ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΓΕΝΙΚΑ... 2 2.... 2 3. ΑΠΟΚΛΙΣΕΙΣ ΑΠΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 5 4. ΔΗΛΩΣΕΙΣ ΑΠΟ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΥΣ ΟΤΑ... 5 Έκδοση: 01 / 25-01-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 1 από 5 Αρχείο: KT2-08-Δ-03-ΡΟΗ-ΔΗΛΩΣΗΣ-BACK
1.ΓΕΝΙΚΑ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η λεπτομερής περιγραφή της ροής μίας δήλωσης ιδιοκτησίας στο στάδιο του Back Office και οι εργασίες που εκτελούνται κατά τη διάρκεια της ροής αυτής. Η διαδικασία αφορά στο σύνολο των μελών των Γραφείων Κτηματογράφησης. 2. Στο τελευταίο στάδιο της διαδικασίας παραλαβής της δήλωσης, ο Μηχανικός τυπώνει το έντυπο προσωρινής καταχώρισης και υπολογισμού τέλους, δίνει ένα αντίγραφο στον πολίτη για την Τράπεζα και το άλλο αντίγραφο το θέτει μπροστά από τα υποβληθέντα έγγραφα. Όλα τα έγγραφα τα τοποθετεί σε μία διαφάνεια με άνοιγμα στο πάνω μέρος (όχι πλάγια) και ή τα κρατάει στο γραφείο του (όταν έχει χρόνο μπορεί να εισάγει τα πλήρη στοιχεία του προσώπου στην βάση της ΕΚΧΑ) ή τα ρίχνει σε μία κούτα (ύψος όσο περίπου τα κουτιά με τα 5x500xΑ4 που αγοράζουμε, αλλά διπλό σε φάρδος, δηλαδή χωράει δύο σειρές διαφάνειες). Επισημαίνεται ότι εάν δεν χωράει η δήλωση με τα έγγραφα σε μία διαφάνεια χρησιμοποιεί όσες διαφάνειες απαιτούνται, γράφει στο αυτοκόλλητο της κάθε διαφάνειας τον αύξοντα αριθμό της (πχ 1/3, 2/3 κοκ) και τις ενώνει με χονδρό λάστιχο. Στο τέλος τις ημέρας αυστηρά, όλες οι υποβληθείσες δηλώσεις ταξινομούνται σε μία ή περισσότερες κούτες με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου (τα τελευταία ψηφία του αριθμού που φαίνεται στο έντυπο προσωρινής καταχώρισης χωρίς τους κωδικούς ΟΤΑ). Σε κάθε κούτα μπαίνει από έξω λευκή σελίδα με ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου από έως (θα χρειαστεί σελοτειπ και μαρκαδοράκια) Η επεξεργασία στο back office γίνεται ανά ημέρα παραλαβής, αρχίζοντας από την πιο πρόσφατη ημερομηνία παραλαβής. Την επεξεργασία κάνουν Νομικοί και Μηχανικοί και ημερομηνία έναρξης είναι η πρώτη ημέρα παραλαβής των δηλώσεων, έτσι ώστε να εκμεταλλευτούμε τα κενά διαστήματα, από την μικρή προσέλευση του κόσμου. Βασική επιδίωξη κατά τη διαδικασία παραλαβής της δήλωσης στο Front Office είναι η δήλωση να είναι πλήρως συμπληρωμένη και ελεγμένη, έτσι ώστε κατά το back office να περιοριστούμε μόνο στην διαδικασία εισαγωγής της δήλωσης στην κεντρική βάση. Το εάν έχει ελεγχθεί και συμπληρωθεί η δήλωση στο Front Office, επισημαίνεται από τις κάτωθι ενδείξεις στο αυτοκόλλητο της πρώτης διαφάνειας: AB2 : εάν έχει υπογραφή, σημαίνει ότι ελέγχθηκε το τμήμα Α και Β2 της δήλωσης ΒΓ : εάν έχει υπογραφή σημαίνει ότι ελέγχθηκαν τα τμήματα ΒΓ της δήλωσης Έκδοση: 01 / 25-01-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 2 από 5 Αρχείο: KT2-08-Δ-03-ΡΟΗ-ΔΗΛΩΣΗΣ-BACK
