ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΙΤΗΣΕΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ Η Υπηρεσία διαχείρισης αιτήσεων δαπανών δίνει τη δυνατότητα στους ενδιαφερόμενους να υποβάλλουν στην Οικονομική Υπηρεσία του Ιδρύματος και να διαχειρίζονται, αιτήσεις δαπάνης, χωρίς να απαιτείται η φυσική τους παρουσία. Επιπρόσθετα τους δίνονται οι κάτωθι δυνατότητες: Ενημέρωση για τη πορεία της αίτησης (έγκριση, ακύρωση, μεταφορά στα θέματα Συγκλήτου κτλ) Παρακολούθηση των διαθέσιμων υπολοίπων ανά αίτηση Παρακολούθηση της πορείας εκτέλεσης του προϋπολογισμού της εκάστοτε Οργανωτικής Μονάδας. Σε ποιους απευθύνεται: Διευθυντές Υπηρεσιών και Κοσμήτορες Σχολών καθώς και τους Υπευθύνους Τήρησης Προϋπολογισμού. Για να εισέλθετε στην Υπηρεσία Διαχείρισης Αιτήσεων Δαπανών μεταβείτε στον ακόλουθο https://apps.tuc.gr/university/index.html και σύνδεσμό από εκεί επιλέξτε «Δαπάνες». Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης και τις δυνατότητες που παρέχει η υπηρεσία διαχείρισης αιτήσεων αδειών προσωπικού, μπορείτε να μεταφορτώσετε το ακόλουθο αρχείο.
Οδηγίες Χρήσης της Υπηρεσίας διαχείρισης αιτήσεων προσωπικού ΕΙΣΟΔΟΣ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ Οι Υπεύθυνοι παρακολούθησης Προϋπολογισμού από κάθε Οργανωτική μονάδα/ Σχολή θα πρέπει να στείλουν μία αίτηση εγγραφής στην εφαρμογή ορίζοντας το όνομα πρόσβαση και το κωδικό που επιθυμούν από την σελίδα «Αιτήσεις προς τη Διοικητικές Υπηρεσίες» στο ακόλουθο link https://www.tuc.gr/index.php?id=5579. Όταν εγκριθεί το αίτημα σας θα ενημερωθείτε με μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση που έχετε ορίσει κατά την υποβολή της αίτησης. Στη συνέχεια σε ένα φυλλομετρητή (προτιμότερο Google Chrome) μεταβείτε στη σελίδα https://apps.tuc.gr/university/index.html. Επιλέγετε το εικονίδιο «Δαπάνες» και εισάγετε το όνομα χρήστη και κωδικό που σας έχει δοθεί και πατάτε «Είσοδος». Ανοίγει η εφαρμογή και εμφανίζεται η κεντρική σελίδα.
ΕΠΙΛΟΓΕΣ Α1. ΝΕΑ ΑΙΤΗΣΗ Από το μενού που εμφανίζεται αριστερά στην οθόνη στις Επιλογές, επιλέγετε Νέα Αίτηση. Εμφανίζετε ένα παράθυρο, στο οποίο συμπληρώνοντας όλα τα στοιχεία δημιουργείτε μια νέα αίτηση. Αρχικά επιλέγετε το τύπο της αίτησης π.χ. αίτηση προμήθειας για απλή αίτηση, αίτηση ΧΕΠ εσωτερικού και αίτηση ΧΕΠ εξωτερικού. Στη περίπτωση που επιλέγετε το τύπο αίτησης «ΧΕΠ Εσωτερικού ή Εξωτερικού» θα πρέπει να αναφέρετε τον Υπόλογο και επιλέγοντας το εικονίδιο ανοίγει ένα δεύτερο παράθυρο όπου θα πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία του Υπολόγου (ΑΦΜ, ΔΟΥ, Πατρώνυμο και Ιδιότητα) καθώς και την ημερομηνία απόδοσης ΧΕΠ. Ο «αιτών» συμπληρώνεται αυτόματα κατά την είσοδο σας στην Εφαρμογή καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας σας και η Οργανωτική Μονάδα στην οποία ανήκετε. Στη συνέχεια επιλέγετε το εργαστήριο που αιτείται τη δαπάνη (για τη περίπτωση που η αίτηση υποβάλλεται από Σχολή) ή το τμήμα της Διεύθυνσης της Οργανωτικής Μονάδας (για τη περίπτωση που η αίτηση υποβάλλεται στη Διοικητική
