Der Generalsekretär 28/03/2013 D(2013)15861 ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣ ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΟΥ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟΥ Θέμα: Ένατη ετήσια έκθεση σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (Κέντρο Αρχειοθέτησης και Τεκμηρίωσης Cardoc) 2012 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Το άρθρο 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας ορίζει ότι "Κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων". Ζητείται συνεπώς από το Προεδρείο: - να λάβει γνώση της ένατης ετήσιας έκθεσης σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του Κοινοβουλίου και - να εγκρίνει την διανομή της, την κοινοποίησή της στα άλλα θεσμικά όργανα και τη δημοσίευσή της μέσω του ενδοδικτύου και του ιστότοπου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Ιστορικό Το άρθρο 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 (όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της 22ας Σεπτεμβρίου 2003) σχετικά με το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας ορίζει ότι "κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων". Σκοπός της διάταξης αυτής είναι να γνωρίσει καλύτερα το κοινό το έργο της διάδοσης της ιστορικής τεκμηρίωσης από τα οικεία θεσμικά όργανα, ιδίως μεταξύ των προσώπων που PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ.
έχουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον για την ιστορία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ιστορικοί, ερευνητές και ακαδημαϊκός κόσμος). Η έκθεση εστιάζεται κυρίως στην δράση που αναλήφθηκε για να επιτευχθούν οι στόχοι που ορίζονται στην απόφαση του Προεδρείου της 2ας Ιουλίου 2012 («Κανόνες για τη διαχείριση εγγράφων στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο), με ξεχωριστή μνεία σε αυτούς που σχετίζονται με την οριστική διατήρηση των εγγράφων που μεταφέρονται στα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και τη δυνατότητα πρόσβασης σε αυτά (άρθρο 8). Συμπέρασμα Ζητείται από το Προεδρείο: - να λάβει γνώση της ένατης ετήσιας έκθεσης σχετικά με τα ιστορικά αρχεία του Κοινοβουλίου και - να εγκρίνει την διανομή της, την κοινοποίησή της προς τα άλλα θεσμικά όργανα και τη δημοσίευσή της μέσω του ενδοδικτύου και του ιστότοπου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Klaus WELLE Συνημμένο: ετήσια έκθεση 2012 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ. 2/2
ΕΝΑΤΗ ΕΤΗΣΙΑ ΕΚΘΕΣΗ για ΤΑ ΙΣΤΟΡΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ (ΚΕΝΤΡΟ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ - CARDOC) 2012 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Εισαγωγή και επισκόπηση 1 Διοίκηση... 5 1.1 Προϋπολογισμός του 2012... 5 1.2 Προσωπικό... 6 1.3 Εκπαίδευση... 7 1.4 Εσωτερική επικοινωνία και συνεργία... 7 2 Εγκαταστάσεις... 9 3 Μηχανοργάνωση... 10 3.1 Υλικό (Hardware)... 10 3.2 Λογισμικό (software)... 10 4 Προσωρινά αρχεία... 10 5 Ιστορικά αρχεία... 11 5.1 Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών... 11 5.2 Επεξεργασία αρχείων... 13 6 Σχέσεις με διεθνείς φορείς και με επαγγελματικούς και ακαδημαϊκούς οργανισμούς... 16 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 2/22
Εισαγωγή και επισκόπηση Η ένατη ετήσια έκθεση για τα ιστορικά αρχεία του Κοινοβουλίου (Κέντρο Αρχειοθέτησης και Τεκμηρίωσης - Cardoc))* εκπονήθηκε δυνάμει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου της 1ης Φεβρουαρίου 1983 (όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου της 22ας Σεπτεμβρίου 2003) σχετικά με το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας. Το άρθρο αυτό ορίζει πως «κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων» 1. Το 2012, σημαντικές αλλαγές έγιναν στις πολιτικές διαχείρισης εγγράφων: από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο: στις 2 Ιουλίου 2012 το Προεδρείο ενέκρινε τον κανονισμό για τη διαχείριση των εγγράφων στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Η απόφαση του Προεδρείου αφορά τη σταδιακή εισαγωγή ενός ενοποιημένου συστήματος διαχείρισης εγγράφων, που θα καλύπτει όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής ενός εγγράφου, από τη λήψη και καταχώρησή του μέχρι την τελική μεταβίβασή του στα ιστορικά αρχεία. το CARDOC, που συνέβαλε σημαντικά στις διαβουλεύσεις της Ομάδας Εργασίας στις οποίες στηρίχθηκε η απόφαση του Προεδρείου, θα συμμετέχει και αυτό στην υλοποίηση της απόφασης, αρχής γενομένης από το 2013. από τα ιστορικά αρχεία: μια νέα γενική αντίληψη προσδιορίσθηκε, για να ενισχυθούν οι βασικές δραστηριότητες της Μονάδας (που έχουν ως επίκεντρο την αρχειοθέτηση), που συνεπάγεται: - την αύξηση του αριθμού των υπαλλήλων που εμπλέκονται στην κύρια δραστηριότητα της Μονάδας (αρχειοθέτηση) μέσω της πρόσληψης επαγγελματιών αρχειονόμων - την επιδίωξη αγοράς λογισμικών για την οργάνωση της αρχειοθέτησης μεγάλων όγκων από έγγραφα (σε τυπωμένο αντίγραφο ή σε εγγενή (native) ηλεκτρονική μορφή) Με βάση τα ανωτέρω, έγιναν τα εξής στη διάρκεια του έτους: 1. Πρόσληψη τεσσάρων αρχειονόμων κι ενός βοηθού αρχειονόμου (βλ. Τμήμα 1) 2. Συμβολή του CARDOC στην εκπόνηση της εγκριθείσας στις 2 Ιουλίου 2012 απόφασης του Προεδρείου για τη διαχείριση των εγγράφων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, και στις εργασίες για την έκδοση εκτελεστικής απόφασης από τον Γενικό Γραμματέα (υπό ετοιμασία). * ΣΗΜ. Οι λέξεις «ιστορικά αρχεία» και «Cardoc» χρησιμοποιούνται ως συνώνυμα στην παρούσα έκθεση. 1 Η έκθεση περιγράφει την πρόοδο που πραγματοποιήθηκε στο διάστημα μετά την τελευταία έκθεση. Για βασικές πληροφορίες σχετικά με τη δομή και τις λειτουργίες του Cardoc, βλ. τις ενημερωτικές εκθέσεις αριθ. 1 για το 2004 και αριθ. 7 για την οργάνωση των μονάδων διαχείρισης εγγράφων, συμπεριλαμβανομένου του Cardoc, εντός της Διεύθυνσης Βιβλιοθήκης και Διαχείρισης Εγγράφων, εφεξής Διεύθυνσης Γ της Γενικής Διεύθυνσης Προεδρίας. 3/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
