Αθήνα, 18-11-2014. Αριθ. Πρωτ. 3319

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΕΙΔΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Ε.Π. «ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ 2007-2013» ΜΟΝΑΔΑ Δ Αθήνα, 18-11-2014 Αριθ. Πρωτ. 3319 Ταχ. Δ/νση: Μεναίχμου & Θεοφιλοπούλου 18 Ταχ. Κώδικας 117 43 Αθήνα Πληροφορίες Δ. ΣΤΑΣΙΝΟΣ Τηλέφωνο 2132018018 Fax 2132018011 Email dstasinos@mou.gr ΘΕΜΑ: Παροχή διευκρινίσεων επί της Προκήρυξης Ανοιχτού ηλεκτρονικού διεθνή διαγωνισμού με χρήση της πλατφόρμας του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ), για την επιλογή Αναδόχου για το έργο: «Σύμβουλος Τεχνικής Υποστήριξης της Ειδικής Υπηρεσίας Διαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος «ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ 2007-2013» στη διαδικασία έναρξης του ΕΠ «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα 2014-2020» - Άξονες Προτεραιότητας 10 (8 περιφέρειες σύγκλισης), 11 (3 περιφέρειες σταδιακής εξόδου) και 12 (2 περιφέρειες σταδιακής εισόδου)», με κριτήριο επιλογής τη συμφερότερη από οικονομική άποψη προσφορά. Σχετ: α) Η με Α.Π. 2860/9.10.2014 απόφαση προκήρυξης ανοιχτού δημόσιου ηλεκτρονικού διαγωνισμού 1/2014. β) Τα ερωτήματα από τους υποψήφιους αναδόχους για παροχή διευκρινίσεων για το διαγωνισμό που τέθηκαν έως τις 10-11-2014. Ειδικότερα: Ερώτηση 1 Αναφορικά με την αναβάθμιση του υπάρχοντος Συστήματος Διαχείρισης Περιεχομένου (0Μ8): α) ποιο είναι το υφιστάμενο σύστημα που χρησιμοποιεί σήμερα η Υπηρεσία σε σχέση με συστημικό (δηλ. έτοιμο-τυποποιημένο) λογισμικό υποδομής, τεχνολογία ανάπτυξης, κλπ.; Απάντηση 1 α): Η υφιστάμενη εφαρμογή CMS είναι το Εσωτερικό Σύστημα Συνεργασίας e.scape Intranet v1.0 της Mediascape ΕΠΕ, http://www.mediascape.gr: Το e.scape Intranet, είναι προσβάσιμο από όλους τους εξουσιοδοτημένους χρήστες, οι οποίοι κατηγοριοποιούνται σύμφωνα με τις αρμοδιότητές τους. Κάθε χρήστης, χρησιμοποιώντας τα προσωπικά του στοιχεία εισόδου (username και password), που του χορηγούνται από τον 1

Υπερ-Διαχειριστή του e.scape Intranet, μπορεί να εισέλθει στο σύστημα, προκειμένου να εργαστεί και να επικοινωνήσει με τους υπόλοιπους χρήστες του συστήματος. Το e.scape Intranet επιτρέπει την κατηγοριοποίηση των χρηστών σε: Υπερ-Διαχειριστές Διαχειριστές Χρήστες. Κάθε χρήστης μπορεί: να επεξεργάζεται τα προσωπικά του δεδομένα να εισάγει Έγγραφα στο σύστημα να διαβάζει μόνο τα Έγγραφα που τον αφορούν να προσθέτει Δραστηριότητες στο Ημερολόγιο του συστήματος να παρακολουθεί όλες τις Δραστηριότητες που έχουν καταχωρηθεί στο Ημερολόγιο του συστήματος να διαχειρίζεται το προσωπικό του σύστημα Συνεργασίας να αναθέτει Εργασίες σε άλλους χρήστες να παρακολουθεί τις δικές του Εργασίες να ανταλλάζει Μηνύματα με όλους τους χρήστες του συστήματος να διαχειρίζεται την προσωπική του λίστα Επαφών β) με τον όρο «αναβάθμιση» νοείται μόνον η περαιτέρω παραμετροποίηση του υφιστάμενου ή επιτρέπεται να προταθεί λύση που να στηρίζεται σε κατάλληλη παραμετροποίηση εφάμιλλου ή ανώτερου τεχνολογικά συστημικού λογισμικού υποδομής, πιθανώς και διαφορετικού κατασκευαστή; Απάντηση 1 β): Με το όρο «αναβάθμιση» νοείται είτε 1. η περαιτέρω παραμετροποίηση του υφιστάμενου συστήματος, ώστε να ικανοποιεί τα ακόλουθα κριτήρια: Ενιαίο περιβάλλον αλληλεπίδρασης με τον τελικό χρήστη (όσον αφορά τη χρήση και τη διαχείριση) μέσω απλής εφαρμογής φυλλομετρητή (thin client) Ανοικτά πρότυπα επικοινωνίας με βάσεις δεδομένων (RDBMS) Τήρηση των στοιχείων και δεδομένων σε βάση δεδομένων Δυνατότητα πλήρους διαχείρισης του περιεχομένου και της κατηγοριοποίησης του Πρόσβαση στο περιβάλλον διαχείρισης μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Δυνατότητα απομακρυσμένης πρόσβασης από εξουσιοδοτημένο προσωπικό Καθορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης ανάλογα με το ρόλο του κάθε υπάλληλου Ενσωματωμένο επεξεργαστή κειμένου (WYSIWYG HTML editor) για την προσθήκη περιεχομένου 2

