ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ

Transcript

1 Δ ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο αναλυτικός σχεδιασμός και η καταγραφή του συνόλου των ενεργειών, παραμέτρων και απαιτήσεων για την ομαλή και απρόσκοπτη υλοποίηση του έργου. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που εκτελεί το ΓΠΑ/ΕΛΚΕ. 3. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Απόφαση Ένταξης Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 4. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Σχέδιο Διαχείρισης Έργου 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Νόμος 3614/2007, άρθρο 3 και άρθρο 21 παρ.3 2. Εγκύκλιος 4670/ΕΥΣ Εγκύκλιος 4672/ΕΥΣ Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Γεωπονικού Πανεπιστημίου Αθηνών 5. ΚΥΑ 679/ (ΦΕΚ 826/ , ΤΒ') Τροποποίηση και αντικατάσταση απόφασης με αρ. Β1/819 "Σύσταση Ειδικών Λογαρισμών για τη Χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας" 6. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία κατάστρωσης του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Συγκρότηση Ομάδας Διαχείρισης Έργου 2. Κατάρτιση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 1

2 Δ ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ 3. Υποβολή και έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου 4. Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ ΟΜΑΔΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Ο Υπεύθυνος Έργου με την επίβλεψη της Μονάδας Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου, εισηγείται στην Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ τη συγκρότηση Ομάδας Διαχείρισης Έργου, η οποία αποτελείται από τον ίδιο (ως συντονιστής/επικεφαλής της Ομάδας και έχοντας τη συνολική ευθύνη του έργου), έναν ή περισσότερους Υπεύθυνους Υποέργων (εφ όσον είναι διαφορετικοί από τον Υπεύθυνο Έργου), ενδεχομένως στέλεχος της Οικονομικής Διαχείρισης του έργου και ενισχύεται κατάλληλα, ανάλογα με τις απαιτήσεις του έργου. Εφ όσον πραγματοποιείται τμηματική ένταξη υποέργων στο έργο, η σύνθεση της Ομάδας Διαχείρισης Έργου τροποποιείται εφόσον κρίνεται αναγκαίο ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Η κατάρτιση του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου αφορά στις ακόλουθες επιμέρους ενέργειες: Καθορισμός αρμοδιοτήτων Ομάδας Διαχείρισης Έργου Με ευθύνη του Υπεύθυνου Έργου περιγράφονται οι αρμοδιότητες και υποχρεώσεις των μελών της Ομάδας Διαχείρισης Έργου. Αναγνώριση και καταγραφή θεσμικών απαιτήσεων έργου βάσει πρόσκλησης. Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου, σε συνεργασία με τον Νομικό Σύμβουλο ΕΛΚΕ, προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες για τον προσδιορισμό και τη συλλογή όλων των σχετιζόμενων με τη φύση και τις απαιτήσεις του έργου νομικών εγγράφων σε κοινό ενιαίο φάκελο νομοθεσίας, που τηρείται και ενημερώνεται κατάλληλα σε όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Παράλληλα, ο Υπεύθυνος Έργου (Ιδρυματικός Υπεύθυνος) μεριμνά για την ενημέρωση και την εξασφάλιση άμεσης πρόσβασης στο σχετικό υλικό από όλες τις εμπλεκόμενες στο έργο Μονάδες του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ. Καθορισμός απαιτήσεων μηχανισμών πιστοποίησης και παρακολούθησης Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου ακολουθεί όσα προβλέπονται στη διαδικασία του Μηχανισμού Πιστοποίησης Εκτέλεσης Έργων ΕΠΕΑΕΚ, τόσο ως προς τις προμήθειες ειδών όσο και ως προς την παροχή υπηρεσιών, όπως έχει εγκριθεί από το αρμόδιο όργανο του ΓΠΑ. Καθορισμός πλαισίου παρακολούθησης προόδου Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου προσδιορίζει τον τρόπο συλλογής των απαραίτητων δεδομένων, στοιχείων και πληροφοριών για την πρόοδο των δεικτών παρακολούθησης του έργου. Καθορισμός προδιαγραφών για τη δημιουργία πληροφοριακού συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης του έργου ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 2

