ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΛΕΓΧΟΥ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΕΠΙ ΤΩΝ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ 1
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 10.1. Στόχοι και σκοποί της επί των συστάσεων 3 10.2. Αντικείμενο της... 3 10.3. Χρονική στιγμή της... 4 10.4. Μέθοδος της... 4 10.4.1 Δραστηριότητες... 5 10.4.2 Έλεγχος... 6 10.5. Είδη εκθέσεων... 7 10.6. Βήματα ομάδας ελέγχου... 9 2
10.1. Στόχοι και σκοποί της επί των συστάσεων Σε συνέχεια της έκδοσης, υποβολής και κοινοποίησης της τελικής έκθεσης ελέγχου όπως περιγράφεται στο Κεφάλαιο 8 «Έκθεση Ελέγχου», κρίνεται απαραίτητη η καθιέρωση ενός αποτελεσματικού μηχανισμού της 1 των ελεγχόμενων φορέων επί των συστάσεων του Ελεγκτικού Συνεδρίου και αξιολόγησης των λαμβανόμενων μέτρων (εφεξής παρακολούθηση ). Η παρακολούθηση της αποσκοπεί στην: Αύξηση της αποτελεσματικότητας των εκθέσεων ελέγχου μέσω της αύξησης της πιθανότητας εφαρμογής των συστάσεων έγκαιρα και αποτελεσματικά και κατά συνέπεια βελτίωση των εσωτερικών δικλίδων και της λογοδοσίας του δημόσιου τομέα Παροχή βοήθειας στις νομοθετικές και τις δημοσιονομικές αρχές ως προς την καθοδήγηση των πράξεών τους Αξιολόγηση των επιδόσεων του Ελεγκτικού Συνεδρίου καθώς και του περιεχομένου των εκθέσεων ελέγχου, η οποία συμβάλει στη βελτίωση της ποιότητας του ελεγκτικού έργου και στον στρατηγικό σχεδιασμό των ελέγχων Βελτίωση των γνώσεων και των πρακτικών που ακολουθούνται εντός του Ελεγκτικού Συνεδρίου 10.2. Αντικείμενο της Το έργο της δεν συνίσταται σε πλήρη έλεγχο, πρέπει όμως να προσδιορίζει τα μέτρα που έλαβε ο ελεγχόμενος φορέας για τη βελτίωσή του, καθώς και τις συστάσεις που έχουν τεθεί σε εφαρμογή και να εκτιμά κατά πόσο τα μέτρα αυτά είναι επαρκή και τα ενδεδειγμένα για τη θεραπεία των αδυναμιών που εντοπίστηκαν. Η συμμόρφωση του ελεγχόμενου φορέα επί των συστάσεων πρέπει να παρακολουθείται για κάθε έκθεση ελέγχου. Παρέκκλιση από την αρχή αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο εάν έχουν μεταβληθεί σημαντικά οι διαδικασίες του ελεγχόμενου φορέα από την ημερομηνία έκδοσης της έκθεσης ελέγχου και συνεπώς οι συστάσεις δεν 1 Σύμφωνα με την αρχή 7 του ΔΠΑΕΙ 10 «Διακήρυξη του Μεξικό για την ανεξαρτησία των Ανώτατων Ελεγκτικών Θεσμών». 3
