ΟΤΑ Επιχειρησιακή Νοηµοσύνη Ενότητα: Bc1.1.5 Επιχειρησιακές Διαδικασίες στους Δήµους: Εξοικείωση µε τη χρήση ΙΙ Πρακτική Άσκηση (επίπεδο 1): Στόχος της άσκησης είναι η εξοικείωση των εκπαιδευοµένων µε την εκτέλεση µια επιχειρησιακής διαδικασίας ενός τυπικού δήµου, µέσω ενός «παιχνιδιού ρόλων». Η διαδικασία που χρησιµοποιείται είναι η «Αίτηση Έκδοσης Βεβαιώσεων, Πιστοποιητών & λοιπών Διοικητικών Πράξεων Δηµοτικής Κατάστασης και Δηµοτολογίου» (έργο LGAF, http://lgaf.kedke.gr). Οι εκπαιδευόµενοι θα εργασθούν ανά ζεύγη για την επιλύσουν την άσκηση, εκτελώντας τα βήµατα της επιχειρησιακής Διαδικασίας όπως τους υποδεικνύονται. Μετά το τέλος της εργασίας τους, οι εκπαιδευόµενοι θα έχουν στην διάθεση τους video (video-επιλυση) που περιέχει επίδειξη της λύσης της άσκησης. 1
Περιεχόµενα Bc1.1.5 ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΕΠΙΠΕΔΟΥ 1 1 Περιγραφή... 3 2 Δραστηριότητες... 4 2.1. Σύνδεση στο Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (ΣΔΕΔ)... 4 2.2. Εύρεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας προς εκτέλεση... 4 2.3. Εκτέλεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας... 4 2.3.1. Ενέργειες του χρήστη που παίζει το ρόλο του Πολίτη... 4 2.3.2. Ενέργειες του χρήστη που παίζει τον ρόλο του Υπάλληλου του Τµήµατος Δηµοτολογίου... 5 2.4. Εµφάνιση Αποτελέσµατος... 5 2
1 Περιγραφή Αντικείµενο της άσκησης είναι η εξοικείωση των εκπαιδευοµένων µε µία επιχειρησιακή διαδικασία που θα µπορούσε να εκτελεσθεί στα πλαίσια λειτουργίας ενός τυπικού Δήµου. Έχουµε επιλέξει την διαδικασία: «Δ3.1 Αίτηση Έκδοσης Βεβαιώσεων, Πιστοποιητών & λοιπών Διοικητικών Πράξεων Δηµοτικής Κατάστασης και Δηµοτολογίου» Η διαδικασία αυτή περιγράφεται µε βήµατα στην εξής διεύθυνση: http://lgaf.kedke.gr//content/modules/downloads/downloads_d3_el.pdf (απαιτείται αναγνώστης αρχείων pdf) 1 Εν συντοµία, η άσκηση είναι ένα παιχνίδι ρόλων που καλούνται να «παίξουν» οι εκπαιδευόµενοι ανά ζεύγη. Πριν ξεκινήσουν το παιχνίδι πρέπει να ορίσουν τους «ρόλους» που θα αναλάβουν. Διαθέσιµοι Ρόλοι: Πολίτης Υπάλληλος Τµήµατος Δηµοτολογίου Ο ρόλος «Πολίτης» είναι συντονιστής του παιχνιδιού. Άσκηση (σε βήµατα) 1. Εισαγωγή στο Σύστηµα: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.1 (ΣΥΝΔΕΣΗ) Οι δύο εκπαιδευόµενοι συνδέονται µε το Σύστηµα Διαχείρισης των Επιχειρησιακών Διαδικασιών χρησιµοποιώντας τα ονόµατα και τους κωδικούς 2 τους 2. Εύρεση της επιχειρησιακής διαδικασίας προς εκτέλεση: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.2 (ΕΥΡΕΣΗ) Ο ρόλος «Πολίτης» εντοπίζει την Επιχειρησιακή Διαδικασία «Bc1.1.5 Eπίπεδο 1 Αίτηση Έκδοσης Βεβαιώσεων