3 Δ ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου ορίζει τις ελάχιστες απαιτήσεις παρακολούθησης της προόδου υλοποίησης του έργου και τον τρόπο με τον οποίο τα στοιχεία προόδου του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου θα καταχωρούνται στο πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης του Έργου. Το πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης σχεδιάζεται στη βάση των λειτουργιών του ΟΠΣ, ώστε να παρέχεται η δυνατότητα άμεσης συμπλήρωσης των σχετικών εντύπων και αναφορών. Καθορισμός πλαισίου δημοσιότητας έργου σύμφωνα με τα οριζόμενα στη πρόσκληση. Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου καθορίζει το πλαίσιο δημοσιότητας του έργου, λαμβάνοντας υπόψη τις υποχρεώσεις του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ, ως Δικαιούχου, όπως αυτές περιλαμβάνονται στο θεσμικό/κανονιστικό πλαίσιο εφαρμογής των Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ και το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης, σε συνδυασμό με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου ΥΠΟΒΟΛΗ ΚΑΙ ΈΓΚΡΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Το Σχέδιο Διαχείρισης Έργου υποβάλλεται προς έγκριση από τον Υπεύθυνο Έργου στην Επιτροπή Ερευνών (Χρησιμοποιείται το έντυπο 2 «Αίτηση Διαχείρισης Προγράμματος»). Η σχετική απόφαση έγκρισης κοινοποιείται, με την ευθύνη της Μονάδας Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου, στην Ομάδα Διαχείρισης Έργου και σε τυχόν λοιπές εμπλεκόμενες μονάδες του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ. Η ανάγκη τροποποίησης του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου δημιουργείται κάθε φορά που μεταβάλλονται σημαντικά οι απαιτήσεις διαχείρισης και παρακολούθησης του έργου (π.χ. ένταξη νέων υποέργων, αντιμετώπιση προβλημάτων). Το Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου μπορεί να τροποποιηθεί σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή και κατόπιν σχετικής αιτιολογημένης εισήγησης του Υπεύθυνου Έργου στην Επιτροπή Ερευνών. Η απόφαση έγκρισης καταχωρείται στα πρακτικά της αντίστοιχης συνεδρίασης του ΕΛΚΕ και κοινοποιείται σύμφωνα με τα παραπάνω προβλεπόμενα. 7. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ - Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου Ενημέρωση Εμπλεκομένων Μονάδων του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ, περί του εγκεκριμένου Σχεδίου Διαχείρισης Έργου - Υπεύθυνος Έργου Εισήγηση για τη συγκρότηση της Ομάδας Διαχείρισης Έργου (εφ όσον προβλέπεται) προς την Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 3

4 Δ ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΟΥ Καταγραφή αρμοδιοτήτων και υποχρεώσεων Ομάδας Διαχείρισης Έργου - Ομάδα Διαχείρισης Έργου Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του Υποβολή προς έγκριση στην Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ - Νομικός Σύμβουλος ΕΛΚΕ Συνεργασία με την Ομάδα Διαχείρισης Έργου για τον καθορισμό των θεσμικών απαιτήσεων έργου - Επιτροπή Ερευνών ΓΠΑ/ΕΛΚΕ Ορισμός Ομάδας Διαχείρισης Έργου Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του 8. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ Αρχείο Οδηγών ΕΛΚΕ - ΕΝΤΥΠΟ 2 «Αίτηση διαχείρισης προγράμματος» 9. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Απόφαση συγκρότησης Ομάδας Διαχείρισης Έργου Σχέδιο Διαχείρισης Έργου Υποβολή Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του Φάκελος Νομοθεσίας ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 4

5 Δ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο έλεγχος της προόδου και η παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος του έργου, καθώς και ο εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων ή προβλημάτων που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή και απρόσκοπτη ολοκλήρωση του έργου, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η έγκαιρη ενημέρωση των εμπλεκόμενων στο έργο φορέων και προσώπων και να λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί το ΓΠΑ/ΕΛΚΕ. 3. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Σχέδιο Διαχείρισης Έργου (ΣΔΕ) 4. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Ορισμός Επιτροπών Πιστοποίησης Έργου και Επιτροπών Παραλαβής προμηθειών Επικαιροποιημένο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα έργου Πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης έργου (ενημερωμένο) Έκθεση Πεπραγμένων 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Νόμος 3614/2007, άρθρο 21 παρ.2 και Π.Δ. 60/ Π.Δ. 118/2007, άρθρο Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Γεωπονικού Πανεπιστημίου Αθηνών 5. ΚΥΑ 679/ (ΦΕΚ 826/ , ΤΒ') Τροποποίηση και αντικατάσταση απόφασης με αρ. Β1/819 "Σύσταση Ειδικών Λογαρισμών για τη Χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας" ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 1

