Υποχρεώσεις Δικαιούχων κατά την υλοποίηση των πράξεων του ΕΣΠΑ

Υποχρεώσεις Δικαιούχων κατά την υλοποίηση των πράξεων του ΕΣΠΑ ΕΝΔΙΑΜΕΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Λεωφόρος Γεωργικής Σχολής 65, 570 01 Πυλαία, Θεσσαλονίκη Τηλ. Κέντρο: 2313 321700, Fax: 2313 321701-2, http://www.pepkm.gr

Στάδιο Προέγκρισης Τευχών Δημοπράτησης α) Μετά την ένταξη της πράξης, ο Τελικός Δικαιούχος θα λάβει επιστολή από τη Μονάδα Γ που επεξηγεί τις ελλείψεις ή τις αναντιστοιχίες μεταξύ των επιμέρους μελετών που εντοπίστηκαν κατά την αξιολόγηση. β) Μετά την προσαρμογή των μελετών στις τυχόν παρατηρήσεις, ο Τελικός Δικαιούχος αποστέλλει στη Διαχειριστική Αρχή την προσαρμοσμένη μελέτη μαζί με τα τεύχη δημοπράτησης προκειμένου να λάβει προέγκριση δημοπράτησης.

Τα τεύχη δημοπράτησης για έργα υποδομής περιλαμβάνουν: 1. Αναλυτική Διακήρυξη 2. Περιληπτική Διακήρυξη για Ελληνικό Τύπο και ΦΕΚ 3. Περιληπτική Διακήρυξη για εφημερίδα Ε.Ε. 4. Ειδική Συγγραφή Υποχρεώσεων 5. Τεχνική Συγγραφή Υποχρεώσεων 6. Τεχνική Περιγραφή 7. Προϋπολογισμό 8. Τιμολόγιο 9. Έντυπο Συμπλήρωσης από Ανάδοχο

Η Διαχειριστική Αρχή εκφράζει γνώμη εντός 15 ημερών από τη λήψη των σχετικών στοιχείων ή εντός 20 ημερών σε περίπτωση συμβάσεων προϋπολογισμού > 25.000.000. Ο Νόμος αναφέρει «Μελέτες ή κατηγορίες ή στάδια αυτών για έργα που πρόκειται να ενταχθούν στα επιχειρησιακά προγράμματα της προγραμματικής περιόδου 2007-2013, οι οποίες καταρτίσθηκαν βάσει του νομικού πλαισίου που ίσχυε πριν από την εφαρμογή του Ν. 3316/05 (ΦΕΚ 42/Α ), ελέγχονται υποχρεωτικά προκειμένου να διαπιστωθεί η πληρότητα, αρτιότητα και εν γένει αφαρμοσιμότητα τους και αναθεωρούνται, επικαιροποιούνται ή συμπληρώνονται, πριν τη διαδικασία δημοπράτησης των έργων. Ο έλεγχος και η αναθεώρηση ή/και επικαιροποίηση ή/και συμπλήρωση των μελετών γίνεται δυνάμει συμβάσεως μελέτης ή υπηρεσιών κατά το Ν. 3316/2005». Έτσι όλες οι μελέτες που δημοπρατήθηκαν με το Ν. 716/77 πρέπει να ελεγχθούν και επικαιροποιηθούν δυνάμει συμβάσεως μελέτης ή υπηρεσιών κατά το Ν. 3316/05.

α) Για τον επανέλεγχο των μελετών που εκπονήθηκαν πριν την εφαρμογή του ανωτέρω νόμου απαιτείται από τις αναθέτουσες αρχές η ανάθεση σύμβασης του Ν. 3316/05 (Α 42) και δεν αρκεί ο επανέλεγχος από αναδόχους που αναδείχθηκαν με άλλον τρόπο ή από την ίδια την υπηρεσία. β) Ο έλεγχος μπορεί να γίνει με συμβάσεις παροχής υπηρεσιών (άρθρο 9 Ν. 3316/05) ή και με συμφωνίες πλαίσιο υπηρεσιών (άρθρο 8) και ο ανάδοχος σχετικών συμβάσεων πρέπει να υποβάλλει γραπτές παρατηρήσεις για τα ευρήματα του ελέγχου. γ) Σε περίπτωση που η μελέτη έχει εκπονηθεί από την ίδια Υπηρεσία και για την οποία δεν έχει επομένως εφαρμοστεί ο Ν. 716/77, δεν υφίσταται βάσει των διατάξεων του Ν. 3621/07 υποχρέωση για τον επανέλεγχο της μελέτης. Στην περίπτωση όμως που η Υπηρεσία κρίνει για λόγους ουσίας ότι η μελέτη χρήζει επικαιροποίησης, μπορεί η ίδια να διενεργήσει την επικαιροποίηση εφόσον έχει τη δυνατότητα αυτή, διαφορετικά οφείλει να εφαρμόσει τις διατάξεις του Ν. 3316/05.