Δ : εάν έχει υπογραφή σημαίνει ότι ελέγχθηκε το τμήμα Δ της δήλωσης Σε περίπτωση που η δήλωση δεν έχει υπογραφές στα παραπάνω τμήματα (περιόδοι αιχμής) θα πρέπει κατά την επεξεργασία της δήλωσης στο Back Office, να ελεγχθεί και να συμπληρωθεί η δήλωση και να υπογραφούν κατάλληλα οι παραπάνω ενδείξεις στο αυτοκόλλητο. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Μην χρησιμοποιείτε υγρό διορθωτικό αλλά ταινίες διορθωτικού. Το υγρό διορθωτικό δημιουργεί προβλήματα στη διαδικασία σάρωσης ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Υπάρχει περίπτωση να έχουμε παραλάβει δηλώσεις στις οποίες δεν θεμελιώνεται το δικαίωμα δικαιώματος. Αυτό προκύπτει είτε από λάθος κατά την διαδικασία παραλαβής είτε σε περιόδους αιχμής που χαλαρώνουμε την αυστηρότητα και παραλαμβάνουμε χωρίς όλα τα δικαιολογητικά (πχ χωρίς όλα τα έγγραφα χρησικτησίας). Τις δηλώσεις αυτές που τις εντοπίζουμε κατά την επεξεργασία back office τις αποθηκεύουμε σε μία κούτα με την ένδειξη «ΔΗΛΩΣΕΙΣ ΜΕ ΕΚΚΡΕΜΟΤΗΤΕΣ» (βάζουμε Α4 μπροστά με ημερομηνία παραλαβής και τις ενώνουμε με λάστιχο ανά ημερομηνία) Στη διαδικασία του back office, o Νομικός / Μηχανικός, παίρνει ένα σωρό διαφάνειες από την κούτα της ημέρας που έχει σειρά, βγάζει τα έγγραφα από τη διαφάνεια, κάνει την επεξεργασία, εισάγει τα στοιχεία στη βάση, και αφού αφαιρέσει ότι συρραπτικά υπάρχουν, τοποθετεί τα έγγραφα με την σειρά που πρέπει τοποθετώντας κατάλληλα σε ενδιάμεσες θέσεις τα barcodes. Επισημαίνουμε ότι η διαδικασία αποσυρραφής πρέπει να γίνεται ιδιαίτερα προσεκτικά έτσι ώστε οι σελίδες να μην διπλώνονται και καλλάνε στο σαρωτή κατά τη διαδικασία της σάρωσης. Η σειρά τοποθέτησης είναι η ακόλουθη: Ενότητα δήλωση Φυσικό πρόσωπο Δήλωση Ταυτότητα Αποδεικτικό ΑΦΜ Υπεύθυνη δήλωση, πληρεξούσιο,εξουσιοδότηση (αν υπάρχει) εάν υπάρχει κανένα χρήσιμο έγγραφο για εντοπισμό (πχ νομιμοποίηση αδείας) ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Η σάρωση ταυτότητας και αποδεικτικού ΑΦΜ δεν είναι υποχρεωτική σε περίπτωση αυτοπρόσωπης υποβολής με βάση την σχετική οδηγία της ΕΚΧΑ, αλλά το κάνουμε γιατί προκύπτουν διάφορα λάθη/ελλείψεις στα στοιχεία προσώπου κατά την επεξεργασία και χρειάζεται να έχουμε πρόσβασης στα στοιχεία αυτά. Νομικό πρόσωπο Δήλωση ΦΕΚ σύστασης Έκδοση: 01 / 25-01-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 3 από 5 Αρχείο: KT2-08-Δ-03-ΡΟΗ-ΔΗΛΩΣΗΣ-BACK
Πιστοποιητικά Εκπρόσωπου Υπεύθυνη δήλωση, πληρεξούσιο ή εξουσιοδότηση εάν υπάρχει κανένα χρήσιμο έγγραφο για εντοπισμό (πχ νομιμοποίηση αδείας) Ενότητα συμβόλαιο (τυπώνεται barcode μόνο στα νέα συμβολαιογραφικά έγγραφα, με το ίδιο barcode σαρώνεται το πιτοποιητικό μετεγγραφής και το συμβόλαιο) Πρώτα το Πιστοποιητικό μετεγγραφής Στη συνέχεια το συμβολαιογραφικό έγγραφο Στην περίπτωση που μαζί με τον τίτλο κτήσης συνυποβάλλεται και η σύσταση οριζοντίου ιδιοκτησίας, τότε υποχρεωτικά σαρώνεται και λαμβάνει διαφορετικό κωδικό αναγνώρισης (barcode) Ενότητα Κληρονομιά Τυπώνεται barcode ανά έγγραφο θεμελίωσης κληρονομικού δικαιώματος (5 ανά θανόντα). Σε περίπτωση πολλών θανόντων, πρώτα βάζουμε τον πρώτο χρονολογικά θανόντα και στη συνέχεια κατά χρονολογική σειρά Ενότητα Χρησικτησία Τυπώνεται barcode ανά έγγραφο θεμελίωσης χρησικτησίας (συνήθως καταθέτονται 2 ή 3 έγγραφα) Ειδικές περιπτώσεις Πράξη Εφαρμογής Στην περίπτωση που το εγγραπτέο δικαίωμα του δικαιούχου προκύπτει από Πράξη Εφαρμογής, τότε