών. εμφανίζονται οι εκτυπώσεις και οι εγγραφές του 8

Στον παραπάνω πίνακα, επιλέγοντας μία εκτύπωση, εμφανίζονται οι εγγραφές που περιέχονται σε αυτήν και μπορούμε να διαγράψουμε ή να εισάγουμε εγγραφές διαμορφώνοντας κατάλληλα τα πεδία. Στη συνέχεια επιλέγοντας «Εκτύπωση» εμφανίζεται στην οθόνη το Βιβλίο Αδειών Προσωπικού με τους εργαζόμενους που έχουν πάρει άδεια για κάποιο χρονικό διάστημα και έχει υπολογιστεί γι αυτούς Μισθοδοσία. Στο Βιβλίο Αδειών στο πεδίο Παρατηρήσεις εμφανίζεται ο τύπος της άδειας όταν αυτή δεν είναι κανονική. Στη στήλη του βιβλίου «Αποδοχές Αδείας» έρχεται το ποσό της συγκεκριμένης άδειας όπως αντλείται από τον υπολογισμό. Αν η άδεια δεν έχει αποδοχές (αν πρόκειται για τους 3 τύπους αδειών που η 9

παραμετροποίηση τους είναι ΟΧΙ) τότε στη στήλη αυτή θα έρχεται το 0 (μηδέν). Προσοχή: Αν στις Παραμέτρους ο χρήστης έχει επιλέξει ΟΧΙ στο Βιβλίο Αδειών τότε η συγκεκριμένη άδεια δεν πηγαίνει στο Βιβλίο Αδειών. Στην Εκτύπωση Υπόλοιπα Αδειών υπάρχει πεδίο επιλογής με τους τύπους αδειών που υπάρχουν. Προεπιλογή είναι ο τύπος αδείας «κανονική» της οποίας η εκτύπωση δεν επηρεάζεται καθόλου. Απλά στη Ληφθείσα Άδεια έρχεται μόνο η κανονική Άδεια. Για τους υπόλοιπους τύπους Αδείας ενημερώνεται μόνο η στήλη «Ληφθείσα Άδεια». Μαζική Εισαγωγή Αδειών Επιλέγοντας από τις Παραμέτρους- Μαζικές Μεταβολές εμφανίζεται η ακόλουθη μάσκα: 10

Είναι μια διαδικασία με την οποία ο χρήστης δημιουργεί μαζικά τις Άδειες του Προσωπικού ανά εταιρία είτε για όλες τις εταιρίες και τις μεταφέρει αυτόματα στην περίοδο που αφορούν. Εμφανίζεται ένας πίνακας με τα εξής πεδία: Κωδικός Επώνυμο Όνομα Δικαιούμενες ημέρες Από Έως Ημέρες Αδείας Αριστερά από τον πίνακα απαιτείται η επιλογή της εταιρίας και δεξιά του πίνακα απαιτείται επιλογή «Εισαγωγή Αδειών» καθώς και η επιλογή του μήνα όπου με την επιλογή του εμφανίζεται και το ημερολόγιο του μήνα αυτού καθώς και η Ημερομηνία Υπολογισμού του. Έτσι στον πίνακα τα υπόλοιπα θα είναι σε συνάρτηση με την Ημερομηνία Υπολογισμού και όχι με την τρέχουσα ημερομηνία.ο χρήστης στο Από Έως δηλώνει το διάστημα αδείας και το πρόγραμμα υπολογίζει τις εργάσιμες ημέρες του μήνα και καταχωρεί τον αριθμό τους στο πεδίο Ημέρες Αδείας. Ο υπολογισμός γίνεται αυτόματα με βάση το 5ήμερο ή το 6ήμερο ανάλογα με την παραμετροποίηση του εργαζομένου. Αν ο χρήστης δεν δηλώσει ημερομηνία λήξης 11

τότε το πρόγραμμα θα θεωρεί ως λήξη την τελευταία ημέρα του μήνα. Αν υπάρχει στο διάστημα της αδείας ορισμένη αργία τότε η συγκεκριμένη ημέρα δεν θα προσμετράται ως άδεια. Αν επίσης ο χρήστης θέλει, μπορεί να μεταβάλλει τον αριθμό των ημερών. Με την επιλογή «Εκτέλεση» μεταφέρονται τα στοιχεία της Αδείας στην Κανονική Περίοδο με την προϋπόθεση ότι αυτή θα έχει ανοιχθεί προγενέστερα. Προσοχή είναι απαραίτητο να υπάρχει άνοιγμα περιόδου για να γίνει η μεταφορά των στοιχείων της άδειας στην περίοδο. Μαζική Μεταβολή Αδειών καρτέλας) (Δικαιούμενες ημέρες αδείας Ενσωμάτωση της Μαζικής Μεταβολής των Δικαιούμενων ημερών αδείας των εργαζομένων μίας εταιρίας ή του συνόλου των εργαζομένων όλων των εταιριών της εφαρμογής. Η λειτουργία αυτή δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να εισάγει μαζικά ή με επιλογή εργαζομένων τις ημέρες αδείας που δικαιούνται ανά έτος στο αντίστοιχο πεδίο στην καρτέλα εργαζομένου. Από τις Παραμέτρους της εφαρμογής και την λειτουργία Μαζικές Μεταβολές υπάρχει το πλήκτρο «Αλλαγή Δικ. Ημ Αδείας». Ο χρήστης στη συνέχεια επιλέγει την εταιρία ή τις εταιρίες και στην συγκεκριμένη φόρμα εμφανίζονται οι εργαζόμενοι, και οι ημέρες αδείας που δικαιούνται στο έτος. Για την λειτουργία αυτή δεν απαιτείται ο εργαζόμενος να έχει προβεί σε άνοιγμα περιόδου, εφόσον οι ημέρες Αδείας ανά έτος βρίσκονται στην καρτέλα του εργαζομένου. Παρακάτω ακολουθεί η φόρμα των Μαζικών Μεταβολών και της Αλλαγής Δικ. Ημ. Αδείας. 12

ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν σε κάποιους εργαζόμενους εμφανίζονται Δικ. Ημέρες = 0 (μηδέν), ΔΕΝ σημαίνει ότι δεν δικαιούνται ημέρες άδειας αλλά ότι οι συγκεκριμένοι εργαζόμενοι δεν έχουν συμπληρώσει 2 (δύο) ημερολογιακά έτη από την ημερομηνία πρόσληψης τους και υπάγονται ακόμα στον αναλογικό υπολογισμό των δικαιούμενων ημερών αδείας. Η εφαρμογή θα υπολογίσει σε αυτούς τους εργαζόμενους αυτόματα τις ημέρες αδείας όταν θα υπολογίσουμε την περίοδο «Επίδομα Αδείας». 13