Δυνατότητα διαχείρισης και δημιουργίας προτύπων μέσα από το περιβάλλον Διατήρηση όλων των αλλαγών που έχουν πραγματοποιηθεί σε ένα περιεχόμενο (versioning) Καταγραφή των ενεργειών που πραγματοποιούν οι χρήστες (auditing) Δυνατότητα διαχείρισης χρηστών και δικαιωμάτων μέσα από το περιβάλλον Ενσωματωμένα στατιστικά είτε 2. λύση που θα στηρίζεται σε κατάλληλη παραμετροποίηση εφάμιλλου ή ανώτερου τεχνολογικά συστημικού λογισμικού υποδομής, διαφορετικού κατασκευαστή. Σε κάθε περίπτωση η Επιτροπή Αξιολόγησης του Διαγωνισμού θα αξιολογήσει αν μια πρόταση αναβάθμισης του υπάρχοντος ή παραμετροποίησης εφάμιλλου θα εξασφαλίσει το απαιτούμενο λειτουργικό αποτέλεσμα. γ) πόσους χρήστες θα πρέπει να υποστηρίζει το ζητούμενο εσωτερικό πληροφοριακό σύστημα; Απάντηση 1 γ): Σύμφωνα με την υπ αριθμ. 319/27-1-2012 (ΦΕΚ 130/Β/3.2.2012) ΚΥΑ συγκρότησης της ΕΥΔ ΕΠ ΔΜ 2007-2013, το ανθρώπινο δυναμικό της Υπηρεσίας ανέρχεται σε 55 στελέχη, Ερώτηση 2 ρ) Ποια είναι η υφιστάμενη εφαρμογή ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου που χρησιμοποιεί σήμερα η ΕΥΔ, με την οποία θα συνδέεται το αναβαθμισμένο εσωτερικό πληροφοριακό σύστημα; Απάντηση 2 α): Η υφιστάμενη εφαρμογή του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου που χρησιμοποιεί σήμερα η ΕΥΔ είναι της ARCHIMEDIA A.E., URL: http://www.archimedia.gr: Φίλτρα Εγγράφων Δημιουργία, αποθήκευση και εκτέλεση "φίλτρων" επιλογής εγγράφων με συνδυασμούς κριτηρίων αναζήτησης. Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Ηλεκτρονική Διαχείριση Πρωτοκόλλου Ρυθμίσεις/Παραμετροποίηση Ρυθμίσεις συστήματος και εφαρμογών, Παραμετροποίηση επιλογών (profile) χειριστή Διαχείριση Εγγράφων Διαχείριση Εγγράφων, Application Server, Class 1-2 WebDAV server, Web Server 3