3. Ετοιμασία πρόσκλησης υποβολής προσφορών για τη νέα βάση δεδομένων CLAVIS (βλ. σημείο 3.2.1) 4. Εκτέλεση της σύμβασης για το πρόγραμμα ELEURA (βλ. σημείο 3.2.2) 5. Ανάπτυξη προγράμματος για την ομαδοποίηση σειρών εγγράφων (βλ. σημείο 3.2.3) Οι νέες αυτές δραστηριότητες ενσωματώθηκαν στο οργανωμένο σύνολο των εργασιών που επιτελούν τα ιστορικά αρχεία σε εκπλήρωση της αποστολής τους. Η αποστολή αυτή, που την είχε ήδη ορίσει το Προεδρείο με την από 16 Δεκεμβρίου 2002 απόφασή του ("Προς μια βελτιωμένη ενημέρωση και μεγαλύτερη διαφάνεια: τα αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου"), προσδιορίζεται πλέον με την από 2 Ιουλίου 2012 απόφαση του Προεδρείου για τον κανονισμό διαχείρισης των εγγράφων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου κατά τα ανωτέρω. Οι εργασίες που εκτελέσθηκαν σε αυτό το πλαίσιο περιελάμβαναν: Μεταβίβαση των ιστορικών αρχείων του Κοινοβουλίου στο CARDOC η δεύτερη επιχείρηση που εκτελέστηκε βάσει της από 4 Ιουλίου 2011 απόφασης του Προεδρείου σχετικά με την απόκτηση εγγράφων νυν ή πρώην ευρωβουλευτών συνίστατο στην απόκτηση του αρχειακού υλικού δυο πρώην ευρωβουλευτών το οποίο τώρα είναι στη φάση της επεξεργασίας (βλ. Τμήμα 5.1.11) οι εργασίες κατάρτισης χρονοδιαγραμμάτων διατήρησης εγγράφων για όλες τις ΓΔ συνεχίσθηκαν με την έγκριση χρονοδιαγραμμάτων για τις ΓΔ FINS, ΓΔ INTE, ΓΔ TRAD και ΓΔ PRES (βλ. Τμήμα 4) παρελήφθησαν νέα αρχεία προερχόμενα από διάφορες υπηρεσίες του Κοινοβουλίου, και ιδιαίτερα από τη ΓΔ IPOL (βλ. Τμήμα 5.2) παρελήφθησαν προς ψηφιοποίηση μαγνητικές ηχογραφήσεις συνεδριάσεων κοινοβουλευτικών επιτροπών και αντιπροσωπειών και συνεδριάσεων ΑΚΕ (βλ. Τμήμα 5.2) οργανώθηκαν διάφορα μαθήματα διαχείρισης αρχείων, με πρωτοβουλία του CARDOC, Μονάδες Διαφάνειας και Επίσημης Αλληλογραφίας (συντονισμένα από τη Μονάδα Επαγγελματικής Κατάρτισης) (βλ. Τμήμα 1.3). Επεξεργασία των ιστορικών αρχείων (βλ. Τμήμα 5.2): πάνω από 66,700 στοιχεία (σειρές όμοιων εγγράφων, ως επί το πλείστον όλες οι γλωσσικές εκδοχές ενός εγγράφου) πέρασαν από επεξεργασία, περιγραφή και καταχώρηση στη βάση δεδομένων CLARA-ARCDOC τα κυριότερα αρχεία που υποβλήθηκαν σε επεξεργασία περιελάμβαναν: έγγραφα της Επιτροπής Ελέγχου του Προϋπολογισμού έγγραφα ΑΚΕ έγγραφα των ιθυνόντων οργάνων του Κοινοβουλίου (Προεδρείο, Διάσκεψη των Προέδρων και Κοσμήτορες) τα αρχεία ορισμένων ευρωβουλευτών (A. Lamassoure, D. Wallis, Z. Gurmai και G. Häfner). Διάθεση εγγράφων στους ερευνητές και στους πολίτες που επιθυμούν να εμβαθύνουν περαιτέρω στην ιστορία της ευρωπαϊκής ενοποίησης (βλ. Τμήμα 5.1): εκδόθηκαν δυο ιστορικές δημοσιεύσεις - The Long Road to the Euro and A Europe of Rights: History of the EU Charter το Cardoc συνέχισε να διατηρεί τις σχέσεις του με πανεπιστήμια και να δέχεται ασκούμενους και επισκέπτες που ασχολούνται με την έρευνα υπήρξαν πάνω από 30 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 4/22
επισκέπτες μακράς διαρκείας στη διάρκεια του έτους πάνω από 100 άλλα άτομα από το ευρύ κοινό ήρθαν στο Cardoc σαν ομάδες επισκεπτών (ακαδημαϊκοί, φοιτητές κλπ.) έγιναν οι ετοιμασίες για την προσεχή αναμόρφωση της ενδοϋπηρεσιακής ιστοσελίδας (intranet), της σελίδας των Ιστορικών Αρχείων στην ιστοσελίδα Europarl, και της βάσης δεδομένων ARCDOC, που αποτελούν άκρως πολύτιμες πηγές πληροφοριών για εκατοντάδες υπαλλήλους του Κοινοβουλίου και χιλιάδες άτομα από το ευρύ κοινό μια συνέντευξη με τον Pat Cox αναρτήθηκε στην ενδοϋπηρεσιακή ιστοσελίδα (intranet) που περιέχει συνεντεύξεις με Προέδρους και Γενικούς Γραμματείς του Κοινοβουλίου έγιναν κάποιες εκδηλώσεις για να εορτασθεί η έναρξη λειτουργίας του νέου κοινού αναγνωστηρίου Cardoc και Βιβλιοθήκης: πραγματοποιήθηκαν δυο ημερίδες ελεύθερης επίσκεψης (open days), μια για τους υπαλλήλους του Κοινοβουλίου και μια για το ευρύ κοινό, ο δε Πρόεδρος του Κοινοβουλίου κ. Martin Schulz εγκαινίασε επίσημα το αναγνωστήριο σε μια ειδική εκδήλωση. 5/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
1. Διοίκηση 1.1 Προϋπολογισμός του 2012 Το 2012, το Cardoc διαχειρίσθηκε πιστώσεις μιας γραμμής του προϋπολογισμού του Κοινοβουλίου υποδιαιρούμενης σε δυο επί μέρους θέσεις: Θέση Ονομασία Συνήθεις δραστηριότητες αναλήψεις υποχρεώσεων για το 2012 3222-01 Δαπάνες για υλικό των αρχείων: επεξεργασία του υλικού αρχείων του Κοινοβουλίου και των οργάνων του σε όλα τα υποθέματα απόκτηση υλικού αρχείων σε μέσα υποκατάστασης καθώς και ειδικά υλικά και υπηρεσίες για το Cardoc 3222-02 Δαπάνες για υλικό των αρχείων: επεξεργασία αρχείου μελών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που κατατίθεται υπό μορφή δωρεάς ή κληροδοτήματος Εξωτερικές υπηρεσίες αρχειοθέτησης Επεξεργασία των εγγράφων νυν και πρώην μελών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου 1 554 626.77 72 207.40 α) Δαπάνες Οι δαπάνες του 2012 κάλυψαν τα εξής βασικά άρθρα: Εξωτερικές υπηρεσίες αρχειοθέτησης Κυρίως διαλογή, οργάνωση και επεξεργασία (ψηφιοποίηση και ευρετηρίαση) εγγράφων ΑΚΕ, Επιτροπής Ελέγχου του Προϋπολογισμού και ιθυνόντων οργάνων