6 Δ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 6. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία ελέγχου προόδου έργου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Τήρηση Φακέλου Έργου 2. Ορισμός Επιτροπών Πιστοποίησης Έργου 3. Παρακολούθηση Έλεγχος προόδου έργου 4. Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων ΤΗΡΗΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ ΈΡΓΟΥ Ο Φάκελος Πράξης τηρείται σύμφωνα με τα οριζόμενα στη Δ ΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ Σύμφωνα με τα σχετικά οριζόμενα στο εγκεκριμένο ΣΔΕ και λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις του έργου, ο Υπεύθυνος Έργου/Υποέργων εισηγείται προς την Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ τη συγκρότηση Επιτροπής Πιστοποίησης και Επιτροπών Παραλαβής Προμηθειών όπου απαιτείται. Ο ορισμός της Επιτροπής Πιστοποίησης και της Επιτροπής Παραλαβής Προμηθειών πραγματοποιείται με σχετική απόφαση της Επιτροπής Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ, ενώ η εν λόγω απόφαση κοινοποιείται και στην Ομάδα Διαχείρισης Έργου 6.3. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΈΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΈΡΓΟΥ Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου παρακολουθεί και ελέγχει την τήρηση των χρονικών δεσμεύσεων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα του έργου, έτσι όπως αυτό αποτυπώνεται στο Σχέδιο Διαχείρισης Έργου, σε τακτική βάση. Προς τούτο η Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου μεριμνά για τη συλλογή στοιχείων προόδου των υποέργων για να ενημερώνει το Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Έργου. Στη περίπτωση συμβάσεων παροχής υπηρεσιών με φυσικά πρόσωπα που συνάπτονται στο πλαίσιο ενός υποέργου που εκτελείται με ίδια μέσα (αυτεπιστασία) ο έλεγχος προόδου γίνεται από τον Υπεύθυνο Έργου μέσω της υποβολής Έκθεσης Πεπραγμένων Συμβαλλομένων (βλ. Δ ). Επίσης, στοιχεία προόδου του Έργου, από πλευράς υλοποίησης οικονομικού αντικειμένου του έργου, διαβιβάζει στην Ομάδα Διαχείρισης και η Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης με ευθύνη του Υπευθύνου. Μέσω των στοιχείων προόδου που συλλέγονται, ενημερώνεται το Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Έργου, τα στοιχεία του οποίου αποτελούν εισροή για τη συμπλήρωση των Δελτίων Παρακολούθησης Πράξης και Υποέργου καθώς και των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Υποέργου. ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 2

7 Δ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 6.4. ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ Με ευθύνη της Ομάδας Διαχείρισης Έργου, ενημερώνεται το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα των εργασιών του έργου και επισημαίνονται τυχόν αποκλίσεις και ενδεχόμενοι κίνδυνοι μη τήρησης των χρονικών δεσμεύσεων εκ μέρους του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ, ως Δικαιούχου. Σε αυτήν την περίπτωση, η Ομάδα Διαχείρισης Έργου ενεργεί και συνεργάζεται με την Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη διαδικασία Δ04.03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". 7. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ - Υπεύθυνος Έργου/Υποέργων/Ομάδα Διαχείρισης Έργου Διαμόρφωση εισήγησης για τον ορισμό Επιτροπής Πιστοποίησης και της Επιτροπής Παραλαβής Προμηθειών Επεξεργασία στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου Έλεγχος προόδου έργου Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων - Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου Συλλογή στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου για την ενημέρωση της Πληροφοριακού Συστήματος Εσωτερικής Παρακολούθησης Έργου - Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης Διαβίβαση στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του οικονομικού αντικειμένου του έργου στην Ομάδα Διαχείρισης Έργου - Επιτροπή Ερευνών Ορισμός μελών Επιτροπής Πιστοποίησης και Επιτροπής Παραλαβής Προμηθειών 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ - - Αρχείο - ΕΚΘΕΣΗ ΠΕΠΡΑΓΜΕΝΩΝ Οδηγού ΕΛΚΕ - ΕΝΤΥΠΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΜΔΔ ΚΑΙ ΕΞΔΠΕ/Υ 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Βάση Δεδομένων παρακολούθησης Έργων (ACCESS). ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 3

8 Δ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Ορισμός Επιτροπών Πιστοποίησης Έργου Αντίγραφα εκτυπώσεων αναφορών πληροφοριακού συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης έργου Έκδοση (μήνας έτος) (ΜΔΔ και ΕΞΔΠΕ/Υ) ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 4

9 Δ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων ή προβλημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια υλοποίησης και μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή ολοκλήρωση του έργου και την επίτευξη των επιμέρους στόχων του και η λήψη των κατάλληλων και σύμφωνων με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο μέτρων για τη διαχείριση αυτών. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί το ΓΠΑ/ΕΛΚΕ. 3. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Έλεγχος προόδου φυσικού αντικειμένου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Εισήγηση ή και πρακτικά παραλαβής Επιτροπής Παραλαβής Έργου 4. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Τροποποίηση σύμβασης και ΤΔΕ/ΤΔΥ (εφόσον απαιτείται και επιτρέπεται) Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου (ΣΔΕ) 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, άρθρο 60 (α) 2. Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, άρθρο 15, (δ) 3. Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο , άρθρο 3 παρ.2 σημείο (ιδ), άρθρο 21 παρ.2 & 5 και άρθρο 25 παρ.1, 2 και3. 4. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ) 5. Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων 6. Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Γεωπονικού Πανεπιστημίου Αθηνών 7. ΚΥΑ 679/ (ΦΕΚ 826/ , ΤΒ') Τροποποίηση και αντικατάσταση απόφασης με αρ. Β1/819 "Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη Χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας" ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 1