β) Υπάρχει σήμερα σύνδεση του υφιστάμενου εσωτερικού πληροφοριακού συστήματος με το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο μέσω της οποίας να γίνεται ηλεκτρονικά διακίνηση εγγράφων; Απάντηση 2 β): ΟΧΙ γ) σε περίπτωση που για τη διασύνδεση με την υφιστάμενη εφαρμογή ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου απαιτηθεί παραμετροποίηση αυτής, ποιος θα είναι υπεύθυνος για την πραγματοποίησή της ; Απάντηση 2 γ): Για τη διασύνδεση του νέου πληροφοριακού συστήματος με το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να προβλέψει στην προσφορά του υπηρεσίες ολοκλήρωσης ώστε να διαλειτουργούν τα δύο (2) συστήματα. Ερώτηση 3 Τι υποδομές πληροφορικής (π.χ. εξυπηρετητές, λειτουργικό σύστημα αυτών) θα διαθέσει η ΕΥΔ για τη φιλοξενία του αναβαθμισμένου συστήματος; Απάντηση 3 Η Ε.Υ.Δ. διαθέτει ένα server με λειτουργικό Windows Server 2003 Enterprise Edition SP2. Ερώτηση 4 Για την ορθή διαστασιολόγηση της προσφερόμενης λύσης παρακαλούμε όπως αποσαφηνισθούν τα κάτωθι: α) η real-time συνεργασία και άμεση επικοινωνία μεταξύ υπαλλήλων που αναφέρεται στη διακήρυξη συμπεριλαμβάνει και εργαλεία σύγχρονης επικοινωνίας (π.χ. οη-line chat ή video ή audio Conference); Απάντηση 4 α): Η real-time συνεργασία και άμεση επικοινωνία μεταξύ υπαλλήλων δεν συμπεριλαμβάνει εργαλεία σύγχρονης επικοινωνίας, οη-line chat ή video ή audio Conference. β) Στο πλαίσιο της ανάθεσης και παρακολούθησης εργασιών που αναφέρεται στη διακήρυξη, θα απαιτηθεί να υλοποιηθούν συγκεκριμένες ροές εργασιών wokflows (π.χ. διαδικασίες έγκρισης εγγράφων με 1 ή περισσότερα εγκριτικά βήματα κλπ) και πόσες διαφορετικές ή μία μόνον βασική ροή (π.χ. αποστολή μηνύματος ανάθεσης εργασίας με ή χωρίς επί μέρους στάδια ολοκλήρωσης, ενημέρωση αποστολέα ολοκλήρωσης σταδίου ή εργασίας); 4

Απάντηση 4 β): Στο πλαίσιο της ανάθεσης και παρακολούθησης εργασιών, θα απαιτηθεί να υλοποιηθούν συγκεκριμένες ροές εργασιών όπως διαδικασίες έγκρισης εγγράφων με περισσότερα από 1 εγκριτικά βήματα. (π.χ. η διαδικασία σύνταξης, υπογραφής και διεκπεραίωσης εγγράφων της ΕΥΔ περιλαμβάνει τουλάχιστον 2 είδη διαδικασιών. Τα έγγραφα που υπογράφονται τελικά από τον προϊστάμενο της ΕΥΔ ή τους Προϊσταμένους των Μονάδων και εκείνα που τελικός υπογράφων είναι ο ΓΓ ή η Υφυπουργός ή και ο Υπουργός.) Ερώτηση 5 Σε σχέση με τις ζητούμενες στο Άρθρο 2 του μέρους Α της προκήρυξης υπηρεσίες, παρακαλούμε να μας επιβεβαιώσετε ότι αφορούν, στο σύνολό τους, στο νέο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Μεταρρύθμιση Δημοσίου Τομέα 2014-2020». Απάντηση 5: Ως αναφέρεται στη παράγραφο 2 του μέρους Α, οι ζητούμενες υπηρεσίες που θα παρασχεθούν αφορούν στο νέο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Μεταρρύθμιση Δημοσίου Τομέα 2014-2020», στην έγκαιρη έναρξη εφαρμογής του καθώς και σε όποιες ενέργειες απαιτηθούν για την υποστήριξη της μετάβασης από το υπάρχον στο νέο Πρόγραμμα (ενέργειες που απορρέουν από την εξυγίανση κ.α). Ερώτηση 6 Στο Άρθρο 3 του μέρους Α της προκήρυξης αναφέρει ότι: «Επιπλέον των παραπάνω παραδοτέων ο Τεχνικός Σύμβουλος θα πρέπει να υποβάλει στην Αναθέτουσα Αρχή, Εκθέσεις απολογισμού των εργασιών του. Ειδικότερα: 4 Τριμηνιαίες Εκθέσεις Απολογισμού των εργασιών. Με τη λήξη του τριμήνου με ανάλυση του αναλωθέντος ανθρωποχρόνου των στελεχών της Ομάδα Έργου (για όσες εργασίες αμείβονται στη βάση του αναλωθέντος ανθρωποχρόνου)..» Παρακαλούμε να μας διευκρινίσετε ποιες είναι οι εργασίες που αμείβονται στη βάση του αναλωθέντος ανθρωποχρόνου. Απάντηση 6: Οι εργασίες που αμείβονται στη βάση του αναλωθέντος ανθρωποχρόνου αφορούν σε εκείνες που θα παρασχεθούν από μέλη της ομάδας έργου τα οποία με βάση τους όρους της παρούσας προκήρυξης δεν θα απασχοληθούν με καθεστώς πλήρους απασχόλησης. Ερώτηση 7 Στην παρ. 3.6 του Μέρους Β της προκήρυξης, στοιχείο 3.6.4 «ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ», περίπτωση Ι.β ζητείται η συμπλήρωση Πίνακα, στον οποίο θα 5