του Κοινοβουλίου, καθώς και συζητήσεων. Επεξεργασία των εγγράφων νυν και πρώην μελών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Ανατέθηκε σε εξωτερικούς συνεργάτες η επεξεργασία των ακόλουθων εγγράφων που αποκτήθηκαν μετά τη δημοσιευθείσα στις 13 Απριλίου 2012 πρόσκληση για εκδήλωση ενδιαφέροντος: τα αρχεία του κ. Graham Watson, προέδρου της Επιτροπής Πολιτικών Ελευθεριών, Δικαιοσύνης και Εσωτερικών Υποθέσεων (LIBE) τα αρχεία της κ. Ms Angelika Beer (Ομάδα Verts/ALE). β) Διαδικασίες σύναψης συμβάσεων Το 2012, το Cardoc διαχειρίσθηκε μια σειρά από συμβάσεις-πλαίσια (εξωτερικές υπηρεσίες αρχειοθέτησης, συμπεριλαμβανομένης της ψηφιοποίησης ηχογραφημένων κασετών και συσκευών ανάγνωσης μικροφίλμ). Δημόσιες συμβάσεις Μια διαδικασία για τη σύναψη σύμβασης ξεκίνησε μετά την εκπνοή της σύμβασης-πλαίσιο για εξωτερικές εργασίες αρχειοθέτησης, λόγω εξάντλησης της σχετικής δαπάνης του PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 6/22
προϋπολογισμού, και απέφερε τη σύναψη τριών συμβάσεων-πλαίσιο τύπου διαδοχικής ανάθεσης (cascade). Έγινε μια επαφή με μια εξωτερική εταιρία για τη δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης των εγγενών (native) ηλεκτρονικών αρχείων βάσει μιας σύμβασης-πλαίσιο που ετοίμασε η Διεύθυνση Τεχνολογιών της Πληροφορίας (βλ. Τμήμα 3.2.2) 1.2 Προσωπικό Οργανόγραμμα και καθήκοντα υπαλλήλων Το Cardoc έχασε μια θέση το 2012, κι έτσι το προσωπικό του μειώθηκε σε 20 μόνιμους και 2 συμβασιούχους υπαλλήλους. Τα καθήκοντα δεκαέξι εκ των μονίμων καθώς και των δυο συμβασιούχων υπαλλήλων έχουν σχέση με τις βασικές δραστηριότητες της Μονάδας (αρχειοθέτηση, διαχείριση βάσης δεδομένων, ΙΤ, διάχυση ενημέρωσης και τεκμηρίωσης, και έρευνες), ενώ οι άλλες τέσσερις θέσεις σχετίζονται με καθήκοντα συντονισμού και διοικητικής διαχείρισης. Ελήφθησαν μέτρα στη διάρκεια του έτους για βελτίωση του επαγγελματικού επιπέδου των θέσεων του οργανογράμματος μέσω της αναβάθμισης των κενών θέσεων και της πρόσληψης τεσσάρων αρχειονόμων και ενός βοηθού αρχειονόμου. Έτσι, η αναλογία των αρχειονόμων σε σχέση με το σύνολο των θέσεων του οργανογράμματος αυξήθηκε από 1 προς 10 σε 3 προς 10 και η τάση αυτή θα συνεχισθεί και το 2013 στο πλαίσιο μιας προσπάθειας να γίνεται μέσα στην υπηρεσία η επεξεργασία των αρχείων (βλ. Τμήμα 5.2 και ειδικότερα το κεφάλαιο "Διαλογή, κωδικοποίηση, περιγραφή (αρχείων σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή) και ψηφιοποίηση (αρχείων σε χαρτί)"). Η Μονάδα είναι οργανωμένη κατά ομάδες καθηκόντων: I διοίκηση II διαχείριση της διαδικασίας απόκτηση και επεξεργασίας των εγγράφων των νυν και πρώην ΒΕΚ διαχείριση αλληλογραφίας συντονισμός των εξωτερικών υπηρεσιών αρχειοθέτησης (εμπιστευτικότητα, ιστορική περιγραφή) παραλαβή εγγράφων σε οποιοδήποτε υπόθεμα ανάλυση και ενημέρωση της ιστοσελίδας της Μονάδας (intranet και internet) ΙΙΙ διαχείριση αποθεμάτων διαχείριση της βιβλιοθήκης μικροφορμών επεξεργασία αρχείων συναπόφασης διαχείριση της μεταβίβασης στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ίδρυμα της Φλωρεντίας συντονισμός των εξωτερικών υπηρεσιών αρχειοθέτησης (σύστημα κατάταξης, κλπ.) IV διάχυση εγγράφων παροχή τεχνικής βοήθειας στο αναγνωστήριο ανάπτυξη και διαχείριση σχέσεων με εσωτερικούς και δημόσιους χρήστες παραγωγή των δημοσιεύσεων του Cardoc, σε συνεργασία με το Printshop εργασίες γραφικών στην σελίδα intranet του Cardoc V διαχείριση της βάσης δεδομένων ΑRCDΟC σχεδιασμός έργων για τη βελτίωση της βάσης δεδομένων ή την απόκτηση νέων βάσεων δεδομένων 7/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
VI επεξεργασία του υλικού αρχείων προγραμματισμός συνεντεύξεων με πολιτικούς παρουσίαση στο διαδίκτυο ιστορικού υλικού αρχείων (Πρόεδροι, Γενικοί Γραμματείς κλπ.) προετοιμασία ηλεκτρονικής παρουσίασης του ιστορικού και των καθηκόντων της Μονάδας ψηφιοποίηση των μαγνητικών ηχογραφήσεων των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών οργάνων (επιτροπών, κλπ.) VII διαχείριση του έργου με τίτλο «Διαχείριση των τρεχόντων και ενδιαμέσων αρχείων του Κοινοβουλίου» συμμετοχή στην ομάδα εργασίας για την προσεχή αναμόρφωση VIII IT (βάσεις δεδομένων, Διαδίκτυο, σχέδια IT) Εξωτερικό προσωπικό Το εξωτερικό προσωπικό που συμμετείχε στην επεξεργασία αρχειονομικών έργων στο πλαίσιο συμβάσεων-πλαισίων ανήλθε σε 20 άτομα στο τέλος του χρόνου. 1.3 Εκπαίδευση Παρασχεθείσα κατάρτιση Το Cardoc παρουσίασε σειρά προγραμμάτων κατάρτισης για το προσωπικό του Κοινοβουλίου. Πραγματοποιήθηκαν πέντε μαθήματα σχετικά με την διαχείριση των αρχείων και εγγράφων από ειδικούς του Cardoc και των Μονάδων Διαφάνειας και Επίσημης Αλληλογραφίας, τα οποία παρακολούθησε σημαντικός αριθμός υπαλλήλων (κάπου 58) από όλες τις Γενικές Διευθύνσεις του Κοινοβουλίου. Τρία μαθήματα (που παρουσίασε το Cardoc εξ ιδίων) προσφέρθηκαν στις γενικές διευθύνσεις που ενέκριναν χρονοδιαγράμματα διατήρησης εγγράφων, ενώ παρασχέθηκε προσωπική υποστήριξη στους υπαλλήλους που είναι αρμόδιοι για την εφαρμογή αυτών των χρονοδιαγραμμάτων. Ληφθείσα κατάρτιση Υπάλληλοι της Μονάδας παρακολούθησαν κάποια μαθήματα σε πεδία μη άμεσα σχετιζόμενα με την αρχειοθέτηση (γλωσσικά μαθήματα, ομιλία ενώπιον κοινού, σύνταξη κειμένου). Για οργανωτικούς λόγους, τα ακόλουθα μαθήματα με μια πιο άμεση σχέση με τις βασικές δραστηριότητες της Μονάδας μεταφέρθηκαν για το 2013: κατάρτιση σε εφαρμογές DTD (EAD, EAC, κλπ.) κατάρτιση εκπαιδευτών (για αρχειονόμους που θα παρέχουν κατάρτιση σε διαχείριση αρχείων) κατάρτιση Adobe Dreamweaver που θα βοηθήσει το προσωπικό να βελτιώσει την ανάρτηση πληροφοριών στην εσωτερική (intranet) ιστοσελίδα του Cardoc. PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 8/22