δ) Σε περίπτωση που η αρχική μελέτη περιλαμβάνει περισσότερες της μιας κατηγορίες μελετητών πρέπει να καλύπτονται όλες οι κατηγορίες που είχε η αρχική μελέτη. Αν ο επανέλεγχος γίνει π.χ. με παροχή υπηρεσιών, κρίνεται σκόπιμο ο υποψήφιος ανάδοχος να διαθέτει έναν μελετητή ανά κατηγορία. ε) Ο νομοθέτης του Ν. 3621/07 απαιτεί από τις αναθέτουσες αρχές την ανάθεση σύμβασης του Ν. 3316/05 για τον επανέλεγχο των μελετών που εκπονήθηκαν υπό το κράτος ισχύος του Ν. 716/77 και δεν αρκείται σε επανέλεγχο από αναδόχους που αναδείχθηκαν ή προσλήφθηκαν με άλλον τρόπο ή από την ίδια την υπηρεσία. Η κύρωση σε αντίθετη περίπτωση είναι μη επιλεξιμότητα των έργων, αφού παραβιάζεται εθνικό δίκαιο που επιβάλλει τον κατά συγκεκριμένο τρόπο έλεγχο των μελετών.

Κύρωση είναι η μη επιλεξιμότητα των έργων, αφού παραβιάζεται εθνικό δίκαιο που επιβάλλει τον κατά συγκεκριμένο τρόπο έλεγχο των μελετών. O Φορέας θα πρέπει να αποστέλλει και τα αποδεικτικά της διαδικασίας ανάθεσης τόσο της πρώτης όσο και της δεύτερης φάσης, αλλά και τα παραδοτέα των δύο φάσεων (τεχνικήέκθεσημεταπροβλήματατων μελετών, επικαιροποιημένη μελέτη ως προς τα ευρήματα του πρώτου σταδίου).

Στάδιο Προέγκρισης Σύμβασης Αποστέλλονται στη Διαχειριστική Αρχή τα παρακάτω έγγραφα: 1. Σχέδιο συμφωνητικού 2. Οικονομική ή και Τεχνική Προσφορά του προσωρινού αναδόχου 3. Τεύχη διακήρυξης (εάν διαφέρουν από αυτά για τα οποία ελήφθει προέγκριση) 4. Προκαταρτική προκήρυξη (εάν έχει αποσταλεί στην εφημερίδα της ΕΕ προκειμένου για μείωση προθεσμιών) 5. Προκήρυξη στην εφημερίδα ΕΕ όπου αναγράφεται η ημερομηνία αποστολής 6. Αποκόμματα εφημερίδων και ΦΕΚ ή ενημερωτικό δελτίο του ΤΕΕ 7. Συμπληρωμένο έντυπο «γνωστοποίηση συναφθείσας σύμβασης» για εφημερίδα ΕΕ

8. Όλα τα έγγραφα της διαδικασίας ανάδειξης αναδόχου Κατάλογος των διαγωνιζομένων που υπέβαλαν προσφορά Αλληλογραφία με τους διαγωνιζομένους για παροχή διευκρινήσεων Συγκρότηση Επιτροπών Διαγωνισμού (Επιτροπή Διαγωνισμού, Επιτροπή Εισήγησης για Ανάθεση) Πρακτικά των Επιτροπών για κάθε στάδιο του διαγωνισμού, Εισηγήσεις στην Αρμόδια Αρχή για έγκριση του αποτελέσματος καιαποφάσειςτηςαρμόδιαςαρχής Ενστάσεις και προσφυγές των διαγωνιζομένων και οι αποφάσεις επ αυτών των αρμόδιων Αρχών Έγγραφο ενημέρωσης των διαγωνιζομένων για το αποτέλεσμα του διαγωνισμού 9. Απόφαση Ελεγκτικού Συνεδρίου, ΕΣΡ 10. Όλα τα αποκτηθέντα από την Προϊστάμενη Αρχή προς τον προσωρινό ανάδοχο δικαιολογητικά δηλαδή: βεβαίωση έγγραφης σε μητρώο, δικαιολογητικά περί ονομαστικοποίηση μετοχών, περί μη κήρυξης σε πτώχευση κλπ.