φαίνεται αριθμητικώς και ολογράφως και η προσφορά ανά παραδοτέο. Παρακαλούμε να επιβεβαιώσετε ότι για τις ανάγκες συμπλήρωσης του ενε λόγω πίνακα, ως παραδοτέα νοούνται οι τέσσερις (4) Τριμηνιαίες Εκθέσεις Απολογισμού των εργασιών της παραγράφου 3 του Μέρους Α της προκήρυξης στις οποίες επισυνάπτονται «όλα τα παραδοτέα εκροές εργασιών του παραπάνω πίνακα που εμπίπτουν στη συγκεκριμένη περίοδο τα οποία θα είναι εγκεκριμένα από τους Προϊσταμένους των Μονάδων που αφορά η παρεχόμενη υπηρεσία» και συνεπώς η τιμή που θα δοθεί θα αφορά όλα τα παραδοτέα εκροές εργασιών που εμπίπτουν στο τρίμηνο αναφοράς. Απάντηση 7: Για την συμπλήρωση του πίνακα που απαιτείται στην παρ. 3.6.4 «ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ», περίπτωση Ι.β, ως παραδοτέα θεωρούνται οι τέσσερις (4) Τριμηνιαίες Εκθέσεις Απολογισμού των εργασιών της παραγράφου 3 του Μέρους Α της προκήρυξης στις οποίες επισυνάπτονται όλα τα παραδοτέα εκροές εργασιών του πίνακα της παρ. Α.3 του μέρους Α της προκήρυξης που εμπίπτουν στη συγκεκριμένη περίοδο τα οποία θα είναι εγκεκριμένα από τους Προϊσταμένους των Μονάδων που αφορά η παρεχόμενη υπηρεσία». Ερώτηση 8 Στην παρ. 3.7 του Μέρους Β της προκήρυξης ζητείται η προσκόμιση από τον προσφέροντα αναλυτικών βιογραφικών σημειωμάτων όλων των μελών της ομάδας έργου, συνταγμένα σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος. Στο παράστημα ΙΙ του τεύχους προκήρυξης δίνεται «Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος» το οποίο περιλαμβάνει, προφανώς εκ παραδρομής μόνο «Προσωπικά στοιχεία» και «Εκπαίδευση». Παρακαλούμε να μας διευκρινίσετε τον επιθυμητό τρόπο αποτύπωσης στο βιογραφικό της σχετικής εμπειρίας των μελών της ομάδας έργου. Απάντηση 8: Εκ παραδρομής δεν συμπεριλήφθηκε η 2 η σελίδα που αφορά στο τμήμα, που αναφέρεται στην επαγγελματική εμπειρία. Το «Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος» που πρέπει να συμπληρωθεί για όλα τα μέλη της ομάδας έργου είναι: ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Επώνυμο: Όνομα: 6

Πατρώνυμο: Μητρώνυμο: Ημερομηνία Γέννησης: / / Τόπος Γέννησης: Τηλέφωνο: Fax: E-mail: Διεύθυνση Κατοικίας: ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ Όνομα Ιδρύματος Τίτλος Πτυχίου Ειδικότητα Ημερομηνία Απόκτησης Πτυχίου ΣΧΕΤΙΚΗ ΜΕ ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΠΑΡΟΝΤΟΣ ΕΡΓΟΥ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ Έργο Εργοδότης Καθήκοντα Απασχόληση στο Έργο Περίοδος Α/Μ (από - έως) / / / / Ερώτηση 9 Στην παρ. 7.2 «Όροι πληρωμής» του Μέρους Β της προκήρυξης και ειδικότερα στο στοιχείο 7.2.1 αναφέρεται ότι «Στην Προσφορά θα πρέπει να επιλέγεται με σαφήνεια ένας από τους κάτωθι τρόπους πληρωμής. Ο πρώτος συνίσταται σε τέσσερις (4) ισόποσες δόσεις. Ο δεύτερος τρόπος συνίσταται σε «α) Χορήγηση έντοκης προκαταβολής τριάντα τοις εκατό (30%) και β) το υπόλοιπο του συμβατικού τιμήματος, τμηματικά μετά την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή έκαστης από τις τρεις (3) πρώτες τριμηνιαίες απολογιστικές εκθέσεις και για την τελευταία (4η) μετά την οριστική ποσοτική και ποιοτική παραλαβή 7