Υπηρεσία του Ιδρύματος) καθώς και το email του ενδιαφερόμενου που αιτείται τη προμήθεια. Έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε το «τύπο Ανάθεσης της αίτησης», ωστόσο αυτό θα αποφασιστεί από το Τμήμα Προμηθειών ανάλογα με το ύψος και το είδος της δαπάνης. Για τις περιπτώσεις που υπάρχει απόφαση της Σχολής που εγκρίνει τη συγκεκριμένη δαπάνη θα πρέπει να συμπληρωθεί στο πεδίο «Απόφαση Τμήματος». Στο πεδίο «Αιτιολογία» αναφέρετε τους λόγους που κρίνετε απαραίτητη η Δαπάνη καθώς και το ποιον Προμηθευτή προτείνετε στη περίπτωση της απευθείας ανάθεσης. Στη συνέχεια επιλέγοντας το εικονίδιο πάνω από τη κατηγορία δαπάνης θα προσθέσετε τα στοιχεία της δαπάνης που αιτείστε. Στην «κατηγορία δαπάνης» επιλέγετε από το μενού το είδος της κατηγορίας δαπάνης που σας ενδιαφέρει π.χ.προμήθεια ειδών συντήρησης και επισκευής εξοπλισμού. Στο σημείο αυτό να επισημάνουμε ότι ο χρήστης μπορει να επιλέξει μόνο από τις κατηγορίες δαπάνης που του έχει γίνει κατανομη. Στη «Δαπάνη» επιλέγεται το συγκεκριμένο είδος δαπάνης που σας ενδιαφέρει, καθώς κάθε «κατηγορία δαπάνης» μπορεί να εμπεριέχει 2-3 διαφορετικές επιμέρους δαπάνες. Στο πεδίο «Αιτιολογία» αναφέρεται λεκτικά τι είναι αυτό που θέλετε να προμηθευτείτε π.χ. Προμήθεια μιας κάρτας γραφικών για τη επισκευή Η/Υ.
Επιλέγοντας το εικονίδιο μπορείτε να δείτε αν η αίτηση σας είναι εντός των ορίων του προϋπολογισμού σας με βάση τόσο τις εγκεκριμένες όσο και τις υποβληθείσες αιτήσεις σας για τη συγκεκριμένη κατηγορία δαπάνης καθώς και το αν η αίτηση δύναται να υποβληθεί. Από το εικονίδιο υποβάλετε. μπορείτε να διαγράψετε μία αίτηση πριν την Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την δαπάνη που αιτείστε (π.χ. τιμή ανά μονάδα, ποσοστό ΦΠΑ κτλ) μπορείτε να συμπληρώσετε το πινακάκι που προβάλετε αν επιλέξετε το εικονίδιο πάνω κεντρικά.
Στη περιγραφή αναφέρετε το είδος της δαπάνης Π.Χ. Προμήθεια γραφικής ύλης, τη ποσότητα, τη καθαρή αξία ανά μονάδα, το ποσοστό ΦΠΑ και τη συνολική αξία Αν το ύψος της δαπάνης που αιτείστε απαιτεί την συγκέντρωση τριών προσφορών, αυτές επισυνάπτονται σκαναρισμένες επιλέγοντας το εικονίδιο. Από το «Επιλογή Αρχείου» ανοίγει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε τα εν λόγω αρχεία και να τα επισυνάψετε. Επίσης μπορείτε στο πεδίο «Περιγραφή» να περιγράψετε το αρχείο. Αν θέλετε να αφαιρέσετε το αρχείο επιλέγετε το εικονίδιο. Τα στοιχεία του προμηθευτή που προτείνετε, τα συμπληρώνετε επιλέγοντας πάνω δεξιά το εικονίδιο
Συμπληρώνοντας τα βασικά στοιχεία της αίτησης πατάτε το εικονίδιο της αποθήκευσης. Για την προσθήκη και άλλης αίτησης πατάτε το εικονίδιο Νέας Εγγραφής διαδικασίας αποθήκευσης. και επαναλαμβάνετε τη Α2. ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ ΑΙΤΗΣΕΩΝ Επιλέγοντας από το μενού των Επιλογών το Ευρετήριο Αιτήσεων, σας εμφανίζεται ένα παράθυρο όπου μπορείτε να δείτε/ελέγξετε μια αίτηση.
