ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από 8 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της επικοινωνίας με τη και της ενημέρωσης της κατά τη διάρκεια όλων των σταδίων υλοποίησης των έργων, μέσω της διαβίβασης των απαιτούμενων και ορθά συμπληρωμένων εγγράφων και αναφορών. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ (και προσαρμόζεται αναλόγως στις απαιτήσεις του κάθε φορέα χρηματοδότησης). 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Απόφαση Ένταξης Πράξης ή αντίστοιχο έγγραφο άλλου φορέα χρηματοδότησης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης ή αντίστοιχο έγγραφο άλλου φορέα χρηματοδότησης Τεχνικό Δελτίο Πράξης ή αντίστοιχο έντυπο άλλου φορέα χρηματοδότησης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου ή αντίστοιχο έντυπο άλλου φορέα χρηματοδότησης Στοιχεία προόδου του έργου Αλληλογραφία με για υποβολή έκτακτων αναφορών 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Τακτικές ή έκτακτες αναφορές προς τη Δελτία Παρακολούθησης Προόδου Πράξης και Υποέργου Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου

2 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από 8 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο », άρθρο 3 παρ.2 σημείο (γ), (θ) και άρθρο 21 παρ. 2 και 3. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ) Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Υπουργική απόφαση 679/ , ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός Διαχείρισης και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/ , τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/ , τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/ , τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.» ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Απόφαση της 9ης/ συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ.

3 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από 8 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία επικοινωνίας και ενημέρωσης Διαχειριστικής περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Διαχείριση επικοινωνίας με τη 2. Σύνταξη και υποβολή δελτίων και αναφορών έργου 3. Κάλυψη έκτακτων αναγκών ενημέρωσης και επικοινωνίας ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΜΕ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Την ευθύνη διαμόρφωσης οδηγιών για τον τρόπο διαχείρισης της επικοινωνίας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ με τη, λαμβάνοντας υπόψη τις σχετικές υποχρεώσεις που απορρέουν από την Απόφαση Ένταξης της πράξης, το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης και το Σύστημα Διαχείρισης του Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ, την έχει ο Πρόεδρος της ΕΔΕΛ. Σχετική εισήγηση προς τον Πρόεδρο της ΕΔΕΛ μπορεί να γίνει από τον Υπεύθυνο Έργου. Οι οδηγίες αφορούν ειδικότερα στα ακόλουθα: Διαχείριση εισερχόμενης αλληλογραφίας έργου. Η εισερχόμενη αλληλογραφία πρωτοκολλείται κατ αρχήν στο πρωτόκολλο της Γραμματείας του ΕΛΚΕ, και κατόπιν σχετικού χαρακτηρισμού του Προέδρου της ΕΔΕΛ διανέμεται, με ευθύνη της Γραμματείας του ΕΛΚΕ, στον Υπεύθυνο Έργου και τα μέλη του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, καθώς και στους εμπλεκομένους Υπευθύνους Υποέργων και μέλη Οργάνων Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργων (ή άλλων οργάνων και μονάδων του ΕΛΚΕ τους οποίους κρίνεται ότι αφορά το έγγραφο). Επίσης αντίγραφο του εγγράφου καταχωρείται στο φάκελο του έργου και των σχετικών υποέργων. Ο Πρόεδρος της ΕΔΕΛ με δική του πρωτοβουλία, ή ενδεχόμενως κατόπιν σχετικής εισήγησης του Υπευθύνου Έργου, μεριμνά για τη διαμόρφωση συμπληρωματικών ειδικών οδηγιών εάν οι ανάγκες του έργου ή οι απαιτήσεις της Διαχειριστικής Αρχής το επιβάλουν. Διαχείριση εξερχόμενης αλληλογραφίας έργου. Η μορφοποίηση, η σύνταξη και ο προσδιορισμός του/ων αποδέκτη/ών εξερχομένων εγγράφων είναι ευθύνη του Υπευθύνου Έργου ή/και των Υπευθύνων Υποέργων για θέματα που άπτονται συγκεκριμένων υποέργων. Όλα τα εξερχόμενα έγγραφα πρωτοκολλούνται στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ και διαβιβάζονται προς τους αποδέκτες με ευθύνη της Γραμματείας του ΕΛΚΕ. Σε περίπτωση εγγράφων που απευθύνονται σε αποδέκτες εκτός ΤΕΙ-Χ, η διαβίβαση γίνεται με διαβιβαστικό έγγραφο του Προέδρου