1.4 Εσωτερική επικοινωνία και συνεργία Η Μονάδα Cardoc υπάγεται στη ΓΔ Προεδρίας και, στο πλαίσιο αυτής, στη Διεύθυνση Γ, (Βιβλιοθήκη και Διαχείριση Εγγράφων). Οι Μονάδες Βιβλιοθήκης, Επίσημου Ταχυδρομείου, Διαφάνειας, και Αιτήσεων Πληροφοριών των Πολιτών, επίσης υπάγονται στη Διεύθυνση αυτή. Πέρα από τα κοινά μαθήματα κατάρτισης που έγιναν (βλ. σημείο 1.3), υπάρχουν πολλά παραδείγματα συνεργίας και συνεργασίας μεταξύ των μονάδων τεκμηρίωσης της Διεύθυνσης Γ. Μονάδες Διαφάνειας και Επίσημου Ταχυδρομείου: Η ομάδα εργασίας που (με συμμετοχή των τριών μονάδων) συγκροτήθηκε για την αναδιαμόρφωση των κανόνων διαχείρισης των εγγράφων του Κοινοβουλίου συνέχισε τις εργασίες της στη διάρκεια του έτους και υπέβαλε στο Προεδρείο ένα σχέδιο απόφασης που εγκρίθηκε στις 2 Ιουλίου 2012. Μονάδα Διαφάνειας Αιτήματα πρόσβασης σε έγγραφα Η μονάδα αυτή διαβιβάζει στο Cardoc όλες τις αιτήσεις αναζήτησης ιστορικών εγγράφων (προ του 2001) βάσει θεματολογίας τις οποίες λαμβάνει από το κοινό. Το 2012, υποβλήθηκαν 51 αιτήσεις αναζήτησης εγγράφων. Ο αριθμός καταγράφει αύξηση σε σχέση με το 2011 που είχαν υποβληθεί 30 αιτήσεις. Αιτήσεις άρσης του απορρήτου Το Cardoc διαβιβάζει όλες τις αιτήσεις εγγράφων που πιθανόν να μην είναι ανοικτά στο κοινό στη Μονάδα Διαφάνειας για μια προκαταρκτική εκτίμηση. Η διαδικασία αυτή ίσως αλλάξει με τον κανονισμό που πρόκειται να καταρτίσει ο Γενικός Γραμματέας κατ εφαρμογή των αποφάσεων του Προεδρείου για τη διαχείριση των εγγράφων και την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών (απόφαση 2ας Ιουλίου 2012) (βλ. παρακάτω). Υπηρεσία εμπιστευτικών εγγράφων Η νέα Μονάδα Διαβαθμισμένων Πληροφοριών, που υπάγεται στη Διεύθυνση Υπηρεσιών Προεδρίας (Διεύθυνση ΣΤ), θα επιφορτιστεί με τη στέγαση διαβαθμισμένων εγγράφων (π.χ. όλων εκείνων που ξεπερνούν το επίπεδο «περιορισμένης διάθεσης») και με τον αποχαρακτηρισμό άλλων εγγράφων μόλις συμπληρώνεται 25ετία από τη δημοσίευσή τους (απόφαση του Προεδρείου της 6ης Ιουνίου 2011). Ως προς το χειρισμό άλλων εγγράφων που περιέχουν πληροφορίες που ενδέχεται να μην μπορούν να δημοσιοποιηθούν (εμπιστευτικές λεπτομέρειες, προσωπικά δεδομένα ή πληροφορίες που επηρεάζουν εμπορικά συμφέροντα επιχειρήσεων), ένας νέος κανονισμός είναι υπό σύνταξη προκειμένου: να αντικαταστήσει την από 6 Ιουνίου 2011 απόφαση (αναμένεται νέα απόφαση του Προεδρείου το 2013) 9/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
να ορίσει εκτελεστικά μέτρα για την από 2 Ιουλίου 2012 απόφαση περί διαχείρισης των εγγράφων (αναμένεται απόφαση του Γενικού Γραμματέα το 2013). Μονάδα επίσημης αλληλογραφίας Η συνεργασία με τη Μονάδα επίσημης αλληλογραφίας αφορούσε την κοινή διενέργεια μαθημάτων κατάρτισης (βλ. Τμήμα 1.3) και την τακτική διαβίβαση εισερχομένης και εξερχομένης αλληλογραφίας. Μονάδα Αιτήσεων Πληροφοριών των Πολιτών Η Μονάδα Αιτήσεων Πληροφοριών των Πολιτών διαβιβάζει στο Cardoc όλες τις αιτήσεις που λαμβάνει από πολίτες για αναζήτηση ιστορικών εγγράφων. Το 2012 υποβλήθηκαν 20 τέτοιες αιτήσεις. Βιβλιοθήκη Στη διάρκεια του έτους άνοιξε επί τέλους το αναγνωστήριο των ιστορικών αρχείων και της Βιβλιοθήκης. Το αναγνωστήριο, που αποτελεί χειροπιαστή απόδειξη της συνεργίας μεταξύ των ιστορικών αρχείων και του ιστορικού τμήματος της Βιβλιοθήκης στο Λουξεμβούργο, εγκαινιάσθηκε από τον Πρόεδρο του Κοινοβουλίου κ. Martin Schulz στις 16 Απριλίου 2012. Οργανώθηκαν δυο ημερίδες ελεύθερης επίσκεψης (open days) για την παρουσίαση των υπηρεσιών που προσφέρονται στο προσωπικό του Κοινοβουλίου (22 Μαρτίου 2012) και στο ευρύ κοινό (13 Οκτωβρίου 2013). Το Cardoc συνεργάζεται επίσης τακτικά με άλλες υπηρεσίες της ΓΔ Προεδρίας και με άλλες ΓΔ. Το Γραφείο του Γενικού Γραμματέα Το Cardoc συνεργάζεται στενά με το Γραφείο του Γενικού Γραμματέα. Εν αναμονή της απόκτησης των αρχείων του κ. Rømer, κι άλλο υλικό προστέθηκε στο ήδη υπάρχον (Vinci και Priestley). Διεύθυνση Τεχνολογιών της Πληροφορίας (DIT) Η Μονάδα συνεργάζεται με την DIT πάνω σε δυο μεγάλα έργα, ένα που καλύπτει την αγορά μιας νέας βάσης δεδομένων (CLAVIS), και ένα για την ανάπτυξη ενός προγράμματος διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (ELEURA) (βλ. Τμήμα 3.2). PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 10/22
ΓΔ COMM Εξαιρετικά επιτυχής συνεργασία με τη Μονάδα Οπτικοακουστικών Μέσων της ΓΔ COMM, που απέφερε την προμήθεια βασικού υλικού βίντεο για το "παράθυρα" της εσωτερικής ιστοσελίδας (intranet) "historical publications" και "Parliament as it was". Κινηματογραφήθηκε η συνέντευξη με τον κ. Cox. Πραγματοποιήθηκε ένα βίντεο με οπτικοακουστικό αρχειακό υλικό σχετικό με τη θητεία του Προέδρου κ. Dankert. Η Μονάδα συνεργάζεται με την Μονάδα Εκδηλώσεων της ΓΔ COMM για να ετοιμάσουν ημερίδες ελεύθερης επίσκεψης (open days) στους τρεις τόπους εργασίας. Γενικές Διευθύνσεις IPOL, PRES, EXPO, COMM, TRAD, FINS, INTE και ITEC Το Cardoc συνεργάστηκε επίσης με τη ΓΔ IPOL για την απόκτηση των ιστορικών αρχείων των κοινοβουλευτικών επιτροπών και την ενσωμάτωσή τους στα ήδη διαθέσιμα αρχεία του. Αποκτήθηκαν αρχεία των επιτροπών CONT και BUDG. Η Μονάδα συνέχισε να συνεργάζεται με τις ΓΔ PRES, EXPO, COMM, TRAD, FINS, INTE και ITEC προκειμένου να διασφαλισθεί η ομαλή εφαρμογή του σχεδίου διαχείρισης των τρεχόντων και ενδιαμέσων αρχείων βάσει της απόφασης του Γενικού Γραμματέα της 1ης Οκτωβρίου 2008 (βλ. Τμήμα 4). Τα χρονοδιαγράμματα διατήρησης εγγράφων των ΓΔ PRES, TRAD, FINS και INTE εγκρίθηκαν. Η Μονάδα συνεργάζεται με διάφορες μονάδες της ΓΔ ITEC (CPO, υπηρεσία γραφικών, μονάδα εκτύπωσης και διανομής) για διευθετήσεις παραγωγής και διανομής δημοσιεύσεων. Μονάδα Επαγγελματικής Κατάρτισης (ΓΔ PERS) Η συνεργασία του Cardoc με την εν λόγω μονάδα αφορά κατ αρχήν την οργάνωση των προγραμμάτων κατάρτισης που παρουσιάζουν ενδιαφέρον για τους αρχειονόμους και τα μέλη του προσωπικού που επιθυμούν να κατανοήσουν καλύτερα τη διαχείριση εγγράφων (βλ. Τμήμα 1.3). 