10 Δ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ 6. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία διαχείρισης προβλημάτων και αλλαγών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Εντοπισμός προβλημάτων και αποκλίσεων Διαμόρφωση προτάσεων αντιμετώπισης 2. Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων. 3. Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης σύμβασης ή σχεδίου τροποποίησης της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα - Υποβολή για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή 4. Υπογραφή της τροποποιημένης σύμβασης ή έκδοση τροποποιημένης εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 5. Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή. 6.1.ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗΣ Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου ενημερώνεται από τον Υπεύθυνο Υποέργου για προβλήματα και αποκλίσεις που ενδεχομένως εμφανίζονται στη διάρκεια υλοποίησης του έργου και προβαίνει στην εκτίμηση των επιπτώσεων που πιθανόν θα έχουν σε αυτό ή και σε άλλα σχετιζόμενα με το συγκεκριμένο έργα. Στη συνέχεια, προσδιορίζονται οι κατάλληλες κατά περίπτωση λύσεις/διορθωτικές ενέργειες αντιμετώπισης των προβλημάτων. Τα ανωτέρω αποτυπώνονται στο ΤΕ : "Έντυπο προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους", το οποίο διαβιβάζεται στην Ομάδα Διαχείρισης Έργου σε συνεργασία με τη Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου. Σε περίπτωση που οι προτεινόμενες λύσεις/διορθωτικές ενέργειες δεν οδηγούν σε τροποποίηση ουσιωδών στοιχείων του έργου (τροποποίηση χρονοδιαγράμματος, φυσικού ή και οικονομικού αντικειμένου του έργου), ο Υπεύθυνος Έργου σε συνεργασία με την Μονάδα Στήριξης Έργων και το χειριστή της ΕΥΔ/ΕΠΕΑΕΚ αποφασίζει σχετικά με την έγκρισή τους και ενημερώνει την Ομάδα Διαχείρισης Έργου, καθώς τα στοιχεία αυτά αποτελούν εισροές στη διαδικασία Δ.04.01: "Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου" και στη διαδικασία Δ.04.02: "Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος". Εφ όσον τα προβλήματα/ αποκλίσεις που εντοπίζονται στο έργο οδηγούν υποχρεωτικά σε τροποποίηση χαρακτηριστικών του έργου, τότε μέσω του παραπάνω εντύπου εισηγείται ο Υπεύθυνος Έργου, μέσω της Μονάδας Στήριξης Έργων, σχετικά στην Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ, προκειμένου να γνωμοδοτήσει/αποφασίσει επί των προτεινόμενων ενεργειών μέτρων αντιμετώπισης των προβλημάτων. ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 2

11 Δ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ Σε περίπτωση που η απόφαση/γνωμοδότηση συνεπάγεται την τροποποίηση της σχετικής σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα ακολουθούν τα παρακάτω αναφερόμενα βήματα. Επισημαίνεται ότι δεν επιτρέπεται, σε καμία περίπτωση, η τροποποίηση ουσιωδών χαρακτηριστικών του έργου (π.χ. τροποποίηση φυσικού αντικειμένου που έχει ως συνέπεια την αλλαγή των στόχων και των αποτελεσμάτων του έργου, αύξηση οικονομικού αντικειμένου που δεν προβλέπεται στη σύμβαση, κλπ). Σε κάθε περίπτωση, τροποποίηση των συμβάσεων μπορεί να γίνει μόνον εφόσον δεν θίγει ουσιωδώς τον ανταγωνισμό ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Ή ΣΧΕΔΙΟΥ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΓΚΡΙΤΙΚΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΈΡΓΟΥ ΜΕ ΊΔΙΑ ΜΕΣΑ (ΑΥΤΕΠΙΣΤΑΣΙΑ - ΥΠΟΒΟΛΗ ΓΙΑ ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ ΓΝΩΜΗΣ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ) Εφόσον η τροποποίηση αφορά έργο που υλοποιείται με ίδια μέσα, οι παρακάτω προαναφερόμενες υποχρεώσεις αναλαμβάνονται από την Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου και η περιγραφή βήματος προσαρμόζεται ανάλογα. Σε περίπτωση που η Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ αποφασίσει την τροποποίηση της σύμβασης, ενημερώνει τη Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών Ανάθεσης και Διαχείρισης Συμβάσεων, προκειμένου αυτή να προβεί στις απαιτούμενες τροποποιήσεις, με τη συμμετοχή του Υπεύθυνου Έργου και τη συνδρομή του Υπεύθυνου Νομικής Υποστήριξης, εφόσον απαιτείται. Στη συνέχεια η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών Ανάθεσης και Διαχείρισης Συμβάσεων, καταρτίζει, υπό την ευθύνη του Υπευθύνου, φάκελο με το σχέδιο τροποποίησης της σύμβασης, τον οποίο υποβάλλει στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης. Μετά την εξέταση του φακέλου από τη Διαχειριστική Αρχή, με σχετικό έγγραφό της (προέγκριση τροποποίησης σύμβασης) διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει το ΓΠΑ/ΕΛΚΕ ή αρνητική γνώμη, προκειμένου η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών Ανάθεσης και Διαχείρισης Συμβάσεων να προχωρήσει στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες. Εφ όσον τροποποιούνται στοιχεία της απόφασης ένταξης, τροποποιείται η Απόφαση Ένταξης Πράξης και αναλόγως και το Τεχνικό Δελτίο Πράξης ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΜΕΝΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Ή ΈΚΔΟΣΗ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΜΕΝΗΣ ΕΓΚΡΙΤΙΚΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΈΡΓΟΥ ΜΕ ΊΔΙΑ ΜΕΣΑ ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 3