είναι πλέον εφαρμόσιμες. Σε αυτήν την περίπτωση απαιτείται να εξετασθεί η ανάγκη διενέργειας ελέγχου επί των νέων διαδικασιών. Η ανταπόκριση του Κοινοβουλίου και ειδικότερα τα ερωτήματα που τίθενται από τις σχετικές κοινοβουλευτικές επιτροπές επί των ευρημάτων / συστάσεων της έκθεσης ελέγχου μπορούν να καθοδηγήσουν την ομάδα στις περιοχές ελέγχου όπου πρέπει να δοθεί μεγαλύτερη προσοχή. Σε περίπτωση δε που τα ευρήματα ενός ελέγχου αποτελέσουν αφορμή για την λήψη αποφάσεων από το Κοινοβούλιο, θα πρέπει να εξετασθεί η εφαρμογή των συγκεκριμένων αποφάσεων κατά την παρακολούθηση. 10.3. Χρονική στιγμή της Η παρακολούθηση πραγματοποιείται κατά κανόνα δύο έτη μετά τη δημοσίευση της έκθεσης ελέγχου εκτός εάν οι συστάσεις αφορούν σημαντικές μεταβολές επί των ισχυουσών διαδικασιών και απαιτείται μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για την υλοποίησή τους. Το διάστημα των δύο ετών θεωρείται επαρκές για την διενέργεια των διορθωτικών ενεργειών. Παράλληλα χρησιμεύει ως μέσο άσκησης πίεσης προς τον ελεγχόμενο φορέα για την «έγκαιρη» υλοποίησή τους. Σε περίπτωση που απαιτούνται παραπάνω από δύο έτη για την υλοποίηση σημαντικών μεταβολών επί των ισχυουσών διαδικασιών, προτείνεται να υπάρχει γραπτή επικοινωνία με τον ελεγχόμενο φορέα ανά διετία, έτσι ώστε να παραμένει το Ελεγκτικό Συνέδριο ενήμερο για την πρόοδο υλοποίησης των διορθωτικών ενεργειών εωσότου αυτές ολοκληρωθούν. 10.4. Μέθοδος της Η παρακολούθηση επί των συστάσεων πρέπει να εκτελείται με αμερόληπτο και αντικειμενικό τρόπο. Πρωταρχικός σκοπός της διαδικασίας είναι να προσδιοριστεί εάν οι αναληφθείσες δράσεις του ελεγχόμενου φορέα λαμβάνουν υπόψη τις συστάσεις της ομάδας ελέγχου και θεραπεύουν τις αδυναμίες που έχουν εντοπισθεί. 4
10.4.1 Δραστηριότητες Προκειμένου να εκτελεστεί η παρακολούθηση, πρέπει να συγκεντρωθούν πληροφορίες σχετικά με τις διορθωτικές ενέργειες στις οποίες προέβη ο ελεγχόμενος φορέας, την «πρόοδο» υλοποίησης τους και κατά πόσο αυτές είναι επαρκείς ούτως ώστε να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Η συγκέντρωση των απαραίτητων πληροφοριών από την ομάδα ελέγχου απαιτεί τις ακόλουθες ενέργειες: Η «πρόοδος υλοποίησης» διακρίνεται σε τέσσερα επίπεδα: Αποστολή επιστολής προς τον ελεγχόμενο φορέα Συνάντηση με τη Διοίκηση του ελεγχόμενου φορέα Με την επιστολή αυτή ζητείται έγγραφη ενημέρωση επί των διορθωτικών ενεργειών που έχουν ληφθεί (βλ. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.1.) Κατά τη συνάντηση αυτή συζητείται η πρόοδος υλοποίησης των διορθωτικών ενεργειών, ο βαθμός επίτευξης των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων και προσκομίζονται σχετικά τεκμήρια επί της προόδου Διενέργεια περιορισμένων επισκέψεων στον ελεγχόμενο φορέα Οι επισκέψεις έχουν στόχο να επαληθευθούν τα όσα εμπεριέχονται τόσο στην έγγραφη (με την επιστολή)» όσο και στην προφορική (κατά τη διάρκεια των συναντήσεων) απάντησή του και να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητά τους «εκτελέστηκε», «σε εξέλιξη» «εκτελέστηκε μερικώς» και «δεν εκτελέστηκε». Η διάρκεια και η έκταση της, θα εξαρτηθεί από διάφορους παράγοντες, όπως: 1) την σημαντικότητα των ευρημάτων ελέγχου και των προτεινόμενων διορθωτικών ενεργειών, 2) τη διαθεσιμότητα ελεγκτών, 3)τον βαθμό ενδιαφέροντος εκ μέρους τρίτων ( Κοινοβούλιο, κοινή γνώμη κ.