2. Εγκαταστάσεις Συνεχίζονται οι εργασίες για το νέο, διευρυμένο κτίριο KAD, το οποίο, με την ολοκλήρωσή του (η οποία έχει προγραμματιστεί για το 2016/2017), θα στεγάσει όλα τα γραφεία, τις αίθουσες υποδοχής και τους αποθηκευτικούς χώρους του Cardoc, αλλά, προς το παρόν, το έργο αυτό καθυστερεί. Λόγω αυτού, το Cardoc οργάνωσε ακόμη πιο ορθολογικά τα αποθέματά του ώστε και να ετοιμάσει τη μελλοντική μετακόμιση και να ελευθερώσει χώρο για καταθέσεις εγγράφων γενικών διευθύνσεων βάσει των αντίστοιχων χρονοδιαγραμμάτων διατήρησης (προθεσμία 31 Ιανουαρίου 2013) άρθρο 6(2) του κανονισμού περί διαχείρισης εγγράφων που εγκρίθηκε από το Προεδρείο στις 2 Ιουλίου 2012) Στα τέλη του 2012, ένα γραμμικό χιλιόμετρο χώρου ήταν διαθέσιμο για αυτές τις καταθέσεις. 3. Μηχανοργάνωση 3.1 Υλικό (Hardware) 11/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
Η παρούσα ενότητα δεν αφορά το Cardoc. Η διαχείριση του υλικού (εξυπηρετητής και βάση δεδομένων) που χρησιμοποιείται από τη Μονάδα υπάγεται στην αρμοδιότητα της ΓΔ ITEC. 3.2 Λογισμικό (software) 3.2.1 Πρόσκληση υποβολής προσφορών για την αναβάθμιση του λογισμικού της βάσης δεδομένων από CLARA σε CLAVIS Από το 2000, το Cardoc χρησιμοποιεί το λογισμικό διαχείρισης αρχείων CLARA, το οποίο υποστηρίζει τη βάση δεδομένων ARCDOC. Η εν λόγω βάση δεδομένων είναι διαθέσιμη ηλεκτρονικά (στο Intranet) και χρησιμοποιείται σε μια πιο προχωρημένη έκδοση εντός του Cardoc, της Γραμματείας του Προεδρείου και του Γραφείου του Γενικού Γραμματέα. Το 2005 ξεκίνησε ένα σχέδιο δημιουργίας μιας νέας βάσης δεδομένων (CLAVIS), η οποία θα αντικατοπτρίζει καλύτερα τις αλλαγές που πραγματοποιούνται στο περιβάλλον της Τεχνολογίας των Πληροφοριών (ΙΤ) εντός του Κοινοβουλίου. Το σχέδιο έφτασε πλέον στη φάση της υλοποίησης, με την αγορά μιας τεχνικής λύσης για μια νέα βάση δεδομένων μέσω έναρξης λειτουργίας, μέσω μιας διαδικασίας προσφορών που ξεκίνησε τον Ιανουάριο 2013. Η ανάθεση της σύμβασης υπολογίζεται να γίνει στα τέλη του 2013. 3.2.2 Έναρξη εργασιών για το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων (ELEURA) Βάσει μιας σύμβασης-πλαίσιο που κατήρτισε η ΓΔ ITEC, το Cardoc συνήψε μια σύμβαση για την ανάπτυξη ενός λογισμικού (με το όνομα ELEURA) για την ομαδοποίηση και τη διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων. Οι εργασίες στο πλαίσιο της σύμβασης ξεκίνησαν στα τέλη 2012 και αναμένεται να ολοκληρωθούν τον Απρίλιο 2013. 3.2.3 Λογισμικό ομαδοποίησης ηλεκτρονικών αρχείων Εν αναμονή της έναρξης λειτουργίας του ELEURA, η Μονάδα ανέπτυξε μόνη της ένα πιο απλό λογισμικό ομαδοποίησης. 3.2.4 Λογισμικό διαχείρισης ηλεκτρονικών πόρων Το Cardoc αγόρασε το λογισμικό MsgViewerPro για την επεξεργασία ηλεκτρονικών πόρων που περιέχουν μεγάλους αριθμούς ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Το λογισμικό αυτό, που μπορεί να χρησιμοποιείται για το άνοιγμα αρχείων msg, για την εξαγωγή συνημμένων αρχείων, για την ανεύρεση μηνυμάτων, και για την επισκόπηση μέσω αυτών σε ένα παράθυρο περιήγησης, θα κάνει πιο αποτελεσματική και πιο αξιόπιστη την επεξεργασία αυτών των πόρων εντός του Cardoc. 4. Προσωρινά αρχεία Η απόφαση του Γενικού Γραμματέα της 1ης Οκτωβρίου 2008 οδήγησε σε ένα σχέδιο κατάρτισης «χρονοδιαγραμμάτων διατήρησης» με σκοπό την έκδοση ενιαίων διαδικασιών διατήρησης των τρεχόντων και προσωρινών αρχείων που διαθέτουν οι υπηρεσίες του Κοινοβουλίου (διάρκεια διατήρησης, εάν, εν τέλει, θα καταστραφούν ή θα μεταβιβασθούν στα Ιστορικά Αρχεία και ο βαθμός στον οποίο επιτρέπεται η κοινοποίησή τους). Κάθε ΓΔ καλείται να καταρτίσει ένα χρονοδιάγραμμα σε συνεννόηση με το Cardoc. Στη συνέχεια, τα PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 12/22
χρονοδιαγράμματα αυτά θα εναρμονιστούν προκειμένου να καταστεί δυνατή η χρήση ενός ενιαίου χρονοδιαγράμματος για όλο το Κοινοβούλιο (κοινός κατάλογος διατήρησης). Η απόφαση του Προεδρείου της 2ας Ιουλίου 2012 (άρθρο 6) επικυρώνει την ανωτέρω απόφαση και ορίζει ότι όλα τα χρονοδιαγράμματα διατήρησης πρέπει να έχουν εγκριθεί μέχρι τα τέλη Ιανουαρίου 2013. Θα αρχίσουν τότε στο Cardoc καταθέσεις ιστορικών αρχείων. Στα τέλη 2012 είχαν εγκριθεί όλα τα μεμονωμένα χρονοδιαγράμματα διατήρησης πλην εκείνων των ΓΔ EXPO, ITEC και COMM. 5. Ιστορικά αρχεία 5.1 Εξυπηρέτηση κοινού/ερευνητών Η από 2 Ιουλίου 2012 απόφαση του Προεδρείου επιβεβαίωσε τον βασικό σκοπό των ιστορικών αρχείων, δηλ. να είναι τα εκεί κατατεθειμένα έγγραφα διαθέσιμα εντός του Κοινοβουλίου και με πρόσβαση σε αυτά για το κοινό (άρθρο 8). Προκειμένου να καταστούν τα αρχεία τεκμηρίωσης όσο το δυνατόν πιο προσιτά στο κοινό, το Cardoc έχει εφαρμόσει διάφορες μεθόδους προβολής των αρχειακού υλικού του: 1. Πληροφορίες για έγγραφα στη βάση δεδομένων ARCDOC: Η ARCDOC περιέχει πάνω από τέσσερα εκατομμύρια έγγραφα. Το 2012, έγιναν 552 αναζητήσεις στη βάση δεδομένων (ελαφρά αύξηση σε σχέση με το 2011 που έγιναν 538 αναζητήσεις). 