12 Δ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ Μετά τη σχετική προέγκριση της Διαχειριστικής Αρχής και με ευθύνη της Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών Ανάθεσης και Διαχείρισης Συμβάσεων υπογράφεται η νέα τροποποιημένη σύμβαση με τον ανάδοχο από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ. Η ως άνω τροποποιημένη σύμβαση κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου, στη Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου και στη Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης Αντίστοιχη διαδικασία ακολουθείται από Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου για την τροποποίηση της απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα, η έγκριση της οποίας πραγματοποιείται από την Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ ΣΥΝΤΑΞΗ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΔΕΛΤΙΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΟΥ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Σε συνέχεια των παραπάνω, ο Υπεύθυνος Υποέργου, με την υποστήριξη του Υπεύθυνου Έργου, αναλαμβάνει τη σύνταξη του τροποποιημένου ΤΔΥ. Το τροποποιημένο ΤΔΥ υποβάλλεται στη Διαχειριστική Αρχή, σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και συνοδευόμενο από αντίγραφο της αρμοδίως υπογεγραμμένης σύμβασης ή της νέας εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα. Τα παραπάνω στοιχεία (Τεχνικό Δελτίο Υποέργου και αντίγραφο της σύμβασης ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα) αποτελούν εισροές στη Διαδικασία Δ.04.01: "Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου" και στη Διαδικασία Δ.04.02: "Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος". 7. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ - Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου Αξιολόγηση προτεινομένων ενεργειών για την επίλυση των προβλημάτων Συμπλήρωση εντύπου προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους - Υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης προς την Ομάδα Διαχείρισης Έργου και την Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ για τη λήψη απαιτούμενων μέτρων Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα (αυτεπιστασία), προετοιμασία σχετικού φακέλου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης από τη (ΔΑ) - Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών Ανάθεσης και Διαχείρισης Συμβάσεων Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης σύμβασης, προετοιμασία σχετικού φακέλου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης από τη (ΔΑ) Κατάρτιση σχεδίου τροποποίησης απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα (αυτεπιστασία), προετοιμασία σχετικού φακέλου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης από τη (ΔΑ) ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 4

13 Δ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ - Νομικός Σύμβουλος ΕΛΚΕ Παροχή νομικής υποστήριξης στην προετοιμασία της τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα - Ομάδα Διαχείρισης Έργου Εντοπισμός και αξιολόγηση προβλημάτων/ αποκλίσεων Προσδιορισμός απαιτούμενων ενεργειών για την επίλυσή τους Ενημέρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και στοιχείων ελέγχου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος έργου - Υπεύθυνος Έργου Συμπλήρωση εντύπου προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους και υποβολή τεκμηριωμένης εισήγησης προς την Ομάδα Διαχείρισης Έργου και την Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ για τη λήψη απαιτούμενων μέτρων Υποβολή Τεχνικού Δελτίου Υποέργου στη Διαχειριστική Αρχή - Επιτροπή Ερευνών ΓΠΑ/ΕΛΚΕ Απόφαση / Γνωμοδότηση επί της προτεινόμενης τροποποίησης της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με Ίδια Μέσα Έγκριση νέας εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με Ίδια Μέσα - Νόμιμος εκπρόσωπος ΓΠΑ/ΕΛΚΕ Υπογραφή τροποποιημένης σύμβασης 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ ΤΕ ΤΕ Αρχείο Οδηγού ΕΛΚΕ Έντυπο προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους (εσωτερικό έντυπο) Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (ΤΔΥ) (εξωτερικό έντυπο) ΕΝΤΥΠΟ 3 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 5

14 Δ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΩΝ Συμπληρωμένα έντυπα προβλημάτων έργων και προτάσεων επίλυσής τους Αποφάσεις/γνωμοδοτήσεις της Επιτροπής Ερευνών του ΕΛΚΕ Φάκελος τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Προέγκριση τροποποίησης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Τροποποιημένη σύμβαση ή νέα εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Νέα (τροποποιημένη) Απόφαση Ένταξης Πράξης (εφ όσον απαιτείται) Νέο (τροποποιημένο) ΤΔΕ/ΤΔΥ, εφόσον απαιτείται ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 6