σαρώνεται η απόφαση της κύρωσης και ο προγενέστερος τίτλος κτήσης και κάθε ένα έγγραφο λαμβάνει μοναδικό κωδικό αναγνώρισης. Αντίθετα, το απόσπασμα του πίνακα και το απόσπασμα του κτηματολογικού διαγράμματος της Πράξης Εφαρμογής, αποθηκεύονται στο αναλογικό αρχείο της δήλωσης χωρίς να σαρώνονται. Σε όλα τα παραπάνω πρώτα τίθεται η σελίδα με το barcode και στη συνέχεια το έγγραφο ή τα έγγραφα που ομαδοποιούνται με αυτό το barcode Αφού τελειώσει με την εκτύπωση των barcodes και την ταξινόμηση των εγγράφων ως άνω, με συνδετήρα μεγάλο απομονώνει τα έγγραφα που δεν θα σαρωθούν. Όλα τα έγγραφα, με μπροστά τα υπό σάρωση και πίσω τα μη προς σάρωση, τα Έκδοση: 01 / 25-01-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 4 από 5 Αρχείο: KT2-08-Δ-03-ΡΟΗ-ΔΗΛΩΣΗΣ-BACK
επανατοποθετεί στη διαφάνεια και τα αφήνει στο γραφείο του. Σε κάποια στιγμή, όταν μαζέψει ικανό αριθμό διαφανειών, παίρνει τις διαφάνειες και τις πηγαίνει στο χώρο σάρωσης (ένας πάγκος ή ράφια όπου με λάστιχο ενώνει τις διαφάνειες που έχει επεξεργαστεί). Οι ενωμένες διαφάνειες τοποθετούνται σε κούτα ή σε ράφι ανά ημέρα παραλαβής. Το άτομο σάρωσης δεν πρέπει να σκέφτεται τίποτα. Με βάση την ημέρα παραλαβής, διαλέγει μία-μία τις διαφάνειες, βγάζει από αυτήν τα έγγραφα που είναι προς σάρωση και τα βάζει όλα μαζί στο σαρωτή. Όταν τελειώσει η σάρωση παίρνει τα σαρωμένα έγγραφα και τα επανατοποθετεί στη διαφάνεια. Τη διαφάνεια την βάζει σε μία μεγάλη κούτα «ΣΑΡΩΘΕΝΤΑ». Κάθε τέτοια κούτα περιλαμβάνει σαρωμένα μίας ημέρας παραλαβής. Ο αρχειοθέτης λαμβάνει τις κούτες «ΣΑΡΩΘΕΝΤΑ» όταν γεμίζουν ή όταν τελειώνει η σάρωση μίας ημέρας παραλαβής, και τις κατεβάζει στο υπόγειο. Σε ένα μεγάλο πάγκο ταξινομεί τα σαρωμένα ανά προκαποδιστριακό ΟΤΑ, ταξινομεί ανά ημερομηνία και ανά αριθμό πρωτοκόλλου (υπάρχουν σπάνιες περιπτώσεις που ο αριθμός πρωτοκόλλου δεν συνάδει με την ημερομηνία) και τοποθετεί τις δηλώσεις σε classer. Πρέπει να τοποθετούνται σε classer αφού έχει τελειώσει η επεξεργασία μίας ημέρας παραλαβής. Στο μεσοδιάστημα παραμένουν ανά ΟΤΑ στα ράφια, με λάστιχα. Πάντα θα υπάρχει περίπτωση να έρθει εκ των υστέρων, ένας αριθμός πρωτοκόλλου που θα πρέπει να μπει σε κάποιο έτοιμο classer (πχ δήλωση που δεν κλειδώνεται και έχει καθυστερήσει στο back office λόγω εκκρεμοτήτων). 3.ΑΠΟΚΛΙΣΕΙΣ ΑΠΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Όταν θα πρέπει να παραδώσουμε το 35%, θα δοθούν σχετικές εντολές έτσι ώστε δεν θα κλειδώνουμε ανά ημερομηνία αλλά ανά Ο.Τ.Α. 4.ΔΗΛΩΣΕΙΣ ΑΠΟ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΥΣ ΟΤΑ Τα Γραφεία Κτηματογράφησης θα λαμβάνουν δηλώσεις από διαφορετικούς ΟΤΑ (πχ το Γραφείο Σκύδρας θα λαμβάνει δηλώσεις των ΟΤΑ Δήμου Πέλλας). Οι δηλώσεις αυτές έχουν την ίδια μεταχείριση με τις δηλώσεις των ΟΤΑ του Γραφείου Κτηματογράφησης. Όταν σαρωθούν και αρχειοθετηθούν οι δηλώσεις αυτές, θα δοθεί εντολή για τη μεταφορά τους στο Γραφείο Κτηματογράφησης που ανήκουν. Δεν υπάρχει ιδιαίτερη ανάγκη άμεσης μεταφοράς αυτών των δηλώσεων στο Γραφείο που ανήκουν. Έκδοση: 01 / 25-01-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 5 από 5 Αρχείο: KT2-08-Δ-03-ΡΟΗ-ΔΗΛΩΣΗΣ-BACK