Ε 01.01.30 ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΥΠΟΔΟΜΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΓΡΑΜΜΗΣ Έκδοση 1 / 18.2.2009 01 ΓΕΝΙΚΑ 01 ΓΕΝΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ 30 ΟΔΗΓΙΕΣ (ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ) ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΩΝ ΚΕΙΜΕΝΩΝ Η Οδηγία τέθηκε σε ισχύ με την υπ αριθμ. ΔΓ/4333.422 / 18-2-2009 Απόφαση του Διευθυντή Γραμμής
Πίνακας Μεταβολών, αναθεωρήσεων, ενημερώσεων, συμπληρώσεων, αντικαταστάσεων κλπ. Η εκάστοτε τελευταία έκδοση, καταργεί όλες τις προηγούμενες, οι οποίες πρέπει να καταστρέφονται. Κωδικός Έκδοση / Ημερομηνία Αρ. Σελίδων Παρατηρήσεις Ε 01.01.30 Ε1/18.2.2009 14
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ... 4 2. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ... 4 2.1. ΌΝΟΜΑ ΑΡΧΕΊΟΥ (FILE NAME)... 4 3. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ: ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ... 4 3.1. ΚΕΙΜΕΝΟΓΡΆΦΟΣ... 4 3.2. ΚΩΔΙΚΟΠΟΊΗΣΗ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΏΝ ΚΕΙΜΈΝΩΝ... 4 4. ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ... 5 4.1. ΕΞΏΦΥΛΛΟ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟΎ ΚΕΙΜΈΝΟΥ... 5 4.2. ΕΞΏΦΥΛΛΟ ΕΙΔΙΚΏΝ ΕΓΚΡΊΣΕΩΝ... 6 4.3. ΠΊΝΑΚΑΣ ΜΕΤΑΒΟΛΏΝ... 7 4.4. ΔΙΑΜΌΡΦΩΣΗ ΣΕΛΊΔΑΣ (PAGE SETUP)... 7 4.5. ΔΙΑΜΌΡΦΩΣΗ ΥΠΈΡΤΙΤΛΟΥ ΚΑΙ ΥΠΌΤΙΤΛΟΥ (HEADER FOOTER)... 8 5. ΓΡΑΜΜΑΤΟΣΕΙΡΕΣ (FONTS)... 9 5.1. ΓΕΝΙΚΆ... 9 5.2. ΜΈΓΕΘΟΣ ΧΑΡΑΚΤΉΡΩΝ (FONT SIZE)... 9 5.3. ΑΥΤΌΜΑΤΗ ΑΡΊΘΜΗΣΗ ΕΝΟΤΉΤΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΕΝΟΤΉΤΩΝ... 9 5.4. ΑΡΊΘΜΗΣΗ ΕΠΙΚΕΦΑΛΊΔΩΝ, ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΠΟΊΗΣΗ... 10 6. ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΙ (PARAGRAPHS)... 11 6.1. ΑΠΟΣΤΆΣΕΙΣ ΓΡΑΜΜΏΝ... 11 6.2. ΣΤΗΛΟΘΈΤΕΣ (TABS)... 12 7. ΠΙΝΑΚΕΣ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΙΚΟΝΕΣ... 13 7.1. ΓΕΝΙΚΆ... 13 7.2. ΑΝΑΦΟΡΈΣ ΠΑΡΑΠΟΜΠΈΣ... 13 8. ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ... 14 Ε 1 / 18.2.2009 3/14
1. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Η παρούσα οδηγία περιγράφει τον ηλεκτρονικό τρόπο αποθήκευσης και τον τρόπο μορφοποίησης των κανονιστικών κειμένων της ΕΔΙΣΥ Α.Ε. (Όσα αναφέρονται παρακάτω αφορούν το πρόγραμμα MS/Word 2003) 2. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ 2.1. Όνομα αρχείου (file name) Το όνομα του αρχείου θα έχει την παρακάτω μορφή (σύμφωνα με την ως άνω κωδικοποίηση): Ε_ΑΑ.ΒΒ.ΓΓ-εx -[Συνοπτικός τίτλος κανονιστικού κειμένου].doc Όπου (όλα τα γράμματα θα είναι με ελληνικά στοιχεία): Ε ένδειξη για την ΕΔΙΣΥ Α.Ε. ΑΑ το πεδίο Π1 (βλ. 3.2) ΒΒ το πεδίο Π2 (βλ. 3.2) ΓΓ το πεδίο Π3 (βλ. 3.2) Εx η τρέχουσα έκδοση του κανονιστικού κειμένου π.