Ο έλεγχος σχεδίου σύμβασης ολοκληρώνεται εντός 15 ημερών από λήψης πλήρους φακέλου ή 20 ημερών για έργο > 25.000.000. Ο δικαιούχος προβαίνει στην υπογραφή του εγκεκριμένου από τη Διαχειριστική Αρχή σχεδίου σύμβασης και παράλληλα συντάσσει το Τεχνικό Δελτίο Υποέργου

Στάδιο Προέγκρισης Τροποποίησης Σύμβασης (ΑΠΕ και χρονοδιάγραμμα) Ο σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της έγκαιρης ανίχνευσης αστοχιών ως προς την τήρηση των κοινοτικών και εθνικών κανόνων κατά το στάδιο τροποποίησης δημόσιων συμβάσεων ώστε να εξασφαλίζεται η τήρηση των αρχών της ίσης μεταχείρισης, της μη διάκρισης, της διαφάνειας και του ανταγωνισμού.

Για κλασσικά έργα υποδομής ο φάκελος στοιχείων περιλαμβάνει: 1. Εισηγητική Αιτιολογική έκθεση του ΑΠΕ όπου θα πρέπει να αιτιολογείται ειδικώς και επαρκώς η αναγκαιότητα της κάθε τροποποίησης 2. Σχέδιο ΑΠΕ υπογεγραμμένο από τον ανάδοχο και τον επιβλέποντα 3. ΑναλυτικήεπιμέτρησηκαιΠΠΑΕ(εφόσον υπάρχουν) των έως την ημέρα σύνταξης του ΑΠΕ εργασιών 4. Αναλυτική προμέτρηση των υπολειπομένων εργασιών 5. Σχέδια τα οποία υποδεικνύουν την ενδεχόμενη τροποποίηση 6. Τεκμηρίωση με άλλα στοιχεία που αποδεικνύουν την αναγκαιότητα της τροποποίησης

Ο έλεγχος των ΑΠΕ θα γίνεται ως εξής: α) Έλεγχος για τη χρήση των επί έλλατον δαπανών έτσι ώστε : Να μην τροποποιείται το «βασικό σχέδιο» του έργου, ούτε οι προδιαγραφές του, ούτε να καταργείται ομάδα εργασιών Να μην θίγεται η πληρότητα, ποιότητα και λειτουργικότητα του έργου Να μην πληρώνονται νέες εργασίες που δεν υπήρχαν στην σύμβαση Οι επί έλασσον δαπάνες να μην υπολείπονται ή ισούνται με το 20% της συμβατικής δαπάνης ομάδας εργασιών και το 10% της δαπάνης της αρχικής σύμβασης χωρίς ΦΠΑ αναθεώρηση και απρόβλεπτα Εάν τα επί έλλατον ποσά πέραν των ανωτέρω ορίων μειώνουν ισόποσα τη δαπάνη της σύμβασης Εάν τα επί έλλατον ποσά αντιστοιχούν σε ποσότητες που έχουν προέρθει από κλεισμένα ΠΠΑΕ ή αναλυτικές επιμετρήσεις

Επισημαίνεται ότι ποσότητες που μειώθηκαν σε κάποιον ΑΠΕ δεν μπορούν να αυξηθούν σε επόμενο. β) Έλεγχοςωςπροςτηχρήσητωναπρόβλεπτωνδαπανώνπου εστιάζεται στα εξής: Εάν τα απρόβλεπτα χρησιμοποιούνται για την κάλυψη δαπανών που προέκυψαν από την εφαρμογή νέων κανόνων ή κανονισμών που καθιερώθηκαν ως υποχρεωτικοί μετά την ανάθεση του έργου ή από παραλήψεις της προμέτρησης ή από προφανείς παραλήψεις οι οποίες καθίστανται απαραίτητες για την αρτιότητα και λειτουργικότητα του έργου παρά την πλήρη εφαρμογή των σχετικών προδιαγραφών κατά την κατάρτιση των μελετών