2. Εσωτερικό δίκτυο Intranet Η ιστοσελίδα του Cardoc στο Intranet είναι προσβάσιμη στην ακόλουθη διεύθυνση: http://www.europarl.ep.ec/archives. Περιέχει ορισμένες ιστορικές ενότητες και τη βάση δεδομένων CLARA-ARCDOC. Ιστορικές ενότητες: Parliament in the past : άρθρα για παλιές δραστηριότητες του Κοινοβουλίου και συγκεκριμένα θέματα (τέσσερα αρχεία το 2012) πρώην Πρόεδροι και Γενικοί Γραμματείς (σελίδα intranet με κινηματογραφημένες συνεντεύξεις και αναλύσεις αρχείων πολλών Προέδρων και Γενικών Γραμματέων) πρώην Βουλευτές (αρχεία αποκτηθέντα από νυν και πρώην ευρωβουλευτές, με βιογραφικά και αρχειονομική και θεματολογική ανάλυση) μια αναθεώρηση των περιεχομένων της ιστοσελίδας και των γραφικών είναι υπό εξέλιξη στο πλαίσιο μιας συνολικής αναδιαμόρφωσης. Βάση δεδομένων: Οι χρήστες της βάσης δεδομένων ARCDOC αυξήθηκαν ελαφρά το 2012 σε 552 ατομικούς επισκέπτες και 1027 επισκέψεις (έναντι 538 επισκεπτών και 915 επισκέψεων το 2011). 13/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
3. Ενότητες στον ιστότοπο Europarl: Υπηρεσία τεκμηρίωσης αρχεία και συλλογές Parliament in the past δημοσιεύσεις αρχεία της Simone Veil έγγραφα πρώην βουλευτών. Ετοιμάζεται μια πλήρης αναδιαμόρφωση του περιεχομένου και θα εκτελεστεί μόλις ολοκληρωθεί η διεργασία αναβάθμισης της ιστοσελίδας Europarl (σχέδια για δυναμικές σελίδες όπου οι πληροφορίες θα διοχετεύονται από επιχειρησιακά τμήματα). 4. Απάντηση σε αιτήματα του κοινού για έγγραφα/πληροφορίες που υποβάλλονται από μεγάλη απόσταση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου κλπ. : 771 αιτήματα εξετάστηκαν από την ομάδα υποστήριξης των ερευνητών και υπεβλήθησαν πάνω από 4916 έγγραφα. 5. Αυτοπρόσωπη πρόσβαση σε ιστορικά έγγραφα εντός των εγκαταστάσεων του Cardoc με την υποστήριξη της Ομάδας Εξυπηρέτησης Επισκεπτών (Front Office team) 30 ατομικές επισκέψεις διάρκειας 1 έως 15 ημερών έγιναν από άτομα που επιθυμούσαν να κάνουν έρευνα σε βάθος, και στα οποία το προσωπικό του Cardoc πρόσφερε τεχνική υποστήριξη και βοήθεια τεκμηρίωσης Πάνω από 100 επισκέπτες συμμετείχαν σε ομαδικές επισκέψεις στη διάρκεια του έτους. 6. Ασκούμενοι: Τρεις "ασκούμενοι Schuman" προσελήφθησαν, εκ των οποίων ένας εργάστηκε σε μελέτες, ένας βοήθησε στην αναδιοργάνωση της βιβλιοθήκης του Cardoc και των αρχείων ΑΚΕ, και ένας εργάστηκε στη δημοσίευση για το Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων. Ένας άλλος ασκούμενος αναδιοργάνωσε την απογραφή των μαγνητικών εγγραφών. 7. Μελέτες και δημοσιεύσεις: Δυο ιστορικές δημοσιεύσεις - The Long Road to the Euro and A Europe of Rights: History of the EU Charter και διανεμήθηκαν σε βουλευτές, προσωπικό και, εκτός Κοινοβουλίου, σε ακαδημαϊκούς οργανισμούς. 8. Ιστορική περιγραφή των συλλογών: Οι περιγραφές αποβλέπουν στο να παράσχουν στους ερευνητές μια ιστορική επισκόπηση των σειρών τεκμηρίωσης που διατίθενται στη βάση δεδομένων ARCDOC. Μια περιγραφή του αρχείου του Προέδρου κ. Pfilmlin προστέθηκε το 2012. 9. Μια "Υπηρεσία Ιστορικών Πληροφοριών" κι ένα αναγνωστήριο δημιουργήθηκαν για να καταστούν ανοικτούς στους εσωτερικούς χρήστες τους πόρους τόσο του Cardoc όσο και της Βιβλιοθήκης και να έχουν πρόσβαση στα ιστορικά έγγραφα που είναι στην κατοχή αυτών των δυο Μονάδων όσο ερευνητές επιθυμούν να εμβαθύνουν στην ιστορία της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης (βλ. "Βιβλιοθήκη" στο Τμήμα 1.4). PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 14/22
10. Συνεντεύξεις πρώην Προέδρων & Γενικών Γραμματέων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου: Σκοπός του έργου αυτού είναι να εμπλουτισθούν οι αρχειακές συλλογές που αφορούν πρώην Προέδρους και Γενικούς Γραμματείς του Κοινοβουλίου με την προσθήκη κινηματογραφημένων συνεντεύξεων με προσωπικότητες που άφησαν τη σφραγίδα τους στην ιστορία του θεσμού. Το σχέδιο εκτελείται σε συνεργασία με τη ΓΔ COMM (Μονάδα Οπτικοακουστικών Μέσων), ενώ συνεντεύξεις έχουν πλέον ληφθεί από τους περισσότερους πρώην Προέδρους και Γενικούς Γραμματείς. Μένει να γίνουν συνεντεύξεις με δυο Προέδρους (Pöttering και Buzek) και δυο Γενικούς Γραμματείς (Priestley and Rømer), όπως και να αναλυθούν τα αρχεία τους. Η εσωτερική ιστοσελίδα (intranet) με τις συνεντεύξεις περιέχει ένα ευρύ φάσμα ντοκουμέντων (βιογραφικά και επιλογές ντοκουμέντων από το αρχειακό υλικό των ενδιαφερομένων) (http://www.europarl.ep.ec/archives/fondsinterviews/index_en.shtml). 11. Νέα διαδικασία επεξεργασίας των αρχείων των πρώην ευρωβουλευτών: Στο πλαίσιο της διαδικασίας απόκτησης των αρχείων νυν και πρώην ευρωβουλευτών που εγκρίθηκε με την από 4 Ιουλίου 2011 απόφαση του Προεδρείου, δυο νέα αρχεία (Doyle και Wallis) αποκτήθηαν το 2012 και θα περάσουν από επεξεργασία το 2013. 5.2 Επεξεργασία αρχείων Αρχειακό υλικό που διατίθεται και αποκτήθηκε το 2012 Τα επί του παρόντος διαθέσιμα ιστορικά αρχεία ανέρχονται σε κάπου 2700 γραμμικά μέτρα 1 και αποτελούνται από νομοθετικές και διοικητικό υλικό, μέρος του οποίου βρίσκεται ακόμη σε στάδιο επεξεργασίας. Στο παράρτημα παρατίθεται ένας μη εξαντλητικός κατάλογος. Τα αρχεία αυτά υφίστανται επεξεργασία σε δυο φάσεις: Καταθέσεις αρχείων σε χαρτί: το 2012, ελήφθησαν περίπου 250 γραμμικά μέτρα αρχείων σε χαρτί στο πλαίσιο των τακτικών καταθέσεων (προφορικές ερωτήσεις, γραπτές ερωτήσεις, έγγραφα των επιτροπών CONT, BUDG και EMPL, διαδικασίες συναπόφασης, πρωτότυπα πράξεων και συμφωνιών). Πέρα από τις τακτικές καταθέσεις που λαμβάνει το Cardoc, όπως είναι οι κοινοβουλευτικές ερωτήσεις ή οι αποφάσεις του Κοινοβουλίου σχετικά με την απαλλαγή για την εκτέλεση του γενικού προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης, οι κυριότερες καταθέσεις παρουσιάζονται ως εξής: Γραπτές ερωτήσεις 2010 5 m Προφορικές ερωτήσεις 2011-2012 1 m Αρχεία Προέδρου Buzek + έγγραφα γραφείων άλλων Προέδρων (π.χ. ημερολόγιο Pat Cox) 13 m 1 Ο συνολικός αριθμός των γραμμικών μέτρων παραμένει ο ίδιος, ανεξαρτήτως του αριθμού των νέων στοιχείων που αποκτώνται επειδή πραγματοποιούνται τακτικές μεταφορές στα Ιστορικά Αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη Φλωρεντία. 15/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