χ. Ε_18.10.10-ε1 Προμήθεια Σκύρων Γραμμής.doc 3. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ: ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ-ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ 3.1. Κειμενογράφος Όλα τα κείμενα θα γράφονται με τον κειμενογράφο Word. 3.2. Κωδικοποίηση κανονιστικών κειμένων Τα κανονιστικά κείμενα θα έχουν κωδικοποίηση αποτελούμενη από 3 πεδία (Βλ. κωδικοποίηση): Τομέας Αντικείμενο Τύπος Π1 Π2 Π3 Ε 1 / 18.2.2009 4/14
4. ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ 4.1. Εξώφυλλο κανονιστικού κειμένου Το κυρίως κείμενο του κανονιστικού κειμένου, θα καλύπτεται από ένα δισέλιδο, σύμφωνα με το υπόδειγμα της Εικόνα 1. Εικόνα 1: Εξώφυλλο κανονιστικού κειμένου Ε 1 / 18.2.2009 5/14
4.2. Εξώφυλλο ειδικών εγκρίσεων Για τις ειδικές εγκρίσεις θα χρησιμοπιοείται το εξώφυλλο της Εικόνα 2. Εικόνα 2: Εξώφυλλο ειδικών εγκρίσεων Ε 1 / 18.2.2009 6/14
4.3. Πίνακας μεταβολών Στην 2 η σελίδα (εσώφυλλο) θα καταγράφονται τα στοιχεία της τρέχουσας έκδοσης του κανονιστικού κειμένου και προβλέπεται πίνακας μεταβολών. Εικόνα 3: Πίνακας μεταβολών 4.4. Διαμόρφωση Σελίδας (Page setup) Εικόνα 4: διαμόρφωση σελίδας Ε 1 / 18.2.2009 7/14
Το κείμενο θα είναι γραμμένο σε μέγεθος σελίδας Α4 (210x297), με περιθώρια (margins), όπως φαίνεται στην Εικόνα 4. Επειδή το κείμενο θα είναι γραμμένο «μπρόςπίσω», πρέπει να είναι μαρκαρισμένο το «αντικριστά περιθώρια» (Mirror margins). 4.5. Διαμόρφωση υπέρτιτλου και υπότιτλου (header-footer) Σε κάθε σελίδα θα υπάρχει υπέρτιτλος και υπότιτλος (header-footer) Ο υπέρτιτλος θα αποτελείται από τον κωδικό και τον τίτλο του κανονιστικού κειμένου, βλ. Εικόνα 5. Θα γραφεί με κεφαλαία γράμματα, 10p-Bold, πάντοτε στο «μεσαίο» τμήμα της σελίδας, περικλειόμενος από οριζόντιες γραμμές (μία από πάνω και μία από κάτω). Εικόνα 5: υπέρτιτλος Ο υπότιτλος θα αποτελείται από την έκδοση και την ημερομηνία του κανονιστικού κειμένου ατο κέντρο, επίσης με κεφαλαία γράμματα, 10p-Bold, με μία οριζόντια γραμμή από πάνω. Στο δεξί τμήμα της σελίδας, στον υπότιτλο, θα γράφεται πάντα ο αριθμός της σελίδας σε σχέση με το σύνολο των σελίδων του κανονιστικού κειμένου. Εικόνα 6: υπότιτλος Ε 1 / 18.2.2009 8/14
5. ΓΡΑΜΜΑΤΟΣΕΙΡΕΣ (fonts) 5.1. Γενικά Για να είναι ομοιογενή τα κείμενα θα χρησιμοποιούνται μόνο οι γραμματοσειρές Arial για το κυρίως κείμενο και «Times New Roman για τις λεζάντες. 5.2. Μέγεθος χαρακτήρων (font size) Το κυρίως τμήμα του κειμένου θα γραφεί με μέγεθος χαρακτήρων 11 pixels. Οι επικεφαλίδες των ενοτήτων (που αρχίζουν πάντα από νέα σελίδα) και υποενοτήτων, ανάλογα με το «επίπεδο», θα έχουν και το αντίστοιχο μέγεθος, ως ακολούθως: Επικεφαλίδα 1 ου επιπέδου: 12p + Bold Κεφαλαία Επικεφαλίδα 2 ου επιπέδου: 12p + Bold Italics Κεφαλαία Επικεφαλίδα 3 ου επιπέδου: 11p + Bold Πεζά Επικεφαλίδα 4 ου επιπέδου: 11p + Bold Italics Πεζά Επίσης θα πρέπει να έχουν οι επικεφαλίδες, αυτόματη αρίθμηση, τουλάχιστον μέχρι το δεύτερο επίπεδο (βλ. παράγρ. 