Δηµοτολογίου» που βρίσκεται στην καρτέλα (tab) «Διαδικασίες» 3. Εκτέλεση της επιχειρησιακής διαδικασίας: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.3 (ΕΚΤΕΛΕΣΗ) Ο ρόλος «Πολίτης» εκκινεί τη διαδικασία συµπληρώνοντας την πρώτη φόρµα της διαδικασίας. Επίσης, αναφέρει στο Σύστηµα και τον ρόλο που θα παίξει ο άλλος εκπαιδευόµενος (Υπάλληλος του Τµήµατος Δηµοτολογίου). Ο άλλος εκπαιδευόµενος, εισέρχεται στο Σύστηµα, και εκτελεί την επιχειρησιακή διαδικασία ολοκληρώνοντας (εικονικά) τις εργασίες που του αναθέτει η διαδικασία. 4. Εµφάνιση του αποτελέσµατος: Θα ακολουθήσετε τις οδηγίες της παραγράφου 2.4 (ΕΜΦΑΝΙΣΗ) Στην καρτέλα (tab) «Ειδοποιήσεις», ο ρόλος «Πολίτης» βλέπει την(τις) ειδοποίηση(εις) που παρήγαγε η επιχειρησιακή διαδικασία 5. Με την ολοκλήρωση της εργασίας σας έχετε δικαίωµα στην παρακολούθηση της ΕΠΙΛΥΣΗΣ της άσκησης σε video (Video-ΕΠΙΛΥΣΗ) 1 Να µελετηθεί! 2 Οδηγίες για την έκδοση κωδικών πρόσβασης στο Σύστηµα Επιχειρησιακών Διαδικασιών που θα χρησιµοποιηθεί για τις εκπαιδευτικές ανάγκες αυτής της Ενότητας θα δοθούν µέσω του forum του µαθήµατος. 3
(PETA_Businessintelligence_Bc1.1.5_PraktikhAskhsh_level1_VideoEpilysh) Σηµεία ενδιαφέροντος: Χειρισµός µια ενδεικτικής επιχειρησιακής διαδικασίας ενός Δήµου που εκτελείται µέσω ενός Συστήµατος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών Εξοικείωση µε την έννοια της «Εργασίας» που αναθέτει µια επιχειρησιακή διαδικασία σε ένα συµµετέχοντα - ρόλο Κατανόηση της ροής µιας επιχειρησιακής διαδικασίας και πως αυτή εµφανίζεται στον συµµετέχοντα ρόλο 2 Δραστηριότητες 2.1. Σύνδεση στο Σύστηµα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (ΣΔΕΔ) Με την χρήση του web browser ο ρόλος «Πολίτης» στην διεύθυνση: o <Διεύθυνση BPMS server> (θα σας δοθεί µέσω του forum του µαθήµατος) o Συµπληρώνει το όνοµα και κωδικό (θα σας δοθεί µέσω του forum του µαθήµατος) o Με την επιτυχή συµπλήρωση των παραπάνω στοιχείων γίνεται η είσοδος στο ΣΔΕΔ. 2.2. Εύρεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας προς εκτέλεση Παρατηρούµε το περιβάλλον διεπαφής o Πάνω δεξιά δείχνει το κωδικό του χρήστη µε τον οποίο έχουµε εισέλθει στο Σύστηµα o Η έξοδος, όταν ολοκληρώσετε τις εργασίες σας, γίνεται από το πλήκτρο «ΈΞΟΔΟΣ» που βρίσκεται στο άνω δεξιά τµήµα o Η κυρίως οθόνη αποτελείται από 3 καρτέλες Καρτέλα Εργασίες: Εµφανίζονται οι εργασίες που αναθέτει το σύστηµα στον χρήστη Καρτέλα Ειδοποιήσεις: Εµφανίζονται οι ειδοποιήσεις που στέλνει το σύστηµα στον χρήστη Καρτέλα Διαδικασίες: Περιέχονται ως λίστα όλες οι διαδικασίες που υπάρχουν στο σύστηµα και µπορεί να εκκινήσει ο χρήστης o Ο χρήστης «Πολίτης» επιλέγει την καρτέλα «Διαδικασίες» o Επιλέγει τη Διαδικασία µε τίτλο «Bc1.1.5 Eπίπεδο 1 Αίτηση Έκδοσης Βεβαιώσεων Δηµοτολογίου» από της λίστα των διαδικασιών 2.3. Εκτέλεση της Επιχειρησιακής Διαδικασίας 2.3.1. Ενέργειες του χρήστη που παίζει το ρόλο του Πολίτη Εµφανίζεται κάτω από την λίστα η φόρµα αίτησης, την οποία και συµπληρώνει. Συµπληρώνει τα στοιχεία της φόρµας που αφορούν την διαδικασία. Επιπλέον, συµπληρώνει το πεδίο στο κάτω µέρος της φόρµας που ζητά το username του Υπαλλήλου του Τµήµατος Δηµοτολογίου 3. Ενεργοποιεί το πλήκτρο «start» που βρίσκεται στο κάτω µέρος της φόρµας 3 Αν βάλει κάποιος στα πεδία που ορίζουν τους χρήστες των «ρόλων», το δικό του όνοµα χρήστη, τότε θα µπορέσει να εκτελέσει µόνος του την διαδικασία. 4
Στην Καρτέλα «Ειδοποιήσεις» παρακολουθεί τις ειδοποιήσεις που παράγει η επιχειρησιακή διαδικασία στα διάφορα στάδια της o Αυτές επίσης προωθούνται στο email που έδωσε κατά την συµπλήρωση της φόρµας αίτησης 2.3.2. Ενέργειες του χρήστη που παίζει τον ρόλο του Υπάλληλου του Τµήµατος Δηµοτολογίου Στην καρτέλα «Εργασίες», ο χρήστης βλέπει τις ενέργειες που πρέπει να εκτελέσει Επιλέγει την Εργασία «ΑΝΑΘΕΣΗ...» και την ολοκληρώνει (complete) Ακουλουθεί η εργασία ελέγχου των δικαιολογητικών. Ο «Υπάλληλος» µπορεί να θεωρήσει ότι λείπει κάποιο δικαιολογητικό. Σε αυτήν την περίπτωση θα ειδοποιηθεί ο εκπαιδευόµενος-πολίτης για να τα προσκοµίσει. Η εργασία εµφανίζεται πάλι (ως «επανέλεγχος δικαιολογητικών») στο εκπαιδευόµενο- Υπάλληλο του Τµήµατος Δηµοτολογίου Με την ολοκλήρωση της προηγούµενης εργασίας, ο εκπαιδευόµενος-υπάλληλος καλείται να εκδόσει ζητούµενο πιστοποιητικό. Η εργασία αυτή γίνεται κανονικά εκτός διαδικασίας. Ο υπάλληλος σε τέτοιες περιπτώσεις το εκδίδει χρησιµοποιώντας την αντίστοιχη εφαρµογή. Στην περίπτωση µας είναι µια εικονική ενέργεια την οποία ο «Υπάλληλος» αναφέρει στο Σύστηµα ότι εκτελέσθηκε. Ο εκπαιδευόµενος-υπάλληλος καλείται να παραδόσει το έγγραφο µε τον τρόπο που ζήτησε ο πολίτης. Η διαδικασία τελειώνει σε αυτό το βήµα. Τέλος, στις «Ειδοποιήσεις» ο εκπαιδευόµενος-υπάλληλος µπορεί να δεί τον αριθµό Πρωτοκόλλησης του εξερχόµενου Εγγράφου. 2.4. Εµφάνιση Αποτελέσµατος Ο ρόλος «Πολίτης» λαµβάνει ειδοποιήσεις που τον ενηµερώνουν o Ότι το άιτηµα που υπέβαλε ηλεκτρονικά πρωτοκολλήθηκε o Να προσκοµίσει ένα δικαιολογητικό εφόσον λείπει από το φάκελλο του ή είναι λάθος o Ότι ολοκληρώθηκε ή φάση ελέγχου όταν έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς ο έλεγχος των δικαιολογητικών του o Ότι η διαδικασία ολοκληρώθηκε, όταν εκδοθεί το πιστοποιητικό, και ότι µπορεί να το παραλάβει 5
6