τ.λ.) και 4) τις προτεραιότητες που τίθενται κατά τον στρατηγικό και ετήσιο σχεδιασμό των ελέγχων του Ελεγκτικού Συνεδρίου.Βάσει των πληροφοριών που έχουν συγκεντρωθεί, η ομάδα ελέγχου συμπληρώνει τον «Πίνακα επί των συστάσεων». Ο Πίνακας αποτελεί συνέχεια του Πίνακα «Συστάσεις προς ελεγχόμενο φορέα» 2, ο οποίος είναι παράρτημα της τελικής έκθεσης ελέγχου και περιγράφει τις συστάσεις ελέγχου καθώς και τις προτεινόμενες ενέργειες, τις οποίες δεσμεύεται να υλοποιήσει ο ελεγχόμενος 2 Βλέπε Κεφάλαιο 8 «Έκθεση Ελέγχου». 5
φορέας. Στον «Πίνακα επί των συστάσεων» (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.2), ο οποίος συμπληρώνεται βάσει της απαντητικής επιστολής (βλέπε ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.4) και όσων συζητήθηκαν κατά την συνάντηση με τον ελεγχόμενο φορέα, έχουν προστεθεί οι στήλες: Διορθωτικές ενέργειες (περιγραφή των δράσεων που έχουν αναληφθεί προς αντιμετώπιση των εντοπισθεισών αδυναμιών) Πρόοδος υλοποίησης ( «εκτελέστηκε», «σε εξέλιξη», «εκτελέστηκε μερικώς» ή «δεν εκτελέστηκε») Λόγοι μη υλοποίησης (περιγραφή των λόγων μη υλοποίησης) Αντίκτυπος (περιγραφή του αντίκτυπου από την υλοποίηση των διορθωτικών ενεργειών εάν υπάρχει) Ο πίνακας αυτός, συμπληρωμένος πλέον, περιλαμβάνεται στην έκθεση. Παράλληλα κοινοποιείται στην Επιτροπή Σχεδιασμού Ελέγχου, η οποία παρακολουθεί συστηματικά τα αποτελέσματα των ελέγχων και τη συμμόρφωση των ελεγχόμενων φορέων προς τις συστάσεις των οικείων εκθέσεων ελέγχου, στο πλαίσιο συγκέντρωσης και αξιολόγησης στοιχείων και πληροφοριών για τον προγραμματισμό και τον σχηματισμό χαρτοφυλακίου δυνητικών ελέγχων του Ελεγκτικού Συνεδρίου Εάν τα αποτελέσματα της της του ελεγχόμενου φορέα κρίνονται ικανοποιητικά, ο έλεγχος θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί. Σε αντίθετη περίπτωση όπου ο ελεγχόμενος φορέας δεν έχει προβεί στις απαιτούμενες ενέργειες ή οι ενέργειες δεν είχαν τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα, το Ελεγκτικό Συνέδριο προβαίνει σε έλεγχο επί των συστάσεων, για τον οποίο θα εκδοθεί εκ νέου έκθεση ελέγχου. 10.4.2 Έλεγχος Εφόσον κριθεί απαραίτητη η διενέργεια ελέγχου, ο οποίος αποτελεί επί της ουσίας ένα νέο έλεγχο, θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στον σχεδιασμό του και ειδικότερα στον ορισμό των περιοχών και της έκτασης του ελέγχου. Το πεδίο ελέγχου θα πρέπει να προσδιορισθεί αφότου εκτιμηθούν: 6
