Οι επόμενες διαφάνειες παρουσιάζουν τη χρήση ενός corporate portal που χρησιμοποιείται μέσω του intranet της εταιρίας Livelink, που δραστοποιείται στους τομείς των τηλεπικοινωνιών και των πετροχημικών. Η Livelink είναι μια πολυεθνική με δεκάδες business units και εκατοντάδες εργαζόμενους γνώσης. Διαθέτει ένα παγκόσμιο intranet και επίσης ένα extranet που την ενώνει με τις εκατοντάδες των επιχειρηματικών εταίρων της. Θα δούμε ένα παράδειγμα ενός συγκεκριμένου business unit: της Telcom Inc, μιας παγκόσμιας εταιρία κατασκευής κινητών συσκευών. Θα δούμε πόσο εύκολο είναι να σχηματίζονται δυναμικά ιδεατές ομάδες εργαζομένων που να συμμετέχουν σε πολύπλοκες συζητήσεις, να διεκπεραιώνουν εργασίες, να παρακολουθούν ροές εργασίας, να κατασκευάζουν και να διαχειρίζονται πολύπλοκα έγγραφα, να δημοσιεύουν άρθρα με νέα, και να ανακτούν σχετικές πληροφορίες με χρήση εργαλείων αναζήτησης και σύνταξης αναφορών. 1
Η Robin Coe λαμβάνει μια αυτόματη αναφορά... Στις 8:42 πμ, η Robin, διευθύντρια της διεύθυνσης Κινητών Επικοινωνιών, κοιτάζει τα emails της. Βλέπει μια αυτόματη ειδοποίηση που την ενημερώνει πως μια σειρά από προγραμματισμένες εργασίες είναι καθυστερημένες σε σχέση με το αρχικό χρονοδιάγραμμα. 2
Η Robin Coe μπαίνει στο corporate portal που υπάρχει στο intranet της εταιρίας της. Ξέρει πως θα βρει εκεί όλα τα σχετικά με το πρόβλημα στοιχεία. 3
Η Robin Coe βλέπει την αρχική σελίδα όπου όλοι όλοι οι εργαζόμενοι δημοσιεύουν αλλά και αναζητούν οτιδήποτε έχει σχέση με την εταιρία. Το portal παρουσιάζει τρεις απόψεις: Enterprise, Personal και Project ώστε η παρουσίαση να γίνεται με μια σειρά από τρόπους. Γνωρίζει πως πρέπει να βρει ποιο είναι το πρόβλημα με το έργο της, και πως ο πιο γρήγορος τρόπος είναι να φτιάξει ένα LiveReport. Επιλέγει το Resource Center, που είναι διαθέσιμος φάκελος μόνο για τα υψηλόβαθμα στελέχη. 4
Livelink LiveReports Ο φάκελος περιέχει μια σειρά από αναφορές. Αυτές δίνουν μια εποπτεία στη γνώση, τις ενέργειες και τις δράσεις όλης της εταιρίας. Η διαχείριση γνώσης είναι ένα μεγάλο πρόβλημα για κάθε επιχείρηση. Η γνώση μπορεί να έχει τη μορφή αναφορών, έργων, συζητήσεων, εγγράφων και ενεργειών. Ο στόχος είναι όλη η γνώση να είναι διαθέσιμη και προσπελάσιμη από όλους. 5
Ως διευθύντρια, η Robin Coe έχει πλήρη πρόσβαση. 6
Συζητήσεις... Η Robin ψάχνει για σχετικές συζητήσεις με την παράδοση του XJB Car Phone Kit. Επιλέγει να δει τις τρέχουσες συζητήσεις. 7
Η Robin Coe βλέπει όλες τις συζητήσεις. 8