Η αρτιότητα και λειτουργικότητα του έργου είναι διαφορετική έννοια από τη βελτίωση. Το έργο μπορεί να απορροφήσει απρόβλεπτα εάν από την εργασία που δεν περιλήφθηκε στη σύμβαση επέρχεται η μη ολοκλήρωση του (αρτιότητα) ή μη λειτουργικότητά του. Η βελτίωση της λειτουργικότητας ήηαισθητικήαναβάθμισηήηαπαίτησητουφορέαλειτουργίαςήη άποψη της επίβλεψης ή του αναδόχου για κάτι καλύτερο δεν αποτελούν λόγους για ανάλωση απροβλέπτων. Η έννοια της έκφρασης «παρά την πλήρη εφαρμογή των σχετικών προδιαγραφών κατά την κατάρτιση των μελετών» σημαίνει ότι αιτιολογίες όπως η μη εκτέλεση επαρκών γεωτεχνικών ερευνών ή η μη ολοκλήρωση σταδίου μελετών ή λάθος της μελέτης, δεναρκούνγια ανάλωση απροβλέπτων. Θεωρείται απαραίτητο από μέρους των φορέων να δίνουν ακόμη μεγαλύτερη προσοχή στον έλεγχο των μελετών πριν τη δημοπράτηση και στην πλήρη προσαρμογή του προϋπολογισμού στην αναλυτική προμέτρηση όπως και στην τιμολόγηση όλων των εργασιών.

Ελέγχεται το ΠΚΤΜΝΕ ως: α) προς το εάν οι τιμές προέρχονται από το ενιαίο τιμολόγιο που ίσχυε το χρόνο δημοπράτησης, για εργασίες που περιλαμβάνονταν σε αυτό, β) προς το εάν οι τιμές αιτιολογούνται με βάση τιμολόγια ή προτιμολόγια προμηθευτών και αυτές έχουν αναχθεί στο τρίμηνο δημοπράτησης, για εργασίες που περιλαμβάνουν τιμές εμπορίου, γ) εάν έχει γίνει πρωτόκολλο παρακολούθησης για τιμές που προκύπτουν εκ παρακολουθήσεως. Τέλος ελέγχεται εάν ο τελευταίος προεγκεκριμένος από την ΕΔΑ ΑΠΕ, ταυτίζεται με τον τελευταίο εγκεκριμένο από την Προϊστάμενη Αρχή ΑΠΕ.

Σύνταξη πρωτοκόλλου θεομηνίας ΤαπερισσότεραέργαέχουνυποχρέωσησύμφωναμετηνΕιδική Συγγραφή Υποχρεώσεων να είναι ασφαλισμένα έναντι παντώς κινδύνου. Στην περίπτωση που είτε δεν υπήρχε ασφαλιστήριο συμβόλαιο, είτε για όποιο λόγο συνταχθεί πρωτόκολλο θεομηνίας θα πρέπει να συνοδεύει τον ΑΠΕ και να περιλαμβάνει: α) Μετεωρολογικά στοιχεία της ημέρας της θεομηνίας από κοντινό στο έργο μετεωρολογικό σταθμό που να αποδεικνύει ότι οι συνθήκες ήταν ακραίες, σε σχέση με άλλου έτους της ίδιας εποχής που θα πρέπει να προσκομίζονται. β) Σύσταση της επιτροπής για την εκτίμηση των ζημιών. γ) Εκτίμηση με τεκμηρίωση της ζημιάς. δ) Άλλα στοιχεία, όπως φωτογραφίες που να αποδεικνύουν τη ζημιά.

ΑΠΕ με συμπληρωματική Σύμβαση Το ΕΣΠΑ όπως και το Γ ΚΠΣ δεν θεωρεί επιλέξιμες τις συμπληρωματικές συμβάσεις παρά μόνον εάν συντρέξουν οι απρόβλεπτες περιστάσεις της περ. δτηςπαρ. 3 του άρθρου 8 του ΠΔ 334/00 οι οποίες ορίζονται ως περιπτώσεις που δεν μπορούσαν σε καμία περίπτωση να προβλεφθούν και όχι αυτές που απλώς δεν προβλέφθηκαν. Στο ΕΣΠΑ σε περίπτωση που απαιτηθεί η σύναψη συμπληρωματικών συμβάσεων, θα ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται από το Νόμο, δηλαδή η διάλυση της τρέχουσας σύμβασης, η επικαιροποίηση της μελέτης και η προκήρυξη νέας σύμβασης, όσο χρόνο και να απαιτεί η διαδικασία αυτή.