η ισχύς των αρχικών συμπερασμάτων ελέγχου οι διορθωτικές ενέργειες, οι οποίες έχουν υλοποιηθεί ή είναι σε εξέλιξη η παροχή υπηρεσιών από άλλους φορείς, η οποία ενδέχεται να μετριάζει τις αρνητικές συνέπειες μη του ελεγχόμενου φορέα και άλλοι εξωτερικοί παράγοντες και θέματα Αφότου προσδιορισθεί το πεδίο ελέγχου, ο έλεγχος ακολουθεί όλες τις απαιτούμενες διαδικασίες όπως περιγράφονται στο παρόν Εγχειρίδιο Ελέγχου» (βλέπε ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.4.3 και 10.4.4). 10.5. Είδη εκθέσεων Όπως έχει ήδη αναφερθεί ανωτέρω, στην περίπτωση που τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων κρίνονται ικανοποιητικά, ο έλεγχος θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί και ενημερώνεται τόσο ο ελεγχόμενος φορέας όσο και οι επιβλέποντες φορείς με ειδική έκθεση (βλέπε ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 10.5.1). Μία εναλλακτική προσέγγιση, όταν διενεργούνται δραστηριότητες σε ομοειδείς φορείς ή κοινές περιοχές ελέγχου μεταξύ διαφόρων φορέων, είναι η έκδοση ενοποιημένης ειδικής έκθεσης. Με τον τρόπο αυτόν παρέχεται η δυνατότητα συγκριτικής ανάλυσης μεταξύ των φορέων και η εξαγωγή γενικότερων συμπερασμάτων. Οι πληροφορίες σχετικά με τις πράξεις παρατίθενται επίσης στην ετήσια έκθεση και είναι διαθέσιμες προς κάθε ενδιαφερόμενο. Στην περίπτωση διενέργειας ελέγχου, ισχύουν όσα περιγράφονται στο Κεφάλαιο 8 «Έκθεση ελέγχου» του παρόντος Εγχειριδίου. 7
Συνοψίζοντας, η διαδικασία απεικονίζεται διαγραμματικά ως εξής: Αποστολή επιστολής προς τον ελεγχόμενο φορέα Συνάντηση με τη Διοίκηση του ελεγχόμενου φορέα Διενέργεια επισκέψεων στον ελεγχόμενο φορέα για επιβεβαίωση κι αξιολόγηση Συμπλήρωση πίνακα Είναι τα αποτελέσματα της ικανοποιητικά? Ναι Έκδοση ειδικής έκθεσης Όχι Διενέργεια ελέγχου Έκδοση έκθεσης ελέγχου 8
10.6. Βήματα ομάδας ελέγχου Βήματα Ομάδας Ελέγχου Τεκμηρίωση Αρχειοθέτηση 1) Επικοινωνία με ελεγχόμενο φορέα Αλληλογραφία με ελεγχόμενο φορέα και καταγραφή πρακτικών των συναντήσεων Συμπλήρωση «Πίνακα Παρακολούθησης Συμμόρφωσης επί των συστάσεων» Φάκελος Ελέγχου Α (Ενότητα Α.11) 2) Επιβεβαίωση διορθωτικών μέτρων και αξιολόγηση αποτελεσματικότητας τους Συγκέντρωση κι αρχειοθέτηση ελεγκτικών τεκμηρίων Φάκελος Ελέγχου Α (Ενότητα Α.11) 3) Έλεγχος επιτυχούς εφαρμογής διορθωτικών μέτρων Συγκέντρωση κι αρχειοθέτηση ελεγκτικών τεκμηρίων Φάκελος Ελέγχου Α (Ενότητα Α.11) 4) Εξαγωγή συμπερασμάτων Έκδοση ειδικής έκθεσης Φάκελος Ελέγχου Α (Ενότητα Α.11) 5) Διενέργεια ελέγχου (Μόνο όταν ελεγχόμενος φορέας δεν έχει λάβει διορθωτικά μέτρα ή τα μέτρα δεν είχαν τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα) Έκδοση έκθεσης ελέγχου Νέος Φάκελος Ελέγχου 9