15 Δ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η πιστοποίηση και παραλαβή/απολογισμός του φυσικού αντικειμένου και η παραλαβή των αντίστοιχων παραδοτέων του έργου, σύμφωνα με τους όρους και τις προδιαγραφές της σύμβασης ή της εγκριτικής απόφασης εκτέλεσης έργου με ίδια μέσα. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί το ΓΠΑ/ΕΛΚΕ. 3. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Απόφαση Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση/εις ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα (αυτεπιστασία) Υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο (παραδοτέα του αναδόχου ή του έργου που υλοποιείται με ίδια μέσα-αυτεπιστασία) Έκθεση Πεπραγμένων 4. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Πρωτόκολλα παραλαβής (ή απόρριψης) έργου ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου, με βάση το μηχανισμό πιστοποίησης. Εγκεκριμένα Δελτία Πιστοποίησης. 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ 1. Π.Δ. 118/ Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο , άρθρο Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Γεωπονικού Πανεπιστημίου Αθηνών 4. ΚΥΑ 679/ (ΦΕΚ 826/ , ΤΒ') Τροποποίηση και αντικατάσταση απόφασης με αρ. Β1/819 "Σύσταση Ειδικών Λογαρισμών για τη Χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας" ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 1

16 Δ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ 6. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Παράδοση φυσικού αντικειμένου 2. Διενέργεια πιστοποίησης 3. Συνεδρίαση Επιτροπής Πιστοποίησης 4. Έλεγχος συμμόρφωσης 5. Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης / Άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης μηχανισμού πιστοποίησης 6.1. ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Ο ανάδοχος ή Υπεύθυνος Έργου υποχρεούται να παραδίδει το φυσικό αντικείμενο του έργου, τμηματικά ή στο σύνολό του, σύμφωνα με τους όρους, τις προδιαγραφές και τις προθεσμίες παράδοσης που ορίζει η σύμβαση ή η εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη σχετική σύμβαση, η Επιτροπή Παραλαβής ελέγχει/παραλαμβάνει το υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο ως προς την ποσότητα, την ποιότητα και τις προθεσμίες παράδοσης,. Ανάλογα με τη φύση του έργου και τα σχετικά παραδοτέα και εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά από τη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα (αυτεπιστασία), η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου μπορεί να λάβει μία από τις παρακάτω μορφές ή να αποτελέσει συνδυασμό τους: Διοικητική πιστοποίηση (επαλήθευση): Η διοικητική πιστοποίηση συνίσταται στην εξέταση όλων των αποδεικτικών στοιχείων τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου που υποβάλλονται από τον ανάδοχο ή τον Υπεύθυνο Υποέργου στην περίπτωση εγκριτικής απόφασης υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα (αυτεπιστασία), στο πλαίσιο των υποχρεώσεών τους και σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σχετική σύμβαση ή εγκριτική απόφαση. Η διοικητική πιστοποίηση εφαρμόζεται κυρίως στις περιπτώσεις έργων, το φυσικό αντικείμενο των οποίων μπορεί να πιστοποιηθεί στη βάση εγγράφων και αποδεικτικών στοιχείων, χωρίς να απαιτείται επιτόπου επίσκεψη της Επιτροπής. Επιτόπια επαλήθευση: Εφόσον η φύση του έργου ή η σχετική σύμβαση ή η εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου το επιβάλουν ή εφόσον κρίνεται σκόπιμο από τα μέλη της αρμόδιας Επιτροπής Πιστοποίησης, η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου πραγματοποιείται στο πλαίσιο αυτοψίας στους χώρους υλοποίησης του έργου. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή Πιστοποίησης προγραμματίζει επίσκεψη στο έργο, σύμφωνα με τις οριζόμενες στη σύμβαση ή την εγκριτική απόφαση υλοποίησης του έργου με ίδια μέσα (αυτεπιστασία) ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 2