4 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από 8 της ΕΔΕΛ ή του Προϊσταμένου Γραμματείας ΕΛΚΕ. Αντίγραφο των εγγράφων διατηρείται στο φάκελο του έργου και των υποέργων. Για τα εξερχόμενα έγγραφα ενημερώνονται επίσης τα μέλη των Οργάνων Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου και Υποέργων (ή άλλων οργάνων και μονάδων του ΕΛΚΕ τους οποίους κρίνεται ότι αφορά το έγγραφο). Ο Πρόεδρος της ΕΔΕΛ με δική του πρωτοβουλία, ή ενδεχόμενως κατόπιν σχετικής εισήγησης του Υπευθύνου Έργου, μεριμνά για τη διαμόρφωση συμπληρωματικών ειδικών οδηγιών εάν οι ανάγκες του έργου ή οι απαιτήσεις της Διαχειριστικής Αρχής το επιβάλουν. Διαχείριση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας έργου. Η ηλεκτρονική αλληλογραφία, ανεξαρτήτως του αρχικού παραλήπτη της, οφείλει να κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Έργου και τα μέλη του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, καθώς και στους εμπλεκόμενους Υπευθύνους Υποέργων και μέλη Οργάνων Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργων (ή άλλων οργάνων και μονάδων του ΕΛΚΕ τους οποίους κρίνεται ότι αφορά το έγγραφο). Η ηλεκτρονική αλληλογραφία του έργου διαχωρίζεται σε εισερχόμενη και εξερχόμενη και φυλάσσεται σε κατάλληλους φακέλους σε ηλεκτρονικό υπολογιστή της Γραμματείας του ΕΛΚΕ. Επίσης, εκτύπωση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας φυλάσσεται στο φάκελο του έργου και του υποέργου. Ο Πρόεδρος της ΕΔΕΛ με δική του πρωτοβουλία, ή ενδεχομένως κατόπιν σχετικής εισήγησης του Υπευθύνου Έργου, μεριμνά για τη διαμόρφωση συμπληρωματικών ειδικών οδηγιών εάν οι ανάγκες του έργου ή οι απαιτήσεις της Διαχειριστικής Αρχής το επιβάλουν ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΔΕΛΤΙΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΕΡΓΟΥ Η ενημέρωση της Διαχειριστικής Αρχής για την πρόοδο υλοποίησης του έργου πραγματοποιείται μέσω των τυποποιημένων Δελτίων Παρακολούθησης Προόδου της Πράξης και των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Υποέργου που υποβάλλονται από τον ΕΛΚΕ, σύμφωνα με συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα που προκύπτει από την Απόφαση Ένταξης Πράξης και το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης και ενσωματώνεται στο Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου. Ο Υπεύθυνος Έργου και οι Υπεύθυνοι Υποέργων μεριμνούν για την ορθή συμπλήρωση και την έγκαιρη υποβολή των δελτίων και αναφορών του Έργου και των Υποέργων ως ακολούθως:

5 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από 8 Σύνταξη δελτίου/αναφοράς: Οι υπεύθυνοι έργου/υποέργων, με την υποστήριξη των μελών του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου ή Υποέργων, συμπληρώνουν τα δελτία/αναφορές εντός των προβλεπόμενων χρονικών ορίων. Η συμπλήρωση του Δελτίου Παρακολούθησης Προόδου Πράξης/Υποέργου (Έντυπο -Ε-01) υποστηρίζεται από τα στοιχεία που συλλέγονται κατά τη διαδικασία Δ4-02: "Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος", συμπεριλαμβανομένων αυτών του Πληροφοριακού Συστήματος Εσωτερικής Παρακολούθησης Έργου, τα στοιχεία του οποίου αποτελούν, εισροή για τη συμπλήρωση των Δελτίων. Αντίστοιχη διαδικασία ακολουθείται και για τα Μηνιαία Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου (Έντυπο -Ε-02), τα στοιχεία για τη συμπλήρωση των οποίων διαβιβάζονται στα Όργανα Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου και Υποέργων από τη Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ, με την ευθύνη του Υπεύθυνου Οικονομικής Διαχείρισης. Κατά τον ίδιο τρόπο, διαβιβάζονται και τα αντίγραφα παραστατικών δαπανών ή λογιστικών καταστάσεων, ή εντύπων κίνησης τραπεζικών λογαριασμών extrait, κλπ, τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν υποχρεωτικά τα Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου. Έλεγχος δελτίου/αναφοράς: Ο Υπεύθυνος Έργου και οι Υπεύθυνοι Υποέργων εξετάζουν τα συμπληρωμένα δελτία/αναφορές ως προς την ορθότητα και πληρότητα του περιεχομένου και προβαίνουν σε διορθώσεις βελτιώσεις, όπου απαιτούνται. Υποβολή δελτίου/αναφοράς: Ο Υπεύθυνος Έργου, ο οποίος έχει την τελική ευθύνη σύνταξης και υπογραφής του δελτίου/αναφοράς, μεριμνά για την έγκαιρη υποβολή του εκάστοτε δελτίου/ αναφοράς, σε έντυπη ή και ηλεκτρονική μορφή, προς τη. Σημειώνεται ότι τα τμήματα των εκάστοτε δελτίων/αναφορών που αφορούν συγκεκριμένα υποέργα συνυπογράφονται από τους Υπευθύνους των αντίστοιχων υποέργων ΚΑΛΥΨΗ ΕΚΤΑΚΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Η μπορεί να αιτείται ενημέρωσης, με τη μορφή έκτακτων αναφορών ή και απλής προφορικής ενημέρωσης, σχετικά με την πρόοδο υλοποίησης του έργου και τυχόν προβλήματα ή αποκλίσεις που προκύπτουν κατά την υλοποίησή

6 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 6 από 8 του, σε όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Ο Υπεύθυνος Έργου, οι Υπεύθυνοι Υποέργων και τα μέλη των Οργάνων Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργων και Υποέργων, ανάλογα με το ρόλο και την αρμοδιότητα του καθενός, ανταποκρίνονται έγκαιρα σε οποιαδήποτε πρόσθετη ή έκτακτη ανάγκη ενημέρωσης με την παροχή ορθών και επίκαιρων στοιχείων προόδου του έργου, σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες ενημέρωσης (π.χ. επίτευξη δεικτών, πρόοδος φυσικού/ οικονομικού αντικειμένου, διαχείριση συγκεκριμένων προβλημάτων κλπ.). Αντίστοιχη διαθεσιμότητα, με το συντονισμό του Υπευθύνου Έργου, επιδεικνύει επίσης και η Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ, στο πλαίσιο των επιτόπιων επαληθεύσεων του έργου εκ μέρους της Διαχειριστικής Αρχής. 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Οδηγίες διαχείρισης επικοινωνίας με τη (αν απαιτείται) Δ4-02 :Έλεγχος Προόδου Έργου Εισερχόμενη αλληλογραφία έργου από τη Διαχειριστική Αρχή Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Φάκελος έργου / υποέργου Εξερχόμενη αλληλογραφία έργου προς τη Ηλεκτρονική αλληλογραφία έργου (εκτυπώσεις) μεταξύ ΕΛΚΕ και ς Πρόεδρος ΕΔΕΛ (με ενδεχόμενη εισήγηση Υπεύθυνου Έργου) Σύνταξη ειδικών οδηγιών διαχείρισης επικοινωνίας με τη (αν απαιτείται) Δελτία Παρακολούθησης Πράξης Δελτία Παρακολούθησης Υποέργου Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου Υποστήριξη του Υπεύθυνου Έργου/Υποέργου στη συμπλήρωση των δελτίων / αναφορών προς τη Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης/ Υποέργου -Ε-01 Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου και συνοδευτικά αυτών Έκτακτες αναφορές προς τη Υπεύθυνος Έργου/Υποέργου Σύνταξη και υποβολή δελτίων / αναφορών προς τη Διαχειριστική Αρχή Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης Διαβίβαση στο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου των απαιτούμενων στοιχείων και εγγράφων για τη συμπλήρωση και υποβολή των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Υποέργου Δελτίο Δήλωσης Δαπανών Υποέργου -Ε-02 Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Εργου Τέλος διαδικασίας Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου Συγκέντρωση των απαιτούμενων στοιχείων και εγγράφων για την τακτική και έκτακτη ενημέρωση της Διαχειριστικής Αρχής