5.3). Είναι επιθυμητό να μη χρησιμοποιούνται πέραν του τρίτου επιπέδου επικεφαλίδες, διότι γίνεται «δυσνότητο» το κείμενο. 5.3. Αυτόματη αρίθμηση ενοτήτων και υποενοτήτων Η αρίθμηση των επικεφαλίδων θα γίνεται αυτόματα, μέσω της αντίστοιχης επιλογής, όπως φαίνεται στην Εικόνα 7 (Outline Numbering Continue previous list) Ε 1 / 18.2.2009 9/14
Εικόνα 7: Μορφοποίηση αρίθμησης 5.4. Αρίθμηση επικεφαλίδων, παραγραφοποίηση Επίσης θα πρέπει να έχουν οι επικεφαλίδες, αυτόματη αρίθμηση, τουλάχιστον μέχρι το δεύτερο επίπεδο (βλ. παράγρ. 5.3). Είναι επιθυμητό να μη χρησιμοποιούνται πέραν του τρίτου επιπέδου επικεφαλίδες, διότι γίνεται «δυσνότητο» το κείμενο. Η παραγραφοποίηση της ενότητας δεν είναι δεσμευτική, αλλά θα πρέπει να τηρηθούν οι ακόλουθοι βασικοί κανόνες: η ανάλυση να μην υπερβαίνει το δεύτερο επίπεδο (π.χ. 3.1, 3.2 κλπ) μόνον σε ιδιαίτερες περιπτώσεις (πολυπλοκότητα του αντικειμένου) να χρησιμοποιείται τρίτο επίπεδο ανάλυσης (π,χ. 3.1.1, 3.1.2 κλπ) Ε 1 / 18.2.2009 10/14
6. ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΙ (Paragraphs) 6.1. Αποστάσεις γραμμών Εικόνα 8: Μορφοποίηση Παραγράφων Το διάστημα μεταξύ των γραμμών της κάθε παραγράφου, θα είναι «τουλάχιστον» 14 στιγμές (At least 14pt) Το διάστιχο, θα είναι 6 στιγμές (Before 6pt) και μετά την παράγραφο 0 στιγμές (After 0pt) Αριστερά, η απόσταση από το περιθώριο, θα είναι 1 cm (Left 1cm) και δεξιά 0 cm (Right 0cm). Η στοίχιση, θα είναι πλήρης Ε 1 / 18.2.2009 11/14
6.2. Στηλοθέτες (tabs) Εικόνα 9: Μορφοποίηση στηλοθετών Οι στηλοθέτες (tabs), θα οριστούν κάθε 1 cm, όπως φαίνεται στην Εικόνα 9. Ε 1 / 18.2.2009 12/14
7. ΠΙΝΑΚΕΣ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΙΚΟΝΕΣ 7.1. Γενικά Όλοι οι πίνακες, τα διαγράμματα και οι εικόνες θα αριθμούνται με λεζάντες με αύξοντα αριθμό. Εικόνα 10: Αρίθμηση εικόνας Η γραμματοσειρά που θα χρησιμοποιηθεί για την «λεζάντα» θα είναι Times New Roman 10p-Italics. 7.2. Αναφορές παραπομπές Στα κείμενα των κανονιστικών κειμένων, οποιαδήποτε εικόνα, πίνακας ή διάγραμμα, θα έχει οπωσδήποτε αναφορά ή/και παραπομπή. Ε 1 / 18.2.2009 13/14
8. ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Εικόνα 11: Μορφοποίηση Πίνακα Περιεχομένων Τα κείμενα των κανονιστικών κειμένων, θα έχουν υποχρεωτικά ως τρίτη σελίδα, τον Πίνακα των περιεχομένων τους, που θα δημιουργείται αυτόματα, από την κεφαλαιοποίηση των ενοτήτων, χρησιμοποιώντας την επιλογή «formal», όπως φαίνεται στην Εικόνα 11. Ε 1 / 18.2.2009 14/14