του συνόλου του έργου». Παρακαλούμε να μας διευκρινίσετε αν η τμηματική καταβολή θα πραγματοποιηθεί με ισόποσες δόσεις ή με διαφορετικό τρόπο. Απάντηση 9: Σε περίπτωση επιλογής του 2 ου τρόπου πληρωμής της παρ. 7.2 «Όροι πληρωμής» του Μέρους Β της προκήρυξης οι τμηματικές καταβολές θα πραγματοποιηθούν με ισόποσες δόσεις μετά την οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή έκαστης από τις αναφερόμενες τριμηνιαίες απολογιστικές εκθέσεις με αντίστοιχο ποσοστιαίο συμψηφισμό της προκαταβολής αφού παρακρατηθεί ο υπολογισθείς τόκος, ως αναφέρεται στην ως άνω παράγραφο. Ερώτηση 10: Παρακαλούμε ότι όπως μας διευκρινίσετε αν οι ως άνω δηλώσεις, δεδομένου ότι τα στοιχεία αυτών πρέπει να δηλωθούν μέχρι και την ημέρα υποβολής της προσφοράς, μπορούν να φέρουν ως ημερομηνία και την καταληκτική ημέρα υποβολής προσφορών. Απάντηση 10: Οι υπεύθυνες δηλώσεις που ζητούνται στην παρ. 2.3 «Δικαιολογητικά συμμετοχής» μπορούν να φέρουν ημερομηνία υπογραφής εντός των τελευταίων τριάντα ημερολογιακών ημερών προ της καταληκτικής ημερομηνίας υποβολής των προσφορών έως και την ημερομηνία υποβολής της προσφοράς του προσφέροντος. Ερώτηση 11: Στη σελ. 87 στην παρ. 3.6 «Πίνακας των στελεχών των Υπεργολάβων του υποψηφίου Αναδόχου που συμμετέχουν στην Ομάδα έργου.. Στο συγκεκριμένο πίνακα στην τελευταία γραμμή ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ (3.2). Θα πρέπει να υποθέσουμε ότι πρέπει να παρατεθούν ανάλογα στοιχεία για τα στελέχη του Αναδόχου (και ποια; Μόνιμων στελεχών ή/και εξωτερικών συνεργατών), όπως συνηθίζεται σε ανάλογες προκηρύξεις, οι οποίες όμως παραθέτουν τους σχετικούς Πίνακες. Θα πρέπει να παρατεθούν ακόμη δύο πίνακες ήτοι, των στελεχών του υποψηφίου \αναδόχου και ο συνολικός;» 8

Απάντηση 11: Στο άρθρο 2.6 «ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής» τους Μέρους Α καταγράφονται πλήρως οι ελάχιστες απαιτήσεις για την υλοποίηση του έργου. Ο υποψήφιος ανάδοχος δύναται να αποτυπώσει περιγραφικά ή σε πίνακα ή και σε μεικτό σχήμα την περιγραφή για τα μέλη που συμμετέχουν στην ομάδα έργου (υπάλληλοι του υποψηφίου ή και εξωτερικοί συνεργάτες). Σε κάθε περίπτωση σύμφωνα με τα αναγραφόμενα στην παρ. 3.7 του μέρους Α, θα πρέπει να παρουσιαστεί ό ρόλος του κάθε συμμετέχοντα στην ομάδα έργου, με βάση τα επαγγελματικά του προσόντα και την εμπειρία του. Διευκρινίζεται ότι η Υπεύθυνη Δήλωση που ζητείται στις παρ. 3.2 έως και 3.5 του Μέρους Β της προκήρυξης, αφορά τόσο στα στελέχη του αναδόχου όσον και σε τυχόν εξωτερικούς συνεργάτες. Η ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ΧΡΙΣΤΟΦΙΛΟΠΟΥΛΟΥ Εσωτερική Διανομή: 1. Γραφείο Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. 2. Γραφείο Προϊσταμένης ΕΥΔ 3. Μονάδα Δ 9