Τροποποίηση της συνολικής προθεσμίας χρονοδιαγράμματος σύμβασης (παράταση προθεσμιών) Πριν την έγκριση από την Προϊστάμενη Αρχή για παράταση της συνολικής προθεσμίας του έργου αποστέλλονται στη Διαχειριστική Αρχή: Εισηγητική αιτιολογική έκθεση της αναθέτουσας αρχής όπου θα πρέπει να αιτιολογείται ειδικώς και επαρκώς η αναγκαιότητα τροποποίησης του χρονοδιαγράμματος της σύμβασης Σχέδιο χρονοδιαγράμματος Σε περίπτωση αναφοράς σε κακές καιρικές συνθήκες, αντίγραφο του ημερολογίου του έργου Σε περίπτωση αμέλειας του φορέα να παραδώσει σχέδια ή τεχνικές λύσεις, ανάλογη αιτιολόγηση της αμέλειας του αυτής Γενικά κάθε στοιχείο που τεκμηριώνει την αναγκαιότητα της παράτασης

Επαληθεύσεις των πράξεων Οι επαληθεύσεις των πράξεων είναι δύο τύπων: α) Οι Διοικητικές Επαληθεύσεις των δαπανών β) Οι Επιτόπιες επαληθεύσεις

α) Διοικητικές Επαληθεύσεις Οι Διοικητικές επαληθεύσεις γίνονται με βάση τα Μηνιαία Δελτία Δήλωσης Δαπανών σε σχέση με τα παραστατικά που τα συνοδεύουν.

β) Επιτόπιες Επαληθεύσεις Η επιτόπια επαλήθευση καλύπτει τις διοικητικές, δημοσιονομικές, τεχνικές και φυσικές πτυχές των πράξεων που δεν μπορούν να επαληθευτούν διοικητικά. Ειδικότερα κατάτηνεπιτόπιαεπαλήθευσηθαπρέπειναβεβαιωθεί: Ότι η δηλωθείσα δαπάνη είναι πραγματική και τεκμηριώνεται η ύπαρξη επαρκούς διαδρομής ελέγχου Ότι οι πράξεις εκτελούνται και τα παραδιδόμενα προϊόντα συμμορφώνονται προς τους όρους της αντίστοιχης νομικής δέσμευσης. Η ακρίβεια των πληροφοριών που παρέχει ο Τελικός Δικαιούχος Η τήρηση των εθνικών και κοινοτικών κανόνων.

Η επιτόπια επαλήθευση επικεντρώνεται κυρίως στην ορθότητα των πληρωμών σε σχέση με το παρεληφθέν φυσικό αντικείμενο και όχι στις διαδικασίες δημοπράτησης και συμβάσεις οι οποίες έχουν ελεγχθεί σε προηγούμενα στάδιο. Σημαντικό στοιχείο, είναι η ύπαρξη σωστών, ελεγμένων και εγκεκριμένων αναλυτικών επιμετρήσεων στη βάση των οποίων θα έχουν συνταχθεί οι λογαριασμοί του έργου.

Ελέγχονται : Η συμπλήρωση σε καθημερινή βάση Ημερολογίου Έργου Η τήρηση του Προγράμματος Ποιοτικών Ελέγχων Η τήρηση ΣΑΥ, ΦΑΥ Η ύπαρξη ξεχωριστής λογιστικής μερίδας Η συμφωνία των στοιχείων που έχουν καταχωρηθεί στο ΟΠΣ και των οικονομικών στοιχείων που τηρεί ο Δικαιούχος Ηύπαρξηextrait τραπεζικού λογαριασμού, η ορθότητα των κρατήσεων κλπ Η ύπαρξη και ορθότητα πίνακα που να παρουσιάζει τις δαπάνες επιμερισμένες κατά έτος με αναφορά στο αντίστοιχο παραστατικό στοιχείο (ημερομηνία, ποσό, τιμολόγιο, επιταγή) Η πινακίδα πληροφόρησης

Συντάσσεται έκθεση επιτόπιας επαλήθευσης που περιλαμβάνει συστάσεις ή και καταλογισμούς. Ακολουθεί η διαδικασία αντιρρήσεων και η οριστικοποίηση του πορίσματος.

Υποχρεώσεις Δικαιούχων κατά την υλοποίηση των πράξεων του ΕΣΠΑ ΕΝΔΙΑΜΕΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Λεωφόρος Γεωργικής Σχολής 65, 570 01 Πυλαία, Θεσσαλονίκη Τηλ. Κέντρο: 2313 321700, Fax: 2313 321701-2, http://www.pepkm.gr