επιτροπή PETI 2004-2005 13 m επιτροπή CONT 77 επιτροπή BUDG επιτροπή EMPL Διάσκεψη σχετικά με τις λιγότερο αναπτυγμένες χώρες Συμφωνίες (σε DVD που έστειλε το Συμβούλιο) Διαδικασίες συναπόφασης Πρωτότυπες πράξεις που κατατίθενται στα Αρχεία Διεύθυνση για τις σχέσεις με τους πολίτες Μονάδα Εκδηλώσεων και Μονάδα ενημερωτικών εκστρατειών Έγγραφα πρώην βουλευτών (Wallis/Doyle) ΓΔ INLO ** ΓΔ FINS ** 134 m 12 m 2001 3 αρχεία 35 συμφωνίες 107 διαδικασίες συναπόφασης 34 έγγραφα 1994-2012 209 αφίσες 13,5 m 28 αρχεία 44 αρχεία * Το γραφείο του Προέδρου Buzek παρείχε επίσης πρόσβαση σε δισκέτα που περιέχει το φάκελο με τα αποθηκευμένα ηλεκτρονικά αρχεία του γραφείου. ** Μεταφορά των διοικητικών εγγράφων σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα διατήρησης της ΓΔ. Διαλογή, κωδικοποίηση, περιγραφή (αρχείων σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή) και ψηφιοποίηση (αρχείων σε χαρτί): σε αυτό το στάδιο, γίνεται ταυτοποίηση και αναδιοργάνωση των αρχείων, με απόρριψη των εγγράφων που δεν παρουσιάζουν καμία διοικητική ή ιστορική αξία (άρθρο 7 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83). Ακολούθως, πραγματοποιείται περιγραφή ανά επίπεδο, βάσει της αρχειονομικής προδιαγραφής ISAD(G) (σειρές και αρχεία) και ενός ευρέος φάσματος κριτηρίων και καταχωρείται απευθείας στη βάση δεδομένων. Η εργασία αυτή έγινε από εξωτερικό συνεργάτη, εξαιρέσει των αρχείων των τεσσάρων "πρωτοβουλιών πολιτών", που τα επεξεργάστηκε μια νεοσυσταθείσα ομάδα αρχειονόμων. Η διεργασία του "επαναπατρισμού" των αρχειονομικών εργασιών θα συνεχιστεί το 2013. Καταχώρηση στη βάση δεδομένων (ψηφιοποιημένων εγγράφων ή εξ υπαρχής ηλεκτρονικών αρχείων): το 2012, πάνω από 66.700 μονάδες (σειρές ομοειδών εγγράφων, αποτελούμενων κυρίως ένα έγγραφο σε όλες τις γλωσσικές του εκδοχές) εισήχθησαν στη βάση δεδομένων. Η κατανομή είναι ως εξής: PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 16/22
ARCDOC Μονάδες που προστέθηκαν το 2012: RP PR/DE QP PV PT DE OD Pres. Χάρτης Θεμ. Δικαιωμ. Σύνολο AC 0 0 0 0 0 0 0 0 0 AH 0 0 0 0 0 0 0 0 0 PE0 1 0 1 182 0 0 563 0 747 PE1 53 1 0 54 0 1 961 0 1070 PE2 91 3 0 136 0 0 732 0 962 PE3 64 1 13187 125 0 0 1528 0 14905 PE4 311 2 2 436 8 0 2104 416 3279 PE5 2159 2116 10 2569 0 0 4639 0 416 11909 PE6 12720 0 0 6095 0 0 7 0 18822 ΣΥΝΟΛΟ 15399 2123 13200 9597 8 1 10534 416 416 51694 17/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
FI AO ΑΚΕ SG Βουλευτές 001BEE - BEER, Angelika 01NB - Tot Baberich 195 002WAT - WATSON, Graham 003GUR - GURMAI, Zita 02HN - H. Nord 61 1128 10713 441 004HAF - HÄFNER, Gerald 03HO - H. Opitz; 005LAM - LAMASSOURE, Alain 331 006WAL - WALLIS, Diana 007DOY - DOYLE, Avril 61 1128 10713 967 2142 210 1003 50 103 74 701 1 Σύνολο εγγράφων που προστέθηκαν το 2012: 51694 + 61 + 1128 + 10713 + 967 + 2142 = 66705 Αρχεία RP PR/DE QP PV PT DE κοινοβουλευτικές εκθέσεις προτάσεις ψηφίσματος και γραπτές δηλώσεις κοινοβουλευτικές ερωτήσεις πρακτικά (ολομέλειας και επιτροπών) Αναφορές πλήρη πρακτικά των συζητήσεων: Πλήρεις συζητήσεις και ομιλίες Επί OD έγγραφα ιθυνόντων οργάνων Κοινοβουλίου (Προεδρείο, Διάσκεψη των Προέδρων και μέρους Κοσμήτορες) αρχεία Pres. Έγγραφα των Γραφείων των Προέδρων Αρχεία FI AO ΑΚΕ SG MEP Αρχεία φωτογραφικών ντοκουμέντων (πόστερ εκλογικών εκστρατειών) επίσημες πράξεις ACC - Συμφωνίες κοινοβουλευτικά όργανα τομέα αναπτυξιακής συνεργασίας έγγραφα γραφείων Γενικών Γραμματέων έγγραφα βουλευτών Επί πλέον της ψηφιοποίησης των εγγράφων που είναι σε χαρτί, υπάρχουν σχέδια να ψηφιοποιηθούν οι ηχογραφήσεις των συνεδριάσεων των κοινοβουλευτικών επιτροπών. Δυο παρτίδες κασετών ψηφιοποιήθηκαν το 2012, που περιείχαν συνολικά κάπου 3.900 ώρες ηχογραφήσεων. Μεταβίβαση των επεξεργασμένων αρχείων σε χαρτί στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ίδρυμα της Φλωρεντίας: PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 18/22
Δυνάμει τόσο της υπογραφείσης στις 17 Νοεμβρίου 1984 σύμβασης μεταξύ Επιτροπής, εξ ονόματος των άλλων οργάνων της ΕΕ, και Ευρωπαϊκού Πανεπιστημιακού Ιδρύματος Φλωρεντίας, καθώς και των αποφάσεων που ελήφθησαν σε συνεδριάσεις της ομάδας εργασίας του Κοινοβουλίου για τα αρχεία, το Cardoc μετεβίβασε 78 γραμμικά μέτρα αρχείων, που περιείχαν: Πρακτικά ολομελειών PV SEAN PE3 και PE4 Πλήρη Πρακτικά Ολομελείας CRE PE1-PE4 Ερωτήσεις Ώρας των Ερωτήσεων QH PE3 και PE4 Ερωτήσεις Ώρας των Ερωτήσεων QH Πίνακες PE3 και PE4 Προτάσεις ψηφίσματος PR PE3 ΣΥΝΟΛΟ 43 lm 8 lm 6 lm 4 lm 17 lm 78 lm 6. Σχέσεις με διεθνείς οργανισμούς και επαγγελματικούς και ακαδημαϊκούς φορείς Οι σχέσεις με διεθνείς υπηρεσίες αρχείων συνεχίστηκαν, ενώ πραγματοποιήθηκαν επισκέψεις από μεμονωμένους ερευνητές προερχόμενους από ευρωπαϊκά πανεπιστήμια (Γερμανίας, Γαλλίας, Ιταλίας, αλλά και μη ευρωπαϊκών χωρών). Επισκέψεις έκαναν επίσης: εξωτερικές ομάδες: Πανεπιστήμιο Λουξεμβούργου μια Αντιπροσωπεία του Νορβηγικού Κοινοβουλίου, η Βιβλιοθήκη της Κάτω