17 Δ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ προθεσμίες παράδοσης του φυσικού αντικειμένου ή και με βάση τα στοιχεία προόδου του έργου (βλ. Δ.04.02: "Έλεγχος προόδου έργου Παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος"). Η επίσκεψη πραγματοποιείται μετά τη γνωστοποίηση από τον ανάδοχο ή τον Υπεύθυνο Υποέργου για την ολοκλήρωση μέρους ή του συνόλου του έργου. Στο πλαίσιο της αυτοψίας, η Επιτροπή Πιστοποίησης διαπιστώνει το βαθμό προόδου του έργου και τη συμφωνία της πραγματικής υλοποίησης με τα αντίστοιχα δηλωθέντα στοιχεία προόδου του έργου, τη νομιμότητα και κανονικότητα της εκτέλεσης του έργου, καθώς και την τήρηση όλων των λοιπών υποχρεώσεων του αναδόχου σε σχέση με το υλοποιούμενο έργο. Επίσης λαμβάνει εικόνα για τυχόν προβλήματα που προκύπτουν κατά την υλοποίηση του έργου, προκειμένου να προτείνει εφικτές και αποτελεσματικές λύσεις, στο πλαίσιο της διαδικασίας Δ.04.03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". Στην περίπτωση συμβάσεων παροχής υπηρεσιών με φυσικά πρόσωπα που συνάπτονται στο πλαίσιο ενός υποέργου που εκτελείται με ίδια μέσα (αυτεπιστασία), η πιστοποίηση του Φυσικού Αντικειμένου γίνεται με την υποβολή έκθεσης πεπραγμένων από τον ανάδοχο της σύμβασης προς τον Υπεύθυνο του Υποέργου στην οποία αναφέρονται αναλυτικά: - Τα Πακέτα Εργασίας στα οποία συμμετείχε σύμφωνα με το εγκεκριμένο ΤΔΥ της Πράξης και/ή τις δραστηριότητες που ολοκλήρωσε - Τα αντίστοιχα παραδοτέα - Τη χρονική διάρκεια απασχόλησής του για το πακέτο εργασίας - Το κόστος του παρεχόμενου Έργου Η υποβολή της Έκθεσης Πεπραγμένων γίνεται με την ολοκλήρωση του Πακέτου Εργασίας ή γενικότερα του Έργου που έχει αναλάβει κάθε συμβαλλόμενος στο πλαίσιο του εκάστοτε Υποέργου. Μετά την υποβολή της Έκθεσης Πεπραγμένων ο Υπεύθυνος του Υποέργου συντάσσει Δελτίο Πιστοποίησης παρεχόμενου Έργου ανά Πακέτο Εργασίας (ή για το Έργο για περιπτώσεις που δεν περιγράφονται συγκεκριμένα Π.Ε. στο Τεχνικό Δελτίο Υποέργου) ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Μετά την ολοκλήρωση της διοικητικής ή επιτόπιας εξέτασης του φυσικού αντικειμένου, η Επιτροπή Πιστοποίησης συνεδριάζει προκειμένου να αξιολογήσει τα σχετικά ευρήματα. Σε περίπτωση που διαπιστωθούν ελλείψεις, η Επιτροπή μπορεί να προτείνει διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες εντός των χρονικών ορίων και σύμφωνα με τις διαδικασίες που ορίζονται στη σύμβαση. Σε αυτή την περίπτωση, η Επιτροπή Πιστοποίησης συντάσσει και αποστέλλει στον ανάδοχο σχετική επιστολή, που περιγράφονται με σαφήνεια οι συστάσεις της. Στις περιπτώσεις σημαντικών αποκλίσεων ή παραλείψεων που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή και ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 3

18 Δ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ αποδοτική υλοποίηση του έργου, ακολουθείται η διαδικασία Δ.04.03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". Το σύνολο των προαναφερόμενων στοιχείων, εξετάζονται κατά τη συνεδρίαση της Επιτροπής Πιστοποίησης του έργου. Για την περίπτωση των έργων που υλοποιούνται με ίδια μέσα (αυτεπιστασία) ο Υπεύθυνος του Υποέργου υποβάλει το Δελτίο Πιστοποίησης που συνέταξε κατά το προηγούμενο βήμα στην Επιτροπή Πιστοποίησης και τον Υπεύθυνο Έργου προς υπογραφή ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Η Μονάδα Στήριξης Έργων σε συνεργασία με τα μέλη της Επιτροπής Πιστοποίησης είναι υπεύθυνη για την παρακολούθηση και τον έλεγχο συμμόρφωσης του αναδόχου ή του Υπεύθυνου Υποέργου (στην περίπτωση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα (αυτεπιστασίας)) με τις συστάσεις τους. Ο βαθμός συμμόρφωσης με τις συστάσεις ελέγχεται τόσο ως προς την ποιότητα όσο και ως προς το χρόνο, όπως αυτά ορίζονται στη σχετική επιστολή της Επιτροπής ΣΥΝΤΑΞΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Ή ΑΠΟΡΡΙΨΗΣ / ΆΛΛΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Η διαδικασία πιστοποίησης, τμήματος ή του συνόλου, του φυσικού αντικειμένου του έργου ολοκληρώνεται με τη σύνταξη Πρωτοκόλλου από την αρμόδια Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής και την υποβολή του προς έγκριση στην Επιτροπή Ερευνών από τη Μονάδα Στήριξης Έργων. Ανάλογα με τα ευρήματα της Επιτροπής, το Πρωτόκολλο μπορεί να είναι: 1. Πρωτόκολλο Παραλαβής: Συντάσσεται στις περιπτώσεις που η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής δεν διαπιστώσει σοβαρές ελλείψεις ή αποκλίσεις από τις οριζόμενες, στη σύμβαση προδιαγραφές και κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου και στη Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου προκειμένου, αφού εγκριθεί από την Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ, να δρομολογηθούν οι διαδικασίες καταβολής της αναλογούσας πληρωμής στον ανάδοχο. 2. Πρωτόκολλο Απόρριψης: Συντάσσεται στις περιπτώσεις σοβαρών αποκλίσεων από τα οριζόμενα στη σύμβαση τεχνικά, λειτουργικά και λοιπά χαρακτηριστικά του φυσικού αντικειμένου του έργου και περιλαμβάνει επαρκή τεκμηρίωση της απόρριψης. Κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου και στη Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου προκειμένου, μετά την έγκριση της Επιτροπής Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ, να προχωρήσουν οι σχετικές διαδικασίες, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο θεσμικό πλαίσιο και τους συμβατικούς όρους. Η Μονάδα Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου ενεργοποιεί τη διαδικασία Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών". Το Πρωτόκολλο (παραλαβής ή απόρριψης) εγκρίνεται από την Επιτροπή Ερευνών του ΓΠΑ/ΕΛΚΕ. ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 4