Λόγος καθυστέρησης... Διαβάζοντας εντοπίζει πως το πρόβλημα είναι στα πλαστικά καλύματα τα οποία χαλάνε όταν βρεθούν με νερό ή λάδι. Κανείς στην ομάδα δεν έχει σχετική εμπειρία. Είναι φανερό πως πρέπει να βρει κάποιον με σχετική εμπειρία αλλά δεν έχει χρόνο να βρει κάποιον στην αγορά. Πρέπει να βρει κάποιον με σχετική εμπειρία από την εταιρία! 9
Το portal της δίνει τη δυνατότητα να ψάξει σε όλη την εταιρία (ή και στο διαδίκτυο) για οτιδήποτε θέλει. Άρα συμπληρώνει αυτό ακριβώς που χρειάζεται. 10
Αποτελέσματα Αναζήτησης... Τα αποτελέσματα παρουάζονται ανάλογα με το βαθμό σχετικότητας τους. Παρουσιάζονται πληροφορίες και σύνδεσμοι. Η Robin εύκολα εντοπίζει σχετικούς σύνδεσμους. 11
Εύρεση χρήστη με σχετικές δεξιότητες... Φάνηκε πως ο χρήστης με κωδικό TDavis έχει στο παρελθόν επωμιστεί την εύρεση ενός σχετικού πλαστικού για ένα διαφορετικό προϊόν. Άρα έχει σχετική εμπειρία. Η Robin τον θέλει στην ομάδα της και για το λόγο αυτό πάει στο Mobile Communications Project Workspace. 12
Mobile Communications Project Workspace... Κάθε έργο έχει το δικό του χώρο όπου φυλάγονται όλες οι σχετικές πληροφορίες. Τα χρονοδιαγράμμτα, οι αναφορές, οι συζητήσεις κλπ. Η Robin θέλει ο Υπεύθυνος του Έργου Pat Miller να προσθέσει τον TDavis στην ομάδα που δουλεύει στο έργο βxjb Car Phone Kit. Για το σκοπό αυτό δημιουργεί μια σχετική Ενέργεια Έργου (task). 13
Εργασίες... Η λίστα εργασιών της διεύθυνσης παρουσιάζεται με έναν αριθμό από ολοκληρωμένες και ημιτελείς εργασίες. Για κάθε εργασία παρουσιάζονται ο υπεύθυνος, η προθεσμία, η προτεραιότητα, η κατάσταση κλπ. Για να προσθέσει τον TDavis στο έργο XJB Car Phone Kit, επιλέγει το Task -> Add New Item. 14
Προσθήκη νέας Εργασίας... Η Robin συμπληρώνει τα στοιχεία, όπως σε ποιόν ανατίθεται η εργασία, την προθεσμία κλπ. Το Livelink επιτρέπει την γρήγορη και εύκολη δημιουργία ιδεατών (virtual) ομάδων από όλα τα τμήματα της εταιρίας. 15
Ο Pat Millar κάνει log in στο Livelink... 9:02 πμ. Ο Pat φτάνει στη δουλειά του και μπαίνει στο Livelink μέσω ασφαλούς σύνδεσης. 16
Προσωπικός Χώρος Μια ασφαλής, Προσωπική Περιοχή... Μόλις μπαίνει στο σύστημα, ο Pat βλέπει τον προσωπικό του χώρο, ο οποίος είναι πλήρως εξατομικευμένος. 17
ΗΛίστα Εργασιών του Pat Millar... Βλέποντας τις εργασίες του, ο Pat βλέπει μια εργασία υψηλής προτεραιότητας από την Robin Cue, το αφεντικό του. Με το πάτημα ενός κουμπιού, βλέπει όλες τις λεπτομέρειες της εργασίας. 18
Λεπτομέρειες Νέας Εργασίας... Ο Pat βλέπει της λεπτομέρειες της εργασίας. Θα πρέπει να συμπεριλάβει τον TDavis στο έργο XJB car Phone Kit αφού φαίνεται πως αυτός έχει σημαντική εμπειρία στα πλαστικά. Αυτό ίσως βοηθήσει να επανέλθει το έργο αφού είναι καθυστερημένο. 19