Βουλής του Ιταλικού Κοινοβουλίου εσωτερικές ομάδες: Κοσμήτορες Μονάδα Αιτήσεων Πληροφοριών των Πολιτών Μονάδα οπτικοακουστικού τομέα. Οι δημοσιεύσεις του Cardoc συνεχίζουν να διανέμονται σε ένα μεγάλο φάσμα ακαδημαϊκών και επαγγελματικών οργανισμών (πανεπιστήμια, αρχεία και βιβλιοθήκες). Οι διδακτορικοί φοιτητές που σπουδάζουν ιστορία της ευρωπαϊκής ενοποίησης στο Λουξεμβούργο κάνουν συχνή χρήση των πόρων του Cardoc στο πλαίσιο της εργασίας τους. 19/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Περιγραφή των κυριότερων τύπων εγγράφων και συλλογών που περιέχονται στα προσωρινά και τα ιστορικά αρχεία Έγγραφα σχετικά με την κοινοβουλευτική δραστηριότητα Πρακτικά των συνεδριάσεων της ολομέλειας: πρωτότυπη έκδοση με την υπογραφή του Προέδρου (από το 1960) σε όλες τις γλώσσες έκδοση δημοσιευμένη στην Επίσημη Εφημερίδα (πλήρης συλλογή, σε έντυπη μορφή από το 1952), μόνο στα γαλλικά. Συζητήσεις : πλήρης συλλογή σε όλες τις γλώσσες από το 1952 έως το 2011 (σε μικροφόρμες και/ή σε ψηφιακή μορφή) ημιτελής συλλογή με χειρόγραφες διορθώσεις των συντακτών. Ψηφίσματα / Προτάσεις ψηφίσματος: πλήρης συλλογή από το 1952. Πρακτικά των συνεδριάσεων των επιτροπών και αντιπροσωπειών από το 1952 (αποσπασματική συλλογή των συνεδριάσεων των αντιπροσωπειών). Εκθέσεις επιτροπών από το 1952 και προπαρασκευαστικά έγγραφα: Αd hoc Συνέλευση (1952-1953) Κοινή Συνέλευση ΕΚΑΧ (1952-1958) Ευρωπαϊκή Κοινοβουλευτική Συνέλευση και Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πριν από την άμεση εκλογή (1958-1979) Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, πρώτη κοινοβουλευτική περίοδος (1979-1984) Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, δεύτερη κοινοβουλευτική περίοδος (1984-1989) Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, τρίτη κοινοβουλευτική περίοδος (1989-1994) Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, τέταρτη κοινοβουλευτική περίοδος (1994-1999) Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, πέμπτη νομοθετική περίοδος (1999-2004) Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, έκτη κοινοβουλευτική περίοδος (2004-2009) Αναφορές: πλήρης συλλογή από το 1955 έως το 2005. Κοινοβουλευτικές ερωτήσεις (γραπτές, προφορικές ή για την Ώρα των Ερωτήσεων): πλήρης συλλογή. Γραπτές δηλώσεις. Ηχητικές εγγραφές, ημιτελής συλλογή (κάπου 26.400 κασέτες ήχου από συνεδριάσεις ιθυνόντων οργάνων επιτροπών, αντιπροσωπειών και ΑΚΕ) από το 1992 έως το 2010. PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 20/22
Έγγραφα πολιτικών οργάνων Αρχεία Προέδρων: αρχεία Simone Veil (Προέδρου 1979-1982) (έγινε απογραφή), μέρος των οποίων είναι διαθέσιμο στο κοινό αρχεία Pieter Dankert (Προέδρου 1982-1984) (έγινε απογραφή) αρχεία Pierre Pflimlin (Προέδρου 1984-1987) (έγινε απογραφή) αρχεία Λόρδου Plumb (Προέδρου 1987-1989) (έγινε απογραφή) αρχεία Enrique Barón Crespo (Προέδρου 1989-1992) (έγινε απογραφή) αρχεία Egon Klepsch (Προέδρου 1992-1994) (έγινε απογραφή) αρχεία Klaus Hänsch (Προέδρου 1994-1997) (έγινε απογραφή) αρχεία José María Gil-Robles (Προέδρου 1997-1999) (έγινε απογραφή) αρχεία Nicole Fontaine (Προέδρου 1999-2002) (έγινε απογραφή) αρχεία Pat COX, Προέδρου 2002-2004 (έγινε απογραφή) αρχεία Josep Borrell Fontelles (Προέδρου 2004-2007) (έγινε απογραφή) αρχεία Hans-Gert Pöttering (Προέδρου 2007-2009) αρχεία Buzek (Προέδρου 2009-2012). Κείμενα των οργάνων της Προεδρίας (Προεδρείο, Διευρυμένο Προεδρείο, Διάσκεψη των Προέδρων, Κοσμήτορες) (πρακτικά και έγγραφα, πλήρης συλλογή από το 1952 έως το 2004) Επιτροπή των Προέδρων (1952-1973). Αρχεία της Διάσκεψης των Προέδρων των Επιτροπών (1982-2003). Επίσημη αλληλογραφία Πλήρης συλλογή σε χρονολογική σειρά από το 1952. Συλλογή του Προέδρου (μόνον επίσημη αλληλογραφία), σε χρονολογική σειρά από το 1981. Ειδικά αρχεία Σειρά κοινών συνεδριάσεων της Συμβουλευτικής Συνέλευσης του Συμβουλίου της Ευρώπης (1953-1979) - πλήρης περιγραφή. Αρχεία της Επιτροπής των τεσσάρων Προέδρων (1952-1967) πλήρης περιγραφή. Αρχεία της Συνέλευσης ΑΚΕ (1958-1980) πλήρης περιγραφή. Αρχεία της Συνέλευσης ΑΚΕ (1980-2005) πλήρης περιγραφή. Διακυβερνητικές Διασκέψεις (ΔΚΔ). Αρχεία Γενικών Γραμματέων: έγγραφα από το Γραφείο του κ. Nerée tot Babberich (1952-1960) έγγραφα από το Γραφείο του κ. Nord (1961-1979) έγγραφα από το Γραφείο του κ. Opitz (1970-1985) έγγραφα από το Γραφείο του κ. Enrico Vinci (1986-1997) έγγραφα από το Γραφείο του κ. Julian Priestley (1997-2007). Αρχεία Bruck: έγγραφα που αφορούν τον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και τον Κανονισμό Υπηρεσιακής Κατάστασης των Υπαλλήλων. Αρχεία βουλευτών (που έχουν υποστεί επεξεργασία): κ. Watson 21/22 PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ.
κα Beer κα Wallis κα Gurmai (μόνο έγγραφα σχετικά με την έκθεση της «πρωτοβουλίας πολιτών») κ. Häfner (μόνο έγγραφα σχετικά με την έκθεση της «πρωτοβουλίας πολιτών») κ. Lamassoure (μόνο έγγραφα σχετικά με την έκθεση της «πρωτοβουλίας πολιτών») κα Doyle (υπό επεξεργασία) Φωτογραφίες μελών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και άλλων ηγετικών προσωπικοτήτων που συνδέονται με την ιστορία της ευρωπαϊκής ενοποίησης. Συλλογή από αφίσες. Αποκόμματα Τύπου. Συμφωνίες και συνθήκες από το 1952 (σε CD από το 2004) Συνθήκες έως το 2012. Υλικό από τη Συνέλευση για το Μέλλον της Ευρώπης (2002-2003) πλήρης περιγραφή. αρχείο μεικτής ομάδας αιρετών εκπροσώπων τοπικών και περιφερειακών οργάνων (υπό επεξεργασία). διαδικασίες συναπόφασης πλήρεις σειρές. PE508.821/ΠΡΟΕΔΡ./ΠΑΡ. 22/22