19 Δ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Η διαδικασία πιστοποίησης, τμήματος ή του συνόλου του φυσικού αντικειμένου του έργου που υλοποιείται με Ίδια Μέσα, ολοκληρώνεται με την έγκριση ή απόρριψη των Δελτίων Πιστοποίησης από την Επιτροπή Πιστοποίησης και τη σύνταξη σχετικού Πρακτικού από το αρμόδιο όργανο του Ιδρύματος (Γ.Σ., Γ.Σ.Ε.Σ., Ε.Δ.Ε., Πρυτανικό Συμβούλιο) Το σχετικό πρακτικό με συνημμένα τα Δελτία Πιστοποίησης διαβιβάζεται στην Επιτροπή Ερευνών προς έγκριση ή απόρριψη της ολοκλήρωσης του Φυσικού και Οικονομικού Αντικειμένου του Έργου. Η Επιτροπή Ερευνών ΓΠΑ/ΕΛΚΕ εκδίδει σχετική απόφαση. Τα στοιχεία τεκμηρίωσης της διενεργηθείσας πιστοποίησης αποτελούν και σε αυτή την περίπτωση εισροή για την πληρωμή των δαπανών του έργου, αλλά και για την ενεργοποίηση της διαδικασίας Δ.04.03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών", σε περίπτωση διαπίστωσης προβλημάτων και δυσχερειών επί της υλοποίησης του έργου. 8. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ - Επιτροπή Πιστοποίησης Έργου/ Επιτροπή Παραλαβής Προμηθειών - Διενέργεια πιστοποίησης (διοικητική ή και επιτόπια επαλήθευση) υλοποιηθέντος φυσικού αντικειμένου έργου - Διατύπωση συστάσεων - Έλεγχος συμμόρφωσης - Έκδοση Πρωτοκόλλου Παραλαβής ή Απόρριψης Έργου/ άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης Φυσικού Αντικειμένου - Ενημέρωση Υπεύθυνου Έργου και της Μονάδας Στήριξης Έργων Κοινοτικού Πλαισίου - Μονάδα Στήριξης Έργων - Συντονισμός ενεργειών που αφορούν στον έλεγχο συμμόρφωσης και την τεκμηρίωση του μηχανισμού πιστοποίησης. - Υπεύθυνος Υποέργου - Παραλαβή έκθεσης Πεπραγμένων από τον συμβαλλόμενο - Σύνταξη Δελτίου Πιστοποίησης παρεχόμενου Έργου ανά Πακέτο Εργασίας (ή Έργο για τις περιπτώσεις που δεν περιγράφονται συγκεκριμένα Πακέτα Εργασίας στο Τεχνικό Δελτίο Υποέργου) - Υποβολή Δελτίου Πιστοποίησης στην Επιτροπή Πιστοποίησης - Υπεύθυνος Έργου - Υπογραφή Δελτίου Πιστοποίησης - Φύλαξη Δελτίων Πιστοποίησης ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 5

20 Δ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ - Επιτροπή Ερευνών ΓΠΑ/ΕΛΚΕ Έκδοση Απόφασης Έγκρισης / Απόρριψης ολοκλήρωσης Έργου - Αρμόδια όργανα (Γ.Σ., Γ.Σ.Ε.Σ., Ε.Δ.Ε., Πρυτανικό Συμβούλιο) του ΓΠΑ Έγκριση Δελτίου Πιστοποίησης 9. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ Αρχείο Οδηγών ΕΛΚΕ - ΕΝΤΥΠΟ 18 ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΚΑΙ ΚΑΛΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ (επιτροπή) - ΕΝΤΥΠΟ 18A ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΚΑΙ ΚΑΛΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ (επιστ. υπεύθυνος) - ΕΚΘΕΣΗ ΠΕΠΡΑΓΜΕΝΩΝ - ΔΕΛΤΙΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Βάση Δεδομένων παρακολούθησης Έργων 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Παραδοτέο φυσικό αντικείμενο (ανάλογα με τη φύση του έργου) και έγγραφα παράδοσης / απολογισμού του Έγγραφα συστάσεων προς τον ανάδοχο ή τον Υπεύθυνο Υποέργου Πρακτικά αρμόδιων οργάνων Ιδρύματος Πρακτικό Επιτροπής Ερευνών ΓΠΑ/ΕΛΚΕ Έκθεση Πεπραγμένων Δελτίο Πιστοποίησης ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ / ΕΛΚΕ 6