Περιοχή Συμμετεχόντων στο έργο XJ8... Ο Pat μπαίνει στην περιοχή του έργου. Εδώ περιέχονται πληροφορίες για το έργο, οπως οι συμμετέχοντες. Καθένας συμμετέχοντας έχει ένα ρόλο που του δίνει ο υπεύθυνος έργου. Αυτός μπορεί να είναι coordinator, member ή guest. Από εδώ ο Pat θα προσθέσει τον TDavis και θα του δώσει ένα ρόλο. 20
Εύρεση του TDavis στο σύστημα... Ο Pat θα πρέπει πρώτα να εντοπίσει τον TDavis στο σύστημα. Το σύστημα δίνει δυνατότητες εύρεσης με βάση το όνομα, επίθετο, κωδικό, email κλπ. 21
Προσθήκη του TDavis... O Pat μπορεί πλέον εύκολα να προσθέσει το νέο μέλος απλά επιλέγοντας τον ρόλο που θα του δώσει. 22
Ο Pat συνεχίζει την εργασία του... Βλέπει στο Κανάλι των Νέων, ένα ενδιαφέρον άρθρο: Όλες οι αναφορές εξόδων θα πρέπει να συμπληρωθούν αυτή την εβδομάδα. 23
Εταιρικά Νέα... Από ότι φαίνεται το λογιστήριο ζητά τα εξοδολόγια όλων άμεσα. Ο Pat έχει κάνει πρόσφατα ένα ταξίδι. Αν δεν υποβάλει άμεσα την αναφορά κινδυνεύει να αργήσει να πάρει την αποζημίωση του. 24
Ο Pat ξαναβλέπει τη Λίστα Εργασιών του... Ο Pat βλέπει τη σχετική εργασία που έχει δημιουργηθεί αυτόματα από το σύστημα Ροής Εργασιών (workflow). 25
O Pat ακολουθεί τους σχετικούς συνδέσμους και βλέπει τις λεπτομέρειες της εργασίας που πρέπει να κάνει. 26
Φόρμα Εξοδολογίου... Το σύστημα έχει φόρμες που μπορούν να συμπληρωθούν online. Αυτές περιλαμβάνουν αυτόματους ελέγχους και υπολογισμούς. Ο Pat συμπληρώνει τη φόρμα και την υποβάλει. Το σύστημα θα την στείλει αυτόματα στον προϊστάμενο του Pat για έγκριση και από εκεί στο Λογιστήριο για πληρωμή. 27
Η Κατάσταση Ροής Εργασίας (Workflow Status) περιέχει όλα τα στοιχεία της ροής και ένα γραφικό περιβάλλον. Ο σχεδιασμός νέων ροών γίνεται πολύ εύκολα. Ο χάρτης δείχνει πως ο Pat έχει ολοκληρώσει την εργασία του και περιμένει το επόμενο βήμα που είναι η έγκριση. 28
Ο Terry Davis κάνει log in... 10:15 πμ. Ο Terry Davis λαμβάνει ένα αυτόματο email που τον ενημερώνει πως έχει προστεθεί στο έργο XJ8 Car Phone Kit. Κάνει log in στο σύστημα για να δει πως μπορεί να βοηθήσει. 29
Ο Terry μπαίνει στο χώρο του έργου για να μάθει για την ομάδα, τη δική του εργασία και τις σχετικές προθεσμίες. Όπως παρατηρείται κάθε έργο αποτελείται από υποέργα. 30
Ο Terry κοιτάζει την Περίληψη Έργου Έτσι ενημερώνεται για τους στόχους του έργου. 31
Ο Terry ελέγχει την Περίληψη του Έργου... Επισκεπτόμενος την σχετική σελίδα, ο Terry αντιλαμβάνεται πως η ομάδα μαζεύει κείμενα σχετικά με πλαστικά. 32
Ο Terry έχει ένα κείμενο που μπορεί να βοηθήσει. Θέλει να το προσθέσει στα έγγραφα του έργου. 33
Ο Terry προσθέτει το κείμενο του... Απλά επιλέγει και σέρνει το αρχείο από τον υπολογιστή του στη σωστή θέση. 34
35