7 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 7 από 8 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Πρόεδρος ΕΔΕΛ - Διαμόρφωση οδηγιών διαχείρισης επικοινωνίας με τη Υπεύθυνος Έργου - Εισήγηση για ειδικές οδηγίες διαχείρισης επικοινωνίας με τη Διαχειριστική Αρχή - Σύνταξη και υποβολή δελτίων / αναφορών προς τη - Συντονισμός της επικοινωνίας του ΕΛΚΕ με τη Υπεύθυνος Υποέργου - Σύνταξη και υποβολή δελτίων / αναφορών προς τη Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου της Γραμματείας του ΕΛΚΕ - Υποστήριξη του Υπεύθυνου Έργου/Υποέργου στη συμπλήρωση των δελτίων / αναφορών προς τη - Συμμετοχή στη διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας του ΕΛΚΕ με τη, ανάλογα με το ρόλο και τις αρμοδιότητες κάθε μέλους - Συμμετοχή στην επικοινωνία του ΕΛΚΕ με τη και στην, κατά περίπτωση, ενημέρωσή του. - Συγκέντρωση των απαιτούμενων στοιχείων και εγγράφων για την τακτική και έκτακτη ενημέρωση της Διαχειριστικής Αρχής, συμπεριλαμβανομένων των αποτελεσμάτων των διοικητικών και επιτόπιων επαληθεύσεων του έργου/υποέργου. Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ - Διαβίβαση στα Όργανα Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου και Υποέργων των απαιτούμενων στοιχείων και εγγράφων για τη συμπλήρωση και υποβολή των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Υποέργου ή και για οποιαδήποτε ανάγκη παροχής οικονομικών στοιχείων προς τη.

8 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 8 από ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 -Ε-02 Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης/ Υποέργου (εξωτερικό έντυπο) Δελτίο Δήλωσης Δαπανών Υποέργου (εξωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Πληροφοριακό Σύστημα Παρακολούθησης Έργων ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές Γραμματείας ΕΛΚΕ 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου /υποέργου Ειδικές οδηγίες διαχείρισης επικοινωνίας με τη (αν απαιτείται) Εισερχόμενη αλληλογραφία έργου από τη Εξερχόμενη αλληλογραφία έργου με τη Ηλεκτρονική αλληλογραφία έργου (εκτυπώσεις) μεταξύ ΕΛΚΕ και ς Δελτία Παρακολούθησης Πράξης Δελτία Παρακολούθησης Υποέργου Δελτία Δήλωσης Δαπανών Υποέργου και συνοδευτικά αυτών Έκτακτες αναφορές προς τη