Προσθέτοντας κριτήρια αναζήτησης, γίνεται πιο εύκολη η αναζήτηση κάποιας συγκεκριμένης αίτησης, επιλέγοντας κάποια από τα πεδία, όπως το οικονομικό έτος που γίνεται η εύρεση της αίτησης, τη φάση, το τύπο της αίτησης, τον αιτών, τις ημερομηνίες που δημιουργήθηκε η αίτηση, τον Α/Α ή το εργαστήριο. Επίσης έχετε τη δυνατότητα να ανατρέξετε στις αιτήσεις που έχουν διαγραφεί. Συμπληρώνοντας τα στοιχεία που γνωρίζετε και επιθυμείτε κάνετε κλικ στο κουμπί και σας εμφανίζονται οι αιτήσεις που αναζητήσατε, όπου μπορείτε να δείτε και σε τι φάση βρίσκονται (σε φάση ελέγχου, εγκεκριμένη, ακυρωμένη κτλ ). Επιλέγοντας και κλικάροντας πάνω στην αίτηση μπορείτε να την ανοίξετε για να δείτε τα στοιχεία της. A3. ΥΠΟΛΟΙΠΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ Επιλέγοντας τη καρτέλα «Υπόλοιπα Λογαριασμών» από το μενού «Επιλογές» έχετε τη δυνατότητα επιλέγοντας το οικονομικό έτος να δείτε το υπόλοιπο από τη κατανομή που σας έχει γίνει είτε ανά λογαριασμό είτε συνολικά επιλέγοντας το εικονίδιο χωρίς να έχετε επιλέξει συγκεκριμένο λογαριασμό.
Στη καρτέλα αυτή δίνονται πληροφορίες σχετικά με τη πορεία εκτέλεσης του προϋπολογισμού σας. Εμφανίζονται στοιχεία τόσο για την συγκεκριμένη οργανωτική μονάδα που ανήκει ο χρήστης όσο και συνολικά ανα λογαριασμό. Για την Οργανωτική μονάδα τα στοιχεία που μπορεί να αντλήσει ο χρήστης ανα λογαριασμό είναι: - Κατανομή προϋπολογισμου Ποσό Υποβληθεισών Αιτήσεων Τμήματος Ποσό εγκεκριμένων αιτήσεων Συνολικό τιμολογηθέν ποσό Με τα παραπάνω στοιχεία δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να έχει πλήρη εικόνα της εκτέλεσης του προϋπολογισμού του καθώς και να μπορεί να εντοπίσει αν υπάρχουν αδιάθετα υπόλοιπα σε κάποιο λογαριασμό που τον ενδιαφέρει. Α4. ΥΠΟΛΟΙΠΑ ΑΙΤΗΣΕΩΝ Επιλέγοντας τη καρτέλα «Υπόλοιπα αιτήσεων» από το μενού «Επιλογές» έχετε τη δυνατότητα επιλέγοντας το οικονομικό έτος να δείτε τις αιτήσεις που έχουν εγκριθεί καθώς και τα υπόλοιπά τους. Αν θέλετε να περιορίσετε τα αποτελέσματα αναζήτησης και γνωρίζετε τον αριθμό της αίτησης ή της δέσμευσης μπορείτε να το επιλέξετε.
Α5. ΚΑΤΑΝΟΜΕΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Από την επιλογή «Κατανομές Προϋπολογισμού» έχει τη δυνατότητα ο χρήστης να υποβάλει τη πρόταση του προϋπολογισμού προς την Οικονομική Υπηρεσία για το νέο έτος ή για τροποποιήσεις στη τρέχουσα χρήση. Ανοίγει μία καρτέλα, όπου ανάλογα με τις δαπάνες που έχουν συσχετιστεί με τη συγκεκριμένη μονάδα θα μπορεί ο χρήστης να συμπληρώσει στη στήλη «Ποσό» το ποσό που προτείνει.. Επίσης μπορεί να δει τη κατανομή του προϋπολογισμού του εφόσον έχει πραγματοποιηθεί μέσα από την εφαρμογή. (η παραπάνω δυνατότητα δεν ισχύει για τον απλό χρήστη)
Α6. ΤΟ ΠΡΟΦΙΛ ΜΟΥ Από το «Προφίλ μου» δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να δει τα στοιχεία επικοινωνίας του και να τα αλλάξει. Επίσης του δίνεται η δυνατότητα να αλλάξει κωδικό πρόσβασης.
Για οποιαδήποτε πρόβλημα κατά τη χρήση του Υποσυστήματος Δαπανών μπορείτε να αποστείλετε ηλεκτρονική αίτηση προς τους Διαχειριστές μέσω του διασύνδεσμού https://www.tuc.gr/index.php? id=5579. Σημείωση: Τα στοιχεία που εμφανίζονται στις εικόνες είναι πλασματικά